SISTEMAS DE INFORMAÇÕES FINANCEIRAS PARA MPES COMO UMA TECNOLOGIA DE INTERESSE SOCIAL

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1 ISSN SISTEMAS DE INFORMAÇÕES FINANCEIRAS PARA MPES COMO UMA TECNOLOGIA DE INTERESSE SOCIAL Fabrício Molica de Mendonça (UFSJ) Kaitto Leite (UFSJ) Carlos Eduardo Durange de Carvalho Infante (UFRJ) Paulo Henrique Vianini (UFSJ) Resumo O trabalho teve por objetivo analisar e desenvolver um sistema de informação gerencial para micro e pequenas empresas industriais, de modo a dotá-las de um instrumento ágil e seguro para a tomada de decisões, utilizando tecnologia disponíveel do programa Excel. Para isso, o trabalho piloto foi desenvolvido em uma microempresa produtora de artefatos em cimento, localizada em Minas Gerais. Por meio de técnicas de coleta e análise de dados, criação de processos e fluxos de informações foi possível a criação de uma metodologia de apuração de informações relevantes para a tomada de decisão. Os principais demonstrativos desenvolvidos foram: Controle de Vendas, Controle de Estoques, Fluxo de Caixa, Levantamento de Custos e Demonstração de Resultado do Exercício. Tais demonstrativos funcionam de forma integrada dentro do sistema de informação gerencial desenvolvido. Palavras-chaves: Informações Financeiras, MPEs, Intresse Social

2 I - INTRODUÇÃO Os dados estatísticos mostram que 80% das unidades produtivas, no Brasil, são micro e pequenas empresas. Essa condição lhes confere a vantagem da flexibilidade, já que elas conseguem se adaptar com maior rapidez às novas demandas de mercado; mas lhes traz a desvantagem da vulnerabilidade, dado que elas têm pouco poder de mercado frente às concorrentes maiores. Sabendo que essa vulnerabilidade é a principal responsável pelo alto índice de mortalidade das micro e pequenas empresas, o presente trabalho se propõe a estudar alternativas internas que minimizem tal condição. No âmbito interno, a hipótese é de que um sistema de informações, voltado para a controladoria, bem definido aumenta a expectativa de vida da empresa. Isto porque, quanto mais estruturadas estiverem as informações, melhores serão as condições para a tomada de decisão, seja quanto ao preço dos produtos, quanto ao financiamento de novos investimentos, ou quanto a qualquer situação que necessite de uma boa base de dados. É sabido, entretanto, que as micro e pequenas empresas, em geral, carecem tanto de capital financeiro quanto de capital humano com competência suficiente para levantar essas informações. Mas, em função de outros trabalhos desenvolvidos nesta área, sobretudo no Campo das Vertentes, em Minas Gerais, verificamos que é possível, com pequenos ajustes dentro das condições existentes, desenvolver um sistema de informações bem estruturado, para atender as necessidades das micro e pequenas empresas. Nesse sentido, apresentaremos a hipótese de utilização de softwares de fácil acesso e manuseio, além de baixo custo, como é o caso do uso da ferramenta Excel. A relevância desta discussão se amplia na medida em que a mutação mercadológica se dinamiza, impondo um grau de urgência para a adaptação das estruturas econômicas, sob a constante ameaça de significativas e definitivas perdas das mínimas condições de competitividade. Assim, apesar de não se tratar de um estudo revolucionário, espera-se estabelecer, com esta pesquisa, um padrão de excelência na gestão a fim de auxiliar o crescimento e o desenvolvimento do pequeno empreendimento no contexto nacional. Este trabalho teve por objetivo analisar e desenvolver um sistema de informação gerencial para pequenas empresas industriais de modo a dotá-las de um instrumento ágil e seguro para a tomada de decisões. 2

3 Para o desenvolvimento desse sistema de informação, foi utilizada uma empresa produtora de artefatos em cimentos, localizada na cidade de São João Del-Rei, em Minas Gerais. Tal empresa foi escolhida em virtude da pequena variedade de peças fabricadas e da simplicidade do processo de produção, facilitando o mapeamento do fluxo das informações e, consequentemente, a elaboração das planilhas em Excel e do manual de utilização. II - REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Sistemas de Informações Gerenciais para apoio a decisão Um sistema pode ser definido como um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo (MAÑAS, 1999:62). Por meio desse conceito, percebe-se que o sistema é formado de um conjunto de processos interligados, fazendo com que cada ação tenha uma reação em um fato posterior, formando um todo integrado. Esse sistema pode ser fechado ou aberto, interagindo com o ambiente externo a ele. Um sistema é composto de Entradas, Saídas, Componentes e Processos Internos, e Feedback. A interação entre esses elementos pode ser vista por meio da figura 1. As entradas representam os elementos importados do ambiente, que o sistema deve receber para serem processados e convertidos em saídas. As saídas são os resultados produzidos pelo sistema, de acordo com as solicitações do ambiente externo. Os componentes e processos internos são partes internas do sistema usadas para transformar as entradas em saídas. O Feedback é a capacidade de retroalimentação do sistema, ou seja, é o retorno dado sobre as saídas produzidas pelas entradas e processamento. Essa retroalimentação deve ser contínua de modo a garantir as adaptações necessárias para o desenvolvimento do sistema (Rabello, 2004). ESQUEMA DE UM SISTEMA ENTRADA Componente e processos internos SAÍDA RETROALIMENTAÇÃO (Feedback) Figura 1. Esquema básico de um sistema Fonte: Adaptação de Rebello (2004) Administração de Sistemas de Informação 3

4 No entanto, Segundo Rodrigues et al (2002), esse conceito de sistema é difícil de ser compreendido plenamente porque pode ser usado em uma grande variedade de contextos, tais como: econômico, financeiro, orgânico, computacional, solar, mecânico, etc. Por isso, quando se fala em sistema é necessário que seja discriminado o tipo de sistema. No caso da pesquisa realizada, o conceito de sistema está relacionado com o Sistema de informação. De acordo com Laudon & Laudon (2001), o sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes que se interrelacionam para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações, objetivando facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em organizações. Percebe-se então, que o elemento principal desse sistema é a informação, voltado para a tomada de decisão. Neste sentido, Choo (1998) destaca que a tomada de decisão formal é estruturada por preceitos e expressões que estabelecem valores que influenciam como a organização enfrenta a escolha e a insegurança. A combinação esperada entre pesquisa, comunicação e harmonia melhora a eficiência e ajuda a alcançar um nível mais elevado de comportamento racional na tomada de decisão. A tomada de decisão é função atribuída à gerencia e, por isso, deve ser fruto de procedimentos sistemáticos que envolvam o estudo do problema a partir de um banco de dados, produção de informação, propostas, escolhas e análise de resultados obtidos. O gerenciamento do comportamento informacional, de acordo com Davenport (1998), deve tornar claros os objetivos e estratégias da organização, concentrar na administração de tipos específicos de conteúdos da informação, atribuir responsabilidades, instituírem uma rede de trabalho responsável e tornar evidente todos os problemas da gestão. O sistema pode ser tanto manual envolvendo pessoas máquinas e métodos para coletar, processar, transmitir e disseminar dados que representam informação para o usuário e/ou cliente quanto automatizados que pode ser denominado sistema de informação computadorizado e, ainda, que um sistema de informação pode ser tanto manual quanto informatizado e, ainda, ter partes manuais e partes informatizadas. Os sistemas manuais podem satisfazer muitas necessidades para organizar e recuperar informações, porém, são lentos e apresentam dificuldades em transmitir tais dados à longa distância. Por sua vez, os sistemas de informação computadorizados facilitam o acesso aos dados em um único local, suportando rápidas e repetidas pesquisas de dados, permitindo também recuperar informações de múltiplos locais quase sempre instantaneamente. Com a crescente competitividade entre as organizações, a tecnologia da informação ganha valor 4

5 fundamental para as estratégias de administração. As organizações que almejam diferenciais competitivos, para conquistar mercados e obter vantagens, precisam conhecer as tendências, desejos e anseios destes mercados, o que somente poderá ser realizado através de um eficiente sistema de informação (LAUDON & LAUDON, 2001). O sistema de informações é parte integrante do planejamento, execução e controle de uma empresa. A evolução desses sistemas acabou resultando no chamado sistema de informações gerenciais integrado, que busca mapear todos os passos do processo de planejamento, acompanhamento gerencial fornecendo aos gestores a visão de processos e impactos de ações que sem dúvida deve estar suportado por informações operacionais e contábeis/financeiras, mas que tenha, além disso, informações de cunho estratégico voltado para entidades do conhecimento que são carentes de uma contabilidade estratégica desenvolvida para o futuro FAMÁ, et al, 2000). Desta forma, o sistema de informação passa a ser a base para as transformações operacionais e gerenciais exigidas pelas organizações, com a finalidade de responder rapidamente as mudanças e necessidades do mercado, em um ambiente dinâmico. Tais sistemas incluem o hardware, software, os processos e seus agentes e as pessoas (RODRIGUES et al, 2002). No ambiente real, os aspectos sociais interferem e muito no funcionamento do SI. Os processos podem ser modificados em razão de aspectos sociais não bem controlados. Por esta razão, é que existem muitos sistemas que depois de implantados acabam não sendo utilizados ou até mesmo trazendo prejuízos ou dificultando o trabalho nas organizações. Os sistemas de informação influenciam diretamente o modo como os gestores decidem, planejam e, em muitos casos, determinam como e quais produtos e serviços são produzidos. Atualmente, podem ajudar as empresas a ampliar seu alcance a mercados distantes, oferecer novos produtos e serviços, reformar tarefas e fluxos de trabalho e até mesmo mudar profundamente a maneira de conduzir negócios (LAUDON & LAUDON, 2001). Este é o principal papel para os sistemas de informação, ou seja, sua aplicação em problemas que se relacionam à vantagem competitiva de uma empresa. São de importância estratégica, uma vez que se concentram em resolver problemas relacionados tanto ao desenvolvimento da empresa a médio e longo prazo, quanto a sua sobrevivência. Tais problemas podem significar a criação ou inovação em novos produtos e serviços, o estabelecimento de novas relações com clientes e fornecedores ou a descoberta de meios mais 5

6 efetivos de administrar as atividades da empresa. Pode-se considerar um sistema de informação eficaz aquele que produza e processe informações confiáveis, realmente necessárias, e em tempo hábil, atendendo aos requisitos operacionais e de tomada de decisões, o que significa dizer que o sistema deve gerar informações de qualidade e satisfazer o usuário quanto ao apoio dado à identificação e solução de problemas, à facilidade e confiabilidade de uso, e à adequação dos resultados (BIO, 1996). 2.2 O sistema de informação como fator de sobrevivência da micro e pequena empresa Os Sistemas de informação devem ser adequados à realidade da empresa e, ainda, estar alinhados com a missão e objetivos dessas empresas. Não adianta a aquisição de um instrumento de informática muito sofisticado e dotado de sistemas integrados de informações de última geração, se o hardware e o software não estiverem dentro da realidade da empresa. Um sistema eficiente é aquele em que seja operado por pessoas treinadas e comprometidas com o trabalho, que saibam o que está operando, conheçam os dados que estão entrando nesse sistema e, ainda, consigam interpretar os resultados que estão sendo gerados. No caso da micro e pequena empresa, essas questões são mais complicadas em virtude da falta de recursos para investimento em tecnologia de informação e em conhecimento técnico necessário voltado para a interpretação e análise de sistemas. Por isso, muitas das vezes, é importante o desenvolvimento de ferramentas tecnológicas de baixo custo e de fácil aquisição e interpretação dos dados, aliada às facilidades de operação e simplicidade de instalação, se constituindo em ferramentas indispensáveis como recurso de competitividade (RODRIGUES et al, 2002). A Tecnologia de Informação, tanto no nível operacional quanto estratégico, somente se justifica se proporcionar cortes nos custos, ganhos de produção sem incremento de gastos ou a melhoria da qualidade dos produtos e serviços, de modo a aumentar a lucratividade e a produtividade da empresa. Zuboff (1994) entende que a tecnologia da informação pode contribuir intensamente para os objetivos de aumento do controle e da continuidade, mas sua singularidade reside na sua capacidade de informatizar, que pode aumentar a compreensão das operações através das quais uma organização realiza seu trabalho. Por isso, segundo Rodrigues et al (2002) os sistemas de informações gerenciais, alinhados com uma tecnologia de informação que corresponda à realidade da empresa, no que se refere às imposições do capital humano e financeiros, é de fundamental importância para 6

7 garantir a prosperidade e a sobrevivência das micro e pequenas empresas, constituindo-se em um agente de desenvolvimento social. 2.2 Sistema de informações financeiras O sistema de informação financeira envolve um conjunto de informações que abrange o levantamento e o registro: a) das receitas de vendas, fazendo o levantamento das quantidades vendidas, os preços de vendas e os abatimentos sobre vendas, os prazos de recebimento; b) das necessidades de produção, a partir do levantamento das quantidades de estoques de produtos em processo, de produto acabado e os prazos médios em que tais produtos demoram nas prateleiras até se transformarem em vendas; c) dos estoques de matérias primas e necessidades de aquisição dessas matérias primas, por meio das atividades de compras e, ainda, o tempo médio que as matérias primas demoram em entrar no processo produtivo; d) dos gastos com mão de obra, dos gastos indiretos de fabricação e das despesas de vendas e administrativas, bem como, as datas de saídas de recursos para arcar com tais obrigações (PADOVEZE, 1998, MOREIRA, 2008). O levantamento e registro dessas informações acabam contribuindo para o cálculo do custo do produto vendido, a elaboração da demonstração do resultado do exercício, e o levantamento do fluxo de caixa (MOREIRA, 2008). A demonstração do resultado do exercício é o demonstrativo que permite analisar a situação de lucro da empresa e a construção de indicadores de desempenho do resultado ao longo do período. O fluxo de caixa é o responsável pelo registro e controle das entradas e saídas de dinheiro, proveniente das atividades de recebimento e de pagamentos que ocorrem ao longo do período (ASSAF NETTO & SILVA, 2006). O fluxo de caixa é diferente da Demonstração de resultados, uma vez que, o fluxo de caixa considera a movimentação do dinheiro ao longo do tempo. Cabe ressaltar que o fluxo de caixa, além das atividades de recebimento de vendas e pagamentos de obrigações operacionais da empresa, é também responsável pelo registro de entradas de caixa provenientes dos planos de financiamento de curto e de longo prazo da empresa, bem como das informações relacionadas com os investimentos em bens de capital e em ativos circulantes. 7

8 A Demonstração de resultado do exercício em conjunto com os planos de investimento e financiamento e, ainda, com o fluxo de caixa, é possível estruturar a última peça financeira para análise que é o Balanço Patrimonial (MOREIRA, 2008). O desempenho da empresa pode ser medido por meio de um conjunto de indicadores, denominados indicadores financeiros que são aplicados, principalmente, em cima do Balanço Patrimonial e da Demonstração do Resultado do Exercício. Tais indicadores de desempenho acabam medindo o grau de liquidez, atividade, endividamento e lucratividade da empresa (GITMAN, 2010). Um bom sistema de informação na área financeira é aquele que fornece informações úteis para a tomada de decisão. Tais informações são fruto de um eficiente mecanismo de coleta de dados, associado a uma tecnologia coerente com a realidade da empresa, envolvendo pessoas de diversos departamentos ou áreas dentro da organização. III - METODOLOGIA O trabalho foi desenvolvido sob a forma de estudo de caso, onde foi analisada uma empresa produtora de artefatos de cimento, localizada na região do Campo das Vertentes, no Estado de Minas Gerais. Escolheu-se o método de estudo de caso porque, de acordo com as questões levantadas, esse método permite reunir e detalhar com maior rigor, informações para a apreensão da totalidade da situação em evidência, confrontando os resultados obtidos com as teorias mais gerais (HAGUETTE, 1992). Alencar citado por Andrade (1991) fundamenta as razões de ordem metodológica que tornam os estudos de caso uma forma legítima de pesquisa: a) os estudos de caso podem ilustrar generalizações que foram estabelecidas e aceitas. Essas generalizações podem ganhar novos significados sendo ilustradas em diferentes contextos; b) Relações entre circunstâncias particulares, observadas a partir de um único estudo de caso, podem sugerir conexões que necessitam ser exploradas em outras instâncias. c) os resultados de um único estudo de caso podem estimular a formulação de hipóteses que orientarão novas pesquisas, cujos resultados poderão conduzir a generalizações. Essa região foi escolhida em função da presença de um número significativo de micro e pequenas empresas, produtoras de artefatos de cimento. Sendo assim, os fatores de produção mais limitantes para o desenvolvimento individual dessas empresas são a escassez de capital, 8

9 a baixa aplicação de tecnologia, a baixa rentabilidade econômica e o mercado limitante (MENDONÇA, 1997). A empresa foi escolhida em função da significância do setor na região, além de ser uma empresa que atua no setor há 37 anos, sendo ela referência na região pela variedade de produtos de alta qualidade. Cabe ressaltar que a indústria de construção civil brasileira está em plena ascensão. Segundo a Federação da Indústria do Estado de São Paulo (FIESP) no ano de 2010 a cadeia produtiva da construção representou 12,2% do Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro e espera crescer 6% a mais no ano de 2011 em relação ao ano de A indústria cimenteira também se aproveita deste crescimento. De acordo com o Sindicato Nacional da Indústria do Cimento, em 2011 o Brasil possui 73 fábricas de cimento, 3 a mais do que possuía em 2009, pertencentes a grupos nacionais e estrangeiros, com capacidade instalada de 67 milhões de toneladas por ano. Em 2009 a região sudeste produziu milhões de toneladas de cimento e consumiu milhões de toneladas, ou seja, consumiu 94,9 % do que produziu, sendo que ela é responsável por 50% das vendas totais no país. As indústrias de produtos derivados de cimento faturaram em 2010 R$8,060 bilhões, 15,1% a mais que em 2009 Com esse estudo, espera-se contribuir para solução de problemas relacionados ao controle interno desses empreendimentos, de modo a contribuir para o fortalecimento e desenvolvimento desse tipo de empresa, do qual estão inseridas, e, ainda, para o sucesso de uma política de desenvolvimento local sustentável. 3.1 Coleta e análise de dados Para atingir os objetivos propostos neste projeto, a coleta e análise de dados foram desenvolvidas em quatro etapas: Na primeira etapa foi feito um estudo acerca das peculiaridades do tipo de empresa a ser estudada, mostrando como tais empresas têm contribuído para a construção de um desenvolvimento local mais sustentável. Na segunda etapa foi mapeado o fluxo de informações entre as empresas que compõem a rede de pequenas empresas produtoras de artefatos de cimento, de modo a obter informações em relação a produção, ao processo de comercialização e distribuição; 9

10 Na terceira etapa, foi mapeado o processo de produção interno da empresa, de modo a obter informações relativas a custos, despesas, receitas e resultado, bem como as informações relevantes para o processo de tomada de decisão; Na quarta etapa, foi desenvolvida uma metodologia para apuração das informações relevantes para a tomada de decisão, por meio de sistema de informações, voltado para o controle e desenvolvido dentro da realidade das empresas da região, utilizando de tecnologia disponível, como planilhas do programa Excel. IV - Análise dos Resultados 4.1 Demonstrativos financeiros básicos voltados para a tomada de decisão As principais informações necessárias para a tomada de decisões na empresa em estudo estão contidas em cinco demonstrativos básicos, a saber: Controle de Vendas realizadas, Controle de estoques, Fluxo de Caixa, Levantamento de Custos e Demonstração de Resultado do Exercício desenvolvida pelo sistema de custeamento marginal Controle de vendas realizadas O controle de vendas realizadas foi a primeira a ser realizada, dentro do sistema de informação gerencial adotado. Trata-se de uma planilha que concentra e resume informações relevantes relacionadas com a quantidade vendida no período, o preço de vendas e a receita obtida com a realização das vendas, conforme mostra a fórmula 1. Receita de Vendas = quantidade vendida x preço unitário (1) No caso da empresa em estudo, os principais produtos fabricados são: Bloco de Bloco de 10-Vedação, Bloco 20-Estrutural, Pingadeira e Manilha P1. Os resultados com o fluxo de informações das vendas no período estão representados por meio da Tabela 1. Percebe-se que no período de teste do sistema de informações, as vendas realizadas proporcionaram uma receita igual a R$ ,10. No entanto, cabe ressaltar que, como a empresa trabalha com modalidade de venda a prazo, esse valor não representa a entrada real de valores no caixa da empresa. 10

11 Tabela 1 Demonstrativo resumo das receitas de vendas da empresa em estudo, durante o período de um mês Produtos Quant Vendida Preço Unit Total Bloco de 10-Vedação R$ 0,85 R$ ,10 Bloco de 20-Estrutural R$ 1,65 R$ ,20 Pingadeira R$ 2,50 R$ ,00 Manilha P R$ 23,20 R$ ,80 Total R$ ,10 Fonte: Dados da pesquisa Controle de estoques O demonstrativo de vendas está relacionado diretamente ao volume de estoques de produtos acabados que existem dentro da empresa, uma vez que, para saber quanto produzir é necessário levar em consideração o estoque inicial de produtos em estoques e, ainda, a previsão de estoques que serão necessários para iniciar o próximo período. A partir desse raciocínio, percebe-se que a empresa produz para atender os clientes e o estoque final de produto acabado. No entanto, é necessário retirar a quantidade de produtos que já estão prontas. Desse modo, a definição da quantidade a ser produzida pode ser respondida pela fórmula (2). O raciocínio usado na produção das peças no período pode ser comprovado por meio da Tabela 2, que resume o comportamento dos estoques de produtos acabados e do volume de produção no período. Em que: P = V + EFPA EIPA (2) P = Volume de Produção V = Volume de Vendas EFPA = Estoque final de produtos acabados EIPA = Estoque inicial de produtos acabados. Por meio desse demonstrativo é possível responder perguntas tais como: Quantas unidades foram necessárias para atender aos pedidos de vendas e garantir o estoque planejado para o final do período? Dentro da quantidade solicitada, quantas unidades estavam prontas em estoques? Quantas unidades foram produzidas? 11

12 O demonstrativo de produção geralmente recebe informações sobre materiais usados na produção, bem como as quantidades usadas e os seus custos que estão separados por fichas de estoques individuais. Assim como no demonstrativo de produção, esse demonstrativo de materiais necessita de informações a respeito da quantidade de cada matéria prima estocada e o volume de materiais que é deixado em estoque no final do período, para auxiliar o próximo período. Esse demonstrativo oferece informações em relação a unidade de materiais adquiridas e, ainda, o gasto desses materiais. Tabela 2 Demonstrativo resumo de apuração da quantidade produzida, durante o período de um mês Discriminação Bloco de 10 Vedação Bloco de 20 Estrutural Pingadeira Manilha P1 Vendas planejadas (quantidade) (+) est. Final prod. Acabados (=) total (-) est. inicial de prod. Acabados (=) unidades produzidas Fonte: Dados da pesquisa. O controle de estoques (matéria prima, produto em processo e produto acabado) é um sistema de controle em que são registradas os volumes entradas de materiais/produtos, os valores unitários de aquisição e o valor desse estoque obtido por meio da multiplicação do volume pelo valor unitário; os valores que permanecem em estoque e os valores relacionados aos custos de materiais e de produtos que saem desse estoque para integrar o custo de um produto ou para o cliente final (MARTINS, 2008). As principais informações obtidas estão relacionadas com os recursos empregados em estoques, os excessos e faltas de estoques, os giros e prazos praticados pela empresa e o reflexo disso na necessidade de capital de giro (GITMAN, 2010). Tal controle serve de base para desenvolver estratégias competitivas por meio de uma gestão eficiente de estoques. A apuração do estoque contribui para analisar o custo de materiais e insumos que fazem parte do custo do produto vendido e, ainda, ajuda na apuração do custo da compra e no levantamento dos estoques finais, uma vez que o custo de materiais é obtido por meio da soma do estoque inicial de materiais com o valor das compras no período, deduzindo o valor do estoque final (MARTINS, 2008). A empresa estudada adquire aos materiais no momento da utilização no processo produtivo, por isso, conforme mostra na tabela 3, os estoques iniciais e finais de todos os 12

13 quatro produtos fabricados é igual a zero. Como os estoques iniciais e finais são iguais a zero, o valor das compras foram iguais ao custo de materiais no período, que, neste caso, foi igual a R$ ,17. O valor das compras, no montante de R$ ,17, apesar de ser considerado como o custo de materiais usados na composição do produto, não pode ser considerado como saída de caixa, já que a empresa adquire tais materiais a prazo. Geralmente, as compras são realizadas com prazos de 30 e 60 dias. Para analisar o efeito desses prazos na disponibilidade da empresa, é necessário analisar o demonstrativo de fluxo de caixa do período. Tabela 3 - Apuração do custo da compra de materiais no período e o registro nos estoques iniciais e finais desses produtos Cimento (Kg) Areia (Lata) Pó de Brita (Lata) Brita (Lata) Aditivo (Litros) Discriminação Bloco de 10 Vedação , , , ,06 541,05 Bloco de 20 Estrutural , , , ,64 935,79 Pingadeira 3.238,50 0,00 323,85 485,78 0,00 Manilha P ,00 0, , ,00 0,00 Unidades requisitadas para produção , , , , ,84 (+) estoque final 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total , , , , ,84 (-) estoque inicial 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (=) unidades adquiridas , , , , ,84 (x) preço unitário 0,38 0,53 0,52 0,56 3,25 (=) custo da compra , , , , ,74 Custo total da compra Fonte: Dados da pesquisa , Controle de custos Os relatórios específicos de custos envolvem os custos variáveis e os custos fixos. Os relatórios de custos fornecem informações relevantes para a construção de indicadores de 13

14 desempenho de materiais, mão de obra e gastos indiretos de fabricação. Isso auxilia as decisões do que produzir e o como produzir (MARTINS, 2008). Os custos variáveis envolvem, além do custo com materiais diretos (Tabela 3), a mão de obra direta, ou seja, aquela que é identificada e quantificada em relação ao produto. O Demonstrativo de mão-de-obra direta no período, conforme é mostrado por meio da tabela 4, busca responder as seguintes questões: Quantas horas serão necessárias para a produção? Qual o custo de cada hora? Qual será o gasto total com a produção do período? O valor da mão de obra direta da produção de um determinado período é encontrado por meio do somatório dos resultados obtidos pelo número de horas incorridas na fabricação de cada produto pelo valor de cada hora, conforme mostra a fórmula 3. O valor total da mão de obra direta no período foi igual a ,67. Gasto MOD = horas MOD de cada produto x Custo da hora (3) Tabela 4 - Apuração do custo da mão de obra direta por produto Discriminação Unidades Produzidas Horas MOD Horas Totais Custos MOD Bloco de 10 Vedação , ,8758 R$ ,08 Bloco de 20 Estrutural , ,972 R$ ,98 Pingadeira , ,9 R$ ,37 Manilha P , ,85 R$ 4.475,24 Total R$ ,67 Fonte: Dados da pesquisa. Por meio da análise das tabelas 3 e 4 pode-se concluir que o custo variável ou direto da empresa no período é obtido por meio da apuração do demonstrativos de custos variáveis, demonstrado por meio da tabela 5. Os custos fixos, representado pelos gastos indiretos de fabricação, são os custos de estrutura e envolvem suprimentos, mão de obra indireta, encargos sociais, energia, água, combustíveis e salários de supervisores, etc. São os custos que não se identificam diretamente com os produtos e não variam em função do volume de produção (LEONE, 2000). Os custos fixos da empresa estudada somam-se em R$10.998,97, conforme mostra a tabela 6. 14

15 Tabela 5 - Apuração do custo da compra de materiais no período e o registro nos estoques iniciais e finais desses produtos Discriminação Mat. direto MOD Total Volume Custo var. unit Bloco de 10 Vedação , , , ,50 Bloco de 20 Estrutural , , , ,90 Pingadeira 1.671, , , ,72 Manilha P , , , ,23 Total , , ,83 Fonte: dado da pesquisa. Cabe ressaltar que tanto os custos variáveis quanto fixos não representam, de fato, saídas de valores, visto que, tais custos são registrados dentro do regime de competência e não pelo regime de caixa. Tabela 6 - Apuração do custo indireto de fabricação no período estudado Custos indiretos Valor Suprimentos 50,00 Mão de obra indireta e Encargos Sociais 3.735,97 Energia, água, telefone 2.500,00 Manutenção 1.560,00 Combustível 325,00 Aluguel 2.700,00 Outros 128,00 Total R$ ,97 Fonte: Dados da pesquisa. Neste estudo procurou-se separar os custos das despesas. As despesas são os gastos da empresa com a área administrativa e de vendas. No período, as despesas somaram em R$ 6.677,94, conforme mostra a tabela 7. Tabela 7 - Levantamento das despesas administrativas e de vendas durante o período de análise Itens de despesas Valores encargos 312,94 salario vendedores 940,00 fretes 1.625,00 total despesas de venda 2.877,94 suprimentos 300,00 salario executivos 3.500,00 15

16 total despesas administrativas 3.800,00 Total despesas 6.677,94 Fonte: Dados da pesquisa Demonstração do Resultado do Exercício pelo custeamento marginal A Demonstração do Resultado do Exercício pelo método marginal é um instrumento, construído dentro da lógica do sistema de custeamento marginal, variável ou direto. Nessa lógica, apenas os custos variáveis fazem parte do custo do produto vendido, sendo, os custos fixos tratados como despesas do período, ou seja, são deduzidos no resultado do exercício, não compondo o valor do estoque do produto acabado (SANTOS, 1990). Esse demonstrativo possibilita a obtenção de informações relevantes, tais como: produtos que apresentam maiores ou menores margens de contribuição; ponto de equilíbrio por meio da análise da relação custo-volume-lucro; lucro ou prejuízo da empresa; melhor composição entre produtos; desempenho de vendas e de custos, etc. Analisando a Demonstração do Resultado do Exercício, representada por meio da tabela 8, percebe-se que dois produtos da empresa estão sendo vendidos por um preço abaixo do seu custo de fabricação, uma vez que, apresentou resultado negativo tanto na Pingadeira quanto na Manilha P1. Sugere-se, trabalhar medidas para redução de custos de produção desses produtos ou buscar outra alternativa como, por exemplo, terceirizar a produção, visto que, não é possível aumentar o preço do produto em virtude da empresa já estar praticando o preço de mercado. Tabela 8 - Levantamento das despesas administrativas e de vendas durante o período de análise Bloco de 10 Bloco de 20 Manilha Vedação Estrutural Pingadeira P1 Total Receita bruta , , , , ,10 Simples Nacional , ,57 867, , ,10 Receita Líquida , , , , ,00 CPV , , , , ,59 Margem de contribuição , , , , ,41 Custo fixo 6.677,94 Despesa de Vendas 2.877,94 Despesas Administrativas 3.800,00 Resultado ,47 16

17 Fonte: Dados da pesquisa. Outro ponto que merece destaque é a contribuição do produto Bloco de 10 Vedação. Este é o principal produto da empresa, apresenta a maior receita de vendas e a maior margem de contribuição total. O ponto de equilíbrio da empresa pode ser obtido pela fórmula 4, mostrando que a empresa tem trabalhado acima do seu ponto de equilíbrio. Seria necessária uma venda de R$45.849,99 para que a empresa não apresentasse resultado negativo. Em que: PE = Ponto de Equilíbrio CFT = Custos e despesas fixas total MCT = Margem de Contribuição Total RT = Receita total de vendas PE em receita = CFT/(MCT/RT) (4) Demonstração do Fluxo de Caixa O fluxo de caixa é um instrumento usado para representar o movimento do dinheiro ao longo do tempo, provocado pelo comportamento das entradas de caixa provenientes de vendas e das saídas provenientes de pagamentos necessários para o funcionamento da empresa (ASSAF NETO, 2008). Assim, permite obter informações sobre as datas de entradas e de saídas de valores; os períodos de falta e de excesso de caixa, de modo que a empresa pudesse se planejar fontes mais baratas de recursos e fontes mais rentáveis de aplicação desses recursos. Além disso, é possível, por meio do fluxo de caixa, desenvolver estudos no sentido de trabalhar prazos de fornecedores, de estocagens e de recebimento de clientes para minimizar as necessidades de capital de giro; analisar viabilidades de obtenção de descontos financeiros; viabilidades de usar fundos para financiar ampliação de novos negócios, etc (GITMAN, 2010). O fluxo de caixa da empresa é representado por meio da tabela 9. Tabela 9- Levantamento do fluxo de caixa da empresa, no período de um mês Semanal Discriminação Primeira Segunda Terceira Quarta Total do mês Saldo Inicial de Caixa 4.928, , ,73-952, ,23 (+) Recebimentos , , , , ,35 Total , , , , ,58 Menos Saídas , , , , ,59 Total , , , , ,59 17

18 Saldo de Caixa , ,73-952, , ,99 Fonte: Dados da Pesquisa Por meio da análise dessa tabela é possível verificar que o fluxo de caixa possui um comportamento diferente da Demonstração do Resultado do Exercício, pois, enquanto a DRE trata de registros de informações, respeitando o regime de competência, o fluxo de caixa trabalha com as entradas e saídas de dinheiro. Dessa forma, vendas realizadas em outros meses e que estão sendo recebidas no mês em questão, passa a ser considerada como entrada do mês, assim como, gastos de outros meses que foram pagos no mês de análise passa a fazer parte da saída desse mês. Durante as 4 semanas, o total de entradas no período foi de R$ ,35 enquanto a receita de vendas registrada foi de R$ ,10. O total de saídas foi de ,59 enquanto os custos e despesas do período somaram em R$ ,47. Outro ponto importante para ser analisado, diz respeito ao saldo final de caixa da terceira semana que foi negativo em R$952,42. Caso a empresa não busque nenhuma alternativa para saldar esse caixa negativo (como, por exemplo, pedir mais uns dias de prazo para o fornecedor) poderá incorrer em despesas financeiras. 4.2 A dinâmica dos demonstrativos financeiros dentro do sistema de informação A partir do desenvolvimento do sistema de informações financeiras, pôde-se perceber a interação dinâmica que existem entre os demonstrativos apresentados no subitem anterior. Por exemplo, uma simples atividade de venda acaba afetando todos os demonstrativos da seguinte forma: a) afeta a receita de vendas por meio do aumento da quantidade vendida; afeta o fluxo de caixa, uma vez que altera o fluxo de recebimentos ao longo do tempo. Se a venda realizada for a vista, então há uma alteração no recebimento atual e se for a prazo, alterará o fluxo de recebimento ao longo dos meses seguintes; c) afeta o estoque, pois com a venda, há, ao mesmo tempo, a baixa de produtos no estoque e o registro do custo desse estoque; d) afeta a DRE, uma vez que, com a venda, aumenta a receita de vendas e aumento o registro dos custos variáveis no registro de custo de produto vendido. Cabe ressaltar que, durante o processo de produção o estoque vai se transformando em outros tipos de estoques (Produto em processo e produto acabado), alimentando a planilha de 18

19 formação do custo do produto e, ao mesmo tempo, refletindo no fluxo de caixa, as obrigações com as saídas de dinheiro. A observância desses quatro grupos de demonstrativos, originados do sistema de informação proposto para micro e pequenas empresas, é importante para o empresário e/ou gerente dessas empresas, pois, decisões cotidianas de aumentar vendas, aumentar prazos de recebimentos, reduzir preços, aumentar a produção e outras mais, acaba afetando todos os demonstrativos, provocando um efeito em cadeia tanto positivo quanto negativo para uma organização. Para mostrar o efeito conjunto de uma decisão, imagine que se queira aumentar vendas por meio do aumento dos prazos de vendas. Nesse caso, haverá mais necessidade de materiais, aumentando a compra de estoques. Ao aumentar o estoque de matéria-prima, a forma como esse estoque é adquirido (a vista ou a prazo) afeta a saída de dinheiro da empresa, que pode ser analisada por meio do fluxo de caixa, criando um compromisso de pagamento. Os aumentos de prazos de recebimento de vendas provocará um hiato entre o recebimento e o pagamento, fazendo com que seja necessário novos investimentos em capital de giro para segurar a diferença entre os prazos médios de estocagem e de recebimento, deduzidos dos prazos médios de pagamento. A busca por novos aportes de capital de giro acaba afetando a política de investimento e de financiamento da empresa. CONCLUSÕES O trabalho teve por finalidade analisar e desenvolver um sistema de informação gerencial para micro e pequenas empresas industriais, de modo a dotá-las de um instrumento ágil e seguro para a tomada de decisões. Para a elaboração do sistema foi necessário realizar um estudo em uma micro empresa, produtora de artefatos em cimento, localizada na cidade de São João del-rei, no Campos das Vertentes, no Estado de Minas Gerais. Tal empresa foi escolhida em virtude da pequena variedade de peças fabricadas e da simplicidade do processo de produção, facilitando o mapeamento do fluxo das informações e, consequentemente, a elaboração das planilhas em Excel e do manual de utilização. Por meio de técnicas de coleta e análise de dados, criação de processos e fluxos de informações foi possível a criação de uma metodologia de apuração de informações relevantes para a tomada de decisão, por meio de um sistema voltado para o controle, criado 19

20 dentro da realidade de uma microempresa, utilizando de tecnologia disponível nos computadores existentes que é o programa Excel. Durante o processo de criação do sistema, percebeu-se que as principais informações, necessárias para a tomada de decisão, estavam contidas em cinco demonstrativos básicos: Controle de Vendas, Controle de Estoques, Fluxo de Caixa, Levantamento de Custos e Demonstração de Resultado do Exercício. O controle de estoques (matéria prima, produto em processo e produto acabado) permitiu obter informações relacionadas com os valores de recursos empregados em estoques, os excessos e faltas de estoques, os giros e prazos praticados pela empresa e o reflexo disso na necessidade de capital de giro. A elaboração do fluxo de caixa permitiu apresentar o fluxo do dinheiro ao longo do tempo; as datas de entradas e de saídas de valores; os períodos de falta e de excesso de caixa, de modo que a empresa pudesse se planejar fontes mais baratas de recursos e fontes mais rentáveis de aplicação desses recursos; os estudos de viabilidade de aproveitamento de descontos financeiros, etc. Os relatórios específicos de custos proporcionam indicadores relevantes em relação aos custos de materiais, mão de obra e gastos indiretos de produção, ajudando buscar informações em relação ao que produzir e o como produzir. A Demonstração do Resultado do Exercício pelo método marginal possibilitou a criação de um demonstrativo capaz de fornecer diversas informações relevantes tais como: produtos que apresentam maiores ou menores margens de contribuição; ponto de equilíbrio por meio da análise da relação custo-volume-lucro; lucro ou prejuízo da empresa; melhor composição entre produtos; desempenho de vendas e de custos, etc. A elaboração e integração desses demonstrativos resultaram em um pequeno sistema integrado, voltado para a tomada de decisões, que pode ser adaptado a outras empresas. Esse pequeno sistema de informação gerencial ainda necessita de ser integrado com outros demonstrativos da empresa, tais como, Balanço Patrimônial, Estrutura de Financiamento e Investimento. No entanto, essa outra parte poderá ser realizada em outra oportunidade. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ALBERTIN, A. L; MOURA, R. M.. Tecnologia de informação. São Paulo: Atlas, ANDRADE, J.G. de. Diagnóstico e intervenção administrativa em fazendas. ESAL/FAEPE: Lavras,