CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ RAFAEL DA SILVEIRA CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA GRÁFICA SAGRADO CORAÇÃO DE JESUS LTDA.

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1 CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ RAFAEL DA SILVEIRA CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA GRÁFICA SAGRADO CORAÇÃO DE JESUS LTDA. SÃO JOSÉ - SC 2010

2 RAFAEL DA SILVEIRA CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA GRÁFICA SAGRADO CORAÇÃO DE JESUS LTDA. Trabalho de conclusão de curso apresentado ao Centro Universitário Municipal de São José como parte dos requisitos para obtenção do título de Bacharel em Administração. Prof. MSc Lissandro Wilhelm. São José 2010

3 Rafael da Silveira CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA GRÁFICA SAGRADO CORAÇÃO DE JESUS LTDA. Trabalho de conclusão de curso apresentado ao Centro Universitário Municipal de São José como parte dos requisitos para obtenção do título de Bacharel em Administração. Prof. MSc Lissandro Wilhelm. AVALIADO POR: Profª. Msc.Lissandro Wilhelm Centro Universitário Municipal de São José USJ Profº. Msc. Gilson Riham. Karkolti Centro Universitário Municipal de São José USJ Profº. Msc. Alcides Fernandes Andujar Centro Universitário Municipal de São José - USJ 07 DE JULHO DE 2010.

4 Dedico a Deus por ter abençoado meus passos até este momento, aos meus pais por terem disponibilizado atenção e concedido incentivo extremo em minha educação, minha esposa por ter paciência e incentivar nas horas difíceis.

5 Agradeço primeiramente a Deus por nunca ter esquecido minha pessoa, mesmo que eu muitas vezes o esqueça. Aos meus pais, que me proporcionaram educação digna. Minha esposa, por me ajudar nesta recente trajetória de vida que com certeza me auxiliará a vislumbrar um futuro melhor. Por fim, a todos os amigos de adolescência, irmãos, colegas de graduação e orientador.

6 Todos podem ver as táticas de minhas conquistas, mas ninguém consegue discernir a estratégia que gerou as vitórias". Sun Tzu, RESUMO

7 Com o desenvolvimento do mercado global, os sistemas competitivos entre as empresas estão em constante reestruturação no processo de tomada de decisão. Uma das ferramentas essenciais para auxílio na tomada de decisão é a adequada gestão do controle de estoque com a finalidade de suporte para o gerenciamento da organização. Com esse intuito, busca-se analisar as ferramentas do controle de estoque, bem como verificar como a empresa planeja seu estoque e se existe correlação entre suprimentos e demanda, verificar os benefícios de um controle de estoque eficaz com ênfase no gerenciamento de estoque a fim de integrar os processos de gestão para que a empresa possa sobressair neste cenário cada vez mais competitivo. Como resultado, observa-se que na organização não existe tratamento adequado para a gestão de estoque, com isso ocorrem conflitos de informações e falta de matéria-prima acarretando desconforto junto ao consumidor final. Palavras-chave: Controle de estoque, Gestão de estoque e Curva ABC. ABSTRACT

8 With the development of the global market, the competitive systems between the companies are undergoing constant restructuring in the process of decision making. One of essential tools for aid in decision making is the proper management of the control of stock with the purpose of support for the management of the organization. For this purpose, seeking to analyze the tools of stock control, as well as verify how the company plans their stock and there is correlation between supplies and demand, verify the benefits of a control stock with emphasis on effective management of stock in order to integrate the management procedures for the firm to protrude this scenario increasingly competitive. As a result, it was observed that in the organization there is no appropriate treatment for the management of stock, wherewith occur conflicts of information and lack of substance-prime causing discomfort to the final consumer. Word-key: Control of supply, Management of supply and ABC Curve LISTA DE FIGURAS

9 Figura 1. Fluxo de Planejamento logístico. Figura 2. Atividades logística na cadeia de suprimentos imediata da empresa. Figura 3. Mecanismo de aquisição para reposição de materiais. Figura 4. Localização de compras dentro da organização. Figura 5. Planejamento estratégico funcional. Figura 6. Modelo de decisão e manuseio de estoque. Figura 7. Estoque de segurança para variâncias do lead time. Figura 8. Fórmula de calcular LEC. Figura 9. Padrões de custos em função do LEC. Figura 10. Modelo Curva ABC. Figura 11. Organograma Funcional da Organização. Figura 12. Curva ABC produtos gráfica. Figura 13: Software CEST. Figura 14: Layout programa CEST, relatório de inventário. LISTA DE QUADROS

10 Quadro 1. Mudança de papeis de compras: compra reativa e compra proativa. Quadro 2. Fluxograma processo produtivo. Quadro 3. Comparativo entre realidade e ideal. Quadro 4: Proporção dos Custos X Itens conforme Curva ABC. LISTA DE TABELAS

11 Tabela 1: Quantidade de itens em estoque. Tabela 2: Quantidade de itens em estoque. Tabela 3: Quantidade de itens em estoque. Tabela 4: Itens relacionados a Curva ABC. Tabela 5: Grau de importância dos itens Curva ABC. ABREVIATURAS

12 LEC Lote Econômico de Compra. SUMÁRIO

13 1. INTRODUÇÃO TEMA DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OBJETIVOS OBJETIVO GERAL OBJETIVO ESPECIFICOS JUSTIFICATIVA FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA LOGÍSTICA COMPRAS COMPRADOR SISTEMA DE GESTÃO DE ESTOQUE CONTROLE DE ESTOQUE Estoque de Segurança Lote Econômico de Compra Curva ABC HISTÓRICO E CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA GRÁFICA SAGRADO CORAÇÃO DE JESUS LTDA METODOLOGIA ANÁLISE E INTEPRETAÇÃO DOS RESULTADOS Descrisão do Controle de Estoque Comparação entre Realidade Analisada e o Preconizado SUGESTÕES APRESENTADAS CONSIDERAÇÕES FINAIS...58 REFERÊNCIAS...60 APÊNDICE... 62

14 14 1. INTRODUÇÃO 1.1. TEMA A principal característica do mundo atual são as transformações e as profundas e rápidas mudanças. Para Drucker (1999), nenhum século da história humana passou por tantas transformações sociais radicais como o século XX., que exigem capacidade e compreensão de adaptabilidade e de decisões eficientes. A sociedade, de uma forma geral, está se modificando e certamente as organizações, também devem observar essas mudanças e procurar se moldar as novas demandas de mercado. Em um mercado altamente competitivo, a sobrevivência está ligada à necessidade constante da busca pela maximização dos processos operacionais e minimização dos custos gerais totais. Estudando os anais de História, encontra-se a indicação que quem construiu o primeiro equipamento capaz de imprimir em caracteres móveis, foi Joahann Gutemberg. A máquina criada por Gutemberg ficou conhecida como sendo o prelo de Gutemberg. Mas sabe-se também que a indústria tipográfica somente iniciou sua evolução apenas no Século XIX. O Brasil somente teve sua primeira gráfica, em 1808, oficialmente instalada, que na verdade era a Imprensa Régia, implantada no Rio de Janeiro por D. João VI. Em 1922 a gráfica carioca Companhia Lithographica Ferreira Pinto adquire a primeira máquina de off-set do Brasil. Em 1931, a Associação dos Industriais e Comerciantes Gráficos de São Paulo transforma-se no Sindicato dos Industriais e Comerciantes Gráficos de São Paulo. No cenário histórico percebe-se o efetivo desenvolvimento do setor gráfico com o surgimento do sistema off-set, que ocorre no decorrer do século XX, fator que alterou toda a estrutura de impressão até então presente, que era a tradicional tipografia. Atualmente o mercado gráfico tem apresentado várias opções tecnológicas, que suprem necessidades que até então eram específicas de grandes empresas gráficas, o que tornou os itens impressos mais baratos, ágeis e com boa qualidade. Com inúmeras mudanças no mercado, as organizações estão procurando obter vantagem competitiva diante de seus concorrentes, oferecendo um bom atendimento, serviços e produtos de qualidade, tornando um ambiente agradável ao

15 15 cliente. Empresas têm contratado profissionais capacitados alocando-os à frente de seus negócios em todas as áreas, desde a administração, recursos humanos, materiais, sistema de informações, financeira, logística e vendas vem sendo um diferencial diante do mercado. Segundo Drucker (1998), o que faz de alguém administrador é a responsabilidade por sua contribuição para os resultados do empreendimento, e não a responsabilidade pelo trabalho executado por terceiros. O setor gráfico se caracteriza pela presença de diversas empresas de dimensões e características distintas, que vem crescendo consideravelmente nos dias de hoje. Novas tecnologias vêm surgindo a todo o momento, legislação sendo atualizada a fim de um maior controle fiscal por parte do governo, ajuda a incrementar a demanda do setor. A gestão de estoques é uma ferramenta que auxilia no controle de entrada e saída dos materiais, permitindo que os processos internos sejam executados de maneira organizada, estruturada e com agilidade, tornando a empresa atraente para o cliente, buscando assim um diferencial diante de seus concorrentes. A Gráfica Sagrado Coração de Jesus Ltda. está inserida no ramo gráfico e presta serviços gráficos em geral. A organização estudada tem sua preocupação voltada a oferecer um bom atendimento, serviços qualificados aos clientes, assim tornando-se capacitada para atender a necessidade do mercado atual. Para uma maior compreensão do estudo, na sequência serão apresentados tema e problema de pesquisa e o objetivo geral e específico que nortearam as pesquisas do presente estudo DEFINIÇÃO DO PROBLEMA. A gestão de estoques vem se tornando cada vez mais importante nas empresas. Devido às inúmeras funções e recursos que pode fornecer, torna-se uma parte chave para a organização. Na área da prestação de serviços gráficos, onde atua a Gráfica Sagrado Coração de Jesus Ltda, existe uma gama extensa de serviços a serem fornecidos, o que faz que com a empresa utilize variados modelos e tamanhos de papeis e outros suprimentos que precisam de ferramentas de controle para que a organização tenha possibilidade do controle eficiente de

16 16 estoque. O problema a ser aferido neste trabalho é: - Como o controle de estoque pode auxiliar a gestão da organização de forma a proporcionar vantagem competitiva, tornando a organização atraente ao mercado? 1.3. OBJETIVOS Objetivo Geral Analisar a adequação do controle de estoque da Gráfica Sagrado Coração de Jesus Ltda (Florianópolis/SC) Objetivos Específicos Descrever o controle de estoque utilizado pela organização. Comparar o sistema de controle de estoque atual com o preconizado na literatura. Propor sugestões para a empresa se necessário JUSTIFICATIVA O cenário mundial se mostra a cada dia mais acirrado e competitivo. Por esta razão, as organizações têm que desenvolver estudos para aplicação de ferramentas eficientes em seus processos gerenciais e operacionais, afim de ter um diferencial competitivo no mercado no qual está inserida. A administração de materiais traz para a organização o conhecimento dos suprimentos, aperfeiçoamento de desempenhos, afim de reduzir custos gerais da empresa. O estudo trará conhecimentos não apenas para a formação do acadêmico, mas também para futuros administradores, como fonte de pesquisa e com informações adicionais e sugestões de melhorias resultantes das análises realizadas durante o trabalho elaborado junto a Gráfica sagrado Coração de Jesus Ltda.

17 17 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Neste trabalho abordaremos temas ligados a área de materiais das organizações como a logística, sistema de controle de estoque e suas ferramentas como o estoque de segurança, lote econômico de compras e a curva ABC. Estes temas serão base para o estudo de caso abordado LOGÍSTICA Atualmente o conceito difundido no meio empresarial descreve a logística como uma ferramenta de integração que gerencia toda cadeia de suprimentos, cujo principal objetivo consiste em apoiar as empresas em suas decisões estratégicas, buscando atender de forma eficiente às necessidades do consumidor final. É através do gerenciamento das ferramentas logísticas que empresas estão fidelizando seus clientes, criando barreiras à entrada de novos competidores, e principalmente desenvolvendo serviços específicos a cada necessidade que as asseguram maior competitividade. Para tanto, é necessário projetar um planejamento estratégico voltado à logística integrada com os demais departamentos da organização (ver a Figura 1) efetuando um ciclo de planejamento. Figura 1: Fluxo de planejamento logístico Fonte: Ballou (2002 p 52). Podemos verificar na figura 1, a integração do planejamento estratégico da

18 18 logística integrada, onde, podem-se trabalhar as soluções a curto e longo prazo visando a competitividade no mercado. Com o desenvolvimento da tecnologia, os problemas logísticos se tornam cada vez mais complexos, exigindo maior visão sistêmica da organização e do mercado que está inserido. Programação linear, controle de estoque e simulações passaram a ser valiosas ferramentas para os profissionais de logística, assim, podem focar seus esforços nos problemas, como posicionamento de depósito, programação de rotas e distribuição de produtos, como podemos verificar na figura 2 (Pozo, 2002). Figura 2: Atividades logísticas na cadeia de suprimentos imediata da empresa. Fonte: Pozo (2002 p. 32). Pode-se observar que a divisão das atividades dentro dos canais de distribuição, algumas das mesmas ocorrerão em ambos os lados e outras somente em um lado da cadeia. Para Pozo (2002), a logística é considerada perfeita quando existe interação entre administração de materiais, distribuição física dos produtos e serviços com a plena satisfação do cliente. De acordo com Viana (2002, p 144):

19 19...é o processo estratégico que gerencia o fluxo de materiais e informações entre o fornecedor e seu cliente, desde a aquisição da matéria-prima até a chegada do produto acabado no ponto-de-venda, uso ou consumo. Consequentemente, o sucesso do gerenciamento de materiais nas empresas depende da aplicação dos conceitos logísticos, motivo pelo qual realçamos sua importância. As atividades que compõem a logística empresarial variam de acordo com as empresas, dependendo, entre outros fatores, da estrutura organizacional, diferentes pontos de vista gerencial sobre a importância do setor dentro da cadeia de prioridades e metas. Ballou (2004, p 397) define logística empresarial como: A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição de materia-prima até o ponto de consumo final, assim, como os fluxos de informação que colocam os produtos em informação. Caso a organização esteja inserida nesta visão moderna, ela estará ligada ao sistema logístico empresarial e o setor de compras com suas atividades e suas finalidades voltadas a operação lucrativa que é manter uma posição competitiva no mercado, com redução de custos, por meio de negociações de preços, prospecção de novos fornecedores e produtos (Pozo, 2002) COMPRAS O processo de compras é extenso e envolve mais atividades do que aquelas intimamente relacionadas com o movimento e armazenagem de mercadorias. As atividades de seleção de fornecedores e colocação de pedidos em fornecedores são responsáveis pela diminuição do preço final dos produtos, qualidade dos produtos adquiridos e do fluxo de produtos no canal de fornecimento, além de apoio fundamental no processo produtivo (Pozo, 2002). A área de compras oferece grandes oportunidades de redução de gastos da empresa e, por consequência, do incremento de lucro. É importante observar que os ganhos obtidos pela área de compras acabam somando-se diretamente à conta lucro, ou seja, cada unidade monetária economizada em compras gera mais uma unidade de lucro (Dias, 2003). Podemos colocar outras atividades de compras:

20 20 -atender as especificações exigidas pelo mercado; -adequação da quantidade exigida; -prazo de entrega; -condições de pagamento; -etc... Tais atividades permitem que a organização maximize seus recursos e reduzir seus custos (Pozo, 2002). Na figura 3 pode-se observar o fluxo de informações para aquisição de materiais dentro da organização. Figura 3: Mecanismo de aquisição para reposição de materiais Fonte: Sebrae PR Qualquer empresa para ter um bom desempenho, deve possuir um eficiente mecanismo de aquisição para reposição de material em estoque. Devemos lembrar sempre, que a falta de um item, às vezes insignificante no valor, poderá provocar uma paralisação ou atraso na produção Um dos muitos objetivos de compras, de acordo com Pozo (2002, p152) é:...destacar como primordial a capacidade de comprar materiais e produtos na qualidade certa, na qualidade exata, no tempo certo, no preço correto e fonte adequada, e a procura constante por melhorar os processos de adequação de fornecedores e materiais à organização deve ser um processo de ação contínua. O responsável pelo setor de compras deve ter um relacionamento perfeito com as empresas parceiras e com os demais departamentos da organização, primando pelo desempenho e motivação de seus colaboradores, almejando sempre

21 21 alcançar os objetivos/metas traçados pela alta direção. Na figura a seguir pode-se ver que o setor de compras se relaciona com praticamente todos os setores da organização e níveis hierárquicos diferentes. O setor de compras deve estar subordinado ao setor logístico, estruturado em conformidade com o tamanho da empresa (ver figura 4), ou com o tamanho da atividade desenvolvida. Figura 4: Localização de Compras dentro da Organização Fonte: Pozo (2002 p145). A capacidade de entregar o material pontualmente, com um tempo de espera pequeno, deveria ser uma das principais bases para a seleção do fornecedor (Magee, 1977). Quando o setor de compras faz os pedidos um a um, efetuando comparação de preços entre fornecedores, pode conseguir negócios vantajosos em determinados pedidos, porém, pode estar sacrificando a eficácia total. Não quer dizer que não se deve fazer pesquisa, mas sim que se deve colocar com clareza aos potenciais fornecedores suas intenções e objetivos a longo prazo. Compras busca evitar duplicações, estoques elevados, atos de urgência e compras apressadas (Pozo, 2002), que normalmente podem criar conflitos e gerar custos desnecessários a organização. A negociação é um procedimento de relacionamento entre a empresa e o fornecedor, e não uma disputa onde uma ganha e a outra perde. A longo prazo é preciso que se tenha um relacionamento fortalecido entre as organizações para que exista pleno desenvolvimento e crescimento. Esta colocação pode ser observada

22 22 por, (Pozo 2002, p 153):...em um processo de negociação, quando ambas partes ganham, podemos afirmar, com segurança e satisfação, que ocorreu uma boa negociação. Quando há confiança no relacionamento clientefornecedor, esse procedimento é facil e não cria conflitos entre as partes, propiciando ganhos de ambas as partes. Cabe ressaltar que mudanças estruturais são possíveis de ocorrer em uma empresa, e consequentemente, no setor de compras. Pode-se citar, por exemplo, as mudanças organizacionais causadas por aquisições ou fusões, que fazem com que a estrutura do setor de compras seja alterada, conforme interesse da empresa. Isso nos mostra que na maioria das vezes, as mudanças estruturais operadas em compras são resultantes de forças exógenas, cabendo à função de adequar ao que for melhor ao negócio (Johson, et al, 1998). O setor de estoque tem na figura do comprador a pessoa que vai coordenar e controlar o setor, suas atribuições, objetivos e funções serão apresentas a seguir COMPRADOR A responsabilidade do comprador é comprar matérias com qualidade e quantidade correta, na qualidade certa, no instante certo e no preço correto, da fonte certa, para entregar no local correto. (Pozo, 2002) Em um processo de venda, sempre existem dois lados, o do vendedor e o do comprador, é a genuína troca de interesses. Muitos cursos de negociação enfatizam o blefe como principal estratégia dos vencedores, porém, não se pode deixar de levar em consideração os valores individuais e da organização representada, bem como seus sistemas de gestão, conforme (Pozo 2002, p 150)....não dependem de valores e julgamentos intuitivos, mas sim de sistemas de gestão moderna e com uso de tecnologia, são fontes geradoras de benefícios e de lucros para as empresas. Compras deve trabalhar com pesquisa constante em todo seu envolvimento. O problema é que muitos deles não esclarecem que é possível blefar sem esquecer-se da ética. Em muitas negociações os participantes buscam detalhes passados pelo oponente, isso mesmo, oponente, porque negociar muitas vezes se mostra algo muito semelhante a uma batalha (Pozo, 2002), aonde se busca um sinal

23 23 de fraqueza, dúvida ou insegurança para se explorar e atingir o objetivo da negociação, obter a melhor vantagem possível no negócio. É bem verdade que nem todo profissional de vendas ou de compras, age com ética, entretanto, esses descobrirão um dia, que agir com ética lhes garantirá posição de respeito no mercado (Pozo, 2002). Na realidade, o comprador reativo representa uma visão extremamente simplista do ato de comprar, consiste apenas em encontrar um fornecedor que esteja disposto a trocar os bens ou serviços exigidos por determinada quantia. Já o comprador proativo tenta estabelecer parcerias com o fornecedor, que permitam compartilhar idéias e conhecimentos necessários para o fechamento de uma boa compra. Compra reativa Compras: um centro de custo Compras: recebe especificações Compras: rejeita materiais defeituosos Compras: subordinada a finanças ou produção Problemas são de responsabilidade do fornecedor Negociação ganha-perde Muitos fornecedores = segurança Estoque excessivo = segurança Informação é poder Compra proativa Compras: pode adicionar valor Compras (e fornecedores): contribuem para as especificações Compras: evita materiais defeituosos Compras: importante função gerencial Problemas são de responsabilidade compartilhada Negociação ganha-ganha Muitos fornecedores = perda de oportunidades Excesso de estoque = desperdício A informação é valiosa se compartilhada Quadro 1: Mudança de papeis de compras: compra reativa e compra proativa. Fonte: Baily e colaboradores (2000 p 20). Esta abordagem estratégica que concentra mais ênfase nas atividades de negociação e de relacionamento, do que em reagir, pura e simplesmente, às necessidades dos usuários, necessitará de profissionais mais capacitados e comprometidos institucionalmente no processo de modificar paradigmas e que tenham uma visão institucional que perpasse todos os níveis da organização. A importância das atividades de compras tem aumentado nos últimos tempos. Esse aumento está diretamente associado ao crescimento das despesas e à complexidade das pesquisas realizadas. Com a adoção das novas práticas de gestão institucional, as organizações tendem a reduzir seus custos internos de manutenção, que aliado à difusão da informação e do conhecimento, pode trazer vantagem competitiva, para garantir a realização dos seus objetivos estratégicos. Esta ética é definida por Pozo (2002, p 148) como:...,os preceitos morais e as condutas de ética em ações de tomar decisões nas negociações da empresa irão refletir, em muito, no julgamento que a própria empresa receberá da sociedade, refletindo

24 24 em seu desempenho. É imperioso que haja elevado padrão de conduta por parte dos integrantes de compras, não só agindo de acordo com a ética dos negócios, mas também atuando acima de qualquer suspeita de comportamento contradizendo a ética. As organizações devem combater as práticas contrárias a ética. Isso é possível se houver implantação do código de ética ou normas de conduta dentro da organização, pois com ele é possível orientar os tratamentos a serem seguidos pelos compradores na moralização do negócio. Essa moral implantada nas atividades dos colaboradores é fundamental para a eficiência operacional, e obtenção de lucros, haja vista que toda organização que deseja se perpetuar no mercado deve se nortear pelas diretrizes da moral e ética (Pozo, 2002). As compras não dependem dos valores de julgamento intuitivo, mas sim de sistemas de gestão moderna, com auxilio tecnológico, pesquisa constante em todo seu desenvolvimento SISTEMA DE GESTÃO DE ESTOQUE A aplicação de ferramentas nos direcionará para um grau de exatidão nas informações de custos (Pozo, 2002) e busca o equilíbrio entre estoque e consumo (Viana, 2009), já que a mesma não possui no momento qualquer forma de controle ou ferramenta que de suporte ao nível estratégico no âmbito de tomada de decisão. Para tanto, estoque na visão de Dias (1990) são matérias-primas, produtos acabados e semi-acabados, componentes para montagem, sobressalentes e materiais administrativos, portanto, é todo recurso disponível que a organização pode utilizar, em determinado momento. Ainda Slack (2002) coloca que é a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação. Gestão para Viana (2009, p 117) é:...conjunto de atividades que visa, por meio de perspectivas políticas de estoques, pelo atendimento das necessidades da empresa, com a máxima eficiência e o menor custo, através do maior giro possível para o capital investido em material. As vantagens apresentadas por (Ballou, 2001) em relação a correta gestão dos estoques são: a melhoria dos serviços de atendimento ao consumidor; os estoques agem como amortecedores entre a demanda e o suprimento; podem

25 25 proporcionar economia de escala nas compras e; agem como proteção contra aumento de preços e contingência, para tanto é necessário planejamento e expectativa dos resultados da atividade. Conseguir proporcionar o produto certo, no tempo exato para o consumidor, sem que necessite da manutenção do mesmo nos estoques é praticamente impossível para o ramo do comércio varejista. Portando, conforme a visão de Ballou (2001) manter um nível mínimo de estoques torna-se necessário para a empresa. Esta atividade tem a incidência de custo de armazenagem ou manutenção física e custo financeiro do investimento do estoques. Para (Slack,et al, p 278): Existe diferença entre os valores de estoques entre as organizações, em algumas ele é relativamente pequeno, comparado com o custo dos insumos totais da operação, em outras, ele será muito mais elevado, especialmente onde a armazenagem é principal propósito da operação. Neste caso o valor dos insumos mantidos no armazém é provavelmente muito alto comparado com seus gastos do dia-a-dia. O planejamento estratégico da organização deve ter coerência com os cenários do mercado (ver figura 5), pois, existem muitas dificuldades. Figura 5: Planejamento estratégico funcional. Fonte: Ballou (2004 p 50). Com base na figura 4, pode-se observar que uma análise bem feita dos ambientes internos e externos auxilia em muito as decisões a serem efetivadas pela alta direção. A política estratégica deve ser realizada todos os dias, para que se possa alcançar êxito nos objetivos traçados (Ballou, 2004). A estratégia deve ser seguida de projetos que objetivem focalizar a atenção na área de materiais e

26 26 identificar e eliminar as possibilidades incompatíveis. Para tanto a organização precisa ter seu posicionamento estratégico, para que possa se nortear nas tomadas de decisões e atingir seus objetivos com o maior número de informações possíveis. Conforme Oliveira (1996, p 87): Planejamento estratégico pode ser conceituado como um processo gerencial que possibilita aos administradores estabelecerem o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de melhoria contínua na relação da empresa com seu ambiente. A alta direção define a estratégia da empresa. É a alta administração que tem como objetivo elaborar cursos de ações a serem seguidos levando em consideração o ambiente em que atua, bem como todas as variáveis ambientais. Metas, nível de flutuação do estoque, rotatividade do estoque, dentre outros, são pontos muitos importantes para o bom funcionamento da administração de estoque. Abaixo podemos visualizar o modelo de tomada de decisão com relação às estratégias no setor de estoque. Figura 6: Modelo de decisão e manuseio de estoque. Fonte: Ballou (2004 p. 273). Acima podemos visualizar o modelo de tomada de decisão no setor de estoque, com suas estratégias e objetivos com relação aos serviços prestados aos clientes. A gestão de estoques, é ainda, apesar da sua importância, extensão e

27 27 complexidade, negligenciada em muitas empresas, sendo considerada como uma questão não estratégica e limitada à tomada de decisões em níveis organizacionais mais baixos. Por outro lado, outras empresas já perceberam como a gestão de estoques pode ser utilizada ao longo de toda a cadeia de suprimentos da qual fazem parte, e de todas as vantagens competitivas que isso pode vir a trazer (Garcia et al., 2006). Neste sentido, entende-se que as decisões precisam ser tomadas de forma ágil e correta, pois os desafios impostos levam os administradores a buscar informações que retratem fielmente a real situação das organizações, para que o processo decisório seja efetuado de forma eficaz e alcance os resultados pretendidos (Oliveira, 2004). O custo de manutenção do estoque de acordo com Ballou (2004), representam de 20 a 40% do seu valor por ano. Por isso mesmo, administrar cuidadosamente o nível dos estoques é economicamente sensato. Ainda para Chase (2004, p 520): O benefício da redução de estoque é evidente a partir das seguintes estatísticas: a média de custo dos estoques nos Estados Unidos é de 30 a 35% de seu valor. Por exemplo, se uma empresa mantém um estoque de $20 milhões por ano, esse custa para a empresa mas de $6 milhões por ano. Esses custos são causados pela obsolecência, pelo seguro, pelos custos de oportunidade, e assim por diante. Se a quantidade de estoque pudesse ser reduzida para $10 milhões, por exemplo, a empresa economizaria mais de $4,3 milhões por ano, indo diretamente para o resultado final. Isto é, as economias de redução de estoque refletem diretamente no aumento do lucro. Assim sendo, as tomadas de decisão decorrem da capacidade dos administradores em escolher a alternativa que melhor satisfaz às necessidades organizacionais, em função das circunstâncias temporais para assegurar os resultados desejados. Nos dias de hoje observa-se a necessidade de que o processo de tomadas de decisão seja baseado em sistemas de informações gerenciais, pois tais sistemas, dentro de um processo decisório estruturado e disciplinado e com as adequadas informações gerenciais, levam à segurança que o administrador precisa para escolher qual a melhor decisão para a organização (Melo, 2006). Essas informações representam uma variedade do que chama de atributos técnicos, que são por ele

28 28 definidos conforme sua importância: custo de sua oportunidade versus benefício que ela proporciona; oportunidade; correção; relevância ou significado; comparação e tendência (Cassarro, 2006). Atualmente existe uma grande discussão se as empresas realmente precisam de um espaço físico para estocagem de suas matérias-primas ou produtos acabados. O ideal almejado é o estoque zero, ou seja, transportar para o fornecedor todos os encargos advindos da manutenção com o capital imobilizado. Quando a demanda pelo produto puder ser conhecida com exatidão e, também, se as mercadorias puderem ser fornecidas instantaneamente, teoricamente não há necessidade de espaço físico para estocagem (Dias 2003). Porém este fato, que seria o ideal, não ocorre com frequência por diversos motivos, tais como: demanda variável, atrasos de fornecimento, marketing, fatores externos (economia, política, concorrência,..) e outros. Para Lenard e Roy (1995) existe uma grande lacuna entre teoria e prática, e apresentam algumas críticas referentes aos modelos clássicos de estoque: i) os custos de pedido, manutenção e falta são difíceis de serem mensurados; ii) a complexidade para serem compreendidos requer um relaxamento na implementação, o que enfraquece o realismo dos modelos; e iii) são inflexíveis e fazem uma confusão entre variáveis de ação (níveis de ressuprimento e lotes de compra) e monitoramento (níveis de estoque, nível de serviço ao cliente e carga de trabalho) no controle de estoques. Atualmente, é reconhecido pelas empresas que o desempenho dos sistemas de estoque não depende somente de como são planejados ou controlados, mas também da arquitetura organizacional. Por isso, muitas delas, com o intuito de melhorá-lo, implementam, simultaneamente, avançados sistemas com o uso de medidas organizacionais (Vries, 2004). O gerenciamento moderno avalia e dimensiona os estoques em bases científicas, substituindo o empirismo por soluções. Assim, os níveis devem ser revistos e atualizados periodicamente e constantemente para evitar problemas provocados por crescimento de demanda ou alteração de tempo de reposição. Neste sentido as organizações vêm intensificando os conceitos de Logística dentro dos processos estratégicos aplicando ferramentas direcionadas ao controle de estoque, que será visto a seguir.

29 CONTROLE DE ESTOQUE A gestão de estoques é um conceito que está presente em praticamente todo o tipo de empresas, assim como na vida cotidiana das pessoas. Atualmente, as organizações que efetuam uma correta administração de seus estoques, conseguem obter vantagem competitiva em relação a seus concorrentes. Para Viana (2009, pag 121): Se as entregas das encomendas de compras de materiais fossem instantâneas e ajustáveis às necessidades quantitativas e qualitativas das empresas, não haveria necessidade de formação de estoques. Assim, então, o ideal é a inexistência de estoques. No entanto, na prática está situação é utópica. Para tanto, o fluxo de movimentação de materiais dentro da empresa é uma questão que pode ser considerado também como um fator de diferencial competitivo, quando bem administrado, podendo reduzir os custos dos processos e gerar lucros. Os produtos em estoque não são mortos ou inativos, ao contrário tem uma importância vital para a operação eficaz do sistema (Magee, 1977). É notório que todas as organizações de trasformação devem preocupar-se com o controle de estoque, visto que desempenham e afetam de maneiras bem definida ao resultado da organização. Isso pode ser comprovado conforme (Viana 2002, p144). As organizações, por meio das imposições do mercado, desenvolvem outras formas mais eficientes e eficazes na busca do equilíbrio entre estoque e consumo, objetivando otimizar o tamanho do estoque. Através da gestão de estoque que será capaz de prever o quanto que será necessário comprar no próximo pedido ao fornecedor, além de fornecer informações úteis sobre as vendas, já que muitas vezes os relatórios do setor de vendas não são muito claros e não condizem com a realidade. Isto se reflete no conceito de controle de estoque segundo Ballou (2001, p 121). Os estoques são utilizados para melhorar a coordenação de ofertaprocura, reduzindo assim seus custos totais; consequentemente a manutenção de estoque geram a necessidade de armazenagem e manuseio dos produtos.

30 30 O controle do estoque tem como objetivo otimizar o investimento no estoque, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido em estoques. (Dias, 1990). Inúmeras são as vantagens de se constituir estoque, dentre elas está à possibilidade de aquisição de matéria-prima a preço baixo, além da possibilidade de mensuração de custos e lucros e garantir abastecimento constante de materiais necessários à empresa. Um dos principais objetivos do controle de estoque é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos de uma empresa, e minimizar as necessidades de capital investido em estoque. (Dias, 1990). A função de planejar e controlar estoque são primordiais numa boa administração de processo produtivo. De acordo com Pozo (2002, p 34): A correta administração de materiais pode ser facilmente percebida quando os bens necessários não estão disponíveis no momento exato e correto para atender a demanda e as necessidades do mercado. O estoque é um item que deve ser bem administrado dentro de uma organização e quando não administrado adequadamente pode trazer sérios danos às finanças da empresa, pondo em risco a saúde financeira da mesma (Dias, 1990). É por isso que se busca a adequação de uma gestão de controle de estoque vinculada à tomada de decisão da alta administração da organização. A má administração dos estoques pode levar uma empresa a enfrentar sérios problemas financeiros, como a falta de capital que afeta em cheio o fluxo de caixa, obrigando o empresário a tomar capital de terceiros para honrar compromissos. Conforme Viana (2002, p144): Os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção a serem servidas aos clientes. Dentro da administração moderna as áreas funcionais travam conflitos internos que podem refletir/interferir no efetivo controle de estoque ou na política de gestão estratégica de controle de materiais, a fim de amenizá-los, devem-se utilizar

31 31 ferramentas e planejamento que venham a contribuir e construir cenários viáveis a organização. Existem ainda dentro das organizações conflitos de interesses entre setores diversos com relação à quantidade de estoque a ser obtido para absorver a demanda estabelecida nas estratégias da organização. A administração de estoque deve conciliar os objetivos e metas de cada departamento a fim de não prejudicar a operacionalidade da empresa, cada setor deve dimensionar o peso das atitudes a fim de colaborar com a gestão de estoque. A responsabilidade da reposição é do setor. Contudo as decisões são divididas entre vários setores (Dias, 1990). Dentro das organizações temos que analisar a aquisição e utilização do material a ser transformado. A empresa gera os custos dos insumos materiais; através do seu ressarcimento, ela tem condições de repor estes materiais, mantendo em funcionamento a sua atividade produtiva. Para tanto veremos as ferramentas aplicadas ao controle de estoque ESTOQUE SEGURANÇA O estoque de segurança deriva de incertezas como atrasos de reabastecimento de estoque (Viana, 2009), rendimentos de produção abaixo das expectativas, desvios na previsão de vendas, entre outros. O dimensionamento ideal para este tipo de estoque é o componente mais difícil de se obter. É possível formar estoques como pulmão contra a variabilidade da demanda e os prazos de reposição. Esta quantidade extra, ou estoque de segurança, é um acréscimo ao estoque normal necessário para suprir as condições de demanda média e do prazo de entrega médio. Ele é determinado por procedimento estatístico que lida com a variabilidade presente. Uma previsão bem feita irá minimizar os níveis de estoque de segurança (Ballou, 2004). Para Viana, (2009, pag 150) Quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou um consumo desproporcional. Ao ser atingido pelo estoque em declínio, indica a condição crítica do material, desencadeando providências, como por exemplo, a ativação das encomendas em andamento, objetivando

32 32 evitar a ruptura do estoque. Os estoques de segurança existem por causa das incertezas da demanda e do lead time de fornecimento. Segundo Ballou (2001), se a demanda fosse determinística e a reposição fosse instantânea, não haveria a necessidade desse tipo de estoque. O gráfico apresentado na Figura 7 demonstra o estoque máximo que vai diminuindo ao longo do tempo até ao ponto de reposição. É neste ponto que a requisição do pedido é feita. Perante as duas incertezas inerentes ao processo, sendo estas o nível da procura e o lead time, o estoque de segurança é determinado de acordo com dados históricos do nível de serviço ao cliente, das médias, dos desvios padrão da procura por unidade de tempo e do lead time de reposição. Figura 7. Estoque de segurança para variâncias do lead time Fonte: Martins (2009 p 245). Existem diversas maneiras de se calcular o estoque de segurança, uma delas é através do valor do MAD. (MAD= Do-Di /n) Onde: Do: demanda ocorrida no período; Di: demanda prevista no período; n: número de períodos. Existe também a possibilidade de se calcular o estoque de segurança

33 33 levando em consideração o lead time do produto e o período do desvio padrão. Onde: E seg: estoque de segurança; FS: fator de segurança, é uma função do nível de serviço que se pretende. α: desvio-padrão esperado; LT: lead time do ressuprimento; PP: período à qual se refere o desvio padrão. Sua quantidade é calculada em função da sua importância operacional e valor de material, além dos desvios entre consumo estimado e os realizados Viana, (2009). Deve-se também levar em consideração o fato de que muitas vezes não será possível obter dados suficientes, sendo necessário então utilizar a experiência dos funcionários para determinar os níveis dos estoques. Calcula-se então o nível de estoque de operação, a demanda média e então obtém-se o estoque de segurança por diferença. Segundo Martins e Laugeni (2009, p 262), Os estoques de segurança diminuem os riscos de não-atendimento das solicitações dos clientes externos e interno. No caso de lote padrão, esse risco passa a ocorrer após a emissão do pedido de compras (quando se atinge ponto de pedido). No modelo de intervalo padrão corre-se o risco durante todo o intervalo de pedidos. O estoque de segurança é dimensionado para absorver as incertezas do processo logístico, permitindo que a empresa atenda ao nível de serviço desejado pelo mercado (Ballou, 2001) e não afetar o processo produtivo e, principalmente, não acarretar transtornos aos clientes por falta de material e, consequentemente, atrasar a entrega do produto (Tubino, 2000). Por outro lado, existe um custo de oportunidade do capital associado ao estoque de segurança e, quanto maior custo de oportunidade, menor será o retorno dos ativos. Para tanto veremos a ferramenta LEC (Lote Econômico de Compras), para poder avaliar conceitos preconizados na

34 34 literatura Lote Econômico de Compra O conceito de lote econômico foi muito utilizado nas organizações ocidentais até meados dos anos 80, estruturado por uma base especulativa da economia de mercados protegidos e com alta demanda (Pozo, 2002), no entanto, com a saturação de alguns mercados, desenvolvimento e aplicação de técnicas de Administração Japonesa, e crescimento vertiginoso da tecnologia além da globalização da economia, tornaram o conceito de LEC, sem validade efetiva no processo de gestão de estoques. A importância do LEC na administração é identificar a quantidade ideal de material a ser adquirida em cada operação de reposição de estoque, visando a minimização dos custos e buscando equilíbrio entre a quantidade e o volume de reservas financeiras A análise de todos os custos envolvidos leva a uma fórmula para calcular um LEC conforme figura 8 - a ser derivada de qualquer combinação das alterações de preços, taxa de uso ou de demanda e custos internos (Baily, et al., 2000). Figura 8: Fórmula de calcular LEC. Fonte: Pozo (2002 p 156). Essa é a fórmula básica do LEC, e quando aplicada corretamente, resultará em estoques menores, menor número de pedidos e manutenção do nível de serviços. Entretanto a fórmula vem sendo aplicada de forma incorreta com bastante frequência, e grande parte da crítica do lote econômico surgiu porque muitas empresas o usaram em situações inadequadas, obtendo maus resultados (Baily; et al., 2000). A formulação para definir a quantidade econômica para os lotes consiste em efetuar-se uma análise sobre as variações de estoque, considerando-se taxas de

35 35 produção e de consumo. As principais variáveis consideradas na formulação são definidas através de uma representação gráfica. Esse valor da quantidade econômica pode ser representado graficamente, pois indica num gráfico de quantidade versus custo do lote, a quantidade cujo custo total é o mínimo, como mostrado na figura 9. Figura 9: Padrões de custos em função do LEC. Fonte: Pozo (2002 p 154). A classificação tem a finalidade de facilitar, processar e posteriormente codificá-los estabelecendo uma numeração que o identifique quanto a seu tipo, uso, finalidade, data de aquisição, propriedades e sequência de aquisição (Pozo, 2002). Para uma empresa que utiliza o controle de estoques e que possui mais de um item em estoque, é necessário que a mesma tenha o conhecimento sobre a curva ABC, que será apresentada a seguir CLASSIFICAÇÃO CURVA ABC Dentro da logística empresarial e mais especificamente na administração de materiais, a curva ABC tem seu uso mais específico para estudos de estoques acabados, vendas, programação de produção, tomada de preços em suprimentos e dimensionamento de estoques (Pozo, 2002). O método ABC auxilia eficazmente para o processo de tomada de decisão da alta gerência. Com o ABC as empresas podem melhorar sua eficiência e reduzir o custo. Com isso, a organização terá uma redução interna de custos, assim podendo continuamente adicionar valor a seu stakeholders e aos clientes. Com sua

36 36 aplicação poderão ser identificados os produtos mais rentáveis, facilitação de um melhor mix de produtos e estimar as demandas de recursos. A curva ABC é um método que pode ser utilizado para qualquer atividade ou trabalho, porém, no controle de estoque é que foi aplicada pela primeira vez na General Eletric e até os dias de hoje vem sendo utilizada como ferramenta no controle de estoque das organizações. Para Pozo 2002, p 85: Através dos anos, tem sido uma ferramenta útil e de fácil aplicação nos princípios de controle de estoque. Sua grande eficácia está na diferenciação dos itens de estoque com vista a seu controle e, principalmente, a seu custo. Para Chase et al 2004, p a maioria das decisões não são importantes, mas algumas moldam o futuro e se aplica ao controle de estoque, nos quais alguns itens são responsáveis pela maior parte de investimento necessário. As formas tradicionais de aglutinação de custos têm prestado um importante serviço às organizações no atendimento às finalidades societárias e tributárias, mas são ineficazes na aplicação de gestão de custos, principalmente, quando é necessário agregar valores nas decisões gerenciais (Ballou, 2004). As diferentes formas das distribuições da demanda, originadas por uma variabilidade impactam diretamente os níveis dos estoques. Daí, a definição da política de ressuprimento ser um problema desafiador, pois os estoques geralmente operam em presença de eventos aleatórios, tais como: falta de evidência, falta de certeza das evidências e sob informações imprecisas (Ballou, 2004). A ferramenta Curva ABC (conforme figura 10), nos direcionará para um grau de exatidão nas informações de custos (Viana, 2004), já que a mesma não possui no momento qualquer forma de controle ou ferramenta que de suporte ao nível estratégico no âmbito de tomada de decisão. A Lei de Pareto, referenciada como regra de 80-20, raramente se observa uma proporção exata 80-20, mas a desproporção entre as vendas e o número de produtos é geralmente verdadeira (Ballou, 2002). Os 20% mais bem classificados podem ser chamados de itens A, os 30% seguintes de itens B, e o restante de itens C.

37 37 Figura 10: Modelo Curva ABC Fonte: Martins, (2009 p 214). Pode acontecer, uma pequena proporção de itens totais contidos em estoque representarem uma grande proporção do valor total em estoque. Para tanto a utilização do modelo da Curva ABC, conforme Chase,(2004 p 537): Sistema de estoque deve especificar quando o pedido é feito e quantas unidades a pedir. A maioria das situações de controle de estoque envolve tantos itens que não é prático modelar e dar um tratamento completo a cada item. Para resolver este problema, o esquema de classificação ABC divide os itens do estoque em três grupos: volume monetário alto(a), volume monetário moderado(b) e volume monetário baixo(c). Todo estoque tem itens que são mais importantes para a organização do que outros. Alguns itens, por exemplo, podem ter uma taxa de uso muito alta, de modo que, se faltassem, muitos consumidores ficariam desapontados. Outros itens podem ter valores particularmente altos, de modo que níveis de estoque excessivos seriam particularmente onerosos a saúde financeira da organização. 3. HISTÓRICO E CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA. A empresa iniciou suas atividades no ano de 1979, inicialmente chamava-se

38 38 ILHAGRAF e atualmente Gráfica Sagrado Coração de Jesus Ltda. A idéia inicial da abertura da empresa foi do patriarca da família Silveira, Sr Leopoldo Januário da Silveira (in memória) que com sua experiência em outras organizações do ramo gráfico ajudou a concretizar a realização do sonho de ter sua própria empresa do ramo gráfico. Inicialmente a empresa foi formada por seus três filhos (sócios) hoje está limitado a dois sócios. Os fornecedores de matéria prima são geralmente da grande Florianópolis, exceto algumas empresas de São Paulo e Curitiba que fornecem papel e algumas peças para reposição e manutenção do parque fabril. O faturamento da Gráfica Sagrado Coração de Jesus é de R$ ,00 anual. A maioria da clientela esta enquadrada como microempresa. Os papeis mais utilizados são o off-set (56, 75 e 90 gramas) e o papel couchê (115 e 300 gramas). A concorrência é grande no setor. O parque gráfico da Grande Florianópolis é composto de uma em média de 100 gráficas. Iniciamos com máquinas tipográficas, porém, com a concorrência e evolução tecnológica hoje contamos com duas máquinas off-sets, sendo que uma das tipográficas atualmente é utilizada para numeração e corte/vinco GRÁFICA SAGRADO CORAÇÃO DE JESUS LTDA. O estudo de caso foi realizado numa empresa de pequeno porte que fabrica e comercializa produtos gráficos à pessoas físicas e jurídicas. As matérias-primas têm características diversas. Não existe na empresa índice de avarias e grande parte dos custos da empresa está ligada às divergências causadas pela falta de aplicação de ferramentas de controle de estoque. Ainda, há a perturbação da produção por falta de material, enquanto há materiais se deteriorando pelo tempo de estocagem. A gráfica atualmente não tem estruturado a sua visão, missão e valores, porém, em pesquisa efetuada junto à gestão da organização observa-se que os mesmos têm conhecimento empírico do assunto. O organograma funcional da organização é fiel espelho das empresas familiares de pequeno porte no Brasil, com pouca organização entre as funções. Com isso, os colaboradores efetuam várias funções dentro da organização.

39 39 De acordo com Barbosa e Cerbasi (2009, pag 245). O empreendedor é o organograma todo (presidente, diretor financeiro, gerente comercial, etc...). Mas, com o crescimento, será preciso contratar pessoas. Sem um organograma definido, as contratações acabam sendo definidas por urgências, ou seja, na hora da necessidade, nos lembramos do cunhado desempregado ou do amigo que parece entender do assunto A seguir podemos verificar o organograma funcional da Gráfica Sagrado Coração de Jesus Ltda. Figura 11: Organograma Funcional da Organização Fonte: Elaborado pelo Autor Os funcionários dispostos dentro dos cargos citados no organograma, nem sempre desempenham as funções as relativas aos cargos. A organização sabe que somente com a satisfação de seus clientes não é suficiente para se alcançar o sucesso, portanto, precisam estabelecer uma dinâmica de relações que crie valor para todos os seus públicos de relacionamento stakeholders para tanto relacionaremos alguns destes públicos: Fornecedores Na sua grande maioria formada por empresas localizadas na grande Florianópolis, algumas outras situadas em Curitiba/PR e São Paulo/SP. Clientes - Composto por pessoas físicas e Jurídicas. Dentre eles tem-se que 95 % estão situados na Grande Florianópolis e que correspondem a 97% do faturamento da Gráfica. Concorrentes Na sua grande maioria formada de empresas gráficas localizadas na grande Florianópolis, porem existem também concorrentes situados em todo Estado de Santa Catarina e estados que compõem as Regiões Sul e Sudeste do Brasil. É habitual o funcionário efetuar funções de cargos diferentes ao alocado, tanto em nível horizontal quanto vertical, dando impressão em algumas ocasiões de falta de organização ocasionando falhas de comunicação. Muitas vezes esta

40 40 distorção contribui para distorções relacionadas à divisão de trabalho e à tomada de decisão. 4. METODOLOGIA O procedimento metodológico traz o delineamento com importante papel no

41 41 desenvolvimento da pesquisa científica, no sentido de articular planos e estruturas a fim de obter respostas para os problemas do estudo (Beuren e Longaray, 2003). O delineamento da pesquisa, segundo (Gil, 2002), refere-se ao planejamento da mesma em sua dimensão mais ampla, ou seja, neste momento o investigador estabelece os meios técnicos da investigação prevendo-se os instrumentos e procedimentos necessários utilizados para a coleta de dados Além disso, o delineamento da pesquisa implica na escolha de um plano para conduzir a investigação (Beuren e Longaray, 2003). A organização tem em seu quadro funcional atualmente 05 funcionários, dentre eles 03 tem participação societária na empresa. Na pesquisa desenvolvida foi ouvido Sr. Aldenirton Leopoldo da Silveira (sócio-gerente) e Rodrigo da Silveira (impressor) amostra - isto para que pudéssemos ter visões distintas da área gerencial e operacional da organização. A coleta dos dados para a pesquisa será de forma estruturada, a fim de seguir o roteiro pré-determinado. Nesta presente pesquisa foi feito um levantamento da situação atual do controle de estoque da organização e suas ferramentas, o mesmo será efetuado por meio de entrevista, além da observação in loco para aferir processos e dados. Com relação aos objetivos da pesquisa a mesma é exploratória, quanto aos procedimentos ela será estudo de caso e quanto a abordagem do problema será tratada de forma qualitativa (Beuren e Longaray, 2003). Será efetuada investigação e tratamento dos dados na organização, com isso, descreveremos o estudo de caso como sendo um estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento (Gil, 2002).O estudo vai ser norteado por uma pesquisa de natureza aplicada, pois ela trará um resultado visível, que será a busca de ferramentas aplicáveis a organização com o objetivo de promover tomadas de decisões. Como consequência da pesquisa, o estudo será de procedimento de ação, assim, as ferramentas de auxílio à gestão de estoque permitirão que os processos internos sejam executados de maneira organizada, estruturada e com agilidade. Este estudo se utilizou de uma pesquisa exploratória, pois, proporcionará maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito. Ela proporciona informações sobre determinado assunto, facilitando a compreensão de um tema de um trabalho, através dela pode se constituir um trabalho preparatório

42 42 para outro tipo de pesquisa (Gil, 2002). De acordo com (Oliveira, 1997), a pesquisa exploratória é a ênfase dada a descoberta de práticas ou diretrizes que precisam modificar-se e na elaboração de alternativas que possam ser substituídas. A pesquisa exploratória é de grande importância, pois ela fez parte das descrições da organização, para fazer uma adequada análise da empresa e para o levantamento de dados para a elaboração do presente estudo. Com relação aos procedimentos de pesquisa a mesma foi trabalhada de forma bibliográfica, assim, foi utilizado material teórico disponível ao público em torno do tema de estudo, como, monografias, artigos científicos e livros. A abordagem será qualitativa e os dados coletados nessas pesquisas são descritivos, retratando o maior número possível de elementos existentes na realidade estudada. Na concepção de (Gil, 2002), a abordagem qualitativa é o processo como uma sequência de atividades, que envolve a redução de dados, a categorização desses dados, sua interpretação e a redução do relatório. Para (Gil 2002), pode-se definir pesquisa como o procedimento racional e sistemático que tem como objetivo proporcionar respostas aos problemas que são propostos. Os procedimentos metodológicos vistos anteriormente foram de suma importância, pois auxiliaram na elaboração do trabalho apresentado, cujo, objetivo é o estudo da gestão de estoques e propor aplicação de ferramentas para tal junto a empresa Gráfica Sagrado Coração de Jesus Ltda. A seguir será apresentada sobre a caracterização da empresa, por meio da descrição dos dados coletados na organização ANÁLISE E INTEPRETAÇÃO DOS RESULTADOS Descrição do Controle de Estoque. As compras da empresa Sagrado Coração de Jesus são centralizadas nos cargos do Gerente Geral e do Assistente Administrativo, porém, não existe sistema de informação que auxilie na gestão do estoque na organização. O ponto positivo de

43 43 descentralização da figura do comprador é que na falta de um colaborador outro poderá suprir a necessidade imediata, porém, como não existe um procedimento padronizado no setor, caso um colaborador falte e outro necessite ter uma informação qualquer sobre a possível falta de insumo na produção, o processo de compras ruirá. Os fornecedores de matéria prima estão localizados na Grande Florianópolis, Curitiba e São Paulo. Sabe-se que os insumos podem ser comprados em Curitiba com menor valor unitário, porém, como a organização não efetua planejamento do estoque, acabam comprando de maior valor em empresas da Grande Florianópolis, com isso, tem-se um aumento das despesas. Cada unidade monetária economizada em compras gera mais uma unidade de lucro (Dias, 2003). Não existe um processo formal de seleção de fornecedores e também inexiste um processo de registro de economia/ganhos com as negociações, dificultando a medição de eficiência e eficácia do ato de compra das matérias primas. Caso formalizado poderia reduzir os custos internos de manutenção, que aliado à difusão da informação e do conhecimento, pode trazer vantagem competitiva, para garantir a realização dos seus objetivos estratégicos. Segundo declaração dos entrevistados na pesquisa, a falta de padrão na compra é um complicador para a produção, pois atrapalha a previsão de entrega das mercadorias, porém, é colocado que a importância do estoque para a organização é vital. Segundo Oliveira (1996) quando as pessoas responsáveis pela gestão da organização não tem conhecimento da previsão de pedidos e por consequência não conseguem efetuar um planejamento correto do estoque. É preciso ter um norte nas tomadas de decisões e atingir seus objetivos com o maior número de informações possíveis. A empresa não realiza nenhum tipo de inventário para controlar a quantidade correta de estoques existentes. Este controle é feito de maneira visual. O controle do estoque pode proporcionar economia de escala nas compras e age como proteção contra o aumento de preços e contingência, para tanto é necessário planejamento e expectativa de resultados da atividade. Observa-se ainda, a ausência de uma pessoa qualificada e competente que possa desenvolver todas as atividades de controle de estoque tais como recepção, armazenagem e expedição. As pessoas responsáveis pela compra se baseiam em

44 44 seus conhecimentos históricos do setor para se pautar no processo decisório de reposição e controle do estoque. O ponto negativo deste processo é que se o colaborador se desligar da empresa todas as informações pertinentes também irão embora, pois não se existe padronização dos processos e as informações pertencem atualmente ao colaborador e não a organização. Para melhor visualização foi desenvolvido fluxograma do processo produtivo, com intuito de aferir lacunas existentes dentro do controle de estoque na gráfica, conforme quadro 2: Quadro 2: Fluxograma processo produtivo Elaborado pelo autor Pode-se observar uma irregularidade dentro do processo produtivo decorrente da falta de planejamento e gestão de estoque na gráfica no momento que se observa a falta da matéria-prima somente quando o pedido de compra chega à produção. Como conseqüência, tem-se o aparecimento de tempo ocioso de

45 45 funcionários e maquinário por insuficiência de insumos. Esta pesquisa não buscou precisar quantas ocorrências foram observadas, mesmo porque a organização atualmente não disponibiliza de informações referente registro de ocorrências derivadas da falta de matéria- prima na produção e seu complicador, porém, sabe-se que está informação é de grande valia na base de tomada de decisão. O tempo entre a entrada do pedido de compra no setor administrativo e a verificação dentro da produção da insuficiência de insumos é de aproximadamente 48 horas e o tempo de reposição dos insumos é de 24 horas. Com isso, a empresa pode incorrer na perda de um cliente pelo motivo de atraso na entrega do produto acabado e efeito cascata no atraso dos demais pedidos de compra que estiverem na programação da produção. Não foi analisada na presente abordagem a quantidade de pedidos perdidos ou quantidade de clientes insatisfeitos com a demora excessiva de entrega. A ordem de compra é feita manualmente e os pedidos são feitos de acordo com a demanda que se encontram na produção, acarretando por vezes, a falta de insumos para confecção dos serviços solicitados. Uma armazenagem bem planejada torna-se uma importante ferramenta para controlar o espaço físico. No caso da Gráfica Sagrado Coração de Jesus seria de grande importância, pois a mesma possui uma área disponível para depósito das suas matérias-primas, material semi-acabado e material acabado O fato de a empresa não perceber que a falta de estoque provoca complicação ao setor produtivo, por si só, já nos transmite a percepção de quão importante é o controle de estoque para a organização, por este motivo é que trataremos de propor a implantação de uma ferramenta de controle de estoque para auxiliar na gestão de estoque da gráfica Comparação entre Realidade Analisada e o Preconizado. Para tanto começamos efetuando a contagem de matéria-prima existente na gráfica no dia 24/05/2010, pois, toda analise precisa ser referendada de dados precisos e confiáveis e conforme pesquisa efetuada, não existe na atualidade controle de inventario físico conforme declaração dos próprios entrevistados. Demonstraremos através das tabelas 1, 2 e 3 o quantitativo aferido na referida data.

46 46 PAPÉIS Produto - Descrição Quantidade Unidade Proporção P. off set 56 gr branco 3500 Folhas 20,68% P. auto-copiativo CB 2000 Folhas 11,82% P. jornal 1300 Folhas 7,68% P. auto-copiativo CFB 1250 Folhas 7,39% P. off set 90 gr branco 1000 Folhas 5,91% P. Super Bond Amarelo 780 Folhas 4,61% P. auto-copiativo CF 750 Folhas 4,43% P. couvhê brilho 115 gr 750 Folhas 4,43% P. Super Bond Rosa 600 Folhas 3,55% P. Super Bond Verde 590 Folhas 3,49% P. Couchê brilho 90 gr 500 Folhas 2,95% P. off set 75 gr amarelo 500 Folhas 2,95% P. off set 75 gr branco 500 Folhas 2,95% P. Super Bond Azul 470 Folhas 2,78% P. couchê brilho 170 gr 400 Folhas 2,36% P. Vergê 90 gr 230 Folhas 1,36% P. couchê brilho 150 gr 220 Folhas 1,30% P. reciclato 90 gr 210 Folhas 1,24% P. couchê fosco 170 gr 200 Folhas 1,18% P. off set 150 gr branco 150 Folhas 0,89% P. couchê brilho 250 gr 100 Folhas 0,59% P. off set 120 gr branco 100 Folhas 0,59% P. capa AG 90 Folhas 0,53% P. couchê fosco 300 gr 90 Folhas 0,53% P. adesivo 80 Folhas 0,47% P. Kraft 240 gr 80 Folhas 0,47% P. off set 75 gr verde 80 Folhas 0,47% P. reciclato 120 gr 80 Folhas 0,47% P. couchê fosco 250 gr 60 Folhas 0,35% P. couchê fosco 90 gr 60 Folhas 0,35% P. Duplex 280 gr 60 Folhas 0,35% P. off set 75 gr rosa 60 Folhas 0,35% P. off set 75 gr azul 56 Folhas 0,33% P. poliester 25 Folhas 0,15% TOTAL ,00% Tabela 1: Quantidade de itens em estoque Fonte: Elaborado pelo Autor TINTAS Produto - Descrição Quantidade Unidade Proporção Tinta verde 10 Lata 1kg 32,26% Tinta branca 8 Lata 1kg 25,81% Tinta magenta 4 Lata 1kg 12,90%

47 47 Tinta amarelo 2 Lata 1kg 6,45% Tinta preta 2 Lata 1kg 6,45% Tinta azul 1 Lata 1kg 3,23% Tinta cyan 1 Lata 1kg 3,23% Tinta ouro 1 Lata 1kg 3,23% Tinta prata 1 Lata 1kg 3,23% Tinta vermelho 1 Lata 1kg 3,23% TOTAL ,00% Tabela 2: Quantidade de itens em estoque Fonte: Elaborado pelo Autor SUPRIMENTOS Produto - Descrição Quantidade Unidade Proporção Chapa 510x400mm 130 Unidade 47,48% Chapa 460x324mm 80 Unidade 29,22% Blaquetas 32 Unidade 11,69% Numeradores 12 Unidade 4,38% Cola Vermelha Und 3,8 Balde Kg 1,39% Grampo 4x 3 caixa 1,10% Grampo 2x 2 Caixa 0,73% Grampo 3x 2 Caixa 0,73% Grilhotina 2 Faca 0,73% Desengraxante ecologico 1 Galão 20 Lt 0,37% Grampo 1x 1 Caixa 0,37% Restaurador de blaquetas 1 Galão 18 Lt 0,37% Revelador de chapa 1 Galão 20 Lt 0,37% Talco industrial 1 Bisnaga 500 gr 0,37% Verniz Brilho 1 Balde 3,8 Kg 0,37% Verniz Fosco 1 Balde 3,8 Kg 0,37% TOTAL 273,8 100,00% Tabela 3: Quantidade de itens em estoque Fonte: Elaborado pelo Autor As tabelas acima demonstram a realidade das matérias-primas em estoque da organização. Para análise e sugestão de aplicação da ferramenta de auxílio será efetuada a classificação ABC das mesmas. Para melhor visualização dos processos de gestão de estoque faremos um quadro comparativo (quadro 3) entre o realizado atualmente da Gráfica Sagrado Coração de Jesus e o preconizado na literatura, para que possamos analisar a situação do controle de estoque da organização e caso necessário, propor sugestões. O quadro foi elaborado conforme respostas extraídas do questionário aplicado no estudo de caso.

48 48 Itens Preconizado na literatura Atualmente Realizado TECNOLOGIA - Programação/controle/software. - Inexiste sistema operacional. - Redução de custos. - Necessidade imediata. COMPRAS COMPRADOR GESTÃO DE ESTOQUE CONTROLE DE ESTOQUE - Entrega pontual. - Evitar atos de Urgência. - Negociação ganha-ganha. - Eficiência na aquisição. - Relacionamento de parceria. - Integração dos departamentos. - Comprometimento / ética. - Qualidade correta. - Pesquisa constante. - Importante função gerencial. - SIG informação exata. - Planejamento estratégico. - Demanda X Consumo. - Percepção de valor. - Tomada de decisão sob a visão financeira. - Prever necessidade de compra. - Otimizar estoque / investimento. - Departamentalização. - Facilitador de manuseio. - Curva ABC / Prioridade. - Estoque de segurança. - LEC. - Nível de estoque mínimo. - Minimizar capital investido. - Exatidão nas informações. - Entrega pontual. - Situação esporádica. - Baixo poder de barganha. - Paralisação na produção. - Pouco nº de fornecedores. - Focalizado no administrativo. - Responsável proprietário. - Qualidade correta. - Necessidade para hoje. - Atende a demanda. - Falta de informação. - Decisões de acordo demanda. - Demanda perdida. - Suficiente p/demanda imediata. - Tomada de decisão sob a visão da necessidade. - Não existe planejamento - Necessidade instantânea. - Centralizado. - Presente na organização. - Cliente mais antigo. - Falta de matéria-prima. - De acordo com a necessidade. - Não se tem conhecimento. - Saúde financeira estagnada. - Inexiste. INVENTÁRIO FÍSICO - Retroalimentação. - Organização. - Falta de sistema. Quadro 3: Comparativo entre realidade e ideal. Fonte: Elaborado pelo Autor - Desorganizado / visual. Fazendo análise do quadro acima, pode-se perceber que a organização vem trabalhando seu controle de estoque de forma muito aquém do preconizado. Pela literatura utilizada no estudo de caso, por este motivo será apresentado sugestões que virão no intuito de auxiliar a gestão de materiais da empresa, trazendo perspectiva de melhorar no gerenciamento do estoque, pois se não existe controle não existe avaliação de planejamento.

49 49 No setor administrativo vê-se a inexistência de softwares de auxílio a gestão de materiais da organização, com isso, perde-se a qualidade de informações que poderiam ser utilizadas de forma estratégica com intuito de redução de custos e eficácia da gestão. O setor de compras não se relaciona com os demais setores da organização, com isso, perde-se agilidade e informações vitais para o processo de aquisição de matéria-prima. A qualidade nas entregas tem sido um ponto positivo dos fornecedores. Não se tem maiores problemas com o descumprimento dos prazos estabelecidos entre as partes. Por este motivo atrelado ao prazo de entrega em 24 horas que a organização se vê na condição de negligenciar a gestão de materiais, porém, esquecem que os custos e a antecipação de pedidos aos clientes poderia ser um diferencial da organização, haja visto que segundo declaração dos entrevistados as gráficas do mesmo porte na região da grande Florianópolis trabalham da mesma forma, com relação a gestão de materiais. Na gráfica as tomadas de decisões relacionadas ao controle de estoque são direcionadas a demanda imediata, com isso, não se consegue enxergar a longo prazo e por este motivo a empresa perde competitividade no mercado, pois os custos que poderiam ser minimizados com uma gestão eficiente de estoque se esvaem pela inexistência da previsão da demanda. As pessoas responsáveis pela compra se baseiam em seus conhecimentos históricos do setor e principalmente na entrada de pedidos de compras pelo setor comercial para se pautar no processo decisório de reposição e controle do estoque. A estas pessoas compete desenvolver todas as atividades de controle de estoque tais como recepção, armazenagem e expedição. Com relação a ética das pessoas ligadas ao setor de compras, nada foi relatado e observado como negativo, até mesmo porque as pessoas responsáveis pelas compras serem os proprietários. Na cadeia de relacionamento da gráfica com seus clientes, foi verificado que os clientes mais antigos têm preferência no processo produtivo se comprado a pedidos de compra de novos clientes, esse relacionamento é tido como normal e aceitável para a direção da empresa, entretanto, pode trazer percepções adversas aos novos clientes. Observa-se que toda decisão é baseada da demanda atual e não se tem

50 50 planejamento voltado à gestão de materiais, com isso, não a empresa deixa de colocar em ação ferramentas básicas para a construção de um estoque ideal que não seja oneroso financeiramente e nem baixo demais a ponto de faltar insumos para confecção de produtos acabados. O armazenamento dos itens do estoque ocorre de forma desorganizada não possuindo localização adequada para cada produto, alguns tipos de papeis encontram-se separados por gramatura, porém, não tem um método específico para a disposição e arranjo desses materiais, bem como a classificação dos mesmos. No caso da armazenagem das tintas, não possuem prateleiras suficiente para serem armazenados, podendo ocorrer danos aos produtos e devido a isso pode causar prejuízos por causa da armazenagem inadequada. Percebe-se que as ações da organização estão direcionadas a uma demanda não prevista com antecedência, com isso, vê-se a necessidade de um planejamento antecipado. Isso poderá ser abrandado com a implantação de ferramentas direcionadas ao controle de estoque para que os problemas advindos da falta de matéria-prima sejam solucionados. Por tudo que foi analisado até o presente, será apresentado sugestões que virão no intuito de auxiliar a gestão de materiais da empresa, trazendo perspectiva de melhorar no gerenciamento do estoque, pois se não existe controle não existe avaliação de planejamento e por consequência desenvolvimento e crescimento organizado da empresa SUGESTÕES APRESENTADAS Conforme apresentado no capitulo anterior, a organização não tem nenhum tipo de inventário físico, nem tão pouco qualquer tipo de controle ou informação exata de quais itens do estoque tem maior saída. Por estes motivos iremos efetuar a elaboração da Curva ABC como forma de controlar o estoque. Iremos começar com o controle histórico da aquisição de materiais. Este ferramenta foi a escolhida pela sua praticidade, facilidade e eficiência no qual pode ser aplicada. Foi feita uma classificação ABC dos materiais de acordo com a quantidade semestral movimentada, de acordo com analise das Notas Fiscais de entrada do período. Os itens A e B foram tratados separadamente dos C, para canalizar

51 51 atenção aos primeiros, devido ao valor financeiro que representam além de serem vitais para o funcionamento da empresa. Os itens da classe A representam o grupo de maior valor de consumo e menor quantidade de itens. Por este motivo deve ter um tratamento diferenciado dos gestores, pois se trata de um grande volume de capital imobilizado (Viana, 2009). Produto - Descrição Preço Unt (R$) Consumo Semestral* (un) Valor Consumo semestral* (R$) Valor Acumulado P. off set 75 gr branco R$ 0, R$ 4.845,00 R$ 4.500,00 13,99% P. off set 56 gr branco R$ 0, R$ 2.137,50 R$ 6.255,00 19,44% P. off set 90 gr branco R$ 0, R$ 1.785,00 R$ 7.935,00 24,67% Moletom atoalhado R$ 33,50 46 R$ 1.541,00 R$ 9.476,00 29,46% P. Super Bond Rosa R$ 0, R$ 1.275,00 R$ ,00 33,65% Chapa 510x400mm R$ 50,00 25 R$ 1.250,00 R$ ,00 37,54% P. auto-copiativo CB R$ 0, R$ 1.190,00 R$ ,00 41,24% P. auto-copiativo CF R$ 0, R$ 1.012,50 R$ ,00 44,94% P. jornal R$ 0, R$ 1.012,50 R$ ,00 48,42% P. Super Bond Amarelo R$ 0, R$ 1.012,50 R$ ,50 51,56% P. Super Bond Azul R$ 0, R$ 1.012,50 R$ ,00 54,71% P. Super Bond Verde R$ 0, R$ 1.012,50 R$ ,50 57,86% P. adesivo R$ 0, R$ 945,00 R ,50 60,80% P. capa AG R$ 0, R$ 882,00 R$ ,50 63,54% P. couchê fosco 300 gr R$ 0, R$ 820,00 R$ ,50 66,09% P. couchê brilho 250 gr R$ 0, R$ 807,50 R$ ,00 68,60% P. couchê brilho 150 gr R$ 0, R$ 722,00 R$ ,00 70,84% P. couchê fosco 250 gr R$ 0, R$ 671,50 R$ ,50 72,93% P. couchê brilho 170 gr R$ 0, R$ 648,00 R$ ,50 74,94% P. auto-copiativo CFB R$ 0, R$ 510,00 R$ ,50 76,53% Blaquetas R$ 5,40 92 R$ 496,80 R$ ,30 78,07% P. Couchê brilho 90 gr R$ 0, R$ 483,00 R$ ,30 79,57% P. off set 75 gr verde R$ 0, R$ 405,00 R$ ,30 80,83% P. Vergê 90 gr R$ 0, R$ 378,00 R$ ,30 82,01% P. Kraft 240 gr R$ 0, R$ 366,00 R$ ,30 83,15% P. Duplex 280 gr R$ 0, R$ 351,00 R$ ,30 84,24% P. reciclato 120 gr R$ 0, R$ 345,00 R$ ,30 85,31% P. couchê fosco 170 gr R$ 0, R$ 325,00 R$ ,30 86,32% P. couvhê brilho 115 gr R$ 0, R$ 324,00 R$ ,30 87,33% P. couchê fosco 90 gr R$ 0, R$ 310,00 R$ ,30 88,29% P. off set 120 gr branco R$ 0, R$ 308,00 R$ ,30 89,25% P. poliester 075MC R$ 0, R$ 297,00 R$ ,30 90,17% Chapa 460x324mm R$ 0, R$ 296,10 R$ ,40 91,09% P. carbono R$ 0, R$ 260,00 R$ ,40 91,90% %

52 52 Numeradores R$ 232,00 1 R$ 232,00 R$ ,40 92,62% P. off set 150 gr branco R$ 0, R$ 216,00 R$ ,40 93,29% P. reciclato 90 gr R$ 0, R$ 196,00 R$ ,40 93,90% Revelador de chapa R$ 17,35 10 R$ 173,50 R$ ,90 94,44% Grampo 4x R$ 27,50 6 R$ 165,00 R$ ,90 94,95% Grampo 3x R$ 25,00 6 R$ 150,00 R$ ,90 95,42% P. poliester 100MC R$ 0, R$ 146,00 R$ ,90 95,87% Tinta azul R$ 48,03 3 R$ 144,09 R$ ,99 96,32% P. off set 75 gr amarelo R$ 0, R$ 126,00 R$ ,99 96,71% Tinta cyan R$ 59,87 2 R$ 119,74 R$ ,73 97,09% P. off set 75 gr rosa R$ 0, R$ 117,00 R$ ,73 97,45% P. off set 75 gr azul R$ 0, R$ 117,00 R$ ,73 97,81% Tinta preta R$ 26,65 4 R$ 106,60 R$ ,33 98,14% Tinta amarelo R$ 47,80 2 R$ 95,60 R$ ,93 98,44% Tinta verde R$ 37,84 2 R$ 75,68 R$ ,61 98,68% Tinta magenta R$ 35,52 2 R$ 71,04 R$ ,65 98,90% Cola Vermelha Und R$ 35,00 2 R$ 70,00 R$ ,65 99,12% Tinta ouro R$ 66,50 1 R$ 66,50 R$ ,15 99,32% Grampo 2x R$ 23,75 2 R$ 47,50 R$ ,65 99,47% Grampo 1x R$ 22,50 2 R$ 45,00 R$ ,65 99,61% Desengraxante ecologico R$ 18,90 2 R$ 37,80 R$ ,45 99,73% Verniz Brilho R$ 28,90 1 R$ 28,90 R$ ,35 99,82% Verniz Fosco R$ 27,50 1 R$ 27,50 R$ ,85 99,90% Talco industrial R$ 5,50 3 R$ 16,50 R$ ,35 99,95% Restaurador de blaqueta R$ 15,00 1 R$ 15,00 R$ ,35 100% Tinta branca R$ 27,56 0 R$ - R$ ,35 100% Tinta prata R$ 65,89 0 R$ - R$ ,35 100% Tinta vermelho R$ 49,65 0 R$ - R$ ,35 100% Grilhotina R$ - 0 R$ - R$ ,35 100% TOTAL R$ ,35 Tabela 4: Itens relacionados a Curva ABC. Fonte: Elaborado pelo Autor Na tabela 4 temos itens de aquisição nos últimos seis meses pela Gráfica Sagrado Coração de Jesus Ltda com os valores unitários bem como o percentual acumulado do valor para que possamos desenvolver a construção da curva ABC conforme figura 12. No quadro 4 (abaixo) temos a divisão das classes com suas proporcionalidades e com isso seu grau de importância dentro da composição geral de matérias-primas dentro do estoque. O estoque representa parcela substancial dos ativos das empresas, por este motivo devem ser encarados como um fator potencial de geração de negócios e de lucros (Martins, 2009). Com o desenvolvimento da planilha com as descrisões

53 53 dos itens em estoque e seus respecitivos valores unitários e totais podemos efetuar a classificação ABC, de acordo com o quadro 4. CLASSE % QTD ITENS % DE VALOR A 9 41 B C Quadro 4: Proporção dos Custos X Itens conforme Curva ABC. Fonte: Elaborado pelo Autor Com a construção do quadro 4 pode-se verificar a real proporção entre a quantidade de itens e o quanto estas quantidades representam em relação ao valor total. Pode-se observar que a classe A dispõe de 9% dos itens dipostos no estoque da gráfica e estes representam 41% do valor total do estoque atual. Por outro lado na classe B encontramos 31% dos itens e 44% do valor total e na classe C encontramos 60 % dos itens e 15% do valor total estocado na organização. Para implementação da curva ABC, requer uma retroalimentação do sistema de controle interno da organização. Sugere-se que de 06 em 06 meses seja feito nova analise do comportamento da curva. Sem este controle torna-se inviável a aplicação da ferramenta Curva ABC de forma eficiente e eficaz. Lembrando que a aplicação da ferrmenta por si só não trará resultados a organização, mas sim sua aplicação na forma de tomadas de desições embassadas no conceito de gestão de controle de estoque. A qualidade da informação repassada se torna duvidosa. Adiante estaremos disponibilizando a organização um software livre CEST, que auxiliará no controle dos dados de itens em estoque e possibilitará a gestão direcione suas tomadas de decisões de forma estratégica. Abaixo temos a Curva ABC (figura 12), construída com as informações retiradas da tabela 4.

54 54 Figura 12: Curva ABC produtos gráfica. Fonte: Elaborado pelo Autor Com a figura 12 pode-se ver com mais clareza os itens em estoque que tem a maior porcentagem comparada com a totalidade dos itens dispostos. Os 04 (quatro) itens papel off-set 75 gr cor branco, papel off-set 56 gr cor branco, papel offset 90 gr cor branco e o moletom atoalhado juntos representam 41% do valor em estoque, alem de que sua importância no processo produtivo serem imprescindíveis. CLASSE A B C GRAU DE IMPORTÂNCIA DOS ITENS Imprescindíveis (sua falta interrompe a produção) Importante (sua falta não impacta a produção a curto prazo) Demais Tabela 5: Grau de importância dos itens Curva ABC Fonte: Martins (2009, p. 215) Não é o caso de uma análise exclusiva da classe A, apenas a organização terá um controle maior nos itens que integram a devida classe, não desconsiderando a devida importância de cada item que compõe o quadro de matérias-primas dispostas no estoque. Pelos aspectos apresentados é que a gráfica necessita desenvolver em sua gestão a aplicação da ferramenta de controle de estoque no caso, a Curva ABC,

55 55 pois com ela, os gestores poderão tomar decisões pautadas em relatórios gerencias confiáveis e poderão desenvolver a organização com mais fluidez, pois, trará diminuição dos custos relacionados a armazenagem, aumento da satisfação dos clientes uma vez que a falta de matéria-prima dos itens indispensáveis a produção terão monitoramento periódico, diminuição do capital investido em estoque, dentre outros. Cabe ressaltar que a elaboração da curva ABC dos materiais em estoque será utilizado para contribuir com o gerenciamento de custos da organização. Sugere-se analisar a curva ABC da instituição periodicamente, pois os valores de custo unitário de aquisição e as quantidades utilizadas durante um ano podem ser alterados e consequentemente a curva terá nova forma. Nos dias de hoje se faz necessário que a empresa tenha confiabilidade nas informações gerenciais e isso se faz com mais eficiência se utilizado software de apoio a gestão. O mercado disponibiliza inúmeros programas direcionados a gestão da organização, alguns gratuitos, como o CEST controle de estoque conforme figura 13. Este programa possui diversos recursos para administrar tanto o estoque quanto a administração geral da empresa, como: - Controle físico do estoque; - Fluxo de caixa e orçamento; - Contas a pagar/receber; - Pedidos de compra/cotação; - Cadastro de clientes e fornecedores; - Divisão de produtos por grupos e sub-grupos; - Cadastro de produtos por código numérico, alfanumérico ou código de barras; - Controle de matérias primas utilizadas na composição de produtos; - Estatística de vendas nos últimos 24 meses; - Controle de validade de produtos; - Geração de relatórios (tabela de preços, balanço, vendas, produtos que estão esgotando, orçamento e outros); - Permite enviar relatórios de orçamentos e pedidos por ; - Utilitários: Agenda telefônica, Lembretes, Calculadora; - Entre outros.

56 56 Figura 13: Software CEST. Fonte: Maxissoft.com O visual do programa é moderno e possui uma boa interface simples de operar e totalmente configurável (conforme figura 14), este é um programa no qual os gestores da gráfica irão se adaptar com facilidade e a qualidade das informações que poderão ser aferidas nele o controle de estoque através de seu banco de dados.

57 57 Figura 14: Layout programa CEST, relatório de inventário. Fonte: Maxissoft.com A função de planejar e o controlar estoque são fatores primordiais em uma boa administração do processo produtivo (Pozo, 2002) e de medir e corrigir o desempenho das atividades, visando os interesses da empresa (Viana, 2009). Um nível ótimo de estoque na organização pode trazer como conseqüência uma saúde financeira melhor a gráfica, e seu correto controle de estoque trará todo um respaldo nos resultados esperados pelos gestores. Com a instalação do software CEST aliado a implantação a implantação da Curva ABC no controle de estoque a Gráfica Sagrado Coração de Jesus conseguirá uma maior eficiência de sua gestão. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS