Semana da Engenharia 2015, 28 de Maio de 2015 Gestão de Projetos e Pessoas Alexandre de Aguiar Brantis Eng. Mecânico, ex Aluno da turma 1989

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1 Semana da Engenharia 2015, 28 de Maio de 2015 Gestão de Projetos e Pessoas Alexandre de Aguiar Brantis Eng. Mecânico, ex Aluno da turma 1989 Brantis Soluções LTDA brantis@uol.com.br tel 55(19)

2 Índice Gestão de Pessoas (em Projetos) Transformações O cliente atual O que é um projeto O Gerente de Projetos (GP) Papéis e responsabilidades do GP Conflitos visões, nos projetos e as soluções Você tem grupos ou equipes? O que é gerenciar, e o contemporâneo perfil do gerente Gestão de Projetos as áreas de conhecimento Escopo a declaração e a EAP (Estrutura Analítica de Projetos) ou WBS Custo Orçamentação Qualidade em projetos Aquisições sequência dos processos Prazo cronograma, progressos e a curva S de avanço do projeto Riscos os conhecidos e os desconhecidos Segurança, Saúde e Meio Ambiente em Projetos Currículo resumido do Autor: Desde 1990 atuando na área de gerência de Projetos e Manutenção. MBA em Gerenciamento de Empreendimentos pela FGV, Gestão Empresarial pela FGV e Especialização em Qualidade Industrial na UNICAMP e graduado em Engenharia Mecânica pela UNESP Ilha Solteira. Sócio Diretor da Brantis Soluções, ocupou posição de direção comercial e de Projetos, Gerente de Vendas e Aplicações na John Zink, Gerente de Engenharia na Shell e Coordenador de Projetos na Rhodia. 2

3 Gestão de Pessoas em Projetos transformações Contexto atual De sociedade industrial, para sociedade de informação, serviço e conhecimento De tendências para o futuro mais previsíveis para incerteza e velocidade maior das mudanças De valores materiais para valores internos, nobreza das missões De mercados fechados, para globalização 3

4 Gestão de Pessoas em Projetos o cliente atual Como interpretamos o cliente atual Novos hábitos Busca valor em todas as faixas de preço Mais exigente Mais esclarecido Menos fiel (a sua oportunidade!) 4

5 Gestão de Pessoas em Projetos o que é um projeto Único, de natureza temporária Possui um escopo, recursos finitos e prazo Atividades não rotineiras (diferente de um processo ) VEREMOS MAIS ADIANTE AS NOVE ÁREAS DE CONHECIMENTO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS, SEGUNDO O PMBOK (boas práticas) 5

6 Gestão de Pessoas em Projetos O Gerente de Projetos (GP) É o guardião do escopo e suas variações É a pessoa responsável pelo planejamento, implantação e encerramento Controla os recursos financeiros do projeto em todo seu ciclo Lidera o gerenciamento da mudança, e sua entrega harmônica ao cliente/usuário Fonte: atuacao/gerenciamento.aspx#. VWJNAPlVjdc 6

7 Gestão de Pessoas em Projetos - Habilidades de um GP eficiente Boa comunicação com todos os níveis da organização Habilidades para elaboração de orçamentos Soluções de problemas (olhar os gargalos) Negociar e influenciar Liderança Bom networking para formação de equipe e demais demandas 7

8 Gestão de Pessoas em Projetos como lidar Lidar com pessoas de forma hábil Negociação: liderar, comunicar, resolver problemas e influenciar a negociação Situacional: induzir, delegar, motivar, treinar, condicionar e monitorar Estabelecer e medir: recrutamento, avaliação de desempenho (papel & ocupante do cargo), relações de trabalho 8

9 Gestão de Pessoas em Projetos papéis do GP Papeis e responsabilidades do GP Papeis Interpessoais: líder, pessoa de referência, contato entre pessoas Comunicação: coletar, selecionar, monitorar e disseminar informações, porta-voz do projeto Decisão: alocar recursos, explorar novas oportunidades, gerir conflitos, negociar, analisar situações, estabelecer prioridades, tomat decisões oportunas 9

10 Gestão de Pessoas em Projetos responsabilidades do GP Papeis e responsabilidade do GP (cont.) Responsabilidades Gerenciar o projeto Criar plano de projeto Medir o desempenho do projeto Adotar medidas corretivas Controlar os resultados do projeto Gerenciar a equipe de projeto Prover relatórios de status do projeto 10

11 Gestão de Pessoas em Projetos definição de conflito O que é conflito? Discórdia, divergência, dissonância, controvérsia ou antagonismo Os tipos são: intrapessoal, interpessoal, intragrupal e intergrupal 11

12 Gestão de Pessoas em Projetos - Visão dos conflitos Visão tradicional (até 1940): assume que a situação de conflito é sempre negativa e deve ser evitada Visão contemporânea: assume que o conflito é natural e inevitável dentro da organização, podendo ser positivo ou negativo Visão interacionista: conflitos são necessários para melhorar o desempenho da equipe 12

13 Gestão de Pessoas em Projetos conflitos nos projetos Descompassos (órgão ambiental, alta direção, comunidade, operadores) Prioridades Procedimentos administrativos Opiniões técnicas e balanceamento de desempenho Incerteza de tarefas, papéis e responsabilidades Alcance da visão Personalidades dos membros da equipe Super (sub) alocação de recursos Orçamentos e custos 13

14 Gestão de Pessoas em Projetos solução de conflitos Retirar-se temporariamente Mudar o foco Empregar a força Firmar um compromisso Resolver o conflito Negociar Registrar em Atas 14

15 Gestão de Pessoas em Projetos você tem grupos ou equipes? Definição de equipe: Duas ou mais pessoas trabalhando para um objetivo em comum. Transformação de grupos em equipes Habilidade de diagnose e resolução de problemas Etapas: formação, conflito, normatização, execução e desintegração ETAPAS DE TRANSIÇÃO: 1ª Equipe inicial: equipes supervisionadas no dia-a-dia pelo líder 2ª Equipe de transição: o líder começa a coordenar mais do que supervisionar 3ª Equipe experiente: o líder da equipe se afasta e passa a supervisionar 4ª Equipe madura: o líder desapareceu, e equipe assume total responsabilidade pelo trabalho 15

16 Gestão de Pessoas em Projetos papéis de cada membro do grupo 16

17 Gestão de Pessoas em Projetos o que é gerenciar? É a arte de pensar, decidir e agir. É a arte de fazer acontecer, de obter resultados que podem ser definidos, previstos, analisados e avaliados, mas que são alcançados através de pessoas e numa interação humana constante. 17

18 Gestão de Pessoas em Projetos novo perfil do gerente O GERENTE De absoluta confiança Que saiba decidir com senso de oportunidade de negócios Seja interativo com todos os públicos e bem informado GESTOR DE PESSOAS EM PROJETOS Saiba vincular recompensa e reconhecimento ao desempenho Saiba analisar ambiente mutante Capacidade de inovação Ético e com responsabilidade social Desenvolva o potencial de crescimento dos colegas Entusiasta e bem humorado Saiba lidar com conflitos Saiba integrar pessoas, instrumentos e recursos 18

19 Gestão de Projetos as áreas de conhecimento EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS, SEGUNDO O PMBOK (boas práticas) 19

20 Escopo em Projetos - a declaração do escopo 20

21 Escopo em Projetos - desde cada parte entregavel, ao todo A Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) 21

22 CUSTO em Projetos Orçamentação Conheça o todo, e seus desvios (+ / - ) - a visão holística 22

23 Qualidade em Projetos - Cliente satisfeito, nem mais, nem menos A dose certa 23

24 AQUISIÇÕES em Projetos - na especificação, no valor e na hora certa O que comprar (especificação) De quem comprar (recomenda ou exige) Como comprar (spot ou acordo), é nossa vocação? Alguma premissa ou restrições Quando comprar (D X dias) Há critério de ponderação entre propostas (regras claras!) Gerenciar as aquisições (budget, situação e sincronia com entregáveis) Follow up semanal inter áreas Serviços especiais (guindaste ou a data marco) Análise do custo total entre propostas (preço aquisição e de manutenção em 3 anos) Crivar as propostas e ponderar & budget Que modalidade contratar ELOGIE AQUI 24

25 Prazo em Projetos - recursos e sua sincronia O CRONOGRAMA (físico, sem o financeiro) 25

26 Prazo em Projetos - reporte dos progressos físicos Desmembrar cada entregavel em sua unidade acordada. Exemplos em % do total: Montagem de tanques: altura dos anéis montados e soldados; Tubulações: metros lineares montados soldados, sem pintura; Cablagem: metros lineares de cabos de força e comando; Montagem equipamento: no posto 60%, testado pelo Fabricante 90%; Instrumentos: instalado e com sinal testado 90% Estruturas de Piperack: kg montado Curva de avanço do projeto S, a seguir. O relatório fotográfico é a principal medição do progresso e evidência objetiva, escolhidas previamente e tiradas nas mesmas poses. 26

27 Prazo em Projetos - a Curva S (real & projeção) 27

28 Comunicação em Projetos - a cada público alvo (stakeholders) COMUNICAÇÂO SEMANAL (PREVISTO & REALIZADO & PROJETADO): Reportes semanais em níveis (Diretoria, GP, Finanças) para as medições financeiras da EAP. Reunião com órgãos ambientais, públicos Reunião com comunidade local e regional ou associações Desmistificação do projeto Divulgação do Gerenciamento da mudança que o projeto causará Os registros de algumas reuniões são fator chave do sucesso do projeto 28

29 Riscos em Projetos - mensurar os conhecidos e os desconhecidos... Segundo Charette (2007), A Gerência de Riscos não diz respeito a decisões futuras e sim ao futuro de decisões presentes. Em todas as fases do empreendimento, desde a contratação até o encerramento e o período de garantia do serviço e/ou produto contratado. ALTA Exposição ao risco = Probabilidade x Impacto P R O B A B I L I D A D E BAIXO IMPACTO ALTO 29

30 Segurança, Saúde e Meio Ambiente em Projetos - faz a diferença! Montar um sistema de gestão, principalmente na execução das construções, onde a dinâmica de alteração de cenários merece atenção especial: Pense sempre se está sendo: Negligente? Imperito? Imprudente? Se não, siga em frente! 30

31 BIBLIOGRAFIA CLELAND David. & IRELAND, David. The Project Manager s Portable Handbook. New York: MC Graw Hill Inc., 2000; Mendes, João R. B. Gerenciamento de Projetos na visão de um Gerente de Projetos. Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna, 2006; PMI Project Management Institute. Project Management Body of Knowledge (PMBoK) ed Newton Square: PMI, 2004; VARGAS, Ricardo. Manual Prático do Plano de Projeto 3ª Edição. Rio de Janeiro. Brasport, SOTILLE, Mauro Afonso et al. Gerenciamento do Escopo em projetos. Rio de Janeiro, Fundação Getúlio Vargas, 2006 BRANTIS, Alexandre A., ARAÚJO, Flavio S., CAMPOS, Mário L., FGV TCC Guia para análise e plano de Implementação de uma base de distribuição de combustíveis, 2008 OLIVEIRA, Sandro H., Gerenciamento de pessoas em projetos,

32 A Brantis Soluções LTDA - Soluções em Engenharia e Vendas Visite Fale conosco: brantis@uol.com.br Skype: abrantis tel +55 (19) Facebook ou Linked In: Alexandre Brantis OBRIGADO! 32