unioeste Universidade Estadual do Oeste do Paraná

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1 unioeste Universidade Estadual do Oeste do Paraná Associação de Microempresas e Empresas de Pequeno Porte do Oeste do Paraná Como Elaborar Controles Financeiros Apoio:

2 A importância dos controles financeiros Uma boa gestão financeira garante a saúde de sua empresa e, porque não dizer também, a sua tranqüilidade. Mantendo a liquidez, os compromissos assumidos com terceiros são honrados em dia, além de ampliar seus lucros sobre investimentos. Empresa sã, proprietário são. A manutenção de uma liquidez confortável e seus resultados satisfatórios são frutos de uma série de decisões e atitudes tomadas diariamente. A saúde vai bem graças às várias operações na empresa. Para cuidar da gestão financeira, o empresário precisa lidar com números e informações o tempo todo. Se a empresa tem números confiáveis, ele consegue informações para tomar decisões. As informações financeiras que o empresário precisa para tomar decisões são obtidas por meio dos controles financeiros. Então, podemos dizer que a finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e confiáveis para o empresário tomar decisões. Controle Diário de Caixa a) Registra todas as entradas e saídas de dinheiro. Além de apurar o saldo existente no caixa; b) A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de dinheiro; c) Informações importantes para: Controlar valores depositados em bancos; Fazer pagamentos em dinheiro; Controlar e analisar as despesas pagas; Fornecer dados para o Fluxo de Caixa. COMO FAZER? CONTROLE DIÁRIO DE CAIXA Mês: Janeiro/2010 DIA HISTÓRICO ENTRADAS SAÍDAS SALDO 2 Saldo Anterior (mês anterior) 890,00 2 Vendas à vista Notas: 352/353/355/ , ,00 2 Recebimentos de vendas a prazo em cheq , ,00 2 Pagamento Papelaria Delta NF , ,00 2 Pagamento serv. de manutenção elétrica 70, ,00 2 Pagamento serv. de contabilidade NF , ,00 2 Pagamento Fiação Estrela duplicata 232/2 600, ,00 2 Pagamento Ind. Embalagens Beta dupl , ,00 2 Depósito em cheques no Banco XYZ 1.250,00 45,00 SALDO A TRANSPORTAR 45,00 2

3 Hora de praticar! Empresa: Malharia Alfa Ltda. Saldo Anterior (dia 05/01/2010) R$ 3.360,00 Registrou vendas à vista R$ 1.280,00 Recebimentos a prazo R$ 800,00 Pagamento de funcionário R$ 700,00 Pagamento de fornecedor (Indústria de Sabão Super Brilho Ltda.) R$ 600,00 Pagamento de encargos trabalhistas R$ 122,00 Pagamento de empréstimo Banco Seu Futuro está Aqui R$ 200,00 Depósito de cheque no Banco Foi embora meu dinheiro R$ 700,00 CONTROLE DIÁRIO DE CAIXA Mês: DIA HISTÓRICO ENTRADAS SAÍDAS SALDO SALDO A TRANSPORTAR Controle Bancário É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle existente, ou seja, os depósitos na conta corrente, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta (tarifas, juros, conta de energia); Serve para: Confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco; Gerar informações sobre os saldos bancários existentes, inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia. 3

4 COMO FAZER? CONTROLE DE MOVIMENTO BANCÁRIO Mês: Janeiro/2010 CONTA: BANCO XYZ AG DIA HISTÓRICO CRÉDITO DÉBITO SALDO 6 Saldo Anterior 3.360,00 6 Recebimento de clientes - boletos: 101/ , ,00 6 Depósito em cheques 1.250, ,00 6 Débito em conta: fatura CEMIG 600, ,00 6 Pagamento. Fornece. - cheq , ,00 6 Débito em conta: Imposto 19, ,00 6 Pagamento INSS e FGTS ref. Dezembro/ , ,00 6 Débito em conta: parcela empréstimo 1.200,00 621,00 SALDO A TRANSPORTAR 621,00 Hora de praticar! Empresa: Malharia Alfa Ltda. Saldo anterior R$ 1.200,00 Recebimento boletos R$ 615,00 Depósitos em cheque R$ 700,00 Débito do telefone R$ 134,00 Cheque pagamento fornecedor R$ 300,00 Tarifa bancária R$ 22,00 CONTROLE DE MOVIMENTO BANCÁRIO Mês: CONTA: BANCO XYZ AG DIA HISTÓRICO CRÉDITO DÉBITO SALDO SALDO A TRANSPORTAR 4

5 Controle Diário de Venda Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês. Através deste instrumento, o empresário pode tomar providências para que as metas de vendas sejam alcançadas. COMO FAZER? Empresa: Mês: Janeiro/2010 CONTROLE DIÁRIO DE VENDAS DIA À VISTA 30 DIAS 60 DIAS 90 DIAS DIAS DIAS DIAS TOTAL 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 400,00 400,00 120, , ,00 450,00 450,00 80, , ,00 850,00 940, , , , ,00 200, ,00 Hora de praticar! Empresa: Malharia Alfa Ltda. Venda à vista realizada no dia 02/02/2010 no valor de R$ 50,00 Venda a prazo (60 dias), realizada no dia 02/02/2010 no valor de R$ 120,00 Venda a prazo ( dias) no dia 03/02/2010 no valor total de R$ 600,00 Venda à vista no dia 03/02/2010 no valor de R$ 80,00 Venda a prazo (entrada + 30 e 60 dias) no dia 04/02/2010 no valor total de R$ 600,00 Venda a prazo (60 dias) no dia 04/02/2010 no valor de R$ 150,00 Obs.: Não esqueça que fevereiro de 2010 possui 28 dias. 5

6 Empresa: DIA À VISTA CONTROLE DIÁRIO DE VENDAS Mês: Fevereiro/ DIAS 60 DIAS 90 DIAS DIAS DIAS DIAS TOTAL Uma boa gestão financeira garante a tranquilidade do empresário, mantendo em dia seus compromissos e aumentando a lucratividade Controle de contas a receber Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo. Deve ser organizado para: Fornecer informações sobre o total dos valores a receber de clientes; Estimar os valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias; Conhecer o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso, bem como tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos; Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia; Fornecer informações para a elaboração do fluxo de caixa. 6

7 Hora de praticar! Empresa: Malharia Alfa Ltda. CLIENTE FORMA PGTO BANCO VALOR DATA DATA Vencimento Recebimento Maria Moreira Cheque 386-A Bradesco R$ 370,00 05/01 05/01 Ângela Nogueira Cheque 4720 Itaú R$ 320,00 07/01 07/01 Rei das Malhas Cheque 1236 Bradesco R$ 290,00 06/01 06/01 Moda Jovem Cheque 886-C do Brasil R$ 270,00 08/01 08/01 Três Marias Boleto 101 R$ 450,00 10/01 Não Pagou Mulher Moderna Boleto 105 R$ 380,00 16/01 16/01 JB Ltda Boleto 110 R$ 650,00 27/01 27/01 Roupas & Assessórios Boleto 112 R$ 500,00 16/01 16/01 Criativa Boleto 115 R$ 480,00 12/01 12/01 Observação: A empresa Três Marias não efetuou o pagamento. Preencha de acordo com a tabela acima. Empresa: CONTROLE DE CONTAS A RECEBER Controle por data de vencimento Mês/Ano: DATA Recebimento FORNECEDOR DESCRIÇÃO VALOR R$ Vencimento Data Valor R$ 5 Maria Moreira Cheque 386-A 370, ,00 B. Bradesco 7 Ângela Nogueira Cheque 4720 B. Itaú 320, ,00 TOTAL DO MÊS 7

8 Administração das contas a receber Realizar uma gestão eficaz das contas a receber é de fundamental importância para o caixa da empresa. Na gestão de contas a receber, três fatores devem ser considerados: Condições de crédito: Estão relacionados à concessão de prazos e aos descontos que podem ser oferecidos para as vendas à vista. É de fundamental importância conhecer os prazos médios de recebimentos para determinar o montante de recursos investidos em contas a receber de clientes (duplicatas, cheques pré-datados, cartões de crédito, etc.) Padrões e limites de crédito: Estabelecem as exigências para a concessão de crédito, o perfil da clientela e definem os limites de crédito para cada cliente, visando minimizar os riscos financeiros. Controle de contas a receber: Constitui a base de dados que gera diversas informações para a tomada de decisões no que se refere a políticas de vendas e concessão de créditos. Fique de olho! Verifique as causas para aumento do montante de contas a receber (situação real x situação ideal projetada). As causas podem ser decorrentes de: Aumento das vendas (então, a causa não é preocupante); Aumento dos prazos concedidos aos clientes; Inadimplência dos clientes. O aumento do montante de contas a receber aumenta a Necessidade de Capital de Giro. Isso pode obrigar a empresa a recorrer a empréstimos bancários, arcar com despesas financeiras e, conseqüentemente, reduzir seu lucro. Analise as causas da inadimplência, principalmente se os valores existentes estão apertando o caixa ou se as perdas estão reduzindo os lucros: Verifique se existem falhas nos procedimentos de cadastros e concessões de crédito; Certifique se os procedimentos de cobrança são eficazes; Avalie as possibilidades e as vantagens de orientar as vendas para recebimentos por meio de duplicatas, cheques pré-datados ou cartão de crédito. Controle analítico de clientes Além de organizar o controle dos valores a receber por data de vencimento, a empresa precisa manter um controle individualizado de cada cliente cadastrado em ordem alfabética. Tal controle fornece informações importantes para as áreas de crédito, cobrança e 8

9 vendas. Além de fornecer dados para uma comunicação direta com o cliente, acompanhando a pontualidade de seus pagamentos, aumentando seu limite de crédito e observando sua freqüência de compras. COMO FAZER? Cliente: Maria Moreira Av. Presidente Vargas, 1242 CONTROLE ANALÍTICO DE CLIENTES DADOS DO CLIENTE Bairro: Centro Cidade: Cascavel - PR CEP: Tel.: (45) Cel.: maria@malhariaalfa.com.br DATA HISTÓRICO DAS COMPRAS E PAGAMENTOS REALIZADOS VALOR DAS COMPRAS DATA DE VENCTO. DATA DE PAGTO. VALOR PAGO OBSERVAÇÕES 20/11/ ,00 19/01/ /01/ ,00 Nome Fantasia: 10/12/ ,00 09/02/ /02/ ,00 Cliente desde outubro/ /02/ ,00 05/04/ /04/ ,00 Sempre pagou em dia. 03/03/ ,00 02/05/ /05/ ,00 Possui haver de R$ 100,00 23/03/ ,00 22/05/ /05/ ,00 Compras diminuiram 06/04/ ,00 06/06/ /06/ ,00 Haver compensado 27/04/ ,00 26/06/ /06/ ,00 Controle de contas a pagar Chegou a hora de honrar os compromissos financeiros. Organize os totais a pagar, obedecendo seus períodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias, etc. Mantendo as contas em dia você evita o estresse e ainda adquire uma série de vantagens: Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades; Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras; Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa. 9

10 Hora de praticar! Empresa: Malharia Alfa Ltda. FORNECEDOR FORMA DE PG. VALOR DIA DO VENC. PAGAMENTO Contab. Souza Honorários jan. R$ 400,00 02/02 Pago CEMIG Fornec. Energia R$ 600,00 02/02 Pago Ind. Emba. Delta das Dupl R$ 380,00 02/02 Pago Malhas Fiação Estrela Dupl. 232/2 R$ 600,00 03/02 Pago Fiação Santana Dupl 525-A R$ 1.380,00 05/02 Pago Aviamentos Ltda. Dupl. 126 R$ 3.000,00 05/02 Pago Posto Corujão NF 642 R$ 300,00 05/02 Pago Empréstimo BB Parc. Boleto R$ 1.200,00 07/02 Pago 04/06 Aluguel - Imobiliária Boleto fev/2010 R$ 2.100,00 07/02 Não Pago Silva Encargos Sociais Guia INSS e FGTS R$ 2.040,00 07/02 Pago Observação: O aluguel não foi pago. Preencha de acordo com os dados da tabela acima. Empresa: CONTROLE DE CONTAS A PAGAR Controle por data de vencimento Mês/Ano: 02/2010 DATA PAGAMENTO FORNECEDOR DESCRIÇÃO VALOR R$ Vencimento Data Valor R$ Contabilidade Honorários 02/02 400,00 02/02 400,00 Souza Contábeis Fornecimento 02/02 CEMIG 600,00 02/02 600,00 Energia 02/02 Ind. Embal. Delta Dpl ,00 02/02 380,00 TOTAL DO MÊS 10

11 Controle mensal de despesas Serve para registrar o valor de cada despesa, acompanhando sua evolução. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até, a tomada de providências urgentes, como cortar gastos que podem e devem ser eliminados. Empresa: Malharia Alfa Ldta. CONTROLE MENSAL DE DESPESAS Mês/ano: 02/2010 DIA Salários Encargos Energia Material Serviços Gastos Manut/ Aluguel Sociais e Água Escritório Contábil Veículos Conserv TOTAL 01/ / Soma Controle de estoques Razões para se manter estoque: Acomodar variação nas demandas; Produzir lotes econômicos; Não perder vendas. Consequência de se manter estoques: Custos mais altos de manutenção de estoques; Risco do inventário torna-se obsoleto; Capital retido. Vantagens do controle de estoques: Evitar desvios, Fornecer informações para reposição dos produtos vendidos, Facilitar a tomada de providências para redução dos produtos parados no estoque. Necessidades do controle de estoques: O montante financeiro do estoque e o valor por linha dos produtos; As quantidades em cada item de estoque; A quantidade e custo das mercadorias vendidas; Os estoques sem movimentação; A necessidade compras/reposição de estoques e fluxo de caixa. 11

12 COMO FAZER? Empresa: Malharia Alfa Ltda. Mês/Ano: 02/2010 CONTROLE DE ESTOQUES Produto: Malhas Suedine - Algodão Fornecedor: Fiação Santana Especificação: Largura: 1,6m Cor: Branca Localização no Estoque: Prateleira 04 Tamanho: 50m MOVIMENTAÇÃO DO ESTOQUE ENTRADA SAÍDA SALDO DATA Nº. VALOR VALOR PREÇO Documento QTDE TOTAL QTDE TOTAL QTDE MÉDIO VALOR TOTAL (R$) (R$) (R$) (R$) 01/02 Inventário 175 8, ,75 02/02 Req , ,25 948,75 04/02 req , ,25 330,00 05/02 NF , , ,00 06/02 Req , , ,80 Gestão de estoques O principal objetivo da gestão de estoques consiste em evitar o excesso ou a falta de suprimentos para produção e vendas, bem como evitar os extravios de estoques. O excesso de estoques acarreta diversos problemas para a empresa, em termos tanto de custos (maiores espaços, seguros, cuidados, etc.) quanto de perdas financeiras (dinheiro parado). Por outro lado, a insuficiência representa problemas para o processo produtivo (paradas de produção, aumento do tempo de produção, queda de produtividade) e problemas de vendas (redução de vendas, insatisfação de clientes, etc.) tudo isso reduz a lucratividade da empresa. Embora a gestão de estoques seja uma tarefa bastante trabalhosa tanto pela variedade de itens comercializados, como ocorre nas empresas varejistas, quanto pela quantidade de informações necessárias à gestão. Alguns controles e procedimentos simples facilitam essa gestão: Controle físico e financeiro de estoques (já mencionado anteriormente); Política de compras (mencionada para elaboração do fluxo de caixa); Análise comparativa: estoque atual x estoque desejado (já mencionada no cálculo da necessidade de capital de giro); Análise comparativa: estoque atual x valores a pagar aos fornecedores; Custo econômico dos estoques excedentes; Armazenagem e arrumação adequada dos produtos; 12

13 Fique de olho! Para as empresas que têm aperto de caixa e precisam recorrer a bancos para pagar seus compromissos em dia, a situação desejada é que os estoques sejam financiados pelos fornecedores, ou seja, o total dos estoques não deve ser maior que o valor a pagar aos fornecedores. Quando o valor do estoque é financiado pelos fornecedores, significa que a empresa não precisa de capital de giro para financiar estoques. Se o objetivo da empresa é manter os estoques necessários às suas operações financiadas pelos fornecedores, então, o prazo médio de estocagem deve ser menor ou igual ao prazo médio de pagamentos aos fornecedores. Outra informação importante para você aperfeiçoar a gestão de estoques será avaliar o custo econômico do estoque excedente. De modo geral, as empresas do comércio varejista trabalham com grande variedade de produtos. Essa variedade de itens torna a gestão de estoques bastante complexa e invariavelmente provoca estoque excedente. O valor do estoque excedente representa a principal causa de estrangulamento financeiro, ou seja, aperto de caixa. O custo econômico dos estoques excedentes indica quanto a empresa deixa de ganhar ao manter estoques acima dos níveis desejados. Avalie se, em seu ramo de atividade, é interessante promover uma liquidação de estoques. Se isso for possível, baixe os preços e faça dinheiro com os produtos que estão parados no estoque. Essa medida possibilita aumentar as vendas e o mais importante você venderá produtos que não precisam de reposição, ou seja, entrará dinheiro novo no caixa. Eis alguns exemplos, citando os principais, de alguns setores/ramos de atividades em que você pode promover uma liquidação dos estoques parados: alimentos e bebidas, artigos de vestuário, móveis e artigos de decoração, jóias e relógios, eletrodomésticos, produtos de higiene e limpeza, presentes e papelaria. 13

14 Fluxo de Caixa Fluxo de caixa é um instrumento de gestão financeira, que projeta para períodos futuros todas as entradas e as saídas de recursos financeiros da empresa, indicando como será o saldo de caixa para o período projetado. Sua grande utilidade é permitir a visualização de sobras ou faltas de caixa antes mesmo que ocorram, possibilitando ao empresário planejar melhor suas ações. Na verdade, toda ação realizada por uma empresa resume-se a entrada ou saída de dinheiro! É nesse jogo de entra-e-sai que o Fluxo de Caixa mostra sua importância, pois nos ajuda a perceber bem antes quando vai faltar ou sobrar recurso. Então, o que vem a ser o FLUXO DE CAIXA? É um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar o empresário a tomar decisões sobre a situação financeira da empresa. Consiste em um relatório gerencial que informa toda a movimentação de dinheiro (entradas e saídas), sempre considerando um período determinado, que pode ser uma semana, um mês, etc. No caso das empresas de pequeno porte, a projeção do fluxo de caixa para um período de quatro a seis meses é tempo suficiente para a gestão do capital de giro. Ressaltamos que, quando falamos num período de quatro a seis meses, significa que, ao final de cada mês, projetam-se novamente os períodos seguintes, de modo que sempre teremos informações para um horizonte de quatro a seis meses. Para que serve o relatório de Fluxo de Caixa? Planejar e controlar as entradas e saídas de caixa num período de tempo determinado; Auxiliar o empresário a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa; Verificar se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira no período avaliado; Verificar se os recursos financeiros são suficientes para tocar o negócio em determinado período ou se há necessidade de obtenção de capital de giro; Planejar melhores políticas de prazos de pagamentos e recebimentos; Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos; 14

15 Conhecer previamente (planejamento estratégico) os grandes números do negócio e sua real importância no período considerado; Avaliar se o recebimento das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no período considerado; Avaliar o melhor momento para efetuar as reposições de estoque em função dos prazos de pagamento e da disponibilidade de caixa; Avaliar o momento mais favorável para realizar promoções de vendas visando melhorar o caixa do negócio. É difícil preparar o fluxo de caixa? Para as empresas que têm os controles financeiros bem organizados, a preparação do fluxo de caixa é fácil. Entretanto, se a empresa ainda não tiver controles de forma organizada, é bastante provável que, nos três primeiros meses, o fluxo de caixa ainda não seja um documento confiável, porque algumas projeções ficarão superestimadas ou subestimadas, alguns custos ou despesas não terão sido previstos. Se isso lhe acontecer, não fique frustrado: primeiro é preciso organizar-se para ter dados confiáveis. Para a montagem da projeção do fluxo de caixa é extremamente necessário considerar os seguintes dados já explicados anteriormente: Saldo Inicial: é o valor constante no caixa no início do período considerado para a elaboração do Fluxo. É composto pelo dinheiro na gaveta mais os saldos bancários disponíveis para saque. Entradas de Caixa: correspondem às vendas realizadas à vista, bem como a outros recebimentos, tais como duplicatas, cheques pré-datados, faturas de cartão de crédito etc., disponíveis como dinheiro na respectiva data. Saídas de Caixa: correspondem a pagamentos de fornecedores, pró-labore (retiradas dos sócios), aluguéis, impostos, folha de pagamento, água, luz, telefone e outros, entre eles alguns descritos em nosso modelo. Saldo Operacional: representa o valor obtido de entradas menos as saídas de caixa na respectiva data. Possibilita avaliar como se comportam seus recebimentos e gastos periodicamente, sem a influência dos saldos de caixa anteriores. Saldo Final de Caixa: representa o valor obtido da soma do Saldo Inicial com o Saldo Operacional. Permite constatar a real sobra ou falta de dinheiro em seu negócio no período considerado e passa a ser o Saldo Inicial do próximo período. 15

16 Como começar a montar e gerenciar o relatório de Fluxo de Caixa? Seja sistemático! Crie o hábito de registrar todo e qualquer movimento financeiro ocorrido e a ocorrer em sua empresa em determinada data. A informática pode auxiliálo muito, entretanto, a falta de informatização não deve ser desculpa para não registrar manualmente tais movimentos. Na primeira hora de seu dia de trabalho, verifique, analise e registre saldo em dinheiro no caixa bem como saldos bancários. Muita atenção deve ser dispensada aos saldos bancários, pois é o seu dinheiro administrado por terceiros; além de incidir taxas, tarifas e encargos financeiros, pode haver algum cheque devolvido que você considerava como dinheiro em conta! Todos os valores lançados no Fluxo de Caixa devem ser realistas. Para isso é necessário manter as entradas e saídas sempre atualizadas. Ao lançar as saídas, lembre-se que as despesas com energia elétrica, água e esgoto, impostos municipais, estaduais e federais, assim como aluguéis, salários, prestação de serviços continuados por terceiros, têm data certa para serem pagas. Caso contrário, haverá incidência de multas e juros de mora. Assim, lance essas despesas como previsões e compare-as com as realizadas na data de ocorrência. Analise as disponibilidades de caixa, que a data mais oportuna para efetuar retiradas pessoais (pró-labore). A coluna de totalização sempre demonstra o grau de acerto nas previsões. Quanto mais apurado for seu conhecimento do negócio, mais o previsto se aproximará do realizado. Caso seu negócio sofra influências de temporadas (alta e baixa sazonalidade), tenha muita atenção com o planejamento de suas despesas a fim de evitar problemas de insuficiência de caixa. Quando o Fluxo de Caixa se torna negativo por longo período consecutivo, indica que seu capital de giro está comprometido! Neste caso é bom pensar em promover vendas à vista com descontos, dando ênfase aos produtos mais parados em seu estoque. A previsão do Fluxo de Caixa permite saber antecipadamente de quanto recurso financeiro você precisará e se pode ser gerado pelas vendas e recebimentos. Caso não seja suficiente, permitirá que você negocie alternativas de obtenção de financiamentos com mais critério e segurança e maiores chances de negociação de taxas. Lembre-se que um caixa em nível adequado evita surpresas quando ocorrem inadimplências em sua empresa. 16

17 Percebeu quanta utilidade uma ferramenta simples e prática pode oferecer ao seu negócio? Modelo de Fluxo de Caixa ITENS JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL SALDO INICIAL 1.500, , , ,00 A - ENTRADA Caixa 500,00 600,00 700,00 800,00 Banco 2.000, , , ,00 Vendas a prazo , , , ,00 Aumento de Capital Social Receitas financeiras 300,00 300,00 300,00 300,00 TOTAL ENTRADAS: , , , ,00 B - SAÍDAS Aluguel 500,00 500,00 500,00 500,00 Água 100,00 100,00 100,00 100,00 Energia 300,00 300,00 300,00 300,00 Compras a vista 400,00 500,00 600,00 600,00 Compras a prazo (fornecedor) 5.000, , , ,00 Despesas tributárias 1.000, , , ,00 Despesas com materiais 150,00 100,00 100,00 100,00 Despesa com equipamentos 80,00-50,00 - Salários , , , ,00 TOTAL SAÍDA , , , ,00 SALDO OPERACIONAL (A - B) , , , ,00 Empréstimo a captar Aplicação Financeira Resgate de Aplicação SALDO FINAL (Saldo Inicial , , , ,00 Saldo Operacional) NÍVEL DESEJADO , , , ,00 Agora, mãos à obra! Faça você mesmo o Fluxo de Caixa e veja no dia-a-dia das finanças da sua empresa o caminho correto para a tomada de decisões. Capital de Giro Capital de giro significa capital de trabalho, ou seja, o capital necessário para financiar a continuidade das operações da empresa, como recursos para financiamento aos clientes (nas vendas a prazo), recursos para manter estoques e recursos para pagamento aos fornecedores (compras de matéria-prima ou mercadorias de revenda), pagamento de impostos, salários e demais custos e despesas operacionais. Podemos observar, conforme o próprio nome indica, 17

18 que o capital de giro está relacionado com todas as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, como se fosse o sistema circulatório no corpo humano. Se o capital de giro está relacionado com as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, podemos concluir que: A interpretação das situações acima nos leva a determinar em quais contas a empresa precisa aplicar recursos e de que contas a empresa obtém recursos para financiar o capital de giro. Um conceito importante para entendimento do capital de giro está relacionado à Necessidade de Capital de Giro. A Necessidade de Capital de Giro indica o montante de recursos que a empresa precisa para financiar suas operações, ou seja, o valor dos recursos que a empresa precisa para que seus compromissos sejam pagos nos prazos de vencimento. Necessidade de Capital de Giro representa a diferença entre o montante de recursos aplicados em capital de giro (I) menos o total dos recursos que a empresa consegue para financiar o capital de giro (II) 18

19 ATENÇÃO! Os controles financeiros que você já começou a praticar controles de contas a receber, controle de contas a pagar e controle de estoques fornecerão informações úteis para uma visão geral da necessidade de capital de giro. Como calcular a necessidade de capital de giro? Existem diversos métodos que levam ao mesmo resultado. Por isso, vamos optar por um método simples e de fácil compreensão, como foi o método adotado pela Malharia Alfa. A Malharia Alfa é uma confecção de pequeno porte, que produz diversos artigos para vestuário feminino e mantém estoques para pronto atendimento aos seus clientes. Nos últimos dois anos, para pagar os compromissos em dia, a empresa vem tomando empréstimos bancários. Preocupado com tal situação, o Sr. Fonseca, proprietário da empresa, decidiu levantar a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa. Ele tomou como base os dados dos controles internos: controles de contas a receber, controle de estoques e controles de contas a pagar. Os dados levantados pelo Sr. Fonseca foram: MALHARIA ALFA Levantamento da Necessidade de Capital de Giro SITUAÇÃO LEVANTADA EM: CONTAS DE CAPITAL DE GIRO 31/01/ Aplicação em Capital de Giro 1.1 Contas a receber de clientes , Estoque (matéria prima) , Estoque de Produto Acabado ,00 SOMA I ,00 2 Fontes de Financiamento de Capital de Giro 2.1 Fornecedor a pagar , Imposto a pagar 6.000, Custo e despesas a pagar ,00 SOMA II ,00 3. Necessidade Capital de Giro (I - II) ,00 19

20 Na situação levantada, a Malharia Alfa precisa de R$ ,00 para pagar seus compromissos em dia, ou seja, a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa é de R$ ,00. Hora de praticar! A exemplo do Sr. Fonseca, faça o levantamento da Necessidade de Capital de Giro da sua empresa/negócio, utilizando as informações: Faça um levantamento utilizando os seguintes dados: Contas a receber de clientes: 500,00 Estoque de matéria-prima: 2.000,00 Imposto a pagar: 200,00 Custo de despesas a pagar: 600,00 Estoque de produto acabado: 1.800,00 Fornecedor a pagar: 3.000,00 MALHARIA ALFA Levantamento da Necessidade de Capital de Giro SITUAÇÃO LEVANTADA EM: CONTAS DE CAPITAL DE GIRO 31/01/ Aplicação em Capital de Giro 1.1 Contas a receber de clientes 1.2 Estoque (matéria prima) 1.3 Estoque de Produto Acabado SOMA I 2 Fontes de Financiamento de Capital de Giro 2.1 Fornecedor a pagar 2.2 Imposto a pagar 2.3 Custo e despesas a pagar SOMA II 3. Necessidade Capital de Giro (I - II) Fique de olho! Você poderá pensar: bem, mas minha atividade é comércio varejista, e a empresa não precisa de matérias-primas nem de produtos acabados. O que a loja tem é estoque de mercadorias. Nesse caso, basta você utilizar somente as contas de capital de giro de que a empresa precisa, ou seja: o comércio precisa de capital de giro para financiar clientes (vendas a prazo) e financiar estoques. Agora, você já tem dados e informações para cuidar da parte mais importante das finanças da empresa, que é a gestão do capital de giro. 20

21 A importância da gestão do capital de giro Nas empresas de pequeno porte cerca de 90% do tempo do gerente financeiro são dedicados à gestão do capital de giro. De fato, isso se justifica, pois a gestão do capital de giro é um dos aspectos mais importantes para a saúde financeira da empresa. Quando a empresa não consegue manter um nível satisfatório de caixa para honrar seus compromissos por causa do desequilíbrio de capital de giro, provavelmente ela poderá ser forçada a sair do mercado, principalmente se perder os créditos junto a fornecedores e bancos. Para garantir o capital de giro necessário ao funcionamento da empresa, o empresário ou o gerente financeiro dedica grande parte de seu tempo a administração do caixa (disponibilidades), administração das contas a receber (provenientes das vendas a prazo), gestão financeira dos estoques, administração das obrigações a pagar (fornecedores, impostos, empréstimos, despesas operacionais e outras contas a pagar), além de visitas e negociações com bancos. Talvez você esteja se perguntando: Minha empresa já tem controles financeiros, tem controle de estoques, e esses controles geram informações para calcular a Necessidade de Capital de Giro. Então, eu não estou fazendo a gestão do capital de giro? Em parte você tem razão, pois esses controles fornecem informações para a gestão do capital de giro. E, de fato, você está dedicando a maior parte de seu tempo a essa gestão. Mas todos os dias, as empresas buscam soluções para melhorar a gestão do capital de giro, porque é por meio desse aperfeiçoamento contínuo que elas conseguem aumentar os lucros do negócio, principalmente aquelas empresas que sempre precisam de recursos bancários para equilibrar o caixa. É muito importante buscar a situação ideal para as operações da empresa, em termos de prazos de recebimento dos clientes, prazos para manutenção de estoques e prazos para pagamento de compromissos (pagamento de fornecedores, impostos e despesas). Observe alguns reflexos na Necessidade de Capital de Giro - NCG Aumentando os prazos de recebimentos ou os prazos de estoques. Reduzindo os prazos de pagamentos (fornecedores, impostos, etc.). Aumentando as vendas, principalmente, em épocas de picos. Reduzindo os prazos de recebimentos das vendas. Reduzindo os prazos de estocagem. Aumentando os prazos de pagamentos, junto aos fornecedores. 21

22 O fluxo de caixa é um dos instrumentos mais eficientes para gestão do capital de giro. O aperto de caixa, em muitos casos, não significa que a empresa precisa de novos recursos para financiar a Necessidade de Capital de Giro. Isso pode ser reflexo de uma série de decisões ou atitudes tomadas anteriormente, como, por exemplo: estoques excedentes, clientes em atraso, investimentos sem planejamento, etc. Recorrer a empréstimos ou descontos bancários pode ser uma maneira bastante fácil para equilibrar o caixa. Mas lembre-se de que essa maneira fácil de resolver problemas financeiros pode consumir boa parte de seu lucro. Se esse fato acontecer com freqüência na sua empresa, analise as causas, assim como fez o Sr. Fonseca: compare a situação real x situação ideal e tome medidas para corrigir as falhas existentes. Apuração de Resultados A apuração mensal de resultados é um instrumento de gestão econômica que possibilita ao empresário conhecer os resultados de seu negócio, no fim de determinado período, como por exemplo, no fim cada mês, de cada trimestre, de cada semestre ou de cada ano. A apuração de resultados representa a diferença entre as vendas totais e os custos e despesas totais (do período que se pretende apurar). Considerando que você já mantém os controles financeiros organizados e atualizados, então sua empresa tem as informações necessárias para fazer a apuração de resultados mensais. Sugerimos que a apuração dos resultados mensais seja feita após o final do mês, ou seja, no início do mês seguinte o empresário já tem dados confiáveis das operações do mês anterior. 22

23 As informações serão obtidas mediante os seguintes controles: 23

24 Modelo de planilha de Apuração Mensal de Resultados Após apurar os resultados da Malharia Alfa, o Sr. Fonseca ficou bastante otimista. Em primeiro lugar, verificou que a empresa está operando com lucro e, no seu entendimento, os lucros obtidos foram satisfatórios. Em segundo lugar, constatou que nos meses em que as vendas aumentaram, o lucro cresceu bastante, ou seja, o percentual de crescimento do lucro foi maior que o percentual de crescimento das vendas. Comparando as vendas e os lucros dos meses 2 e 3, verificamos que, enquanto o crescimento das vendas do mês 3 foi de 25%, em relação ao mês anterior [(75.000, ,00)/60.000,00] x 100, o aumento do lucro foi de 101,4% [(17.678, ,00)/8.778,00] x 100. O aumento de 101,4% no lucro do mês 3 ocorreu porque o valor das despesas operacionais (despesas do item 6), basicamente, permaneceu constante nos quatro meses da apuração de resultados. 24

25 Em outras palavras, podemos dizer que esse fato ocorre, porque toda empresa tem despesas que são fixas, ou seja, independentemente do valor das vendas ou da produção, elas terão que ser pagas, como, por exemplo, a folha de pagamento e os encargos sociais do pessoal mensalista, aluguéis, pró-labore, serviços de contabilidade, etc. Continuando a leitura dos dados da planilha de apuração de resultados da Malharia Alfa, percebemos que os valores dos impostos sobre vendas e o custo das mercadorias vendidas aumentaram na mesma proporção das vendas. Em outras palavras, podemos dizer que essas despesas são variáveis, ou seja, variam proporcionalmente com o volume de Produção ou com o valor das vendas. HORA DE REVISAR: A finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e válidas para o empresário tomar decisões. E para que os controles gerem esse tipo de informações, não adianta a empresa ter diversos dados desordenados. A empresa precisa, sim, definir quais são os controles necessários e como eles serão organizados para atender as necessidades da gestão financeira. Os controles financeiros necessários para que as empresas de pequeno porte possam administrar seu dia-a-dia são: controle de caixa, controle de banco, controle de contas a receber, controle de contas a pagar, controle de despesas e controle de estoques. Vimos também que o capital de giro significa capital de trabalho, ou seja, o capital que a empresa precisa para financiar seus clientes (nas vendas a prazo), financiar estoques (matérias-primas e mercadorias para revenda), pagar despesas (aluguéis, salários, energia, impostos, etc.). Para calcular a Necessidade de Capital de Giro (NCG), acompanhamos o que o Sr. Fonseca fez: ele organizou uma planilha simples e, com base nos controles internos, foi registrando os valores das contas relacionadas com o capital de giro. Observamos que o Sr. Fonseca separou os dados em dois grupos de contas: 25