Palestra. SPED - Escrituração Contábil Digital - ECD - Roteiro. Julho Elaborado por: Antonio Sérgio de Oliveira

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1 Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo Tel. (11) , (teleatendimento), fax (11) web: Rua Rosa e Silva, 60 Higienópolis São Paulo SP Presidente: Luiz Fernando Nóbrega Gestão Palestra SPED - Escrituração Contábil Digital - ECD - Roteiro A reprodução total ou parcial, bem como a reprodução de apostilas a partir desta obra intelectual, de qualquer forma ou por qualquer meio eletrônico ou mecânico, inclusive através de processos xerográficos, de fotocópias e de gravação, somente poderá ocorrer com a permissão expressa do seu Autor (Lei n. 9610) TODOS OS DIREITOS RESERVADOS: É PROIBIDA A REPRODUÇÃO TOTAL OU PARCIAL DESTA APOSTILA, DE QUALQUER FORMA OU POR QUALQUER MEIO. CÓDIGO PENAL BRASILEIRO ARTIGO 184. Elaborado por: Antonio Sérgio de Oliveira O conteúdo desta apostila é de inteira responsabilidade do autor (a). Julho 2012 Acesso gratuito pelo portal do CRC SP

2 IMPACTOS -7 dicas empresa ou escritório contábil DICA 1 DEFINIR EQUIPE RESPONSÁVEL DICA 2 - CONHECER A LEGISLAÇÃO DICA 3 LEVANTAMENTO DOS CLIENTES/DEPARTAMENTOS ATINGIDOS DICA 4 AVALIAÇÃO DOS SISTEMAS DO ESCRITÓRIO E DOS CLIENTES DICA 5 FAZER REUNIÃO COM OS CLIENTES DICA 6 REAVALIAR PROCESSOS APROXIMAR-SE DO CLIENTE DICA 7 REALIZAR TREINAMENTOS PERIÓDICOS (detalhes destas dicas estão em Sped Contábil RECEITA FEDERAL Instrução Normativa RFB nº 787, de 19/11/2007 Instituição da Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e previdenciários) Ato Declaratório Executivo Cofisnº20, de 28/05/09 Anexo I -Regras de validação Anexo II -Tabelas de Código 2

3 Obrigatoriedade I em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº , de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real; II em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. Nota: Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de Prazo de Entrega A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. 3

4 Fusão, Cisão, Incorporação Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deveráser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras atéo último dia útil do mês subseqüente ao do evento. Livros Abrangidos Livro Diário e seus auxiliares, se houver; Livro Razão e seus auxiliares, se houver; Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. Deverão ser assinados pelo empresário e Contador digitalmente utilizando-se certificado de segurança mínima tipo A3. 4

5 ASSINATURA DO LIVRO DIGITAL O livro digital deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Não existe limite para a quantidade de signatários, mas os contabilistas sempre devem assinar por último. Devem ser utilizados somente certificados digitais e-pf ou e-cpf, com segurança mínima tipo A3. Os certificados de pessoa jurídica (e-cnpj ou e-pj) não podem ser utilizados. O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial. O Sped Contábil não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita pela Junta Comercial. A procuração eletrônica da Receita Federal não pode ser utilizada. TERMINOLOGIA : DNRC/RFB/CFC O Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC) adota a terminologia Livro Digital, A Receita Federal do Brasil (RFB) utiliza Escrituração Contábil Digital, O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) utiliza Escrituração Contábil em Forma Eletrônica. 5

6 Limite de Tamanho - Como regra geral, o livro é mensal, mas pode conter mais de um mês, desde que não ultrapasse 1 GB (gigabyte). - Não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade, cisão, fusão, incorporação ou extinção). Apuração Trimestral do IRPJ Ainda que a apuração do IRPJ seja trimestral, o livro pode ser anual. Nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações trimestrais e a anual. 6

7 Mudança de Contador no meio do período O período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico. Geração do Arquivo A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital em um formato específico. A ECD deveráser transmitida ao SPED, sendo considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro (Juntas Comerciais). 7

8 Geração do Arquivo -2 O arquivo contendo a ECD deveráser submetido ao Programa Validador e Assinador(PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, disponibilizado na página da RFB na Internet, o qual contém as seguintes funcionalidades a) validação do arquivo digital da escrituração; b) assinatura digital; c) visualização da escrituração; d) transmissão para o SPED; e) consulta àsituação da escrituração. Geração e Transmissão - Jucesp O recolhimento do emolumento da GARE deverá ser feito em qualquer rede bancária através do código de receita ou através da geração de GARE eletrônica no site da Jucesp. ATENÇÃO: O número da autenticação digital (8 últimos dígitos vide figura 1) seguido da data de pagamento deverão ser informados durante o preenchimento do Requerimento de Autenticação de Livro Contábil (vide figura 2). 8

9 Substituição do Livro Digital Transmitido O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído. Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Status Permite Substituição Em análise Não Em Exigência Sim Autenticado Não Substituído Não MULTA A não apresentação da ECD atéo último dia útil de junho do ano seguinte acarretaráa aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mêscalendário ou fração. Exemplo: Se o prazo de entrega termina no dia 30/06 e o livro for entregue no dia 01/07, a multa éde R$ 5.000,00. O valor é mantido atéo último dia do julho. Iniciado o mês de agosto, a multa passa para R$ ,00 e, assim, sucessivamente. O código de receita da multa por atraso na entrega da ECD é

10 REDUÇÃO DA MULTA De acordo com o art. 961 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR/99), seráconcedida redução de 50% (cinquentapor cento) de lançamento de ofício ao contribuinte que, notificado, efetuar o pagamento do débito no prazo legal de impugnação. Plano de Contas Referencial - 2 O SpedContábil estácom a versão 1.0 do plano de contas referencial. Esse plano de contas referencial não foi atualizado, tendo em vista que o referenciamento do Sped Contábil é facultativo e, em breve, será descontinuado. caso opte por fazer o referenciamento no Sped Contábil, é possível utilizar o plano de contas do Fcont(mais atualizado). Neste caso, o PVA do SpedContábil geraráavisos em relação às contas que não constam na versão mais antiga do plano de contas referencial. Contudo, avisos não impedem a transmissão da escrituração. 10

11 COD_CTA_REF DESCRIÇÃO ORIENTAÇÕES 1 ATIVO 1.01 CIRCULANTE DISPONIBILIDADES Caixa Bancos 2 PASSIVO 2.01 CIRCULANTE Plano de Contas Referencial - Exemplo OBRIGAÇÕES DE CURTO PRAZO Fornecedores Compras de Mercadorias à Vista Compras de Mercadorias a Prazo Contas que registram valores em dinheiro e em cheques em caixa,recebidos e ainda não depositados, pagáveis irrestrita e imediatamente. Contas que registram disponibilidades, mantidas em instituições financeiras, não classificáveis em outras contas deste plano referencial. Contas que registram o valor a pagar correspondentes à compra de matérias-primas, bens, insumos e mercadorias.informar, também, o valor correspondente a adiantamentos de clientes. Contas que representam o valor das mercadorias adquiridas à vista, no período de apuração, e destinadas à revenda. Contas que representam o valor das mercadorias adquiridas a prazo, no período de apuração, e destinadas à revenda. Plano de Contas Referencial 20 11

12 Cadastro de Participante (registro 0150) Somente devem ser informados os participantes com os quais a empresa tenha um dos seguintes relacionamentos : CÓD_REL Tipo do relacionamento 01 Matriz no exterior; 02 Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior; 03 Coligada, inclusive equiparada; 04 Controladora; 05 Controlada (exceto subsidiária integral); 06 Subsidiária integral; 07 Controlada em conjunto; 08 Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM); 09 Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 11 Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes. Clientes e fornecedores das empresas não preenche os requisitos para ser incluída nos registros Tabela de qualificação do assinante Código Descrição Diretor 204 Conselheiro de Administração 205 Administrador 206 Administrador do Grupo 207 Administrador de Sociedade Filiada 220 Administrador Judicial Pessoa Física 222 Administrador Judicial Pessoa Jurídica - Profissional Responsável 223 Administrador Judicial/Gestor 226 Gestor Judicial 309 Procurador 312 Inventariante 313 Liquidante 315 Interventor 801 Empresário 900 Contabilista 999 Outros 12

13 Recebido Aguardando Processamento Aguardando Pagamento Em Análise Situação da ECD O livro digital foi recebido pelo Sped Contábil, porém ainda não foi encaminhado para a Junta Comercial. O livro digital foi enviado pelo Sped Contábil para a Junta Comercial. A Junta Comercial está aguardando a confirmação do pagamento do preço destinado à autenticação do livro digital. Consulte o sitio da Junta Comercial de sua jurisdição para verificar se existe emissão de documento de pagamento via internet. A Junta Comercial já obteve a confirmação do pagamento e está analisando o livro digital. Autenticado(*) O livro digital foi analisado pela Junta Comercial e foi autenticado. A Junta Comercial gerou um arquivo com o Termo de Autenticação. Situação da ECD Recebido Parcialmente Sob Exigência (*) Autenticação Indeferida (*) Substituído (**) No caso de escrituração composta por Livro Diário Resumido e Livros Auxiliares, a análise somente tem início após todos terem sido recebidos pela Junta Comercial e ter ocorrido a confirmação de pagamento do preço para autenticação de todos eles. O livro digital foi analisado pela Junta Comercial e alguma irregularidade foi detectada. A Junta Comercial gerou um arquivo com a Notificação das Exigências. O livro digital foi analisado pela Junta Comercial e a autenticação foi Indeferida. A Junta Comercial gerou um arquivo com a Notificação de Indeferimento. O livro digital que estava Sob Exigência foi substituído. 13

14 Preparar Visualizações Esta função oferece opções para o usuário poder preparar (gravar em disco) previamente, em uma única solicitação, o banco de dados das visualizações para várias funcionalidades ao mesmo tempo (Diário, Razão, Demonstrações Contábeis, etc), o que evitaráque o sistema solicite mais tarde a preparação deste banco de dados para cada uma das funcionalidades separadamente Barra de Ferramentas Conteúdo do PVA Validar Escrituração Contábil Assinar Escrituração Contábil Gerenciar Requerimento Transmitir Escrituração Contábil Consultar Situação Excluir Escrituração Contábil Gerar Cópia de Segurança Restaurar Cópia de Segurança Configurar Aplicação 14

15 RECEITANETBX ReceitanetBX é um sistema capaz de transmitir arquivos da base da Secretaria da Receita Federal do Brasil para contribuintes, representantes legais de empresas, procuradores autorizados por procuração eletrônica, servidores da Receita Federal ou entidades conveniadas. O programa poderá ser baixado a partir da página do SPED RECEITANETBX O QUE PODE SER BAIXADO COM O RECEITANETBX O ReceitanetBX permite baixar arquivos dos seguintes sistemas: Escrituração Contábil Digital (SPED-ECD) Escrituração Fiscal Digital (SPED-EFD) e das Notas Fiscais Eletrônicas Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (SPED - Contribuições) Controle Fiscal Contábil de Transição (SPED Fcont) 15

16 DISCUSSÃO EM GRUPO -EMPRESAS 1.Qual o sistema de gestão sua empresa utiliza? 2.Você acha que este sistema jáestápreparado para o SPED? 3.Sua empresa de sistema oferece treinamento visando o SPED? 4.Quantos funcionários da empresa já fizeram este treinamento? 5.Sua empresa faz o controle do estoque por este sistema ou outro? 6.Sua empresa realiza contagem física dos estoques periodicamente? 7.Sua empresa játem uma equipe direcionada para tratar do SPED? 8.Seu escritório jáfez algum tipo de reunião sobre o SPED com os clientes? 9.Você está recebendo XML de todos seus fornecedores? 10.Você está enviando XML para todos seus clientes? 11.Para a guarda dos XML s você estáusando o que? 12.Como pretende enviar as informações do ECF para o seu Contador? 13.Os demais funcionários da empresa jásabem sobre o SPED? 14.Que sugestão você oferece para melhorar o relacionamento empresa/escritório? DISCUSSÃO EM GRUPO - ESCRITÓRIOS 1.Qual o sistema fiscal/contábil seu escritório utiliza? 2.Você acha que o este sistema já está preparado para o SPED ICMS e SPED PIS/COFINS? 3.Sua empresa de sistema oferece treinamento para gerar os sped s? 4.Quantos funcionários do escritório já fizeram este treinamento? 5.Seu escritório já tem uma equipe preparada e direcionada para tratar do SPED? 6.No seu escritório vocês já tiveram a chance de ler os guias práticos e os leiautes dos sped s? 7.No seu escritório já fizerem algum tipo de reunião com os clientes? 8.Para a guarda dos XML s você está oferecendo algum auxílio ao cliente? 9.Como você pretende levar os dados do ECF para o seu sistema fiscal? 16

17 BIBLIOGRAFIA Sites: CONTATO: 17