Documento técnico de negócios. Racionalização de aplicativos para agilidade empresarial

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1 Documento técnico de negócios Racionalização de aplicativos para agilidade empresarial

2 Sumário 4 Como tornar-se uma empresa ágil 4 Obstáculo: Proliferação de aplicativos 5 Desafios 5 O crescimento leva à proliferação de aplicativos 6 Como controlar a proliferação de aplicativos 6 Aplicativos legados um desafio crítico 6 Racionalização de aplicativos 7 Racionalização de Aplicativos da HP 7 Benefícios da racionalização de aplicativos com a HP 8 Conclusão 8 Sobre o autor

3 3 Seus aplicativos o impedem de tornar sua empresa ágil como você deseja? Como você pode tornar sua organização ágil como precisa, de forma a acompanhar as exigências de mercado que estão sempre mudando?

4 Este documento discute os perigos da proliferação de aplicativos e como ela deve ser abordada com a racionalização de aplicativos. Se melhorar a agilidade, ser capaz de alocar mais recursos para inovação, reduzir custos e assegurar o alinhamento de TI com o negócio estão no topo de sua lista de prioridades, a HP acredita que você deve investir em uma iniciativa de racionalização de aplicativos, o primeiro passo na jornada de transformação de aplicativos. Em uma pesquisa recente da HP, feita com 700 líderes mundiais em TI e aplicativos, mais de dois terços disseram que a estratégia de tecnologia de TI de suas empresas está limitada ao portfólio atual de aplicativos. 1 Com o passar dos anos, as organizações tendem a adquirir mais e mais aplicativos, geralmente por boas razões de negócios. Entretanto, muitas vezes não têm a disciplina de remover os aplicativos antigos, obsoletos ou duplicados, mesmo quando eles são inflexíveis e incapazes de se adaptar de forma rápida o bastante às condições de negócios que estão sempre mudando. Não é incomum que estes aplicativos antigos rodem apenas em sistemas legados inflexíveis. Embora suas funções principais sejam fundamentais para o funcionamento do negócio, ao mesmo tempo podem ser um grande empecilho. Como tornar-se uma empresa ágil Para atender às exigências de negócio e suas mudanças, as empresas também precisam mudar. Devem mudar para impulsionar investimentos em inovação, de modo a aumentar a competitividade no mercado. Devem mudar para tornarem-se mais ágeis, de modo a acompanhar a evolução das necessidades de clientes ou constituintes. Devem mudar para aumentar a produtividade, de modo a fazer mais com menos, em resposta às condições econômicas e cortes de orçamento. E devem mudar para diminuir riscos de negócios e TI. Empresas dinâmicas antecipam o futuro para saírem da crise econômica em uma posição mais competitiva. Devem ser determinadas e inovadoras, não apenas no desenvolvimento de produtos, mas nos modelos e processos de negócios. Com a tecnologia como base para a maioria dos processos de negócios de hoje, o departamento de TI deve se posicionar melhor, de forma a dar suporte à inovação no negócio. O departamento de TI deve se transformar para aumentar a agilidade, a inovação e a produtividade da empresa. Isso é difícil de fazer quando o departamento de TI está sobrecarregado, dando suporte a um portfólio de aplicativos grande e complexo. Muitos departamentos de TI estão fazendo planos de transformação com um novo ciclo de atualização de tecnologia, passando para tecnologia de virtualização, infraestrutura convergente, ou até mesmo para computação em nuvem. Todas estas estratégias de tecnologia serão mais eficazes se for dada prioridade aos aplicativos que rodam nelas, por meio de uma iniciativa de racionalização. Para aproveitar uma estratégia de nuvem, por exemplo, os departamentos de TI precisam saber se seus aplicativos podem ser executados de forma segura na nuvem. Precisam saber se o valor de negócios oferecido por um aplicativo vale o investimento necessário para mudá-lo para nuvem. Precisam saber se o aplicativo deve ser atualizado ou substituído de forma a suportar sua estratégia de nuvem. Embora muitas decisões estratégicas de TI tendem a se referir a novas tecnologias, os benefícios da mudança para estas novas tecnologias serão maximizados ao considerar o que pode e deve ser feito com os aplicativos e a infraestrutura que já estão em uso. Finalmente, para muitas organizações neste ambiente econômico desafiador, o corte de custos continua a ser imperativo, com a otimização da produtividade sendo vista como uma iniciativa fundamental em toda a empresa. Neste ambiente, a TI não pode mais ser vista como um centro de custos, mas deve demonstrar seu valor para o negócio, enquanto que, ao mesmo tempo, oferece tecnologia que ajude a aumentar a produtividade em toda a organização. Projetos de infraestrutura e instalações podem reduzir custos, mas o retorno de investimento (ROI) para estes projetos não serão os melhores, caso o portfólio de aplicativos que estes sistemas suportam continuar a proliferar sem parar. Obstáculo: Proliferação de aplicativos De acordo com o resultado de uma pesquisa recente da HP, a maioria dos executivos de TI entrevistados suporta mais de 500 aplicativos, com aproximadamente um quarto deles suportando mais de Hoje, entre 70 e 80% de todos os custos com aplicativos são gastos com suporte de aplicativos legados. Este gasto, só para manter os aplicativos rodando, esgota recursos que, de outra maneira, poderiam ser usados para inovar e ajudar o negócio a crescer. A maioria dos CIOs gostaria de inverter esta relação, gastando mais com inovação e menos com aplicativos legados, mas é difícil sair da rotina em que se encontram. 2 Estudo realizado pela Dimension Research de dezembro de 2010 a janeiro de Concorrência, clientes e informações estão levando as empresas a se moverem mais rapidamente. Com clientes instáveis e o ritmo de mudança no mercado cada vez mais acelerado, as empresas precisam ser ágeis. TI deve se tornar um agente de mudança não um inibidor. 1 Estudo realizado pela Dimension Research de dezembro de 2010 a janeiro de

5 A maioria das organizações tornou-se bastante eficiente na gestão de ativos de infraestrutura. Existe uma noção básica de que equipamentos devem ser descartados quando se tornam obsoletos. Mas em muitos casos, este princípio parece ser aplicado somente à infraestrutura e instalações. O método usado na gestão de infraestrutura é raramente empregado em aplicativos A diligência em saber o que está sendo usado, entender seu valor e manter pelo período de tempo certo, ainda não foi levada para a área de aplicativos. Mais e mais aplicativos novos estão sendo produzidos, enquanto aplicativos legados parecem nunca desaparecer. Desafios Quando o portfólio de aplicativos está fora de controle, departamentos de TI desperdiçam muitos recursos suportando tecnologias com pouco ou nenhum valor de negócios. Por exemplo, uma grande empresa de telecomunicações descobriu recentemente que metade de seu orçamento de TI estava ligado ao suporte de aplicativos desnecessários, incluindo infraestrutura, dados e requisitos de suporte em vários centros regionais. Além disso, muitos departamentos de TI não estão cientes de todos os aplicativos em funcionamento na empresa. Não têm um inventário básico e não sabem o quanto possuem de cada produto. 3 Muitos não conhecem a relação entre aplicativos e infraestrutura de suporte. Não sabem em quais servidores os aplicativos são executados, nem as relações e dependências entre os aplicativos. Isto torna uma atualização de infraestrutura difícil e mais dispendiosa que o necessário. Considerando isso tudo, não é surpresa não saberem o custo total de propriedade de cada um dos aplicativos, ou não entenderem o valor de negócios oferecido por cada um deles à empresa. Mesmo sem fusões e aquisições, o crescimento rápido descentralizado também pode levar à proliferação de aplicativos. Se uma organização dá a um empreendedor interno a liberdade para fazer o que precisa ser feito para construir uma nova área de negócios, é provável que o empreendedor utilize soluções de TI regionalmente competitivas. Se o novo negócio crescer, a dependência das soluções regionais de TI também crescerá. Repita isso algumas vezes em áreas geográficas diferentes e a organização acabará tendo aplicativos demais e processos de negócios distintos demais para alcançar os mesmos objetivos. Neste cenário, a organização não só gasta demais com funções duplicadas em todo o mundo, ela perde em economia de escala. Por exemplo, recentemente, quando um grande fabricante mundial quis fabricar seus produtos em várias regiões, não conseguiu seguir adiante, pois aplicativos diferentes estavam sendo usados em regiões distintas e os diferentes locais não podiam compartilhar informações cruciais. Através de um projeto de racionalização de aplicativos, a empresa descobriu que estava deixando de ganhar ao não padronizar os aplicativos em toda a empresa. Isto é reforçado na pesquisa recente da HP, em que 80% dos entrevistados disseram que seus departamentos de TI suportam aplicativos diferentes, que oferecem funcionalidade semelhante para grupos ou unidades de negócios distintos. Mesmo sem períodos de crescimento rápido, a proliferação de aplicativos apresenta muitas oportunidades para crescer. Quando as unidades de negócios sentem que não estão recebendo suporte suficiente de TI, estabelecem seu próprio departamento "fantasma" de TI e compram aplicativos diretamente de fornecedores, sem o conhecimento do grupo de TI. Uma vez que o portfólio de aplicativos pode ser formado ao longo de vários anos, CIOs com gestão de apenas três a cinco anos podem não estar predispostos a enfrentar os desafios de forma agressiva. O crescimento leva à proliferação de aplicativos A proliferação de aplicativos normalmente acontece quando há um período de crescimento, especialmente se não houver um modelo de governança de aplicativos comuns em vigor. Este crescimento pode se dar através de fusões e aquisições ou através de crescimento rápido do negócio, como com a expansão de linhas de produtos ou com a expansão para novas regiões. 4 Estudo realizado pela Dimension Research de dezembro de 2010 a janeiro de Fusões e aquisições podem criar um problema especialmente desafiador. Quando uma empresa adquire outras empresas mas não faz a integração do departamento de TI, acaba ficando com muitos aplicativos duplicados. De acordo com uma recente pesquisa da HP, 2 um terço dos entrevistados disse que fusões e aquisições representam pelo menos 25% de seu portfólio de aplicativos. Muitas vezes existe um plano de integração, mas se os recursos acabam, as iniciativas de integração são descontinuadas. Embora a curto prazo isso possa economizar dinheiro, a longo prazo gera custos maiores, com o financiamento necessário não só para suportar aplicativos duplicados, mas também para cobrir a infraestrutura adicional, a manutenção e a transmissão de dados entre sistemas. 3 Vale a pena observar que muitos dos clientes da Avaliação de Racionalização de Portfólio da HP demonstram contentamento na conclusão da primeira etapa do processo de avaliação, quando recebem o inventário total de seus aplicativos. Alguns disseram que só a lista já valeu o investimento do projeto! 5

6 Como controlar a proliferação de aplicativos Parece que a solução mais fácil para a proliferação de aplicativos seria aposentar aplicativos repetidos ou obsoletos. Na verdade, de acordo com uma recente pesquisa comissionada, conduzida pela Forrester Consulting, líderes de TI citam várias razões pelas quais aplicativos devem ser aposentados 53% mencionaram tecnologia obsoleta, 50% citaram aplicativos que não atendem mais aos requisitos do negócio, 41% apontaram dificuldade em manter aplicativos e 41% indicaram que aplicativos são "completa ou parcialmente redundantes com outros aplicativos. 5 Infelizmente, aposentar um aplicativo não é tão simples assim. A falta de confiança no arquivamento e recuperação de dados de conformidade é um grande obstáculo, mas as organizações também têm dificuldade em decidir quais aplicativos eliminar. Mesmo quando as organizações têm um inventário abrangente de seus aplicativos, geralmente não sabem o custo total para suportar cada um deles, o que pode incluir desenvolvimento, teste, gestão, manutenção, operações e despesas relacionadas à infraestrutura. E geralmente não sabem o valor que cada aplicativo agrega ao negócio. É difícil saber quais aplicativos aposentar, se substituí-los ou eliminá-los, sem estas informações básicas. E, sem um plano de negócios para dar respaldo ao plano de retirada de um aplicativo, o departamento de TI pode se encontrar em uma situação difícil, enfrentando um grupo de usuários insatisfeitos. Aplicativos legados um desafio crítico Aplicativos legados mais antigos, que muitas vezes atrapalham a tecnologia e as estratégias de negócio, são particularmente difíceis de lidar. Aprimorá-los para atender novos requisitos de negócios ou explorar tecnologias emergentes é frequentemente muito difícil, se não impossível. Custos de infraestrutura, especialmente custos de manutenção, aumentam rapidamente, assim como licenciamento de software e custos de suporte para produtos mais antigos. Em muitas organizações, programadores experientes que entendem de aplicativos antigos estão chegando à idade de se aposentar. O grupo cada vez menor de profissionais capazes e disponíveis para manter estes aplicativos coloca estas organizações em um nível crescente de risco. Racionalização de aplicativos Organizações com visão de futuro implementam iniciativas de racionalização de aplicativos para ajudar a controlar a proliferação dos mesmos. Elas trazem uma equipe independente e imparcial para fornecer uma avaliação completa do inventário, custos, recursos e valor dos aplicativos. Em conjunto com uma análise de estratégias de negócio e tecnologia, é definido um estado final desejado. A lacuna, a diferença entre "o que é" e "o que deveria ser", é a base para desenvolver um plano prático de transformação de aplicativos. Implementar o plano de transformação ajuda as organizações a reduzirem aplicativos, infraestrutura, e custos relacionados, disponibilizando orçamentos para inovação e novos projetos. De acordo com o estudo da Forrester Consulting, 91% dos entrevistados concordam plenamente ou concordam em parte que eles se beneficiariam com uma iniciativa de consolidação/ racionalização de aplicativos. 6 A racionalização de aplicativos oferece aos departamentos de TI um resumo do que existe em seu portfólio de aplicativos quais aplicativos, a tecnologia em que residem, o custo real para a organização, o que os usuários acham do aplicativo e seu nível de risco. Além disso, a iniciativa de racionalização oferece uma visão futura de como o portfólio deve parecer dentro de três a cinco anos, incluindo as funções de negócios desejadas, curva de custos e um modelo para medir o progresso em direção a estas metas. De acordo com o relatório de uma pesquisa independente da Forrester Research, Avaliações de aplicativos ajudam a criar transparência nos aplicativos com respeito ao valor de negócio, custo e estado dos aplicativos existentes, permitindo que líderes de TI e de negócios transfiram os recursos da atividade tática de modernização para projetos que podem suportar melhor os objetivos de negócios estratégicos da empresa. 7 6 Abrindo Caminho para Aplicativos Modernos e Agilidade Empresarial, um estudo comissionado, conduzido pela Forrester Consulting em nome da HP, 6 de Abril de Como Avaliar seus Aplicativos Métricas Importantes Geram Melhores Decisões de Racionalização, por Phil Murphy, 29 de Junho de 2010 Atualizado: 19 de Agosto de 2010, Forrester Research, Inc. Em alguns casos, departamentos de TI modernizam parcialmente seus aplicativos legados, acrescentando módulos utilizando tecnologia mais recente, como anexar uma interface de usuário com base na web a um aplicativo mais antigo, baseado em mainframe. Este código adicional não só acrescenta complexidade à manutenção do aplicativo, o novo visual e sensação podem levar a um falso sentimento de segurança em relação a sua tecnologia subjacente. Da mesma forma, criar interfaces entre aplicativos novos e antigos pode resultar em sistemas mais complexos que são difíceis de manter. Estas melhorias casuais podem disfarçar maiores problemas dos aplicativos. 6 5 Abrindo Caminho para Aplicativos Modernos e Agilidade Empresarial, um estudo comissionado, conduzido pela Forrester Consulting em nome da HP, 6 de Abril de 2010.

7 Racionalização de Aplicativos da HP A HP acredita que se melhorar a agilidade, ser capaz de alocar mais recursos para inovação, reduzir custos e assegurar o alinhamento de TI com o negócio estão no topo de sua lista de prioridades, você deve investir em uma iniciativa de racionalização de aplicativos. A HP ajuda seus clientes a reduzir de 15 a 35% do total de despesas relacionadas a aplicativos através da transformação deles. 8 Os Serviços de Racionalização de Aplicativos da HP mostram como podem alcançar estas economias seguindo estes passos: 1. Mapear o portfólio de aplicativos a HP colhe dados de toda a organização para elaborar um inventário de aplicativos bem definido, completo, preciso e verificado. Este inventário inclui proprietários de TI para cada aplicativo. 2. Determinar o alinhamento de negócios de cada aplicativo Para cada aplicativo do portfólio, a HP mapeia o aplicativo para processos de negócios e para localizações de uso. Este mapeamento abrangente expõe redundâncias e identifica oportunidades de consolidação. 3. Determinar o custo real de cada aplicativo Para cada aplicativo do portfólio, a HP determina o custo real para a organização, incluindo custos como infraestrutura e operações (custos internos de TI ou serviços externos), licenças, suporte para softwares licenciados, suporte direto para aplicativos (funcionários internos de TI ou equipe externa), suporte de quebra/conserta para aplicativos, melhorias e alterações menores. 4. Alinhar custo e valor de negócios a HP classifica os custos dos aplicativos pela função de negócios que eles suportam, de forma a entender quanto do orçamento geral dos aplicativos suporta o RH, a produção, etc. 5. Analisar a qualidade técnica e funcional de cada aplicativo a HP realiza pesquisas com os usuários corporativos de aplicativos para definir a qualidade funcional, ou seja, quão bem cada aplicativo está atendendo às necessidades do negócio para um determinado processo, em um determinado local. A HP determina a qualidade funcional, que inclui fatores como facilidade de uso, atualização de dados, integração, gravidade de um aplicativo para o processo de negócios e se o aplicativo é usado para cumprir uma exigência legal. Além disso, a HP faz pesquisas com equipes de suporte técnico de TI para determinar quão bem cada aplicativo corresponde às expectativas para padrões técnicos e práticas como confiabilidade, escalabilidade, complexidade de interface, integridade de dados e riscos de suporte. Esta análise ajuda a determinar onde há oportunidade para mudança. Esta combinação de qualidade funcional e qualidade técnica é considerada o "valor de negócio" de cada aplicativo. 8 Resultados típicos de serviços empresariais da HP 6. Criar panorama e planejamento desejados a HP elabora um plano para consolidar e simplificar o portfólio de aplicativos, de modo a reduzir redundâncias, aumentar eficácia e economizar em custos de suporte. As motivações para definir estas iniciativas são baseadas na melhoria da qualidade técnica e funcional, na redução de custos anuais de suporte, na eliminação de redundâncias e correção de possíveis deficiências. O plano inclui um planejamento de como chegar lá. 7. Desenvolver o estudo de viabilidade a HP desenvolve um estudo de viabilidade para demonstrar o valor financeiro e de negócios da transformação do portfólio de aplicativos, de forma a ganhar adesão do restante da organização para o planejamento. O estudo de viabilidade mostra o impacto na eficiência e na eficácia dos processos de negócios, bem como o tempo que levará para alcançar o ponto de equilíbrio no custo da iniciativa. Benefícios da racionalização de aplicativos com a HP Para o típico cliente de Racionalização de Aplicativos da HP, cada dólar gasto na avaliação identifica US$30 em economia. O custo para implementar estas economias é, normalmente, entre 20 e 35% das economias previstas. 9 Consultores de racionalização de aplicativos da HP trabalham para alinhar os aplicativos e a estratégia técnica à estratégia de negócios, e não o contrário. A avaliação e o planejamento resultante não requerem alterações na estratégia ou processos de negócios. 10 Em vez disso, a HP recomenda alterações à estratégia de TI para suportar melhor as necessidades do negócio. Trabalhar com a HP proporciona uma avaliação mais objetiva do portfólio de aplicativos, uma visão que não é prejudicada por funcionários internos que tentam proteger seu território. Em vez disso, a avaliação é baseada em benchmarks do setor, em Visual Intelligence Tools da HP e na estrutura de consultoria líder de mercado: HP Agile RightStep Estrutura de Transformação de TI. A HP, com sua liderança em tecnologia e serviços, inclusive sua expertise em transformação de aplicativos, infraestrutura convergente, nuvem, automação, mobilidade e gestão, oferece a expertise e os recursos certos para lidar com as necessidades exclusivas do cliente. O planejamento que resulta do projeto de racionalização de aplicativos fornece planos de ação individuais para cada aplicativo, baseados em custo, risco, qualidade, complexidade, valor, idade, bem como estratégias de tecnologia e de negócios. Além disso, fornece um estudo de viabilidade para justificar o investimento em modernização e transformação de aplicativos. 9 Resultados típicos de serviços empresariais da HP 10 Contudo, em muitos casos encontramos melhorias a serem feitas com a atualização de processos de negócios! 7

8 Seguindo o planejamento, clientes reduzem o número total de aplicativos, bem como o inventário total de infraestrutura e recursos de gestão usados para suportá-los. Eles recebem um conhecimento claro e imparcial do inventário total de aplicativos, custos relacionados a eles e seu valor de negócio. E isto leva a uma empresa mais ágil, que pode estar à frente do cenário de negócios que está em constante mudança. Conclusão Muitas organizações são atrasadas pela proliferação de aplicativos. Com a falta de disciplina na introdução de aplicativos novos, muitos aplicativos duplicados em toda a empresa e aplicativos legados, que são dispendiosos para rodar e dar suporte, a estratégia de TI da organização limita-se ao portfólio de aplicativos. Para tornar-se mais ágil, a maioria das organizações gostaria de agir sobre os aplicativos que as estão sobrecarregando, mas não sabem exatamente quantos aplicativos possuem, seu custo total de propriedade ou seu valor para o negócio. A Racionalização de Aplicativos da HP fornece o primeiro passo na jornada de transformação de aplicativos. Através de uma avaliação abrangente e independente, ela oferece aos clientes um inventário de todos seus aplicativos, seus custos e valor para o negócio. Fornece uma descrição clara do estado desejado para o portfólio de aplicativos, com um planejamento detalhado de como alcançá-lo, bem como um estudo de viabilidade para conquistar a adesão do restante da organização para a transformação. Sobre o autor Larry Acklin Larry Acklin é membro do departamento de Marketing de Produtos da HP, onde é responsável pelo oferecimento global de Serviços de Modernização de Aplicativos para os Serviços Corporativos da HP. Acklin conta com mais de 23 anos de experiência na área de aplicativos, que abrange consultoria, gestão, desenvolvimento e liderança. Ele tem levado inovação para a HP continuamente, inclusive introduzindo aplicativos móveis para clientes e criando a primeira oferta de mobilidade da empresa. Acklin prestou consultoria para clientes HP em todos os aspectos de gestão de TI, processo de negócios, desenvolvimento de aplicativos e gestão de aplicativos, abrangendo mundialmente todas as indústrias. Acklin foi fundador de uma organização de desenvolvimento orientado a objetos e levou estes conceitos de tecnologias novas para a HP como novas inovações. Também atuou como desenvolvedor e deu início a um departamento de desenvolvimento de web que criava aplicativos online para clientes. Acklin obteve seu diploma em engenharia elétrica, com especialização em programas de computador e passou a construir sistemas integrados para automóveis. Começou a programar sistemas corporativos, inclusive aplicativos personalizados de missão crítica para alguns dos maiores clientes da HP, enquanto tornava-se um arquiteto de aplicativos. Não deixe que um portfólio repleto de aplicativos o impeça de se tornar a empresa ágil que seu negócio exige. Dê o primeiro passo em direção a uma maior agilidade com o projeto de Racionalização de Aplicativos da HP. Conecte-se hp.com/go/getconnected Veja as tendências de tecnologia, os alertas e as soluções da HP Compartilhar com colegas Copyright Hewlett-Packard Development Company, L.P. As informações contidas neste documento estão sujeitas a alterações sem aviso prévio. As únicas garantias para produtos e serviços HP são as estabelecidas nas declarações de garantia expressa que acompanham tais produtos e serviços. Nada aqui contido deve ser interpretado como constituindo uma garantia adicional. A HP não se responsabiliza por omissões, erros técnicos ou erros editoriais contidos neste documento. 4AA0-5043PTL, criado em janeiro de 2011; atualizado em abril de 2012, Rev. 1 Este é um impresso digital da HP Indigo.