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2 ÍNDICE 1. IMPLEMENTAÇÃO PAINEL DE CONTROLE SENHA CRIAÇÃO DE USUÁRIOS DO LYNC REDEFINIR SENHA COMPRAR COMPLEMENTOS UPGRADE E DOWNGRADE UPGRADE DOWNGRADE SENHA INSTALAÇÃO INSTALAÇÃO MICROSOFT LYNC CONTATOS PRESENÇA COMO ADICIONAR USUÁRIOS LISTA DE CONTATOS MARCAÇÃO DE CONTATO AGRUPAMENTO DE CONTATOS IM CONVIDANDO USUÁRIOS PARA UMA REUNIÃO ÁUDIO E VÍDEO COMPARTILHAR CONTEÚDO COMPARTILHAR ÁREA DE TRABALHO PROGRAMA APRESENTAÇÃO DO POWERPOINT NOVO QUADRO DE COMUNICAÇÕES NOVA VOTAÇÃO OPÇÕES DE PESSOAS ADICIONAR ARQUIVOS GRAVAÇÃO GERENCIAMENTO DE CONVERSAS CONVIDAR PARTICIPANTES EXTERNOS CONVIDAR PARTICIPANTES PELO OUTLOOK 34 TABELA DE VERSÕES CLAIRELYNC 35

3 INTRODUÇÃO Bem vindo à ClaireConference, principal empresa de comunicação e colaboração remota do Brasil, com quase 20 anos de experiência em reuniões não-presenciais. O manual a seguir tem como finalidade apresentar os recursos e o passo a passo para implementação da solução ClaireLync, que possibilita a realização de reuniões online por áudio, vídeo e chat, o compartilhamento das telas de um computador (desktop) e de arquivos, simultaneamente, entre diversas pessoas. A Claireconference agradece pela escolha!

4 1. IMPLEMENTAÇÃO 1.1 PAINEL DE CONTROLE SENHA O responsável pela conta receberá, por , o login de acesso ao painel de controle Microsoft Lync Services, onde encontrará opções para cadastro de usuários, informações sobre a licença fornecida, upgrade e downgrade da conta, além dos seus dados de faturamento. O painel de controle deverá ser acessado pelo endereço Em caso de dúvidas, basta entrar em contato com o departamento de Operações da ClaireConference pelo telefone

5 1.1.2 CRIAÇÃO DE USUÁRIOS DO LYNC Para cadastrar novos usuários, clique no menu de navegação do sistema em Diretor de serviços, depois em Lync Hosting e Lync Accounts. Clique em Gerenciamento de Serviços. Clique em Usuários e depois em Add User. 5

6 Preencha os seguintes campos: Nome Completo: Nome e sobrenome do usuário. Sign-in-name: Nome.sobrenome do usuário. Senha: Digite uma senha. Em Campos opcionais é possível digitar o do usuário para que ele receba seu login e sua senha. 6

7 1.1.3 REDEFINIR SENHA Se algum usuário esquecer ou não receber a senha, é possível redefini-la. Clique no menu de navegação do sistema em Diretor de serviços, depois em Lync Hosting e Lync Accounts. Clique em Gerenciamento de Serviços. Clique em Usuários e, na linha do usuário que deseja redefinir a senha, clique em Editar. 7

8 Clique em Redefinir Senha. Digite a nova senha em Senha e no campo Confirmar Senha e depois clique em Definir Senha. 8

9 1.1.4 COMPRAR COMPLEMENTOS Ao adquirir o ClaireLync, o cliente tem a possibilidade de cadastrar até 5 usuários. Se a demanda for maior que 5 usuários, o responsável pela conta deverá solicitar mais usuários através de Comprar Complemento. Para adquirir novos usuários, acesse Assinaturas e depois Todas as Assinaturas. Clique em Complementos e, em seguida, no botão Comprar Complemento. Digite o número de usuários que deseja adquirir e clique em Adicionar ao Carrinho. Seu pedido será processado e uma confirmação da sua compra será enviada por . Após receber a confirmação, é possível criar os novos usuários. 9

10 1.1.5 UPGRADE E DOWNGRADE O ClaireLync possui três versões de licença: ClaireLync Standard, ClaireLync Plus e ClaireLync Enterprise. Verifique os recursos das versões ClaireLync na tabela no fim deste manual. Para adquirir novos usuários, acesse Assinaturas e Todas as Assinaturas. Acesse Informações Gerais e clique em Upgrade ou Downgrade UPGRADE Clique em UpGrade Selecione a versão que deseja atualizar e clique em Salvar. 10

11 A confirmação da atualização será enviada por DOWNGRADE Clique em Downgrade. A seguinte tela se abrirá: 11

12 Caso sua conta seja ClaireLync Plus: O painel oferecerá a opção de alteração para ClaireLync Standard. Para modificar sua versão será preciso salvar a opção ClaireLync Standard e aguardar a confirmação da mudança por . Caso sua conta seja ClaireLync Enterprise (downgrade para ClaireLync Plus): Para modificar sua versão para ClaireLync Plus, primeiro será preciso salvar a opção ClaireLync Standard e aguardar a confirmação da mudança por . Após receber a confirmação da alteração, acesse Upgrade no painel e atualize a versão para ClaireLync Plus. 12

13 1.2 SENHA Os usuários deverão receber por , o login para acesso ao Microsoft Lync. 1.3 INSTALAÇÃO Antes de iniciar uma reunião, os usuários devem instalar o Microsoft Lync. O responsável deve solicitar aos usuários a instalação conforme os próximos passos INSTALAÇÃO MICROSOFT LYNC A instalação do sistema é rápida. O download pode ser realizado pelo site através do link: Escolha o produto ClaireLync e clique em Versão de Avaliação do Lync Escolha a versão 32 bits ou 64 bits* Em caso de dúvidas entre em contato com nosso departamento de Operações pelo telefone Preencha os campos com os dados e o download será iniciado. * Para saber qual a configuração de bits, entre em Meu Computador, clique com o botão direito do mouse e selecione propriedades. 13

14 Após o fim do Download clique sobre o icone para iniciar a instalação. Uma nova janela se abrirá. Clique em Executar. Clique em Instalar para iniciar a instalação. Certifique-se de que os programas Microsoft Outlook, Internet Explorer e Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) estejam fechados. Clique em Sim. 14

15 É possível optar pelo Microsoft Update. Escolha se deseja ou não receber atualizações e clique em OK. Ao concluir a instalação clique em Fechar e o programa Lync abrirá. Antes de Logar é necessário cadastrar o servidor. Clique no ícone selecione Ferramentas em seguida Opções. Clique em Avançado... e selecione Configuração Manual Digite em Nome de servidor interno ou endereço IP e Nome de servidor externo ou endereço IP o endereço sip.clairecloud.com.br:443 Clique em OK 15

16 Insira seu login enviado na Carta de Senha pelo departamento de Operações e clique em Entrar. A seguinte tela poderá se abrir. Clique em Conectar. Digite em Nome de usuário o login e a senha de acesso. Clique em Entrar e a instalação estará concluída. 16

17 2. CONTATOS 2.1 PRESENÇA Presença estabelece uma disponibilidade pessoal do usuário por meio do uso de estados comuns, como Disponível ou Ocupado. 17

18 2.2 COMO ADICIONAR USUÁRIOS Para adicionar usuários do Lync digite o nome do usuário na caixa em branco conforme a imagem. Apareceram todos usuários com o nome digitado. Clique no ícone para adicionar. 2.3 LISTA DE CONTATOS A lista de contatos mantém os colegas que são contatados com frequência, oferecendo aos usuários um modo de ficar em contato com as pessoas com quem mais conversam. Os contatos podem ser classificados por grupos, status e relacionamentos MARCAÇÃO DE CONTATO Se o contato requerido estiver indisponível, os usuários poderão marcá-lo clicando com o botão direito do mouse no nome do contato e selecionando Marcar para Alertas de alteração de Status. Depois de marcar um contato, o usuário receberá automaticamente uma notificação quando o status do contato for alterado. A marca poderá ser removida quando não for mais necessária. 18

19 2.3.2 AGRUPAMENTO DE CONTATOS Os usuários podem agrupar seus contatos de várias maneiras, incluindo grupos definidos por usuários, grupos definidos pela organização, presença do contato ou contatos marcados. Para criar novos grupos clique sobre Contatos Frequentes com o botão direito do mouse e selecione Criar Novo Grupo. As alterações e configurações da lista de contatos pode ser realizada na janela do Microsoft Lync clicando no ícone 2.4 IM O IM possibilita comunicação por texto entre os usuários ClaireLync de maneira rápida e fácil. Para iniciar um chat basta clicar duas vezes sobre o contato. Para adicionar participantes ao chat clique no ícone em Convidar por Nome ou Número de Telefone... Digite o nome do usuário que deseja adicionar e de dois cliques sobre o contato 19

20 O IM abre e fecha a caixa de chat. É possível configurar o texto do chat clicando em A. Esta opção pode alterar o tipo da fonte e sua cor. O IM também possui opções de emoticon. 3. CONVIDANDO USUÁRIOS PARA UMA REUNIÃO A maneira mais fácil de iniciar uma reunião é clicar duas vezes sobre o usuário. 20

21 Para convidar outros usuários Microsoft Lync para reunião, vá na janela do Lync e digite na caixa branca o nome do usuário que deseja convidar. Clique sobre ele e arraste para janela de reunião. O usuário será adicionado a reunião 3.1 ÁUDIO E VÍDEO Uma chamada de áudio pode ser iniciada clicando em Telefonar Para iniciar uma chamada, o moderador deve clicar em Vídeo ou Iniciar uma Chamada de Vídeo no menu. 21

22 Ao iniciar o vídeo, algumas opções são acrescentadas ao botão Vídeo. São elas: Encerrar Vídeo: Encerra o vídeo na reunião. Pausar Meu Vídeo: Pausa o vídeo para os demais participantes. Ocultar Minha Visualização: Exibe na tela apenas o vídeo dos demais participantes. Expandir Minha Visualização: Amplia o vídeo na tela de visualização. Vídeo Pop-Out: Abre uma janela de vídeo separada da janela de reunião. Exibir em Tela Inteira: Exibe o vídeo em toda a tela. 22

23 Configurações De Dispositivo de Vídeo: Realiza configurações de vídeo. 4. COMPARTILHAR CONTEÚDO 4.1 COMPARTILHAR A opção compartilhar pode auxiliar em treinamentos ou apresentações de resultados. Para acessar o menu de opções, clique em Compartilhar ÁREA DE TRABALHO Ao selecionar a opção Área de Trabalho, aparecerá no canto superior da tela uma barra de controle do compartilhamento. Na barra de controle, pode-se repassar o controle da Área de trabalho para um dos participantes em Conceder Controle. O botão Parar Compartilhamento suspende o compartilhamento da Área de trabalho. Para ocultar a barra de controle, clique no ícone O participante será notificado do compartilhamento na janela da reunião. 23

24 Os participantes receberão um alerta na janela de reunião. Para visualizar o compartilhamento, clique em Ingressar no compartilhamento ou, em alguns casos, em Aceitar Solicitação de Compartilhamento. Para solicitar o controle da apresentação, o participante deverá clicar em Solicitar Controle. O moderador será notificado, podendo aceitar ou não a solicitação. ATENÇÃO: Parar um Compartilhamento não significa que ele será excluído. Para excluí-lo, acesse a Lista de conteúdo e clique em Remover. É possivel compartilhar mais de uma tela ou arquivo ao mesmo tempo. Basta clicar em Compartilhar Novo Conteúdo em Compartilhamento de tela 24

25 Ao compartilha mais de um arquivo o menu Compartilhamento de tela ou em alguns casos Lista de Conteúdo mostra todos os arquivos compartilhados PROGRAMA O moderador pode escolher o programa que deseja compartilhar com os participantes. 25

26 Os procedimentos de aceitar compartilhamento, solicitação de controle ou repasse de controle são os mesmos do compartilhamento de Área de Trabalho. Acompanhe no tópico Área de Trabalho APRESENTAÇÃO DO POWERPOINT Este recurso permite aos demais participantes acompanharem uma apresentação ou editarem um arquivo PowerPoint, se autorizado pelo moderador. Os procedimentos de aceitar compartilhamento, solicitação de controle ou repasse de controle são os mesmo do compartilhamento de Área de Trabalho. Acompanhe no tópico Área de Trabalho O compartilhamento de PowerPoint possui recursos de edição disponíveis para moderador e participantes. A barra de ferramentas abaixo da apresentação pode ser visualizada e utilizada por todos na reunião. 26

27 É possível inserir marcação de texto, caixa de texto, setas e imagens. Ao Compartilhar um PowerPoint, o moderador ganha algumas opções no submenu Compartilhar tela. São elas: Compartilhar Agora: Inicia o compartilhamento para os participantes. Exibir de Forma Privada: Exibe o arquivo apenas para o moderador. Salvar Como: Salva as alterações realizadas. Salvar Com Anotações: Salva as alterações como anotações. Tornar Visível Para: Seleciona para quem o moderador deseja compartilhar o arquivo. Renomear: Renomeia o arquivo. Remover: Exclui o arquivo da tela de compartilhamento. 27

28 4.1.4 NOVO QUADRO DE COMUNICAÇÕES O recurso permite ao moderador e aos participantes construírem, em conjunto, um desenho, organograma ou fluxograma através de um quadro branco e das ferramentas disponibilizadas no fim da página. É possível inserir marcação de texto, caixa de texto, setas e imagens. 28

29 4.1.5 NOVA VOTAÇÃO Ao iniciar uma nova votação, a seguinte janela se abrirá. Digite o nome para votação, a pergunta e as opções que devem aparecer para os participantes. Clique em Ok. Os resultados aparecerão, simultaneamente, na tela. 29

30 O controle poderá ser realizado na barra de ferramentas, no canto inferior da votação. É possível abrir e fechar a votação, ocultar e desocultar resultados, editar perguntas, limpar votos e salvar o resultado. 4.2 OPÇÕES DE PESSOAS O usuário pode optar por mostrar ou não a lista de participantes conforme imagem abaixo: Algumas configurações gerais de participantes também podem ser realizadas nesse icone. São elas: Ativar Mudo do Participante: Coloca todos os participantes no modo mudo. Transformar Todos em Participante: Torna todos convidados da reunião em participantes. Executar Comunicado de Entrada e Saída: Ao entrar e saírem participantes, o moderador recebe um aviso. Remover Todos e Encerrar Reunião: Encerra a reunião. 30

31 4.3 ADICIONAR ARQUIVOS Para disponibilizar arquivos aos participantes, clique em Clique em Adicionar anexo, escolha o arquivo e clique em abrir. É possível escolher para quem deseja tornar o arquivo visível. Todos os anexos ficam salvos na caixa de anexo. Para visualizar, clique no ícone 4.4 GRAVAÇÃO É possível iniciar uma gravação clicando em Ações, Iniciar Gravação ou no ícone Antes de iniciar uma gravação, é possível configurar o que deseja ser gravado. Acesse Configurações e Opções de Gravação. 31

32 Escolha o que deseja gravar e clique em OK. Uma barra aparecerá no canto inferior da tela com as opções Pausar ou Parar gravação. Para Finalizar a Gravação, clique em Ações, Parar Gravação ou no ícone A seguinte janela será aberta: Escolha o Título da Gravação e clique em Procurar para salvar o arquivo na pasta que deseja. Clique em OK assim que finalizado. Para visualizar as gravações, clique em Ações e Gerenciar Gravações. Todas as gravações estarão disponíveis para reprodução. 32

33 Clique em Executar para ouvir. 4.5 GERENCIAMENTO DE CONVERSAS O histórico da conversa permite que os usuários rastreiem conversas antigas, ajudando-os a recuperar informações importantes que podem ter sido comunicadas por mensagens instantâneas meses atrás. Os diálogos de mensagens instantâneas são armazendos no Outlook na pasta Histórico de Conversas. 33

34 5. CONVIDAR PARTICIPANTES EXTERNOS (DISPONÍVEL PARA AS VERSÕES PLUS E ENTERPRISE) 5.1 CONVIDAR PARTICIPANTES PELO OUTLOOK Para convidar participantes externos pelo outlook vá no calendário e clique em Nova Reunião Online Digite o de quem deseja convidar, assunto, data, hora e clique em Enviar 34

35 TABELA DE VERSÕES DO CLAIRELYNC 35

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