e-arq, SIGAD s e Repositórios

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1 e-arq, SIGAD s e Repositórios Requisitos para um sistema de Gestão Arquivística de Documentos: a confiabilidade e a autenticidade como garantia para a tomada de decisões, de fonte de prova, de direitos e de testemunho de uma ação. edoc Porto Alegre, 01 e 02 de Outubro de 2013 Prof. Dr. Daniel Flores/UFSM Líder dos Grupos de Pesquisa CNPq - GED/A e Patrimônio Documental Membro da CTDE/CONARQ

2 Estrutura O Documento Arquivístico como fonte de prova; Características Diplomáticas do Documento Arquivístico; o e-arq Brasil; Confiabilidade; Autenticidade; o GED e o SIGAD; Preservação Digital; Repositórios Arquivísticos Digitais/OAIS; Conclusões; Referências.

3 O documento arquivístico digital na Arquivologia contemporânea O que é? Dado, Informação e Documento; Documento Eletrônico/Digital; Documento Arquivístico; Autenticidade e Confiabilidade; e-arq; GED e SIGAD; Preservação Digital; Repositórios.

4 O documento arquivístico digital na Arquivologia contemporânea Glossário da CTDE (2009): Dado: representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo, passível de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática; Informação: modifica estruturas, elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento (Mcgarry, Preston); Documento: informação (fixada) + suporte, de forma indivisível (Duranti, Preston, Heredia, Bellotto, Camargo, DBTA, etc);

5 O documento arquivístico digital na Arquivologia contemporânea Glossário da CTDE (2009): Documento eletrônico: informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico; Documento arquivístico: documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado da tal atividade, e retido para ação ou referência; Documento arquivístico digital: documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico (forma fixa e conteúdo estável).

6 Especificidades do documento arquivístico digital Documento digital não é virtual: está fixado em um suporte (disco rígido, e mídias móveis). Conteúdo e suporte são entidades separadas: o documento não se define pela mídia (disquete, cd, dvd); O documento digital é um objeto físico (suporte), lógico (software e formatos) e conceitual (conteúdo). Degradação física do suporte e rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos. Dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos digitais: perda, adulteração e corrupção. Um documento arquivístico digital é um documento oficial.

7 Especificidades do documento arquivístico digital Projeto InterPARES identifica as características de um documento arquivístico digital: Forma documental fixa: apresentação da mesma forma que tinha quando o documento foi armazenado; Conteúdo estável: o documento tem que permanecer completo e inalterado; Organicidade: vínculo arquivístico com outros documentos; Contexto identificável: produtor, autor, destinatário, data; Participa ou apóia a ação; No mínimo 3 pessoas implicadas na criação: autor, redator e destinatário;

8 O desafio do documento digital Produzir, manter e preservar documentos digitais autênticos e compreensíveis. Como fazer? Gestão Arquivística de Documentos: política e procedimentos de gestão de documentos conforme legislação e resoluções do Conarq; Implementação de um sistema capaz de gerir os documentos digitais desde a produção até a sua destinação final. Preservação digital: estratégias de preservação de longo prazo (migração, preservação da tecnologia, emulação). O Conselho Internacional de Arquivos define 5 anos como longo prazo, contados a partir da data de produção dos documentos digitais, devido ao ciclo de obsolescência tecnológica.

9 Sete elementos básicos constituintes do documento arquivístico (Duranti):

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11 Quem fez o e-arq Brasil Conselho Nacional de Arquivos Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional - MJ: definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos; exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: propor normas e diretrizes técnicas sobre gestão e preservação de documentos eletrônicos. Aprovado em 6 dezembro de 2006 pelo plenário do Conarq. Resolução n. 25 de 27 de abril de 2007.

12 e-arq Brasil Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos O que é? Condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. O e-arq está em conformidade com a legislação brasileira e alinhado com os modelos de requisitos do Reino Unido, MoReq da UE e o padrão DoD dos EUA

13 e-arq Brasil Objetivo: orientar a implantação da gestão arquivística de documentos; fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas eletrônicos de gestão arquivística de documentos. * pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para avaliar um já existente.

14 e-arq Brasil e-arq Especifica os requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). SIGAD Sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos.

15 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos SIGAD O que é? É um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo digitais. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação de procedimentos e políticas de gestão dedocumentos.

16 O que um SIGAD faz trata o documento arquivístico como uma unidade complexa; gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos; registro de metadados associados aos documentos para descrever o contextos de produção dos documentos; armazenamento e gestão seguros para garantir a autenticidade dos documentos e a transparência das ações do órgão ou entidade;

17 O que um SIGAD faz trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), de acordo com a legislação em vigor; exportação dos documentos para transferência e recolhimento; inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos.

18 O que o e-arq e o SIGAD não são e-arq não é um software; é um modelo de requisitos para desenvolver ou adquirir um software. e-arq não propõe um sistema único, mas é aplicável a todos os tipos de documentos (atividades-meio e fim) e de quaisquer organizações (universidades, centros de pesquisa, indústria, ministérios). SIGAD não é um produto; é uma denominação para um sistema que faz todas as operações da gestão arquivística de documentos. SIGAD gerencia simultaneamente os documentos digitais (captura, armazenamento e acesso) e os documentos convencionais (referências como número, título, data etc);

19 e-arq Brasil - Parte I Aspectos importantes Identificação dos documentos arquivísticos digitais dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital; Implantação de um programa de gestão arquivística de documentos único para os convencionais e os digitais; Participação dos profissionais da administração, de arquivo e da TI na concepção, do projeto, implantação e gerenciamento dos sistemas informatizados de gestão de documentos;

20 e-arq Brasil - Parte I Conceitos: Confiabilidade: capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que se refere. Para tanto há que ser dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados. Está relacionada ao momento da sua produção e à veracidade do seu conteúdo. Autenticidade: qualidade de um documento ser o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Está relacionada com a forma de transmissão e estratégias de custódia e preservação. O documento arquivístico serve como testemunho da ação que o gerou, por isso ele precisa ser confiável e autêntico.

21 e-arq Brasil - Parte I Procedimentos de gestão: Captura (registro, classificação, indexação, restrição de acesso e arquivamento): declarar como um documento arquivístico; Avaliação e destinação; Pesquisa, localização e apresentação; Segurança; Armazenamento; e Preservação.

22 e-arq Brasil - Parte I Instrumentos de gestão: Plano de classificação e código (núcleo do e- ARQ); Tabela de temporalidade e destinação - TTD; Manual de gestão arquivística de documentos; Esquema de classificação de acesso e segurança; Glossário / vocabulário controlado / tesauro.

23 e-arq Brasil - Parte II Especificação: 384 requisitos Exemplos Código e Tabela Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade Um SIGAD tem que associar automaticamente ao dossiê/processo o prazo e a destinação previstos na classe em que o documento foi inserido. Segurança: acesso Um SIGAD tem que exigir que o usuário esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer operação no sistema. Preservação Ações de preservação têm que ser efetivadas sempre se torne patente ou previsível a obsolescência tecnológica. Interoperabilidade: Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGADs. Especificação de metadados

24 e-arq Brasil Tramitação e fluxo de trabalho Captura Planejamento e Implantação do Programa de Gestão Avaliação e destinação Pesquisa, localização e apresentação dos documentos Segurança Armazenamento Preservação Funções administrativas e Conformidade com a legislação e regulamentações Usabilidade Interoperabilidade e Disponibilidade Desempenho e escalabilidade Metadados: Documento Metadados: Evento de gestão Metadados: Classe Metadados: Agente Metadados: Componente digital Metadados: Evento de preservação

25 e-arq Brasil Benefícios aperfeiçoamento, padronização e controle dos procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos; avaliação e aperfeiçoamento dos sistemas em uso; instrumento para desenvolvimento ou aquisição de softwares; facilitar a interoperabilidade entre os sistemas; Integração entre as áreas de tecnologia da informação, arquivo e administração; economia e eficácia dos processos e documentos que são conservados somente pelo tempo necessário; transparência das ações; evidência em caso de litígio.

26 e-arq Brasil Perspectivas Acompanhamento ou revisão; Difusão; Certificação dos softwares de gestão arquivística de documentos de acordo com o e-arq Construção do modelo de certificação Definição de uma instituição certificadora

27 Políticas atuais: O Software Livre; Certificações; Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis; A Gestão de Documentos na Nuvem - Cloud Computing;

28 Sistemas em pesquisa atualmente pelo Grupo CNPq - UFSM GED/A para Requisitos e-arq: Nuxeo DM KnowledgeTree Agorum Core Alfresco Archivista Box Maarch Owl Intranet

29 A Preservação Digital A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação digital permaneça acessível e com qualidades de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação. (FERREIRA, 2006, p. 20). Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário.

30 OAIS O modelo de referência Open Archival Information System OAIS é um esquema conceitual que disciplina e orienta um sistema de arquivo dedicado à preservação e manutenção do acesso a informações digitais por longo prazo. ABNT - NBR /2007 (SAAI SISTEMA ABERTO DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAÇÃO).

31 OAIS - Pacotes SIP Pacote de Submissão de Informação Entregue pelo Produtor a um OAIS para construção de um ou mais AIP. AIP Pacote de Arquivamento de Informação Pacote de informação que será objeto de preservação. DIP Pacote de Disseminação de Informação Pacote de Informação derivado de um ou mais AIP, recebido pelo Consumidor em resposta a uma requisição dirigida ao OAIS.

32 Repositório arquivístico digital Um repositório digital de documentos arquivísticos é um repositório digital que armazena e gerencia esses documentos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente. Como tal, esse repositório deve: gerenciar os documentos e metadados de acordo com as práticas e normas da Arquivologia, especificamente relacionadas à gestão documental, descrição arquivística multinível e preservação; resguardar as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos.

33 Repositório Digital Confiável Uma forma de atestar a confiabilidade de um repositório digital junto à comunidade-alvo se dá por meio da sua certificação por terceiros. Para esse fim, o RLG/OCLC em parceria com o National Archives and Records Administration NARA publicou em 2007, o documento Trustworthy Repository Audit & Certification: Criteria and Checklist critérios e um checklist a serem tomados como referência para a certificação de repositórios digitais confiáveis. Esse documento serviu de base para a elaboração da norma ISO 16363: 2012, que lista os critérios que um repositório digital confiável deve atender.

34 O Contexto: ICA-AtoM ICA-AtoM é o acrônimo de Access to Memory. O projeto de software ICA-AtoM resulta de um esforço de colaboração entre o ICA e alguns parceiros e patrocinadores (a UNESCO, a Escola de Arquivos de Amsterdam, o Banco Mundial, a Direção dos Arquivos da França, o Projeto Alouette Canadá e o Centro de Documentação dos Emirados Árabes Unidos). Destaques: - Total conformidade às normas do ICA; - Apoio para outras normas relacionadas, incluindo EAD, EAC, METS, MODS, Dublin Core; - Aplicação concebida inteiramente para ambiente web; - Interfaces multilingues; - Catálogo multiinstitucional; - Interfaces com repositórios digitais. Requer Wamp ou Lamp.

35 Sistema de preservação digital que visa oferecer um ambiente integrado de ferramentas free e Open Source para capacitar o processamento de objetos digitais de acordo com o modelo funcional ISO-OAIS (14721);

36 Destaques (CIA) SEPIADES Software com código aberto, para a descrição de fotografias e que permite a inclusão de metadados; possui funções de descrição multinível (árvore hierárquica), armazenamento de registros em formato XML (extensible Markup Language); função de exportação de acordo com o recomendado pelo mapeamento no relatório consultivo, implementação do Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). (2/3)

37 RODA - Repositório de Objetos Digitais Autênticos O RODA é o arquivo nacional digital em Portugal. Através deste sistema complexo a DGARQ - Direção Geral de Arquivos terá capacidade de incorporar documentos eletrônicos de forma controlada assegurando a sua gestão ao longo do tempo e a sua acessibilização aos usuários. Este projecto é desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaboração informática da Universidade do Minho. A estratégia seguida foi o desenvolvimento progressivo de funcionalidades básicas e sólidas e ir progressivamente aumentando estas funcionalidades de forma a receber maiores tipologias de objetos digitais e futuramente, dar resposta e apoio direto a organizações que possuam objectos digitais mas não disponham de recursos especializados nesta área. O RODA foi construído tendo como base o OAIS (Open Archival Information System) e documentos técnicos produzidos no âmbito do projeto Interpares 2. A base do repositório RODA assenta na plataforma FEDORA. São utilizados vários esquemas de metainformação nomeadamente o EAD (Encoded Archival Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies ), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), Z

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39 SIGADs/Repositórios/Descrição SIGAD Fases: Corrente e Intermediária Descrição arquivística: SepiaDES, ICA-AtoM, etc. Instrumentos de pesquisa: Guías, catálogos, inventários, etc. Repositórios Digitais: DSpace, Fedora, Eprints e ARCHIVEMATICA (OAIS)

40 Como acessar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos preservacaodigital@arquivonacional.gov.br

41 Conclusões Questões do Documento Digital: Organicidade, Forma Fixa, Conteúdo Estável, Confiabilidade, Autenticidade; Requisitos e-arq; GED versus SIGAD; Preservação Digital; Repositórios Arquivísticos Digitais e OAIS; Auditabilidade e Certificação.

42 Referências ARELLANO, Miguel Angel Ángel Márdero. Critérios para a preservação digital da informação científica f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação). Universidade de Brasília. Brasília, Disponível em: < org/15412/1/tese_miguel_%c3%81ngel_m%c3%a1rdero_arellano.pdf>. Acesso em 10 jan ARELLANO, Miguel Angel Ángel Márdero. Questões práticas sobre preservação digital p. Disponível em< slideshare.net/gemireki/questes-prticas-sobre-preservao-digital>. Acesso em: 30 abr Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Publicações digitais. Requisitos funcionais para sistema informatizado de gestão arquivística de documentos: e-arq Brasil. Dezembro, Disponível em: < br/media/publicacoes/earqmet/earqbrasilv1.1.pdf>. Acesso em: 09 ago BEAGRIE, Neil ; JONES, Maggie. Preservation management of digital materials: the handbook. [Em linha]. [S.l.] : DPC. Disponível em: <www: Acesso em: 10 maio BODÊ, E. C. Preservação de documentos digitais: o papel dos formatos de arquivo f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação)-Universidade de Brasília, Brasília, CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Publicações digitais. Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital: preservar para garantir o acesso. Rio de Janeiro: UNESCO, 2004, 5 p. Disponível em: < arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em: 09 abr CCSDS. Consultative Committee for Space Data Systems. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Janeiro, Disponível em: < Acesso em: 09 ago CTDE. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais Disponível em: < br/media/publicacoes/glossario/2010glossario_v5.1.pdf>. Acesso em: 09 ago Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes para Indivíduos Disponível em: interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_creator_guidelines_booklet--portuguese.pdf

43 Referências Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais: Diretrizes para Organizações - interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_preserver_guidelines_booklet--portuguese.pdf FERREIRA, Miguel. Introdução à preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos. Guimarães, Portugal: Escola de Engenharia da Universidade do Minho, p. Disponível em: < Acesso em: 10 abr INNARELLI, Humberto Celeste. A preservação digital e seus mandamentos. 2008, 39 p. Disponível em: < planejamento.gov.br/eventos/evento /pasta /humberto%20celeste%20innarelli. pdf/>. Acesso em: 20 maio InterPARES. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. Disponível em: < interpares.org>. Acesso em: 09 ago MARTINS, Neire do Rossio; REINEY, Alice; PIRES, Reinaldo. Digitalização de documentos. 2001, 9 p. Disponível em: < http: // Acesso em: 30 abr RLG/NARA.Trustworthy repositories audit & certification. RLG, OCLC, Feb Disponível em: < edu/sites/default/files/attachments/pages/trac_0.pdf>. Acesso em 09 ago SANT ANNA, Marcelo Leone. A digitalização de documentos de arquivo: o caso das plantas de parcelamento do solo de Belo Horizonte. Dissertação (Mestrado). Escola de Governo da Fundação João Pinheiro Disponível em: < powerbrasil.com.br/pdf/leone2002.pdf>. Acesso em: 30 abr SAYÃO, L. F. Preservação de acervo digital. Disponível em: < br/job/encontro/palestras/23nov10/preservacao_de_acervos_digitais.pdf>. Acesso em: 10 mar Sayão, L.F. Repositórios Digitais Confiáveis para a Preservação de Periódicos Eletrônicos Científicos. Ponto de Acesso, Salvador, V.4, n.3, p , dez Sayão, L.F. Uma Outra Face dos Metadados: Informações para a Gestão da Preservação Digital. CNEN - Rio de Janeiro - RJ - Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., ISSN , Florianópolis, v. 15, n. 30, p.1-31, Thomaz, K. Repositórios digitais confiáveis e certificação. Arquivística,net, v.3. n.1, p.80-89, jan/jun Disponível em: <http: // Acesso em: 09 ago

44 Obrigado Prof. Dr. Daniel Flores Líder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: GED/A e Patrimônio Documental Arquivístico