Microsoft Excel. Índice

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1 Índice Introdução...2 Fórmulas...3 Cópia Relativa...3 Cópia Não Relativa...3 Funções...4 Assistente de Função...4 Formação de Preço de Venda...5 Ponto de Equilíbrio com a ferramenta Atingir Meta...7 Cálculo do Preço de Venda...8 CURVA ABC...9 Tabela Dinânica...11 O que se pode fazer recorrendo a Tabelas Dinâmicas...11 Como criar tabela dinâmica...12 Matemática Financeira...15 Juros Simples...15 Juros compostos...15 Funções Financeiras...16 CAPITAL ou VALOR PRESENTE (VP)...16 MONTANTE ou VALOR FUTURO (VF)...16 Número de períodos (NPER)...16 Taxa (taxa)...16 Pagamento (PGTO)...17 Valor Presente Líquido ou Valor Atual Líquido (VPL)...17 Taxa Interna de Retorno (TIR)...17 Taxa Interna de Retorno Modificada (MTIR)...17 Anexo Tabelas com fórmulas...18 Tabela 1 Ponto de equilíbrio...18 Tabela 2 Ponto de equilíbrio com a ferramenta atingir meta...18 Tabela 3 Preço de Venda...18 Tabela 4 Curva ABC...19 André Gomes Coimbra 1

2 Introdução Ao iniciar o Microsoft Excel, será exibida a tela principal onde serão desenvolvidas diversas atividades. O arquivo em que você trabalha e armazena seus dados chama-se pasta de trabalho. Cada pasta de trabalho pode conter várias planilhas ou gráficos. Cada planilha possui uma estrutura em forma de tabela, evidenciando linhas (numeradas) e 256 colunas (em ordem de A até IV) que se cruzam e formam as células. É importante conhecer os principais elementos da tela. Barra de menus Barra de ferramentas Barra de fórmulas Célula: é a intercessão da coluna(a) com a linha(1), resultando na célula de endereço A1 Nome da Planilha para renomeâ-la, clique duas vezes sobre o nome (Plan1) Botão Função Cria uma nova pasta de trabalho Abrir pasta de trabalho existente Grava a planilha atual Imprime planilha Autosoma efetua a somatória das células selecionadas Classificado os dados selecionados em ordem crescente Classificado os dados selecionados em ordem decrescente Mescla as células selecionadas Formato moeda (R$ 0,00) Formato percentual (0%) Obs.: o numero formato é multiplicado 100 Formato numérico com duas casas decimais (0,00) Aumentar casas decimais Reduz casas decimais André Gomes Coimbra 2

3 Fórmulas As fórmulas constituem a genuína força motriz de uma planilha. Se você definir adequadamente uma fórmula, ela calculará a resposta correta quando for introduzida em uma célula, e daí por diante se manterá sempre atualizada, recalculando os resultados sempre que qualquer um de seus valores for modificado. Sempre que você digitar uma fórmula em uma célula, obrigatoriamente ela deve começar com um sinal de igual (=). As fórmulas se constituem de endereços de células, operadores e, ocasionalmente, valores. Os operadores aritméticos que podem ser usados em uma fórmula são os seguintes: + (sinal de adição) Somar - (sinal de subtração) Subtrair * (Asterisco) Multiplicar / (Barra) Dividir ^ (Circunflexo) Exemplos de fórmulas: =A1 * B1 / C1 = (B1 + C1) * A1 = (B1 A1) ^ C1 Potenciação Cópia Relativa Copia formulas que possuem referencias de células, ajustando-as automaticamente com relação às linhas e colunas de destino. Cópia Não Relativa Copia fórmulas que possuem referencias de células, sem ajustá-la com relação ao destino. Para que uma copia não seja relativa, utilizamos o sinal $ antes da referencia da linha ou da coluna a ser fixada. André Gomes Coimbra 3

4 Funções Uma função nada mais é do que uma fórmula pré-definida que efetua um tipo de cálculo específico. Tudo o que você precisa para utilizar uma função é fornecer a ela os valores apropriados para efetuar esses cálculos. Tal como as fórmulas criadas pelo usuário, as funções devem começar com um sinal de igual (=) para que o Excel saiba interpretá-las como fórmulas e não como texto. Exemplo: =SOMA(A1:C3) Soma todos os valores do grupo ou células indicadas. =MÉDIA(A1:C3) Calcula o valor médio do grupo ou célula indicadas. =RAIZ(A1) Calcular a raiz quadrada da célula indicada. =POTÊNCIA(A2;5) Calcula o resultado de um número elevado a uma potencia. Assistente de Função Um item relevante do Excel é o assistente de funções onde se encontram formulações matemáticas, trigonométricas, estatísticas, financeiras entre outras. Para acessar esta função basta acionar o menu INSERIR e selecionar a opção FUNÇÃO (Fx) ou através do botão na barra de ferramentas. Após selecionar a função desejada a tela abaixo será exibida para auxiliar o usuário. André Gomes Coimbra 4

5 Formação de Preço de Venda O preço de venda é calculado com base nos itens: Custos fixos = são aqueles que não variam, independentemente do nível de atividade da empresa, ou seja, produzindo-se ou vendendo-se em qualquer quantidade, os custos fixos existirão e serão os mesmos. O que compõe os Custos Fixos: Salários da Administração + Encargos sociais + Provisões férias /13º salário. Pró labore Avisos prévios / cestas básicas / vale transporte / convênios médicos / vale refeição / seguros Aluguel / IPTU Prestadores de Serviços: contadores / advogados / assessores. Tarifas públicas / energia: En. Elétrica / telefones / água / gás / combustíveis. Manutenção: Prédios / veículos / equipamentos. Depreciação de Máquinas, Equipamentos, Instalações e Prédios. Marketing / publicidade Jornais / publicações. Juros / multas / leasing / franquias / royalties Viagens / estadias / associações de classes Impressos / materiais de escritório / materiais de limpeza etc. Custos variáveis = são aqueles que variam proporcionalmente às vendas realizadas ou nível de produção industrial. O que compõe os custos variáveis Matéria prima, insumos diretos. Mão de obra Industrial. Comissões sobre vendas. Impostos diretos: ICMS /IPI / PIS /CONFINS /ISS / SIMPLES /IRPJ. Fretes e seguros de transporte. Desconto bancário / Administradora de Cartão de Crédito. Como podemos melhorar os resultados de uma empresa? Aumentar a margem de contribuição. Reduzir os custos fixos. Reduzir os custos variáveis. Atingir quanto antes o ponto de equilíbrio do período (Break even point). André Gomes Coimbra 5

6 Ponto de equilíbrio: Receita Total = Custo Total O custo total é obtido com a somatória dos custos fixos e custos variáveis. No Excel, Procedimento para criar o gráfico: Selecione as colunas Quantidade Horas, Total de Custos e Receita Total. (use a tecla CTRL para selecioná-las) Clique no botão assistente de gráfico na barra de ferramentas; Selecione tipo de gráfico DISPERSÃO e depois clique no botão concluir. Ponto de Equilíbrio Valor em R$ 450,00 400,00 350,00 300,00 250,00 200,00 150,00 100,00 50,00 0, Horas Trabalhada Total de Custos (A) + (B) Receita Total Ponto de Equilíbrio André Gomes Coimbra 6

7 Ponto de Equilíbrio com a ferramenta Atingir Meta A ferramenta atingir meta varia o valor em uma célula específica até uma fórmula dependente daquela célula retornar o resultado desejado. Procedimento: Selecione na barra de menu a opção FERRAMENTAS/ATINGIR META Definir célula: selecionar célula onde será mostrado o resultado Para valor: digitar, ou selecionar, o valor como base de cálculo. Variando celular: selecionar a célula onde a fórmula é informada para cálculo Clique em OK e o resultado será mostrado André Gomes Coimbra 7

8 Cálculo do Preço de Venda O preço de venda é calculado a partir do valor do produto ou serviço divido pelo percentual resultante das varáveis que incidem diretamente no preço final do produto. Valor Preço de Venda= 1 ( CF + CV + M argem) Exemplo: Percentual de Participação Valor do produto ou serviço: (100%-26%-7%-10%)=56% Custos Fixos: 26% Custos Variáveis: 7% Margem: 10% Preço de Venda: 100% Ou seja, Valor Valor Preço de venda= = 1 (0,26 + 0,07 + 0,10) 0,56 No Excel: André Gomes Coimbra 8

9 CURVA ABC A curva ABC é um importante instrumento de controle e gerenciamento de estoque, possibilitando a divisão dos itens em categorias A, B e C em função da representatividade de cada um em relação aos investimentos feitos em estoques. O objetivo da classificação é dar ao administrador condições para separar o essencial do trivial, permitindo tratamentos diferenciados para cada item ou grupo de materiais; Classe A: São os itens que contribuem com o maior valor de investimento sobre o total acumulado. Normalmente são os de menor quantidade consumida e maior valor unitário. Portanto são os itens que merecem maior atenção, tratamento preferencial e procedimentos metódicos; Classe C: É constituída dos itens de maior quantidade e menor valor unitário e representam o menor valor percentual sobre o total. Exige, portanto pouca atenção e os procedimentos, o mais simples possível; Classe B: São os intermediários das classes A e C. No Excel, Classifique os dados em ordem decrescente de Custo Total. Para ordenar os dados selecione a tabela, inclusive os títulos (A1:D13), clique no menu Dados/classificar, selecione Classificar por Custo Total Decrescente OK. André Gomes Coimbra 9

10 Classe Valor Acumulado Itens em Estoque A 80% F e J B 15% A, E e D C 5% K, L, H, C, B, G e I Percentual Acumulado 105,00% 100,00% 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% 75,00% 70,00% 65,00% 60,00% 55,00% 50,00% F J A E D K L H C B G I Procedimento para criar o gráfico: Selecione as colunas itens e percentual acumulado respectivamente. (use a tecla CTRL para selecioná-las) Clique no botão assistente de gráfico na barra de ferramentas; Selecione tipo de gráfico LINHAS e depois clique no botão concluir. André Gomes Coimbra 10

11 Tabela Dinânica As tabelas dinâmicas podem ser definidas da seguinte forma: São tabelas interativas que resumem elevadas quantidades de dados, usando a estrutura e métodos de cálculo especificados. É uma ferramenta de análise de dados que produz o resumo de registros em formato de tabela conciso. O que se pode fazer recorrendo a Tabelas Dinâmicas Analisar dados rapidamente Mostrar somente detalhes que se quer visualizar Alterar rapidamente estrutura de visualização dos dados Criar gráficos que se alteram em função dos dados e estrutura da tabela As tabelas dinâmicas permitem organizar dados e calcular informações resumidas utilizando categorias (campos) e funções resumo (soma, média, etc.). Na figura abaixo encontram-se os dados dos valores das vendas e das respectivas unidades vendidas por Trimestre, Mês, Região, Distrito e Representante. Para analisar rapidamente os valores e unidades das vendas de cada representante por mês e por trimestre poderíamos gerar a seguinte tabela dinâmica. Trimestre (Tudo) Soma de Vendas Representante Mês r1 r2 r3 Total geral Jan Fev Mar Abr Mai Total geral André Gomes Coimbra 11

12 Como criar tabela dinâmica Acesse a opção relatório de tabela e gráfico dinâmicos Siga os passos do assistente de tabela dinâmica Clique no botão avançar Clique no botão avançar Clique no botão concluir André Gomes Coimbra 12

13 Adicione os campos na tabela dinâmica, arrastando-os para a tabela: Resultado da tabela dinâmica Ao clicar no botão assistente de gráfico da barra tabela dinâmica o resultado será um gráfico dinâmico como mostrado na figura baixo. André Gomes Coimbra 13

14 André Gomes Coimbra 14

15 Matemática Financeira O objetivo da matemática financeira é de estudar a evolução do dinheiro no tempo. Veja que quando vamos explicar uma quantia em um banco falamos em diversos termos tais como juros, taxa de juros, resgate. Juros (J): é a remuneração exigida na utilização de capital de terceiros, observe que os juros recebidos representam um rendimento em moeda e os juros pagos representam um custo em moeda. Taxa de Juros (i): é o coeficiente entre a razão dos juros de um período e o capital tomado, sendo o mesmo representado de forma percentual (3%) ou até mesmo decimal (0,03). Período (n): uma operação financeira pode ser visualizada como se envolvesse um único período de tempo, ou ainda envolvendo múltiplos ou frações de períodos. Montante (M) ou Valor Futuro (VF): é a quantidade monetária resultante de uma operação financeira. Capital (C) ou Valor Presente (VP): é a quantidade inicial utilizada para o cálculo de um valor final ou montante. Juros Simples O regime de capitalização simples mostra que o capital aumenta de forma linear J = C * i * n M = C (1 + i * n) Exemplo: Juros compostos Neste método o cálculo é efetuado através do método exponencial, ou seja, os juros são computados sobre os juros anteriormente calculados. M = C * (1 + i) ^n Exemplo: André Gomes Coimbra 15

16 Funções Financeiras CAPITAL ou VALOR PRESENTE (VP) Capital ou Valor Presente (VP) é o Capital Inicial (Principal) em uma transação financeira, referenciado, geralmente, na escala horizontal do tempo, na data inicial (n=0). É, ainda, o valor à vista quando nos referimos, nos termos comerciais, àquele valor "com desconto" dado como opção às compras a prazo. É considerado também como o investimento inicial feito em um projeto de investimento. MONTANTE ou VALOR FUTURO (VF) Montante ou Valor Futuro (VF) é o valor obtido no final da transação, somando-se ao capital inicial os juros incorridos no período de aplicação. Número de períodos (NPER) Retorna o número de períodos de um investimento com base em pagamentos constantes periódicos e uma taxa de juros constantes. Taxa (taxa) A função TAXA permite que você determine a taxa de retorno sobre um investimento que gere uma série de pagamentos periódicos iguais ou um único pagamento de quantia total. André Gomes Coimbra 16

17 Pagamento (PGTO) Calcula o pagamento de um empréstimo com base em pagamentos e em uma taxa de juros constantes. Valor Presente Líquido ou Valor Atual Líquido (VPL) Retorna o valor líquido atual de um investimento, com base em uma taxa de desconto e uma série de pagamentos futuros (valores negativo) e renda (valores positivos) Taxa Interna de Retorno (TIR) Retorna a taxa interna de retorno para uma seqüência de fluxos de caixa Taxa Interna de Retorno Modificada (MTIR) Retorna a taxa interna de retorno para uma seqüência de fluxos de caixa periódicos, considerando o custo de investimento e os juros de reinvestimento de caixa. André Gomes Coimbra 17

18 Anexo Tabelas com fórmulas Tabela 1 Ponto de equilíbrio Tabela 2 Ponto de equilíbrio com a ferramenta atingir meta Tabela 3 Preço de Venda André Gomes Coimbra 18

19 Tabela 4 Curva ABC André Gomes Coimbra 19