Banco de Dados. Microsoft Access

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1 Banco de Dados Microsoft Access PARTE 01 edição 2007 Índice 01-) Conceito ) Sistema Gerenciador de Banco de Dados Relacional (SGBDR) ) Access ) Etapas para elaboração de um Banco de Dados ) Iniciando o Access ) Criando um Banco de Dados ) Objetos do Banco de Dados ) Tabelas ) Criação da Tabela ) Definição dos Campos ) Regra para nome dos Campos ) Tipo de Dados ) Descrição ) Chave Primária ) Salvando a Tabela ) Cadastrando registros em uma tabela ) Voltando ao Modo Design ) Cadastrando data em um registro

2 01-) Conceito BANCO DE DADOS Banco de dados é um conjunto de informações inter-relacionadas para uma determinada finalidade. Por Exemplo: Cadastro de Clientes, Cadastro de Produtos, Controle de Passagens aéreas, Sistema de Vendas, Sistema de Controle de Estoque, etc. Um banco de dados bem projetado proporciona atingir seu objetivo, seja ele um acesso rápido às informações desejadas, publicações na Internet, exportação de dados para outros aplicativos. Dado Arquivos Programas e Aplicativos Usuários Cadastro Folha de de Pagamento Alunos Cadastro de Alunos Notas Cadastro de Notas Boletim Controle de Pagamento controle de Pagamento Boletos Consulta gerencial consulta gerencial Página 2

3 02) Sistema Gerenciador de Banco de Dados Relacional (SGBDR) Num SGBDR podemos manipular mais de um aplicativo ao mesmo tempo e estabelecer relações entre eles, buscando eliminar a duplicidade de informações, impondo integridade referencial, economizando espaço de armazenamento e facilitando a atualização. Banco de dados Interface Programas aplicativos Usuários Programa Cadastro de Alunos Dados do cadastro de alunos Dados do cadastro de notas Dados do Controle de Pagamento Sistema de gerenciamento de banco de dados Cadastro de Notas Controle de Pagamento consulta gerencial 03) Access O Access é um sistema gerenciador de Banco de Dados Relacional, sendo possível desta forma, armazenar informações nas tabelas e relaciona-las entre si com a finalidade de utilizá-las simultaneamente. 04) Etapas para elaboração de um Banco de Dados Definição do Escopo do Sistema descrição, necessidades, finalidade, e que informações desejamos manipular. Levantamento do fluxo de informações Dividir as informações em tabelas após definir a finalidade e as informações do BD, devemos dividir essas informações em assuntos distintos., sendo que cada assunto constituirá uma tabela do banco de dados. Definir os campos definir quais informações ou campos farão parte das tabelas Definir os relacionamentos definir quais informações de uma tabela se relaciona com as informações de outras tabelas. Elaborar consultas, relatórios, formulários, etc. Página 3

4 05-) Iniciando o Access MICROSOFT ACCESS Todo aplicativo instalado no computador é colocado de acordo com as opções selecionadas pelo usuário. Uma vez instalado, será criado um ícone dentro da pasta de programas chamada Microsoft Access. 06) Criando um Banco de Dados Toda vez que iniciar o Access aparecerá a tela ao abaixo com três opções: Banco de Dados em Branco Modelos online de Banco de Dados Para iniciar um novo Banco de dados: Clique no ícone banco de dados em branco Informe o nome do arquivo de banco de dados; Pelo botão, procure uma pasta onde acontecerá a gravação do arquivo de banco de dados; Clique no botão Criar para criar o novo arquivo de banco de dados. Página 4

5 Esta é a janela que será apresentada após a criação do arquivo de banco de dados. Importante: Quando se tem um banco de dados aberto, a janela exibida posiciona-se na opção Ferramentas de Tabelas, mais especificamente na folha de dados, com botões para a criação da estrutura de uma tabela de banco de dados. Página 5

6 Para sair do Access e fechar o aplicativo em ação, clique no botão fechar da janela ou clique no botão Office e na opção sair do Access. 07) Objetos do Banco de Dados Quando se cria um aplicativo, é importante organizar as informações de modo fácil, rápido e objetivo, tornando assim, o acesso, o desenvolvimento e sua manutenção simples e eficientes. Para isso, o Access está organizado por meio de seus objetos, os quais são tratados como um todo. Tais Objetos são: Tabelas, Consultas, Formulários,, Páginas, Macros e Módulos. 08) Tabelas Uma tabela é um conjunto de dados associado a um determinado assunto. É ela que contém o maior valor de um aplicativo, a informação. A construção de uma tabela é o primeiro passo na elaboração do banco de dados. A experiência diz que vale a pena gastar um bom tempo no planejamento das tabelas e suas relações, tendo um ganho expressivo no desenvolvimento e manutenção do aplicativo. Em geral, são utilizados os seguintes passos na construção de uma tabela: - Definição da estrutura (campos e tipos); - Definição das propriedades dos campos e índices; - Definição da chave primária; - Nome da tabela. Página 6

7 09) Criação da Tabela No modo Ferramentas de Tabela, na opção Folha de Dados, clique no botão Modo de exibição e altere para Modo Design. Informe o nome da Tabela e clique no botão OK. Com a tabela aluno criada, podemos montar a estrutura da tabela. Nome dos campos, tipo de dados e a chave primária da tabela. Página 7

8 10) Definição dos Campos Quando criamos ou alteramos a estrutura de uma tabela, o Access exibe uma janela composta de três colunas: Nome do Campo Identifica a natureza da informação do campo. Exemplo: Nome, Idade, Profissão, CódigoDoCliente, CNPJ, Telefone, etc. Tipo de Dados Identifica a característica do dado. Exemplo: Texto, Data/hora, Número, Unidade Monetária, etc. Descrição Coluna Opcional que descreve informações referentes ao campo, sendo muito utilizada na documentação e no auxilio ao usuário. Resultado da Estrutura de uma Tabela. Página 8

9 10.1) Regra para nome dos Campos Como o Access trabalha com diversos objetos, é comum no desenvolvimento de um aplicativo existir muitos objetos, e para tanto é necessário que se adote um padrão para os nomes de campos, tabelas e arquivos. Nome Pardrão Exemplos A primeira letra maiúscula e as demais minúsculas, sendo que Campos não existe espaço em branco entre os nomes. Prefixo do nome da tabela Tabelas Consultas Formulários tab ou tbl minúsculo + o nome da tabela, conforme o padrão dos campos com ou qry minúsculo + o nome da consulta, conforme o padrão dos campos frm ou form + o nome do formulário, conforme o padrão dos campos rel ou rep + o nome do relatório, conforme o padrão dos campos CGC, CPF, CodProduto Tabela clientes cli_nome, cli_end tab_clientes, tab_estoque tab_resumovendas com_atualizaqtd com_exportadados frm_creditos rel_vendas rel_fiscal 10.2) Tipo de Dados Texto: armazena qualquer letra, símbolo, e número(desde que não seja para efetuar cálculos). Memorando: muito parecido ao tipo texto com a diferença de poder armazenar muito mais informações (sua capacidade é maior), geralmente usamos este tipo para campos onde são inseridas observações ou descrições. Número: armazena números que serão utilizados para cálculos, por exemplo, idade e quantidades. Data/Hora: armazena valores que utilizam alguns dos formatos de data ou hora, por exemplo, ou 29-out-00. Data;Hora: armazena valores de data (separado por ou /), ou valores de hora (separado por : ) Unidade Monetária: armazena valores monetários, exemplo: preço do produto. Numeração Automática: gera uma seqüência de números crescentes e que não se repetem, utilizado geralmente quando se quer atribuir um código a algum produto ou cliente, por exemplo. Sim/Não: armazena um valor verdadeiro ou falso, usamos com perguntas do tipo Fuma? ou Tem filhos?, pois só podem haver duas respostas: Sim ou Não. Objeto OLE: armazena dados de outros aplicativos como o Word, Excel, CorelDRAW!, etc., pode ser utilizado para guardar a foto de um funcionário, por exemplo. Hyperlink: armazena um hyperlink, ou seja, um endereço de um arquivo ou de um site. Assistente de Pesquisa: permite pesquisar os dados de um campo nos registros de outras tabelas. Página 9

10 10.3) Descrição É utilizada apenas para indicar qual é função do campo ou que tipo de informações devem ser digitados no campo, por exemplo, se for um campo nome do cliente, podemos colocar uma descrição informando ao usuário que ele deve digita-lo por extenso, sem abreviações. 10.4) Chave Primária Uma chave primária (representado na barra de ferramentas pelo botão: de uma chave ao lado do nome do campo. ). É representado pelo desenho A chave primária é um campo que serve de referencia para que o Access possa diferenciar um registro de outro. Para isso, deve ser um campo em que os registros nunca se repitam e nunca sejam nulos. Toda chave primária será do tipo indexado (duplicação não autorizada) e não adianta querer mudar, que o Access não deixa, visto que faz parte da integridade do banco de dados. Para habilitar/desabilitar uma chave primária no campo, posicione o cursor no nome do campo e clique no botão chave para habilitar/desabilitar a chave do campo. Chave primária no campo Matricula Retirando a chave primária do campo Matricula 11) Salvando a Tabela Após criar todos os campos, escolher os tipos de dados e alterar todas as propriedades necessárias, Clique no botão salvar. Página 10

11 12) Cadastrando registros em uma tabela Na área onde aparece o nome de todas as tabelas criadas no banco de dados, dê um duplo clique no nome da tabela para cadastrar registros na tabela. Modo de edição Posicionando o cursor entre o nome dos campos, podemos aumentar/diminuir o tamanho das colunas. Resultado. Observe que o campo matricula foi declarado como chave primária. Durante o cadastro ao tentar repetir o código da matricula aparecerá uma mensagem informando a duplicidade. Página 11

12 13) Voltando ao Modo Design Clique no botão Modo Design e na opção Modo Design. Importante: Observe que é possível a qualquer momento acrescentar novos campos na tabela. 14) Cadastrando data em um registro. Observe que um campo do tipo data/hora, aparecerá um ícone com o formato de calendário para a escolha da data. Página 12

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