Guia de Operação do Sistema ABR Online e Plataforma Off-line.

Transcrição

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2 O Perfil Estadual - Número do Processo ABR: A partir dessa safra, 2014/2015, o número do processo ABR é gerado automaticamente pelo sistema ao se iniciar, quando o produtor aceita o convite para participar do programa de certificação ABR. Atente-se que não é mais a certificadora que fornece esse número de processo. OBS.: Esse número já estará inserido no cabeçalho de Dados da Fazenda em todas as listas de verificação do programa ABR. 1º Passo Acessar a página do SINDA link: 2º Passo Clicar no link ABR. 3º Passo Digitar o login e senha de acesso ao sistema. 2

3 4º Passo Clicar no item Iniciar certificação na barra de ferramentas azul 3

4 5º Passo Clicar na unidade produtiva que deseja enviar o de convite para participação no Programa ABR, e sobre o ícone do envelope:, para enviar o de convite. 4

5 6º Passo Após clicar no envelope, a seguinte tela aparecerá e deve-se clicar no botão ENVIAR (seta vermelha) para que o seja encaminhado para o produtor. OBS.: Deve-se fazer esses passos para todas as unidades produtivas a serem convidadas. 5

6 OBS.: Observe que a mensagem de confirmação de envio de deve aparecer. Ela fica aparente por apenas alguns segundos. 6 7º Passo Ao receber o contendo a senha de acesso ao sistema, o produtor deverá acessar o sistema ABR através do SINDA inicialmente e fazer a seleção pelo ABR/ BCI. OBS.: Nesse momento o produtor recebendo o de convite lerá o Regulamento ABR, dará o aceite à participação no programa, se assim desejar, fazendo também a opção ao Licenciamento BCI. O produtor também fará o preenchimento e assinatura do Termo de Adesão, enviando-o o mais rápido possível à estadual. Enquanto isso a estadual fica no aguardo do recebimento físico do termo de adesão para dar seguimento à certificação.

7 8º Passo Ao receber o termo de adesão, a estadual precisa digitalizá-lo. Após isso, efetuar o carregamento do termo no sistema, conforme tela abaixo: OBS1.: Somente após o carregamento do termo é que se inicia o processo de certificação, pois é esse carregamento que libera a continuidade do processo. 7 OBS2.: Para carregar o termo de adesão é preciso clicar no botão do envelope: da fazenda em questão, não confundindo as unidades produtivas.. É importante tomar muito cuidado que o arquivo carregado seja o termo de adesão

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9 9º Passo Após clicar no botão envelope, a tela abaixo aparecerá, onde deverá se fazer o carregamento do Termo de Adesão digitalizado, em formato PDF, da respectiva Unidade Produtiva. Após o carregamento, automaticamente, a liberação da VDP será realizada para o preenchimento da estadual, e visualização pelo produtor, também. 9 OBS.: Nessa mesma tela há a caixa onde a estadual poderá optar pela etapa Pular etapa VDP. Sugerimos que essa etapa não seja pulada nesse momento da Safra 2014/2015, para que tenhamos o maior número possível de dados estatísticos para compilação posterior e comparação com outras safras. Caso essa etapa seja pulada, o sistema libera imediatamente a VCP para as Certificadoras.

10 10º Passo: no momento do upload ou carregamento do termo de Adesão ABR, a estadual, o produtor e a Abrapa recebem o abaixo, avisando da liberação do preenchimento da VDP. 10

11 11º Passo Após o carregamento do termo de adesão, a estadual deverá preencher os Dados da Unidade Produtiva, adicionais que não foram fornecidos inicialmente pelo cadastro no SINDA. Somente após isso, o produtor poderá visualizar o andamento do processo no sistema. OBS.: Para o preenchimento de Dados da Unidade Produtiva deve-se clicar no símbolo V :. 11

12 12º Passo O preenchimento dos dados da Unidade Produtiva adicionais é feito conforme tela abaixo: 12

13 13 OBS 1.: Recomendamos que o item Dados da Unidade Produtiva seja preenchido e atualizado antes do preenchimento da VDP. Somente após isso fazer o download do arquivo em Excel da VDP para preenchimento. OBS 2.: Antes de salvar o documento que não permitirá correções, clicar no botão REVISÃO que indicará se há algum item não preenchido. Essa etapa serve somente para certificar-se da inserção correta de dados. Se a estadual entender que algum desses dados poderão somente ser preenchidos durante a aplicação da VDP, ao preenchê-la online ou carregá-la no sistema no módulo off-line, ao inseri-los na VDP estes serão adicionados automaticamente ao finalizar a VDP on-line ou pela finalização do carregamento da VDP na plataforma off-line.

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15 OBS3.: Notem que quando o preenchimento é correto e não há itens faltantes a caixa indicativa do critério torna-se cinza e não mais vermelha. O vermelho indica erro ou falta preenchimento nos itens. 15

16 13º Passo Preenchimento da VDP. Nesse momento há dois caminhos: 1- Preenchimento online; 2- Preenchimento off-line. 1 Preenchimento online: pode ser feito acessando o sistema e clicando em VDP na barra de ferramentas e no ícone na coluna à direita, conforme tela abaixo. 16

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18 OBS1.: Após a finalização e salvamento do preenchimento de cada critério (1 ao 8) a tela sempre volta ao critério 1. Portanto, cuidado para não voltar a preencher o critério 1, item 1 novamente achando que passou para o critério seguinte. Basta clicar no critério seguinte para seu preenchimento. 18

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20 OBS2.: No preenchimento ou revisão da VDP online ao terminar cada critério (do 1 ao 8) deve-se salvar as informações ao final de cada critério antes de passar para o próximo. Para isso, basta clicar no botão salvar no rodapé da página. Notem que quando o preenchimento é correto e não há itens faltantes a caixa indicativa do critério torna-se azul e não mais vermelha. O vermelho indica erro ou falta preenchimento nos itens. 20

21 OBS3.: Nesse caso também, é muito importante que se realize a revisão do preenchimento antes da finalização da VDP. Quando finalizada será impossível a correção ou lançamento de dados. Recomendamos clicar no botão SALVAR e realizar a revisão para checar itens não respondidos ou correção de dados. 21

22 OBS4.: após o preenchimento de todos os critérios e itens e seu salvamento, pode-se clicar em RESUMO para averiguar todas as porcentagens de conformidade e o percentual de certificação por cada critério, como mostra atela a baixo: 22

23 23 OBS5.: Nesse momento já é possível finalizar a VDP, clicando na caixa no final da página, e depois, no botão FINALIZAR. Somente clicar em FINALIZAR quando da certeza de que o preenchimento está correto, completo e finalizado.

24 OBS6.: A VDP também pode ser finalizada desta forma: ao clicar no ícone Cadeado para possibilitar a liberação de preenchimento da VCP pela certificadora. Portanto ao certificar-se do correto e completo preenchimento da VDP, é necessário que se finalize essa etapa, lembrando novamente que ao ser finalizada (cadeado) não poderá mais ser modificada. OBS.: O ícone cadeado encerra definitivamente a VDP independentemente se foi preenchida no modo off-line ou online. Caso o nível de conformidade mínimo não for atingido para a certificação, há a necessidade de preenchimento do PCNC. 24

25 2 Preenchimento da VDP plataforma off-line A VDP pode ser preenchida também pela plataforma off-line que deve ser baixada diretamente do sistema ABR, facilitando assim o preenchimento em campo. Para iniciar esse processo, clicar no item Download de Arquivo em Excel :. Ao finalizar o download salvar o arquivo com o nome correto da unidade produtiva para possibilitar o preenchimento em campo e carregamento posterior no sistema. 25

26 2.2. Ao finalizar o preenchimento da VDP em plataforma off-line (certificando se de que o preenchimento está correto, completo e finalizado), ela deve ser carregada no sistema tomando-se o cuidado que esse carregamento seja feito coincidindo com a unidade produtiva em questão. Portanto, muito cuidado ao carregar as plataformas off-line para que não se carregue VDPs de unidades produtivas em campos errados. Para realizar a importação ou carregamento da VDP com o preenchimento finalizado, em Excel, da plataforma off-line para o sistema, basta clicar no Disquete 26

27 2.3. Seguindo a instrução acima, a seguinte tela aparecerá para possibilitar o upload ou carregamento do arquivo em Excel da VDP: 27

28 2.4. Após a seleção correta do arquivo e seu upload, a seguinte tela aparecerá informando o sucesso da importação da VDP: 28 OBS.: Após o carregamento ou upload da VDP, plataforma off-line, pode-se também realizar a sua revisão como no preenchimento online. Para isso, basta clicar no ícone da unidade produtiva em questão e no rodapé da página no botão revisão. Recomendamos que essa operação seja realizada, pois se algum ou mais itens estiverem sem preenchimento, ou com erros, o critério referente a essa falta estará em vermelho. Para a sua correção basta clicar no critério em vermelho e repassar item a item corrigindo assim, as falhas.

29 14º Passo Finalização da VDP. OBS1.: Após a revisão e salvamento da VDP, Nesse momento já é possível finalizá-la, clicando na caixa no final da página, e depois, no botão FINALIZAR. Somente clicar em FINALIZAR quando da certeza de que o preenchimento está correto, completo e finalizado. 29

30 OBS2.: A VDP também pode ser finalizada ao clicar no ícone Cadeado para possibilitar a liberação de preenchimento da VCP pela certificadora. Portanto ao certificar-se do correto e completo preenchimento da VDP, é necessário que se finalize essa etapa, lembrando novamente que ao ser finalizada (cadeado) não poderá mais ser modificada. OBS.: O ícone cadeado encerra definitivamente a VDP independentemente se foi preenchida no modo off-line ou online. Caso o nível de conformidade mínimo não for atingido para a certificação, há a necessidade de preenchimento do PCNC. 30

31 Após clicar no cadeado, a página abaixo aparece com o botão de encerrar a VDP. Basta clicar nesse botão para o seu encerramento e sua tela de confirmação, como abaixo: 31

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33 15º Passo: após o encerramento da VDP, pela estadual, os perfis Produtor e Estadual, recebem o automático abaixo com o 14º Passo. Os perfis Abrapa e Certificadora, também recebem o mesmo automático, mas sem a VDP anexada. 33

34 16º Passo Reenvio da Lista VDP: A estadual ao finalizar a lista VDP no sistema tem a opção de reenvio dela para o produtor visualizá-la. Para isso, basta clicar no ícone envelope : seguinte para confirmar o reenvio, como abaixo:, e em OK na tela 34

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36 36 OBS1.: Nesse momento o sistema envia um ao perfil produtor com a lista VDP anexada novamente. 17º Passo: a partir desse momento entra em atividade a certificadora que realizará auditoria para certificação, e por consequência, o preenchimento e finalização da VCP. A unidade produtiva sendo aprovada, a certificadora também insere o número de certificação ABR no sistema e envia o certificado de conformidade ABR fisicamente à estadual para distribuição aos produtores.

37 18º Passo: as unidades produtivas certificadas ABR e optantes pelo licenciamento BCI receberão o número de licença BCI no sistema e, da mesma forma como o ABR, as licenças serão expedidas às estaduais para distribuição aos produtores. 19º Passo: preenchimento do PCNC - O PCNC deverá ser preenchido da mesma forma que a VDP, ou seja, também há o caminho online e o caminho off-line tomando-se todas as precauções com o preenchimento correto dos dados e nas funções salvar e finalizar. O arquivo para preenchimento off-line do PCNC, assim como na VDP, deve ser baixado diretamente do sistema em Excel. Após o seu preenchimento pode ser feito o seu upload ou carregamento, também via sistema. 37

38 PCNC Preenchimento Após a aplicação da VDP e ocorrendo identificação de evidência de não conformidade, a Estadual poderá preencher o Plano de Correção das Não Conformidades ABR para que o produtor possa realizar as correções necessárias a tempo de pedir a auditoria externa para certificação ABR na mesma safra. Assim como a VDP, o PCNC poderá ser preenchido no modo online e off-line. 1- Preenchimento Online: 1.1 : Clicar em PCNC na barra de ferramentas. E para realizar o preenchimento online do PCNC basta clicar no ícone. 38 OBS.: Antes do encerramento da PCNC, recomenda-se verificar o seu preenchimento. Isso pode ser feito ao clicar no ícone.

39 1.2 : após clicar em aparecerá uma tela com a listagem de itens não conformes carregada automaticamente do sistema, com base na VDP. 39

40 1.3: Após o devido preenchimento do PCNC, salvá-lo como na imagem abaixo. 40

41 2 - PCNC - Preenchimento off-line 2.1: Clicar em PCNC na barra de ferramentas. E para realizar preenchimento off-line do PCNC, baixar o arquivo clicando no ícone ao lado direito do ícone. Após isso, deve-se salvá-lo e realizar o preenchimento correto do arquivo em Excel. 41

42 2.2: Após o correto e completo preenchimento do PCNC em Excel deve-se carregar o arquivo no sistema, clicando no ícone disquete :. 42

43 2.3: após clicar no ícone disquete fazer a escolha do arquivo correto para o carregamento do sistema e fazer o upload: 43

44 20º Passo: Encerramento PCNC tanto no modo online como no off-line, após a finalização, revisão e salvamento da PCNC, devemos encerrá-la, também, assim como os outros documentos no sistema. O encerramento do PCNC pode ser feito ao clicarmos no ícone cadeado : na barra de ferramentas. 44

45 21º Passo: após clicar no cadeado, confirmar o encerramento do PCNC, clicando em ENCERRAR. 45

46 22º Passo: envio de conformando o encerramento com o PCNC anexado. OBS.: O é enviado automaticamente para os perfis Estadual e Produtor com o PCNC anexado. Nenhum outro perfil receberá esse ou o anexo contido nele. 46

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48 23º Passo: Reenvio do PCNC. Esse arquivo pode ser reenviado ao produtor para conferência das correções realizada, ou mesmo para seu próprio controle. Para isso, basta clicar no ícone envelope :. 48

49 24º Passo: após clicar no ícone envelope a tela abaixo aparecerá pedindo para confirmar o reenvio, clicando em OK. E uma mensagem breve de confirmação da operação aparecerá no topo da tela em uma faixa azul clara como nas telas abaixo: 49

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51 25º Passo: O é enviado automaticamente para os perfis Estadual e Produtor com o PCNC anexado. Nenhum outro perfil receberá esse ou o anexo contido nele. 51 OBS.: A partir deste momento encerra-se a participação ativa da estadual no Sistema ABR. De agora em diante, só será possível para a estadual realizar o acompanhamento do processo de certificação ABR até a sua etapa final, que é a entrega do certificado ABR aos produtores das unidades produtivas que foram aprovadas na auditoria de certificação. Procederá também a entrega da licença de comercialização de algodão BC para os que optaram pela licença BCI.

52 26º Passo: Função CONTROLE na barra de ferramentas. Essa função permite a visualização do cumprimento de todas as etapas do processo de certificação ABR. Para isso, basta clicar em CONTROLE na barra de ferramentas, escolher a Unidade Produtiva para acompanhar o desempenho nas etapas do processo de certificação. 52

53 27º Passo: após a seleção da UP desejada, clicar no ícone seta : na coluna ao lado do nome da UP. Essa função oferece uma listagem ou a timeline (histórico) de todas as etapas já encerradas no processo de certificação ABR da UP selecionada. 53

54 28º Passo: após a finalização do preenchimento da Lista de VCP pela empresa certificadora, a estadual receberá um informativo sobre o fim da atividade. Vale ressaltar que a estadual não terá acesso a Lista de VCP. Conteúdo do . 54

55 29º Passo: A empresa certificadora após preencher a VCP deverá informar no sistema o número do certificado ABR, para que a Unidade Produtiva, caso aprovada, possa dar seguimento ao processo e solicitar o Selo ABR. Após a inserção do número do Certificado ABR, a estadual receberá um informativo. Conteúdo de 55

56 30º Passo: Se a Unidade Produtiva certificada ABR for também optante pelo Licenciamento BCI, a estadual receberá um informativo após a inserção do número do Licenciamento BCI e carregamento da Licença em PDF, com a licença anexada. O carregamento dessas informações é feito pelo Perfil BCI. Conteúdo do 56

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58 W21 Mercurion Call center: Contatos: 1) Mariana Garcia 2) Mayra Pastrello 3) Thiago Costa Fone: (11) Horários: segunda a sexta das 9 as 18 horas. Caso haja maior necessidade, a área de sustentabilidade da Abrapa também poderá prestar esclarecimentos às demandas que surgirem. Sustentabilidade Abrapa: 1) Contato: Denilson Galbero Fone: (61) denilson@abrapa.com.br Horários: segunda à sexta das 09-13h e 14-18h. 2) Contato: Luma Alexandrino Fone: (61) sustentabilidade@abrapa.com.br Horários: segunda à sexta das 09-13h e 14-18h. 58