Processo Atual. Proposta de novo formulário. Especificação de Formulário para Reembolso de Despesas

Transcrição

1 A especificação contida neste documento visa orientar a criação de um formulário eletrônico para solicitação de reembolso de despesas na FACTI. Processo Atual Visando distinguir nossa necessidade do sistema atual, segue uma breve descrição do mesmo: 1. Quando há necessidade de um colaborador solicitar reembolso, ele preenche manualmente um formulário de papel, onde indica o valor das despesas que realizou; 2. Este formulário deve ser assinado pelo solicitante e por seu superior imediato. Deve ser juntado ao documento a via original dos comprovantes de despesa; 3. O formulário pode tanto ser preenchido manualmente quanto eletronicamente, na forma de arquivo pdf com campos editáveis; 4. O formato atual do formulário não favorece o entendimento e transparência da despesa realizada. Não há campos descritivos, e são solicitadas informações desnecessárias. Mesmo a diagramação e layout aplicados dificultam a leitura. Uma imagem do formulário segue abaixo: Proposta de novo formulário Na figura abaixo é apresentada uma nova proposta de formulário, já pensada para facilitar a cons- 1/7

2 trução em formato eletrônico: Especificação dos campos do formulário O formulário que está sendo proposto é composto de 6 etapas de preenchimento, a saber: Etapa 1 - Cabeçalho de identificação Etapa 2 - Declaração de adiantamento Etapa 3 - Declaração de despesas Etapa 4 - Declaração de quilometragem percorrida 2/7

3 Etapa 5 - Campo de somatória Etapa 6 - Justificativa e contextualização. Etapa 7 Geração do formulário impresso A descrição dos campos de cada uma destas etapas é realizada a seguir. Etapa 1 - Cabeçalho de identificação No cabeçalho de identificação são dispostos os dados do solicitante. Nesta primeira versão, estamos considerando que o usuário deve emitir solicitações apenas a seu favor 1. Assim, o nome e o grupo de trabalho ao qual ele está alocado podem ser preenchidos automaticamente. Os campos desta etapa são os que constam da Tabela 1. Tabela 1 - Campos do cabeçalho de identificação. Nome Descrição Formato Tipo de Preenchimento SOLICITANTE NÚCLEO DE TRABALHO FONTE DE RECURSO PAGANTE DADOS PARA DEPÓSITO Campo no qual o solicitante é identificado. Campo que identifica o grupo de trabalho onde o usuário está alocado. usuário indica o centro de custo que deverá pagar a despesa. O centro de custo pode ser entendido como um projeto, e o indivíduo pode estar vinculado a um ou mais projetos. solicitante indica os dados para depósito bancário. Alfabético. Alfanumérico. Alfanumérico. Alfanumérico, com limite de 70 caracteres. Automático. Como se trata de página restrita, ao solicitar a abertura de um formulário o nome do usuário pode ser preenchido automaticamente. Automático. O núcleo de trabalho é atributo do indivíduo logado, e pode ser preenchido automaticamente. Seleção em lista suspensa. O usuário deve ter atrelado a si os centros de custo dos quais participa. Estes devem constar da lista suspensa para seleção. Campo de inserção de texto. Deve ser um campo de livre preenchimento, com limite de caracteres suficiente para a inclusão da informação. Etapa 2 Declaração de adiantamento Após a entrada dos dados do cabeçalho, o solicitante deve indicar se houve algum adiantamento de recurso (este campo não consta do modelo acima). Uma proposta é que seja apresentada uma pergunta do tipo Houve adiantamento de recurso?, seguida de botões de opção para resposta positiva e negativa. Se não houve adiantamento, passa-se 1 Posteriormente verificaremos a conveniência de permitir a solicitação de preenchimento a favor de terceiros. 3/7

4 para a etapa seguinte; tendo havido adiantamento, os campos que constam da Tabela 2 deve, ser habilitados para preenchimento. Tabela 2 - Campos da Declaração de adiantamento. DATA VALOR Nome Descrição Formato REQUISIÇÃO solicitante deve indicar a data em que recebeu o adiantamento solicitante deve indicar o valor do adiantamento recebido solicitante deve indicar o número da requisição correspondente ao pedido de adiantamento Alfanumérico, no formato DD/MM/AAAA Numérico, no formato **.***,** Alfanumérico, com limite de 20 caracteres Tipo de Preenchimento Etapa 3 Declaração das despesas Nesta etapa, o solicitante faz o lançamento das despesas realizadas. Cada despesa é descrita por um conjunto de informações, que devem ser fornecidas em diferentes campos. Uma vez preenchidos, o solicitante deverá clicar sobre um botão para gravar a despesa, que passará a constar de uma lista demonstrativa. Ele pode inserir tantas despesas quanto necessárias, preenchendo, para cada uma, os campos que constam da Tabela 3. Tabela 3 - Campos da declaração de despesas. Nome Descrição Formato Tipo de Preenchimento NATUREZA DESCRIÇÃO DATA VALOR solicitante deve indicar a grupo de classificação da despesa realizada. solicitante descreve a despesa realizada usuário deve indicar a data em que a despesa foi realizada usuário deve indicar o valor da despesa realizada Alfabético Alfanumérico, com limite de 50 caracteres Alfanumérico, no formato DD/MM/AAAA Númérico, no formato **.***,** Seleção em lista suspensa. As opções da lista suspensa devem ser as seguintes: [Alimentação; Bens; Estadia; Insumos; Serviços de Terceiros; Transporte; Outros] As opções devem ser dispostas em ordem alfabética, com exceção da opção OUTROS, que deve constar como última. Campo de inserção de texto. Deve ser um campo de livre preenchimento. 4/7

5 Nesta etapa é conveniente inserir um botão que, pressionado, apresente um exemplo de preenchimento. Apesar da simplicidade dos textos que devem ser inseridos, o exemplo ajudará a uniformizar o modo como os colaboradores descrevem as despesas de viagem. É desejável que, quando lançadas no formulário impresso, as despesas sejam numeradas para identificação. Ao apresentar os respectivos comprovantes, o solicitante deverá relacioná-los aos itens da tabela através deste número. Etapa 4 Declaração de quilometragem percorrida O reembolso também pode se dar por quilometragem percorrida. Da mesma forma que o adiantamento, deve haver uma pergunta sobre a necessidade de se reembolsar esta despesa. Em caso positivo, a área de preenchimento deve ser habilitada, apresentando os campos descritos na Tabela 4. Tabela 4 - Campos da declaração de quilometragem percorrida. TRECHO PERCORRIDO Nome Descrição Formato Tipo de Preenchimento QUILOMETRAGEM PERCORRIDA DATA VALOR solicitante informa o trecho percorrido solicitante declara o quilometragem percorrida no trecho indicado usuário deve indicar a data em que o deslocamento foi realizada Campo onde é dado o valor do reembolso para a quilometragem indicada Alfanumérico, com limite de 100 caracteres Numérico, no formato *.***,* Alfanumérico, no formato DD/MM/AAAA Númérico, no formato *.***,** Automático. O cálculo deve ser realizado por uma rotina, com base no número de quilômetros percorridos e na variável VRKM. Note que para o cálculo do Valor é necessário multiplicar a quantidade de quilômetros declarados por uma variável, que arbitrariamente denominamos VRKM. Trata-se do valor, em reais, pago por quilômetro percorrido. No Painel de Controle do Administrador deve ser inserida uma página para gestão das variáveis, que esporadicamente são atualizadas. Atualmente, o valor pago por quilômetro percorrido é de R$ 0,75, ou seja, VRKM = 0,75. Também nesta etapa, é conveniente inserir um botão que, pressionado, apresente um 5/7

6 exemplo de preenchimento. Apesar da simplicidade dos textos que devem ser inseridos, o exemplo ajudará a uniformizar o modo como os colaboradores descrevem as despesas de viagem. Etapa 5 Campo de somatória No campo de somatória, o sistema apresenta ao solicitante o Valor Total a ser reembolsado. É um campo demonstrativo, que deve ser atualizado a medida em que as informações são inseridas. O valor do reembolso é dado por: VReembolso = (VDeclaradas + VquilometragemPercorrida) - VAdiantado Se o Valor Adiantado for maior que a soma das despesas e da quilometragem, temos a situação de devolução, quando o solicitante deve restituir a diferença para a Administração. Etapa 6 Declaração da situação Este é um campo para inserção livre de texto, onde o solicitante deve explicar as atividades realizadas e justificar a situação de reembolso. O limite de caracteres, excluindo espaços, é razoável. Também nesta etapa, é conveniente inserir um botão que, pressionado, apresente um exemplo de preenchimento. Apesar da simplicidade dos textos que devem ser inseridos, o exemplo ajudará a uniformizar o modo como os colaboradores justificam a execução de despesas com recursos próprios. Etapa 7 - Geração do formulário impresso Finalizado o preenchimento de todos os campos, o usuário deverá pressionar um botão para gerar o formulário no formato pdf. Esta via precisa ser assinada por ele e pelos gestores responsáveis para seguir para as áreas administrativas pertinentes. Mockup do formulário A imagem abaixo apresenta um exemplo de layout do formulário solicitado. Este exemplo não visa determinar o padrão e layout em que o formulário deve ser elaborado, mas apenas auxiliar no entendimento do que das descrições apresentadas até o momento. 6/7

7 Solicitação de Reembolso de Nome Núcleo de Trabalho Fonte de Recurso Cedente Dados para depósito Balablalçalalaaça Blelelelelele Nbliibibibb Bonmononooo... Lista suspensa do campo Fonte de Recurso Houve adiantamento de recurso? Sim Não Realizadas Aqui também vai uma lista suspensa... ou botões de opção. Nº RCS Data Valor (R$) Este botão abre um popup que traz um exemplo de preenchido (por exemplo, a tabela ao lado) Natureza Descrição Data Valor (R$) Inserir? Este botão grava os dados que foram preenchidos, que então passam a constar da tabela de consolidação Deseja reembolsar quilometragem percorrida? Sim Não Trecho Quilometragem Data Valor (R$)? Valor do Reembolso Estes botões abrem popups que trazem exemplos de preenchimento. Justificativa e contextualização? Gerar Formulário Este botão lança os dados do preenchidos no documento modelo, gerando um arquivo pdf que pode ser impresso pelo solicitante. 7/7