Apresentando o Microsoft Excel

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1 @)60=4GI=FH< D VK'.1Y _[D 7074R<l 4G,9]7D 7252k.[.[&pISIS]7.b]q<TC?;0Rac.lFj'4Rr Apresentando o Microsoft Excel Os programas aplicativos para automatização de processos de cálculo são conhecidos como planilhas eletrônicas; surgiram no final da década de 70 para micros pessoais. Hoje existem centenas, talvez milhares, de programas que pertencem a essa classe o Microsoft Excel XP é um deles. A importância do Excel como ferramenta de trabalho é que ele como planilha eletrônica consiste em uma poderosa ferramenta de apoio à gestão e ao processo de tomada de decisão, dentro de uma empresa ou na vida particular. Normalmente utilizada para elaboração de tabelas, planilhas em geral, bem como atribuição de fórmulas em busca de resultados rápidos e precisos. Uma planilha eletrônica substitui naturalmente o processo manual ou mecânico de escrituração e cálculos. a) Clique no botão Iniciar da barra de tarefas do Microsoft Windows; b) Aponte para o grupo Programas; c) A seguir, aponte para Microsoft Office; d) E, por fim, clique em Microsoft Office Excel conforme mostra a ilustração abaixo. Apresentando a janela A janela do Microsoft Excel XP é composta por vários elementos gráficos como ícones, menus e alguns elementos que são comuns à janela do aplicativo Microsoft Office Word XP que você já conhece. Isso facilita o entendimento de um usuário que já sabe e conhece a nomenclatura das barras. 1

2 Barra Barra de Título Barra de Menus Barra de Ferramentas Padrão Barra de Ferramentas de Formatação Caixa de nomes Barra de Fórmulas Coluna Célula Ativa Linha A Área de Trabalho pode ser dividida em duas sub-áreas principais: a área dos elementos do programa e a área do documento de trabalho. A seguir vamos descrever cada elemento da interface do Excel. Descrição dos elementos da Área do Programa A Área do programa é definida pelas Barras de Título, Menus, Ferramentas Padrão, Fórmulas e Status. Barra de Título: mostra o nome do programa e os botões para minimizar, maximizar, restaurar ou fechar o Excel XP. Barra de Menus: é nesta barra que podemos encontrar e acessar os recursos que esta planilha eletrônica oferece.. de Ferramentas Padrão: apresenta os botões para acessar os comandos básicos de operação do Excel, como: abrir e fechar arquivos; copiar e colar textos; aplicar zoom; imprimir documentos etc. Barra de Ferramentas Formatação: apresenta os botões para acessar alguns comandos de edição de células das planilhas do Excel XP. Barra de Fórmulas: tem como finalidade exibir o conteúdo da célula atual e permitir a edição do conteúdo de uma célula. Marcadores de Planilhas: servem para selecionar uma página da pasta de trabalho. Esses marcadores recebem automaticamente os nomes de plan1, plan2 etc., mas podem ser renomeados. Barras de Rolagem: são através destas barras que podemos nos movimentar mais rapidamente dentro das planilhas. 2

3 . Enquanto Célula Ativa: é uma célula selecionada (normalmente para ser utilizada). Caixa de Nomes: indica o endereço da célula ativa e permite que se dêem nomes às células. Pode também ser usada para identificar intervalos de células. Barra de Status: indicam diversos eventos que podem ocorrer no Excel, como tarefas sendo executadas, comandos e funções ativas ou referências aos elementos da tela. Pasta de Trabalho: o Excel trabalha com o conceito de pasta ou livro de trabalho, onde cada planilha é criada como se fosse uma pasta com diversas folhas de trabalho. Célula A cada cruzamento de uma linha com uma coluna temos uma célula e em cada célula podemos armazenar texto, valores ou fórmulas para cálculos, etc. O Excel referencia cada célula pela linha e coluna em que ela se encontra. A referência ou endereço da célula, por exemplo, situada na coluna A, linha 3 é A3 e B9 é a referência da célula localizada na coluna B, linha 9. Depois da coluna Z, os nomes das colunas vão de AA até AZ, depois, de BA até BZ e assim por diante. Célula é o cruzamento de uma linha e uma coluna. Referência da célula é o nome dado à identificação das células. Selecionando Células Para selecionar uma faixa com o mouse: a) Posicione o cursor na célula inicial e em seguida mantenha o botão esquerdo do mouse pressionado enquanto arrasta o retângulo de seleção até a célula correspondente ao final da faixa (ilustração a seguir).. Pode-se também utilizar a tecla Shift, mantendo-a pressionada e clicando sobre a primeira e depois sobre a célula correspondente ao final da faixa. o cursor vai sendo movido, as células marcadas ficam com fundo escuro para que, visualmente, se tenha controle da área selecionada (ilustração ao lado). Quando chegar com o cursor na célula final, o botão do mouse deve ser liberado. Para desmarcar uma faixa, ou seja, retirar a seleção feita: basta dar um clique sobre qualquer célula da planilha que não esteja marcada. Para selecionar uma linha inteira ou coluna inteira: basta clicar, com o botão esquerdo do mouse, na barra que mostra a posição da célula na coluna, como por exemplo, coluna D ou linha 5. Trabalhando com fórmulas no Excel A planilha do Excel reconhece um cálculo ou fórmula quando se inicializa a célula com o sinal de igual (=). Assim, é possível, por exemplo, somar em uma célula C3, o valor de uma célula A3 mais o valor de uma célula B3 (ilustração ao lado); como também, pode-se multiplicar; dividir; subtrair ou inserir outras fórmulas. 3

4 Efetuando cálculos de adição, subtração, multiplicação e divisão Soma: a) Digite um valor número 20 na célula A1 e o valor numérico 30 na célula B1; b) Na célula C1, digite o sinal de igual (=); c) Selecione a célula A1; d) Digite o sinal de mais (+) na célula C1; e) Selecione a célula B1(ilustração ao lado); f) Pressione Enter (ilustração abaixo). Utiliza-se para o cálculo de: O sinal de: SOMA + (sinal de adição) SUBTRAÇÃO - (sinal de subtração) DIVISÃO / (barra) MULTIPLICAÇÃO * (asterisco) Função Soma Existe uma função no Excel que serve para calcularmos a soma em um determinado intervalo de dados. Essa função é a Soma. A soma funciona da seguinte forma: Primeiro colocamos o sinal de =, depois escrevemos a palavra Soma e abrimos parêntese (, logo após colocamos o intervalos de dados que será somado e por último fechamos o parêntese ). Por exemplo, para somar os valores que estão nas células A1, A2, A3, A4 e A5 usamos a fórmula da seguinte forma: =soma(a1:a5) Com essa fórmula será feita a soma dos valores desde o A1 até o A5. Exercício A B Função Média No Excel também existe uma função onde podemos calcular a média com mais facilidade. Essa função é a Média. A média funciona praticamente da mesma forma que a função soma. Vejamos então: Primeiro, como toda fórmula, começamos colocando o sinal de =, logo depois escrevemos a palavra média e abrimos parêntese (, logo após colocamos o intervalos de dados que será somado e por último fechamos o parêntese ). 4

5 Por exemplo, para calcular a média dos valores que estão nas células A1, A2, A3, A4 e A5 usamos a fórmula da seguinte forma: =média(a1:a5) Com essa fórmula será calculada a média dos valores desde o A1 até o A5. Exercício A B Função Máximo e Mínimo No Excel podemos usar uma função para buscarmos o maior valor em um intervalo de dados. Essa função é a função Máximo. Funciona da seguinte forma: primeiro colocamos o sinal de =, depois escrevemos a palavra máximo, depois abrimos parêntese (, logo após colocamos o intervalo de dados que será feita a busca do maior valor e por ultimo fechamos o parêntese ). Por exemplo, para buscar o maior valor entre as células A1, A2, A3, A4 e A5 usamos a formula da seguinte forma: =maximo(a1:a5) Com essa fórmula será feita a busca do maior valor desde o A1 até o A5. Também existe uma formula para buscarmos o menor valor em um intervalo de dados. Essa função é a função Mínimo. Ela funciona da seguinte forma: primeiro colocamos o sinal de =, depois escrevemos a palavra mínimo, depois abrimos parêntese (, logo após colocamos o intervalo de dados que será feita a busca do maior valor e por ultimo fechamos o parêntese ). Por exemplo, para buscar o menor valor entre as células A1, A2, A3, A4 e A5 usamos a formula da seguinte forma: =mínimo(a1:a5) Com essa fórmula será feita a busca do maior valor desde o A1 até o A5. Exercício A B

6 Função lógica SE A função SE funciona da seguinte forma: =SE(expressão;valor se verdadeiro;valor se falso) A expressão é qualquer expressão que retorne um valor verdadeiro ou falso. Por exemplo, numa função A5=1 se A5 for igual a 1 então a célula possuirá o texto ou valor inserindo em Valor se verdadeiro, se A5 não for igual a 1 irá retornar o valor ou texto inserido em Valor se falso. Vamos a um exemplo. A B C 1 Nome do Aluno Média Resultado 2 Ana Maria 8,5 3 Pedro Antônio 7,6 4 João Geraldo 5,0 Se desejarmos obter o resultado final de uma lista de alunos para a disciplina de matemática, utilizando para isso a média de cada um. Para cada aluno deverá ser verificado se a média é maior ou igual a 7 onde se for, o aluno será aprovado, senão, ele será reprovado. A lógica da função seria assim: se média > ou = a 7 então Aprovado, senão Reprovado. A formula ficaria da seguinte forma: =SE(b2>=7; Aprovado ; Reprovado ) Funcionamento: se a média(que esta na coluna B) for maior ou igual a 7 (a expressão é verdadeira), o resultado a ser colocado na coluna C será a palavra Aprovado ; caso a expressão seja falsa, onde o valor da média seria menor que 7, o resultado a ser colocado na coluna C é Reprovado. Exercício A B C 1 Produto Quantidade Controle 2 Arroz Feijão Farinha Macarrão 190 Buscar o controle sabendo que para estar em dia a quantidade tem que ser maior ou igual a 200, senão esta em falta. Formatando os dados de uma tabela Formatar os dados de uma tabela seria igualar as casas decimais dos valores ou colocar o símbolo do real em alguns números ou colocar outras formações. Para 6

7 fazermos isso, primeiro selecionamos os dados que desejamos formatar, vamos ate formatar e clicamos em células. Irá aparecer a janela abaixo: Nessa janela iremos escolher a categoria que queremos colocar, por exemplo, se for formatar os números para colocar o símbolo do real clicamos na categoria moeda, escolhemos o símbolo do real e depois clicamos em OK. Se forem arrumar as casas decimais, clicamos na categoria Número, e colocamos quantas casas decimais desejamos no número e depois clicamos em OK. Formatando Tabelas Existem duas formas de formatar a tabela, existe a formatação pronta e a formatação que podemos criar. Para colocarmos a formatação pronta, primeiro temos que selecionar a tabela toda, depois vamos ate formatar, e clicamos em autoformatação. Abrirá uma janela com uma lista de nomes, onde cada nome é uma formação existente. Para ver a formatação basta ir clicando encima e ele mostrará um exemplo. Depois que escolher a formatação, clicamos em OK ou Aplicar e a formatação irá ser colocada na tabela. 7

8 Para criar uma formatação, selecionamos o intervalo que vamos formatar, vamos ate formatar e clicamos em células. Depois clicamos em bordas e escolhemos o estilo da borda, depois a cor da borda e por último clicamos em interna e externa para poder aplicar na tabela. Em seguida clicamos em Padrões, onde aqui iremos escolher a cor de fundo que iremos colocar, basta apenas clicar encima da cor desejada. Feito isso, clicamos em OK e a formatação escolhida será aplicada no intervalo selecionado. 8

9 Classificação de dados Para classificar os dados de uma planilha seguimos os seguintes passos: 1. Primeiramente selecionamos os dados que desejamos classificar. 2. Depois vamos ate dados e clicamos em classificar. 3. Na primeira opção escolhemos por qual coluna queremos classificar, no segundo escolhemos caso aja algum nome igual, onde ali escolhemos como iremos diferenciar esses nomes. 4. Feito isso clicamos em OK. Criação de Gráficos Antes de criar um gráfico, vamos montar a tabela abaixo: A B C D 1 Produto Janeiro Fevereiro Março 2 Coca-Cola Fanta Sprite Para criarmos um gráfico devemos seguir alguns passos, os quais serão descritos a seguir: 1. A primeira coisa a fazer é selecionar a faixa de células ou os dados que irão ser representadas no gráfico. Selecione de A1 ate D4. 2. Clique em Inserir e escolha gráfico. 3. Depois de clicar em gráfico, irá aparecer uma janela mostrando os tipos de gráficos que podemos criar. Quando os dados selecionados forem números como quantidade, usamos o gráfico colunas, que é o caso do exemplo acima, quando for dados como porcentagem, usamos o gráfico do tipo pizza. Ao alo escolhemos qual o estilo de gráfico que queremos usar, podemos escolher qualquer estilo. Depois que escolher, clicamos em Avançar. 9

10 4. Na etapa seguinte iremos escolher a seqüência de dados a ser utilizado no gráfico. Quando for usar o gráfico pizza, escolhemos a seqüência em colunas, quando for usar o gráfico colunas, vai depender de como queremos que fique o gráfico. No nosso caso iremos usar a seqüência em linhas, onde irá organizar os dados do gráfico por mês, onde iremos ver qual refrigerante foi mais vendido em cada mês. Depois clicamos em avançar. 5. Na etapa seguinte iremos colocar o título do gráfico, que seria o título da tabela, depois o nome do eixo das categorias, que seria onde estão os nomes dos produtos, e por ultimo o nome do eixo dos valores, que no nosso exemplo seria Quantidades. Depois clicamos em concluir e o gráfico será adicionado na planilha. Exercício Crie um gráfico para a tabela abaixo: A B C D 1 Controle de Vendas 2 Vendedor 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 3 Lucas R$ 500,00 R$ 546,00 R$ 498,00 4 Aline R$ 450,00 R$ 500,00 R$ 532,00 5 Talita R$ 426,00 R$ 489,00 R$ 493,00 6 Joana R$ 478,00 R$ 536,00 R$ 525,00 10

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