EFICIÊNCIA OPORTUNIDADES NO ENSINO PRESENCIAL. Américo Matiello

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2 EFICIÊNCIA OPORTUNIDADES NO ENSINO PRESENCIAL Américo Matiello

3 Focos de Eficiência Canal Campus 3 grupos representam 78% do total de custos e despesas previstos em 2015 no Canal Presencial Cada grupo possui projetos robustos de melhoria de eficiência DOCENTES INFRAESTRUTURA ADM CAMPI 12% 44% Plano de Carreira Docente Controle de titulação Salas otimizadas Laboratórios Multidisciplinares Estrutura padrão Automatização de processos Serviços on-line 22% Serialização Flexível + Pesquisa Operacional = 66% do total Docentes Infraestrutura Adm Campi 3

4 KLS 2.0 combinado com ferramenta de Pesquisa Operacional (PO) é a maior alavanca de eficiência KLS 2.0 é um modelo acadêmico mais flexível......com capturas crescentes até 2019! Matrizes atuais KLS 2.0 Evolução KLS 2.0 (Semestres Letivos) º e 2º PO Fase º e 4º º e 6º º e 8º PO Fase 2 (16.1) Fase 3 (16.2) º e 10º

5 Gestão de Folha Docente Processo Tradicional Coordenadores de Curso montam sugestão de Grade Horária para o próximo semestre letivo, baseado na Grade vigente e projeção de calouros, formandos e evasão ( Excel P ) Coordenador Acadêmico do campus busca sinergias entre cursos para otimizar a carga horária docente ( Excel M ), e valida com o Diretor da Unidade Corporativo valida as sugestões e propõe sinergias adicionais, incluindo inversões pontuais da oferta de disciplinas ( Excel G ) Nova análise dos coordenadores, até fechar o ciclo PROCESSO BOTTOM-UP, CONSUMO ELEVADO DE TEMPO E ENERGIA, CAPACIDADE LIMITADA DE CAPTURA DE GANHOS 5

6 Gestão de Folha Docente - Ideal PROCESSO TOP-DOWN COM ENVOLVIMENTO DOS CAMPI Informações dos Campi disponíveis para o corporativo, por curso: Infraestrutura, Matrizes Curriculares, Disponibilidade Docente, Base de Alunos por Curso e Período Time corporativo monta Grades Horárias otimizadas, já considerando todas as sinergias possíveis entre os cursos e usando os espaços físicos da forma mais eficiente possível Campi valida as informações e faz ajustes pontuais, se necessários! Desafio: EXECUÇÃO para o tamanho da operação: 130 Campi, 772 mil disciplinas x matriz, alocação de 458 mil alunos e 13.5 mil docentes (dados de 15.1). Estimativa de hs de trabalho 6

7 Pesquisa Operacional na Kroton Fase 1 (15.2) : SERIALIZAÇÃO FLEXÍVEL Sugere a oferta das disciplinas do semestre, otimizando a carga horária docente Fase 2 (16.1) : + GRADE HORÁRIA Otimiza a infraestrutura existente, através da alocação das turmas nos espaços físicos e dias da semana Fase 3 (16.2) : + PLANNING Simula o melhor aproveitamento da área do campus e do mix de titulação do corpo docente, além de indicar as restrições para um ganho maior 7

8 Foco no uso eficiente dos espaços físicos SALAS DE AULA: Ocupação salas de aula laboratórios Todo semestre calculamos a ocupação média de cada unidade: nº de alunos no dia/turno de pico vs capacidade LABORATÓRIOS: Aumento no nº de Laboratórios Multidisciplinares (LM), otimizando os espaços Engenharias Anhanguera: de 18 específicos para 10 LMs Saúde em Demais Marcas: de 46 específicos para 26 LMs Média de Ocupação Campus 8

9 Eficiência no uso das Salas de Aula Entregáveis da Pesquisa Operacional: (i) otimização do uso das salas/laboratórios nos dias letivos (ii) redução da ociosidade de cada sala Possibilita o lançamento de novos cursos sem necessidade de novas áreas ou redução de áreas quando possível Ocupação atual média de 65% da área total (15.2), evolução de 2 p.p. em 1 ano Possibilidade de ganho adicional com Salas Otimizadas 9

10 Salas Otimizadas: mais alunos com mais conforto Carteiras estofadas, com prancheta maior e que aumentam em até 15% a capacidade na mesma área Salas climatizadas, com sistema de som e projeção Roll-out em andamento, em 15.2 totalizam 13% do total de salas da Kroton e 30% das salas grandes 15% 10% 5% 0%

11 Resultados da Fase 1 - Pesquisa Operacional Nos 66 campi que tiveram aplicação de Pesquisa Operacional: em 15.2 ganho de 12,3% no indicador de Carga Horária por aluno comparado com 14.2 Nas unidades Anhanguera que tiveram aplicação de PO tivemos um ganho de 16 p.p. superior ao grupo que não utilizou a ferramenta neste mesmo mesmo indicador Adiamos intervenções em 35 mil m2: Adiamento de 6 novos blocos, total de 25 mil m2 Eliminação de reformas em 10 mil m2 11

12 Resultados Obtidos da Fase 1 - Pesquisa Operacional Nos 66 campi que tiveram aplicação de Pesquisa Operacional: ganho de 12,3% no indicador de Carga Horária por aluno comparado com 14.2 Nas unidades Anhanguera que tiveram aplicação de PO tivemos um ganho de 16 p.p. superior ao grupo que não utilizou a ferramenta neste mesmo mesmo indicador Adiamos intervenções em 35 mil m2: Adiamento de 6 novos blocos, total de 25 mil m2 Eliminação de reformas em 10 mil m2 12

13 Resultados Obtidos da Fase 1 - Pesquisa Operacional Nos 66 campi que tiveram aplicação de Pesquisa Operacional: ganho de 12,3% no indicador de Carga Horária por aluno comparado com 14.2 Nas unidades Anhanguera que tiveram aplicação de PO tivemos um ganho de 16 p.p. superior ao grupo que não utilizou a ferramenta neste mesmo mesmo indicador Adiamos intervenções em 35 mil m2: Adiamento de 6 novos blocos, total de 25 mil m2 Eliminação de reformas em 10 mil m2 13

14 Resultados Obtidos da Fase 1 - Pesquisa Operacional Nos 66 campi que tiveram aplicação de Pesquisa Operacional: ganho de 12,3% no indicador de Carga Horária por aluno comparado com 14.2 Nas unidades Anhanguera que tiveram aplicação de PO tivemos um ganho de 16 p.p. superior ao grupo que não utilizou a ferramenta neste mesmo mesmo indicador Adiamos intervenções em 35 mil m2: Adiamento de 6 novos blocos, total de 25 mil m2 Eliminação de reformas em 10 mil m2 14

15 Estrutura Padrão dos Campi Análise de funções padrões de todas as unidades, divisão em 8 grandes blocos funcionais Definição de drivers para dimensionamento e controle de cada grupo, com testes de correlação. Drivers definidos: Quantidade de Alunos e de Funcionários Análise de indicadores de cada bloco em função do tamanho da unidade e número de turnos, com benchmarks qualitativos (avaliação de alunos e funcionários) Resultados obtidos: 21% de ganho global de produtividade 24% em Anhanguera 15% nas demais marcas 15

16 Gestão da Eficiência Relatórios e Indicadores Ferramentas de controle: real x orçado Ferramentas de controle: Painel Siga As unidades recebem mensalmente relatórios para análise comparativa do resultado com ano anterior, orçamento, forecast, variações em R$, análise vertical e horizontal Indicadores para gestão das unidades financeiros, comerciais, acadêmicos e atendimento 16

17 Gestão da Eficiência Radar Executivo O Radar Executivo é um ritual de gestão que garante a análise de dados, identificação de oportunidades de melhoria de processos ou resultados, cumprimento de SLAs, qualidade dos resultados e suas causas Reuniões Mensais com Presidente (VP e Presidente) Reuniões nas Unidades (diretor e equipe) Reuniões Mensais Regionais (diretores e superintendente) Contempla a elaboração de planos de ação para resolução dos desvios Reuniões Mensais VP Campus (superintendentes e VP) 17

18 Planos de Ação Elaborados pelas unidades durante as reuniões locais de radar Ponto Crítico Ação Responsável Impacto (R$) Prazo Farol Validados pelos superintendentes e apresentados mensalmente à VP Presencial Acompanhados até a data de finalização / captura dos resultados 18

19 Book de Processos: Garantia da Aderência, medição mensal 19

20 OPORTUNIDADES ANHANGUERA 20

21 Oportunidades Anhanguera ESTRATÉGIA GLOBAL: Enobrecimento do portfolio de cursos de Graduação presencial Melhoria na infraestrutura de salas de aula e bibliotecas Mudança do modelo acadêmico a partir de (KLS 2.0) Unificação de sistemas transacionais em 2016 Mudança de marca em cidades específicas (em 15.2 alteração em Belo Horizonte) Padronização do modelo de gestão nas unidades Implantação de pesquisa operacional a partir de 15.2 No caso específico da regional SP1 (26 campi, sendo 25 Anhanguera): oportunidade de aumento de Margem Operacional dos campi da Anhanguera Em 1S14 a Margem foi 33,5 p.p. inferior à da regional SP2 21

22 Turnaround SP1 Racional AÇÕES IMPACTOS Fase 1 ( ) Aumento de eficiência na operação atual Novo líder regional Transferência de cursos entre campi Otimização do Stricto Sensu Revisão da estratégia de campi/cursos Enobrecimento do portfólio Aumento de ticket em cursos com alta demanda Implantação de novo plano de carreira docente Padronização da estrutura administrativa dos campi 48 cursos transferidos 8 mil alunos movimentados 650 desligamentos 174 cursos com aumento de ticket para ingressantes Fechamento de 2 campi em São Paulo Mudança de endereço de 1 campus Devolução de 4 anexos aos campi Novos cursos em processo de autorização representam um aumento de 25% do portfólio, sendo que 53% são das áreas de Saúde e Engenharia Fase 2 ( ) Expansão Abertura de novos campi na Grande São Paulo Novos cursos 22

23 Resultados Consolidado Anhanguera (15.1 x 14.1): Aumento de 6,9 p.p. de Margem Operacional e 8,9% de Receita Líquida Regional SP1 (15.1 x 14.1): Aumento de 15,7 p.p. de Margem Operacional e 7,5% de Receita Líquida Diferença para Margem da SP2: de 33,5 p.p. para 17,9 p.p. Captação 15.2 na cidade de São Paulo (mais impactada pelas mudanças): superior a