A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO E DOS CONTROLES FINANCEIROS PARA O SUCESSO DA ORGANIZAÇÃO

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1 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO E DOS CONTROLES FINANCEIROS PARA O SUCESSO DA ORGANIZAÇÃO Anelise Pessi 1 Geysler Rogis Flor Bertolini 2 João Paulo Colet Orso 3 Marllon Luiz Mainardes 4 Selmo José Bonatto 5 Tabatha Caroline Bonafin 6 RESUMO Este artigo tem como objetivo principal identificar a importância do planejamento e dos controles financeiros para o sucesso da organização. Por meio de pesquisa bibliográfica, buscou-se a teoria e conselhos práticos sobre os benefícios dos controles financeiros para a saúde financeira da empresa. Os resultados permitiram corroborar o quanto é importante realizar o planejamento e o controle financeiro, pois trazem informações úteis e confiáveis para a tomada de decisão. De modo geral, concluise que os controles financeiros são ferramentas de apoio à decisão e comparação do que foi planejado para o que esta sendo executado. Portanto, a administração financeira é imprescindível para o sucesso da organização. PALAVRAS CHAVE Planejamento, controle financeiro, sucesso organizacional. ABSTRACT This article's main objective is to identify the importance of planning and financial controls for the success of the organization. Through literature, it sought to the theory and practical advice on the benefits of financial controls for the financial health of the company. The results showed corroborate how it is important to planning and financial control, as they may provide useful and reliable information for decision making. In general, it appears that financial controls are tools for decision support and comparison of what was planned for what is running. Therefore, the financial management is essential to the success of the organization. KEYWORDS Planning, financial control, organizational success. Introdução O ambiente competitivo das organizações tem se modificado constantemente devido à globalização, obrigando as empresas a adotarem ações estratégicas para superar as dificuldades advindas das mudanças no ambiente externo. As organizações 1 Bolsista graduada em Administração UNIOESTE. 2 Doutor em Engenharia de Produção (UFSC) - Orientador do Projeto UNIOESTE. 3 Bolsista graduando em Ciência da Computação UNIOESTE. 4 Bolsista graduando em Tecnologia e Analise em Desenvolvimento de Sistemas UNIVEL. 5 Mestre em Engenharia de Produção (UFSC) Coordenador do Projeto UNIOESTE. 6 Bolsista graduada em Administração UNIOESTE.

2 devem garantir sua competitividade através de tomadas de decisão embasadas em informações que são vitais para o seu crescimento e sobrevivência, com intuito de se precaver das dificuldades futuras e possibilitar os ajustes da situação presente. O planejamento e controle financeiro são instrumentos administrativos que permitem a empresa traçar os seus objetivos, metas e estratégias financeiras, pois fornecem informações importantes facilitando a tomada de decisão para melhorar o seu desempenho e lucratividade, tornando-se mais competitiva no mercado. O controle, seja muito ou pouco formalizado é fundamental para assegurar que as atividades de uma empresa se realizem da forma desejada pelos membros da organização e contribuam para a manutenção e melhoria da posição competitiva. (GOMES E SALAS 1999, p. 22). Então, este artigo tem como objetivo principal identificar a importância do planejamento e dos controles financeiros para o desempenho organizacional, destacando os principais controles: caixa/banco, contas a pagar, contas a receber e controle de estoques. Método A elaboração desse artigo se fundamentou em pesquisa bibliográfica, na área de Administração Financeira. A pesquisa buscou identificar a importância do planejamento e dos controles financeiros para o desempenho empresarial, investigando o quanto os controles podem contribuir para tomada de decisão, fornecendo informações úteis e confiáveis para administração financeira da empresa. No decorrer deste artigo, serão apresentados em teorias e conselhos práticos, os benefícios dos controles financeiros e como podem ser utilizados para gerar melhores resultados e evitar a extinção da empresa. A importância do planejamento e controle financeiro

3 Segundo o Guia Pequenas Empresas & Grandes Negócios (2004), a única forma mágica capaz de reerguer ou até evitar que a empresa venha a falência é através do planejamento e controle empresarial. Muitos empresários conhecem bem o ramo de sua empresa, mas não conseguem enxergar seu negócio de forma abrangente, muitas vezes misturam a contabilidade da empresa com as contas pessoais, assim, comprometem o capital investido. Observa-se que falta domínio sobre a situação e amadurecimento empresarial, ou seja, falta o exercício diário do planejamento e o controle do empreendimento. Para Chiavenato (2003, p. 81) o ato de administrar consiste em prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Sendo que, o controle serve para certificar se as operações da empresa estão em conformidade com os planos adotados, as instruções transmitidas e os princípios estabelecidos. Portanto, o objetivo é identificar as fraquezas e os erros para retificá-los e prevenir a recorrência. O processo de controle inicia através do estabelecimento de padrões, que evidencia a relação entre o planejamento e controle, tendo em vista que é por meio do planejamento e da determinação de metas, que os padrões de controle são determinados (LONGENECKER et al. 2007). A visão pró-ativa do executivo que planeja os rumos de sua empresa é um item fundamental e de suprema importância, pois a falta de planejamento e de controle eficiente pode levar a organização a um fim danoso, cheio de dificuldades ou mesmo à falência. Assim, de acordo com Welsch (1996), controlar é o simples fato se ter uma ação necessária para verificar se os objetivos, planos, políticas e os padrões estabelecidos estão sendo eficientemente cumpridos ou atendidos. Para Meyer apud Tung (1975, p. 22) o sucesso e a solvência de uma empresa não podem ser garantidos meramente por projetos rentáveis e pelo aumento das vendas. Quando o planejamento é executado em conjunto com os controles financeiros, obtem-se informações importantes para mudanças rápidas, evitando arriscar as metas e os objetivos estabelecidos pela empresa. Através dos controles, as inadimplências no recebimento de vendas a prazo ou a dificuldade na obtenção de recursos que provenham de terceiras fontes, são rapidamente identificadas.

4 Ross et al. (1995) afirmam que o planejamento financeiro é o que determina as diretrizes de mudanças na empresa, pois estabelece metas, motivando a organização a gerar pontos de referência, para que se possa avaliar o seu desempenho; identifica a interação entre as decisões de investimento e financiamento e espera com mais segurança por mudanças e surpresas que cercam a organização em um mundo incerto, projetando o presente para o futuro. De acordo com Sousa (2007), as empresas enfrentam problemas que variam de uma para outra, conforme a sua atividade, os seus controles, o volume de negócios, entre outros. Porém, algumas dificuldades são comuns como: as vendas cíclicas; a concorrência nos preços de compras e nos prazos de venda; a formação de preços errada; custos fora de controle e em desacordo com os valores de venda; deficiência na negociação com fornecedores e clientes; falta de capital de giro próprio; estoques mal dimensionados; prazos de venda e de compra desajustados; elevada inadimplência de clientes e distribuição antecipada de lucros por longo período. Então, diante dessas dificuldades comuns a maioria das empresas, os controles financeiros facilitam a identificação dos problemas, pois trazem informações úteis para a tomada de decisão, possibilitando ao empresário rever as suas políticas financeiras, de vendas, de compras e de estoques, visando o aumento da lucratividade e o sucesso da organização. Portanto, para obter informações relevantes sobre a saúde financeira da empresa, é fundamental realizar alguns controles que fornecem dados confiáveis para o gerenciamento das finanças, como: o controle de caixa e banco, controle de contas a receber, controle de contas a pagar e controle de estoques. Controle de caixa e banco O caixa, assim como o banco, registra todos os recebimentos e pagamentos efetuados, de forma cronológica. De acordo com Sanvicente (1987), não se pode esquecer que nenhum dos dois itens tem rendimento direto, perdem valor quando ocorre economia inflacionária, portanto, faz-se necessário saber por que uma empresa deve sempre manter investimentos nestes tipos de ativos correntes.

5 Longenecker et al. (2007) diz que o orçamento de caixa é uma das ferramentas mais importantes. Ele retrata especificamente a quantidade de dinheiro pago e recebido. Afirma também que ao usar um orçamento de caixa, o empresário pode estimar e planejar o fluxo de caixa. Para Sanvicente (1987), os recursos existentes nestes dois itens são os que permitem à empresa realizar pagamentos imediatos. O Caixa significa o dinheiro vivo, aquele impresso em notas de papel-moeda e moeda metálica, já o Banco representa os saldos mantidos em contas bancárias movimentáveis a vista. De acordo com Longenecker et al. (2007), o orçamento de caixa deve sempre ser realizado quando o negócio possui fundos parados ou excesso de caixa inesperado, assim o empreendedor pode aproveitar oportunidades de negócios, de investimentos de curto prazo existentes no mercado, incluindo certificado de depósito bancário e do mercado financeiro, colocando dessa maneira o dinheiro para trabalhar pela empresa e gerar lucros. Na visão de Sanvicente (1987), o principal motivo para que o empreendedor mantenha um saldo de recursos de liquidez é o que decorre do andamento normal das operações. Sendo assim, o saldo de Caixa e de Bancos funciona como uma espécie de amortecedor entre as saídas e entradas previstas nas operações normais. Controle de contas a receber Para Sanvicente (1987), existem fatores condicionantes do investimento em contas a receber como: o volume de vendas a prazo; a proporção entre o custo direto do produto e o valor de venda; a sazonalidade das vendas; as políticas de crédito: seleção de clientes, prazo e limite de crédito; as políticas de cobrança e descontos da empresa. A utilização de crédito é tanto uma forma de venda e pagamento, quanto uma ferramenta de concorrência entre as empresas. A administração financeira de contas a receber preocupa-se com os compradores de produtos e serviços da empresa, estabelecendo políticas de crédito, como instrumento de atração e fidelização de clientes (SANVICENTE, 1987).

6 A política de crédito compreende as diretrizes e procedimentos de seleção de clientes, cobrança e descontos, prazos concedidos para pagamento, critérios de aceitação de pedidos de crédito e critérios para o limite de crédito. A concessão de crédito afeta diretamente o preço de aquisição, distribuindo os pagamentos no tempo, e também proporciona maior flexibilidade ao cliente para gerar recursos e efetuar o pagamento. Para Groppelli e Nikbakht (2006), o volume das contas a receber é determinado pelos padrões de crédito, que podem ser mais ou menos flexíveis. As vantagens da flexibilidade são os aumentos nas vendas e nos lucros e as desvantagens se refletem em um maior risco de contas incobráveis e no custo do financiamento das contas a receber. Portanto, a concessão de crédito serve para estimular a procura dos produtos e serviços, no entanto, há dois fatores que dificultam a capacidade da empresa de conceder crédito: quando o capital próprio não consegue sustentar grandes investimentos em contas a receber para financiar o cliente e quando a empresa não possui muitos clientes, tem baixo volume de vendas e custos altos, não podendo assumir riscos com a concessão de crédito (SANVICENTE, 1987). A política de concessão de crédito envolve um equilíbrio entre os lucros nas vendas a prazo e o custo de manutenção de valores a receber, adicionado aos possíveis prejuízos decorrentes de dívidas incobráveis (Van Horne citado por Sanvicente,1987 p. 154). De acordo com Ross et al. (1995), para o estabelecimento dos prazos de pagamento deve-se considerar a probabilidade de que o cliente não pague, o tamanho da conta e a perecibilidade dos bens. A ampliação do prazo reduz o preço pago pelo cliente, mas geralmente aumenta as vendas. Então, para minimizar os riscos de inadimplência dos clientes, a empresa deve buscar informações para determinar o crédito merecido por um cliente. Sendo que, as fontes de informações mais utilizadas são: demonstrações financeiras; relatórios de crédito com o histórico de pagamento do cliente junto a outras empresas; bancos e a experiência de pagamento do cliente com a própria empresa; a posição de dívidas e o nível de renda do cliente, atentando-se para o montante de crédito requisitado.

7 Sanvicente (1987), diz que a decisão de limite de crédito deve levar em consideração o risco de perda assumido pela empresa, em vista da probabilidade de não-pagamento, ou seja, comparar o que se pode ganhar com a venda ao valor esperado de um prejuízo (custo de produção e venda incorrido vs. probabilidade de não pagamento). Outra questão importante é a política de cobrança da empresa. Para Ross et al. (1995), a cobrança serve para obtenção dos pagamentos de contas vencidas, portanto, o administrador de crédito acompanha o histórico de pagamentos de cada cliente, para verificar os atrasos e providenciar as formas de cobrança que pode ser: envio de carta informando o cliente de que a conta está vencida; um telefonema para o cliente; contratação de uma agência de cobrança e/ou mover uma ação contra o cliente. Para Longenecker et al. (2007), algumas práticas no gerenciamento de crédito trazem um impacto positivo para a empresa, como: reduzir o tempo entre o envio de mercadorias, a emissão de duplicatas e o envio das cobranças; rever as políticas de crédito para os clientes inadimplentes; providenciar incentivos para pagamentos antecipados ou em dia e também aplicar multas e juros para as contas atrasadas; classificar as contas a receber por vencimento mensal ou semanal, possibilitando a identificação rápida das contas em atraso; utilizar métodos mais efetivos para o recebimento das contas atrasadas. Portanto, é preciso manter um controle rigoroso nas contas a receber, para obter informações úteis e confiáveis, facilitando a tomada de decisões quanto às políticas de crédito, preservando à saúde financeira da empresa (Sousa, 2007). Controle de contas a pagar As contas a pagar correspondem às transações de compras efetuadas com fornecedores de produtos ou suprimentos. Silva (1995, p.163), diz que as contas a pagar têm o objetivo de verificar, controlar e processar os pagamentos de contas (notas fiscais, recibos, faturas de fornecedores, etc.). Para Oliveira (2005) é muito importante que a empresa organize todas as contas a pagar, obedecendo seus períodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60

8 dias, etc. Pois, manter as contas em dia, traz algumas vantagens como: estabelecer prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras; controlar o montante dos compromissos já vencidos e não pagos; fornecer informações para o fluxo de caixa. Longenecker et al. (2007), reforça que mesmo que as contas a pagar sejam obrigações legais, é possível renegociar o pagamento, pois qualquer negócio está sujeito a situações de emergência, todavia, o gerenciamento financeiro das contas a pagar consiste na negociação e na administração de prazos. Geralmente, os credores cooperam na solução dos problemas porque isso contribui para melhorar o relacionamento entre fornecedor e a empresa cliente. De acordo com Groppelli e Nikbakht (2006), as contas a pagar podem ser vistas como empréstimos sem juros dos fornecedores, sendo que na ausência de contas a pagar, a empresa precisa fazer empréstimo ou usar seu próprio capital para pagar os fornecedores. Portanto, a vantagem das contas a pagar esta na economia de despesas com juros que precisariam ser pagos se não houvesse crédito dado pelo fornecedor. Longenecker et al. (2007), corrobora que o lema de muitos empresários é compre agora e pague depois, pois comprando a prazo, a empresa utiliza os créditos do fornecedor para suprir as necessidades dos fundos de curto prazo. No entanto, Groppelli e Nikbakht (2006), comentam que a aceitação do crédito nem sempre é interessante, pois muitos fornecedores oferecem bons descontos para as compras à vista. Mas, a desvantagem de pagar à vista é o custo de tomar emprestado e a perda do empréstimo sem juro, contudo a oferta do desconto à vista deve ser aceita quando o benefício exceder o custo do empréstimo. Então, o controle de contas a pagar facilita a identificação da situação das obrigações da empresa, permitindo que o empresário tome decisões quanto às políticas de compras, com o intuito de minimizar os custos e consequentemente aumentar os lucros da empresa.

9 Controle de estoques Longenecker et al. (2007), informa que o estoque de algumas pequenas empresas constitui-se de apenas materiais para escritório, outras por outro lado, a exemplo da manufatura, possui vários materiais para serem estocados, abrangendo a matéria-prima, produtos em fase de desenvolvimento e produtos já acabado. Como ensinam Groppelli e Nikbakht (2006), o objetivo principal da administração de estoque é determinar e manter um nível de estoque que atenda o atendimento dos pedidos dos clientes na quantidade necessária e ao tempo satisfatório. Para os mesmos, manter um nível de estoque é dispendioso, visto que imobiliza um dinheiro que não rende juros e também não gera renda, assim, o custo de se manter estoques impede o empresário de aproveitar outros investimentos e oportunidades. Segundo Sanvicente (1987), o empresário deve equilibrar ou conciliar duas situações de perigo para a organização: a existência de estoques inadequados que podem prejudicar a produção ou ocasionar perdas de vendas e a existência de estoques excessivos ocasionando um alto custo de armazenagem, capital, riscos de obsolescência, dentre outros fatores problemáticos. Groppelli e Nikbakht (2006), nos ensinam que o nível de estoque deve ser aumentado quando os benefícios forem maiores que os custos de se manter este produto estocado, assim, o administrador pode optar pela redução do estoque se as economias no custo de estocagem se sobressair aos lucros. Para melhorar o gerenciamento do estoque, Sanvicente (1987) sita algumas dicas importantes: o administrador financeiro deve emitir relatórios regulares indicando os principais problemas em relação ao aproveitamento do investimento feito; movimentar os estoques apenas com a emissão de requisições; dar mais importância aos materiais mais significativos em termos de investimento; preocupar-se apenas com a unidade física, controle de preços unitários, ou seja, em estoque não importa o esforço burocrático exigido; e efetuar contagens físicas regularmente, separando também os registros de recebimento e expedição.

10 Portanto, realizar o controle de estoque é fundamental, pois permite a identificação dos itens em estoques (quantidade, preço, giro, custos), facilitando a tomada de decisão quanto aos níveis de estoques, quando comprar, o que fazer com os produtos parados (sem giro), como minimizar os custos de estoque, entre outras informações úteis para o empresário administrar seus estoques de forma mais eficiente. Fluxo de caixa Segundo o Sebrae (2010), o fluxo de caixa trata-se de um controle que ajuda o empreendedor na visualização e compreensão das movimentações financeiras em um determinado período. As entradas e saídas do fluxo de caixa mostram as sobras ou faltas de recursos, antes mesmo de ocorrerem de fato, permitindo ao empresário planejar e melhorar suas ações. Segundo Oliveira (2005), a projeção do fluxo de caixa para um período de quatro a seis meses é tempo suficiente para a gestão do capital de giro, no caso das empresas de pequeno porte. Ressalta-se que no final de cada mês, projetam-se novamente os períodos seguintes, de modo que sempre terá informações para um horizonte de quatro a seis meses. Para Longenecker et al. (2007), a quantidade de atenção que o empresário disponibiliza para o fluxo de caixa, significa a diferença entre a vida e a morte da organização. Se existe algo que pode ajudar ou quebrar uma empresa, principalmente quando é pequena, é o fluxo de caixa. De acordo com Sousa (2007), o fluxo de caixa reúne informações que equilibram as entradas e saídas de recursos, sendo basicamente o gerenciamento das contas a pagar e a receber, assim como a posição das disponibilidades. Serve também, para facilitar a negociação com fornecedores, realizando um planejamento dos pagamentos para dias menos carregados, evitando o acúmulo de contas a pagar. O autor enfatiza que o empresário deve fazer uma conferência de valores ao menos uma vez por semana, e mesmo sendo o único proprietário, ele nunca deve retirar valores do caixa para seu uso pessoal, pois, isso provoca uma distorção tornando o caixa, com o decorrer do tempo, incontrolável.

11 O Sebrae (2010), complementa dizendo que o fluxo de caixa serve para planejar e controlar as entradas e saídas em um período pré-determinado; auxiliar o empresário na tomada antecipada de decisões a respeito da falta ou sobra de dinheiro; demonstrar se a empresa está trabalhando com aperto ou folga de dinheiro em um período; visualizar se os recursos financeiros são suficientes para o negócio fluir ou se é necessário obter capital de giro; avaliar a capacidade de pagamento para depois poder assumir compromissos com terceiros; verificar se o recebimento das vendas está sendo suficiente para suprir os gastos assumidos e previstos; avaliar qual o melhor tempo para realizar a reposição dos estoques considerando os prazos de pagamentos e as disponibilidades em caixa e verificar o momento certo para realizar promoções de vendas visando aumentar o caixa. Sendo assim, Sousa (2007 p. 40), conclui que através do fluxo acende-se uma luz vermelha ou verde. Ou seja, o fluxo de caixa identifica se a empresa terá prejuízo ou lucro no período previsto. Portanto, é fundamental realizar e analisar o fluxo de caixa, para garantir a saúde financeira da empresa. Resultados Com base na pesquisa bibliográfica, pode-se observar a importância da administração financeira, especificamente, do planejamento e dos controles financeiros, para o sucesso das organizações. Identificou-se que os controles financeiros fornecem informações úteis e confiáveis para o empresário tomar decisões importantes e acompanhar se o que foi planejado está sendo executado. Verificou-se que através dos controles financeiros (caixa/banco, contas a pagar, contas a receber e estoques), a empresa pode elaborar o fluxo de caixa, para determinado período, no qual são demonstradas as disponibilidades da empresa, as previsões de pagamentos e recebimentos, permitindo ao empresário identificar qual período terá mais ou menos recursos financeiros, antecipando a tomada de decisão. Ressalta-se que o principal objetivo de uma empresa é a lucratividade. Portanto, é imprescindível controlar as finanças para verificar se a organização está operando com lucro ou prejuízo. Mediante isso, é possível rever o planejamento financeiro da

12 empresa, alterar as políticas de vendas e de compras, realizar negociações com clientes e fornecedores, com o objetivo de aumentar a rentabilidade da empresa. Conclusões Conclui-se que para as organizações sobreviverem no mundo dos negócios com tanta competitividade e obterem sucesso é fundamental saber administrar seus recursos, através da utilização dos controles financeiros que fornecem informações importantes, facilitando a tomada de decisão. Portanto, para administrar as finanças da empresa de forma eficiente, é preciso utilizar as ferramentas de controle corretamente, assim, têm-se informações suficientes para a tomada de decisões. A garantia de sucesso da organização vai depender do quanto o empresário conhece a realidade financeira de sua empresa e de como ele administra seus recursos financeiros. Lembrando que, neste mercado tão competitivo, a saúde financeira da empresa faz a grande diferença. Referências CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 7. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, GOMES, Josir Simeone; SALAS, Joan M. Amat. Controle de gestão: uma abordagem contextual e organizacional. São Paulo: Atlas, GROPPELLI, A. A.; NIKBAKHT, Ehsan. Administração financeira. 2. ed. São Paulo: Saraiva, GUIA PEQUENAS EMPRESAS & GRANDES NEGÓCIOS. Como manter viva a sua empresa. São Paulo: Globo, LONGENECKER, Justin G. et al. Administração de pequenas empresas. Tradução da 13ª edição norte-americana. São Paulo: Thomson Learning, OLIVEIRA, Dilson Campos. Como elaborar controles financeiros. Belo Horizonte: Sebrae/MG, ROSS, Stephen A.; WESTERFIELD, Randolph W.; JAFFE, Jeffrey F. Administração financeira. São Paulo: Atlas, SANVICENTE, Antônio Zoratto. Administração financeira. 3. ed. São Paulo: Atlas, SEBRAE: Guia do empreendedor: fluxo de caixa/custos na pequena indústria. 4. ed. Disponível em: < 0A228E.pdf> Acesso em: 15 mar

13 SILVA, Adelphino Teixeira da. Organização e técnica comercial. 20. ed. São Paulo: Atlas, SOUSA, Antonio. Gerência financeira para micro e pequenas empresas: um manual simplificado. Rio de Janeiro: Elsevier: SEBRAE, TUNG, Nguyen H. Orçamento empresarial no brasil: para empresas industriais e comerciais. 1. ed. São Paulo: Edições Universidade Empresa, WELSCH, Glenn Albert. Orçamento empresarial. Tradução e adaptação à terminologia contábil brasileira de Antônio Zoratto Sanvicente. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1996.