2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

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3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Essas alterações também podem ocorrer de acordo com as possíveis modificações realizadas pela RFB através do projeto SPED-ECD. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso e referência para a geração da Escrituração Contábil Digital através do sistema da GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

4 Sumário 1. Apresentação O que é o SPED? Pessoas jurídicas obrigadas a entregar o SPED contábil Como funciona? Prazos para Apresentação dos Livros Digitais Visão geral do processo de geração, importação, validação, assinatura e transmissão da SPED-ECD Pré-requisitos Procedimentos Fechamento contábil do Exercício Conferência e validação do fechamento contábil Validação de saldos contas x Centro de custo Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais Definição dos demonstrativos Definição do tipo de escrituração e regras gerais em relação aos livros Aquisição e instalação do Certificado Digital Sistemas Instalação do PVA e Receitanet Versão mínima GVCollege Versão Mínima GvContábil Fechamento Diário Auxiliar GVCollege Versão mínima dos módulos envolvidos Cadastro e Geração do SPED-ECD Instalação e configuração do Serviço de Geração do SPED Cadastro e permissões nas rotinas usadas no SPED GVCollege GvContábil Importação do plano de contas referencial Cadastro do modelo de referência GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

5 3.5 Vínculo de contas contábeis x contas referenciais Conferência dos vínculos Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE) Cadastro Livro Digital Cadastro Geral Unidades Natureza Demonstrações e Notas explicativas Instituição Signatários Auditoria Independente ECD Configurações Relatório diário auxiliar Manutenção do diário auxiliar Revisão dos dados cadastrais da unidade Geração do arquivo SPED Importação, validação e transmissão do arquivo GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

6 Apresentação Este manual contém instruções para a utilização da ferramenta de extração de dados desenvolvida pela GVDASA, a qual tem como único objetivo a extração, propriamente dita, dos dados cadastrados no sistema, não sendo planejada para gerenciamento de informações do SPED-ECD As consistências programadas na ferramenta em questão referem-se à obrigatoriedade ou não das informações (ex.: campos obrigatórios, condicionais e/ou optativos). A ferramenta, nomeada Gerador SPED-ECD/2016, foi atualizada conforme os leiautes de migração de dados, versão Leiaute 4, de 31/12/2015 (a partir do ano-calendário 2015) do SPED-ECD, disponível em que irá gerar arquivo(s), para enviar a RFB. Dúvidas em relação ao preenchimento dos campos do SPED-ECD devem ser esclarecidas diretamente na RFB, ou acessar sped.rfb.gov.br GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

7 1. Apresentação Este manual contém instruções para a utilização da rotina Geração do SPED - ECD, sendo baseado no leiaute 4, de 31/12/2015, e nos tipos de escrituração G (Completa) ou R+A (resumida com diário auxiliar). Este tópico de apresentação traz informações de forma resumida baseadas no Capítulo 1 Informações Gerais do Manual de Orientação da ECD, de 31/12/2015. Informações complementares deverão ser consultadas no próprio manual da RFB, assim como atualizações que venham a ocorrer após a disponibilização deste manual. Informações atualizadas, assim como o manual do programa, arquivos para validar e assinar a Escrituração Contábil Digital podem ser encontradas diretamente no site da Receita Federal do Brasil, através do link O que é o SPED? É um Instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros: I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver; II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver; III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. 1.2 Pessoas jurídicas obrigadas a entregar o SPED contábil Segundo o art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014: lucro real; I - as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

8 III - As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de Conforme disposto no inciso II do art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.252, transcrito abaixo, o parâmetro de valor para a dispensa de obrigatoriedade corresponde ao valor das contribuições (PIS, Cofins e CPRB) objeto de escrituração, que vem a ser as contribuições incidentes sobre as receitas mensais, que sejam inferiores a R$ ,00 (dez mil reais). Nesse valor que dispensa a escrituração digital, não se inclui o valor da contribuição incidente sobre a Folha de Salários. A partir de 1º de janeiro de 2016, as entidades IMUNES e ISENTAS que: a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, COFINS, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei /2011, e Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ ,00 (dez mil reais); ou b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ ,00 (um milhão e duzentos mil reais). Conforme IN RFB 1594 de 01 de dezembro de IV - As pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; V - Para as outras pessoas jurídicas a ECD é facultativa. VI - As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação. Informações complementares e atualizadas devem ser consultadas no Manual do SPED-ECD no item correspondente. Obrigações Acessórias Dispensadas no Caso de Transmissão da Escrituração Via Sped Contábil. No caso de transmissão da escrituração via Sped Contábil, há uma dispensa implícita: a impressão dos livros. De acordo com o art. 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013: Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre: 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

9 I - em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, prevista no art. 14 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de III - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto, de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995, disciplinada na alínea "b" do 5º do art. 12 da Instrução Normativa SRF nº 93, de 24 de dezembro de Como funciona? A partir do sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único da Instrução Normativa RFB nº 787/07. Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica. Sped. internet. Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador PVA fornecido pelo Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado à Por meio do PVA do Sped Contábil, execute os seguintes passos: I - Validação do arquivo contendo a escrituração. II - Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Receita Federal, Junta Comercial (se houver) e pelo Contabilista. III - Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição (se for o caso de sociedade registrada na Junta). Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. V - Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. VI - Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores. Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial competente. Na atual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no ambiente Sped. Enquanto ela não adota tal 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

10 providência, ao consultar a situação, a resposta obtida será "o livro digital foi recebido pelo Sped Contábil, porém ainda não foi encaminhado para a Junta Comercial". Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação. Recebido o pagamento, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio: a) Autenticação do livro; b) Indeferimento; c) Sob exigência. IMPORTANTE: Para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência. Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade Consulta Situação do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta. O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração e recuperação de backup. Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão. 1.4 Prazos para Apresentação dos Livros Digitais Para a RFB, o prazo foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa nº 1.594/2015, reproduzido abaixo: Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

11 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o 1º será até o último dia útil do mês de maio do referido ano. 1.5 Visão geral do processo de geração, importação, validação, assinatura e transmissão da SPED-ECD A seguir uma visão sistêmica de todo o processo para a entrega da declaração à RFB, que está detalhada nos demais capítulos deste manual GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

12 2. Pré-requisitos A seguir serão apresentados os pré-requisitos necessários para a geração do arquivo SPED-ECD. Os pré-requisitos estão divididos em 2 grupos, o primeiro grupo relacionado aos procedimentos e o segundo grupo relacionado aos sistemas (Gvdasa e RFB). 2.1 Procedimentos Fechamento contábil do Exercício Assim como para realizar a impressão e autenticação do diário e/ou Razão contábil do exercício no processo anterior (impressão dos livros) também é necessária a transferência de resultados (zeramento das contas de resultado e apuração do lucro), da mesma forma, para a geração do SPED-ECD faz-se necessário este procedimento e outros que eram executados pela instituição visando o fechamento do exercício. Para este procedimento, deve-se utilizar a rotina de Transferência de Resultados, selecionando o grupo de contas que se refere às contas de resultado e que devem ter o seu zeramento realizado no final do exercício. Após selecionar as contas, deve-se selecionar o período (último mês do exercício correspondente), assim como deve-se selecionar o histórico que será gravado nos lançamentos de transferência. Caso o histórico não esteja visível para seleção, deve-se cadastrá-lo na rotina de Cadastro de histórico. Ao clicar no botão Processar zeramento das contas, será realizada uma conferência nos dados do período selecionado. Esta verificação foi implementada nesta versão, pois 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

13 observou-se em anos anteriores ocorrência de diversas inconsistências que têm origem em lançamentos. Validando lançamentos contábeis: Verifica possíveis inconsistências nos lançamentos contábeis, como: valores negativos, lançamentos zerados, lançamentos sem histórico. Validando centro de custos nos lançamentos: é realizada a verificação de existência, quando necessário de centro de custo, bem como de diferenças entre valor do lançamento e do centro de custo. Validando saldos das contas contábeis: é realizada uma validação entre o valor dos lançamentos e o consolidado (saldo da conta). Validando conteúdo das capas: é realizada uma verificação com relação às datas das capas. Estas validações também foram implementadas no fechamento de período mensal, é uma ação de antecipação das possíveis inconsistências. Caso seja encontrado algum problema, será emitido um log com a inconformidade e com atributos onde será possível localizar o lançamento e/ou conta em questão. Enquanto esses problemas não forem sanados, não será possível prosseguir. Após processar o zeramento, o sistema será apresentar o resultado do exercício (Déficit ou Superávit), e será solicitada a seleção da conta para onde os resultados serão transferidos. Após este processamento, será criada uma capa/lote com os lançamentos que foram originados desta operação. Não houve alteração neste processo Conferência e validação do fechamento contábil Ao concluir a transferência de resultados, é fundamental proceder a conferência nos valores transferidos, nos saldos das contas, bem como nos demonstrativos contábeis (Balanço 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

14 Patrimonial e DRE). O mesmo processo de conferência usual para a impressão do livro razão/diário deve ser adotado para a geração do SPED-ECD Validação de saldos contas x Centro de custo Apesar de na transferência de resultados já ser realizada uma validação, esta validação contempla somente o mês selecionado. É fundamental realizar a conferência em todo o exercício. Esta validação pode ser realizada de duas formas: a) Consulta Inconsistência Centro de Custo: esta é uma ferramenta existente no sistema já de outras versões e auxilia na verificação de inconsistências de lançamentos no período desejado. a. Dt Lancto Inicial: Deve ser informada a data iniciar do período de pesquisa. b. Dt lancto Final: Deve ser informada a data final do período de pesquisa; c. Ordenar resultado por: (Data, Valor, Número de lançamento) especifica a ordem de exibição dos resultados. d. Apresentar Resultado em Ordem: Conforme a seleção do campo Ordenar resultado por, este será apresentado na ordem Crescente ou Decrescente. e. Pesquisar: i. Contas sem Centro de custo: Busca todos os lançamentos do período selecionado cuja conta tenha exigência de Centro de custo (Vínculo de conta x Centro de custo) mas que não possuam lançamento(s) de centro de custo GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

15 ii. Contas com Valor diferente no Centro de custo: Busca todos os lançamentos do período selecionado cuja conta tenha diferença entre o valor do lançamento contábil e o valor informado no centro de custo, do período selecionado. f. Procurar: Realiza a busca de registro conforme as opções escolhidas. g. Botão de Impressão : Realiza a impressão do resultado da busca. h. Botão Corrigir : Possibilita a correção (informar centros de custo) no registro selecionado. b) Abrir e fechar período: A validação fora implementada no fechamento dos períodos contábeis. Caso se deseja executar esta validação, então deve-se primeiramente, abrir o período contábil e salvar. Após deve-se fechar o período contábil e salvar. Ao proceder esta operação a mesma validação citada no item Fechamento contábil do Exercício é executada. Caso seja encontrada alguma inconsistência será exibido um log possibilitando a identificação para correção manual do registro inconsistente e impedindo o fechamento do período contábil até a correção das inconsistências apresentadas Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais Conforme item 1.17 Plano de Contas Referencial para o SPED Contábil, O mapeamento para os planos de contas referenciais é facultativo. O PVA do Sped Contábil adota, a partir do ano-calendário 2014, os mesmos planos de contas referenciais constantes no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), nos registros L100, L300, P100, P150, U100 e U150. Todos os planos de contas referenciais estão disponíveis no Manual de Orientação do Leiaute da ECF e no próprio diretório do programa do Sped Contábil em C:\Arquivos de Programas RFB\Programas SPED\SpedContabil\recursos\tabelas. Exemplo: Arquivo do plano referencial L100A (Balanço Patrimonial de PJ em Geral): SPEDCONTABIL_DINAMICO_2014$SPEDECF_DINAMICA_L100. Para realizar a importação deste, deve-se unir o arquivo com as contas de Ativo/Passivo com o arquivo das contas de resultado. Deve-se verificar qual o plano adequado conforme o enquadramento da pessoa jurídica. A primeira linha do arquivo deverá indicar a versão do mesmo, conforme imagem abaixo: 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

16 A versão será o indicador se o plano será atualizado, ou seja, criado um novo registro. Caso já tenha um plano referencial importado e deseje somente atualizá-lo, deverá ser verificada qual a informação de versão que consta no campo Versão da aba Plano referencial, da rotina de Cadastro de Plano de contas referencial. Apesar de ser facultativo, recomenda-se a utilização do plano referencial, pois isso facilitará a recuperação dos dados da ECD na ECF. Recomenda-se, por questões de agilidade, já ter ciência deste vínculo, bem como das referências entre o plano de contas que é utilizado pela instituição e o plano de contas referencial disponibilizado pela RFB. A questão do vínculo será tratada no item Vínculo de contas contábeis x Contas Referenciais Definição dos demonstrativos Antes de iniciar o preenchimento da declaração ECD, é necessário, a fim de agilizar o preenchimento no sistema, já ter claro o demonstrativo que será fornecido à RFB na Escrituração Contábil Digital. Tanto o Balanço Patrimonial como o Demonstrativo do Resultado do Exercício são passíveis de serem gerados a partir do plano de contas utilizado nas instituições selecionando um determinado nível. Mesmo assim é possível criar uma estrutura completamente diferente do plano de contas. Esta estrutura já deverá estar definida, bem como a relação/mapeamento das contas que compõe o saldo desses demonstrativos. A configuração de demonstrativos no sistema será trabalhada neste Manual, no item Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE) e Demonstrações e Notas explicativas GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

17 2.1.6 Definição do tipo de escrituração e regras gerais em relação aos livros Questões relativas aos livros do programa SPED-ECD podem ser consultadas no manual do SPED, itens: 1.6 Livros Abrangidos pelo Sped Contábil 1.7 Regras de Convivência entre os Livros abrangidos pelo Sped Contábil 1.8 Hash do livro 1.9 Impressão dos Livros 1.10 Quantidade de Livros por Arquivo e Quantidade de Arquivos por Ano-Calendário 1.11 Limite de Tamanho e Período dos Livros 1.12 Substituição do Livro Digital Transmitido No ERP GVCollege estão disponíveis as possibilidades de transmissão com 3 livros: G Completa, R Resumida e A Diário Auxiliar, ou seja, duas escriturações. Para o diário auxiliar, é possível gerar da conta de clientes a receber. A escolha de qual tipo de livro será gerado é de decisão da instituição através do seu contador. A Gvdasa poderá orientar no processo de geração, mas não poderá intervir na decisão do tipo de declaração que se deseja encaminhar Aquisição e instalação do Certificado Digital Para assinatura dos livros faz-se necessária a utilização dos certificados digitais e-pf ou e-cpf, com segurança mínima do tipo A3. A declaração deve ser assinada pelo contador e pelo responsável legal da instituição. Não podem ser utilizados os certificados de pessoa jurídica e-cnpj ou e-pj. A aquisição deste certificado, bem como a instalação e/ou suporte ao mesmo, é de responsabilidade da instituição, assim como da empresa que forneceu o certificado digital. Deve-se observar o prazo, pois este certificado em média demora cerca de 5 dias úteis para ser liberado, o que pode impactar na entrega desta declaração. Sem este cerificado não é possível assinar a escrituração SPED-ECD, impossibilitando o envio. Maiores informações sobre este assunto devem ser verificadas junto à RFB ou no Manual disponibilizado, no item 1.13 Assinatura do Livro Digital. 2.2 Sistemas Instalação do PVA e Receitanet A Receita Federal disponibiliza um site especifico para o programa SPED. Neste site é possível encontrar as orientações necessárias para a instalação do PVA e do Receitanet (necessário para transmissão) GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

18 Downloads, notícias e manuais sobre o programa SPED podem ser encontrados sempre atualizados em sped.rfb.gov.br Versão mínima GVCollege Caso o tipo de declaração seja do tipo R + A (com escrituração auxiliar das contas a receber), será necessária a atualização do GVCollege no mínimo com a versão Versão Mínima GvContábil A geração do SPED-ECD 2016, leiaute 4, está disponível a partir da versão do GvContábil. Além do GvContábil, caso não deseje atualizar o GVCollege, faz-necessária a atualização do Serviço de geração do SPED (ECD_GeradorSped.EXE, versão mínima ) Fechamento Diário Auxiliar GVCollege Caso se utilize a escrituração Resumida, então deve ser realizada uma conferência no diário auxiliar do GVCollege. Existe uma rotina Ecd_ManutencaoDiarioAux.dll, no GVCollege, onde será possível consultar e realizar ajustes no diário auxiliar. Além disto, no sistema de contabilidade há o relatório ECD_RelDiarioAuxiliar.dll, que poderá ser utilizado para a conferência. Este tópico do diário auxiliar será tratado de forma detalhada no tópico Relatório diário auxiliar e Manutenção do diário auxiliar Versão mínima dos módulos envolvidos 3. Cadastro e Geração do SPED-ECD 3.1 Instalação e configuração do Serviço de Geração do SPED O item de configuração responsável pela gravação do arquivo SPED, montagem do arquivo, é um serviço que deve ser instalado na infraestrutura do cliente e deverá ter comunicação entre as estações de trabalho que irão trabalhar na geração do SPED, bem como os SGBDs do Gvcollege e GvContábil. Pode-se inclusive instalar este serviço na estação de 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

19 trabalho do contador ou mesmo no servidor. É importante liberar o acesso no firewall, na porta Após a atualização da versão, conforme descrito anteriormente (Versão Mínima GvContábil e Versão mínima GVCollege), deve-se proceder a instalação do serviço de geração do SPED ECD_GeradorSPED.exe. Para realizar esta instalação, deve-se: a) Acessar o prompt de comando como administrador, na estação de trabalho e/ou servidor em que se deseja instalar o serviço. b) Ir até a pasta onde encontra-se o executável ECD_GeradorSped.exe. c) Executar o comando: ECD_GeradorSped.exe /install. Caso tenha sucesso na instalação, então será exibida uma mensagem que o serviço foi instalado. d) Fechar o prompt de comando. e) Acessar os serviços do Windows (services.msc) GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

20 f) Localizar o Gerardor SPED. g) Se desejar, pode alterar o tipo de Inicialização de Manual (Padrão) para automático, evitando que, caso a estação onde foi instalado o serviço seja desligada, não seja necessário iniciar novamente o serviço; h) Iniciar o serviço Gerador Sped. Deverão ser atribuídas permissão de leitura e escrita neste serviço, pois ao ser iniciado serão gerados logs, bem como uma pasta chamada ScriptsSped que conterá todas as consultas executadas pelo serviço. Após a instalação do serviço de geração do SPED, faz-se necessário configurar os arquivos de parametrização, que serão utilizados para acessarem o serviço SPED bem como a base do GVCollege. Os arquivos.ini, descritos a seguir, deverão estar disponíveis e acessíveis na raiz do diretório do GvContábil. GeradorSPED.INI: Arquivo utilizado para rotear as requisições e a porta de tráfego das informações. Neste arquivo haverá 3 linhas: [Config]: Tag indicando a configuração Porta=8098: Porta utilizada para comunicação 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

21 Host: : Endereço IP ou nome do host onde está instalado o serviço de geração do SPED. Devem ver verificadas questões de permissão no firewall, porque já ocorreram situações que impossibilitaram a geração, pois a porta 8098 não estava liberada. DBParamsCollege.ini: Este arquivo é utilizado para conectar com a base de dados do GVCollege. Somente será necessário caso seja utilizada a escrituração Auxiliar. Caso utilizar a escrituração do tipo G, não será necessário ter este arquivo configurado. A estrutura de configuração é a mesma do DBxParams.INI, o arquivo de configuração do GVCollege. Contudo, este somente poderá ter uma única base indicada. 3.2 Cadastro e permissões nas rotinas usadas no SPED Serão abordadas aqui rotinas específicas utilizadas para a geração ou manutenção do SPED, outras rotinas que podem ser utilizadas como apoio, como fechamento de períodos, lançamentos contábeis, planos de contas, etc., não serão abordadas, mas poderão ser referenciadas. Caso necessitar de maiores esclarecimentos quanto ao uso das rotinas referenciadas, deverá ser consultado o Manual do Sistema Contábil GVCollege Para os que irão utilizar a escrituração auxiliar, com a finalidade de consultar e/ou proceder ajustes poderá ser utilizada a funcionalidade de Manutenção do Diário Auxiliar, Ecd_ManutencaoDiarioAux.dll. Esta rotina traz os dados de forma analítica quando a contabilização estiver parametrizada de forma sintética. A atualização dos registros, ocorre sempre no momento da exportação contábil (Faturamento, Arrecadação e Caixa) GvContábil A seguir são apresentadas as rotinas que deverão estar cadastradas e com permissões para que seja possível realizar a geração do arquivo SPED-ECD, no âmbito do módulo contábil. Cadastro de Conta Referencial (ECD_CadContaReferencial.dll): Utilizado para realizar a importação do plano de contas Referencial GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

22 Modelo de Referência (ECD_CadMaodeloReferencia.dll): utilizado para vincular o plano referencial, plano de contas e empresas que irá utilizar este plano referencial. Cadastro de Modelo de Demonstração (ECD_CadModeloDemonstração.dll): Utilizado para criar os modelos de demonstrativo, que poderão ser importados no livro digital. Cadastro de Livro Digital (ECD_CadLivroDigital.dll): É a rotina responsável por gerar os livros da ECD; Relatório Diário Auxiliar (ECD_RelDiárioAuxiliar.dll): responsável pela emissão do relatório Diário Auxiliar, utilizado para a conferência dos dados. Somente utilizado na escrituração auxiliar. 3.3 Importação do plano de contas referencial Após ter escolhido e montado o arquivo do plano referencial, conforme Manual do SPED-ECF, já referenciado no tópico Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais, pode-se então realizar a importação deste plano no módulo de contabilidade. Este arquivo deverá ser no formato texto. Através da Rotina de Importação do plano referencial - ECD_CadContaReferencial.dll, deve-se proceder a importação do plano referencial. Ao acessar a rotina pela primeira vez, ela já traz aberta a aba Plano referencial que é utilizada para a importação do arquivo texto, no formato txt ou csv GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

23 Para realizar a importação do Plano referencial deve-se: Iniciar a edição do registro, através do ícone que indica edição ( ). Selecionar uma opção na lista Entidade mantenedora. É importante destacar que essa é uma lista disponibilizada pela RFB e não faz validação com o conteúdo do arquivo importado, pois essa informação não consta nos arquivos, por esse motivo deve-se ficar atendo a essa questão. As entidades mais utilizadas são: o 1 PJ em Geral (L100A + L300A da ECF); o 2 PJ em Geral Lucro Presumido (P100 + P150 da ECF); o 5 Imunes e Isentas em Geral (U100A + U150A da ECF). Observe que a referência que consta na descrição das entidades Mantenedoras, são as referências dos planos de contas que devem ser montados, conforme sinalizado no item Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais. Versão: Indica a versão do Plano de contas. Não deve ser preenchido, pois esta informação deverá ser importada junto com a arquivo do Plano referencial e deve constar na primeira linha do arquivo. Tabela (grid) dos dados do arquivo: o Conta: Código da conta referencial o Descrição: Descrição da conta referencial; o Início Validade: Indica o início da validade da conta. Essa informação é validada no PVA. o Fim Validade: Indica o período máximo que a conta poderá ser utilizada na declaração o Tipo: Indica se é sintética ou analítica Selecione o arquivo a importar: Deverá ser indicado o arquivo a ser importado. (Sped/Fcont): Indica para qual declaração o arquivo poderá ser utilizado. Botão Importar : Realiza a importação dos registros constantes no arquivo selecionado. Após a importação, na aba Relacionamento de contas é possível verificar visualmente as contas contábeis do Plano de contas e os vínculos com o Plano referencial. As contas analíticas, que estão sem vínculo, serão destacadas na cor vermelha. As que já possuem vínculos, não serão destacadas GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

24 A opção Replicar pode ser utilizada para criar um novo plano referencial a partir do que está sendo visualizado. 3.4 Cadastro do modelo de referência Após a importação do plano de contas referencial, deve-se cadastrar um modelo de referência. O modelo de referência é utilizado para indicar o vínculo entre Plano de contas, Plano referencial e quais empresas utilizarão este plano referencial. Ao acessar a rotina Cadastro de modelo de referência (ECD_CadMaodeloReferencia.dll), em modo de inclusão ou edição, é apresentada a seguinte tela: 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

25 Descrição: É uma descrição livre utilizada para denominar a relação entre o Plano de contas, Plano de contas referencial e o vínculo entre Empresas. sistema. Ativo: define se o registro está ativo, possibilitando o uso do mesmo nas rotinas do Plano de contas: Serão apresentados os planos de contas contábeis cadastrados/utilizados na base de dados. Plano de contas referencial: Lista com os planos de contas referenciais já importados na base de dados; Empresas disponíveis: São listadas as empresas disponíveis para a seleção/vínculo no modelo; uma empresa não poderá ser selecionada em mais de um modelo caso este modelo esteja ativo; referência; Empresas selecionadas: corresponde às empresas que farão parte deste modelo de 3.5 Vínculo de contas contábeis x contas referenciais O vínculo entre as contas Plano referencial definido como ativo no modelo de referência, e as contas contábeis deve ser realizado via cadastro de contas contábeis. Esse vínculo será factível inclusive para o centro de custos. O vínculo somente é realizado em contas analíticas. Vínculo individual: Ao acessar o cadastro de conta contábil, deve-se: 1) Encontrar a conta contábil analítica que se deseja proceder o vínculo; é possível realizar a navegação expandindo os níveis do plano de contas. 2) Ao encontrar a conta, deve-se editá-la, clicando com o botão direto no registro que que deseja vincular à conta referencial e escolher a opção Editar Conta ; 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

26 3) No campo Sped estão as informações de vínculo da conta. Para Incluir/Editar/Excluir, deve-se selecionar a opção correspondente. 4) Ao acessar a opção incluir, será exibida a opção de pesquisa do plano referencial; 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

27 Conta/Descrição: é possível realizar uma pesquisa entre todas os registros do plano referencial. A pesquisa é realizada sobre as colunas Conta e Descrição da grid, conforme o critério utilizado. Recomenda-se utilizar o critério Contém, pois irá realizar a busca pela parte informada. Opção de pesquisa ( ): Realiza a pesquisa com base no critério informado, atualizando os registros da grid. Registros do plano referencial: Apresenta os registros do plano referencial, ou aos que atendem ao critério de pesquisa. Vincular centro de custo: caso a conta contábil possua centro de custo, serão exibidos os centros de custo vinculados a essa conta, da unidade logada. Para realizar a replicação de centros de custo para todas as unidades, deve-se, no cadastro de conta, assinalar a opção Vincular contas/centros de custo nas outras unidades. Após selecionar o registro da conta referencial e o centro de custo, caso houver, clicase no OK para proceder o vínculo e retornar ao cadastro de contas. Vínculo de um grupo de analíticas: É possível proceder o vínculo de todas as analíticas que estiverem abaixo de uma determinada conta sintética. Pode ser um facilitador para o vínculo por exemplo, de contas que estão em um nível que correspondam a um mesmo registro do plano referencial, podemos citar as contas Caixa, contas Banco, Clientes a Receber, etc. Para realizar este vínculo em lote, deve-se selecionar a conta Sintética em que estão as contas analíticas em um nível inferior, e marcar a opção Vincular para contas analíticas na edição da conta GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

28 Realizando este procedimento, apesar de a edição ser realizada da conta sintética, o vínculo será realizado somente nas contas analíticas. Replicando vínculo de centro de custo para todas as unidades É possível, em contas que tenham centro de custo, realizar o vínculo do centro de custo para todas as unidades. Este vínculo é realizado quando se escolhe a opção Vincular contas/centros de custo nas outras unidades, então, ao editar/incluir um vínculo referencial os centros de custo disponíveis serão os de todas as unidades correspondentes. Deverão ser selecionados os centros de custo que se deseja realizar o vínculo. 3.6 Conferência dos vínculos Para realizar a conferência das contas vinculadas, fora disponibilizado um relatório para listar estes vínculos, bem como a exportação para CSV com a finalidade de ser trabalhado no Excel. O Relatório de conta contábil x conta referencial (CTB_RelContaContabilContaReferencial.dll) apresenta a possibilidade de verificar as contas que estão vinculadas, as contas em que ainda faltam vínculos e também possibilita a impressão de todos os registros GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

29 O modelo de relatório poderá ser configurado conforme a necessidade da instituição. O formato que foi configurado é o formato que será impresso/exportado para Excel. Somente serão exportadas as contas analíticas. Contas contábeis já vinculadas: Exibe somente as contas contábeis que já possuem vínculo com conta referencial. Contas contábeis não vinculadas: Contas contábeis que não possuírem vínculo com conta referencial. Todos: Serão exibidos todos os registros, com ou sem vínculo Exibir apenas contas contábeis vinculadas a mais de uma conta referencial: Esta opção está disponível somente quando a opção Contas Contábeis já vinculadas for escolhida e listará somente as contas contábeis que tenham mais de uma conta referencial, balizada pelo centro de custo. 3.7 Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE) O cadastro desses modelos de demonstração (ECD_CadModeloDemonstracao.dll) possibilita a reutilização da estrutura criada para cada declaração/ano em que foi necessário enviar a escrituração contábil. É possível criar uma estrutura utilizando nível (assim como plano de contas) ou criação de forma livre. Cabe salientar que nesta funcionalidade cadastra-se apenas o modelo da demonstração, possibilitando a importação e configuração de saldo na própria escrituração contábil. Importação via plano (Balanço e DRE) Ao incluir um modelo de demonstração, será exibida a tela a seguir: 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

30 Descrição: Deverá ser informado o nome que será dado ao modelo que está sendo criado. Tipo de modelo: Deve ser selecionada qual a demonstração que se deseja criar (Balanço Patrimonial / Demonstração de Resultado de Exercício). Ao selecionar o modelo o usuário será questionado se deseja importar o modelo a partir do plano de contas: Caso a resposta seja afirmativa, então o campo grau será habilitado a fim de que seja selecionado até qual o grau que se deseja realizar a importação. Tipo de plano de contas: Deverá ser selecionado o plano de contas que será utilizado como base para a criação do modelo e também para o vínculo da conta contábil no item da aglutinação GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

31 Grau: Deverá ser selecionado o grau máximo (nível do plano de contas) em que será gerado o modelo. Gerar aglutinações: Executa a ação de geração do modelo de aglutinações a partir do plano de contas, conforme os parâmetros citados. Após a criação dos modelos via plano de contas, é possível realizar edições na estrutura assim como nas contas que foram informadas na estrutura. Essas alterações não serão refletidas nas demonstrações já carregadas/utilizadas nos livros digitais; as edições podem ser realizadas na estrutura criada, no conjunto denominado Itens. Criação manual do modelo Caso se opte pela criação manual da demonstração, ao ser questionado quanto à gerar automaticamente as aglutinações, basta responder que não, e não deverão disparar a ação Gerar Aglutinações. No conjunto denominado Itens, temos as opções de: Incluir: Inclui um novo item. Editar: Edita o item selecionado. Excluir: Exclui o item selecionado. Visualizar: Visualiza o item selecionado. Seta para baixo: Movimenta o item selecionado uma posição para baixo a cada clique. Seta para cima: Movimenta o item selecionado uma posição para cima a cada clique GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

32 Ao incluir/editar ou visualizar um item, será apresentada a seguinte tela: Código aglutinação: Identificação do item no Escrituração Digital. O sistema gera automaticamente desta identificação, em que obedece a seguinte lógica: prefixo: DRE, para o demonstrativo; BAL, para o balanço. Para ambos os tipos de demonstração, o prefixo é sequenciado de forma incremental. Nível: indica o nível do registro no demonstrativo. Ordem: indica a posição sequencial (linha) em que será disponibilizado o registro da demonstração. Descrição: nomenclatura. Tipo Valor: Indica o tipo de registro conforme manual da RFB quanto a cada item da escrituração. Os valores possíveis são estabelecidos no referido manual. Balanço: Ativo: Indica que o registro é referente ao Ativo. Passivo e Patrimônio líquido: Indica que o registro é referente ao Ativo. DRE: Despesa ou redutor do Lucro: Indica que o registro se refere a uma despesa ou redutor do lucro; Receita ou incremento do lucro: Indica que o registro se refere a uma receita ou incremento do lucro; Subtotal ou Total Negativo: Indica que o registro se refere a um totalizador negativo; 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

33 Subtotal ou Total Positivo: Indica que o registro se refere a um totalizador positivo. Contas: Corresponde às contas contáveis que deverão ser vinculadas ao registro do demonstrativo. Essa vinculação não é obrigatória conforme consta no manual da RFB, registro I052, contudo caso não foi vinculada serão geradas advertências ao validar a escrituração. Quanto ao vínculo de contas, deverão ser vinculadas as contas Analíticas. 3.8 Cadastro Livro Digital O Livro Digital (ECD_CadLivroDigital.dll) é a configuração da escrituração propriamente dita. A seguir serão apresentados os tópicos que devem ser configurados bem como a orientação de configuração a fim de possibilitar a geração da escrituração Cadastro Geral Situação especial: São apresentados os valores: Cisão, Fusão, incorporação, Extinção e Transformação. Somente deverá ser preenchido este campo caso o Escrituração esteja relacionado a algum desses fatos. Para deixar o campo em branco, deve-se teclar Esc. Tipo arquivo: ECD: Escrituração Contábil Digital; FCONT: Para declarações do Fcont. Com diário auxiliar: Quanto marcado, indica que a Declaração ECD será do tipo R (resumida) e necessitará do livro A (Auxiliar), também será solicitado na aba ECD 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

34 Configurações quais são as contas que serão encaminhadas na escrituração auxiliar. Quando desmarcado, o tipo de escrituração será do tipo G Completa. Natureza livro: Apresenta a descrição do livro. Número livro: Indica a numeração do livro. Deverá seguir a numeração dos livros impressos se for o acaso. Deverá ser preenchido com o último livro registrado, pois servirá de base para o incremento do livro a ser gerado. Data arquivamento: Informação não obrigatória. Deverá informar a data de arquivamento dos atos constitutivos. Data arquivamento conversão: Informação não obrigatória. Deverá informar a data de arquivamento do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária Unidades Serão apresentadas todas as unidades da empresa em que se está logado. Deverão ser selecionadas as unidades que deverão fazer parte da escrituração. Ao selecionar as unidades, será realizada uma validação quanto ao plano de contas. O plano de contas deverá ser o mesmo para todas as unidades selecionadas, caso contrário será informado ao usuário e não será possível prosseguir Natureza Nesta aba deverá ser indicada a natureza das contas. Conforme o manual da escrituração as possibilidades são: 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

35 Natureza: Informação fixa, conforme lista disponibilizada pela RFB e apresentada na tabela anterior. Máscara da conta: Deverá ser informado o início do código estruturado que corresponde à conta indicada. Por exemplo, se informado o valor 2, todas as contas que iniciam com esta numeração terão esta classificação, no exemplo acima, todas serão indicadas como pertencentes às Contas de passivo. Caso houver um nível menor, no caso 2.3, então todas as contas que iniciam com 2 serão do passivo, exceto as que iniciam com 2.3, estas serão classificadas como Patrimônio Líquido. Descrição: Corresponde à descrição, conforme a natureza selecionada. Esta referência é obrigatória para todas as contas. A exclusão de algum grupo de contas irá gerar erros impossibilitando o envio da escrituração. Para maiores informações, conferir registro I050 do Manual de Orientação da ECD Demonstrações e Notas explicativas Na aba demonstrações serão cadastradas as demonstrações (Balanço e DRE), bem como identificação da demonstração e também as notas explicativas. Demonstrações: As demonstrações deverão ser cadastradas por ano, e obrigatoriamente deverão ter a demonstração para o Balanço Patrimonial e também para o DRE GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

36 Importando demonstração a partir do modelo Com o Livro Digital em modo de visualização, o botão Importar ficará habilitado. Ao clicar neste botão, será exibida a tela para seleção dos modelos de demonstração que estão cadastrados na base de dados, conforme abordado no item Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE). É permitida somente a seleção de um modelo por vez. Ao avançar, será solicitado o ano que se deseja vincular esta demonstração. Ao concluir o processo, será replicado o modelo selecionado vinculado ao ano informado no livro digital. Após a importação, pode-se realizar ajustes no demonstrativo GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

37 Saldos Na importação, os saldos do demonstrativo estarão zerados. Pode-se preencher o saldo correspondente, ou então, em modelo de visualização de demonstrativo, selecionar a opção Calcular saldos Esta funcionalidade irá realizar o cálculo de saldos da demonstração com base nas contas contábeis vinculadas em seus itens. Caso algum já tenha preenchido algum valor, ao realizar o cálculo de saldos, os valores serão atualizados com base nas contas contábeis, no mês de dezembro do referido ano. Esta apuração de saldos somente deverá ser efetuada após já ter sido realizado o encerramento contábil. Replicar A opção replicar permite que seja realizada uma Cópia da demonstração na própria escrituração. Para utilizar esta opção o registro deve estar em modo de edição. Ao clicar no botão replicar, será solicitado o ano de origem e o ano destino. Será realizada uma cópia de todas as demonstrações do ano origem para ao ano destino GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

38 DMPL/PLPA Os blocos J210 e J215 tratam da DLPA Demonstração de Lucros ou Prejuízos acumulados e da DMPL Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido. Para tal, no tipo de demonstração DRE, deverá constar, se for o caso, um registro correspondente a essas informações. Além disto, deverá indicar se corresponde a DMPL ou DLPA, na edição do item do demonstrativo; As regras de validação deste campo são importantes, ou seja, para esta indicação os vínculos das contas deverão ser as analíticas, a fim de ser gerado o registro I052 correspondente. REGRA_EXISTE_AGLUTINACAO_J210: Verifica se existe um registro I052, onde o COD_AGL (Campo 03) do registro J210 seja igual ao COD_AGL (Campo 03) do registro I052. Se a regra não for cumprida, o PVA do Sped Contábil gera um aviso GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

39 REGRA_VALIDA_TOT_AGLUTINACAO_J215: Verifica se o VL_CTA (Campo 05) é igual à soma de todos os VL_FAT_CONT (Campo 03) dos registros J215 subtraída do VL_CTA_INI (Campo 07). Se a regra não for cumprida, o PVA do Sped Contábil gera um erro. Cadastro manual das demonstrações É possível realizar o cadastro manual das demonstrações. Para tal, pode-se acessar a rotina em modo de edição e proceder a inclusão de registros, definir o nível, o valor (se tiver conta contábil vinculada, então poderá ser apurado nos saldos), descrição, DMPL/DLPA (para o DRE) e o tipo de valor. Maiores informações podem ser consultadas no Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE), que segue o mesmo procedimento. Notas Explicativas (Arquivo outras informações): O registro J800 permite que seja anexado um arquivo em formato texto RTF (Rich Text Format) na escrituração, que se destina a receber informações que devam constar do livro, tais como notas explicativas, outras demonstrações contábeis, pareceres, relatórios, etc. O texto já deverá estar pronto e formatado, salvo em formato RTF. Após deverá ser vinculado na escrituração, antes da geração. Caso deseje, podem ser adicionadas estas notas após o arquivo gerado, para tal, deve ser observada a orientação da RFB que consta no Manual de Orientação da ECD, quanto ao bloco J GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

40 3.8.5 Instituição Neste registro devem ser incluídas as inscrições cadastrais da pessoa jurídica que, legalmente, tenha direito de acesso ao livro contábil digital. O código da empresa no Banco Central corresponde ao ID_Bacen, conforme registrado no Unicad (Informações sobre Entidades de Interesse do Banco Central), composto por 8 dígitos e iniciados com a letra "Z". Este registro é obrigatório se não possuir nenhuma instituição, então deve ser referenciado o valor 00 sem inscrição cadastral em outra entidade. Maiores informações devem ser consultadas no registro 0007 do Manual de Orientação da ECD Signatários O Registro J930 traz os signatários da escrituração. Conforme o Manual da RFB, o contador é um registro obrigatório. Os signatários são quem irão assinar a declaração. É disponibilizada uma tabela de qualificação do signatário, conforme segue: Nesta aba Signatários poderão ser preenchidos diversos registros. É obrigatória a identificação da qualificação do signatário. Para o contabilista, é obrigatório o CRC, sem o preenchimento somente com o número do certificado GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

41 3.8.7 Auditoria Independente Na aba auditoria independente, deverá ser preenchido se a instituição possuir uma auditoria externa. Ou então, conforme orientação do registro J935 do Manual da ECD. O registro J935 que identifica os auditores independentes deve ser preenchido quando o campo 17 do registro 0000 (IND_GRANDE_PORTE) igual a 1 (Empresa é entidade sujeita a auditoria independente Ativo Total superior a R$ ,00 ou Receita Bruta Anual superior R$ ,00). A indicação do porte da empresa no módulo contábil está no cadastro da empresa ECD Configurações Esta aba estará disponível se o tipo de escrituração for com Diário Auxiliar. Deverá ser selecionada a Base do GVCollege, que foi parametrizada no arquivo DBParansCollege.INI. Deverão ser selecionadas as contas contábeis que irão compor a escrituração auxiliar. Será referenciado no livro R e terá o detalhamento no livro A. 3.9 Relatório diário auxiliar Para a conferência de registros foi disponibilizado um relatório do diário auxiliar, a ECD_RelDiarioAuxiliar.dll, que lista os dados no formato analítico, quando o tipo de exportação da arrecadação/faturamento for sintético. Esse relatório irá buscar as informações que constam na base de dados do GVCollege, que foram alimentadas no momento da exportação dos dados da contabilidade e são atualizadas quando ocorre a exportação no formato oficial GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

42 3.10 Manutenção do diário auxiliar Esta é uma rotina no GVCollege que traz os dados de forma analítica quando a contabilização estiver parametrizada de forma sintética. A atualização dos registros ocorre sempre no momento da exportação contábil (Faturamento, Arrecadação e Caixa). Ela será necessária caso houver a necessidade de proceder algum ajuste na contabilidade, que não foi realizado no GVCollege, então este lançamento de ajuste deverá ser incluído na manutenção do diário, caso contrário os valores dos livros não serão consistentes entre si, e o PVA irá gerar uma crítica a respeito, impedindo o envio da escrituração. Pode-se localizar os registros conforme os critérios de busca disponibilizados, assim como é possível associar mais de um critério de busca. registros. Na opção de pesquisa, pode-se estabelecer as possibilidades de ordenação dos Lançamento Ativo: Indica se será considerado no Diário Auxiliar Empresa: Descrição da empresa Unidade: Descrição da Unidade Tipo de Registro: (Arrecadação / Faturamento) Data Diário: Data do diário contábil 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

43 Competência: Competência da parcela Tipo Pessoa: Tipo de pessoa responsável financeiro da parcela CFP/CNPJ: CPF ou CNPJ do responsável financeiro da parcela Matrícula: Matrícula do aluno do registro correspondente Nome: Nome do responsável financeiro da parcela Histórico: Histórico contábil da parcela Local de pagamento: Local onde foi realizada a liquidação da parcela Conta contábil: Conta contábil (reduzido + descrição) vinculada ao registro Estruturado: Código estrutura da conta contábil Parcela: Número mascarado da parcela Tipo Parcela: Tipo da parcela Data vencimento: Data de vencimento da parcela Data Crédito: Data de crédito da parcela Natureza: Informação de Débito ou Crédito do registro Valor: Valor do registro Centro de Custo: Centro de custo do registro Revisão dos dados cadastrais da unidade É importante uma revisão nos dados cadastrais da unidade. Questões como endereço, CEP, código do IBGE do município e informação do porte da unidade. É importante acessar o cadastro de empresa/unidade, bem como o cadastro de Bairros, Cidades e Estados, a fim de evitar erros na validação do arquivo gerado pelo PVA Geração do arquivo SPED Para gerar o arquivo da escrituração, deve-se selecionar a registro correspondente no cadastro de livro digital. Esse registro deve estar em modo de visualização. Para iniciar a geração, deve-se clicar no botão ECD 2016 GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

44 Ao clicar no botão ECD, será realizada uma verificação quanto aos dados cadastrais obrigatórios. Caso houver inconsistência, será exibido no log e o processo não poderá seguir. Caso as verificações forem atendidas, será apresentada uma tela solicitando informações adicionais quanto à geração. Finalidade escrituração: a geração padrão da escrituração é o formato Original. Para o uso das demais opções, deve-se consultar o Manual da RFB. Nire para substituição: Caso ocorra substituição do NIRE na escrituração retificadora. Código hash para substituição: Caso ocorra a substituição da escrituração auxiliar após transmissão. Situação no início do período: Situação padrão deve ser Normal, as demais devem ser consultadas no manual da ECD. Mês inicial: Mês inicial do livro. Mês final: Mês final do livro. Ano: Ano calendário do livro. Destino: Destino onde será gravada a escrituração. Neste ponto é importante atenção, o caminho de referência é com base no Serviço, deve-se considerar a estrutura em que o serviço de geração SPED está instalado. Número livro: Número do livro que será gerado GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

45 Versão: Versão do leiaute (somente consulta). Tipo escrituração: Somente consulta. Há disponível 2 formas. G ou R+A (quando marcada a opção Com diário auxiliar. Registro I155 (Saldos periódico) () Busca saldo dos centros de custo: Considera o centro de custo nos saldos periódicos. 4 Importação, validação e transmissão do arquivo Informações em relação à importação, validação e transmissão do arquivo devem ser verificadas diretamente no site da RFB que trata do SPED ( e nos respectivos manuais disponibilizados GVDASA Sistemas SPED-ECD Escrituração Contábil digital

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