A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA PRÁTICA DO PROFISSIONAL BIBLIOTECÁRIO¹

Transcrição

1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHÃO CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS CURSO DE BIBLIOTECONOMIA DIRETÓRIO ACADÊMICO DE BIBLIOTECONOMIA XIV Encontro Regional de Estudantes de Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação e Gestão da informação Os novos campos da profissão da informação na contemporaneidade 16 a 22 de janeiro de 2011 A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA PRÁTICA DO PROFISSIONAL BIBLIOTECÁRIO¹ Marco Aurélio Alencar de Mesquita Dayanne da Silva Prudêncio RESUMO Aborda a atuação dos bibliotecários, principalmente no setor privado, avaliando suas atribuições como agente facilitador na busca em fontes de informações especializadas, ou na produção de uma destas fontes para as organizações. Relaciona teorias e práticas da gestão da informação adotadas sobre as teorias e práticas da gestão da informação adotadas e tem como objetivo identificar os impactos destas práticas de gestão informacional no valor final dos produtos ou serviços oferecidos ou para a tomada de decisão das organizações. Identifica, através de pesquisa quantitativa, qualitativa e entrevistas, os produtos e/ou serviços informacionais e as práticas de gestão mais utilizadas e identificando a visão dos próprios profissionais da informação que atuam nesta área sobre suas práticas. Palavra-chave: Biblioteca. Gestão Informacional. Atuação Profissional. ¹ Trabalho científico de comunicação oral apresentado ao GT 6 Gestão da informação e do conhecimento nas organizações. Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro UNIRIO. Discente do 7 período do curso de Biblioteconomia. marcoaum@gmail.com; * Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro UNIRIO. Discente do 7 período do curso de Biblioteconomia. dayanneprudencio@gmail.com.

2 1 INTRODUÇÃO É amplamente discutida a importância da informação em qualquer tipo de processo. Dentro das organizações, com ou sem fins lucrativos, este discursos se tornou uma verdade. Na contemporaneidade qualquer instituição deveria incluir em seu processo de organização uma Biblioteca e/ou Centro de Documentação, visando uma competitividade em um mercado cada vez mais restrito. Esta necessidade não é nova, nasceu desde que o homem percebe a necessidade de, já na pré-história, criar modos de competição (SILVA, 2003, p. 116). Em um mundo globalizado, onde as informações são insumos, as organizações passaram a contar com unidades de informação que devem atuar na gestão informacional interna e externa. É preciso estabelecer padrões de armazenamento, seleção e distribuição das informações dentro das empresas, por este motivo, os profissionais da informação podem contar com um mercado fértil e que cresce em importância. Gerenciar informações, para o Bibliotecário, em um mundo onde a informação está em todos os lugares, se torna um campo de atuação em empresas privadas e também públicas, criando uma nova visão da própria identidade da profissão, valorada e respeitada, se afastando da visão clássica da biblioteconomia exclusivamente contemplativa e erudita. Este trabalho será abordado não sob a perspectiva do bibliotecário como gerenciador da informação, haja vista que não recaem dúvidas sobre tal afirmação, mas sim da sua utilização dentro das empresas, procurando elucidar um pouco mais o seu papel nas organizações e verificando até onde sua contribuição é, ou não, fator de agregação de valor para o produto daquela organização. 2 PERFIL CLÁSSICO DO BIBLIOTECÁRIO A clássica visão social do bibliotecário, como homem do erudito e silencioso vem, ao longo dos anos, declinando bem como o conceito de biblioteca como local de mórbida contemplação. A dinamização imposta pela globalização e informatização do mundo, reduz, significativamente o tempo gasto em processos produtivos e/ou decisórios em qualquer área

3 do conhecimento. Um exemplo disso são estudos que apontam para que a maioria dos executivos nas organizações, apesar da inundação (sic) de informações, mesmo que relevantes, temem errar no processo de tomada de decisão (SANTOS apud CAPUANO, 2009, p. 20). Esta disfunção narcotizante causada pelo excesso de informação colaborou substancialmente com a modificação do perfil do profissional da informação, abrindo os horizontes profissionais para os profissionais da informação. 3 NOVO FORMATO DE MERCADO As crises econômicas não são fatos exclusivos da história recente. Em 1929 o mercado especulatório recebeu seu mais duro golpe, até hoje. A crise daquele ano desafiou a confiança num crescimento econômico que parecia não ter limites levava a população a consumir cada vez mais (BRENER, 1998, p. 6). De fato a quebra da bolsa de New York gerou resultados e lições difundidas até hoje no mundo corporativo. As economias globalizadas e calcadas em especulações refletem, de tempos em tempos, crises econômicas de comparável magnitude como aquela. Recentemente tivemos a crise imobiliária americana, uma bolha criada por empréstimos e hipotecas que gerou uma grande onda de incerteza em diversas economias, inclusive no Brasil. Fato é que com o mercado financeiro ainda opera com essas intimas ligações entre os mercados de todos os países, e hoje em dia é ainda pior, pois a tecnologia empregada nos sistemas comunicacionais geram uma velocidade muito grande entre as operações, tornando estes mercados não apenas dependentes, mas também cooperativos. 4 NOVOS FORMATOS DE ORGANIZAÇÕES Em um mercado cada vez mais globalizado a necessidade de informação se tornou cada vez mais latente, haja vista que os processos foram afetados pelos recursos tecnológicos e as organizações modificaram suas estruturas, visando à competitividade, conforme aponta Silva (2003, p. 116)

4 As organizações vêm saindo de estruturas baseadas na burocracia, para adotar uma conduta de flexibilidade competitiva. Além disso, a velocidade das mudanças, especialmente provocada pelo desenvolvimento da tecnologia de informação, coloca o foco desse novo paradigma na competitividade, que deve ser garantida por inovação constante, cujo recurso estratégico para isso é a informação, que não era considerada, com esse sentido, no paradigma industrial. Estas novas empresas, mais flexíveis, buscam a inovação e para que ela seja alcançada é necessário um grande aparato informacional monitorando, por exemplo, mercados consumidores, tendências da moda, fornecedores etc. Até mesmo o conceito de organização está em modificação para que possa refletir os desafios do novo ambiente (SILVEIRA, 2005, p. 71). Aos poucos, as organizações burocráticas vão perdendo terreno para organizações que conseguem estabelecer relações mais flexíveis seja pela velocidade de produção, seja pelas inovações que consegue produzir. Ao mesmo passo a competitividade entre estas organizações flexíveis vem crescendo e, entre elas, certamente, podemos apontar como diferencial os níveis de importância das competências organizacionais, ou seja, como o processo de Inteligência Competitiva é apresentado. Infelizmente no setor público, em sua maioria, parece não sofrer esta modificação de paradigma e que concorda que é importante aplicar ao setor público alguns conceitos do setor privado (MANDELL apud SILVEIRA, 2005, p. 75), mas segue destacando que os gestores públicos podem precisar desenvolver outros modelos que mais precisamente reflitam os diferentes contextos do setor público. 5 INTRODUÇÃO DE NOVAS MIDIAS As ferramentas da Web 2.0, que possibilitam maior interatividade entre os usuários e recursos, aliados a grandes projetos de inclusão digital no Brasil, criam um mercado consumidor com capacidade de interagir socialmente através das infovias. O número de computadores nos lares brasileiros é surpreendente, se comparado há anos atrás. Junto a este acesso aos computadores vem o acesso à Internet e ao consumo de serviços virtuais. As redes sociais são o exemplo desta interatividade. Através delas é possível que algumas organizações estreitem laços com clientes e fornecedores, além de se fazer um

5 monitoramento, muitas vezes em tempo real, dos produtos e serviços disponibilizados. Este fenômeno da atualidade possibilita instrumentos para que as organizações possam gerenciar suas ações de maneira mais ágil. Mutschke define rede social como uma comunidade comportamental e social e usa essa noção para descrever relacionamentos e interações entre os atores sociais. (SILVEIRA,2005, p.73). Através destas redes algumas empresas, hoje em dia, começam a gerar vantagens competitivas, aproveitando-se da proximidade com os clientes. Este é apenas um exemplo da utilização das novas mídias na vida organizacional, mas ainda é um campo fértil para experimentos e utilizações. 6 ATUAÇÃO DO BIBLIOTECÁRIO A gestão da informação na prática do bibliotecário não pode ser considerada uma novidade contemporânea ou uma função advinda do progresso tecnológico. Contudo, hoje o profissional da informação deve saber criar filtros sobre as informações dispostas nos diversos meios de comunicação. Eles devem também criar arranjos que facilitem a distribuição destas informações e ainda podem, dependendo da política da organização, criar uma memória da organizacional onde seja possível, por exemplo, gerir informações sobre determinadas transações para que no futuro seja possível recuperar uma solução aplicada anteriormente, facilitando o processo decisório, recuperando a conseqüência da transação e, se necessário, melhorando algum ato do processo, para se obter um resultado melhor. A atuação do bibliotecário sofre diversas influências externas, das necessidades das empresas até as tecnologias empregadas. As condições forjam estes perfis. Na prática de uma empresa, o bibliotecário deve dominar as técnicas biblioteconômicas e estar familiarizado com as operações dos setores e necessidades informacionais dos mesmos, para que os projetos desenvolvidos obtenham êxito. As necessidades informacionais da organização e seus setores devem ser o objetivo que a biblioteca deve alcançar na missão de auxiliá-los na busca pela inovação e sucesso de sua estratégia competitiva, conforme cita Silva (2003, p. 132) Neste sentido, o gestor informacional deverá ser o incentivador do comportamento e da cultura informacionais, que deverão se estabelecer nas organizações, considerando o novo paradigma baseado na informação. Deverá dinamizar o uso da informação em toda a organização, não permitindo, dessa forma, que ela perca a perspectiva da informação, tendo em vista a manutenção da sua estratégia competitiva.

6 Um fator extremamente relevante para a atuação do bibliotecário é a necessidade de se estabelecer uma troca de informações entre a biblioteca e os setores da organização. A criação de filtros para uma Disseminação Seletiva da Informação (DSI), ferramenta fundamental neste processo, decorre de um conhecimento prévio, muitas vezes até mesmo tácito, das necessidades informacionais daquele setor e das fontes de informação usuais do mesmo, ou seja, a construção desta relação depende também de um conhecimento prévio, boa circulação e estreitos laços com os setores. Sendo assim, podemos considerar que a mais importante competência é a habilidade para integrar as competências dos parceiros (MOLINA apud SILVEIRA, 2005, p. 71). Logo, caberia aqui também indicar que tais competências na atuação do bibliotecário extrapolam o aprendizado acadêmico. As técnicas da biblioteconomia, por si só, não conseguem garantir a eficiência do trabalho. Sendo assim configurado uma prática social a identificação e disseminação da informação. Portanto, ele deverá possuir competências que, de acordo com Davenport (1998) apud Silva (2003 p. 132) são: - Compreensão abrangente da área de atuação e conhecimento da estrutura e da função da organização; - Conhecimento sobre as diferentes fontes de informações para a organização; - Facilidade de acesso a tecnologias de informação; - Entendimento político associado à habilidade para exercer liderança; - Fortes qualificações para relações interpessoais; - Expressiva orientação para o conjunto do desempenho do negócio, em vez de submissão a objetivos funcionais da organização. 7 BENEFÍCIOS Hoje em dia não é difícil encontrar organizações que se beneficiam de bibliotecas e/ou centros de informações trabalhando no sentido de auxiliar suas ações. Geralmente estas empresas atuam em mercados extremamente saturados e competitivos e é necessário criar meios de se destacar competitivamente. Esta Inteligência Competitiva serve para evitar que a empresa crie pontos cegos (GILARD apud CASTRO;

7 ABREU, 2006, p. 16), ou seja, oferecer suporte para os setores administrativos para que sejam evitadas situações que prejudiquem o planejamento das ações estabelecidas na estratégia competitiva da organização. Indiscutivelmente o planejamento das ações de uma empresa é um ponto crucial para o seu sucesso e neste ponto, a inclusão de um sistema de biblioteca para garantir uma Inteligência Competitiva, pode gerar diversos benefícios para esta organização e ajudar a destacá-la no mercado. Estes benefícios auxiliam na agregação de valor aos produtos gerados e/ou nas prestações de serviços oferecidos ao mercado consumidor. No livro intitulado Value-added Process in Information System, Robert Taylor explica o processo de transformar dados em informação útil, em um processo que agrega valor. (ARAÚJO, 1999, p. 162). Podemos citar então como benefícios buscados por em gestão informacional: - Melhor planejamento das ações a serem desenvolvidas; - Melhoria na distribuição das informações na organização; - Redução do tempo para tomada de decisão; - Elaboração de estratégias competitivas flexíveis; - Melhor utilização dos recursos; - Antecipar a ações do mercado ou de competidores; - Disseminar informações sobre mudanças políticas ou legislativas que podem afetar a rotina da organização; 8 PRODUTO FINAL Conforme já apontado, o produto final de uma empresa que se caracteriza por uma inteligência competitiva e emprego de ferramentas que possibilitem uma interação dela com os entes externos (clientes, fornecedores etc) tendem a ser mais modernos, econômicos e se adequar de maneira mais rápida ao gosto do mercado consumidor, no caso de bens tangíveis. Para os serviços há o surgimento de características como rapidez e confiabilidade. Mas para ambos são buscados, quando se realiza o planejamento estratégico, a excelência e fidelização. final. O bibliotecário tem participação neste processo, e por conseqüência, neste produto

8 Esta afirmação talvez fique mais clara quando verificamos o caso de uma prestação de serviços. Por exemplo, uma empresa que oferece uma consultoria em Advocacia, mercado altamente competitivo, principalmente nas capitais, pode oferecer um atendimento diferenciado, preciso, atualizado e transparecendo ao cliente a segurança necessária para a permanência e adequação a estratégia de defesa descrita pelo Advogado. A necessidade informacional do Advogado, não apenas no caso de Leis e Jurisprudências, é notória e havendo uma atualização de informações que ajudem ao advogado a produzir as peças processuais, gera, para ele, maior segurança nos argumentos, para o cliente, maior confiabilidade no processo de defesa e para a organização, maior credibilidade. Nesta e outras situações que certamente acontecem no dia-a-dia de grandes organizações demonstram que este diferencial no produto final. 9 RECONHECIMENTO DOS PROFISSIONAIS Talvez o maior problema ainda seja o reconhecimento aos profissionais da informação como colaboradores na construção de uma organização. A visão da biblioteca como um órgão acessório e não estratégico no senso comum ainda atrapalha o pleno reconhecimento dos profissionais. Em uma visão estratégica, a biblioteca teria maior visibilidade e valor estratégico na tomada de decisão da organização, trazendo os benefícios já enumerados acima. Infelizmente o senso comum ainda influencia em outras questões, como a possível mecanização do homem ou a total substituição do mesmo. Os recursos tecnológicos servem ao homem, dinamizando suas ações, contudo é ele que executa e se responsabiliza por elas, conforme colocam Rossetti e Morales (2007, p. 127) Davenport e Prusak (1998) afirmam que algumas organizações, equivocadamente, presumiram que a tecnologia poderia substituir a qualificação e o julgamento de um trabalhador humano experiente, o que se tem revelado falso. Esses autores destacam que a informação se movimenta pelas organizações por redes hard e soft. As redes hard têm uma infra-estrutura definida, formada por fios, utilitários de entrega, antenas parabólicas, centrais de correio, endereços, caixas postais eletrônicas. Envolvem conhecimento estruturado, qualificações técnicas e experiência profissional. Já as redes soft são menos formais e visíveis; são circunstanciais; envolvem um claro senso dos aspectos culturais, políticos e pessoais do conhecimento, da transferência do conhecimento.

9 O recurso humano de uma organização constitui grande parte de seu empreendimento. O conhecimento adquirido por um profissional, bibliotecário ou não, constitui um investimento grande para uma empresa e substituí-lo por uma máquina para garantir uma produtividade uniforme não foi e não é uma opção viável atualmente. Mesmo que as organizações busquem lucro ou superávit (nos casos das governamentais), o papel humano, sua relação e conhecimento, ainda é fundamental. 10 CONCLUSÃO Verificamos que há um vasto campo de atuação para os bibliotecários, modificado (não criado) pelas novas tecnologias que permitem a DSI de maneira proveitosa, auxiliando as organizações a obterem êxito em suas estratégias competitivas, acarretando redução de custos, melhoria na comunicação interna e externa, monitoramento de ambiente interno e externo, entre outros benefícios. Em um mercado competitivo, a informação se transforma em insumo quase que indispensável para o diferencial entre uma organização e outra, em relação ao seu tratamento com o seu público alvo. Agregar valor a um produto ou serviço é uma conseqüência de uma gestão informacional feita de maneira correta e o profissional da informação tem participação direta sobre esta gestão. Contudo, um capital humano valorizado, reconhecido e adequadamente remunerado ainda são dificuldades a serem transpassadas para despertar o olhar dos futuros profissionais da informação e do mercado de maneira geral, mostrando a importância da atuação destes profissionais. As organizações públicas também podem, e devem, se enquadrar no modelo de gestão informacional, não apenas para melhorar o foco de suas atividades, mas para, principalmente, atender a demanda de maneira correta, evitando desperdícios do dinheiro público. As organizações têm opções na busca da excelência e diferencial para o mercado, optando por uma política de Inteligência Competitiva gerenciada por profissionais capacitados, que lançarão mão de suas técnicas e relações sociais para contribuir no alcance dos objetivos da organização.

10 INFORMATION MANAGEMENT IN PRACTICE OF PROFESSIONAL LIBRARIAN ABSTRACT Discusses the role of librarians, especially in the private sector, assessing their role as facilitator in finding sources of specialized information, or production of one of these sources for the organizations. Related theories and practices of information management adopted the theories and practices of information management adopted and aims to identify the impacts of these practices of information management in the final value of the goods or services offered or the decision-making organizations. Identifies, through quantitative research and qualitative interviews, products and / or information services and management practices commonly used and identifying the vision of their own information professionals working in the field about their practices. Keyword: Library. Informational Management. Professional Practice. REFERÊNCIAS ARAÚJO, Eliany Alvarenga de Araújo. Informação, sociedade e cidadania: gestão da informação no contexto de organizações não-governamentais (ONGs) brasileiras. Ciência da Informação, Brasília, v. 29, n. 2, p , maio/ago Disponível em: < Acesso em: 17 dez 10. BRENER, Jayme. O crash da bolsa. In:. 1929: a crise que mudou o mundo. 2. ed. São Paulo: Ática, 1998, 48 p. (Retrospectiva do século XX). CAPUANO, Ethel Airton et al. Inteligência competitiva e suas conexões epistemológicas com gestão da informação e do conhecimento. Ciência da Informação, Brasília, v. 38, n. 2, p , maio/ago Disponível em: < Acesso em: 17 dez 10. CASTRO, José Márcio; ABREU, Paulo Gustavo Frankilin de. Influência da inteligência competitiva em processos decisórios no ciclo de vida das organizações. Ciência da Informação, Brasília, v. 35, n. 3, p , set./dez Disponível em: < Acesso em: 17 dez 10. ROSSETTI, Adroaldo; MORALES, Aran Bey. O papel da tecnologia da informação na gestão do conhecimento. Ciência da Informação, Brasília, v. 36, n. 1, p , jan./abr Disponível em: < Acesso em: 17 dez 10. SILVA, Helena Pereira da. Inteligência competitiva na Internet: um processo otimizado por agentes inteligentes. Ciência da Informação, Brasília, v. 32, n. 1, p , jan./abr Disponível em: < Acesso em: 17 dez 10.

11 SILVEIRA, Henrique. Gestão da informação em organizações virtuais: uma nova questão para a coordenação interorganizacional no setor público. Ciência da Informação, Brasília, v. 34, n. 2, p , maio./ago Disponível em: < Acesso em: 17 dez 10.