Planejamento e Controle da Produção: Um estudo da área da Produção da Congelo LTDA.

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO Márcia Regina Vieira TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO Planejamento e Controle da Produção: Um estudo da área da Produção da Congelo LTDA. Administração de Produção ITAJAÍ (SC) 2009

2 MARCIA REGINA VIEIRA TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO: ESTUDO DA ÁREA DE PRODUÇÃO DA CONGELO LTDA. Trabalho desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade do Vale do Itajaí. ITAJAÍ SC, 2009

3 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus que me deu a vida, e saúde para que eu pudesse realizar meus sonhos e completar mais esta etapa da minha vida. Agradeço ao meu pai Laércio, minha mãe Marisa que me deram a oportunidade de ingressar na Universidade proporcionando assim um caminho repleto de sucesso para minha vida. Agradeço minha irmã Marilécia e meu namorado Carlos Eduardo pelo companheirismo, pelo amor e por estarem ao meu lado em todos os momentos da minha vida. Em especial ao meu cunhado Iuri, por ter me ajudado durante toda a realização do meu TCE. Ao meu orientador Prof. Odécio pela dedicação e auxilio neste trabalho. Aos meus amigos e amigos professores que conquistei durante esse período acadêmico, pois os levarei comigo em meu coração e em meus pensamentos. Enfim quero agradecer todas as pessoas que de uma forma ou de outra contribuíram para a realização desse sonho. A todos muito obrigado!

4 EPÍGRAFE Não fique triste quando ninguém notar o que fez de bom Afinal... O sol faz um enorme espetáculo ao nascer, e mesmo assim, a maioria de nós continua dormindo. (Charlie Chaplin)

5 EQUIPE TÉCNICA a) Nome do estagiário Márcia Regina Vieira b) Área do estágio Administração da Produção c) Supervisor de campo Carlos Flores d) Orientador de estágio Prof. Odécio Bodenmüller e) Responsável pelos Estágios em Administração Prof. Eduardo Krieger da Silva

6 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA a) Razão Social Congelo Congelamentos e Armazenagens Ltda. b) Endereço Avenida: José Francisco nº São Domingos Navegantes SC. c) Setor de desenvolvimento do estágio Insumos para pesca d) Duração do estágio 240 horas e) Nome e cargo do supervisor de campo Iuri Pawlenko f) Carimbo e visto da empresa

7 AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA Itajaí, 02 de Novembro de A empresa CONGELO CONGELAMENTOS E ARMAZENAGENS LTDA, pelo presente instrumento, autoriza a Universidade do Vale do Itajaí UNIVALI, a publicar, em sua biblioteca, o Trabalho de Conclusão de Estágio executado durante o Estágio Supervisionado, pela acadêmica MÁRCIA REGINA VIEIRA. Iuri Pawlenko Engenheiro/ Gerente.

8 RESUMO O Trabalho foi desenvolvido na empresa CONGELO CONGELAMENTOS E ARMAZENAGENS LTDA, em Navegantes (SC). A empresa atua no mercado de gelo há 29 anos e no mercado de pescados há 19 anos, buscando sempre atingir seu principal objetivo que é a satisfação dos clientes. O objetivo geral do trabalho foi melhorar a produção através da identificação da capacidade produtiva, para adequar o processo e aperfeiçoá-lo. A pesquisa buscou agregar novos conceitos e métodos para melhorar a estrutura e a capacidade produtiva utilizada dentro da empresa. Sendo utilizado o método quantitativo mediante de dados primários e secundários fornecidos pelos donos da organização. Os resultados desta pesquisa foram importantes para a organização, pois auxiliará na tomada de decisão na área da produção. Espera-se que estes resultados apresentem as principais necessidades da empresa, proporcionando para seus respectivos donos uma visão mais ampla dos fatores da produção que precisam de uma atenção especial. E também que as melhorias apresentadas através dos gráficos possam contribuir para a racionalização da energia contratada utilizada na produção da empresa, a partir do momento que sejam implantadas. Palavras Chaves: Melhorias, Capacidade Produtiva, Racionalização.

9 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Principais decisões do processo de administrar...22 Figura 2: Fluxo de administração de materiais...26 Figura 3: Efeito interno e externo dos cinco objetivos de desempenho...33 Figura 4: Diferentes fatores competitivos que implicam diferentes objetivos de desempenho...34 Figura 5: Símbolos do fluxograma...38 Figura 6: Passos para o benchmarking...40 Figura 7: Ciclo PDCA para melhorias...43 Figura 8: Organograma da empresa...47 Figura 9: Produto da empresa...50

10 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Concorrentes da empresa...51 Quadro 2: Capacidade produtiva e custo de energia elétrica - uma máquina...52 Quadro 3: Capacidade produtiva e custo de energia elétrica - duas máquinas...53 Quadro 4: Capacidade produtiva e custo de energia elétrica - três máquinas...54 Quadro 5: Capacidade produtiva e custo de energia elétrica - quatro máquinas... 54

11 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1: Vendas Gráfico 2: Vendas Gráfico 3: Vendas Gráfico 4: Vendas Gráfico 5: Vendas geral...57 Gráfico 6: Estoque do ano de 2006 quatro máquinas...58 Gráfico 7: Estoque do ano de 2007 quatro máquinas...59 Gráfico 8: Estoque do ano de 2008 quatro máquinas...59 Gráfico 9: Estoque do ano de 2009 quatro máquinas...60 Gráfico 10: Estoque do ano de 2006 três máquinas...61 Gráfico 11: Estoque do ano de 2007 três máquinas...61 Gráfico 12: Estoque do ano de 2008 três máquinas...62 Gráfico 13: Estoque do ano de 2009 três máquinas...62 Gráfico 14: Produção por máquina Gráfico 15: Produção por máquina Gráfico 16: Produção por máquina Gráfico 17: Produção por máquina Gráfico 18: Sugestões...65

12 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Problema de Pesquisa Objetivos Geral e Específico Aspectos metodológicos Caracterização do trabalho de estágio Contexto e participantes da pesquisa Procedimentos e instrumentos de coleta de dados Tratamento e análise dos dados FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Organizações A Indústria Empresa Familiar Administração Geral Áreas da Administração Administração de Recursos Humanos Administração de Marketing Administração de Materiais Gestão de Estoque Gestão de custos Organização, Sistemas e Métodos Administração Financeira Administração da produção Planejamento e Controle da Produção Melhoria do desempenho da produção Just in Time Kanban Qualidade e Controle da Qualidade Fluxograma Benchmarking Tipos de Benchmarking Análise de Pareto Ciclo do PDCA CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA Histórico da Empresa Logotipo da empresa Estrutura Organizacional Estrutura Física Missão Visão Produtos Clientes Parceiros / Concorrentes RESULTADO DA PESQUISA Capacidade produtiva Histórico de vendas Análise do estoque com a capacidade de produção de quatro máquinas Análise do estoque com a capacidade de produção de três máquinas...60

13 4.5 Análise do número de máquinas para atender a demanda Plano de ação/ Proposições de ações de melhoramentos CONSIDERAÇÕES FINAIS...67 REFERÊNCIAS...68

14 11 1 INTRODUÇÃO Os serviços que consumimos no dia-a-dia em grande quantidade são colocados a nossa disposição por meio de sistemas de produção. Sabe-se que o mercado mundial passa por uma competição acirrada, acarretando grandes exigências por parte dos consumidores e para que uma empresa tenha um diferencial é necessário que haja um planejamento na área da produção, buscando ferramentas que auxiliam a melhoria da eficácia, da produtividade e da lucratividade. Muitas empresas pela falta de planejamento acabam sofrendo muitas falhas no decorrer de suas atividades e com uma fábrica de gelo não é diferente, a necessidade de fazer que um plano de produção não ocorra falhas, o primeiro objetivo foi achar onde a empresa Congelo Ltda está tendo grande deficiência. A empresa Congelo ltda. é uma empresa de armazenamento e congelamento de gelos em escamas, é uma empresa familiar fundada no ano 1980, esta situada na cidade de Navegantes, onde atende uma grande demanda de embarcações pesqueiras e distribuidoras de bebidas, e em relação aos fornecedores a fábrica utiliza somente insumos. Está inserida em um mercado que precisa acompanhar a inovação e a globalização não apenas para a competitividade, mas sim para sua própria sobrevivência. O sucesso de uma organização decorre através de uma clara visão, aperfeiçoamento, para que a empresa possa se destacar das concorrentes, atingindo suas metas, satisfazendo seus clientes, e lhes proporcionando o produto de melhor qualidade, preço e prazo. O Planejamento e Controle da Produção servem para avaliar os resultados desejados após a implantação de um plano em uma determinada empresa, sendo que cada plano determina a preparação de um cronograma de operação. Sabe-se o grande foco que este departamento apresentou, foi diminuir as despesas fixas aumentar o lucro com o mínimo de investimentos. Para Zacarelli (1987) o PCP como programação e controle da produção, é definido como um conjunto de funções inter-relacionadas que objetivam dirigir o processo produtivo e coordená-lo com os demais setores administrativos da empresa. E que dificilmente se encontram na prática dois sistemas de planejamento e controle da produção igual. Os principais fatores responsáveis por esta

15 12 diferenciação são o tipo de indústria, tamanho da empresa, e diferenças na estrutura administrativa. No presente trabalho, tratamos a implementação de planejamento e controle da produção na empresa Congelo Ltda., fundamentando teoricamente quais as melhores formas para chegar ao êxito financeiro e por conseqüência oportunizar ações diárias para melhorias atuais e futuras da organização. 1.1 Problema de Pesquisa O planejamento controle da produção constitui no planejamento do seguimento de operações, da programação da movimentação e da coordenação da inspeção, e no controle de materiais, métodos, ferramentas e tempos operacionais. O presente trabalho buscou que a empresa de Gelo Congelo Ltda. consiga sanar os atuais problemas que vem enfrentando (econômicos e de produção) e alcance os resultados desejados mediante a quantidade e custo. Com base nesse contexto apresentou-se o seguinte problema de pesquisa: Quais benefícios à aplicação de um Planejamento do Controle de Produção podem proporcionar a empresa Congelo Ltda.? De acordo com Castro (1997, apud MATTAR, 2005) para que não haja frustração do pesquisador ao final do processo de pesquisa, o tema escolhido deverá atender a determinados critérios como importância, originalidade e viabilidade do tópico escolhido. A acadêmica acredita que o presente trabalho será importante para o melhoramento da empresa Congelo Ltda, grande retorno financeiro, melhoria na produtividade sendo assim, redução de gastos da produção, também pelo aprendizado gerado. Tendo em vista a grande capacidade de resultados na implementação de Planejamento e Controle da Produção na empresa Congelo Ltda, esta pesquisa forneceu dados aos proprietários que podem contribuir para as melhorias, considerando que o PCP é um elemento que pode ser decisivo na estratégia das

16 13 empresas para enfrentar as crescentes exigências dos consumidores por melhor qualidade, custo e entregas mais confiáveis na produção. A presente pesquisa foi extremamente viável, considerando que todas as informações necessárias foram de fácil acesso, envolvendo os proprietários e também funcionários da empresa Congelo ltda. Essa viabilidade se confirma por meio de entrevista que o proprietário previamente relatou sobre os altos custos produtivos da empresa. Segundo Zeyher (1974) grande parte da atenção da administração é voltada às operações do departamento de controle da produção. O principal instrumento que este departamento fornece é auxiliar a aumentar as vendas com lucros crescentes e com o mínimo de investimentos. 1.2 Objetivos Geral e Específico O objetivo geral deste trabalho consistiu em aperfeiçoar os processos produtivos, melhorando a utilização da capacidade visando atender a demanda e oportunizando a redução dos custos de fabricação. Os objetivos operacionalizam e especificam o modo que como se pretende atingir um objetivo geral. (ROESCH, 1999, p. 98). Para tanto, o objetivo geral de acordo com o problema de pesquisa foi propor um programa de planejamento e controle da produção visando aumentar a lucratividade da empresa Congelo Ltda por meio da redução dos custos de produção. Do objetivo geral foram extraídos os seguintes objetivos específicos: a) Identificar a capacidade produtiva; b) Adequar o processo produtivo; c) Apresentar uma proposta de otimização da fabricação de gelo; d) Apresentar um plano de ação 1.3 Aspectos metodológicos

17 14 De acordo com esse item temos com objetivo apresentar os aspectos metodológicos que foram adotados pela acadêmica na elaboração da presente pesquisa, tendo em vista os seguintes aspectos: caracterização da pesquisa, contextualização da empresa estudada, participantes, os instrumentos de coleta de dados a serem utilizados, bem como a análise e a tabulação dos dados. Segundo Roesch (2005) pode-se definir método como o caminho para se chegar a determinado fim e, método científico, como um conjunto de procedimento intelectual e técnico adotado para se atingir o conhecimento Caracterização do trabalho de estágio Na presente pesquisa a acadêmica demonstrou sobre a tipologia Proposição de Planos, pois pretende apresentar soluções para os problemas diagnosticados, na qual Roesch (2006, p. 66), descreve que nesta categoria podem ser incluídas propostas, sistemas, manuais, programas, criados pelo estagiário em resposta a problemas definidos na organização. Também se pretende desenvolver o estudo em duas etapas, a primeira constituída de um prévio diagnóstico e num segundo momento apresentar soluções à organização em estudo. No desenvolvimento deste projeto foi utilizada a pesquisa de cunho quantitativo com um caráter exploratório-descritivo. Qualitativo, pois ele é predominante e a natureza do projeto pretende desenvolver soluções a empresa estudada, a partir da interpretação dos dados primários e secundários, no qual a acadêmica poderá analisar e interpretar adequadamente o ambiente da organização. Segundo Roesch (1999), pesquisa qualitativa pode ser caracterizada como a tentativa de compreensão detalhada dos significados ou características situacionais. Quantitativa, pois a partir da coleta de dados serão obtidos todos os dados necessários referente à produção, e após as informações junto será feita uma análise da porcentagem de falhas diagnosticadas na Congelo Ltda.

18 15 Para Minayo (1994, p. 22) O conjunto de dados quantitativos e qualitativos não se opõem, ao contrario se complementam, pois a realidade abrangida por eles interage dinamicamente, excluindo qualquer dicotomia. Desta forma o presente trabalho apresentou de forma exploratória descritiva, pois o mesmo utilizou de exemplos práticos e apresentará os resultados na forma de descrição Contexto e participantes da pesquisa O presente apresentou soluções de melhorias em virtude de sua participação não somente por meio da divulgação dos dados a foram coletados, mas também no seu próprio interesse nos resultados que foram proporcionados, com base nas informações disponibilizadas pela empresa, bem como nos conhecimentos da acadêmica, assim como nas informações dos autores especializados, a presente pesquisa colaborou com os objetivos futuros da empresa. Também estiveram envolvidos na pesquisa, os funcionários da empresa Congelo Ltda da área da produção (10 pessoas) e do departamento administrativo (06 pessoas), bem como seus proprietários, que puderam, assim, contribuir para o alcance dos objetivos do presente estudo. É importante ressaltar, também, a credibilidade que o estudo teve em virtude do grande interesse dos proprietários em contribuir com o projeto. Roesch (1999) descreve que a população é um conjunto de indivíduos ou organizações que se tem a preocupação de entrevistar para a finalidade específica de um estudo. A fonte sistematizada da pesquisa serão os dados de produção, os quais indicarão o desempenho financeiro, etc Procedimentos e instrumentos de coleta de dados Serão coletados dados primários e secundários no decorrer do projeto.

19 16 Dados primários são informações coletadas para propósitos específicos e que estão disponíveis num primeiro momento, ou seja, informações originais colhidas para um estudo específico de pesquisa de mercado, podendo ser utilizada como dado para a produção de outros conhecimentos condizentes com os objetivos do projeto. Segundo Richardson (1999, p. 253), fonte primária é aquela que teve uma relação física direta com os fatos analisados, existindo um relato ou registro de experiência vivenciada. Já os dados secundários são informações que serão colhidas no decorrer da pesquisa aplicada junto à empresa. Os dados secundários serão coletados por meio de entrevistas com os proprietários e questionários com perguntas fechadas e abertas. O método de coleta foi escolhido em virtude de a acadêmica ter facilidade no contato com a organização. Richardson (1999, p. 253), trata como aquela que não tem relação direta com o acontecimento registrado, se não através de algum elemento intermediário, proporcionando assim relatórios para a observação direta da produção e coleta de dados Tratamento e análise dos dados Roesch (1999) fala da análise de conteúdo sendo o método que busca classificar palavras, frases ou mesmo parágrafos em categorias de conteúdo. Utilizase desde técnicas simples até as mais complexas que se apóiam em métodos estatísticos. O tratamento e a análise dos dados foram obtidos predominantemente de forma quantitativa, considerando o perfil empresarial dos envolvidos, para garantir assim maior aproveitamento junto ao desenvolvimento do projeto e sua eficácia. Os dados obtidos junto à forma qualitativa precisaram passar por um gerenciamento minucioso de interpretação e coerência das respostas adquiridas, sabendo que esta pesquisa utiliza respostas de fundo aberto e pessoal, precisando assim de maior atenção. Já os dados quantitativos, utilizar-se-á resoluções administrativas simples, como por exemplo, gráficos, estatísticas, que relacionem as fraquezas e fortalezas das perguntas, levando em consideração que este tipo de pergunta torna-se fechada, com o máximo três opções de respostas. Em ambos os casos citados acima, foi preciso à análise do conteúdo, originando assim a descrição de relatórios

20 17 estatísticos dos resultados obtidos, concluindo o problema de pesquisa especificado anteriormente. De acordo com Roesch (2006) a validade da pesquisa dependerá da habilidade, competência e seriedade do pesquisador.

21 18 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Neste capitulo serão apresentados às fundamentações teóricas que deram suporte ao trabalho, sustentando cientificamente e originado por vários autores que contribuíram para a ciência da Administração em diversas áreas. Torna-se mais fácil atingir o que se pretende através dos estudos de diversos autores. Segundo Richardson (2007, p. 68) a fundamentação teórica tem como objetivo orientar o leitor para um aprofundamento ao do fenômeno estudado. 2.1 Organizações Nas organizações, a execução dos objetivos é um importantíssimo, desta forma, torna-se claro que as pessoas que administram, desempenham esta função fundamental, coordenando e analisando o desempenho de diferentes indivíduos, as organizações buscam então alcançar metas que de outra forma seria praticamente impossível obter. As organizações são formas de instituições formais, com regras e métodos internos que devem ser regidos por lei. Elas permeiam todos os aspectos da vida moderna e envolvem a atenção, tempo e energia de um grande numero de pessoas. Possuem uma estrutura interna e interagem com outras organizações. Para Maximiano (2000), organização é uma combinação de esforços individuais quem tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam intangíveis para uma pessoa. Segundo Stoner e Freeman (1995), as organizações não devem ser entendidas apenas como empresas, umas que, ao refletirem os valores e necessidades culturalmente aceitas, servem a sociedade, organizando a vida e transformando o mundo num lugar mais seguro e mais agradável de se viver.

22 A Indústria A indústria é uma atividade que usa a mão-de-obra humana para modificar a matéria prima em um produto. Para Franco (1996), o que caracteriza uma empresa é quando em sua constituição ela possui finalidade de exercer a atividade econômica para obter fim lucrativo. Existem indústrias de bens de consumo que são aquelas que produzem para indústria têxtil alimentar, também existem indústrias de bens de produção que trabalha com matéria-prima bruta transformando-a em matéria para outras indústrias. Mas quando transforma a matéria-prima em outro tipo de matéria-prima chama-se indústria de bens intermediários. Os bens podem ser classificados de três formas: como os semiduráveis que são os que tem durabilidade média, duráveis, são aqueles que possuem uma longa durabilidade, 2.3 Empresa Familiar As empresas familiares têm como importante característica a raiz de sua historia vinculada a família, ou procuram manter os membros da família em sua administração. Existem muitas dessas no mundo todo, e no Brasil esta informação não é diferente e segundo Bernhoeft (1989 apud OLIVEIRA, 2006) no fim da década de 80, cada dez empresas brasileiras, nove eram familiares, e seu controle estava com uma ou mais famílias. Os desafios de uma empresa familiar não se limitam apenas na rivalidade do mercado em que esta inserida, mas, sobretudo nas relações entre famílias e o processo sucessório. O que normalmente acontecem quando os fundadores falecem ou se aposentam seus herdeiros não dão seguimento, muitas vezes por não terem espírito ativo e de empreendedor e acabam se desfazendo da organização, para Moreira (2007) são muitos os problemas que dificultam a sobrevivência das

23 20 empresas familiares, mas normalmente estão relacionados a conflitos familiares, sucessão e profissionalização. As brigas são muitas vezes sobre determinados assuntos que não dizem a respeito da empresa e por isso devem ser tratados fora do local de trabalho, porém os membros não conseguem separar as coisas e infelizmente acabam misturando os assuntos pessoais e de trabalho. Entretanto, não se respeita a hierarquia dos cargos, isso ocorre porque ao grau de parentesco entre os donos e empregados é o mesmo, como por exemplo: irmãs sendo as duas filhas do dono, uma não acata as ordens da outra porque ambas tem o mesmo direito dentro da organização. Para Moreira (2007, p. 5) as empresas familiares são: [...] permeadas de conflitos e o crescimento da família normalmente é superior aos cargos da organização, nesse sentido a governança tem importante papel na medida em que pode reduzir conflitos e criar o espaço para que os familiares que não serão gestores tenham o contato e o poder de decisão na empresa. Outra dificuldade constante que sempre ocorre nas empresas familiares, e até mesmo a não familiar dependente do porte, é a decisão emocional, ou seja, decisões que são tomadas pela emoção, são aquelas que os donos precisam tomar mais não possuem um estratégia definida para adotá-la, apenas usam seu ponto de vista ou até mesmo a sua intuição para executar. Um exemplo disso poderia ser um filho que não possui capacidade de administrar e governar alguma área da empresa e recebe um salário altíssimo para manter o status da família, nesse caso o correto seria demiti-lo, pois, ele não traz pontos positivos para a empresa, porem é difícil para o próprio pai tomar uma decisão dessas, já que ele não é um empregado qualquer. O seguimento familiar acontece quando uma geração abre espaço para que outra geração assuma o poder sobre a empresa. Segundo Leone (2005) na sucessão, o controle da empresa passa as mãos de um membro da família: a geração seguinte assume o lugar deixado vago pelo sucedido. É muito importante para a saúde da organização, que haja um consenso entre os membros, no processo de sucessão, quando o sucessor tenha um espírito empreendedor queira realmente dirigir a empresa.

24 Administração Geral Estudando sobre a palavra administração buscou-se o conhecimento que seu significado vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência). Administração é o ação de trabalhar com e através de pessoas para alcançar metas tanto para a organização quanto para seus envolvidos. Para Certo (2005, p. 5) administração é o processo que permite alcançar as metas de uma empresa, fazendo uso do trabalho com e por meio de pessoas e outros recursos da empresa, sendo assim, Ao administrador, atribui-se a elaboração de planos, pareceres, relatórios, projetos, etc., em que é exigida a aplicação de conhecimentos inerentes às técnicas de administração, e a empresa segue a necessidade de oferecer os recursos necessarios para a realização do mesmo. Interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos de maneira mais adequada à situação. (CHIAVENATO, 1997 p. 12). Segundo STONER (1999, p.5) administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos. De acordo com Fayol (1968) a administração possui a função de elaborar o programa geral da empresa, formular um corpo social, de coordenar as ações e de harmonizar as atitudes. Koontz e O Donnell (1976), relata que a administração é imprescindível em qualquer atividade organizada, e também em todos os níveis organizacionais de uma empresa. É a função que deve ser exercida por todo corpo diretivo, desde o Presidente até o cheque de Oficina. As organizações têm a finalidade de apresentar desempenho econômico, e por isso que devem existir administradores ativos, criativos e ousados para que consigam fazer com que a organização tenha um diferencial e se destaque das concorrentes, segundo Drucker (2002, p. 65):

25 22 Os administradores precisam ser empreendedores, assumir riscos e inovar. A empresa moderna só poderá reduzir resultados, tanto para a sociedade como para seu próprio pessoal se for capaz de sobreviver ao período de vida de quem a fundou e desempenhar-se em um novo futuro, que será diferente. Administração é uma procedimento que utiliza métodos de ciência para tomar decisões e estabelecer um curso de ação, é muito importante que as pessoas envolvidas no processo saibam como conduzir uma empresa e ter responsabilidade por ela, e não deixar que o acaso tome conta do seu dia-a-dia. Administrar é o processo de tomar, realizar e alcançar ações que utilizam recursos para alcançar um objetivo. Conforme Drucker (2002) embora seja importante em qualquer escala de aplicação de recursos, a principal razão para o estudo da administração é o seu impacto sobre o desempenho das organizações. É a forma como são administradas que torna as organizações mais, ou menos capazes de utilizar corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos. Administração é uma área ampla e muito importante para as organizações e conforme Daft (2005) que para o alcance da metas organizacionais de maneira eficaz e eficiente se origina através do planejamento, da organização, da liderança e do controle de recursos organizacionais. Administração por Maximiano (2002, p. 26) como o processo de tomar e colocar em pratica as decisões sobre objetivos e utilização de recursos. Estas decisões englobam o planejamento, a organização, a execução e direção e o controle, conforme mostra a figura 01. Figura 1: Principais decisões do processo de administrar. Fonte: Maximiano (2002, p.27)

26 Áreas da Administração Ramificando-se a administração geral, pode-se citar algumas áreas as quais a compõem: Administração de Recursos Humanos, Administração de Marketing, Administração de materiais, OSM, Administração Financeira, Administração de Produção, entre outras relacionadas abaixo Administração de Recursos Humanos Mikovich e Boudreau (2000, p. 19) Definem administração de recursos humanos como uma série de decisões integradas que formam as relações de trabalho, sendo que, sua qualidade influência diretamente a capacidade da organização e de seus empregados em atingir seus objetivos atua como mediadora das relações sociais entre a empresa e seus empregados. Conforme Rocha (1997, p. 79) A administração de recursos humanos é um conjunto de atividade, que têm como os principais elementos recrutamento a seleção, avaliação e funções e a compensação, que representa a gestão de pessoal nas organizações. Também pertence a esta área as relações sindicais, de trabalho, treinamento, planos de cargo de salário, desempenho, incentivo e remuneração, etc. Roesch (1996) afirma que a área de recursos humanos busca basicamente compatibilizar as necessidades de curto prazo das pessoas com os objetivos de longo prazo das organizações. As organizações buscam sanar demais problemas que possam interferir nas relações junto a seus funcionários e demais envolvidos, oportunizando assim melhor rendimento entre empresa e funcionário.

27 Administração de Marketing A área do conhecimento que engloba todas as atividades concernentes às relações de trocas, orientadas para a satisfação dos desejos e necessidades dos consumidores, visando alcançar determinados objetivo de empresas e indivíduos e considerando sempre o meio ambiente de atuação e o impacto que essas relações causam no bem estar da sociedade. (LAS CASAS, 1997, p. 26) Analisando as relações do mundo de forma globalizada, a administração de marketing encontra-se como fonte de execução organizacional. O mercado atual suporta inúmeras variações mediante aos vários fatores e sabe-se que nosso mundo encontra-se interligado junto a suas negociações, qualquer anormalidade por menos ou por mais distante que esteja acaba por desestruturando os padrões econômicos empresariais, sendo assim, fortalecer uma empresa junto à satisfação e confiança que o cliente aplica nela é essencial. Administração de Marketing é o departamento que faz a imagem da empresa. De acordo com Bernardi (2003, p. 163) O Sucesso de uma empresa, por meio do marketing, esta diretamente relacionada à percepção do mercado quanto a imagem dela, no que concerne os conceitos de capacidade e habilidade, confiabilidade e qualidade em um sentido global. Pode-se dizer que o marketing é um processo gerencial e social pelo qual o indivíduo ou grupos obtêm o que procuram e almejam através da criação, oferta e troca de produtos de valor com outros Administração de Materiais O cuidado com os materiais começou nas organizações, desde a época dos primórdios da Administração. Com o passar do tempo, diante de tantas modificações, a Logística apresentou destaque, sendo bastante utilizada pelas organizações. Essas mudanças trouxeram junto, a necessidade das empresas se moldarem para conseguir ingressa e, manter-se no mercado.

28 25 A administração de materiais envolve o fluxo de materiais, e esse fluxo parte desde o fornecedor até o consumidor final. De acordo com Arnold (1999, p. 17), algumas atividades relacionadas a este fluxo incluem o fornecimento físico, planejamento e controle da produção e da distribuição física. Ainda Arnold (1999, p. 26) o planejamento e controle dos fluxos de materiais tem objetivos de: - Maximizar a utilização dos recursos da empresa, - Fornecer o nível requerido de serviço ao consumidor. Para Gonçalves (2004, p. 02) a Administração de materiais tem como objetivo de conciliar os interesses entre as necessidades de suprimentos e otimização dos recursos financeiros e operacionais da empresa, a fim de cooperar para o desenvolvimento dos demais departamentos, e conseqüentemente refletindo no crescimento da organização. O processo da administração de materiais inicia-se no fornecedor da matéria-prima, acompanhando seus intermediários, até o produto chegar ao seu destino final. Se os investimentos em estoque, forem bem otimizados, e bem administrados tanto em termos de negociação e estratégia de aquisição quanto de dimensionamento dos estoques e projetos de sistema de distribuição, eles poderão ser significadamente reduzidos e otimizados com elevados ganhos para as empresas. (GONÇALVES, 2004 p. 02). A administração de materiais abrange todo planejamento de controle, dos fluxos de materiais bem como deve ter técnicas e tecnologias para agilizar os processos da área. Administração de recursos é em grande parte baseada em técnicas que integram os elementos de tecnologia e manufatura e aperfeiçoam a utilização de pessoas, materiais e instalações ou equipamentos. (MARTINS, 2006 p. 50) Segundo Dias (1995), um sistema de materiais deve estabelecer uma integração desde a previsão de vendas passando pelo planejamento de programação da produção, até a produção e a entrega do produto final, devendo estar envolvido na alocação e no controle da maior parte dos principais recursos de uma empresa: fabricação, equipamentos, mão-de-obra e materiais. A Administração de materiais tem por finalidade: Assegurar o contínuo abastecimento de artigos próprios, necessários e capazes de atender os serviços executados por uma empresa. O

29 26 abastecimento de materiais, porem, devera processar-se em conformidade com três requisitos básicos: qualidade produtiva; data de entrega e menor custo de aquisição. (MESSIAS, 1987 p. 21). A figura 02 abaixo demonstra a sistemática que funciona o ciclo da Administração de Materiais. Figura 2: Fluxo administração de materiais Fonte: Martins (2000) Gestão de Estoque Vários departamentos na organização estão associados ao departamento de estoques entre eles: departamento de produção, departamento de vendas e departamento financeiro, e todos devem trabalhar harmonicamente para não prejudicar o funcionamento da organização. A função de planejar e controlar estoques é fator primordial numa boa administração no processo produtivo. Preocupar-se com os problemas quantitativos e financeiros dos materiais, sejam eles matérias-primas, matérias auxiliares, matérias em processo ou produtos acabados. (POZO, 2002 p. 35). A Gestão de Estoque torna o processo produtivo mais rápido, possibilitando o avanço da produção, sem a necessidade de esperar pelo processamento de novos pedidos ou pelas entregas.

30 27 O objetivo, portanto é otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros. Todo processo tem finalidade de desempenhar um controle com detalhes, organizar de maneira eficiente o departamento e manter o domínio do estoque, do pedido, da demanda, bem como entrada e saída de materiais, promovendo a redução dos custos sobre o capital investido. (DIAS, 2006 p.19). Para Martins (2006), hoje em dia as organizações procuram vantagens competitivas em relação aos seus concorrentes, e buscam alternativas para aperfeiçoar seus métodos, e atender seus clientes, no tempo certo na quantidade necessária para satisfazer seus desejos, esta é uma das estratégias empregadas pelas organizações dentro da Gestão de Estoque. De acordo com Arnold (1999, p. 265) a administração de estoques, é responsável pelo planejamento e controle de estoque, desde o estágio da matéria prima até o produto acabado entregues ao cliente, por isso a necessidade de uma gestão do departamento. Gonçalves (2004) considera essencial da gestão de estoque, imprescindível para o funcionamento da organização. No processo de produção, é fundamental a existência de estoque de matérias-primas e dos componentes para a fabricação do produto. Mesmo diante de diversas técnicas avançadas de produção é preciso conservar o mínimo que seja de estoque pelo menos para suprir a necessidade do momento. O estoque auxilia a organização a aumentar ao máximo o atendimento aos clientes, protegendo-a das incertezas. Arnold (1999, p. 268) escreve que se fosse possível rever exatamente o que os clientes querem e quando, um plano seria feito para satisfazer a demanda da incerteza assim também é necessário produzir considerando o incerto Gestão de custos Com o aumento da competição entre comercio e indústrias os gestores precisam adotar estratégias mais competitivas para as suas organizações, principalmente no que se refere a custo. Explicando Dutra (2003) o sistema de custos é uma técnica desenvolvida para tornar mais seguro e racional o processo de produção. É através de um

31 28 sistema que o proprietário é capaz de saber quanto cada item de sua empresa custa e também qual sua margem de lucro. É de suma importância que a administração gerencial faça parte do dia-a-dia da organização, para que desta forma se consiga ter acesso rápido aos dados e tornar as decisões em cima das informações obtidas. Portanto conforme Leone (2000) a contabilidade de custo é uma atividade semelhante a um centro onde s informações são processadas, onde se recebem dados, que são acumulados de forma organizada, analisados e interpretados para depois produzir informações para diversos níveis gerenciais. Segundo Perez (2005) é imprescindível o perfeito gerenciamento dos ganhos, em uma extremidade e dos custos na outra, quando se trata de guerra pela sobrevivência o mundo dos negócios Organização, Sistemas e Métodos No passado os estudos da área de Organização, Sistemas, Métodos existiu para a consecução de racionalização e estruturação. OSM atuava na organização com excessiva relevância para o componente estrutural e praticamente pouco envolvido em relação aos componentes tecnológicos. (ARAUJO p. 16). Foi o sistema do denominado analista de sistemas, ligado a area de processamento de dados, que possuindo em sua definição de função e tarefa de introduzir novos métodos de trabalho, sempre via computador, começa gradativamente avançar sobre a função analista de OSM. (ALVAREZ, 1990 p. 29). Nos anos 70 os estudos para a área de OSM tiveram um grande avanço, dando forte destaque no comportamento estratégico. O Analista de sistema que trabalhava na área de OSM, precisava somente conhecer a tecnologia que causaria mudanças ao departamento e não era exigido dele conhecimento das metas e objetivos da organização. Dessa forma, o mesmo trabalhava focando-se apenas nas necessidades de determinado local e não visando a organização como um todo. Conforme afirma Paladini (1997), a partir da década de 90 o cargo desempenhado pelos analistas de organização e métodos praticamente se acaba e essa função passa a fazer parte do quadro de atribuições para os cargos de

32 29 gerentes das organizações. Com isso os gerentes obrigam-se a conhecer as tecnologias que proporcionam mudanças organizacionais. Novas abordagens contemplarão a informação, o conhecimento e o crescimento pessoal e darão importância não crucial as arrumações tradicionais, tais como, por exemplo: organogramas, descrições de cargos, hierarquizações e manualizações. Tais arrumações tradicionais serão úteis a medida que se integrarem aos novos incrementos de ações organizacional. (ARAUJO, 2001 p. 32). As funções de OSM são estabelecidas dentro de uma organização, afim de, melhorar e aconselhar na introdução de novos métodos da administração e estruturas organizacionais diferentes, que possa reduzir os custos sem causar danos reais a estrutura social da empresa. (ALVAREZ, 1990). Alvarez (1990), afirma que o objetivo da área de OSM é implantar e organizar a estrutura de recursos e de operações de uma empresa, assim como determinar plano-meios, principalmente na definição dos procedimentos, rotinas ou métodos. Tem como objetivo básico a eliminação do inútil e supérfluo, afim de, possibilitar um resultado maior e melhor dentro de uma mesma unidade de tempo. Araújo (2001), A área de OSM, foi extinta, no entanto suas funções foram resgatadas pelas áreas de Recursos Humanos, Tecnologia da Informação e pela área de Qualidade. A área da qualidade resgatou essas funções através de projetos de qualidade total, ISO, e utilização de 5S s. Contribuindo para que novas ferramentas de gestão organizacional fossem implantadas. Obter planejamentos estratégicos não é o bastante para uma organização, pois o que marca diferencial das organizações é o conhecimento e as informações que possuem. É através dos conhecimentos e da busca de informações que as empresas estarão na frente de seus concorrentes. Essa é a nova meta dos altos níveis organizacionais, conhecer para vencer. (PALLADINI, 1997 p. 32) Administração Financeira A área de finanças surgiu no início do século XX como um campo de estudo separado, porém ainda como parte da economia.

33 30 De acordo com Sanvicente (1993) os administradores financeiros são pessoas que se preocupam com o estado monetário da empresa e quem, acima de tudo, alcançar os objetivos da empresa. Braga (1989) afirma que as atividades envolvem recursos financeiros que se destinam para obtenção de lucros a função financeira compreende um conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos fundos movimentos por todas as áreas da empresa, sendo responsável pela obtenção de recursos necessários e pela formulação de uma estratégia volta para otimização do uso desses fundos, essa função também contribui significantemente ara o sucesso do empreendimento. A administração financeira, conforme Gitman (1997, p. 44) diz respeito à análise de planejamento financeiro, e decisões de investimento e financiamento, os administradores financeiros desempenham tarefas como: orçamentos, previsões financeiras, administração do caixa, administração do crédito, analise de investimentos e captação de fundos, auxiliando assim na n a tomada de decisão. Basicamente a administração financeira fundamenta-se de previsões e analises, onde exista um grau de rentabilidade, o qual ficará encarregado do trabalho (mão de obra) e do capital, juntamente com os custos de produção, preços de venda, circulação do produto e obviamente retorno dos valores investidos com seus eventuais lucros. Para Kawasnicka (1987) o sistema global da administração financeira está baseado nas decisões de investimento e a decisão de distribuição, de lucros e de financiamentos Administração da produção Analisando a evolução histórica da Administração de produção, Martins e Laugeni (1999) afirmam que: Desde os períodos onde o homem produzia para o consumo próprio, até os dias atuais, onde há presença de linhas de montagem que padronizam os produtos, sendo assim, os mesmos acreditam que a produção evoluiu conforme a necessidade do ser humano, pois atualmente a demanda de bens e serviços exige produção em massa.

34 31 A Administração da produção trata da maneira pela qual as organizações produzem bens e serviços. Tudo o que você veste, como senta em cima, usa, lê ou lança prática de esportes chega a você graças aos gerentes de operações que organizam sua produção. (CHAMBERS, JOHNSTON, SLACK, 2007 p. 29). Administração da produção diz respeito às atividades orientadas para a produção de um bem físico ou à prestação de um serviço. É o campo de estudo dos conceitos e técnicas aplicáveis à tomada de decisões na função de Produção (empresas industriais) ou Operações (empresas de serviços). (MOREIRA,1996). Para Corrêa e Corrêa (2004, p. 24) gestão produtiva define-se como: Gerenciamento estratégico de recursos escassos (humanos, tecnológicos, informacionais e outros), de sua interação e dos processos que produzem e entregam bens e serviços visando atender necessidades e/ou desejos de qualidade, tempo e custo de seus clientes. A administração na produção altera matérias (semi-brutas ou brutas) em produtos acabados, tendo como controle análise de tempo, análise de pessoal, análise de custo, análise de qualidade em síntese, formam a macroestrutura da administração da produção Planejamento e Controle da Produção Davi, Aquilano e Chase (2003) a estratégia da produção está em criar e agregar valores aos clientes, por meio de prioridades competitivas para apoiar a estratégia. A estratégica da produção busca-se inserir na visão de competitividade dentro do setor de produção ou a inclusão do conceito de eficácia juntamente com o conceito de eficiência (CARDOSO, 1996). Segundo Chambers, Johnston, Slack (2007) A estratégia de produção diz respeito ao padrão de decisões e ações estratégicas que define o papel, os objetivos e as atividades da produção. Como qualquer tipo de estratégia, pode-se considerar seu conteúdo e seu processo de formas distintas:

35 32 Processo da estratégia da produção é o método utilizado na produção especifica do conteúdo; Conteúdo da estratégia da produção envolve as decisões específicas mediante ao seu conteúdo. Tubino (2000) acredita que o objetivo da estratégia da produção é fornecer a empresa um conjunto de características produtivas que podem dar base na obtenção de vantagens competitivas. Porter (1994) sugere um modelo que pode levar a empresa a obter vantagens competitivas sobre os concorrentes propondo a existência de três estratégias genéricas de negócio: liderança em custo total, diferenciação e enfoque que serão detalhados a seguir: A estratégia em liderança em custo total busca alcançar o menor custo possível através da uso de políticas e processos que direcionam a companhia para sua atividades afins, essa estratégia ordena que a empresa possua grande capacidade instalada para atender demanda elevadas, o que proporcionara economia de escala e redução de custo em virtude da experiência adquirida. Já a estratégia de diferenciação segundo Porter (1994) procura diferenciar a oferta da empresa da oferta dos concorrentes através da criação de um diferencial competitivo, que pode acontecer sob formas de marcas e atendimento personalizados, dentre outras dimensões. Para finalizar a estratégia de enfoque, para Porter (1994), busca centrar as forças em um grupo especifico de compradores, ou uma determinada área geográfica; assim o enfoque pode ocorrer de formas variadas. Geralmente as estratégias de custo baixo e diferenciação são aplicadas com ampla abrangência em todo o setor. Slack et al.(2002) estruturam objetivos para a competitividade de produção, apostando: qualidade do produto, velocidade nas entregas, confiabilidade nas entregas, flexibilidade na entrega e custos dos produtos. Definem cada um deles como se apresenta abaixo: Qualidade: é o objetivo visível e julgado pelo consumidor, que influencia a satisfação e insatisfação. Rapidez: enriquece o aumento o aumento da oferta e auxilia na tomada de decisão do consumidor final.

36 33 Confiabilidade: é a entrega do produto no tempo prometido, o uso ineficaz do tempo causa custos operacionais para empresa. Flexibilidade: mudança é palavra-chave; trata-se da capacidade de mudar a operação em qualquer hora, o que faz e quando faz. É preciso ter flexibilidade de produto, flexibilidade de composto, flexibilidade de volume e flexibilidade de entrega. Custo: é o objetivo mais importante e que requer maior atenção; a produção tem seus custos somados aos custos dos funcionários, de instalações e de materiais. Slack et al. (2002) complementam afirmando que todas as organizações tem interesse em reduzir os custos de suas operações, aumentando seus lucros e reduzindo seus preços, não deixando de dar prioridade aos outros citados anteriormente. A figura 3 mostra os efeitos internos e externos nos cinco objetivos de desempenho anteriormente citados. Figura 3: Efeito interno e externo dos cinco objetivos de desempenho. Fonte: Slack et al. (2002, p. 83). Estes autores afirmam que todos os aspectos que influenciam a prioridade que uma organização da a seus objetivos de desempenho, mais imediato são seus

37 34 clientes. (SLACK et al., 2002). A figura 03 apresenta a ligação entre os principais fatores competitivos e os objetivos de desempenho da produção. Figura 4: Diferentes fatores competitivos que implicam diferentes objetivos de desempenho Fonte: Slack et al. (2002, p. 94). Slack (1997) define que o planejamento e o controle da produção como sendo a atividade de se dividir sobre o melhor emprego dos recursos de produção, assegurando assim a execução do que foi previsto, este, ainda define planejamento como a atividade que garante que a produção ocorra eficazmente e produza mercadorias e serviços como necessário, na quantidade, no tempo previsto e na quantidade. Compartilhando dessa idéia Russomano (2000) relata que o PCP consiste em se preocupar com quantidades e prazos, além de possuir a função de coordenar o processo de produção, bem como, Tubino (1997) O PCP em termos de abrangência se dedica aos aspectos relativos às decisões de longo, médio ou curto prazo. Segundo Burbidge (1983), o planejamento e controle da produção poderiam ser divididos em cinco etapas principais: planejamento de produção, emissão de ordens de produção, liberação de ordens, acompanhamento e controle de estoques. A realização das atividades sugeridas direciona, com eficácia e eficiência, a empresa, para as necessidades dos seus clientes.

38 Melhoria do desempenho da produção Shiba, Graham e Walden (1997) apontam que a melhoria continua e a inovação necessitam enfoque na área operacional, enfatizam intensamente a gestão por inúmeros processos em que os gerentes devem ser capazes de entender o processo de melhoria com o intuito de proporcionar direção e apoio aos subordinados engajados nas atividades dessa melhoria. Os cinco fatores principais de desempenho competitivos, também conhecidos como os cinco objetivos de desempenho, são: qualidade, confiabilidade, rapidez, custo e flexibilidade. A importância de cada um destes fatores na organização depende da sua atividade-fim. (Slack, 1997). Para Davis, Aquilo, Chase (2003) é necessário que o gerente de produção avalie o desempenho da produção e após identifique quais são as falhas, para então dar prioridade às estratégias de melhoramento Just in Time Pode-se determinar que Just in time é a produção de bens e serviços justamente no momento que haja necessidade, ao invés de manter grandes estoques, os quais não serão completamente utilizados e atender seus clientes nos prazos estipulados, levando em consideração a maior qualidade e a maior eficiência. JIT é uma abordagem disciplinada, que visa aprimorar a produtividade global e eliminar os desperdícios. Ele possibilita a produção eficaz em termos de custo, assim como o fornecimento apenas da quantidade correta, no momento e locais corretos utilizando o mínimo de instalações, equipamentos, matérias e recursos humanos. (CHAMBERS, JOHNSTON, SLACK, 2007 p. 482) O JIT é comumente associado a algumas expressões, como por exemplo, a produção sem estoques, eliminação de desperdícios, melhoria continua de processos é um sistema de puxar a produção ao longo processo de acordo com a demanda. (DIAS, 2005).