Implementação de projecto EDI e Factura Electrónica FILOMENA CARVALHO MÁRIO MAIA. Collaborative Business

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1 Implementação de projecto EDI e Factura Electrónica FILOMENA CARVALHO MÁRIO MAIA Collaborative Business

2 Generix Group em resumo Editor de soluções de Comércio Colaborativo > Soluções colaborativas intra e inter-empresas associando gestão, optimização e controlo dos fluxos. Softwares de gestão Gestão comercial, compras, supply chain, CRM, financeiro, e-commerce Retalhistas Logística & Transportes Indústria CPG Gestão dos fluxos Retalhistas, Indústria CPG, Logística&Tr. físicos, administrativos, financeiros Soluções comercializadas em 30 países, 6 filiais, distribuidores Uma carteira de + de clientes sendo 650 em Portugal (15% Grandes Contas, 60% Midmarket, 25% PME) Uma equipa focada no Cliente, + de 500 colaboradores 2

3 Posicionamento sólido na Europa Volume de negócios 2009/10 de cerca de 100 M$ 7 º editor de software francês, 45º editor europeu (Truffle ) Posição estratégica à escala europeia adquirida em 4 anos Uma visão integral e colaborativa da Supply Chain > A Generix Group aumenta a performance interna da Empresa e a eficiência global da Supply Chain Aprovisionar Construir a oferta Transportar Fidelizar Prever Rastrear trocar colaborar sincronizar partilhar trocar colaborar sincronizar Controlar Comprar Armazenar Vender em múltiplos canais 3

4 Uma plataforma colaborativa para o Comércio e seu ecossistema Uma oferta completa e colaborativa 1 Soluções de gestão centralizada e de venda ERP e Business Solutions Soluções para lojas & Multi-canal 280 centrais de compras lojas 2 Soluções de integração e facturação electrónica Plataformas B2B de intercâmbios e de integração Facturação electrónica e desmaterialização fiscal Plataformas B2B de intercâmbios instalados 150 milhões de mensagens tratadas / ano 3 Soluções Portais e Colaboração Portais colaborativos B2B Gestão Partilhada dos aprovisionamentos Data Synchronisation Instalações 20 Actores Mundiais Fornecedores conectados 4 Soluções Supply Chain e Transportes Armazenamento Transporte multi-modal Rastreabilidade 20 milhões de embalagens tratados / dias 30 milhões de linhas de facturas / dias 800 armazéns 4

5 Clientes Generix Group em Portugal Distribuição e Retalho Operadores Logísticos, Despachantes e Transitários 5

6 Clientes Generix Group em Portugal Alimentar 6

7 Clientes Generix Group em Portugal Alimentar Bebidas 7

8 Clientes Generix Group em Portugal Detergentes, Perfumaria e Higiene Farmacêutico Têxtil 8

9 Clientes Generix Group em Portugal Administração, Serviços, Indústria Informática, Livros, Discos e Vídeo 9

10 Clientes Generix Group em Portugal Electrónica, Casa e Electrodomésticos 10

11 2ª Solução de inovação: uma plataforma de intercâmbios partilhada por 17 países Carrefour escolheu a plataforma de intercâmbios e de integração da Generix Group para processar os seus fluxos EDI em 17 países. Mais de 50 milhões de mensagens Mais de fornecedores Plataforma de intercâmbios partilhada Europa Grupo, Bélgica, Grécia, Roménia, Rússia, Turquia América do Sul Argentina, Colômbia Ásia China, Indonésia, Malásia, Singapura, Tailândia, Taiwan 11

12 Factura Electrónica

13 Factura Electrónica Exemplos Implementação Projecto a fornecedores Objectivo: integrar automaticamente as facturas provenientes dos fornecedores, e desmaterializar os documentos sempre que possível. Dificuldade: heterogeneidade de soluções informáticas, indisponibilidade de alguns fornecedores para avançar com o projecto por questões financeiras ou tecnológicas; Projecto a Clientes Objectivo: deixar de enviar facturas papel aos clientes; Dificuldade: heterogeneidade de soluções informáticas, indisponibilidade de alguns clientes para avançar com o projecto por questões financeiras ou tecnológicas; Projecto Inter-companhia Objectivo:desmaterializar a troca de facturas entre empresas do mesmo grupo; Dificuldade: não existem; 13

14 Factura Electrónica Exemplos Implementação Projecto a clientes Todas as facturas são exportadas do ERP para o software de facturação electrónica onde são validadas ou rejeitadas. Posteriormente, baseado no perfil do destinatário da factura o documento é desmaterializado utilizando um dos seguintes modelos: >Factura electrónica estruturada: Para os clientes que tenham possibilidade de integrar os dados sobre a forma de mensagem EDI. Em Portugal os formatos mais utilizados são: XML-UBL 2.0, EDIFACT D01.B, XML-xCBL, XML-BASDA. >Factura electrónica não estruturada Para os clientes que pretendem ver o documento desmaterializado, mas que não querem integrar. Normalmente é utilizado o formato PDF via , visualização ou download através de um portal; >Factura em papel Após a impressão da factura é guardada no Invoice Manager uma imagem da factura em papel, evitando o arquivo físico. A informação é gerida no âmbito da nova portaria que regulamenta esta pratica; 14

15 Factura Electrónica Exemplos Implementação Projecto a fornecedores > Factura electrónica estruturada: O fornecedor envia um ficheiro electrónico segundo um formato previamente definido e acordado, assinado digitalmente para que a sua integridade e autenticidade estejam garantidas. O documento é validado automaticamente através de um conjunto de regras e é criado um workflow inteligente de aprovação da factura. Seguidamente a factura é contabilizada automaticamente no ERP; > Factura electrónica não estruturada: O fornecedor envia um ficheiro não estruturado, por exemplo em formato PDF com assinatura digital, O documento é validado automaticamente através de um conjunto de regras elementares, é arquivado e é criado um workflow inteligente de aprovação da factura. Seguidamente a factura é contabilizada manualmente no ERP; Caso o cliente opte pelo módulo OCR, é feito um processo de reconhecimento automático dos dados recebidos e integrado no âmbito do modelo anterior. Caso o sistema não consiga interpretar alguns dados, o utilizador é convidado a digitar essas falhas; > Factura em papel: Ao optar pelo módulo OCR, é feito um processo de reconhecimento automático dos dados recebidos e integrado no âmbito do modelo anterior. Caso o sistema não consiga interpretar alguns dados, o utilizador é convidado a digitar essas omissões 15

16 Factura Electrónica - Projecto Modelo Facturas não estruturadas Pdf, Tif, doc, Assinado ou não Facturas estruturadas EDI, XML, CSV, TXT, Facturas em papel: Leitura Automática de Documentos Facturas inseridas no portal B2B Web-Edi Aquisição multicanais Análises, encaminhamento Conversão multi-formato, controlos, enriquecimentos Portal Facturação electrónica Histórico do processamento / restituição Histórico dos estados Pagamentos Divulgação multicanais Gestão dos litígios Publicação, Consulta Facturas estruturadas EDI, XML, CSV, TXT, Facturas não estruturadas Tif, pdf, doc, Assinado ou não Facturas No portal B2B Facturas em papel 16

17 SOLUÇÕES A2A - EDI B2B e Repositório de Facturas electrónicas

18 Arquitectura Comum: EDI B2B DMZ TRADEXPRESS BROKER File Share ODBC HTTP FTP CONECTOR Back Bone Clientes EDI Clientes Integração EDI Fornecedores Integração Fornecedores Documentos Financeiros a desmaterializar WEB Invoice Manager SMTP SERVER 18

19 Dirigimo-nos á integração de processos complexos Facturation Direction Financière Facturation Direction Financière Fournisseur 1 Logistique transport Commerciau Logistique transport Commerciaux Facturation Direction Financière Distributeur Facturation Entrepôts Direction Financière Facturation Entrepôts Direction Financière Logistique transport Commerciaux Logistique transport Commerciaux Fournisseur 4 Logistique transport Commerciaux Entrepôts Entrepôts Suivi de commandes Fournisseur 3 Entrepôts Fournisseur 2 Administration des ventes, planification 19

20 Case Study VIEIRA DE CASTRO Implementação de projecto EDI e Factura Electrónica

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22 Motivação Melhoria do nível de serviço ao cliente Satisfação do cliente Automatização dos processos administrativos Maior eficácia Optimização dos sistemas de informação Diminuição dos custos administrativos 22

23 Definição do âmbito do projecto Definição dos fluxos a processar: Clientes: Encomendas Alterações Guias de Remessa Confirmações de Recepção Facturas Créditos Débitos Fornecedores: Encomendas Facturas Créditos Débitos Listagem de todos os parceiros interessados no projecto AUCHAN ECI MARQUES DISTRIBUIÇÃO PINGO DOCE RECHEIO DIA MINIPREÇO MANUEL NUNES SONAE MAKRO 23

24 Escolha da solução Uma solução integrada e abrangente em termos de protocolos de comunicações e tipos de documentos suportados que garantisse a gestão dos fluxos electrónicos de qualquer parceiro; Uma solução que garantisse ao máximo a integração dos documentos com o sistema de informação da VIEIRA DE CASTRO; Uma solução flexível e capaz de responder a outras necessidades equivalentes; Garantia do repositório legal dos documentos desmaterializados; A selecção de um parceiro capaz de responder às nossas necessidades actuais e futuras. 24

25 Tratamento Encomendas A implementação deste fluxo electrónico permitiu tornar célere, eficaz e seguro o processo de recepção de encomendas da VIEIRA DE CASTRO: Registo das encomendas recebidas permitindo rastreabilidade futura; Integração automática das encomendas no ERP; Verificação do CARDEX (Gestão de catálogo por cliente); Verificação de preços; Validação das unidades de entrega Passagem da encomenda para expedição Redução de custos administrativos Redução do tempo de processamento Aumento da qualidade de serviço ao cliente 25

26 Tratamento Facturas Antes do EDI Arquivo da factura Recepção da encomenda Entrega dos bens/serviços Emissão da factura Impressão da factura Envio da factura Pagamento da factura 6 Departamento de Contas a pagar Validação e Aprovação da factura 5 Recepção e registo da factura 4 1. Emissão da factura no ERP Arquivo da factura 2. Impressão e arquivo da factura 3. A factura é organizada, envelopada e enviada ao fornecedor pelo correio; 4. A factura chega ao destinatário que procede ao seu registo no ERP 5. A factura é copiada e enviada para os responsáveis pela validação e aprovação da mesma 6. A área financeira procede ao pagamento da factura quando conforme. 26

27 Tratamento Facturas Após EDI Recepção da encomenda Entrega dos bens/serviços Emissão da factura 1 Envio electrónico da factura Assinatura digital Arquivo electrónico Pagamento da factura Departamento de Contas a pagar Recepção electrónica da factura 6 1. Emissão da factura em NAVISION 2. Impressão e arquivo da factura 3. A factura é organizada, envelopada e enviada ao fornecedor pelo correio; 4. A factura chega ao destinatário que procede ao seu registo no ERP 5. A factura é copiada e enviada para os responsáveis pela validação e aprovação da mesma 6. A área financeira procede ao pagamento da factura (conferência automática). 27

28 Volume de documentos processados CLIENTES Aproximadamente documentos / ano 28

29 Benefícios alcançados Redução de custos administrativos; Redução do tempo de processamento de documentos; Tratamento e integração automática das mensagens recebidas; Redução de recursos alocados a estas actividades; Melhoria do serviços prestado aos clientes; Redução de erros de digitação; Garantia e controlo da entrega dos documentos enviados; Aumento da qualidade de informação em resultado das validações automáticas ao longo de todo o processo; Diminuição de erros que obrigam a posterior emissão de documentos correctivos 29

30 Fases do projecto 30

31 Obrigado pela sua atenção! FILOMENA CARVALHO MÁRIO MAIA