EMPRESA COM CONHECIMENTO EM TI

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1 EMPRESA COM CONHECIMENTO EM TI

2 Referência Conhecimento em TI : O que executivos precisam saber para conduzirem com sucesso TI em suas empresas. Peter Weill & Jeanne W. Ross Tradução M.Books,

3 O que é uma Empresa com Conhecimento em TI? 3

4 Economia Global e Digital Usar TI para prover informações em tempo real, para terem operações de custo eficaz e para habilitar a inovação. 4

5 O que é? Uma característica da empresa e de seus gerentes refletida na habilidade de utilizar a TI para de forma consistente elevar o desempenho da empresa. As empresas conhecedoras de TI se distinguem de outras em razão do desenvolvimento e do uso de uma plataforma de processos digitalizados. As pessoas atuam na entrada e na saída da plataforma mas não fazem parte dela. A plataforma desliga as pessoas do processo que são mais bem realizados por máquinas. Geram lucros 20% a mais do que os concorrentes. 5

6 Modelo Operacional Os autores reforçam que é necessário gastar uma quantia sensata com TI. Nem muito nem pouco. As empresas com conhecimento em TI definem o que querem da TI em termos da necessidade de integração e padronização dos processos de negócio, o que os autores citados convencionam chamar de modelo operacional. O modelo operacional escolhido define o nível de integração e da padronização dos processos de negócio. A plataforma digitalizada deve dar suporte ao modelo operacional escolhido. 6

7 Gastos com TI Muitas empresas chegam a gastar 80% do orçamento de TI para rodar os sistemas atuais. Empresas com conhecimento em TI gastam 50%, o que as deixa com dinheiro para novas iniciativas de negócio. Nestas Empresas sem conhecimento em TI existem processos desarticulados e indisciplinados. Não existe fundação para os processos de negócio; TI é um passivo estratégico. 7

8 Remédios Adotados Colocar mais dinheiro na TI. Cortar drasticamente os gastos com TI. Despedir o CIO. Terceirizar o problema da TI. Remover os Sistemas Legados e substituí-los por um ERP. 8

9 Obsessões de uma Empresa com Conhecimento em TI 9

10 Obsessões de uma empresa com conhecimento em TI Organizações que lutam para tranformar a TI em um ativo estratégico devem ter três obsessões segundo Weill e Ross.São elas : Mudar o que esta ultrapassado em sua administração e no uso da TI. Devem introduzir novas formas de pensar a TI e de como financia-la. (ver Financiamento da TI ). A TI e os líderes de negócio devem introduzir uma plataforma digitalizada que é um conjunto integrado de processos de negócios eletrônicos e de tecnologias, aplicativos e dados que suportam estes processos. (ver Construindo uma Plataforma Digitalizada ). Os líderes de negócio precisam explorar a plataforma digitalizada criada em busca de um crescimento rentável. Este é o maior desafio. (ver Alocando Direitos e Responsabilidades Decisórios ) 10

11 Financiamento da TI Weill e Ross afirmam que é quase impossível iniciar a transformação da TI se o modelo de financiamento é inadequado. Segundo os autores os modelos de financiamento de TI devem ter três componentes importantes: Altos Executivos devem estabelecer prioridades e critérios claros para o investimento em TI. O ponto de partida é o modelo operacional que esclarece as prioridades estratégicas operacionais (definidas pelo priorização dos processos de negócio) e assim a prioridade de TI. A gerência deve estabelecer um processo transparente para avaliar projetos potenciais e alocar recursos. Os planos de negócios requerem que a unidade de TI forneça a estimativa de custos do suporte da TI. A gerência deve monitorar o impacto das decisões de investimento passado e usar este aprendizado para definir investimentos futuros. A revisão pós-implementação pode ser uma ferramenta útil neste item. É necessário estabelecer processos para administrar o financiamento da TI. Em geral utiliza-se o conceito de portfólio de TI separando o financiamento de projetos para novas iniciativas e os orçamentos operacionais para sustentar a TI. Uma empresa média gasta 70% do seu gasto total de TI com a sustentação. Os autores sugerem que este número deveria baixar pelo menos para 60%. Empresas que alocam mais dos seus gastos com TI para novas iniciativas tem crescimento de receitas e margens líquidas significativamente melhores do que as concorrentes, segundo pesquisa realizada por Weill e Ross. 11

12 Portfólio de Investimentos A idéia é utilizar o conceito de portfólio é dividir os investimentos em classes de ativos, com perfis diferentes de risco-retorno em seu portfólio financeiro. O CISR do MIT sugere quatro classes de ativos para um portfólio de TI: TI Estratégico - Focam nos experimentos de negócios. TI Informativo - Fornecem informações para relatórios financeiros, comunicação, normas regulatórias. TI Transacional - Cortam os custos ou aumentam a produção pelo mesmo custo. Infraestrutura de TI - base do portfólio de TI. A chave para a gestão do portfólio é rever os investimentos pretendidos em TI pelas classes de ativos. 12

13 Construindo uma Plataforma Digitalizada Weill e Ross reconhecem a existência de quatro estágios que representam o aprendizado organizacional rumo a uma plataforma digitalizada. Localização - As empresas rapidamente desenvolvem novos sistemas à medida que elas respondem às demandas de clientes e buscam estabelecer suas propostas de valor singular; Benefícios : As empresas geram muito valor comercial neste estágio. Padronização - As empresa recuam as despesas de respostas velozes e procuram eficácia na TI por meio da padronização de tecnologia e infraestrutura compartilhada. Benefícios : Economia de custos com TI que resultam das atividades para padronizar e consolidar as tecnologias. Otimização - As empresas implementam processos corporativos disciplinados e dados compartilhados como prescrito pelos seus modelos operacionais. Benefícios : Digitalizar as operações básicas do negócio. Reutilização - As empresas começam a pensar seus componentes de negócio como componentes reutilizáveis que elas podem customizar para novas oportunidades de negócios, porem relacionadas. Pouquíssimas empresas estão neste estágio. Benefícios de Possuir uma Plataforma Digitalizada : Alavancam suas plataformas digitalizadas quando adquirem novas empresas. Assim você precisa entender a natureza do estágio que se encontra, como você consegue extrair benefícios desse estágio e como deveria se posicionar para se movimentar mais agressivamente para o próximo estágio. 13

14 Alocando Direitos e Responsabilidades Decisórias Weill e Ross referem-se à estrutura de uma empresa sobre direitos e deveres decisórios de TI como governança de TI. Segundo os autores, para governarem eficazmente a TI, as empresas precisam alocar os direitos e deveres decisórios para pelo menos cinco decisões: Princípios de TI : referem-se ao modelo operacional da empresa. Arquitetura da corporação : referem-se ao projeto da plataforma digitalizada da empresa. Infraestrutura de TI : conjunto de serviços compartilhados de TI. Necessidades comerciais e entregas de projetos : a governança deve alocar propriedades para definir o plano de negócios, garantindo a implementação bem sucedida e a entrega dos benefícios. Investimentos de TI e priorização : já explicado em um outro post. As empresas implementam a governança por meio de um conjunto de mecanismos : papéis individuais, equipes ou comitês e processos formalizados. Os mecanismos de governança estabelecem como cada uma das cinco decisões devem ser tomadas e quem será responsabilizados pelas decisões. Ao esclarecer os direitos e responsabilidades decisórios sobre TI, é criada a capacidade gerencial de progredir para uma organização com conhecimento em TI. Os objetivos da governança de TI são promover o comportamento desejável na administração e uso da TI e a formalização do aprendizado organizacional sobre TI e processos digitalizados. 14

15 Princípios para Guiar a Governança Os autores sugerem cinco princípios para guiar o trabalho de governança de TI: Lidere o esforço para estabelecer ou esclarecer o modelo operacional. Escreva a governança de TI em uma folha e use-a para comunicar a responsabilidade sobre a tomada de decisões Mantenha pequeno os mecanismos de governança. Jogue de acordo com suas forças. Aprenda com as exceções. 15

16 Quanto conhecimento em TI você tem? A pesquisa de Weill e Ross identificou cinco conjuntos de práticas e competências que caracterizam as empresa com conhecimento em TI. São elas : Quão comprometidos você e seus colegas na alta gerência estão com o uso estratégico da TI? Quão bem você integra os negócios a TI? Quão bem você administra as políticas? Quão capacitadas com sistemas ótimos e informações são as pessoas na sua empresa? Quão bem você aprende com a experiência? Os autores sugerem que você pode avaliar sua empresa em termos de conhecimento em TI fazendo o seguinte cálculo : ROI (plano de negócio) - ROI (revisão após implementação) Totalize os resultados para todos os grandes projetos do ano. Nas empresas com conhecimento em TI este valor se aproxima de zero. 16

17 Papéis na Empresa com Conhecimento em TI 17

18 Altos Executivos Esclarecer o modelo operacional. Reforçar os padrões para processos, dados e tecnologias. Construir uma cultura digital. Planejar a governança e incentivos que reforcem o comportamento desejável. Detrerminar as prioridades de financiamento da TI e supervisionar o desempenho. Investir e prover recursos na construção da plataforma digitalizada. 18

19 CIO Administrar a operação da TI. Desenvolver padrões de tecnologia e conformidade e processos de exceção. Desenvolver processos de custeio das unidades de TI e precificação dos serviços. Certificar-se de que todos aceitam a metodologia de projeto, os planos e as revisões após implementação. 19

20 SEO ou donos do processo Projetar os processos de negócios e os requisitos de dados para a plataforma digitalizada. Administrar a mudança e a implementação. Projetar as métricas de desempenho e as mudanças organizacionais requisitadas. 20

21 Líderes de Projeto Implementar a metodologia do projeto; Tomar as decisões sobre exceção em primeiro nível. Fazer revisões após a implementação. 21

22 Tipos de CIO O CIO é responsável pela administração da operação de TI, governança de TI e implementação de novos projetos, 24 por 7. Weill e Ross verificaram com os CIOs alocam seu tempo nas organizações e descobriram que : 44% do tempo do CIO - administram os serviços de TI; 36% do tempo do CIO - trabalham com colegas que não são da área de TI; 10% do tempo do CIO - trabalham com os clientes; 10% do tempo do CIO - administram os processos corporativos. Os autores assim criaram uma classificação para CIOs baseadas em como eles gastam seu tempo. Cada tipo de CIO define quanto ele gasta de tempo acima da média em cada uma das quatro funções. Serviços Embutidos Clientes Externos Processos Corporativos A media que o conhecimento em TI da organização aumenta, as responsabilidades do CIO aumentam. Também a alocação de tempo acima da média se altera (função se altera) com o avanço do conhecimento em TI saindo de um CIO focado em serviços para um CIO de processos corporativos (SEO). 22

23 O que fazer? Corrigir o modelo de financiamento e governança de TI; Reprograma o modelo operacional para uma economia digital; Criar uma plataforma digital reutilizável; Alocar direitos e responsabilidades de decisão; Fazer autoavaliação sobre o conhecimento em TI; Explorar a plataforma digitalizada para crescimento lucrativo; Obter maior retorno por dolar investido em TI. 23

24 QUESTÕES? 24

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