PLATAFORMA WEBDOC SISTEMA DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS ADMISSIONAIS E GESTÃO DOCUMENTAL

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1 Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF 16, 17 e 18 de abril de 2013 PLATAFORMA WEBDOC SISTEMA DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS ADMISSIONAIS E GESTÃO DOCUMENTAL José Ribeiro Neto Daniel de Arimatea Sousa Pereira Giordano Bruno Gomes Milhomem Reis

2 2 Painel 41/153 Informação e informatização na gestão de RH PLATAFORMA WEBDOC SISTEMA DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS ADMISSIONAIS E GESTÃO DOCUMENTAL José Ribeiro Neto Daniel de Arimatea Sousa Pereira Giordano Bruno Gomes Milhomem Reis RESUMO O Sistema de Processos Admissionais e Gestão Eletrônica Documental WEBDOC, é o sistema desenvolvido pela Secretaria de Administração para gerir todo o processo de contratação de servidores públicos através de concurso público. O WEBDOC é operado em ambiente web, ou seja, tem sua operação descentralizada. Todos os seus componente são open source, eliminando a necessidade de aquisição de produtos proprietários. O candidato após ter seu nome relacionado na homologação do concurso público já pode ser registrado no sistema por meio de arquivo de carga e a partir daí, o processo de contratação é iniciado passando pelas etapas aprovação, nomeação, posse e entrada em exercício. Em todas as etapas os documentos são digitalizados, classificados e anexados ao cadastro do novo servidor. Palavras-chave: Processo admissional., Gestão eletrônica documetal. Software. WEB.

3 3 INTRODUÇÃO Baseando-se nas expectativas do governo eletrônico o administrador precisa de mecanismos mais precisos ao lidar com informações do setor público. Estes novos mecanismos trazem vários benefícios à administração entre elas: maior transparência ao cidadão, agilidade na recuperação e manuseio da informação, racionalização de espaço físico, segurança da informação, entre outros. A Administração necessitava de um Sistema Informatizado que proporcionasse o melhor gerenciamento de informações funcionais, visando à agilidade e segurança na guarda e busca de dados que compõem os dossiês e prontuários médicos dos servidores do Poder Executivo. A solução desenvolvida deveria proporcionar acesso fácil e descentralizado às informações constantes dos dossiês funcionais e prontuários médicos, atendendo, à crescente demanda de serviços em tempo hábil, e a realização da consultoria arquivística para se criar a melhor metodologia de manuseio dos documentos, suas fases de arquivamento e locais planejados juntamente com a higienização dos documentos após digitalizados, seguindo os padrões de conservação. A Secretaria de Administração do Tocantins SECAD efetuou todo o processo licitatório para aquisição de uma ferramenta que permitisse gerir o processo admissional dos aprovados no último concurso, QUADRO GERAL O WEBDOC é uma plataforma, uma solução integrada, que permite um acoplamento e desacoplamento de módulos de acordo com a necessidade do utilizador. A posse do novo servidor é ágil e permite reaproveitar todas as informações prestadas no momento de sua inscrição no concurso público. Outra vantagem se refere a produção automatizada de documentos, por meio de modelos pré-cadastrados. Todos os formulários de coleta de informações do nomeado são previamente cadastrados, e no momento da posse são gerados dinamicamente, trazendo assim eficiência à posse no momento do preenchimento das informações necessárias.

4 4 O WEBDOC permite também integração com sistemas de Gestão de RH da SECAD, desta forma, no momento da posse, pode-se conhecer todos as informações dos aprovados que já possuíam, vínculos com a Administração Púbica Estadual e os eventos relacionados a sua vida funcional. O WEBDOC traz também o módulo de agendamento de atendimento na Junta Médica Oficial do Estado JMOE, dando comodidade ao aprovado em ter seu horário garantido de atendimento. No momento da posse o sistema já indica para o atendente, todos os documentos necessários para que o nomeado apresente e se invista no cargo púbico. Todos os documentos relacionais as etapas são digitalizados e armazenados em um repositório de documentos, permitindo a classificação dos documentos conforme as regras do CONARQ e posterior busca textual no repositório, no que diz respeito a gestão arquivística, dando controle também à disciplina de gestão de temporalidade do documento em sua vida útil. Redução de espaço físico, manuseio de papel e esforço humano são premissas desta ferramenta. OBJETIVOS Gerais a) Promover um ambiente descentralizado de operação do sistema b) Gerir os processos admissionais c) Gerir documentos digitais Específicos a) Permitir o cadastramento de aprovados no sistema b) Permitir o agendamento de atendimento na junta médica do estado c) Permitir a coleta de perfis profissionais dos aprovados d) Assinar documentos digitalmente e) Emitir Relatórios gerenciais f) Pesquisar Informações dos servidores g) Pesquisar informações dos candidatos h) Pesquisar informações dos nomeados i) Empossar candidato em cargo púbico j) Capturar documentos multimídia

5 5 PROCESSOS ADMISSIONAIS Conhecendo o concursado O módulo banco de talentos visa conhecer o perfil profissional do concursado, é uma ferramenta importante para o administrador, pois o ajuda a distribuir as lotações dos novos servidores da forma mais coerente possível, para isso a SECAD lançou em seu portal a ferramenta que é um módulo do WEBDOC. O banco de talentos coleta informações de formação acadêmica, experiências, línguas e conhecimentos sobre tecnologia da informação, e ainda permite que o candidato informe seu minicurrículo de forma livre. Figura 1: Página do Banco de Talentos O gestor de perfis poderá acessar qualquer registro cadastrado pelo candidato aprovado, visualizando todas as informações cadastradas e finalmente definir o melhor local de trabalho para este candidato. A figura 1 exibe a tela de consulta destas informações.

6 6 APROVAÇÃO E NOMEAÇÃO Após o recebimento do arquivo final dos aprovados, gerado pela executora do concurso, o módulo e-posse carrega todos os registros em base de dados própria, sendo assim possível efetuar os processos de admissão do aprovado. Este processo de admissão envolve algumas perguntas básicas e inerentes a este processo: Quem foi aprovado? Com que nota? Qual a classificação? Qual cargo? É importante comparar o processo manual com o processo automatizado que o sistema permite. A elaboração do Ato de Nomeação para publicação dos candidatos nomeados por exemplo, foi uma das atividades que exigiu o mínimo de trabalho manual possível neste processos. Com a implantação do WEBDOC foi possível redigir um ato de nomeação selecionando os aprovados obedecendo a ordem de classificação, tanto na ampla concorrência como nas vagas destinadas aos portadores de necessidades especiais de forma sistematizada a figura 2 mostra a tela de seleção de aprovados por cargo e município. Figura 2: Filtro de Aprovados Gerar Ato de Nomeação

7 7 Com o resultado do filtro aplicado o usuário poderá adicionar os registros encontrados em um Ato existente no sistema, neste exemplo o Ato N. 267 NM. A partir desta ação é possível gerar um arquivo pronto para publicação dentro das normas do Diário Oficial do Estado do Tocantins. AGENDAMENTO DE ATENDIMENTO JMOE A SECAD-TO encontrou durante o planejamento do atendimento na JMOE algumas variáveis intangíveis: descentralizar o atendimento, capacidade de atendimento médico, funcionamento de guichês e horários reservados ao Portador de Necessidades Especiais. Com isso a Ferramenta foi customizada para se adaptar a qualquer variação destas informações, permitindo a rápida reconfiguração do atendimento médico em todas as suas dimensões. Ele permite que sejam cadastrados guichês a um determinado órgão da administração e dentro deste guichê, cadastradas regras de atendimento que envolve, horário inicial, final e tempo de atendimento. Uma vez configuradas estas informações o sistema gera a agenda de acordo com as regras de atendimento, obedecendo os limites de horário e tempo de atendimento. ATENDIMENTO DE POSSE O processo de posse do nomeado seguiu a ordem lógica e simples para o atendente, despreocupando-o de qualquer tipo de tomada de decisão no momento da posse. Isso por conta da eficiente modelagem do processo de posse, trazendo telas por etapas e evolução da informação. Basicamente as telas para a conclusão da posse obedecem a seguinte sequencia na coleta de Informações: a) Informações Básicas; b) Documentos Pessoais; c) Informações Complementares; d) Informações de acúmulo de cargos; e) Vínculos anteriores com o Estado; f) Lotação do Servidor; g) Digitalização dos documentos.

8 8 GESTÃO ARQUIVÍSTICA A gestão arquivística trata dos procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente compreendendo: Definição da política arquivística. Designação de responsabilidades. Planejamento do Sistema de gestão. Implantação do Sistema de gestão. Os documentos correntes são os que estão em tramitação ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas frequentes. Esses documentos são conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão produtor. Intermediários são os documentos que não são mais de uso corrente, mas que, por ainda conservarem algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação, para serem desmaterializados ou recolhidos ao arquivo permanente. Os documentos que devem ser definitivamente preservados em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo são os permanentes. A figura 3 mostra a tela de configuração das classes documentais

9 9 Figura 3: Configuração das Classes Documentais A política de gestão arquivística de documentos é formulada com base na análise do contexto jurídico-administrativo, estrutura organizacional, missão, competências, funções e atividades, de forma que os documentos produzidos sejam os mais adequados, completos e necessários. PLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS A implantação do Sistema de gestão arquivística dos documentos atende aos objetivos definidos no planejamento do Sistema no que se refere à capacitação de pessoal, implantação do sistema de gestão eletrônica e integração com os sistemas de informação existentes. Essa etapa pode incluir a suspensão de atividades e procedimentos vigentes, considerados inadequados ou desnecessários. No planejamento do Sistema de gestão devem ser cumpridos os seguintes procedimentos:

10 10 Levantamento da estrutura organizacional e das atividades. Levantamento da produção documental. Levantamento dos sistemas utilizados para tratamento de documentos e informações. Análise e revisão do fluxo dos documentos. Elaboração e ou revisão do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação. Definição dos metadados. Definição e ou aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo e de arquivamento dos documentos. Definição e ou aperfeiçoamento dos procedimentos para acesso, uso e transmissão dos documentos. Definição do ambiente tecnológico que compreende os sistemas (hardware e software), formatos, padrões e protocolos que darão sustentação aos procedimentos de gestão e preservação de documentos, integrando, se possível, os sistemas legados. Definição da infraestrutura para armazenamento dos documentos convencionais, que compreende espaço físico, mobiliário e acessórios. Definição das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informação. Definição de Sistemas de capacitação de pessoal. Definição do plano de ação do Sistema de gestão, com seus objetivos, metas e estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento, visando a melhoria contínua. O acompanhamento da implantação ocorreu durante todo o processo, por meio de relatórios, gráficos, reuniões e entrevistas, implicando em revisões e correções operacionais e estratégicas. As revisões geraram decisões, providências e medidas de aperfeiçoamento dos próximos ciclos do planejamento da gestão arquivística dos documentos.

11 11 EXIGÊNCIAS A SEREM CUMPRIDAS NA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS O Sistema de gestão arquivística atende às seguintes exigências, em relação aos documentos: Refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada. Conter os metadados necessários para documentar a ação. Ser capaz de apoiar as atividades. Prestar contas das atividades realizadas. Contemplar o ciclo de vida dos documentos. Garantir a acessibilidade aos documentos. Manter os documentos em ambiente seguro. Reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação. Implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário. Garantir a organicidade, unicidade, autenticidade e acessibilidade aos documentos. Organicidade é o registro e manutenção das relações entre os documentos e a sequência das atividades realizadas, por meio da aplicação do plano de classificação. Os documentos serão coletados individualmente, porém, preservando o elo que se materializa no plano de classificação e que o contextualiza no conjunto ao qual pertence. Unicidade é previsão da identificação de cada documento individualmente, sem perder de vista o conjunto de relações que o envolve. O documento será preservado no conjunto documental ao qual pertence. Cópias em um ou mais grupos de documentos serão tratadas cada uma em seu lugar, respeitando suas relações com os demais documentos do grupo. Autenticidade é a adoção de mecanismos para assegurar a integridade dos documentos inseridos no sistema. Para tanto, serão implementadas e documentadas as políticas e procedimentos que controlem a transmissão, manutenção, avaliação, destinação e preservação dos documentos, garantindo que eles estejam protegidos contra acréscimo, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos.

12 12 Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. Para assegurar a acessibilidade, o programa de gestão arquivística deve garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de informação e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento de sua produção. METODOLOGIA DO SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA A metodologia do planejamento e da implantação do Sistema de gestão dos documentos estabelece cinco passos não lineares, que podem ser desenvolvidos em diferentes estágios, interativa, parcial ou gradualmente, de acordo com as necessidades do órgão ou entidade. A metodologia estabelece, ainda, ciclos de aplicação, sendo que as tarefas previstas para os passos da Avaliação dos sistemas existentes ao Monitoramento e ajuste devem ser realizadas periodicamente. Os cinco passos citados são: 1 Levantamento preliminar Identificação e registro dos atos normativos, legislação, regimento e regulamento, com o objetivo de gerar o conhecimento necessário sobre a missão, a estrutura organizacional e o contexto jurídico-administrativo no qual o órgão ou entidade opera, de forma que se possam identificar as exigências de produção e manutenção dos documentos. O levantamento preliminar implicará na apreciação geral dos pontos fortes e fracos das práticas de gestão de documentos existentes no órgão ou entidade. Essa apreciação será a base para a definição do escopo do Sistema de gestão. Neste processo, serão definidos quais documentos devem ser capturados, para a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação, que devem ter como base as funções e atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade.

13 13 2 Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos Identificação, documentação e classificação de cada função e atividade, bem como dos fluxos de trabalho e dos documentos produzidos. O objetivo desta etapa é desenvolver um modelo conceitual sobre o que o órgão ou entidade faz e como faz, demonstrando como os documentos se relacionam com sua missão e suas atividades. O modelo subsidiará a definição dos procedimentos de produção, captura, controle, armazenamento, acesso e destinação dos documentos. Essa definição será particularmente importante na customização do ambiente eletrônico. Os produtos resultantes desse passo devem incluir: Esquema de classificação das funções e atividades. Mapa dos fluxos de trabalho que mostre quando e quais os documentos são produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas pelo órgão. Vocabulário controlado para identificar e indexar documentos de uma atividade específica. Código de classificação para contextualizar os documentos produzidos e recebidos. Tabela de temporalidade e destinação que define os prazos de guarda e as ações de destinação dos documentos. Lista de exigências a serem cumpridas na produção e manutenção de documentos. 3 Avaliação dos sistemas existentes Essa etapa consiste em identificar e avaliar o sistema de gestão arquivística de documentos e outros sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou entidade. O objetivo deste passo é identificar as lacunas entre as exigências para a produção e manutenção de documentos e o desempenho do sistema de informação e comunicação existente. Isso fornecerá a base para a customização do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Os produtos resultantes deste passo devem ser: Inventário do sistema de gestão arquivística de documentos e dos sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou entidade.

14 14 Relatório sobre o sistema de gestão arquivística de documentos e os sistemas de informação existentes, avaliando até que ponto atendem às exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção de documentos arquivísticos. 4 Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas na produção de documentos arquivísticos Esta fase consiste em determinar as estratégias (padrões, procedimentos, práticas e ferramentas) que levam ao cumprimento das exigências para a produção de documentos arquivísticos. O objetivo deste passo é avaliar o potencial de cada estratégia em alcançar o resultado desejado e o risco em caso de falha. A escolha das estratégias deve levar em conta: A natureza do órgão ou entidade, incluindo sua missão e história. Os tipos de atividades desenvolvidas. A forma como as atividades são conduzidas. O ambiente tecnológico existente. As tendências tecnológicas. A cultura institucional. 5 Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão de documentos digitais e convencionais 5.1 Captura A identificação de um documento como documento arquivístico, a compreensão da relação orgânica entre os documentos e a incorporação do documento ao sistema de gestão ocorrem na fase de captura. Uma vez capturado, o documento pode ser incluído num fluxo de trabalho e, imediata ou posteriormente, arquivado em pastas os documentos produzidos em papel, e em meio magnético os documentos digitais. A captura prevê código de classificação, descritores, número de protocolo, número de registro e outros metadados do documento, como data e hora da produção, da transmissão e do recebimento, nome do autor, do originador, do redator e do destinatário, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhamento, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico-administrativo.

15 15 As decisões sobre captura e retenção são consideradas no momento da concepção do sistema de gestão de documentos. A decisão referente a que documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos requer que se levem em conta a legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao exercício das atividades do órgão ou entidade e o grau de risco que representa a não captura de cada documento. O documento capturado será incorporado ao sistema de gestão por meio das ações de: Registro. Classificação. Indexação. Atribuição de restrição de acesso. Arquivamento.

16 Classificação A classificação será feita a partir de um plano de classificação que pode incluir ou não a atribuição de código aos documentos. A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores (prontuários médicos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação também define a organização física dos documentos, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. Os objetivos da classificação são: Estabelecer a relação orgânica dos documentos. Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo. Auxiliar a recuperação de todos os documentos relacionados a determinada função ou atividade. Possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto. A classificação deve se basear no plano de classificação e envolve os seguintes passos: Identificar a ação ou atividade registrada no/pelo documento. Localizar a ação ou atividade no plano de classificação. Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que gerou o documento. Aplicar as normas e regras de classificação ao documento. 5.3 Indexação Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. A indexação tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, e pode ser feita de forma manual ou automática.

17 17 A seleção dos termos para indexação é feita, normalmente, com base em: Tipologia documental: divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica de registro. São exemplos de tipos documentais: atestado de frequência de pessoal, atestado de saúde ocupacional, alvará de licença para construção, alvará de habite-se. Título ou cabeçalho do documento. Assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem corretamente o conteúdo do documento. Datas associadas com as transações registradas no documento. Documentação anexada. 5.4 Atribuição de restrição de acesso Os documentos devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislação estabelece graus de sigilo a serem atribuídos a cada documento. Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão sujeitos a restrições de acesso, conforme legislação em vigor. A atribuição de restrições será ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade, e envolve os seguintes passos: Identificação da ação ou atividade que o documento registra. Identificação da unidade administrativa à qual o documento pertence. Verificação das precauções de segurança e do grau de sigilo. Atribuição do grau de sigilo e das restrições de acesso ao documento. Registro do grau de sigilo e das restrições de acesso no sistema de gestão de documentos.

18 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos O sistema garante funções de recuperação e acesso aos documentos e às informações neles contidas, de forma a facilitar a condução das atividades e satisfazer os requisitos relativos à transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui pesquisa, localização e apresentação dos documentos. A apresentação dos documentos consiste em exibi-los por meio de um ou mais dispositivos de apresentação, como monitor de vídeo, impressora, caixa de som etc. No âmbito do sistema, a pesquisa será feita utilizando-se instrumentos de busca textual ou por meio de parâmetros predefinidos, selecionados entre as informações coletadas no momento do registro do documento e entre os metadados a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localização e apresentação dos documentos serão submetidos aos controles de acesso e segurança. 5.6-Controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança O sistema prevê controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos destacam-se o uso de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e características de acesso aos dados, e a manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança. Também serão levados em conta exigências e procedimentos de segurança da infraestrutura de comunicação e das instalações. 5.7 Controle de acesso O controle de acesso do sistema limitará ou autorizará o acesso aos documentos por usuário e ou grupos de usuários, mediante: Restrição de acesso aos documentos. Exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadados somente aos usuários autorizados. Uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados.

19 19 O acesso aos metadados dos documentos sigilosos dependerá da regulamentação interna do órgão ou entidade. O monitoramento e mapeamento das permissões de acesso ocorrerão em processo contínuo. O acesso aos documentos pelos usuários será registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse acesso inclui: Identificação da permissão de acesso, isto é, o que cada um pode acessar. Identificação da precaução de segurança e da categoria de sigilo dos documentos. Garantia de que somente os indivíduos autorizados tenham acesso aos documentos classificados e aos originalmente sigilosos. Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos (visualização, impressão, transmissão e cópia para a área de transferência), com identificação de usuário, data, hora e, se possível, estação de trabalho. Revisão periódica das classificações de acesso a fim de garantir sua atualização. 5.8 Trilha de auditoria A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento digital. O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é uma medida de segurança que tem por objetivo verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos documentos produzidos. A trilha de auditoria deverá registrar o movimento e o uso dos documentos (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a data e a hora, e as ações realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão de documentos do órgão ou entidade, e serve para:

20 20 Identificar os autores de cada operação realizada nos documentos. Prevenir a perda de documentos. Monitorar todas as operações realizadas no sistema. Garantir a segurança e a integridade do sistema. No caso de procedimentos que exijam prazo a ser cumprido pelo órgão ou entidade, as ações de rastreamento serão implementadas de forma a: Determinar os passos a serem dados em resposta às atividades ou ações registradas no documento. Atribuir a uma pessoa a responsabilidade por cada ação. Registrar a data em que uma ação deve ser executada e a data em que ocorreu. CONCLUSAO A Solução Integrada de Automatização de Processos Admissionais, compreende sistema informatizado com plataformas de cadastro dos candidatos aprovados em concurso público, agendamento eletrônico de posse e produção e arquivo automatizados de documentos relacionados à aprovação em concurso público, à nomeação, à posse e à entrada em exercício do servidor. A Solução proporciona agilidade, economia e otimização dos processos de gestão, resultando em mais eficácia, eficiência e melhor documentação do processo além de outros benefícios para a administração pública como: Diminuição do tempo e de custos na produção de documentos, com redução de pelo menos 80% (oitenta por cento) do uso de papel celulose. Uniformização dos procedimentos e a desburocratização de atividades. Maior confiabilidade e segurança dos dados armazenados em base única e obtenção de relatórios gerenciais, em tempo real, sem a necessidade de consultar dados de outros sistemas. Melhoria dos controles internos e transparência dos resultados. Requisitos funcionais e tecnológicos: Trabalhar sob Sistema Operacional.

21 21 de servidores Windows ou Linux. das estações clientes Windows XP ou Posterior. Servidor de Banco de Dados Oracle Database Server 10gR2 Enterprise. Possuir plataforma de agendamento automático de posse. Possuir plataforma de produção automatizada de documentos textuais relativos à nomeação, posse e lotação do Servidor, com a possibilidade de inserção de imagens fixas. Permiti o armazenamento de todos os tipos de documentos arquivísticos eletrônicos, como textos, imagens fixas e em movimento, áudios, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, etc. Possui rotinas de pesquisa e impressão de dados cadastrais de pessoas, processos e documentos, e permitir a pesquisa eletrônica, por termo, no conteúdo dos documentos armazenados. Implementado na plataforma J2EE. Arquitetura para vários clientes: N-tier. Possuir visualizador próprio de PDF. Permitir o cadastro de pessoas. Permitir o cadastro de processos por pessoa. Permitir o cadastro de documentos por processo. Possuir interface de acesso por meio de Internet Browser. Permitir atribuição de permissões de impressão, salvamento e visualização de documentos arquivísticos cadastrados. Permitir a vinculação de usuários ao sistema, com limitações e permissões personalizadas. Gerar relatórios. Possuir funcionalidade de rastreamento dos documentos arquivísticos físicos. Oferecer segurança de autenticação de usuários em modo HTTPS. Permitir a ativação e desativação de operação através da intranet (rede interna).

22 22 Permitir a ativação de grupos de acesso por módulos de sistema. Controlar as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. Permitir o gerenciamento simultâneo dos documentos arquivísticos físicos e dos eletrônicos. No caso dos documentos físicos, o sistema registra os metadados administrativos. No caso dos eletrônicos, o Sistema deve permitir a captura e gerir o armazenamento e o acesso. Controlar o ciclo de vida dos documentos desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos. Aplicar o plano de classificação, controlar os prazos de guarda e destinação, e garantir o armazenamento seguro dos documentos eletrônicos. Assegurar a confiabilidade da preservação e do acesso aos documentos arquivísticos eletrônicos ao longo do tempo. Permitir a interoperabilidade entre outros Sistemas. Proporcionar a integração entre documentos eletrônicos e físicos. Tratar as operações como captura de documentos, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos e de seus componentes digitais como uma unidade complexa. Gerir os documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre si. Aplicar as tabelas de temporalidade e destinação de documentos. Transferir e receber documentos por meio de função de exportação e importação. Permitir a inserção de metadados administrativos, técnicos, estruturais e descritivos associados aos documentos arquivísticos para descrever os contextos desses mesmos documentos e proporcionar encontrá-los, gerenciá-los, compreendê-los e/ou preservá-los ao longo do tempo.

23 23 Atender aos requisitos obrigatórios e altamente desejáveis estabelecidos pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-arq Brasil), aprovado pela Resolução Conarq nº Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, e Resolução Conarq nº 32, de 17 de maio de 2010, no que diz respeito aos requisitos de funcionalidade do sistema, como organização dos documentos arquivísticos, tramitação e fluxo de trabalho, captura, avaliação e destinação, pesquisa, localização e apresentação dos documentos, segurança, armazenamento, preservação, funções administrativas, conformidade com a legislação e regulamentações, usabilidade, interoperabilidade, disponibilidade, desempenho e escalabilidade, e metadados. Atender às exigências constantes no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, instituído pelo Conselho Federal de Medicina e pela Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), e aprovado pela Resolução CFM nº 1.821, de 11 de julho de 2007, na parte específica à produção e arquivo dos documentos integrantes dos prontuários médicos. Atender as disposições do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro (MoReq-Jus), instituído pela Resolução nº 91, de 29 de setembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça, em relação à produção e arquivo dos documentos de natureza judicial. Classificar os documentos arquivísticos em geral em conformidade com o código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública e a tabela básica de temporalidade e destinação de documentos, aprovados pela Resolução Conarq nº 14, de 24 de outubro de 2001, e o código de classificação e tabela de temporalidade da Subclasse 080 Pessoal Militar, aprovados pela Resolução Conarq nº 21, de 4 de agosto de 2004.

24 24 Classificar os documentos arquivísticos integrantes de prontuários médicos em conformidade com as disposições da Resolução CFM nº 1.821, de 11 de julho de 2007, que aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde. Classificar os documentos arquivísticos relacionados ao Poder Judiciário, de acordo com a natureza do documento, em conformidade com o manual de gestão documental do Poder Judiciário, com os planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos da administração do Poder Judiciário (PCTTDA) e com as tabelas processuais unificadas do Poder Judiciário, adotadas pela Resolução CNJ nº 46, de 18 de dezembro de 2007, alterada pela Emenda nº 01, de 23 de abril de REFERÊNCIAS e-arq Brasil Modelo de requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, 2011, da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ. Resolução do CFM nº 1.821/2007, de 11 de julho de 2007, que Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde. Resolução do CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova a versão revisada e ampliada da Resolução do CONARQ n. 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública. Resolução do CONARQ n. 20, de 16 de julho de 2004, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em Sistemas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos

25 25 AUTORIA José Ribeiro Neto Secretaria da Administração do Estado do Tocantins. Endereço eletrônico: Daniel de Arimatea Sousa Pereira Diretor do Departamento de Planejamento e Gestão Profissional do Poder Executivo. Endereço eletrônico: daniel.arimatea@secad.to.gov.br Giordano Bruno Gomes Milhomem Reis Diretor de Controle de Provimento e Lotação. Endereço eletrônico: giordano.milhomem@secad.to.gov.br