Criação de Consultas e Relatórios no Access CRIAÇÃO DE CONSULTAS E RELATÓRIOS NO ACCESS

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1 Criação de Consultas e Relatórios no Access CRIAÇÃO DE CONSULTAS E RELATÓRIOS NO ACCESS

2 Sumário Conceitos / Autores chave Introdução Consultas Relatórios Conclusões Atividades Materiais complementares Bibliografi a Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 2

3 Conceitos / Autores-chave Glossário SQL Structured Query Language, ou Linguagem de Consulta Estruturada, é uma linguagem de pesquisa declarativa para banco de dados relacional (base de dados relacional). Muitas das características originais do SQL foram inspiradas na álgebra relacional. A linguagem SQL é definida por meio de várias linguagens, sendo as mais usuais a LMD e a LDD. A linguagem padrão para os bancos de dados relacionais. Linguagem de Defi nição de Dados (LDD - SQL) A Linguagem de Definição de Dados é constituída de um conjunto mais amplo de operações, que a LMD: Estas operações são utilizadas para criar e excluir elementos do banco de dados, tais como, tabelas, índices, e outros. Exemplos de LDD são: criação de uma tabela, eliminação de uma tabela, criação de acesso ao banco de dados, entre outros. Linguagem de Manipulação de Dados (LMD-SQL) A Linguagem de Manipulação de Dados é constituída de um conjunto de operações, a saber: seleção de dados, atualização de dados, modificação de dados e exclusão de dados no banco de dados. Modelo Relacional É um modelo de dados, que se baseia no princípio em que todos os dados estão guardados em tabelas (ou, matematicamente falando, relações). Toda sua definição é teórica e baseada na lógica de predicados e na teoria dos conjuntos. Pontos Críticos Diferença entre consultas, relatórios e formulários Consultas Uma consulta SQL é aquela que o usuário cria utilizando uma instrução SQL. O usuário pode usar a linguagem de consulta estruturada (SQL) para consultar, atualizar e gerenciar bancos de dados relacionais, como o Microsoft Access. Quando o usuário cria uma consulta no modo de design da consulta, o Access constrói para o usuário as instruções SQL equivalentes em segundo plano. Na verdade, a maioria das propriedades de consulta da folha de propriedades no modo de design da consulta possui cláusulas e opções equivalentes disponíveis no modo SQL. Se o usuário desejar, poderá exibir ou editar a instrução SQL no modo SQL. Entretanto, após o usuário fazer alterações em uma consulta no modo SQL, a consulta talvez não seja exibida da maneira que era anteriormente no modo de design. Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 3

4 Relatórios: Um relatório é uma maneira eficaz de apresentar dados em um formato impresso. Como o usuário controla o tamanho e a aparência de tudo em um relatório, é possível exibir as informações como desejar. Criar etiquetas de endereçamento. Mostrar totais em um gráfico. Agrupar registros em categorias. Calcular totais. A maioria dos relatórios são vinculados a uma ou mais tabelas e consultas no banco de dados. A origem do registro de um relatório refere-se aos campos nas tabelas e consultas base. Um relatório não precisa conter todos os campos de cada uma das colunas ou consultas em que se baseia. Formulários: Um formulário é um objeto de banco de dados que o usuário pode usar para inserir, editar ou exibir dados de uma tabela ou consulta. O usuário pode tanto usar formulários para controlar o acesso aos dados, como definir quais campos ou linhas de dados serão exibidos. Por exemplo, certos usuários podem precisar ver somente alguns campos em uma tabela com vários campos. Fornecer a esses usuários um formulário que contenha somente esses campos facilita a utilização do banco de dados. O usuário também pode adicionar botões e outros recursos a um formulário para automatizar ações realizadas com freqüência. 1. Introdução Nesta unidade serão apresentados os conceitos relacionados com a elaboração de consultas e realização de formulários no Access As consultas podem ser feitas por meio da Linguagem SQL3 ou por meio de um assistente, definido no modo estrutura. Os relatórios também são apresentados e dispostos por meio de um assistente, desta forma, não é necessário algum conhecimento prévio de banco de dados. Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 4

5 2. Consultas Uma consulta é um objeto onde o usuário pode fazer perguntas ao Access sobre determinados dados armazenados em sua(s) tabela(s). Para fazer a consulta é necessário seguir um conjunto de passos que são apresentados a seguir. As consultas apresentadas seguirão o modo estrutura, visto que é um conjunto de passos didáticos. Clique sobre o objeto Consulta. Clique sobre o botão Novo. O Access exibirá a caixa de texto Nova Consulta, conforme apresentado na figura 1, com as seguintes opções: Modo Estrutura: cria uma nova consulta sem utilizar assistente. Assistente de Consulta Simples: cria uma consulta de seleção a partir de campos que o usuário escolheu. Assistente de Consulta de Tabela de Referência Cruzada: exibe os dados no formato de uma planilha eletrônica. Assistente de Consulta Localizar Duplicatas: localiza registros com valores de campos duplicados na tabela. Assistente de Consulta Localizar não Coincidentes: encontra os registros em uma tabela que não possuem registros relacionados em outra. Estas consultas podem envolver uma tabela ou um conjunto de tabelas. Quando a consulta envolve mais de uma tabela, é necessário fazer uso dos conceitos de chave primária e chave estrangeira. A chave primária para garantir que o usuário esteja fazendo referência a um registro específico e a chave estrangeira para garantir que estamos falando do mesmo tipo de dado que é referenciado em ambas as tabelas. Figura 1. Tela para elaborar uma nova consulta Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 5

6 Mostrar Tabela Logo a seguir, deve-se adicionar a tabela à área selecionada para realizar a consulta, por meio do uso do botão Adicionar, conforme apresentado na figura 3. Ao escolher o modo estrutura será apresentada a tela Mostrar Tabela, apresentada na figura 2, onde o usuário deve selecionar uma tabela para compor sua nova consulta. Caso uma consulta já tenha sido realizada e por sua vez armazenada, ela estará disponível na aba correspondente a Consultas, ao lado da aba denominada Tabelas. Figura 3. Navegação entre telas para adicionar registros em tabelas O passo seguinte é adicionar os atributos ou campos desejados, que devem fazer parte da consulta. Junto com estes atributos é possível definir possíveis condições ou critérios associados à consulta. Figura 2. Tela para apresentação de tabelas e consultas Para adicionar os atributos é necessário selecionar, com o mouse, e arrastar até a linha Campo, conforme apresentado na figura 4. Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 6

7 3. Classifi cação Pode escolher entre Classificação Crescente ou Decrescente dos registros, também definido como ordenação, crescente ou decrescente. Para especificar a ordem de classificação dos registros, na linha de Classificação do campo desejado, especifique Crescente (0-9 e A-Z) ou Decrescente (9-0 e Z- A). Para que isto seja possível, basta digitar a pergunta entre colchetes, exatamente na linha Critério, do campo desejado, conforme apresentado na figura 5. Figura 4. Tela utilizada para identificar propriedades da tabela e inserção de novas características Nesta tela é possível identificar dois campos, Índice e Campo2, e a tabela a qual eles pertencem. O quadro abaixo, da tabela selecionada possui vários elementos, descritos a seguir: 1. Campo Local destinado a armazenar os campos pertencentes à tabela a ser pesquisada. 4. Mostrar Se esta opção estiver marcada o campo será exibido na listagem, caso contrário o campo não será exibido. Isso pode ser utilizado para ocultar campos que estão servindo apenas como Critérios para filtrar a listagem. 5. Critério Critério é a condição utilizada para limitar o conjunto de registros desejados para o resultado da consulta. Por exemplo, em vez de visualizar todos os fornecedores que a sua empresa utiliza, o usuário pode visualizar apenas esses fornecedores que pertencem a uma determinada cidade. Para isso, especifique critérios que limitem os resultados a registros cujo campo: País seja, Canadá. Figura 5. Exemplo do uso da caixa de diálogo Na figura 5, foi descrito em colchetes a seguinte frase: [Entre com o número do cartão] Ao executar a consulta, o Access exibirá uma caixa de diálogo onde o usuário deverá digitar o número do cartão que deseja pesquisar. 6. Ou Esta opção dá continuidade a novos critérios, que são considerados em conjunto com o critério definido anteriormente 2. Tabela Ao escolher o campo aparecerá automaticamente o nome da tabela armazenado nesta opção. É possível utilizar uma ferramenta que facilite a interação entre o usuário e o Banco de Dados, tornando a consulta mais dinâmica. Por exemplo, é possível criar uma consulta em que o Access peça o valor do critério a ser estabelecido na consulta. Uma vez que foram definidos os parâmetros descritos anteriormente, executa-se a consulta clicando no botão: definido na barra de ferramentas. Antes de sair do modo consulta, é possível gravar a consulta, para que fique disponível. Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 7

8 3. Relatórios O relatório é um objeto do banco de dados com a finalidade de imprimir registros em um Layout personalizado, além de permitir a utilização de agrupamento de registros em vários níveis, cálculos de somatória, médias e outros, obtendo totais e subtotais. AutoRelatório: Tabular: exibe as informações como em uma planilha, ou seja, linhas e colunas onde cada linha equivale a um registro e cada coluna um campo. Assistente de gráfico: exibe as informações na forma de gráficos. Assistente de etiqueta: relatório para emissão de Etiquetas. Por exemplo, etiquetas de endereçamento para Mala Direta. Para criar um relatório, o usuário deve: Estar com a janela de Banco de Dados ativa; Clique sobre o objeto Relatórios ; Clique sobre o botão Novo. Novo Relatório A caixa de diálogo Novo Relatório será apresentada, conforme é demonstrado na figura 6. É nesta caixa que o usuário define em qual consulta ou tabela o seu relatório será baseado. figura 6. Tela utilizada para a escolha dos diferentes caminhos utilizados para a elaboração de relatórios O usuário deverá escolher uma das seguintes opções que lhe ajudarão a criar o relatório automaticamente (exceto modo estrutura que será manual): Modo de estrutura: cria um relatório sem utilizar um assistente, os campos são selecionados manualmente. Assistente de relatório: irá ajudá-lo a criar o seu relatório baseado nas respostas que o usuário fornecer para o assistente. AutoRelatório: Colunar: exibe as informações em uma única coluna a um campo embaixo do outro. A opção escolhida será a elaboração do formulário por meio do Assistente de relatório. Na figura 6 é possível verificar que o relatório a ser criado é função de uma ou mais tabelas ou consultas previamente armazenadas no banco de dados. Uma vez definida a tabela a ser utilizada no relatório, procede-se com a escolha dos campos da tabela escolhida que devem fazer parte do relatório. Para tanto, utiliza-se as flechas > (move campo a campo) ou >> (para mover todos os campos), conforme apresentado na figura 7. Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 8

9 Na figura 8, apresentase um exemplo em que codigofuncional foi escolhido como primeiro nível de agrupamento, e no nível mais abaixo temse os demais atributos da tabela. Figura 8. Tela utilizada para opções de agrupamento Figura 7. Tela indicativa dos campos disponíveis e campos selecionados Uma vez que os níveis foram definidos, passa-se à fase seguinte, onde é possível ordenar de forma crescente ou decrescente os registros de detalhe, conforme é apresentado na figura 9. O passo seguinte é definir os níveis de grupo desejados. Para isto é necessário selecionar o campo que deve ser agrupado e clicar no ícone >. Para níveis de granularidade maior, é possível definir prioridade. O relatório exibirá os dados classificados por grupos. Figura 9. Tela utilizada para ordenação dos atributos e opções de resumo Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 9

10 Importante Antes de apresentar o relatório, é necessário dar um título a ele, conforme é apresentado na figura 12. Nesta tela, o nome do relatório é Relatório Dados Funcionário. Este título aparece como cabeçalho do relatório. Uma vez que os atributos foram definidos, é possível gerar resumos para os atributos cujo domínio é numérico, por exemplo, idade, salário, preço de produtos, etc. As operações possíveis de se gerar resumos são: soma, e média. Da mesma forma, é possível identificar dentre um conjunto de valores, o valor máximo ou o valor mínimo. O passo seguinte antes da elaboração do relatório é a escolha do Layout. Existem várias formas de Layout(s), que podem ser escolhidas ajustando-se à necessidade do usuário, conforme é apresentado na figura 10. Figura 12. Tela utilizada para disponibilizar um título ao relatório Figura 10. Tela indicativa de opções de layout A seguir é apresentado o relatório solicitado, mostrado na figura 13. Na figura 11 são exemplificados estilos de apresentação do formulário. Existem alguns padrões que podem ser escolhidos conforme a necessidade do usuário. Nesta figura foi escolhido o estilo Negrito. Figura 11. Tela indicativa de padrões disponíveis no Access Figura 13. Tela com exemplo de um relatório Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 10

11 4. Conclusões As consultas e relatórios são elementos importantes na elaboração de um projeto. Quando o projeto exige uma modelagem de dados mais aprofundada sobre as informações necessárias, que devem ser tratadas pelo Sistema de Banco de Dados, então é necessário estender os conceitos que foram tratados nesta unidade, de tal forma que as consultas sejam eficientes e sobre tudo, adequadas ao novo modelo de dados. Nesta unidade foram tratados conceitos básicos, guiados pelo próprio assistente da ferramenta, de tal forma que o aluno seja capaz de entender a importância do uso das consultas e relatórios provindos do banco de dados. 5. Atividades Introdução Esta atividade tem a finalidade de verificar a habilidade do aluno em elaborar uma tabela no banco de dados Access, logo a seguir realizar algumas consultas e gerar formulários. Processo 1. Crie uma tabela de Controle de Vendas com os seguintes campos: Funcionário: Mês da Venda: Total da venda: Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 11

12 Exemplo FUNCIONÁRIO MÊS DA VENDA TOTAL DA VENDA Elisa 01 R$ 175,00 Elisa 02 R$ 385,00 Elisa 03 R$ 520,00 Leonardo 01 R$ 180,00 Leonardo 02 R$ 354,00 Leonardo 03 R$ 459,00 2. Crie um relatório pelo assistente de relatório tendo como base somente 2 campos da tabela. 3. Crie uma Consulta Total para saber o somatório dos meses. Materiais complementares ONLINE TRAINING SOLUTIONS, Microsoft Office Access 2003 Step by Step. Ed. Microsoft Press, p. Bibliografi a MARCOS, J. Microsoft Office Access 2003 Passo a Passo Lite. Ed. Makron Books, 1ª. ed p. DENISE, F. A., Microsoft Office Access 2003, - Guia Pático, Ed. Viena, 1ª edição, 2005, 166p. Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access 12

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