Relatório de Gestão PREVIDÊNCIA SOCIAL

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1 Relatório de Gestão 2004 PREVIDÊNCIA SOCIAL

2 Relatório de Gestão 2004 Pág. 1 APRESENTAÇÃO 3 1. DADOS GERAIS DA DATAPREV Competências Legais e Regimentais Identidade Empresarial Arquitetura Organizacional Perfil de Recursos Humanos 7 2. OBJETIVOS E METAS Vinculações com o Plano Plurianual PPA Proposta DATAPREV para vinculação ao PPA Execução das ações vinculadas ao PPA Planejamento Estratégico DATAPREV PLANEP Mapa Estratégico Rede de Precedência dos Objetivos Resultados Estratégicos Esperados Gestão Orçamentária Gestão Financeira INDICADORES Indicadores de Carga de Trabalho Rede de Atendimento Indicadores de Gestão Balanço Social 76

3 Pág. 2 Relatório de Gestão ANÁLISE DOS RESULTADOS Avaliação de Progresso dos Objetivos Estratégicos Execução dos Projetos Resultados de Impacto Social Execução dos Projetos e Ações Sociais MEDIDAS ADOTADAS PARA MELHORIA DOS RESULTADOS Plano Estratégico Processo Software Atualização Tecnológica Gestão de Pessoas Gestão Suprimento de Bens e Serviços Prevdata Sociedade de Previdência Complementar da DATAPREV Valor Total da folha de pagamento dos empregados participantes Valor Total das contribuições pagas pelos empregados participantes Valor Total das contribuições pagas pela patrocinadora Valor Total de outros recursos repassados pela patrocinadora Discriminação da razão ou motivo do repasse de recursos que não sejam contribuições Valor Total por tipo de aplicação e respectiva fundamentação legal Demonstrações Contábeis Parecer Atuarial Parecer da Auditoria Independente Parecer do Conselho Fiscal 203

4 Relatório de Gestão 2004 Pág. 3 APRESENTAÇÃO O ano de 2004, o segundo da gestão do Governo Lula, foi um marco para a Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência Social Dataprev. Após dois anos registrando prejuízo, o balanço de 2004 apresentou um lucro de R$ 16 milhões de reais, que permitem a Empresa remunerar os acionistas e, pela primeira vez nos seus 30 anos de existência, promover a distribuição de lucro entre os empregados. Outro fato marcante foi a realização da primeira licitação para locação dos seus computadores de grande porte, medida que há anos vinha sendo exigida pelos órgãos de controle e que nesta gestão se concretizou. A Empresa também deu continuidade à modernização tecnológica da Previdência Social e apesar das restrições do Ministério da Previdência, relativamente a esse processo, fez isto com muita aplicação apresentando resultados importantes na adequação tecnológica, na melhoria das funcionalidades e atendimento dos sistemas e na gestão eficiente dos recursos. A Dataprev dentre as estatais é a que mais contribuiu no Governo com a implantação do programa de software livre, o que a torna uma referência no Brasil. A Empresa conseguiu responder também rapidamente às demandas que beneficiaram diretamente os segurados da Previdência Social. A de maior impacto foi a que propiciou a revisão dos benefícios concedidos após fevereiro de 1994, cujos titulares aderiram ao acordo proposto pelo Governo para a aplicação de correção pelo IRSM de fevereiro de Um outro programa governamental que contou com a participação da Dataprev foi a decisão do Governo de conceder, através dos bancos comerciais, de empréstimos pecuniários com taxas de juros reduzidas aos aposentados e pensionistas. O sucesso deste programa contribuiu para o crescimento do mercado consumidor interno e com a redução da taxa de juros praticadas pelos bancos. Na área de Recursos Humanos a Empresa continuou com as ações já iniciadas em 2003 voltadas para a valorização de seus empregados, tal como previsto no Planejamento Participativo, investindo em atividades de treinamento, em programa de incentivo à Pós- Graduação e capacitando empregados em Gestão do Conhecimento. Ainda dentro da proposta de valorização do corpo funcional, a Empresa deu prosseguimento à pesquisa salarial junto a empresas do porte da Dataprev e no segmento de Tecnologia da Informação.. Na área das Ações Sociais a empresa, em atendimento à Lei 10097/2000, contratou menores aprendizes, oferecendo capacitação profissional paralelamente aos seus estudos regulares. Também continuou ministrando cursos de capacitação em informática tanto para jovens de comunidades carentes como para filhos e parentes de empregados. O programa de doação de bens alienados beneficiou instituições voltadas para o atendimento de comunidades carentes, em consonância com a sua Política de Responsabilidade Social. Esses são os pontos que destacamos dentre as mais diversas atividades da Empresa, que durante o ano de 2004, com o esforço da Diretoria e de seus empregados somou-se aos grandes projetos do governo federal.

5 Pág. 4 Relatório de Gestão DADOS GERAIS DA DATAPREV 1.1. COMPETÊNCIAS LEGAIS E REGIMENTAIS Instituída pela Lei nº de 04 de novembro de 1974 com o estatuto aprovado pelo Decreto nº de 10 de março de 1975, CNPJ /0001/01, a DATAPREV Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência Social, é uma Empresa Pública vinculada ao Ministério da Previdência Social MPS, com personalidade jurídica de direito privado, patrimônio próprio e autonomia administrativa e financeira. Na composição acionária da Empresa, a União, representada pelo MPS, participa com 51% e o INSS com 49%. A DATAPREV tem por objetivo estudar e viabilizar tecnologias de informática na área da Previdência Social, compreendendo sistemas operacionais e equipamentos de computação, prestação de serviços de processamento e tratamento de informações, bem como, o desempenho de outras atividades correlatas, conforme publicado pelo Estatuto da Empresa DEC de 24 de julho de Desde que esteja em harmonia com a política governamental, a DATAPREV pode prestar serviços a terceiros. A prestação de serviços será sempre estabelecida em convênio, ajuste ou contrato e executada mediante remuneração em regime de faturamento, cujos preços levarão em consideração os praticados pelo mercado. A sede fica localizada na SAS Quadra 1, Blocos E/F, Brasília/DF CEP PABX: (61) / FAX (61) , tendo como endereço de intranet

6 Relatório de Gestão 2004 Pág IDENTIDADE EMPRESARIAL O desafio do gerenciamento da mudança exige referências estratégicas capazes de nortear a atuação empresarial. Enquanto os valores corporativos explicitam as posturas que favorecem a concretização da Visão, esta estabelece o foco e a direção da mudança, constituindo-se no passaporte para o futuro. Por sua vez, a Missão fortalece a identidade do negócio, identificando a Empresa no mercado. A seguir os componentes da Identidade Empresarial DATAPREV definidos para o período de Missão Atuar integradamente com outras instituições públicas para o êxito das ações de governo, no âmbito da seguridade social e do trabalho, por meio de soluções sustentáveis em tecnologia da informação, com o fortalecimento do compromisso entre trabalhadores e empresa, agindo de forma a preservar o interesse público. Visão Seremos uma empresa pública de soluções de TI reconhecida por sua excelência na gestão, pelos serviços prestados e pela contribuição para a inclusão social e redução das desigualdades. Valores Essenciais Acreditamos... Participação... no envolvimento e na disposição em cooperar com as iniciativas da Empresa e do Cliente; Qualidade... na busca permanente da excelência nos produtos e serviços prestados; Inovação... que devemos priorizar as soluções novas e criativas, apoiada em tecnologias atualizadas; Resultado... no pensamento e na ação orientada para realização dos objetivos definidos; Integridade... na honestidade, na franqueza e no respeito ao indivíduo; Satisfação... na criação de ambientes favoráveis ao desenvolvimento das pessoas; Conhecimento... no desenvolvimento das competências pela socialização do saber; Flexibilidade... que devemos promover as adaptações às mudanças necessárias; Profissionalismo... no exercício profissional apoiado na seriedade e nos valores do trabalho; Comprometimento...que devemos assumir os riscos e as responsabilidades resultantes de decisões compartilhadas; Solidariedade... na cumplicidade na solução dos problemas e necessidades dos outros

7 Pág. 6 Relatório de Gestão ARQUITETURA ORGANIZACIONAL Conselho Fiscal Conselho de Administração Auditoria Projetos Presidência Comitê de Tecnologia da Informação Comitê de Ações Sociais Organização e Planejamento Consultoria Jurídica Comunicação Social Segurança de Informações Rede de Atendimento Diretoria de Administração e Finanças Diretoria de Operações e Telecomunicações Diretoria de Recursos Humanos Diretoria de Negócios Logística Finanças Suprimentos Controle Administração Comercial Apoio às Licitações Tratamento da Informação Redes de Telecomunicações Suporte Técnico Administração dos Ambientes de Produção Recursos Humanos Arrecadação Benefícios Procuradoria Geral Serviços Corporativos Tratamento de Informações Cadastro Nacional de Informações Sociais Transferência do Departamento de Administração Comercial da DNG para a DAF Resolução 2568/ /06/2004 Superintendência de Rede de Presidência Atendimento Diretoria de Administração e Finanças Diretoria de Operações e Telecomunicações Diretoria de Recursos Humanos Diretoria de Negócios São Paulo Distrito Federal Minas Gerais Rio de Janeiro Rio Grande do Sul Santa Catarina Paraná Pernambuco Ceará Bahia Mato Grosso Mato grosso do Sul Goiás Pará Amazonas Paraíba Tocantins Piauí Maranhão Rio Grande do Norte Sergipe Alagoas Espírito Santo

8 Relatório de Gestão 2004 Pág PERFIL DE RECURSOS HUMANOS Atualmente, a força de trabalho da DATAPREV constitui-se de (três mil e oitenta e um) empregados, sob o regime jurídico da Consolidação das Leis do Trabalho CLT, distribuídos a seguir. CARGOS QUANT Ad nutum (sem cargo no PCCS) 29 Analista de Tecnologia da Informação Organização 284 Analista de Tecnologia da Informação Telemática 764 Aprendiz Administrativo 42 Assistente de Tecnologia da Informação / apoio administrativo 54 Assistente de Tecnologia da Informação / operações 90 Assistente de Tecnologia da Informação / processamento 3 Assistente de Tecnologia da Informação / produção 99 Assistente de Tecnologia da Informação / programador 50 Assistente de Tecnologia da Informação / segurança fís. e patrimonial 4 Assistente de Tecnologia da Informação / telefonia 5 Assistente de Tecnologia da Informação /apoio operacional 179 Assistente de Tecnologia da Informação /suporte administrativo 567 Assistente de Tecnologia da Informação /suporte técnico 892 Auxiliar Enfermagem Trabalho 3 Dirigente Empregado 1 Engenheiro Segurança Trabalho 1 Médico do Trabalho 6 Técnico Segurança do Trabalho 1 TOTAL 3081 Fonte: Relatório Turn-over Dez/04 DIAP.R Conta-se, ainda, como força adicional de não empregados um quantitativo de 166 (cento e sessenta e seis) pessoas, conforme demonstrativo a seguir: CARGOS QUANTIDADE Dirigente não empregado 4 Estagiário 156 Requisitado 6 TOTAL 166 Fonte: Relatório Turn-over Dez/04 DIAP.R

9 Pág. 8 Relatório de Gestão 2004 Cabe ressaltar que no quantitativo de pessoas, estão totalizados os empregados em situação funcional Ativos, Aposentados, em Licença-Gestante e em Auxílio-Doença, mas não constam os Menores Aprendizes.

10 Relatório de Gestão 2004 Pág OBJETIVOS E METAS 2.1. VINCULAÇÕES COM O PLANO PLURIANUAL PPA Proposta DATAPREV para vinculação ao PPA No decorrer do primeiro semestre de 2003, a DATAPREV em conjunto com a Assessoria Especial de Tecnologia da Informação - AETI, órgão do Ministério da Previdência Social à época, participou do processo de formulação do Plano Plurianual Na ocasião, foram apresentadas sugestões a serem incluídas no Plano, visando favorecer a aplicação e o gerenciamento da tecnologia da informação como elemento estratégico, integrando iniciativas e recursos como base para a superação do cenário insatisfatório da TI na Previdência Social. Entretanto, proposta foi contestada, tanto nas reuniões plenárias, como nas reuniões específicas com o Ministério do Planejamento. Os fundamentos da não aceitação, por parte das áreas finalísticas da Previdência deveu-se à necessidade de se ter o total controle dos recursos de TI que irão atender aos seus requisitos de negócio para garantir o pleno atendimento de suas necessidades, ao que se contrapôs, priorizando a integração dos elementos de TI, notadamente da infra-estrutura. Segundo orientações do Ministério do Planejamento, não seria admitido no PPA programas que não fossem finalísticos ou de gestão de políticas (que deveria ser um único programa por Ministério), se restringiu à aplicação da metodologia exposta no Manual de Formulação do PPA , cuja previsão incluía quatro tipos de programas: finalísticos, de serviço ao Estado, de gestão de políticas públicas e de apoio administrativo. A seguir, a proposta sugerida pela DATAPREV: PROGRAMA ESPECÍFICO DE TI NA PREVIDÊNCIA SOCIAL Programa de Governo Serviços de Tecnologia da Informação da Previdência Social Órgão Responsável Ministério de Previdência Social Objetivo do Programa Prover soluções de TI adequadas aos serviços atuais e potenciais da Previdência Social, visando à racionalização e a integração dos recursos e iniciativas. Público-Alvo Ministério da Previdência Social - MPS, Instituto Nacional do Seguro Social - INSS e Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência Social - DATAPREV. AÇÕES PROPOSTAS Ação: Aquisição, Manutenção e Desenvolvimento de Sistemas de Informação. Finalidade: Manter a funcionalidade e a efetividade dos sistemas criados, desenvolver novos sistemas e adquirir software para atender, com qualidade, as necessidades de informação inerentes ao funcionamento eficaz dos serviços da Previdência Social. Descrição: Concepção, gerenciamento e execução das atividades do processo de software, visando à adequação funcional dos sistemas informatizados, a segurança da informação, a aquisição de produtos de software no mercado e o desenvolvimento de

11 Pág. 10 Relatório de Gestão 2004 novos sistemas de informação. Aumentar o grau de maturidade do processo de software, implementando metodologias de desenvolvimento de sistemas orientadas para a qualidade, apoiadas por ferramentas de automação e produtividade. Capacitar os técnicos envolvidos na manutenção e no desenvolvimento dos sistemas de informação e treinar os usuários finais. Ação: Serviço de Processamento de Dados Finalidade: Operacionalizar os ambientes de processamento dos sistemas implantados nas agências, nas gerências executivas, nas superintendências e nos centros de tratamento de informações da Previdência Social. Descrição: Prover a infra-estrutura tecnológica de hardware, rede de telecomunicações e software básico necessária à realização dos procedimentos técnicos indispensáveis ao funcionamento dos sistemas de informação implementados. Manter em operação os sistemas de informação implantados. Ação: Migração dos Sistemas e Informações Finalidade: Realizar a conversão dos softwares e bases de dados dos atuais sistemas de informação, adequando-os à nova arquitetura tecnológica da Previdência Social. Descrição: Concepção, gerenciamento e execução das atividades de migração dos sistemas de informações em operação no atual ambiente tecnológico para o ambiente futuro, visando a adequação técnica dos mesmos, com segurança e continuidade dos serviços da Previdência Social. Capacitação dos técnicos envolvidos na migração e treinamento dos usuários finais. Ação: Reaparelhamento da Infra-estrutura Tecnológica Finalidade: Reestruturar a infra-estrutura tecnológica de hardware, a rede de telecomunicações e o software básico da Previdência Social, visando torná-la apta para o atendimento das crescentes demandas relativas aos serviços atuais e potenciais da Previdência Social. Descrição: Especificar a nova arquitetura tecnológica, adquirir os equipamentos necessários, configurar o novo ambiente tecnológico e capacitar os técnicos envolvidos na operacionalização do mesmo. Ação: Geração de Informações Estratégicas Finalidade: Disponibilizar mecanismos eficazes de captura e geração de informações estratégicas para o apoio ao processo decisório da Previdência Social, visando ampliar seu horizonte informacional, integrar informações de diversas fontes e potencializar a sua capacidade de gerenciamento e combate às fraudes. Descrição: Concepção, gerenciamento e execução das atividades de geração de informações estratégicas, incluindo a modelagem dimensional das informações e o desenvolvimento dos aplicativos específicos. Capacitar os técnicos envolvidos na solução tecnológica e treinamento dos usuários finais. Prover a infra-estrutura tecnológica necessária. Considerações finais: No entendimento de que a tecnologia da informação é insumo relevante à melhoria da qualidade dos serviços públicos e à transformação da Gestão Pública orientada para o alcance de resultados, ressalta-se a necessidade de uma reavaliação, dada a importância no âmbito do PPA, caracterizando e gerenciando a tecnologia da informação como fator estratégico.

12 Relatório de Gestão 2004 Pág Execução das ações vinculadas ao PPA A DATAPREV é responsável pelas ações de adequação e manutenção da infra-estrutura tecnológica utilizada pela Previdência Social. No PPA, estas ações estão inseridas no Programa Gestão da Política de Previdência Social e identificadas como: Ação Adequação da Infra-Estrutura Tecnológica do Cadastro Nacional de Informações Sociais CNIS; Ação Manutenção e Adequação da Infra-estrutura de Tecnologia da Informação para a Previdência Social. Ambas possuem a finalidade de manter o ambiente tecnológico apto a suportar o nível de demanda dos serviços da Previdência Social. O comportamento da execução orçamentária: DESCRIÇÃO Programa 0087 Gestão da Política de Previdência Social Ação Manutenção e Adequação da Infraestrutura de Tecnologia da Informação para a Previdência Social Ação Adequação da Infra-Estrutura Tecnológica do Cadastro Nacional de Informações Sociais CNIS Valores em R$ mil 2004 Autorizado Executado Fonte: DIOR.A Os investimentos executados em 2004, somando-se as duas ações, representaram apenas 23.7% dos recursos orçamentários previstos. A infra-estrutura tecnológica que atende ao Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) é compartilhada com os demais serviços previdenciários, ou seja, o CNIS utiliza a mesma infra-estrutura computacional e de telecomunicações que atende as demandas dos Sistemas da Previdência, como Benefícios, Receita Previdenciária, Procuradoria entre outros. A arquitetura tecnológica adotada é gerenciada pela DATAPREV de forma integrada, racionalizando o uso dos recursos técnicos disponíveis e otimizando os investimentos. Por essa razão, todo o investimento executado está vinculado a Ação No processo de revisão do PPA que definiu os programas e ações para o exercício de 2005 essas ações foram unificadas. Os investimentos executados para adequação da infra-estrutura tecnológica foram distribuídos conforme o quadro abaixo: Valores em Reais Hardware e Software Adquiridos Valores Executados Equipamento Periférico ,00 Estação de Trabalho ,21 Telecomunicações ,95 Servidor - Plataforma Baixa ,97 Software Aplicativo ,76

13 Pág. 12 Relatório de Gestão 2004 Investimentos em Hardware e Software Realizados em % 4% 2% 16% 62% Equipamento Periférico Rede de Telecomunicações Software Aplicativo Estação de Trabalho Servidor - Plataforma Baixa Principais resultados alcançados Os investimentos realizados para adequação da infra-estrutura de telecomunicações representaram 62% dos investimentos executados, tendo como resultado a melhoria geral no desempenho da rede da Previdência, a implementação de novas soluções para o gerenciamento do ambiente de operação, a viabilização da execução de reuniões em videoconferência entre Rio de Janeiro, Brasília e São Paulo, otimizando os gastos decorrentes de viagens e diárias. Novos computadores, servidores de aplicação multiprocessados foram adquiridos para a adequação dos ambientes operacionais que suportam aplicações para intranet e intranet. Esses investimentos proporcionaram melhorias na performance dos aplicativos, no aumento da capacidade de contingenciamento, na segurança, na disponibilidade e no gerenciamento deste tipo de ambiente produtivo. Os valores investidos em Servidores de Aplicação totalizaram 16% (dezesseis) dos investimentos executados. Foram adquiridos microcomputadores para reduzir a obsolescência tecnológica das ferramentas utilizadas no desenvolvimento dos serviços prestados pela DATAPREV e para equipar alguns laboratórios de treinamento. Estes equipamentos atenderam, principalmente, as demandas de Escritórios Estaduais da DATAPREV, com destaque para Minas Gerais, Rio de Janeiro, Pernambuco e Sergipe. Os investimentos na adequação das estações de trabalho representaram 16% (dezesseis) do total dos investimentos executados. Foram adquiridas licenças de uso de software antivírus para proporcionar maior nível de segurança na rede interna da DATAPREV, assim como outras licenças de uso de softwares, visando adequar as ferramentas utilizadas na coleta dos dados para gestão patrimonial da DATAPREV. Investimentos que totalizaram 4% (quatro) dos investimentos executados. Também, foram adquiridos alguns equipamentos periféricos para aumentar a capacidade de impressão, realização de cópias de segurança (back-up) e a continuidade no fornecimento de energia para o funcionamento do ambiente produtivo do escritório estadual no Amazonas. Esses investimentos representaram 2% (dois) dos investimentos executados.

14 Relatório de Gestão 2004 Pág. 13 Principais fatores de sucesso para o alcance dos resultados A despeito das limitações financeiras ocorridas no exercício, os resultados alcançados decorreram, principalmente, da capacidade técnica e do conhecimento dos profissionais envolvidos na definição, no desenvolvimento, no gerenciamento, na operação e no uso das tecnologias de informação aplicadas na Previdência Social. O Plano Diretor de Tecnologia da Informação da Previdência Social (PDTI) desenvolveu uma visão ampla da tecnologia da informação aplicada e foi capaz de guiar as decisões intrínsecas aos investimentos. Principais dificuldades para atingir os resultados O percentual de realização dos investimentos foi muito aquém das necessidades da Previdência Social, face às dificuldades de caixa da DATAPREV, ocorridas no exercício. A existência de conflitos de atribuições e responsabilidades no processo institucionalizado, no âmbito da Previdência Social, para decidir sobre questões de investimentos em tecnologia da informação. Descontinuidade e não integração entre as iniciativas de adequação dos aspectos técnicos às iniciativas de melhorias nos aspectos sociais e organizacionais (capacitação, processo de trabalho, política de remuneração, cultural organizacional, etc). Providências adotadas para eliminar os problemas A DATAPREV vem gerenciando junto ao seu cliente principal, o ajustamento no nível da liquidação das faturas aprovadas, objetivando, manter o montante do caixa equilibrado com as suas obrigações. Neste sentido, busca melhorar o aumento da sua capacidade de planejamento e integração das iniciativas de investimentos em tecnologia com as iniciativas de melhoria dos processos de trabalho e das práticas de gestão de pessoas. Tal modificação proporcionou maior eficácia na implementação de novas tecnologias. Cabe ressaltar, que o alcance de melhores resultados requer a integração do gerenciamento de todas as ações de tecnologia da informação no âmbito Previdência Social. O PPA, como instrumento de planejamento da gestão pública deve refletir no seu conjunto de programas e ações características que favoreçam a referida integração e, conseqüentemente, proporcionando uma maior eficácia, eficiência e efetividade aos investimentos em tecnologia da informação.

15 Pág. 14 Relatório de Gestão PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARTICIPATIVO DATAPREV PLANEP UMA EXIGÊNCIA DOS TEMPOS ATUAIS O cenário contemporâneo de mudanças impõe às organizações o enfrentamento do desafio do aumento de expectativas de desempenho para o atendimento de necessidades de clientes, fornecedores e colaboradores. Freqüentemente formas tradicionais de gerenciamento do negócio são abandonadas por se tornarem ineficazes para lidar com as exigências da economia global, inclusive na administração pública. Demandas que tornam indispensáveis a construção de processos de gerenciamento do desempenho empresarial capazes de se constituírem na base da integração do universo corporativo, interligando as unidades organizacionais, as equipes, os indivíduos e a atuação da liderança, através de planos, visando a concretização das estratégias e a transformação da Visão em realidade. A DATAPREV, com base nestas premissas e alinhada às orientações do Governo, em setembro de 2003, elaborou coletivamente o Planejamento Estratégico Participativo denominado PlanEP, cuja dinâmica estabelecida para o desenvolvimento e implantação se estruturou em três etapas conforme demonstrado a seguir. Cabe ressaltar as oportunidades de reflexão sobre a Empresa, face à ampla participação proporcionada no processo de construção dos Rumos Estratégicos. FORMULAÇÃO A metodologia PlanEP ao introduzir um processo participativo na Empresa, se apoiou no enfoque de células de planejamento, com a participação voluntária, buscando privilegiar a diversidade de visões, pensamentos e experiências. As células foram constituídas por empregados com experiências, formação e conhecimentos diversificados. Para a concretização desta iniciativa, inicialmente, a SUOP.P - Superintendência de Organização e Planejamento, construiu parcerias com 28(vinte e oito) empregados representantes de todas as Diretorias e lotados na Administração Central e Escritórios Estaduais, sendo 9(nove) da SURE, 7(sete) da DNG, 6(seis) da DOP, 3(três) da DAF, 2(dois) da PR e 1(um) da DRE, objetivando a preparação de outros 52(cinqüenta e dois) para o papel de Facilitadores, com a responsabilidade pela condução dos trabalhos das células cujo produto final, resultou no encaminhamento de sugestões relativas aos Rumos Estratégicos para a Empresa.

16 Relatório de Gestão 2004 Pág. 15 Para a construção das sugestões, aplicou-se a Metodologia SWOT, técnica que analisa a capacidade interna da Empresa (pontos fortes e fracos) e sua posição em relação à ambiência externa (ameaças e oportunidades), utilizando-se também a classificação por perspectivas apresentadas no Modelo do Sistema de Medição do Desempenho, disseminado pela FPNQ Fundação Premio Nacional da Qualidade. O envolvimento dos empregados se deu basicamente nessa fase, com a análise da ambiência externa e interna e como decorrência o desenvolvimento e identificação de sugestões para a definição das estratégias. Estas sugestões foram recebidas pelo Grupo Estratégico, composto pelos Diretores, Superintendentes e Representantes das Células, contribuindo como subsídios para o trabalho de definição dos componentes estratégicos, que se realizou em evento de Planejamento no período de 17 a 21/11/03. Como produto da etapa de Formulação obteve-se, além da Identidade Empresarial composta pela Missão, Visão e Valores, o Plano Estratégico constituído pelas Diretrizes e Objetivos Estratégicos, conforme ilustrado no Mapa Estratégico (vide o item 2.2.1). IMPLANTAÇÃO Visando a concretização das Estratégias e a transformação da Visão em realidade, para cada Objetivo Estratégico, identificou-se um conjunto de Objetivos Setoriais que transformados em Planos de Ação, viabilizou um maior envolvimento por parte das unidades organizacionais, possibilitando uma atuação entre gestores e equipes na busca da convergência para o alcance dos resultados estratégicos. Para realização desse desdobramento contou-se com 12 (doze) representantes das Diretorias, os quais além de identificarem as ações necessárias para concretização dos objetivos organizacionais, definiram a rede de precedência dos objetivos (item 2.2.2), o que torna esse modelo bastante inovador face a sua abrangência. Com essa iniciativa, vislumbrou-se um processo de mudança organizacional orientada para resultados, apesar das dificuldades e resistências existentes, tendo em vista o predomínio da gestão verticalizada na cultura da Empresa. Para reforçar a lógica que compreende o Ciclo de Planejamento e possibilitar acompanhamento e a avaliação do Plano Estratégico, criou-se um Comitê de Planejamento. MONITORAMENTO O Comitê de Planejamento, constituído por 15 monitores, objetiva subsidiar a Diretoria Executiva de modo sistemático e transparente com informações sobre a evolução da realização dos Objetivos Estratégicos por meio de pareceres emitidos periodicamente. Com a mesma periodicidade e transparência, os gestores responsáveis pela coordenação das ações, associadas a cada Objetivo Setorial, também, emitem pareceres com informações sobre o andamento das ações, conforme atribuições definidas abaixo. COMITÊ DE PLANEJAMENTO Promover a sustentação da rede estratégica, a partir de ações capazes de assegurar a atuação integrada entre as unidades gestoras dos Objetivos Setoriais; Mapear as redes de relacionamento entre os Objetivos Setoriais; Assessorar a Diretoria Executiva nas decisões relacionadas à gestão dos Objetivos Estratégicos;

17 Pág. 16 Relatório de Gestão 2004 Avaliar de modo sistemático a evolução da realização dos Objetivos Estratégicos, com base em indicadores e análise qualitativa, visando implementação de melhorias, o delineamento de soluções necessárias a superação de obstáculos e a proposição de medidas preventivas e corretivas; Administrar conflitos no âmbito dos Objetivos Estratégicos e Setoriais, mantendo a coerência da rede estratégica; Zelar pela atualização permanente dos dados relacionados com a evolução dos Objetivos Estratégicos. MONITOR ESTRATÉGICO Cooperar com a gestão estratégica da Empresa, subsidiar os processo decisório e gerar conhecimentos que favoreçam o alcance dos Objetivos Estratégicos. No âmbito dos Gestores Promover a integração entre os Objetivos Setoriais; Identificar os relacionamentos de precedência entre os Objetivos Setoriais; Promover condições para integração entre gestores e executores; Apoiar e orientar o planejamento das ações; Colaborar com a resolução de problemas; Gerenciar conflitos entre os Objetivos Setoriais; Negociar prioridades; Redistribuir os recursos orçamentários disponíveis entre os objetivos setoriais; Zelar pela institucionalização dos valores organizacionais. No âmbito do Comitê de Planejamento Acompanhar e avaliar a evolução dos resultados dos Objetivos Estratégicos, considerando os Indicadores de progresso vinculados aos Objetivos Setoriais; Gerar conhecimentos para suportar o processo decisório na realização dos Objetivos Estratégicos; Representar os Gestores no Comitê de Planejamento. ADJUNTO DO MONITOR ESTRATÉGICO Cooperar com o Monitor Estratégico; Adotar postura proativa caracterizada pela busca da parceria e pelo comprometimento com os resultados; Manter-se atualizado sobre a evolução do PlanEP; Representar o monitor no Comitê de Planejamento; Acompanhar e contribuir com o aprimoramento dos trabalhos em desenvolvimento; Cooperar com a gestão dos objetivos da Empresa; Zelar pela institucionalização dos valores organizacionais.

18 Relatório de Gestão 2004 Pág. 17 GESTOR DOS OBJETIVOS SETORIAIS Administrar o Objetivo Setorial e disponibilizar informações para o acompanhamento e a análise do desenvolvimento das ações; Promover a execução integrada das ações do Objetivo Setorial; Promover condições para integração entre os executores; Planejar em consenso com as unidades executoras às ações do Objetivo Setorial; Colaborar com a resolução de problemas; Gerenciar conflitos internos do Objetivo Setorial; Gerar conhecimento para o monitoramento da execução do Objetivo Setorial; Acompanhar e analisar o progresso e os resultados alcançados no âmbito do Objetivo Setorial; Zelar pela institucionalização dos valores organizacionais. O monitoramento visa a implementação de melhorias, o delineamento de soluções necessárias à superação de obstáculos, com vistas à proposição de medidas preventivas e/ou corretivas apontados por meio do registro da situação do objetivo e da sinalização de cores, conforme apresentadas abaixo. Cores Sinal Significado Objetivos sem parecer em uma referência já encerrada. Objetivos em condições normais de execução ou que apresentam pequenos problemas que não afetam seu prosseguimento. Objetivos com problemas e atrasos que merecem atenção da Diretoria e ação por parte dos Monitores e do Comitê de Planejamento. Objetivos com seu desenvolvimento comprometido ou sob grave risco, que exigem ação dos Monitores, do Comitê de Planejamento ou da Diretoria. Um outro exemplo de iniciativa voltada ao acompanhamento da execução do PlanEP, refere-se à permanente preocupação com a disseminação de informações junto à Empresa. A SUOP.P mantém, na intranet, www-planep um fluxo contínuo de informações relativas às conexões entre os Objetivos Estratégicos e os Objetivos Setoriais, com a crença de que a compreensão das estratégias e o comprometimento dos trabalhadores é indispensável à sinergia que estimula o sucesso pretendido.

19 Pág. 18 Relatório de Gestão MAPA ESTRATÉGICO O Mapa Estratégico objetiva apresentar graficamente a estratégia adotada pela DATAPREV no período 2004/2007. No diagrama abaixo estão identificadas, de modo simplificado, as conexões entre os Objetivos Estratégicos que procuram representar a lógica de causa e efeito que caracteriza as Estratégias a serem seguidas. Os objetivos situados na base do desenho influenciam o alcance daqueles situados acima, assim sucessivamente, criando as condições para que a Empresa cumpra a sua Missão e concretize a Visão. Missão Atuar integradamente com outras instituições públicas para o êxito das ações de governo no âmbito da seguridade social e do trabalho, por meio de soluções sustentáveis em tecnologia da informação, com o fortalecimento do compromisso entre trabalhadores e empresa, agindo de forma a preservar o interesse público. Visão Seremos uma empresa pública de soluções de TI reconhecida por sua excelência na gestão, pelos serviços prestados e pela contribuição para a inclusão social e redução das desigualdades. 1 - FORTALECIMENTO DO RELACIONAMENTO COM OS CLIENTES 2 - FORTALECIMENTO INSTITUCIONAL DA EMPRESA Adotar política comercial e do relacionamento com os clientes Estruturar a Empresa como integradora de soluções de TI no âmbito da seguridade social e do trabalho seguridade social e do trabalho Implementar política corporativa de marketing Estabelecer parcerias estratégicas e fortalecer politicamente E Implementar política de responsabilidade social com a divulgação do Balanço Social. 3 - ESTABILIDADE ECONÔMICA Buscar novas fontes de recursos financeiros e aplicar os recursos disponíveis em consonância com o plano estratégico. 5 - ADEQUAÇÃO TECNOLÓGICA Desenvolver política para definição, aquisição e atualização permanente de tecnologias adequadas às necessidades dos negócios e dos clientes Estabelecer parcerias estratégicas e fortalecer politicamente a Empresa Equacionar o desequilíbrio atuarial da PREVDATA Estabelecer parcerias estratégicas e fortalecer politicamente a Empresa Reforçar a rede de atendimento garantindo a atuação em todo território nacional. 4 - GESTÃO PARTICIPATIVA PELA QUALIDADE Adotar mecanismos para melhoria contínua dos processos, serviços e produtos da Empresa 6 - VALORIZAÇÃO DOS TRABALHADORES Adotar modelo de gestão de conhecimento que garanta a geração e o pleno uso do saber e a internalização do conhecimento relevante Adotar gestão participativa apoiada em mecanismos de planejamento, acompanhamento e avaliação Adotar práticas de gerenciamento de pessoas orientadas para a excelência e a qualidade de vida. Nesse contexto, a Valorização dos Trabalhadores e a Adequação Tecnológica compõem a base de sustentação da Estratégia da DATAPREV, que impulsionam a Gestão Participativa pela Qualidade. Os conjuntos de objetivos identificados com a tarja verde explicam o que deve ser melhorado internamente para se atingir os resultados pretendidos. Em outras palavras, são os vetores do processo de mudança. Os conjuntos de objetivos posicionados na parte superior do Mapa Estratégico (tarja vermelha) se referem aos resultados almejados. Assim a Empresa, quando busca a Estabilidade Econômica visa atender às demandas dos seus controladores. Quando trabalha para o seu Fortalecimento Institucional se orienta para atender aos anseios da sociedade. E com o Fortalecimento do Relacionamento com o Cliente procura criar condições para satisfazer os clientes de seus produtos e serviços.

20 Relatório de Gestão 2004 Pág REDE DE PRECEDÊNCIA DOS OBJETIVOS A Rede de Precedência apresenta de modo gráfico e simplificado as interdependências entre os Objetivos Setoriais, permitindo o sincronismo e melhor entendimento da lógica da execução do plano estratégico, subsidiando o processo de desenvolvimento dos Planos de Ação. As conexões entre os Objetivos Setoriais foram estabelecidas a partir da identificação das precedências necessárias para estruturação das ações de cada um dos (59) cinqüenta e nove objetivos setoriais. Dessa forma, foram identificados 22 (vinte e dois) Objetivos Setoriais, Grupo 1 - que serão desenvolvidos de forma independente dos demais. Apesar disto, há casos em que alguns devem começar ao mesmo tempo. Conseqüentemente, há 37 (trinta e sete) Objetivos Setoriais apresentados como Grupo 2 que dependem, pelo menos, do início desses denominados Objetivos Setoriais independentes. Na construção da Rede de Precedência, se buscou, ainda, agrupar os Objetivos Setoriais por Diretriz Estratégica representados como pano de fundo em diferentes cores, que demonstra a complexidade do Mapa Estratégico do PlanEP 2004/2007. Porém, não houve necessidade de se apontar a cronologia da realização dos Objetivos Setoriais, efetuada a partir do desenvolvimento dos Planos de Ação.

21 Pág. 20 Relatório de Gestão RESULTADOS ESTRATÉGICOS DESEJADOS Resultado externo: Satisfação dos Clientes Parte interessada: clientes Resultados internos: 1. Aperfeiçoamento dos mecanismos de gerenciamento das relações com os clientes; 2. Ampliação do grau de integração das soluções comercializadas; 3. Elevação do nível de maturidade dos processos produtivos e administrativos, adequando os produtos e serviços aos padrões de qualidade; 4. Adequação da estrutura organizacional para dar sustentação aos processos de trabalho; 5. Adequação tecnológica alinhada às necessidades dos clientes; 6. Aumento da disponibilidade dos serviços, do grau de integridade das informações e redução dos riscos de acesso não autorizado; 7. Adequação da infra-estrutura dos Escritórios Estaduais com foco no atendimento aos clientes; 8. Adoção de práticas de gerenciamento de pessoas orientadas ao desenvolvimento profissional e à qualidade de vida; 9. Aumento da inserção do conhecimento nos produtos e serviços da DATAPREV, como valor agregado. Resultado externo: Equilíbrio Econômico-Financeiro Parte interessada: acionistas Resultados internos: 10. Aperfeiçoamento dos mecanismos de gerenciamento comercial com os clientes e fornecedores; 11. Ampliação da participação no mercado de TI no âmbito da seguridade social e do trabalho; 12. Viabilização de alternativas para captação de novos recursos para investimentos; 13. Otimização da aplicação dos recursos orçamentários orientado pelo planejamento estratégico; 14. Aumento do poder de negociação com os fornecedores nos contratos estratégicos; 15. Equacionamento do desequilíbrio atuarial da PREVDATA; 16. Melhoria do desempenho empresarial com adoção de gestão participativa apoiada em mecanismos de planejamento, acompanhamento e avaliação; Resultado externo: Contribuição com a Inclusão Social e Redução das Desigualdades Parte interessada: sociedade Resultados internos: 17. Promoção de ações e desenvolvimento de soluções socialmente responsáveis; 18. Aumento da utilização de Software Livre nas soluções em TI desenvolvidas pela DATAPREV; Resultado externo: Reconhecimento Institucional Parte interessada: governo Resultados internos 19. Contribuição para a formulação de políticas governamentais de TI; 20. Fomento às iniciativas que favoreçam integração e modernização da informática pública; 21. Melhoria da imagem organizacional; 22. Disseminação do Balanço Social da DATAPREV.

22 Relatório de Gestão 2004 Pág GESTÃO ORÇAMENTÁRIA PROGRAMA DE DISPÊNDIOS GLOBAIS (PDG) - Exercício de 2004 Em R$ Rubrica Orçamento Realização até dezembro % Saldo Receita Operacional ,71% ( ) Receita não Operacional ,74% ( ) TOTAL RECEITA BRUTA ,34% ( ) Pessoal e Encargos Sociais ,40% Materiais e Produtos ,65% Serviços de Terceiros ,22% Utilidades e Serviços ,18% Tributos e Encargos Parafiscais ,40% ( ) Outros Dispêndios Correntes ,45% DISPÊNDIOS CORRENTES ,21% Investimentos no Ativo Imobilizado (*) ,09% Dividendos ( ) DISPÊNDIOS DE CAPITAL ,01% TOTAL DOS DISPÊNDIOS , SUPERÁVIT/DÉFICIT ( ) Fonte: DECT.A/DIOR.A Nota (*) Realização de Investimentos: Vinculados ao PPA: R$ Não vinculados ao PPA: R$

23 Pág. 22 Relatório de Gestão 2004 CONSIDERAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA EXERCÍCIO DE 2004 Receita Total A receita total auferida pela Empresa foi de R$ 465,7 milhões, valor este superior em 11,34% ao projetado. Os motivos que influenciaram essa realização a maior estão descritos, a seguir, nas rubricas próprias de receita. Receita Operacional A Receita Operacional da DATAPREV é oriunda da prestação de serviço, em que o INSS, nosso principal cliente, representa 99% do total dessa receita. A realização dessa rubrica a maior em 11,71%, em relação ao programado, deveu-se, basicamente, aos quantitativos dos itens faturados que compõem diversos serviços prestados ao INSS, durante o exercício, terem sido superiores aos previstos em contrato. Receita Não Operacional A realização da receita não operacional a maior em 4,74% em relação ao orçado, o que correspondeu a R$ 1,0 milhão, foi devido, basicamente, aos encargos sobre faturas em atraso, que foram superiores aos previstos. Tais encargos refletiram a não quitação das faturas de serviço, com tempestividade, pelo nosso principal cliente. Dispêndios Concorrentes A realização total dos Dispêndios Correntes foi de R$ 439,6 milhões e representou 98,21% do montante previsto. Das seis grandes rubricas que compõem o Grupo de Dispêndios Correntes, apenas as despesas realizadas com tributos foram superiores às previstas. A seguir passamos a detalhar as informações das rubricas que compõem esse grupo. Pessoal e Encargos Sociais A realização dessa despesa totalizou R$ 180,9 milhões, o que correspondeu a uma variação a menor em 3,6% do valor orçado. Ressaltamos que, por ocasião do Acordo Coletivo de Trabalho, o percentual de reajuste efetivado foi inferior ao previsto. Importante observar que os gastos com treinamento, auxílio-alimentação e auxílio-transporte são considerados na rubrica Serviços de Terceiros do PDG (Programa de Dispêndios Globais). Materiais e Produtos As despesas realizadas em Materiais e Produtos mantiveram-se abaixo do limite aprovado, ficando a menor em cerca de R$ 0,4 milhão, o que correspondeu a 10% do valor orçado. Serviços de Terceiros As despesas com serviços efetuados por terceiros alcançaram R$ 69,1 milhão, valor este inferior ao orçado em 4,8%. Nesta rubrica destacamos a não realização dos treinamentos previstos, face às dificuldades de caixa ocorridas na Empresa, neste exercício.

24 Relatório de Gestão 2004 Pág. 23 Utilidades e Serviços As despesas vinculadas a esta rubrica, que abrangem, principalmente, os gastos com serviços públicos (luz, telefone e água), atingiram o total de R$ 14,3 milhões, equivalem a uma variação a menor em 5,8% em relação ao valor orçado. Destacamos que a Direção da Empresa vem efetuando gestão para a redução destes gastos, principalmente, no que tange à telefonia. Tributos e Encargos para Fiscais A realização desta rubrica maior do que a prevista em 6,4%, o que equivale a R$ 4,1 milhões foi significativamente influenciada pela realização, também, a maior da receita operacional, conforme já mencionado acima. Outros Dispêndios Correntes O total da realização desta rubrica atingiu o valor de R$ 103,7 milhões, o que corresponde a 99,5% do valor orçado. O valor expressivo desta conta, apenas superado pela rubrica de Pessoal e Encargos Sociais, decorre da inclusão, entre outras, das seguintes despesas e provisões: despesa de locação de software e hardware de pequeno e grande porte, circuitos de transmissão de dados, provisão para Litígios Trabalhistas, Cíveis, Fiscais e Passivo Atuarial. Dispêndios de Capital O montante dos Dispêndios de Capital realizados foi inferior ao previsto em 65%. A seguir, serão, serão especificas o comportamento de cada rubrica que compõe esse grupo. Investimentos A Empresa executou, em 2004, apenas 24,0% do seu orçamento de investimentos, o que correspondeu a R$ 8,4 milhões. Este nível de realização, muito aquém das suas necessidades, deveu-se às dificuldades de caixa ocorridas ao longo do exercício, tendo em vista o baixo índice de liquidação de faturas, por parte de nosso principal cliente. Ressaltamos que, ao final do exercício de 2004, havia o montante de R$ 159,0 milhões em faturas a receber de nosso cliente INSS, tem como o montante de R$ 26,9 milhões referentes a encargos sobre fatura em atraso do INSS. Dividendos Os limites orçamentários aprovados para a DATAPREV não apontavam para um resultado positivo, razão pela qual não foram estimados valores para esta rubrica. Entretanto, a Empresa obteve um lucro de R$ 16,1 milhões, gerando dividendos a serem distribuídos aos acionistas no montante de R$ 3,8 milhões.

25 Pág. 24 Relatório de Gestão GESTÃO FINANCEIRA Visando possibilitar a análise financeira, a seguir o Resumo do Fluxo de Caixa do ano de 2004, comparativamente ao ano de Saldo Inicial Recebimentos Pagamentos Saldo Final Faturas a Receber Credores Vencidos Faturamento Var % -76,16% 11,40% -2,76% 30,40% 62,61% 33,33% 21,64% Resumo da Movimentação Financeira (em R$ mil) O ano de 2004 iniciou, com R$ 13,9 milhões em caixa, cerca de ¼ do Saldo Inicial de caixa do ano de 2003, ou seja, uma redução de 76%. Após uma insistente gestão nas contas a receber, um planejamento financeiro e o aumento da demanda de serviços, conseguimos encerrar o ano com um recorde histórico do Faturamento Global de R$ 442 milhões e elevando o saldo de caixa em 30%, revertendo assim, a tendência de 2003, que era negativa. Alguns fatores merecem destaque: A obtenção do aumento de 22% no faturamento Global é resultado da política de faturamento e do crescente aumento da demanda de serviços prestados. E, conseqüentemente, do aumento de 62% no saldo de Faturas a Receber; Aumento de 11% dos recebimentos devido ao aumento do Faturamento e das freqüentes cobranças junto aos clientes. A maior concentração dos recebimentos foi no mês de dezembro/04, que recebeu 2,29 vezes a média dos outros meses. Recebimento em média de R$ 18,5 milhões, durante 05 (cinco) meses equivalentes a 60% do pagamento médio mensal, cerca de R$ 31 milhões, necessários à sobrevivência da DATAPREV. A redução de 2,76% nos pagamentos, em conseqüência dos reduzidos fluxos de recursos financeiros, e devido ao represamento destes pagamentos para o final do ano de 2004.

26 Relatório de Gestão 2004 Pág. 25 Elevando, assim, em 33% o saldo de Credores Vencidos, sendo cerca R$ 8,9 milhões com Mainframe e R$ 2,0 Milhões distribuídos em diversos fornecedores. Redução do saldo de 1617 documentos para pagamentos na tesouraria, para 276, e a média de dias em atrasos de 32 para 29. Contribuindo para o equilíbrio financeiro, o aumento da demanda de serviços pela DATAPREV, junto ao cliente INSS no ano de 2004, foi impulsionado pelo aumento na capacidade de armazenamento de dados, conseguido com a renovação contratual do mainframe, além da busca da melhoria na qualidade e otimização dos seus serviços, com o objetivo de oferecer à população e ao MPS um diferencial nos serviços prestados. RESUMO DE BENEFÍCIOS EMITIDOS Ano Quantidade Variação % Ano Índice de Anterior Crescimento ,78% 1, ,06% 1, ,58% 1, ,92% 1, ,35% 1, ,45% 1, ,44% 1, ,93% 1,40 Fonte : Anuário Estatistico da Previdencia Social (Quantidade) Se houvesse somente o pagamento de benefícios (Créditos Gerados), O custo ao final de 2004 seria aproximadamente R$ 1,35 (um real e trinta e cinco centavos), fazendo uma simples comparação ao custo médio de um DOC, cobrado pelos bancos em torno de R$ 5,00 (cinco reais), conclui-se que a DATAPREV gera, hoje, uma economia de cerca de 73% aos cofres públicos, ou seja, os mesmos serviços hoje prestados pelo mercado custariam em média 270% mais caros (cerca de R$ 1,6 bilhões ao ano) Beneficios Emitidos