Sistemas de Gestão de Arquivos
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- Alice Renata Igrejas Sabala
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1 Sistemas de Gestão de Arquivos de acordo com o MoReq2010 Ricardo Vieira (rjcv@tecnico.ulisboa.pt) 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 1
2 De acordo com a ISO (NP4438) Terminologia Documents and Records (Documentos e Documentos de Arquivos) Record System (Sistema de Arquivo) No entanto... Electronic Document Management System (EDMS) <> Sistema de Gestão Documental (SGD) Electronic Records Management System (ERMS) <> Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SGDA) Electronic Document and Records Management System (EDRMS) <> Sistema Electronico de Gestão de Arquivo (SEGA) Open Archival Information System (OAIS) <> Sistema de Arquivo ou Arquivo 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 2
3 Gestão de Documentos vs Documentos de Arquivo SGD Permite que os documentos sejam modificados Permite que os documentos possuam várias versões Documentos podem ser apagados pelos seus autores Podem incluir alguns mecanismos de retenção Pode incluir uma estrutura para os documentos criada e controlada pelos utilizadores É desenhada para suportar a criação e uso dos documentos do dia-a-dia SGDA Não permite que os documento de arquivo sejam modificados Apenas permite uma versão do documento de arquivo Apenas permite que os documentos de arquivo sejam apagados em circunstâncias excecionais Inclui mecanismos de retenção rigorosos Tem que possuir um plano de classificação rigoroso controlado por utilizadores administrativos Pode suportar o uso dos documentos do dia-a-dia mas é desenhado para gerir os documentos de arquivo de forma segura para a sua utilização a curto, médio e longo prazo 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 3
4 Introdução ao MoReq2010 Agenda Origem e objetivo da especificação Referências e normas relacionadas Evolução da especificação: MoReq, MoReq2, e MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 4
5 DLM Forum Foundation Organização criada em 1994 com o suporte da Comissão Europeia A partir de 2002, organização torna-se completamente independente mantendo a colaboração com a Comissão Europeia Foco da organização evoluiu de Archival Management para Records Management e recentemente para Information Governance across Europe Estrutura: Secretariado -> Comité Executivo -> Membros Membros: Maioritariamente arquivos nacionais e regionais Endereço online: 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 5
6 ICA-Req and DoD STD DoD STD: Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Application Primeira referência do género. 1ª versão publicada em 1996, ultima versão data de 2007 Desenhado para uso interno. Necessita ser adaptado para contextos fora dos EUA ICA-Req: Principles and functional requirements for records in electronic office environments Especificação publicada em 2011 como norma ISO DLM-Forum planeia uma integração do MoReq com a norma 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 6
7 MoReq, MoReq2, MoReq2010 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 7
8 MoReq Objetivo Flexível, pode ser usada/adaptada em diferentes sectores e tipos de organização Mínima, i.e., define e descreve apenas a funcionalidade mínima de um sistema de gestão de arquivos Compreensível, i.e., simples e facilmente percebida pelas pessoas interessadas Modular, pode ser utilizada como um todo ou apenas partes Extensível, desenho por serviços permite uma abstração por camadas. 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 8
9 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 9
10 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 10
11 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 11
12 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 12
13 Modelo de Entidade Serviço gere entidades de um determinado tipo. Os utilizadores manipulam as entidades através de funções (se tiverem permissão). Sempre que uma função é executada um evento é gerado e guardado pelo sistema. Entidades MoReq2010: Utilizadores e Grupos Classes & Agregações Documentos de Arquivo Componentes Tabelas de Seleção & Retenção de Destino Papeis de Utilizadores 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 13
14 Ciclo de vida de uma entidade 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 14
15 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 15
16 Serviço de Utilizadores e Grupos Entidades: Utilizadores e Grupos Utilizador: Pessoa ou sistema com uma conta que lhe permite acesso e uso ao sistema de arquivo. Um utilizador não necessita de ser um humano. Grupo: entidade que tipicamente representa uma equipa ou unidade de negocio da organização que é composta por vários utilizadores. 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 16
17 Requisitos: Serviço de Utilizadores e Grupos Apenas utilizadores registados podem aceder Funções: Criar novos utilizadores e grupos; Editar metadados do utilizador ou grupo (Titulo e Descrição + MC); Adicionar/remover utilizadores de grupos; Apagar utilizadores ou grupos (se este nunca foi utilizado); Destruir utilizadores ou grupos (se este já foi utilizado); 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 17
18 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 18
19 Modelo de papéis e funções de utilizadores 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 19
20 Modelo de papéis e funções de utilizadores 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 20
21 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 21
22 Serviço de Classificação (1/4) Entidade: Classes Classe: unidade de classificação à qual pode ser associada uma agregação ou documento de arquivo. Todos os documentos de arquivo têm de ser classificados! Funções: Criar novas classes Editar metadados das classes (Titulo, Descrição e notas) Apagar ou destruir classes 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 22
23 Serviço de Classificação (2/4) 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 23
24 Serviço de Classificação (3/4) 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 24
25 Serviço de Classificação (4/4) 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 25
26 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 26
27 Serviço de Documentos de Arquivo Entidades: Agregações, Documentos de Arquivo e Componentes Agregação: colecção de documentos de arquivos relacionados. Agregações podem reflectir caracteristicas ou atributos comuns dos documentos de arquivo ou simplesmente relações temporais e sequenciais. Documento de Arquivo: documento produzido, recebido e mantido a título probatório e informativo por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas actividades. Componente: parte de um documento de arquivo que representa um item discreto de conteudo. Documentos de Arquivo são agregados porque: Partilham o mesmo processo ou transação Partilham a mesma classificação Partilham a mesma área ou tópico Estão relacionados com a mesma pessoa, local, projeto, caso, cliente, evento ou incidente Partilham os mesmos metadados Partilham a mesma fonte ou formato São geridos pela mesma entidade Partilham a audiência Partilham o mesmo nível de segurança Partilham as mesmas condições de destino 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 27
28 Serviço de Documentos de Arquivo - Agregações 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 28
29 Serviço de Documentos de Arquivo - Agregações 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 29
30 Serviço de Documentos de Arquivo - Agregações Funções: Criação de agregações Editar metadados das agregações (Titulo, Descrição e Notas + MC) Reclassificar a agregação Associar nova classe Mover agregação Definir o numero máximo de níveis de agregações Fechar/abrir agregações Fechar apenas permitido se agregações filho estiverem fechadas Apagar ou destruir uma agregação Destruir apenas permitido se agregações filho estiverem destruidas 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 30
31 Serviço de Documentos de Arquivo Documentos de Arquivo Funções: Criar documentos de arquivo numa agregação ativa e aberta Editar metadados dos documentos de arquivo (Titulo e descrição + MC) Reclassificar o documento de arquivo Associar nova classe Mover documento de arquivo Copia e duplicação de um documento de arquivo 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 31
32 Serviço de Documentos de Arquivo Documentos de Arquivo 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 32
33 Serviço de Documentos de Arquivo - Componentes Exemplos Digitais Documento Pagina Web Base de Dados Referência a Sistema Exemplos Físicos Documento em papel Objeto físico (CD, DVD, etc.) 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 33
34 Serviço de Documentos de Arquivo - Componentes 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 34
35 Componentes - Principio de Separação 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 35
36 Componentes - Principio de Completude 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 36
37 Componentes - Principio de Imutabilidade 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 37
38 Componentes - Principio de Destrutibilidade 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 38
39 Serviço de Documentos de Arquivo - Componentes Sistema deve garantir que: Todos os documentos de arquivo possuem um ou mais componentes Funções: Editar metadados dos componentes (Titulo e Descrição + MC) 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 39
40 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 40
41 Modelo de Metadados 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 41
42 Identificador Universal Data e hora de criação Data e hora da 1ª utilização Titulo Descrição Data e hora de destruição Metadados de Sistema 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 42
43 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 43
44 Entidade: Tabela de Seleção Serviço de Tabela de Selecção Tabela de Selecção: tabela que detalha o ciclo de vida de um documento de arquivo descrevendo: O evento de retenção; O periodo de retenção; A acção de destino; e O periodo de confirmação. O período de retenção é definido por um numero de dias, semanas, meses ou anos. O período de retenção é normalmente associado a um evento de retenção. Eventos de começo de retenção: Imediatamente Desde a ultima revisão Desde a data de criação do documento de arquivo ou da agregação Desde a ultima adição à agregação Desde que a agregação foi fechada A partir de uma data especifica 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 44
45 Serviço de Tabela de Seleção Reter Indefinidamente 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 45
46 Serviço de Tabela de Seleção Rever 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 46
47 Serviço de Tabela de Seleção Transferir 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 47
48 Serviço de Tabela de Seleção Destruir 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 48
49 Principio de Destruição 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 49
50 Funções: Serviço de Tabela de Seleção Criação de novas tabelas de seleção Editar metadados (Titulo, descrição, mandato, e notas + MC) Editar tabelas de seleção Apagar/Destruir tabelas seleção Associar/Substituir uma tabela de seleção Cancelar o destino de um documento de arquivo O sistema deve garantir: Que o utilizador é alertado quando tem que tomar uma ação 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 50
51 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 51
52 Serviço Retenção de Destino Entidade: Retenção de Destino Retenção de Destino: ordem legal ou administrativa que previne a destruição de documentos de arquivo. Apesar do nome, uma retenção de destino não previne uma revisão ou transferência de um documento de arquivo. Retenções de destino podem ser aplicadas a classes, agregações ou documentos de arquivo. Funções: Criação de Retenções de Destino Editar metadados (Titulo, Descrição, Mandato, Notas e Metadados Contextual) Associar retenções de destino a documentos de arquivo, agregações ou classes Apagar retenções de destino se estas nunca tiverem sido associadas Destruir retenções de destino Documentos de arquivo resumem a sua tabela de seleção Sistema deve garantir: Que nenhum documento de arquivo é destruído quando se encontra sobre o efeito de uma retenção de destino 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 52
53 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 53
54 Serviço de Pesquisa e Relatório Entidades podem ser encontradas por: (1) procura ou (2) pesquisa Funções: Pesquisar qualquer entidade do sistema; Pesquisar utilizando ou combinando critérios de pesquisa (datas, tipos de metadados, eventos, funções, etc.) Pesquisa full-text Combinar resultados de pesquisa para realizar pesquisas complexas Guardar pesquisas e relatórios Relatórios (1) descritivos, ou (2) sumários Sistema deve garantir que: Resultados de pesquisa apenas contêm entidades que o utilizador está autorizado a ver Resultados são ordenados de acordo com a sua relevância 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 54
55 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Serviço de utilizadores e grupos Modelo de papéis e funções de utilizadores Serviço de classificação Serviço de documentos de arquivo Modelo de Metadados Serviço de tabela de seleção Serviço de retenção e destino Serviço de pesquisa e relatório Serviço de exportação Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 55
56 MoReq2010 Interoperabilidade entre Sistemas MoReq2010 XML Export 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 56
57 Serviço de Exportação Razões para exportação: (1) transferência, (2) migração, (3) replicação MoReq2010 possui esquema XML que define como as entidades devem ser exportadas Sistema deve garantir: Utilizador apenas pode exportar entidades para as quais tem acesso 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 57
58 Serviço de Exportação 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 58
59 Serviço de Exportação O que exportar? É alvo? Está relacionado? Metadados de Sistema Exportar Valores Exportar Valores Metadados Contextuais Exportar Valores Não Exportar Definições de Metadados Referenciar Não Exportar Entidades Relacionadas Referenciar Não Exportar Entidades Significativas Referenciar Referenciar Entidades Filho Exportar Todas Não Exportar Lista de Controlo de Acessos Exportar Valores Exportar Valores Utilizadores com acesso Referenciar Referenciar Eventos Exportar Valores Não Exportar Entidades referidas nos eventos Referenciar Não Exportar 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 59
60 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Outros requisitos Módulos plug-in Requisitos não-funcionais Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 60
61 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 61
62 Requisitos Não-Funcionais Performance Escalabilidade Gestão Portabilidade Segurança Privacidade Usabilidade Acessibilidade Disponibilidade Confiança Recuperabilidade Manutenção Suporte Garantia Conformidade 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 62
63 Dúvidas? Questões? Comentários? 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 63
64 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Modelos de serviços Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 64
65 Certificação e Treino 3 Centros de Teste 3 Sistemas em Teste Formadores certificados 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 65
66 Futuro do MoReq 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 66
67 Nova versão do MoReq 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 67
68 DLM Data: Novembro de 2014 Local: Instituto Superior Técnico ~150 participantes até à data! Membros da BAD com 50% de desconto Desconto até 19 de Outubro 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 68
69 Agenda Introdução ao MoReq2010 Serviços principais de um sistema de gestão de arquivo Modelos de serviços Outros requisitos Futuro do MoReq2010 Apresentação comercial da Link 6/14/2014 Workshop BAD - Sistemas de Gestão de Arquivos 69
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