DESENVOLVIMENTO DE UM PROTÓTIPO PARA GERENCIAMENTO DE PROTOCOLO DA EMPRESA HADLICH & ADVOGADOS ASSOCIADOS S/S

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1 UNIVERDIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO SUPERIOR VII SÃO JOSÉ CURSO DE AUTOMOÇÃO DE ESCRITÓRIOS E SECRETARIADO RELATÓRIO DE ESTÁGIO DESENVOLVIMENTO DE UM PROTÓTIPO PARA GERENCIAMENTO DE PROTOCOLO DA EMPRESA HADLICH & ADVOGADOS ASSOCIADOS S/S Área de Concentração: Tecnologia da Informação GISELLE PAGANELLA LOPES São José, outubro de 2005

2 ii GISELLE PAGANELLA LOPES DESENVOLVIMENTO DE UM PROTÓTIPO PARA GERENCIAMENTO DE PROTOCOLO DA EMPRESA HADLICH & ADVOGADOS ASSOCIADOS S/S Relatório de estágio apresentado, à banca examinadora de Estagio Supervisionado do Curso de Automação de Escritórios e Secretariado da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São José, como requisito parcial para obtenção do título de bacharel em Automação de Escritórios e Secretariado. Orientador: Prof. Marcus Antônio Álvares Silva São José 2005

3 iii GISELLE PAGANELLA LOPES DESENVOLVIMENTO DE UM PROTÓTIPO PARA GERENCIAMENTO DE PROTOCOLO DA EMPRESA HADLICH & ADVOGADOS ASSOCIADOS S/S Esta Monografia foi julgada adequada para a obtenção do título de Bacharel e aprovada pelo Curso de Automação de Escritórios e Secretariado da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação de São José (SC). Área de Concentração: Setor de Protocolo São José, 10 de outubro de Prof. Marcus Antônio Álvares Silva UNIVALI CE de São José Profª. Marlise Dias UNIVALI CE de São José Membro Profª. Viviane Farre UNIVALI CE de São José Membro

4 iv DEDICATÓRIA Dedico esse trabalho ao meu esposo Luciano, aos meus estimados pais e irmãos e aos meus queridos avós, Osvaldino e Terezinha.

5 v AGRADECIMENTOS Primeiramente agradeço a Deus, pela benção, iluminação, força que me foi dada para conseguir concluir mais essa etapa em minha vida. Ao meu estimado esposo Luciano, que com todo seu amor, carinho, dedicação, calma e seu aconchego, me ajudou nas horas de angústias e inseguranças surgidas durante a realização desse trabalho. Aos meus adoráveis pais, Sônia e Alberto, que me ensinaram que a persistência é a melhor forma de vencer na vida, pois esta, está só começando, os quais sempre me orientaram ressaltando não pare de estudar, você consegue. Aos meus queridos irmãos, Soraya e Marcelo e ainda a minha cunhada Andréa que acreditaram na minha capacidade, dando muito carinho. Também agradeço aos meus sogros, João Álvaro e Miracy que mesmo à distância apoiaram-me com palavras amigas e encorajadoras. E principalmente aos meus adoráveis avós que me deram o apoio necessário para que se possibilita a vivência deste aprendizado. Ao meu orientador, Professor Marcus Antônio Álvares Silva que se fez presente diante das adversidades surgidas no desenvolver desde estudo. Agradeço enfim, a todos os meus amigos, professores e familiares que contribuíram no meu aprendizado, podendo assim, concretizar esse projeto com sede de vitória e podendo dizer uma só palavra OBRIGADA. Deus é força, coragem e poder. Eu sou força, coragem e poder.

6 vi RESUMO Através desse trabalho, observou-se a importância no uso da tecnologia da informação que vem se transformando numa ferramenta de gestão em todas as empresas, seja elas de porte grande, médio ou pequeno. Existem empresas que não adotam meios tecnológicos, em alguns setores, como o setor de protocolo da empresa Hadlich & Advogados Associados S/S que utiliza meios manuais, acarretando assim, a demora na recuperação das informações, acúmulo de papeis e conseqüentemente, prejudicando consultas futuras porque seus registros são guardados em caixas de arquivo morto. Visando minimizar o problema, resolveu-se desenvolver um Protótipo do Sistema de Informação computadorizado que gerencie as informações registradas no setor de protocolo da empresa. Para isso, utilizou-se como meio de coleta de dados a observação participativa, pelo fato do observador ser o pesquisador e estar participando do grupo de funcionários da empresa Hadlich & Advogados e principalmente porque é responsável pelo setor de protocolo. Através dessa observação foi constatada a importância em desenvolver este trabalho para gerenciar e organizar essas informações que são registradas freqüentemente pelo setor de protocolo. Para armazenar essas informações foi utilizado um software de Gerenciamento de Banco de Dados SGBD, sendo que esta abordagem do gerenciamento de banco de dados consolida registros e objetos de dados em banco de dados que podem ser acessados por diferentes programas aplicativos. O aplicativo utilizado para demonstrar esses registros é o Access, que proporciona uma visão clara e objetiva de como vai funcionar o sistema de armazenamento de dados. Palavra Chave: Informação, Sistema, Banco de Dados.

7 vii ABSTRACT Trough this work we notice the value odd using technology of information as an important tool of management in all companies of large, medium or small importance. Some companies do not apply any mean of technology, and in some sections, like the protocol, Hadlich Avocados manual ways are used. This situation certainly causes delay in recovering information then lots of papers are accumulated, as a consequence this can spoil future search of information since the records are retained in a dead file. To solve this problem it was decided to develop a prototype of a computerized information system to manage the information registered in the protocol of the company. For this to happen, a participative observation was made to collect basis for being part of the staff of Hadlich Avocados and being the observer and the researcher and specially responsible for the protocol department. Through this observation we could see the importance in developing this section manage and organize information registered in the section frequently. To keep this information we used software called managing data base-sgbd, and this software can manage in a way that the data base can be Access by different adaptable program. The adaptable program is the Access, which promotes a clear view of how the system will work. The necessity of standardizing this routine was very clear and we note that it is happening by the lack of information on how to proceed and the different activities or situations. Word-key: Information System Database.

8 viii LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Os Componentes de um Sistema...14 Figura 2 Os três níveis de abstração de dados...33 Figura 3 Modelos de dados...33 Figura 4 Representação de Entidade...34 Figura 5 Representação de Relacionamento...35 Figura 6 Representação Gráfica de Atributos...35 Figura 7 Diagrama de ER (DER)...36 Figura 8 Diagrama de Entidade e Relacionamento 1: N...36 Figura 9: Diagrama de Entidade e Relacionamento 1: Figura 10: Diagrama de Entidade e Relacionamento N:N...37 Figura 11 Representação Gráfica de Relacionamento Ternário...37 Figura 12 Banco de Dados Relacional...39 Figura 13 Banco de Dados em Rede Figura 14 Banco de Dados Hierárquico Figura 15: Organograma da Hadlich & Advogados Ass. S/S...51 Figura 16: Tabela Cliente...57 Figura 17: Tabela de Correspondências...58 Figura 18: Tabela de Origem...59 Figura 19: Tabela Tipos...59 Figura 20: Relacionamento entre Tabelas...60 Figura 21: Tela Inicial do Protótipo Figura 22: Tela de Cadastro de Cliente Figura 23: Tela de Controle de Correspondência...63 Figura 24: Classificação da Consulta de Correspondências...64 Figura 25: Consulta de Correspondências...64 Figura 26: Estrutura do Relatório de Correspondências...65 Figura 27: Tela do Relatório de Correspondências...66

9 ix LISTA DE QUADRO QUADRO 1: COMPARAÇÃO ENTRE OS DIVERSOS TIPOS DE SISTEMAS QUADRO 2: DESCRIÇÃO DOS EQUIPAMENTOS DE HARDWARE UTILIZADOS PELA EMPRESA...52 QUADRO 3: DESCRIÇÃO DOS SOFTWARES UTILIZADOS PELA EMPRESA....52

10 x SUMÁRIO DEDICATÓRIA AGRADECIMENTOS RESUMO ABSTRACT LISTA DE ILUSTRAÇÕES LISTA DE QUADRO IV V VI VII VIII IX 1 INTRODUÇÃO Apresentação do Tema e do Problema Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos Justificativa FUNDAMENTOS TEÓRICOS Sistemas Sistema de Informação Ciclo de Vida de um Sistema de Informação Banco de Dados Organizando as Informações Abstração de Dados Modelos de Dados Administrador de Banco de Dados Usuários de Banco de Dados ASPECTOS METODOLÓGICOS Caracterização da Pesquisa População e Amostra Coleta de Dados...47

11 xi 3.4 Análise dos Dados IMPLEMENTAÇÃO Caracterização da Empresa Sistema de Informação Atual As Funcionalidades do Sistema Desenvolvimento do Protótipo Apresentação do Protótipo Apresentação do Protótipo à Empresa CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES REFERÊNCIAS ASSINATURAS...72 APÊNDICE 01 QUESTIONÁRIO PARA AVALIAÇÃO DE SOFTWARE...73

12 10 1 INTRODUÇÃO 1.1 Apresentação do Tema e do Problema Atualmente, as organizações procuram se manter competitivas e com o avanço das tecnologias as empresas acabam necessitando aplicá-las em seus processos. Segundo Sleight, (2000, p. 6), a tecnologia da informação refere-se a qualquer tecnologia controlada por um processador (ou chip de computador). Sendo assim, o bom uso desta tecnologia é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas. Muitas delas precisam se reestruturar para poder acompanhar a evolução surgida através da tecnologia da informação, embora McGee e Prusak (1994) afirmem que é difícil esclarecer a confusão que se criou quanto à relação entre tecnologia da informação, competição e produtividade. Os investimentos em tecnologia de informação não criam mais vantagens ou produtividade por si próprios do que os investimentos em novo maquinário. Não é a tecnologia, mas sim o seu uso, que cria valor adicional. Baseado nisso, pode-se afirmar que o valor atribuído à tecnologia da informação dentro de uma organização depende exclusivamente da informação e do papel desempenhado por ela. A informação é capaz de criar valor significativo para as organizações, possibilitando a criação de novos produtos e serviços, e ainda aperfeiçoando a qualidade do processo decisório em toda a organização. Sendo assim, a informação e o conhecimento passam a ser os principais recursos para as organizações, permitindo-lhes gerar as condições necessárias para alcançar seus objetivos e cumprir a missão desejada. Torres (1995), afirma que a tecnologia passa a ser vista como ferramenta fundamental para a alavancagem dos negócios, e sua utilização torna-se um dos maiores fatores responsáveis pelo sucesso das organizações, seja em nível de sobrevivência, seja na obtenção de maior competitividade. As tecnologias, juntamente com a informação e o conhecimento, são fundamentais para o crescimento das empresas. Diante disso, observar-se-á a empresa de Advocacia Hadlich & Advogados Associados S/S, que atua nas áreas de Direito Comercial, Tributário, Trabalhistas, Civis, Administrativos e Direito Previdenciário, disponibilizando aos seus clientes o acompanhamento e assessoria jurídica integral e preventiva. A empresa está buscando atender cada vez melhor o cliente, proporcionando-lhe uma prestação de serviços personalizada e de alto nível. Os serviços prestados aos seus clientes precisam de uma atualização sistematizada no setor de protocolo, o qual é realizado de

13 11 maneira manual com utilização de cadernos de protocolo, que dificultam o registro de entrada e saída de documentos. Como esta atividade é realizada de forma manual, é possível constatar alguns problemas que ocorrem no setor de protocolo, como: o processo para registro é manuscrito; retrabalho no preenchimento dos dados de documentos já enviados; demora no preenchimento e na localização da informação; registro temporal de documento precário uma vez que o escritório de advocacia necessita acompanhar a entrega e o recebimento de documentos antigos. Com isso, verificou-se a necessidade de implantar o uso da tecnologia de sistema de informação no Setor de Protocolo da empresa Hadlich & Advogados Associados S/S, tendo como objetivo, auxiliar o processo de protocolo de entrada e saída de documentos, possibilitando mais agilidade e confiabilidade na prestação de seus serviços. 1.2 Objetivos Objetivo Geral Desenvolver um protótipo para controlar os processos de entrada e saída de documentos no Setor de Protocolo da empresa Hadlich & Advogados Associados S/S Objetivos Específicos Apresentar o sistema de informação atual do Setor de Protocolo da empresa Hadlich & Advogados Associados S/S; Descrever as Funcionalidades do novo Sistema para o Setor de Protocolo; Verificar a percepção dos Advogados quanto ao protótipo desenvolvido para o Setor de Protocolo;

14 Justificativa Com o avanço tecnológico as empresas traçaram um cenário de intensa competitividade, tornando-se imprescindível à estruturação dos seus processos e, como em qualquer instituição organizada, a empresa Hadlich & Advogados Associados S/S visa o sucesso e um alto índice de satisfação do cliente. A agilidade nos processos e a confiabilidade das informações são fundamentais nas organizações, e isso se torna possível quando a automação é utilizada de forma a melhorar e agilizar o trabalho dos funcionários. O desempenho dos processos pode se tornar lento e de valor elevado se executados com o excesso de papel. Assim, ao desenvolver um protótipo de um sistema de informação a empresa obterá vantagens significativas, tais como: agilidade no cadastramento dos documentos recebidos e enviados, redução do tempo ao receber documentos, registro confiável, possibilidade de consultas e relatórios mais precisos em menor tempo, redução de erro nas informações registradas no computador, além de obter um diferencial competitivo. Este sistema possibilitará ao escritório, uma grande economia em razão da necessidade de gastos com papéis, tornando assim, o fluxo de trabalho mais produtivo. Por derradeiro, ao desenvolver esse trabalho, foi possível constatar a importância de ter cursado a faculdade de Automação de Escritório e Secretariado Executivo, adquirindo conhecimento na área de Tecnologia, dando assim possibilidade para a estagiária desenvolver este trabalho com serenidade.

15 13 2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS 2.1 Sistemas Para melhor esclarecer este tópico apresentar-se-á a princípio, algumas considerações e conceitos sobre informação e sistemas, para posteriormente abordar sistema de informação, procurando com isso, facilitar o entendimento àqueles que irão ler o trabalho. Na opinião de Stair (1998, p. 4), dados são os fatos em sua forma primária (...) há vários tipos de dados que podem ser usados para representar estes fatos. Quando estes fatos são organizados ou arranjados de uma maneira significativa, eles se tornam uma informação. Assim, baseado no que diz o mesmo autor, informação é um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si. Sobre este mesmo assunto McGee e Prusak (1994, p ) são mais claros ao afirmar que informação não se limita a dados coletados; na verdade informações são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contesto. Informação deve informar, enquanto os dados absolutamente não têm essa missão. A informação deve ter limites, enquanto os dados podem ser ilimitados. Para que os dados se tornem úteis como informação a uma pessoa encarregada do processo decisório é preciso que sejam apresentados de tal forma que essa pessoa possa relacioná-los e atuar sobre eles. Toda informação é a base ou resultado de uma ação deliberada, tendo à frente os agentes de decisão dentro do ambiente organizacional, sejam estes diretores, gerentes, chefes intermediários ou titulares de pequenas empresas. A informação pode tratar tanto das atividades operacionais, englobando as atividades básicas ou rotineiras da organização, como da base estratégica envolvendo decisões em altas esferas.(yourdon, 1990). Assim, a informação faria parte do ativo de uma empresa, ou seja, precisaria ser administrada da mesma forma que os outros tipos de ativo representados pelos seres humanos, capital, propriedades, bens materiais e outros, visto a importância que a mesma possui. Sendo a informação um dos recursos mais importantes e valiosos, cabe ao administrador determinar claramente o papel que esta vai desempenhar no projeto e execução da estratégia competitiva, caso contrário, corre o risco de ficar numa posição de desvantagem perante seus concorrentes mais capacitados. Para que esta situação não aconteça, tem-se a necessidade de utilizar um sistema de informação eficaz, pois, por meio dele, a organização atingirá sua metas, aperfeiçoando os processos empresariais e adicionando valor a seus produtos. Sendo assim, Rezendes (2001, p.

16 14 4), conceitua sistema como sendo o conjunto de partes que integram entre si, integrando-se para atingir um objetivo ou resultado. Já para Davis (1987, p. 04), o sistema em processamento de dados é conjunto de pessoas, máquinas e métodos organizados de modo a cumprir um certo número de funções específicas. De acordo com Stair (1998) os sistemas possuem alguns componentes básicos, ou seja: Objetivo refere-se tanto aos objetivos dos usuários do sistema, quanto aos objetivos do próprio sistema. É a finalidade para qual o sistema foi desenvolvido; Entrada envolve a captação ou coleta de dados que entram no sistema para serem processados; Processo de transformação é a função que possibilita a transformação da entrada em resultado (saída). Saídas correspondem aos resultados do processo de transformação. As saídas devem ser coerentes com os objetivos e tendo em vista o processo de controle e avaliação, elas devem ser quantificáveis; Controle e avaliações verificam, principalmente, se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos para o sistema. Para realizar o controle e avaliação, é necessária uma medida de desempenho do sistema; Feedback pode ser considerado como a reintrodução de uma saída sob forma de informação ao sistema, podendo ser monitorada e controlada para assegurar que este continua a atingir seus objetivos; Na figura 1, representa os componentes de um sistema: FIGURA 1: Os Componentes de um Sistema Fonte: OLIVEIRA (1994)

17 15 Diversas são as classificações dadas aos sistemas. Eles podem ser simples ou complexos, abertos ou fechados, estáveis ou dinâmicos, adaptáveis ou não-adaptáveis, permanentes ou temporários (STAIR, 1998, p. 8). A seguir descreve-se esta classificação, segundo o mesmo autor: Sistema Simples é aquele que possui poucos elementos e a relação ou interação entre eles é descomplicada ou direta. Sistema Complexo é aquele que tem muitos elementos com relacionamentos complexos, sendo que a idéia de subsistemas é tornar sistemas complexos em sistemas simples. Sistema Aberto um sistema aberto interage com o seu meio ambiente, ou seja, recebe entrada de fora e fornece saída ao ambiente do sistema. Sistema Fechado é o oposto de um aberto, ou seja, não existe qualquer interação ou troca com o meio ambiente externo ao sistema. Na realidade é difícil afirmar que existe um sistema fechado. Este conceito serve, principalmente, para classificar os sistemas quanto ao seu grau de abertura. Sistema Estável é aquele em que as mudanças no ambiente resultam em pouca ou nenhuma mudança no sistema. Sistema Dinâmico é aquele que sofre mudanças rápidas e constantes devido às mudanças no seu ambiente. Sistema Adaptável é aquele que responde às variáveis do ambiente, ou seja, ela monitora o ambiente e recebe modificações em resposta a mudanças no ambiente. Sistema Não-Adaptável é aquele que não muda com as variações do ambiente. Sistema Permanente é aquele que existe por um longo período de tempo, geralmente, 10 anos ou mais. Sistema Temporário é aquele que não tem uma longa existência, sendo que em alguns casos os sistemas são feitos para serem temporários. Um administrador saber escolher qual o tipo de sistema a ser utilizado, para isso é indispensável analisar o porte da empresa e sua atividade, devendo estar preparado para efetuar mudanças rápidas para adaptar-se ao mercado de trabalho e às necessidades dos clientes. Alguns sistemas possuem variáveis e parâmetros, sendo que algumas partes destes sistemas estão sob controle gerencial direto, outros não. Uma variável de sistema é a quantidade ou item que pode ser controlado pelo tomador de decisão. Como exemplo tem-se a quantidade de estoque. Um parâmetro é um valor ou quantidade que não pode ser controlada, é o preço da matéria-prima.

18 16 Velloso (1997) acrescenta, além dos parâmetros e variáveis, os propósitos ou finalidades que devem ser alcançados por um sistema. São eles: Simplicidade o sistema é mais eficaz e eficiente à medida que alcança os objetivos propostos da maneira mais simples possível; Economicidade o sistema é mais eficaz e eficiente à medida que alcança os objetivos propostos da maneira mais econômica possível; Produtividade o sistema é mais eficaz e eficiente à medida que apresenta acréscimo de produtividade durante a sua execução; Aceitabilidade o sistema é mais eficaz e eficiente à medida que é aceito pela totalidade dos membros que deles fazem parte, pois, desta forma, cria condições mais favoráveis de trabalho; Racionalidade o sistema é mais eficaz e eficiente à medida que todos os meios utilizados são coerentes e indispensáveis ao alcance dos objetivos propostos. Para uma melhor compreensão, se o objetivo principal de uma empresa é o lucro, o sistema que mais imediatamente contribui para o alcance deste objetivo, terá prioridade no processo de planejamento da empresa. Uma vez compreendido os conceitos de informação e sistemas e as principais chances envolvidas, cabe ressaltar, o relacionamento de ambos. Quando coligados, os conceitos de sistema e informação assumem outra amplitude, principalmente ao considerar a utilização dos sistemas de informação em uma organização. 2.2 Sistema de Informação As organizações vêm recorrendo cada vez mais freqüentemente, atingindo níveis de produtividade antes impensáveis. Os sistemas de informação assumem um papel central, criando, memorizando, tratando e transmitindo informação em tempo oportuno, de modo a minimizar o erro na tomada de decisão. Stair (1998, p. 11) define sistema de informação como sendo um tipo especializado de sistema e pode ser definido de inúmeros modos. (...) um sistema de informação (SI) é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback. Do ponto de vista de Laudon (1999) entrada é a captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem processados; processamento é a transformação (cálculo, organização) que convertem insumos (entrada) em produto/serviço; saída abrange a produção

19 17 de informações úteis, quase sempre na forma de relatórios, documentos; e feedback dados sobre desempenho: por exemplo, sobre o desempenho de vendas. Já na opinião de Freitas e Lesca (2001, p. 10) um sistema de informações é o conjunto interdependente de pessoas, das estruturas da organização, das técnicas de informação (hardware e software), dos procedimentos e métodos, que deveria permitir à empresa dispor, ao tempo desejado, das informações que necessita (ou necessitará) para seu funcionamento atual e para sua evolução. Neste sentido, o uso adequado de um sistema de informação envolve a identificação de áreas decisivas para o sucesso, empenho para melhorar a produtividade, ênfase ao aperfeiçoamento contínuo e desenvolvimento de sistemas de informação que possam oferecer vantagens competitivas. A tomada de decisões dar-se-á com a correta coleta dos dados, fazendo com que a empresa desenvolva diversos trabalhos que melhorem a atuação no gerenciamento das informações, a fim de superar as expectativas e atingir seus objetivos. Inicialmente, sistemas de informação eram manuais. Entretanto, com o aparecimento do computador as mudanças tornaram-se rápidas, fazendo com que grande parte das empresas hoje não utilizem mais o processo manual, embora Stair (1998, p. 12) afirme que alguns analistas de investimentos fazem manualmente gráficos e linhas de tendências para auxiliá-los nas decisões de investimentos. (...) alguns investidores fizeram milhões de dólares usando sistemas de informação manuais de análise de dados. A grande maioria dos sistemas de informação começa de forma manual, para desenvolver o processo e depois ser informatizado. Mas se o sistema de origem apresentar defeito, a sua informatização, somente, irá aumentar a chance de falhas. Baseado no que diz Laudon (1999) um SIBC (Sistema de Informação Baseado em Computador) usa a tecnologia de computação para executar parte das funções de processamento de um sistema de informação e também algumas das funções de entrada e saída. Contudo, seria um erro descrever um sistema de informação apenas em termos de computadores. um sistema de informação é uma parte integrante de uma organização e é um produto de três componentes: tecnologia, organizações e pessoas. Não se pode entender ou usar sistema de informação em empresas de forma eficiente sem o conhecimento de suas dimensões em termos de organização e de pessoas, assim como de suas dimensões técnicas. (LAUDON, 1999, p. 5).

20 18 Cabe esclarecer a finalidade de cada um destes componentes. Baseado no que diz o mesmo autor, a tecnologia é o meio pelo qual os dados são transformados e organizados para uso das pessoas. As Organizações moldam os sistemas de informação de várias formas óbvias e as pessoas usam informações vindas de sistemas baseados em computadores em seus trabalhos (LAUDON, 1999). Essas formas produzem informações necessárias, confiáveis, em tempo hábil, atendendo aos requisitos operacionais e gerenciais para a tomada de decisões. Podendo assim, assegurar o atendimento dos objetivos da empresa de maneira direta e eficiente. Por isso, existem vários tipos de sistema de informação, onde Silva (2000) esclarece cada um deles: Sistemas de Processamento de Transações - SPT (SPT: Transaction Processing Systems) sistemas computadorizados que realizam e registram as transações rotineiras diárias necessárias à condução do negócio; servem ao nível operacional de organização. Sistemas de Informação Gerencial - SIG (MIS: Management Information Systems) Sistema de informação do nível gerencial de uma organização que fornece suporte a funções de planejamento, controle e tomada de decisão por meio de relatórios resumidos de rotinas. Sistemas de Informação Estratégica SIE Sistemas de informação em qualquer nível da organização que mudam objetivos, processos, produtos, serviços ou relacionamentos ambientais para ajudar a organização a obter vantagem competitiva. Sistemas de Suporte Executivo ESS / EIS Sistema de informação do nível estratégico de uma organização projetada para tratar da tomada de decisão não-estruturada por meio de gráficos avançados e comunicações. Sistemas de Apoio à Decisão SAD (DSS Decision Support System) Sistema de informação do nível gerencial de uma organização que combina dados e modelos analíticos sofisticados para fornecer suporte à tomada de decisão semi-estruturada e não-estruturada. Já Oliveira (1993) descreve de forma diferente os tipos de sistema de informação. Sistemas Transacionais ou Operacionais é a base para as operações e para as atividades de programação, coordenação e controle da empresa. Um sistema transacional é caracterizado por regras formalizadas, comunicações interfuncionais e foco nas atividades seqüencial. Sistemas de Informação Gerenciais surgiu para através dos dados armazenados pelos sistemas operacionais, gerar informações para o processo de análise e decisão gerencial. Sistemas Especialistas abrem a oportunidade para o uso da tecnologia da informação como substituição de parte ou do todo do trabalho de especialistas humanos.

21 Sistemas de Informações Executivas fazem uso de recursos avançados de tecnologia de informação, possibilitando ao usuário a várias bases de dados, internas e externas à empresa, através de uma única interface. Sistemas de Apoio à Decisão são sistemas que vão desde a análise e projeções estatísticas de séries de dados até complexos modelos simuladores da realidade estudada. quadro abaixo: Em resumo, Oliveira (1993) compara os vários tipos de sistema, como mostra ao S. Transações SIG SAD SIE Usuários Operários Supervisores Gerência intermediária Alta gerência Diretoria Quantidade de dados processados Grande Média Pequena Pequena Impacto das informações Pequeno Médio Grande Grande Grau de precisão das informações Alto Alto Médio Baixo Origem dos dados ST Ambiente externo Processos ST Ambiente externo Ambiente interno Finalidade informações Acompanhamento. Apoio Cenário Controle Desempenho Decisão Previsão Quanto à estrutura Semi Não Estruturado Estruturado estruturado estruturado Quadro 1: Comparação entre os diversos tipos de Sistemas. Fonte: adaptação de Oliveira (1993). 19 Após observar o conceito de cada autor, pode-se chegar a uma conclusão. O desenvolvimento de um sistema de informação começa quando o usuário verifica a necessidade do mesmo para a solução de um problema, pois cada tipo de sistema de informação tem a sua finalidade. As organizações usam sistemas de informação para dar suporte à realização de suas metas. Antes de decidirem sobre qual tipo de sistema de informação para uma organização, os administradores devem identificar os fatores críticos de sucesso da empresa que devem receber o apoio de um sistema. Um sistema de informação não é auto-suficiente por si só, tampouco o remédio para todos os males organizacionais. Para o trabalho em questão, o tipo de sistema que será adotado é o SPT que é o Sistema de Processamento de Transações, que tem como objetivo transmitir as transações rotineiras e proporcionar soluções ao gerenciamento de arquivo e a organização das informações. Mas, para entendermos o significado do sistema de informação é necessário entender como ele funciona em seu clico de vida e seu desenvolvimento.