Fasci-Tech SISTEMA ERP: FATORES CRÍTICOS PARA O SUCESSO DE UMA IMPLANTAÇÃO

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1 SISTEMA ERP: FATORES CRÍTICOS PARA O SUCESSO DE UMA IMPLANTAÇÃO Jorge Luiz Maria Junior 1 Profa. MSc. Rosangela Kronig 2 Resumo Através dos sistemas de informação, as organizações mundiais buscam práticas efetivas para se destacarem no atual mercado competitivo, e passaram a buscar soluções empresariais capazes de integrar e melhorar o fluxo de seus processos. Entre essas soluções, o ERP destaca-se por fornecer suporte aos processos operacionais da organização. Este estudo identifica alguns dos principais fatores considerados críticos para o sucesso de uma implantação deste tipo de aplicação. Palavras-Chave: ERP; Sistemas Integrados de Gestão Empresarial; Sistemas de Informação; Fatores Críticos de Sucesso. Abstract Through information systems, the global organizations are seeking effective practices to excel in today's competitive market, and started looking for business solutions that can integrate and improve the flow of its processes. Among these solutions, ERP stands out for providing support to the organization's operational processes. This study identifies some of the principal factors considered critical to the success of an implementation of this type of application. Keyword: ERP; Enterprise Resource Planning; Information Systems; Critical Success Factors. 1. Introdução Com a globalização, o clima de concorrência entre as empresas mundiais ficou muito acirrado. Por esse motivo, essas empresas, para se manterem a frente de seus concorrentes, descobriram na tecnologia de informação um braço muito forte para garantir a vantagem competitiva. Diante desta realidade, os sistemas de informação foram desenvolvidos com o objetivo de auxiliar a gestão dos negócios das empresas, 1 Aluno de Iniciação Científica do Curso de Bacharelado em Análise de Sistemas e Tecnologia da Informação da FATEC-São Caetano do Sul. 2 Professora das FATECs São Caetano do Sul e São Bernardo do Campo (Orientadora do Trabalho).

2 para controlar seus diversos processos de forma a otimizá-los e obter melhores resultados. Os sistemas ERP aparecem como uma alternativa para apoiar a gestão dos negócios. Com o propósito de padronizar e centralizar os processos empresariais, a decisão de utilizar esta tecnologia deve ser tomada após uma detalhada análise sobre as condições e impactos de sua implantação na organização. Este trabalho tem como objetivo apresentar os principais fatores considerados críticos para o sucesso de uma implantação deste tipo de aplicação. 2. Sistemas de Informação Um Sistema de Informação (SI), independentemente do seu tamanho, tem como objetivo auxiliar os processos de uma organização. De acordo com Barbará (2006), processo pode ser definido como um conjunto de ações ordenadas e integradas para um fim produtivo especifico, ao final do qual serão gerados produtos e/ou serviços e/ou informações. Dessa forma, um processo pode ser interpretado como um conjunto de atividades coordenadas envolvendo geralmente pessoas, procedimentos, recursos e tecnologia, com o intuito de realizar uma tarefa. Conforme Rezende (2005), todo sistema, usando ou não recursos de tecnologia da informação e que guarda dados para gerá-la, pode ser genericamente considerado um Sistema de Informação. A utilização desse tipo de sistema, em seus diversos níveis organizacionais, favorece a informação como um diferencial estratégico na tomada de decisões. Além disso, com a constante necessidade de troca de informações e integração entre os processos de negócio, as organizações encontram nos sistemas de informação a possibilidade de alinhar a Tecnologia de Informação com as estratégias empresariais. 3. ERP O ERP, conhecido também como Sistema Integrado de Gestão Empresarial, vem como uma junção dos conceitos anteriormente descritos, um sistema de informação orientado a processos.

3 Segundo Padilha e Marins (2005), estes sistemas controlam e fornecem suporte aos processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais de uma empresa. Todas as transações realizadas pela empresa devem ser registradas em um banco de dados centralizado, para que as consultas extraídas do sistema possam refletir o máximo possível a realidade. O ERP pode ser definido como um sistema de informação, orientado a processos, focado em centralizar e padronizar os dados e informações da empresa. Além disso, devido a sua abrangência de atuação, o ERP pode ser utilizado pelas várias áreas da organização, integrando os processos em um único sistema Estrutura Conceitual do ERP O conceito geral do ERP conhecido hoje vem a partir da década de 90, porém ele foi o resultado da evolução de sistemas criados anos antes chamados de MRP (Materials Requirement Planning) e MRP II (Manufacturing Resources Planning). A estrutura conceitual do ERP conforme sua evolução pode ser visualizada na Figura 1. Figura 1 - Estrutura Conceitual do ERP Adaptado de: Corrêa (1999) apud Padilha e Marins (2005).

4 3.2. Funcionalidades e Características do ERP O ERP é caracterizado por ser um sistema único, que atende diversos processos operacionais. Na Figura 2, são apresentadas as principais funcionalidades atendidas em um ERP, separadas conforme funções externas (front-office) e funções internas (backoffice). Além delas alguns sistemas possuem módulos adicionais e customizados. Figura 2 - Funcionalidades dos sistemas ERP Adaptado de: Davenport (1998). A característica central do ERP é a padronização de um sistema de informação. Isso ocorre através da utilização de uma base de dados comum e centralizada, que melhora na qualidade e na consistência dos dados, promove a agilidade nos processos, traz melhoria nos resultados, além de melhorias nos relatórios emitidos pelo sistema. De acordo com Mendes e Escrivão Filho (2002), ao analisar as características de um sistema ERP por diferentes autores, percebe-se diferenças na abrangência e na profundidade do entendimento de cada um sobre o tema. Em geral, o entendimento em relação ao ERP compreende desde um conjunto de programas de computador, até um sistema de informação gerencial com a intenção de apoiar as decisões estratégicas da empresa.

5 Por ser um sistema complexo, envolvendo as mais diversas áreas da organização, a simples adoção de um sistema ERP não garante o retorno esperado. Na grande maioria dos casos, além da adoção, é necessário que a empresa reavalie e adapte seus processos às características do sistema. Essa complexa adaptação, se não for bem trabalhada, pode causar a perda da identidade organizacional. 4. Fatores Críticos de Sucesso (FCS) Em qualquer atividade, é possível encontrar fatores importantes para a realização com sucesso de uma meta. Conforme Somers e Nelson (2001), os fatores críticos de sucesso podem ser vistos como questões importantes no contexto em que são aplicados. Através do conhecimento destes fatores, assegura-se uma implementação segura e eficiente. De acordo com Nielsen (2002), conforme identificado um fator critico, é possível a elaboração de um plano de estratégia, fixando planos antecipados para garantia de sucesso dos processos envolvidos. Oakland (1994) ainda sugere a classificação dos impactos desses fatores identificados para o cumprimento do objetivo do projeto. 5. Resultados Preliminares Cada FCS atua em um determinado momento da implantação de um ERP. Para utilizá-los adequadamente é preciso, antes, entender o ciclo de vida desse tipo de aplicativo Ciclo de Vida Como qualquer sistema, o ERP possui um ciclo de vida, porém com suas características próprias. De acordo com Rozan et al. (2008), o ciclo de vida de um sistema de informação difere do ciclo de desenvolvimento de um software, por se tratar de um sistema desenvolvido por terceiros, visando a atender um maior número de empresas dos mais

6 variados segmentos conforme suas características. Mendes e Escrivão Filho (2007) dividiram o ciclo de vida de ERP em cinco etapas, conforme Figura 3. Estas etapas consistem em: a) Parte A Avaliação sobre a necessidade de ERP: análise da situação atual da empresa e identificação de como o sistema pode agregar valor ao core business da organização. b) Parte B Seleção e adequação: seleção do sistema disponível do mercado e as adequações necessárias conforme a necessidade da empresa. c) Parte C Implantação: planejamento das atividades e implantação dos módulos. d) Parte D Conscientização e treinamento: preparação dos membros da organização ao novo sistema e seu treinamento operacional e gerencial. e) Parte E Utilização: etapas de uso do sistema e identificação da necessidade de possíveis alterações de forma a atender as regras de negócio. Figura 3 - Ciclo de Vida de ERP Fonte: Mendes e Escrivão Filho (2007)

7 5.2. Fatores Críticos Identificados Através de análises preliminares em materiais teóricos sobre o tema, foi possível identificar alguns fatores, como descrevem Rozan et al. (2008); Oliva et al. (2006); Nielsen (2002); Mendes e Escrivão Filho (2002); Gambôa e Bresciani Filho (2003); Bentes (2008): Análise e definição das necessidades da empresa. Integração entre as áreas da organização. Parametrização das funcionalidades existentes. Adaptação dos processos organizacionais. Impacto do ERP sobre os recursos humanos e na cultura organizacional. Definição e aquisição de hardware e software adequados aos objetivos da organização. Capacitação e envolvimento dos usuários. Definição e gestão do projeto e equipe responsável pela implantação do sistema. Relacionamento entre Cliente e Fornecedor (do software). Acompanhamento e avaliação de desempenho. Suporte total da alta direção da organização Gestão das expectativas e comunicação entre os envolvidos. 6. Considerações Finais Apesar de este ser um trabalho em andamento, que pretende aprofundar os itens listados nos resultados preliminares, pôde-se observar que as empresas, de modo geral, vivem realidades únicas em relação a investimentos, processos e governança corporativa. É preciso considerar a importância de identificar os fatores críticos de sucesso na adoção de um sistema integrado de gestão empresarial, de forma a mitigar os riscos e impactos organizacionais durante sua implantação.

8 Ao optar por um ERP, a organização precisa apoiar e considerar que sua implantação afeta diretamente a gestão dos seus negócios e em geral determina mudanças amplas e significativas dos seus processos. Referências: BARBARÁ, S. Gestão por Processos: Fundamentos, Técnicas e Modelos de Implementação. 2ª Edição. Rio de Janeiro: Qualitymark, BENTES, A.. TI Update: A Tecnologia da Informação nas Grandes Empresas. Rio de Janeiro: Brasport, GAMBÔA, F. A. R; BRESCIANI FILHO, E.. Fatores Críticos de Sucesso na Implementação de Sistemas Integrados de Gestão de Recursos. In: SIMPEP X Simpósio de Engenharia da Produção, Bauru, MENDES, J.V; ESCRIVÃO FILHO, E.. Sistemas integrados de gestão ERP em pequenas empresas: um confronto entre o referencial teórico e a prática empresarial. São Carlos: Gestão & Produção, vol. 9, n p MENDES, J.V; ESCRIVÃO FILHO, E.. Atualização tecnológica em pequenas e médias empresas: proposta de roteiro para aquisição de sistemas integrados de gestão (ERP). São Carlos: Gestão & Produção, vol. 14, n p NIELSEN, J. L. Critical Success Factors for Implementing an ERP System in a University Enviroment: A Case Study from the Australian HES. Faculty of Engineering and Information Technology, Griffith University, 2002, 201p. Dissertação (Mestrado). OAKLAND, J. S. Gerenciamento da Qualidade Total TQM. São Paulo: Nobel, OLIVA, F. L.; SOBRAL, M. C.; ISSA JUNIOR, E. N.; NEGRÃO, F. A.; FERREIRA, A. A.. Sistemas Integrados de Gestão: os Fatores que Facilitam ou Dificultam o Processo de Implementação. In: SEGET III Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, Rio de Janeiro, PADILHA, T. C. C.; MARINS, F. A. S.. Sistemas ERP: características, custos e tendências. São Paulo: Revista Produção, vol.15, n p

9 REZENDE, D. A. Engenharia de Software e Sistemas de Informação. 3ª Edição. Rio de Janeiro: Brasport, ROZAN, E. G.; GONDIM, F. M.; COSTA, G. H. P.; SILVA FILHO, H. P. H.. Seleção de Sistemas ERP: Principais Fatores que Influenciam a Tomada de Decisão de Empresas Paraibanas. João Pessoa: UNIPÊ, p. Dissertação (MBA em Tecnologia da Informação) Centro Universitário de João Pessoa. SOMERS, T.; NELSON, K.. The Impact of Critical Success Factors across the Stages of Enterprise Resourse Planning Implementations. In: PROCEEDINGS OF THE 34TH HAWAII INTERNATIONAL CONFERENCE ON SYSTEMS SCIENCES, Maui, Hawaii

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