UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM GESTÃO EMPRESARIAL FACULDADE INTEGRADA AVM

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM GESTÃO EMPRESARIAL FACULDADE INTEGRADA AVM SISTEMAS ERP: NOVO CAMINHO ESTRATÉGICO PARA O SUCESSO DE GESTÃO EMPRESARIAL Por: Fábio Jansen de Oliveira Orientadora Profª. Aleksandra Sliwowska Rio de Janeiro 2011

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM GESTÃO EMPRESARIAL FACULDADE INTEGRADA AVM O GÊNERO FEMININO: NOVA ABORDAGEM NA CONSTRUÇÃO DE REPRESENTAÇÕES E RELAÇÕES SOCIAIS DE GESTÃO EMPRESARIAL Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão Empresarial. Por: Fábio Jansen de Oliveira

3 3 AGRADECIMENTOS A minha Orientadora Professora Aleksandra Sliwowska, pela atenção dispensada durante a realização desse trabalho; A todos os Professores do Curso dessa instituição de Ensino, que muito contribuíram para o acréscimo de meus conhecimentos no campo da gestão empresarial; A todos aqueles que com carinho e dedicação, me apoiaram na conquista desse meu ideal profissional.

4 4 DEDICATÓRIA A Deus, força que me guia em todos os momentos de minha vida, A minha família, pelo apoio constante na busca desse meu ideal profissional.

5 5 O conhecimento é a única arma que dispomos para enfrentar a grande viagem do amor, com esperança de sucesso. É a nossa bússola mais preciosa, porque, além de tentar nos levar ao rumo certo, mantém a agulha imantada no rumo de nós mesmo. (Marina Colassanti)

6 6 RESUMO A globalização traz mudanças constantes no comércio mundial modificando a ordem econômica das empresas, onde os clientes passam a ser elementos importantes, promovendo a necessidade de se conduzir um processo de gestão empresarial de modo ágil e inteligente, atendendo suas expectativas. Logo, será essencial as ações que sinalizam o aumento de produtividade, melhorias da qualidade e vantagens competitivas, gerando a implementação de novas estratégias empresariais, quanto à tomada de decisão, relacionamento com o cliente e acesso às informações. Ao valorizar essas ferramentas torna possível gerar ações capazes de introduzir no setor empresarial o uso de Tecnologia de Informação aplicando Sistemas de Informações. Isso viabiliza novas possibilidades para obtenção do sucesso empresarial, agregando valores ao negócio estabelecido, imprimindo posicionamentos na conquista de novos mercados e percebendo que a implementação de Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) exige das empresas, mudanças em seus processos empresariais, com contínua adaptação às necessidades do mercado atual. Ao concluir, espera-se que através desse caminho seja possível alcançar o objetivo do estudo explicando a importância dos Sistemas ERP como novo caminho estratégico para o sucesso de Gestão Empresarial. Palavras chave: Sistemas ERP, estratégias, gestão empresarial.

7 7 METODOLOGIA No cumprimento do objetivo proposto neste trabalho será utilizada a metodologia de pesquisa bibliográfica, que segundo Marconi e Lakatos (2000, p. 45), não é mera repetição do que já foi dito ou escrito sobre o assunto, mas propicia o exame de um tema sob novo enfoque ou abordagem chegando a conclusões inovadoras. O estudo abrange ainda a coleta de dados e informações recentes sobre o tema na área de gestão empresarial, cujas fontes de consulta incluem livros, artigos, revistas, jornais, teses e dissertações publicadas em sites de credenciados de Internet, de forma que seja permitido o delineamento de uma nova abordagem sobre o assunto, permitindo que esse material possa servir de fundamento teórico para outras pesquisas no futuro.

8 8 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 09 CAPÍTULO I UMA REVISÃO BIBLIOGRÁFIA SOBRE O SISTEMA ERP 13 CAPÍTULO II O SISTEMA ERP 21 CAPÍTULO III MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS DOS SISTEMAS ERP 31 CAPÍTULO IV AVALIANDO OS SISTEMAS DE ERP E SEUS DESAFIOS NO MERCADO COMPETITIVO 41 CAPÍTULO V SISTEMAS ERP: NOVO CAMINHO ESTRATÉGICO PARA O SUCESSO NA GESTÃO EMPRESARIAL 47 CONCLUSÃO 53 BIBLIOGRAFIA 56 WEBGRAFIA 59 ÍNDICE 60 FOLHA DE AVALIAÇÃO 62

9 9 INTRODUÇÃO A pesquisa tem como objetivo explicar a importância dos Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) como novo caminho estratégico para o sucesso de gestão empresarial. Visa especificamente destacar a importância do uso tecnológico para a permanência e sucesso das empresas no mercado competitivo, mostrando que os sistemas de informação podem ser classificados por diferentes modos. Pretende ainda reconhecer os benefícios do uso da Técnica de Informação (TI) no contexto de uma organização moderna, ressaltando que as metas estabelecidas na gestão empresarial devem propiciar uma política reestruturada e organizada que conta com gerenciamento e planejamento estratégico eficientes. Diante disso, sabe-se também que o cenário empresarial possui como desafio o mercado cada vez mais competitivo que coloca barreiras e potencial daqueles que atuam na gerência de diversas organizações. Nesse ambiente atual, verifica-se que empresas buscam de todas as formas melhorar seus resultados, visando reduzir erros e riscos, a contar com o apoio de informações mais concisas e confiáveis, e que num determinado prazo de tempo satisfatório lhes dê os retornos esperados por decisões tomadas com maior grau de confiabilidade. Essas decisões influenciam todo o ambiente interno e externo da empresa, o que aumenta a competitividade de suas atividades e, com isso busca a satisfação de seus clientes ligados direta ou indiretamente ao seu negócio. Ressalta-se que uma das finalidades da chamada Era da Qualidade, consiste em buscar da satisfação do cliente, e para tanto, será preciso adotar uma filosofia que vise melhorias contínuas dos processos implantados nas organizações. Logo, se desenvolveu a gestão através de equipes, buscando não apenas a motivação das pessoas que atuam nesse ambiente como o seu comprometimento para com os resultados finais esperados.

10 10 Partindo-se dessa visão, justifica-se a importância de se descrever sobre o tema da implementação de Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que exige das empresas mudanças em seus processos, decorrentes da sucessiva adaptação às necessidades do mercado globalizado de demanda competitiva. Ressalta-se que esses sistemas possibilitam melhor desempenho econômico e financeiro da empresa, já que correspondem a um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados, de acordo com uma sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, possibilitando a abertura de um novo caminho na área da Gestão Empresarial no cumprimento de suas metas principais. Nessa nova abordagem, não se deve esquecer a gestão do conhecimento, como um dos modelos emergentes, cujo foco não é apenas a informação, mas um recurso de valorização e diferenciação no ambiente organizacional. Essa concepção deve ser bastante objetiva e conhecida por todos, tendo em vista que aponta o modo de estruturar e organizar a como acontecem os relacionamentos entre clientes e empresa, e pessoas que nela atuam. Nestas circunstâncias, os indivíduos interagem no ambiente organizacional, onde além de receber influências podem influenciar terceiros, contribuindo para que haja uma interação permanente. Através desses argumentos verifica-se que a implantação de um sistema ERP poderá promover inúmeras transformações no ambiente organizacional. Já que todos os departamentos e lideranças da empresa estarão envolvidos, participando de forma ativa de todo o processo de planejamento, desde que as primeiras fases da implementação até a chegada dos resultados finais, que efetivamente contribuirá para o sucesso da empresa. Lembra-se que isso não significa que não possa existir o insucesso nas expectativas finais da organização. Contudo, a competição acirrada vem impulsionado desempenhos cada vez mais integrados e flexíveis, objetivando à eficácia organizacional, estimulando iniciativas para a formulação de novas ferramentas estratégias

11 11 que podem contemplar a excelência dos processos produtivos e de práticas técnico/administrativas. Cabe frisar que a implementação dos sistemas de ERP se intensificou tanto no Brasil como no mundo, sobretudo, na segunda metade dos anos 90. Logo, constitui uma questão bastante recente, destacada pelo fato de ser o foco central de atenção ligado à Tecnologia da Informação (TI) no cenário empresarial. Acrescenta-se que a TI surgiu como um conjunto de recursos e serviços tecnológicos compartilhados por toda organização, necessários para o trabalho que se quer realizar empregando os Sistemas de Informação. Assim, emerge como ferramenta essencial na elaboração de sistemas integrados e coordenados, dando base à gestão empresarial. Em geral, a agregação entre a gestão da informação e a gestão do conhecimento se estabelece pelos vínculos dos sistemas de informação, que entre outras características, permitem seu compartilhamento entre outros tipos de gestão de qualidade e de competência no ambiente de diversas empresas. No entanto, será preciso lembrar que a implementação dos pacotes comerciais de software e dos sistemas de ERP, em razão de sua complexidade, inclusão e grau de utilização pelas empresas em todo o mundo podem ser consideradas ferramentas relevantes que buscam melhor entender os riscos e as oportunidades adotadas pela Tecnologia de Informação. Nesse momento, esses sistemas contracenam com a gestão empresarial de forma a atender os modismos que se propõem a desafiar o confronto entre a prática e a teoria dentro da Gestão Empresarial e de tudo que a cerca nesse espaço empreendedor. Para melhor entender o tema apresentado, dividiu-se o estudo em quatro capítulos, sendo o primeiro antecedido por breve introdução que faz algumas considerações sobre o desenvolvimento da pesquisa. O capítulo I constará de uma revisão bibliográfica sobre o tema apresentado, possibilitando analisar aspectos essenciais acerca do sistema Enterprise Resource Planning (ERP) nas empresas como estratégia de gestão empresarial modernizada, contando com publicações de autores como Lima et

12 12 al. (2000); Rezende e Abreu (2000); Souza (2000); Riccio (2001); Mendes e Escrivão Filho (2002); Souza; Zwicker (2003); Habernorn (2003); Oliveira (2004); Laudon; Laudon (2004); Souza e Saccol (2008) entre outros que na prática empresarial promoveram algumas pesquisas e fim de melhorar o sistema operacional quanto ao atendimento das necessidades das unidades de negócio das empresas. O capítulo II mostra o sistema de ERP, apresentando conceitos e a origem dos mesmos, incluindo a importância da tecnologia de informação que fornece possibilidades de modernização e integração dos negócios. O capítulo III descreve sobre as mudanças organizacionais, envolvendo as necessidades de compreensão e investigação, levando em conta uma característica inseparável ao cotidiano organizacional, fato inerente a sobrevivência da empresa no mercado global e competitivo que está sempre em constante mutação. O capítulo IV faz uma amostra do que seja a avaliação do sistema de ERP e de seus desafios no mercado competitivo atual. O capítulo V aponta o sistema de ERP como o novo caminho para o sucesso na gestão empresarial que depende muito do profissional qualificado e da sua competência, como um provedor no apoio dessas expectativas. Finalmente, espera-se que as empresas modernas possam fornecer a todos os clientes/usuários a informação necessária, seja no âmbito interno e/ou externo, disponibilizando as metas e as respostas que sirvam para o alcance dos objetivos previamente estabelecidos, requerendo a mensuração mais apropriada de ocorrências oportunas que por meio da implementação de Sistemas de ERP, assegurem e acompanhem o avanço de novas tecnologias em todo o mundo mercadológico.

13 13 CAPÍTULO I UMA REVISÃO BIBLIOGRÁFIA SOBRE O SISTEMA ERP O presente capítulo tem como objetivo fazer uma revisão bibliográfica do tema apresentado através dos principais autores que mostram aspectos relevantes cuja estrutura teórica permite que se caracterize o sistema de ERP como sistema integrado de gestão. Nos últimos tempos passaram a ser adotados e implementados na busca de sucesso empresarial, lembrando que para obtê-lo, pode a empresa se deparar com algumas dificuldades e até mesmo ter que ultrapassar barreiras nas dimensões culturais e tecnológicas. Tal qual mencionado na parte introdutória desse estudo optou-se em analisar a opinião de alguns autores que ao longo dos anos vem tratando do assunto, que somente apresentou destaque no início da década de 90, quando determinadas empresas os escolheram, passando a adotá-lo e, por conseguinte, os implementaram em diferentes segmentos de mercado, lançando, portanto, uma nova estratégia de gestão empresarial. Dessa forma, teoricamente são dados enfoques diferentes pela literatura ao abordar a implementação dos sistemas integrados de gestão (ERP), abrangendo definições em sua real essência. Segundo os estudos de Mendes e Escrivão Filho (2002, p. 281) o vocábulo implantação corresponde ao processo de adoção do sistema de ERP, porém, engloba a seleção, aquisição, implantação e testes, que, deve ser planejado, ter passado por uma etapa de análise das funcionalidades da empresa e do sistema e estar de acordo com a orientação estratégica da empresa. Apesar da nítida importância da implementação desse sistema, não se pode somente colher e armazenar informações torna-se necessário promover algumas mudanças para atuar no processo de gestão estratégica, a

14 14 fim de obter sucesso na empresa. Por conseguinte, isso pode ser viabilizado em pequenas, média e grandes empresas. Já que as soluções de integração podem advir do uso dessas ferramentas, com o intuito de promover respostas com maior rapidez e de forma mais econômica e simples possível. Para melhor entender a temática escolhida, recorre-se as pesquisas de Riccio, que tece considerações a respeito desses sistemas como sendo: Sistemas de informação que visam a sincronização em tempo real dos processos de uma empresa, pelo emprego de tecnologia de informação avançada. (...) são conjuntos de módulos pré-formatados, integrados, abrangendo todas as áreas da empresa e que podem ser configurados para atender necessidades especificas (RICCIO, 2001, p. 7). Nessa visão, entende-se que a sua essência eles podem ser caracterizados através da diferença dos tradicionais pacotes de software, em tempo real, promovendo dessa forma, a integração constituída um único banco de dados, que se constitui na modelagem de um banco de informações seguras, íntegras, devendo estar alinhadas com o planejamento estratégico do negócio, o que efetivamente implicará no sucesso empresarial. Ressalta-se que o modelo de gestão em sistemas corporativos de informação, segundo Cunha (1998 apud MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2002, p. 279), tem o propósito de integrar os processos de negócios da empresa e apoiar as tomadas de decisão estratégica. Quanto a esse modelo, compreende-se que o alcance de atuação engloba diversos interesses e acaba integrando a cadeia de suprimento de fornecedores a novos clientes requerendo que a instituição organizacional. É importante que a empresa seja efetivamente competitiva no mercado contemporâneo, já que depende pontualmente de novas tecnologias avançadas, a refletir sobre as melhores práticas de negócios.

15 15 Todavia, devem também levar em consideração que serão os seus clientes fidelizados que irão definir o rumo das empresas nesse mesmo mercado competidor. Já na concepção de Lima et al. (2000), as empresas ao adotarem um sistema do ERP, deve se dar conta de que este poderá afetar toda as áreas organizacionais, e, que através dele é possível se manter um controle de toda e empresa, da produção de finanças, oportunizando o registro e processando novas informações sobre os fatos ocorridos no ambiente empresarial. Sendo assim, percebe-se que ao adotar um modelo desse sistema, não se terá como finalidade a implantação de um software em produção, entretanto, deseja-se que haja melhorias nos processo de negócios, através da aplicação da tecnologia de informação. Nas palavras de Lima et al. o sucesso nesse implementação solicita que haja: alinhamento entre software, cultura e objetivos de negócio da empresa. É necessário ter: articulação entre os objetivos do projeto e expectativas de mudança da organização; boa gerência; comprometimento da alta administração e dos proprietários dos processos; e os usuários devem compreender a mudança. Na seleção deve-se avaliar o sistema mais adequado a empresa (LIMA et al. 2000, [s.p.]). Percebe-se que a implantação de um sistema ERP, se torna um processo dispendioso e lento, fazendo com que as empresas revejam a parte de sua estrutura e dos processos decisórios. Quanto aos elementos que compõem esse processo de tomada de decisão, pode-se lembrar que alguns tendem a influenciar de forma direta na escolha dos gestores administrativos e pode promover efeitos diretos para os demais. No que tange a avaliação do processo decisório, Oliveira (2004) comenta ainda que deve-se abrir novas possibilidades para orientação em

16 16 relação à opção alternativa de implementação do sistema ERP, que solicita por parte dos gestores uma finalidade objetiva. Para Oliveira (2004, p. 147) esse processo pode ser dividido em diversas fases. Dentre as quais destaca: a) identificação do problema: consiste em identificar o cenário em que a organização se encontra; análise do problema a partir da consolidação das informações sobre o problema, devendo o mesmo ser tratado como um sistema, considerando as ameaças e oportunidades; b) estabelecimento de soluções e alternativas para a resolução do problema; c) análise e comparação das soluções alternativas através do levantamento das vantagens e desvantagens de cada alternativa; d) seleção de alternativas mais adequadas, conforme critérios preestabelecidos, mediante o conhecimento das vantagens e desvantagens dessas alternativas; e) implantação da alternativa selecionada, incluindo o devido treinamento das pessoas envolvidas; f) avaliação da alternativa selecionada, através de critérios aceitos pela organização, em que a tal alternativa deverá fornecer resultados a serem avaliados (OLIVEIRA, 2004, p. 147). Nessa visão, o sucesso do processo decisório irá depender da opção mais adequada no decorrer de cada uma dessas fases mencionadas. Consequentemente, isso retrata a relevância da teoria da decisão, que estabelece a forma pela qual esse processo deve passar por uma escolha, objetivando o meio mais acertado para a solução de problemas, além de buscar alternativas para solucionar questões sobre o futuro da empresa. (grifo nosso). Para Oliveira (2004) a informação pode auxiliar no processo decisório, mas será necessário ser bem estruturada, tendo em vista que é de suam importância para a empresa, pois ela agrega os vários subsistemas, permitido capacitar a empresa a alcançar seus objetivos.

17 17 Nesse cenário, será importante ainda a presença de uma equipe para realizar a implantação do sistema, com saber reconhecido atentando para as metas e objetivos da empresa. Por esse motivo, pode-se dizer que o sucesso da implantação de um sistema ERP deve depender de todas as pessoas que compõe a estrutura organizacional e que devem ter compromisso com a mesma, além de ter maior conhecimento específico não apenas sobre a empresa no geral, como também em tecnologia avançada. Entretanto, torna-se possível reconhecer que muitas empresas, não fazem um planejamento de atuação considerando seus recursos destinados para depois da implantação do sistema ERP, e, por isso, acabem precisando contratar outros funcionários para dar continuidade as operações do sistema integrado de gestão. Cabe acrescentar que um software se constitui uma ferramenta de grande complexidade e pode promover mudanças organizacionais. Em certos casos a empresa faz uma escolha para substituir parte do quadro de funcionários a gerar a redução de custos. Por sua vez, elas fazem cálculos errados em relação aos custos de implantação de um sistema de ERP, onde devem considerar entre tantos cálculos também as licenças do software; hardware; treinamento e serviços que requer consultoria, e ainda necessitam de uma previsão de verbas destinadas a futuros ajustes com relação a qualquer imprevisto no sistema. De acordo com os estudos de Rezende e Abreu (2000, p. 32), geralmente, os sistemas visam uma atuação que requer das empresas as instrumentos necessários para que funcionem adequadamente sem que sua abrangência esteja revestida de complexidades. Além disso, precisa ter ferramentas que permitam promover uma avaliação sintética quando houver necessidade. Outro fator importante é que as empresas possuam facilitadores relacionados aos processos internos e externos com suas respectivas amplitudes e analogias. Nesse contexto, estão inseridos os processos para atender a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional;

18 18 Na visão de Rezende e Abreu (2000, p. 32) é importante que se tenha no ambiente empresarial os geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais, corroborando com outras pesquisas já realizadas sobre o assunto. Será cabível a presença de produtores de informações, que serão consagrados como geradores de conhecimento, a agregar valores levando em conta o cenário de lucratividade, competitividade e modernidade organizacional. Os diferentes meios de se atuar com os sistemas possibilitam ainda que as empresas com visão moderna possam conhecer a si própria. Entretanto, devem diante disso, identificar seu potencial interno, devendo estar em pleno preparo para exercer suas atividades de negócio no ambiente externo, oportunizando a sua sobrevivência, perante as constantes ameaças do mercado globalizado. De acordo com os relatos de Souza e Zwicker (2003) ao adotar o sistema ERP, poderá haver etapas críticas, no que se refere à questão da funcionalidade e na ocorrência de se ter que checar a adequação do sistema com às característica especificas da empresa e de quem fornece a solução. Segundo os mesmos autores, depois de selecionado o sistema, cabe a empresa escolher o líder e a equipe de implantação que será parte integrante das pessoas envolvidas nesse processo. Nesse cenário, Souza e Zwicker (2003) explicam que existem fatores de importância no que se refere a implantação. E assim, destacam: a experiência de quem atua com sistemas e os conhecimentos antecipados que podem ocorrer entre o sistema e a empresa. Cabe, por sua vez, o empenho da alta gerência; assim como, a capacidade de englobar a tecnologia com os departamentos da empresa, onde é necessário treinar cada um desses elementos. Esse processo implica tanto, nas mudanças organizacionais como nas mudanças ligadas às atividades e responsabilidades de cada pessoa e na integração que se promove entre os diferentes departamentos. Dessa feita, o sistema de ERP, corrobora para a ampliação e eficácia da empresa, otimizando a capacidade para fazer negócios em qualquer lugar do mundo, segundo palavras de Stamford (apud MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2002, p. 284).

19 19 Segundo Habernorn (2003) é difícil que qualquer empresa, por mais pequena que seja, consiga sobreviver no mercado, sem que tenha suporte técnico em relação as novas tecnologias da informação, que se adentram pelas vias eletrônicas com tanta rapidez, que se torna difícil manter-se diante da pressão da competitividade de mercado. No entanto, Souza relata que deve existir efetivamente: a necessidade de coordenar melhor as atividades de suas cadeias de valores para eliminar desperdícios de recursos, reduzir custos e melhorar o tempo de resposta as mudanças das necessidades do mercados (SOUZA, 2000, p. 1). Os sistemas de ERP, além de abrirem oportunidades para esse suporte de informação e para o controle e gestão da empresas, contribui ainda p ara a inserção dessas organizações nos novos nichos de mercado. Considerando as pesquisas de Laudon e Laudon (2004) ao identificar o seu público alvo para um serviço ou produto, há de se analisar as vantagens e as condições de competir no mercado, contra as suas concorrentes. Em geral, o ERP, é usado em empresas de pequeno porte, onde ele se apresenta como a base de informações mais empregada no gerenciamento contábil. Souza e Saccol (2008, p. 19) advertem que são sistemas de informação adquiridos na forma de pacotes comerciais de software interligados. Na sua concepção, possibilitam ainda a integração de dados dos sistemas de informações transacionais e dos processos de negócios de toda a organização. A partir dessa revisão bibliográfica, pode-se apontar que o sistema de ERP possa ser uma ferramenta estratégica importante não somente para novos planejamentos empresariais, que incluem o controle de produção, e que integra os vários departamentos e que oferece chances para se processar

20 20 dados um único banco de dados, ampliando as informações necessárias para uma boa gestão empreendedora de forma geral. Nesse contexto, verifica-se ainda que a implementação do sistema ERP deve ter uma gerencia de qualidade para que haja sucesso no resultado final esperado. Acredita-se, portanto, que seja possível melhorar o processo de produção bem como reduzir custos para as empresas que adotarem e implementarem o sistema integrado de gestão. Mesmo tendo-se essa base teórica será importante ampliar os conhecimentos sobre o tema, e que o mesmo não se esgote com as pesquisas desses autores estudados. Cabe, portanto, desenvolver estudos mais profundos, validando o ponto de vista prático e teórico contribuindo por sua vez, para a atualização de futuras pesquisas.

21 21 CAPÍTULO II O SISTEMA ERP Ester capítulo tem como finalidade explicar um novo Sistema de Gestão Integrada (ou ERP) conhecido na língua inglesa por Enterprise Resource Planning. Apresenta ainda alguns conceitos de autores consagrados nessa área do conhecimento, descrevendo acerca da sua origem, fato que marcou época no mercado corporativo em busca de novas soluções estratégicas para que as empresas se mantivessem competitivas. Para tanto, levaram em consideração a necessidade de agilizar seus processos, acompanhando não apenas a velocidade do mundo de hoje, como buscar melhorarias relacionadas ao período de resposta as transformações ocorridas nesse mercado e, consequentemente aumentar o número de atendimentos de clientes, obtendo maior potencial de lucro nas vendas de seus produtos e/ou serviços. 2.1 CONCEITOS O conceito de sistemas ERP, segundo Souza e Zwicker (2003) se aduz em sistemas de informações integrado, adquirido no formato de pacotes de softwares 1 comerciais com a finalidade de oferecer suporte a grande parte das atividades de uma organização empresarial, que possui departamentos de contabilidade, recursos humanos, financeiro, produção dentre outras setores importantes. 1 Consiste num conjunto de instruções lógicas, desenvolvidas em linguagem específica, que permite ao computador realizar as mais variadas tarefas do cotidiano de empresas, profissionais de diversas áreas e usuários em geral, de acordo com a Associação

22 22 Cabe lembrar que esses sistemas de informação solicitam métodos de gestão adequados a realidade da empresa, já que não foram criados para um cliente exclusivo, mas deve aplicado buscando atingir as metas estabelecidas e, assim alcançar o sucesso empresarial. Na visão de Souza e Zwicker (2003) esses sistemas apresentam características que possibilitam uma distinção entre outros sistemas criados em certas empresas ou ainda em tipos de pacotes comerciais que viabilizem devidos ajustes. Dessa forma, permitem acolher pré-requisitos comuns, na obtenção de aumentar esse número de empresas, sendo possível dividi-los em módulos de processo de negócios (ou best practices), destinados a abranger um ou mais setores organizacional (SOUZA; ZWICKER, 2003, p.65). Todavia, a integração entre os módulos, na visão de Habernorn (2003, p. 74) poderá ser alcançada, por meio do emprego total das informações de entrada, em que esses dados se dividem entre os módulos correspondentes dentro do sistema. O autor acrescenta que essa divisão de dados poderá ser vista como a chave para o sucesso administrativo, tendo em vista, que o sistema promove a atualização das formações em tempo real, ou seja, on-line e de maneira adequada, projetando o embasamento do conhecimento empresarial com excelência na qualidade dos produtos e serviços prestados. (HABERNORN, 2003, p. 74). Nessa expectativa, cabe ainda reunir elementos significativos para entender ainda a cultura organizacional das empresas modernas, viabilizando a necessidade de uma estruturação planejada, com multiplicidades de líderes que são pessoas capazes de realizar uma implementação bastante eficaz, já que conhecem minúcias do processo de gestão original da empresa. Ante ao exposto, é de grande importância conhecer um pouco da história do sistema ERP. 2.2 BREVE HISTÓRICO DO ERP Brasileira das Empresas de Software (2010). Disponível em: < Acesso em: junho de 2011, [s. p.].

23 23 Historicamente, a partir do período pós-guerra modelos matemáticos são desenvolvidos e os computadores digitais tornaram-se cada vez mais necessários, e colocados à disposição, nas maiores e complexas empresas, solicitando cada vez mais a informação (SOUZA, 2003). Percebe-se que ao final desse período a tecnologia da época tratava dos primeiros sistemas de controle de estoques, sendo que a automatização apresentava-se lenta e onerosa demandando menos tempo que os processos manuais. Segundo Souza (2003) surge então, um dos grandes passos da informação, criando-se o computador, na década de 50, e nos primeiros anos da década de 60, essa ferramenta de trabalho se insere nas empresas. Para o referido autor, a partir daí, se constrói outro momento histórico e inovador criam-se os computadores de grande porte. Estes, por sua vez, armazenavam e processavam grandes volumes de informações, embora não havia o número de recursos gráficos que se tem hoje. Isso implicou em dificuldades de interação dentro dos setores da empresas, bem como nas relações com os seus clientes/usuários, já que não eram atendidas suas reais necessidades de satisfação. Continuando, registra-se que ainda na década de 60, aparece o sistema chamado MRP I (Material Requirement Planning), que promovia o cálculo para requisição de compra de matéria prima, promovendo elementos a partir da previsão de vendas e de uma situação de estoque (HABERNORN, 2003). Na década de 70, surge o MRP II (Manufactoring Resiurces Planning), revelando o planejamento dos recursos da manufatura, onde era possível identificar quem, quando e com quais recursos se iria produzir. Mas sabe-se que as empresas não são formadas apenas de materiais e máquinas, mas também de pessoas e de capital que deve ser controlado pelos módulos financeiros e contábeis, onde estão presentes os Recursos Humanos, segundo a visão de Habernorn (2003).

24 24 No entanto, Gaither (2001, p. 58) assegura que o início das redes de computadores surgiu relacionado a servidores e a revolução nas atividades de gerenciamento de produção e logística, que teve seus primeiros informes só na década de 80. O mesmo autor aponta que o MRP se transformou em MRP II, passando a controlar não somente a mão de obra como também o maquinário, mas devido a sua abrangência de controles e gerenciamento, recebeu o nome de Sistema de Gestão Integrada (ERP). Para Gozzi et al. o Sistema de Gestão Integrada, considerado como uma evolução tecnológica: transcende os próprios sistemas MRP/MRPII, pressupõe o gerenciamento pela organização de uma série de fatores tanto conceituais quanto operacionais, que possam viabilizar seu projeto de integração. Seu foco passa a ser a corporação como um todo, em que os posicionamentos estratégicos adotados influenciarão substancialmente todas suas áreas e departamentos, sendo também influenciados por eles. (...) reflete diretamente nos processos de negócios empresariais, impactando de maneira decisiva nas estratégias da organização e na sua capacidade competitiva (GOZZI et al., 2006, p. 12). Com o passar dos anos, foi criado em 1975, o System Analyse and Programmentwicklungi (SAP), onde uma empresa alemã fez o lançamento do software R/2, que para a história do ERP até hoje é considerada uma das maiores inovações no setor (GAITHER, 2001). Para agilizar os processos e estabelecer a comunicação entre departamentos, surge nos anos 80, a era dos softwares de ERP, considerado segundo Souza (2003, p.25), um conceito sistemático, que ao ser aplicado integra departamentos de finanças, compras e vendas, recursos humanos, contabilidade, estoques entre outras áreas e até provedores de serviços e órgãos púbicos.

25 25 Além disso, conduz as informações externas às empresas com maior rapidez, possibilitando a abertura de novos relacionamentos e a otimização de RH a promover um ambiente diferenciado, no qual caminham juntos a interação, conectividade e informatização, conforme relatos de Souza (2003, p. 25). A terminologia ERP chega ao Brasil, entre as décadas de 80 e 90, em razão da instalação de empresas estrangeiras do setor. No entanto, a origem dessa sigla era bastante curiosa, e a década de 90, ganha força sobre a mesma no que se refere a questão da evolução das redes de comunicação entre computadores e a dispersão da arquitetura cliente/servidor, constituindose uma ferramenta importante na filosofia de controle e gestão dos setores corporativos (HABERNORN, 2003). Vale dizer que a segunda metade dos anos 90, foi caracterizada pelo boom nas vendas dos pacotes de gestão, que seria o substituto na falha do Bug do milênio ano de 2000, um problema de data de dois dígitos que iria afetar os sistemas dos computadores (grifo nosso). Dessa feita, todos os envolvidos nesse processo deveriam ser detentores de uma visão ampliada de gestão empresarial e de conhecimentos necessários acerca das inúmeras ferramentas que auxiliam o uso de Tecnologia de Informação do Sistema de Informações, da implementação do Sistema ERP e ainda da metodologia a ser aplicada no cenário empresarial (GIANESI; CORRÊA, 2008, p.27). 2.3 A IMPORTÂNCIA DE NOVAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO Sabe-se que as mudanças sociais, culturais, políticas, econômicas e tecnológicas que estão ocorrendo em grande velocidade, e assim acarretam grandes transformações organizacionais, no mercado e na crescente competitividade (SHIGUNOV NETO; CAMPOS, 2004).

26 26 Por isso, a alta competitividade, passou a ser característica marcante, cada vez mais presente no mercado mundial, que vem abrindo espaço numa exigência dos destinos, além de um diferencial, patamares mínimos de qualidade no produto que se oferece. Mas para que seja alcançada a qualidade de qualquer produto, requer além de outros aspectos, a qualificação profissional (ALMEIDA; COSTA, 2004). Percebe-se que existe uma grande exigência do mercado, esperando das empresas produtos com qualidade e segurança. Assim, a segurança do produto evidencia um critério qualificador para o mercado. Clientes esperam que no mínimo, os produtos sejam seguros e que supram suas expectativas. De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, SEBRAE (2004) a qualidade pode ser entendida como o conjunto de características de todo produto e serviço ou relação planejada, praticada e verificada, objetivando superar as expectativas de satisfação das pessoas envolvidas. O termo qualidade origina-se do latim qualitas, devendo ser utilizado em situações bem distintas. Na questão dos produtos e/ou serviços vendidos no mercado, existem diversos modos para descrevê-lo. Dentre eles citam-se: a conformidade com as exigências dos clientes, ou a relação custo/benefício, adequação ao uso; valor acrescentado, que produtos similares não possuem; produtos e/ou serviços com efetividade. Em geral, o termo pode ser utilizado para significar a excelência de um produto ou serviço. Entretanto, do ponto de vista empresarial, tem seu objetivo voltado para o oferecimento de produtos e serviços com verdadeira qualidade. O conceito não deve ser deixado a simples eventualidade, por este motivo, deve ser marcante, claro e objetivo. Isso implica na possibilidade de que a empresa deva apurar quais são as reais necessidades dos clientes e, em função disso, procurar estabelecer os requisitos de qualidade que assegurem o controle adequado dos produtos e serviços. A partir desses pressupostos, percebe-se que por representar um componente importante no âmbito da qualificação profissional, a

27 27 competitividade deve ser adequada às exigências do mercado. O consumidor traduz-se como peça fundamental dessa exigência, ao utilizar produtos e se tornando um consumista em potencial, especialmente, no que se refere à garantia de segurança efetiva ou as informações repassadas pelas empresas de um modo geral. Senso assim, percebe-se que a sobrevivência das empresas promove uma nova era de inteligência, marcada por diversas tendências e pelos impactos gerados pela tecnologia da formação (TI). Além do mais, vincula-se a capacidade dessas empresas captarem, absorverem e por que não dizer responderem as demandas do ambiente em que estão inseridas, visando acompanhar a rapidez de competição, difusão e adoção de padrões tecnológicos globais. Segundo afirma Campos Filho (2004) a informação deve ser traduzida em conhecimento, constituindo um recurso estratégico usado pelas organizações, o que poderá gerar as condições necessárias ao alcance dos objetivos, incluindo o cumprimento da missão corporativa, subsidiando elementos básicos para melhoria de sua competitividade no mercado. Salienta-se que a competência tecnológica influencia as estratégias da organização, consagrando-se como uma relação de natureza dinâmica ao agregar valor às diversas práticas organizacionais. Além disso, será necessário enfatizar a cultura informacional e a importância do homem no processo, devendo ser considerados os sistemas de inteligência e seus vários ciclos. Dessa forma, assiste-se, à aplicação das tecnologias da informação (TI) em toda a cadeia de negócios, desde a concepção de um produto e/ou serviço até a sua comercialização e distribuição para o consumidor. A partir do entendimento do pensamento sistêmico trazido, sobretudo, pela Teoria de Sistemas formulada por Bertalanffy (2001) as empresas passaram a ser vistas como um todo orgânico e composto de partes interdependentes. Segundo Capra, o pensamento na visão sistêmica:

28 28 influenciou de forma determinante a mudança do paradigma pelo qual se acreditava que o todo era compreendido a partir de suas partes, para um novo paradigma no qual o entendimento se dá a partir da dinâmica do todo (CAPRA, 2003, p. 43). O conceito de sistema sugere base para compreensão da complexidade da empresa moderna como um todo. Mas para entender essa questão será necessário que se conheçam alguns conceitos, devido a complexidade e amplitude da matéria, sendo de grande valor explicitar pontos relevantes da Teoria Geral de Sistemas (TGS). Uma teoria que começou a ser estudada no ano de 1950, por Ludwig Von Bertalanffy ( ), um biólogo alemão, que a observou como teoria, e, por assim ser, abordava questões científicas e empíricas ou pragmáticas dos sistemas (REZENDE; ABREU, 2000). Numa versão resumida, Oliveira (2004, p. 23) afirma que o sistema consiste em um num conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, forma um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Já Rezende e Abreu afirmam que a Teoria Geral de Sistemas diz respeito as: (...) propriedades dos sistemas não podem ser descritas significativamente em termos de seus elementos separados, exigindo sua junção ou integração. Dessa forma, ela estuda e compreende os sistemas com uma visão sistêmica global, envolvendo todas as interdependências de suas partes. (REZENDE; ABREU, 2000, [s. p.]) No entender de Chiavenato (apud REZENDE e ABREU, 2000) essa mesma teoria fundamenta-se em três premissas básicas, ou seja, os sistemas existem dentro dos sistemas; os sistemas são abertos e as funções de um sistema dependem de sua estrutura, segundo seu entender.

29 29 Para se compreender uma organização torna-se necessário ultrapassar a idéia de atividades isoladas, tais como: vender, comprar, controlar pessoal, produzir, pagar e receber. Há que se buscar uma síntese entre as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre ambiente interno e externo da empresa. Adverte-se que essas atividades são complementares ou interdependentes em relação a algum produto ou resultado comum, devendo ser considerada como algo mais do que meros componentes reunidos, de forma estática, através de uma estrutura de organização. Para tanto, faz-se ainda necessário conceituá-la como um sistema de partes estreitamente relacionadas, com fluidez dinâmica e que se relacionam constantemente com o seu meio ambiente. No atual contexto mundial onde a hiper-informação compreende uma realidade para as empresas conseguirem vantagem competitiva, faz-se relevante dispor da informação organizada, sistematizada e automatizada. Já que a informação isolada, não tratada, não contextualizada e em excesso pode ser prejudicial. Assim, surge a necessidade de saber usá-la, não somente no sentido de manter-se atualizado, mas, sobretudo, na identificação de oportunidades e ameaças à empresa. Hoje, as organizações têm de ser vistas de forma holística, ou seja, de forma global. Entretanto, essa visão permite e pressupõe a análise relacionada de todos os fenômenos em observação. Organizar a informação em sistemas e em redes será importante para a sociedade da informação e para a empresa moderna que deverá promover mudanças na organização a partir dos sistemas ERP.

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31 31 CAPÍTULO III MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS DOS SISTEMAS ERP O presente capítulo trata das mudanças organizacionais ocorridas a partir da implementação dos sistemas de ERP a fim de poder enfrentar e ao mesmo tempo buscar a obtenção de melhores práticas de negócios que auxiliam no acréscimo da produtividade, e beneficiam as respostas de caráter prático dentro do ambiente organizacional. Na realidade, atualmente as empresas investem nesses tipos de sistemas, pois os mesmos apresentam vantagens visíveis sobre as suas desvantagens. Em razão do avanço da tecnologia da informação as empresas procuram desenvolver e operacionalizar seus sistemas com o intuito de solucionar grande parte dos problemas empresariais. Os Sistemas ERP, no entender de Mendes e Escrivão Filho (2002, p.277), podem ser chamados de sistemas genéricos capazes de integrar todas as informações que fluem pela empresa por intermédio de uma base de dados única. Após ter adotado esse tipo de sistema, será possível conduzir a resultados positivos e assim, aumentar a lucratividade das empresas, sendo possível alcançar as metas estabelecidas pela empresa com maior facilidade e rapidez. Como afirmam Oliveira e Hatakeyama (2006, p. 42) os sistemas de ERP constituem uma estrutura de módulos, que propiciam à empresa essencialmente a administração das atividades mais importantes do seu negócio. Dessa forma, devem ser aplicados em todas as suas dimensões, seja em sua parte organizacional, cultural ou tecnológica. Consequentemente, sua implementação visa a promover vantagens tanto ao controle de todo o processo empresarial, a fim de integrar os departamentos e módulos

32 32 informatizados, como reduzir os custos, facilitando o uso da tecnologia, e ainda disseminar com eficiência toda a engrenagem corporativa, conduzida em tempo real pela utilização de uma ferramenta inovadora como a internet, onde esta permite que as informações sejam acessadas em qualquer local que disponha desse avanço tecnológico (GOMES; RIBEIRO, 2004). Cabe ressaltar que através do sistema ERP, uma empresa pode imprimir melhorias no cumprimento dos seus negócios, podendo receber também benefícios tangíveis e intangíveis. Como exemplos de benefícios tangíveis estão: redução de estoques e de pessoal, melhorias no gerenciamento de fluxo de caixa dentre tantos outros. Mas quanto aos intangíveis citam-se maior visibilidade sobre a informação, novos processo melhorados, atendimento mais padronizado, rápido e flexível ao cliente, e ainda apresentar melhorias nos negócios como um todo, segundo o entendimento de Turbam; Mclean; Wetherbe (apud GOMES; RIBEIRO, 2004). Percebe-se que com a velocidade do mundo atual as empresas se sentiram pressionadas, e, que as fez sentir a necessidade de passar por ciclos de mudanças frequentes, em espaço de tempo cada vez menor, o que não bastava. Seria preciso manter ainda a motivação em relação ao aprendizado permanente de seus colaboradores para obter benefícios nos negócios que seriam realizados daí por diante. Dessa forma, aparece a aprendizagem como processo de transformação, resultante da prática e/ou experiência que pode vir ou não, a manifestar-se em uma mudança perceptível de comportamento das pessoas que ali atuam. Acrescenta-se que as organizações que facilitam a aprendizagem possibilitam que se faça uma revisão de processos, e, ainda seja possível abrir espaço para a promoção de mudanças no seu ambiente organizacional. Para Fleury e Fleury (2006, p.91), as definições mais comuns de uma organização que aprende, enfoca a capacidade de adaptação com relação às taxas de mudanças rápidas que aumenta a cada dia em todos os ambientes da gestão empresarial.

33 33 Nessa ação reflexiva, percebe-se que a gestão da tecnologia de informação em face às transformações aceleradas será de grande proveito para todas as áreas empresariais. Embora seja preciso identificar, através de uma análise quais os impactos gerados por essas novas tecnologias, sendo que este pode ser um processo bastante complexo e extenso. Sobre a questão das mudanças nas Tecnologias de Informação, O Bbrian assegura que elas surgiram: de modo brusco e dramático e isto deve continuar no futuro. Os avanços na tecnologia produzirão e continuarão a produzir um importante impacto nas operações, custo, ambiente de trabalho administrativo e posição competitiva de muitas organizações (O BRIAN, 2003, p. 56). Cabe lembrar ainda que a rapidez nos processos de desempenho competitivo requer certa habilidade das empresas, para que elas possam prosperar no mercado atual, haja vista que eles estão em permanente fragmentação de produtos e/ou serviços, cuja qualidade deve estar voltada para as expectativas da empresa e da satisfação dos seus clientes. A partir desses argumentos será importante entender o cenário organizacional moderno, onde há inúmeras exigências visando continuar seu reconhecimento como organizações que necessitam de atualização, em razão dos modelos inovadores que surgem a cada momento. Considerando-se a realidade brasileira, será cabível reforçar a ideia de que existem implicações sobre a adoção de uma nova estratégia de tecnologia no ambiente organizacional, quanto ao uso de Sistemas ERP. Souza e Saccol (2008) explicam que ao identificar as mudanças organizacionais, nota-se que elas sempre requerem o envolvimento de sistemas modernos, com estruturas e comportamentos interligados entre si, durante sua utilização. De acordo com os autores, as dimensões de tecnologia, estrutura e comportamento, seja na parte individual ou no desempenho das pessoas,

34 34 correspondem a um princípio que deverá acontecer de forma integrada. Sob esse ponto de vista, quando acontece a mudança organizacional em uma dessas dimensões, em geral, as outras também são afetadas. Por esse motivo Souza e Saccol (2008, p. 174) afirmam que esse fato pode corresponder a um conjunto de variáveis e subvariáveis que permitem a sua operacionalização. Dessa forma, as empresas precisam se adequar com relação a competição imposta pelo mercado moderno, ampliando a sua capacidade interna de inovação e incorporação, investindo em novos aprendizados, como se estes fossem fontes de tecnologia complementar, proporcionando o diferencial no ambiente da gestão empresarial. Mas com o advento da globalização muitas empresas deram inicio a um processo de operar focando um novo ambiente de pesquisa. Este direcionado para uma estrutura mais complexa e abrangendo diversos fatores. Uma das principais mudanças dessa estrutura deu origem ao aumento de fontes externas de conhecimento, não somente na área de importação de tecnologia avançada, como também investiram em parcerias e alianças estratégicas. Foi assim que o mundo corporativo evolui em busca dessas novas estratégias, congregando todos os níveis da cadeia produtiva, além dos inúmeros tipos de negócios e relacionamentos profissionais e ate mesmo individual. Nessa evolução há um imenso apoio metodológico no processo de avaliação e na tomada de decisão, no que se refere à escolha e aplicabilidade do sistema de informação integrado que mais se ajuste às expectativas de cada empresa, levando-se em conta cada seguimento da atividade empresarial. Sobre o assunto, Souza e Saccol (2008) apontam também que existem várias metodologias de seleção e implantação de sistemas ERP. Assim, os empresários podem considerar alguns procedimentos agrupados por etapas, respeitando a prioridade das dimensões de avaliação.

35 35 Os autores prosseguem seu raciocínio, dizendo que essas etapas operam como se fosse uma filtragem, que ao fim de cada etapa, dá oportunidade para que se escolha a que mais convém, e se abandone as demais, restando sempre para a próxima etapa, as mais favoráveis ao atendimento das perspectivas da empresa. Vale lembrar que para agregar valores a uma determinada empresa, torna-se importante aperfeiçoar as metodologias a serem utilizadas na seleção dos sistemas de ERP. 3.1 METODOLOGIA USADA PARA A SELEÇÃO DO SISTEMA ERP No passado recente, ou seja, na década de 60, a utilização dos sistemas de ERP, se direcionava as grandes empresas industriais, pois os custos eram elevados e por serem as primeiras a fazer uso deles. Contavam com os responsáveis pelas áreas de produção e Tecnologia de Informação, e hoje, a situação é outra, as empresas contam não só com os executivos do mais alto escalão como vem colocando em destaque a importância das metodologias que devem e podem ser usadas para a seleção dos sistemas de ERP. Segundo Mendes e Escrivão Filho (2003), algumas empresas responsabilizaram as áreas de Tecnologia de Informação para encontrar soluções relacionadas a todos os problemas, e acreditam que isso venha minimizar e/ou eliminar a participação e a responsabilidade dos seus usuários. Embora se tenha conhecimento de que cada empresa é diferente uma da outra, motivo pelo qual requerem abordagens e soluções diferenciadas. Entretanto, em geral, as grandes empresas, possuem um número de recursos humanos, capaz de atender a demanda empresarial, e assim são suficientes para organizar um processo de seleção apropriado, lançando mão de serviços de consultoria, e de estratégias e metodologias estabilizadas que