E C D Escrituração Contábil Digital. Manual Prático

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2 E C D Escrituração Contábil Digital

3 ALDENIR ORTIZ RODRIGUES Contabilista, advogado, especialista em tributos diretos, contribuições para o PIS/Cofins e legislação societária. Coautor de livros das áreas contábil e tributária. CLEBER MARCEL BUSCH Contador, bacharel em direito, tecnólogo em análise e desenvolvimento de sistemas, especialista em tributos diretos, contribuições para o PIS/Cofins e legislação societária. Coautor de livros das áreas contábil e tributária. EDINO RIBEIRO GARCIA Contador, bacharel em direito, especialista em tributos diretos, contribuições para o PIS/Cofins e legislação societária, professor e palestrante. Coautor de livros das áreas contábil e tributária. WILLIAM HARUO TODA Contabilista, advogado formado pela FMU, tecnólogo em análise e desenvolvimento de sistemas, especialista em tributos diretos, contribuições para PIS/Cofins e legislação societária, pós-graduado em Gestão da Comunicação e Marketing Institucionais pela UCB com cátedra da Unesco e pós-graduado em Gestão Pública pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná. Coautor de livros das áreas contábil e tributária.

4 Apresentação A Escrituração Contábil Digital (ECD) faz parte do projeto Sped e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os livros: G-Diário Geral; R-Diário com Escrituração Resumida (vinculado a um livro auxiliar); A-Diário Auxiliar; Z-Razão Auxiliar; e B-Livro de Balancetes Diários e Balanços. Encontramos várias denominações acerca ECD, isto é, ela pode ser identificada de diversas formas: o Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) adota a terminologia Livro Digital ; a Receita Federal do Brasil (RFB) utiliza Escrituração Contábil Digital e o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) usa Escrituração Contábil em Forma Eletrônica. Depois de concluída, a ECD deve ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA) especificamente desenvolvido para esse fim, disponível no site da RFB na Internet <www.receita.fazenda.gov.br>, e deve ser transmitida ao Sped até as 23h59min59s, horário de Brasília, do último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. Portanto, em relação ao ano-calendário de 2015, a entrega deverá ser feita até o dia 31 de maio de A elaboração deste Manual, fundamentado no Manual de Orientação do Leiaute da ECD, anexo ao Ato Declaratório Executivo Cofis nº 19/2016 (atualização em abril de 2016), tem por objetivo apresentar ao leitor, de forma prática e segura, as instruções e orientações que devem ser observadas para validação, assinatura e acompanhamento dos arquivos digitais da ECD e ECF, por meio dos aplicativos disponibilizados pela RFB, assim como a correlação com as demais estruturas do Sped. Com isso, estaremos proporcionando ao contribuinte maior segurança no cumprimento dessas obrigações, minimizando assim os riscos de autuações. Enfim, o presente Manual oferece ao leitor a oportunidade de conhecer melhor a ECD, por intermédio de experientes profissionais, que qualificam a publicação dessa eficiente e ágil ferramenta de trabalho, destinada a escritórios de contabilidade, empresas de assessoria e auditorias, contadores, controller, analistas fiscais e contábeis, advogados, profissionais de TI e demais profissionais envolvidos nas áreas contábil e tributária. A Editora 5

5 Sumário 1. INTRODUÇÃO CONSIDERAÇÕES GERAIS Pessoas jurídicas obrigadas ME e EPP optantes pelo Simples Nacional Prazo para apresentação dos livros digitais Penalidades Livros abrangidos Regras de convivência entre os os livros Hash do livro Impressão dos livros Dispensa de impressão Quantidade de livros por arquivo e quantidade de arquivos por ano-calendário Limite de tamanho e período dos livros Substituição do livro digital transmitido Roteiro prático para substituição do livro digital (para ECD com Nire ou sem Nire) Assinatura do livro digital Utilização do Receitanet e do ReceitanetBX Dados Agregados Lançamentos de Quarta Fórmula e Planos de Contas com 4 níveis Tabelas de referência Plano de Contas Referencial Configurações Necessárias para Consultar a Situação da Escrituração no PVA do Sped Contábil Autenticação dos livros digitais

6 2.17. Livro digital extraviado ou corrompido Roteiro para baixar a escrituração contábil utilizando o ReceitanetBX e importá-la no PVA Contábil Funcionalidades Requerimentos do PVA do Sped Contábil Consulta à situação da ECD Pessoas jurídicas registradas em Cartório Leiautes do arquivo Período societário diferente do período fiscal Legislação RAS (RAZÃO AUXILIAR DAS SUBCONTAS) Registro I030 - Termo de Abertura do Livro Registro I053 - Subcontas Correlatas Registro I500 - Parâmetros de Impressão e Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro I510 - Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Tratamento das Subcontas Diferenças a Serem Adicionadas Ativo e Passivo Adição na Utilização de Subcontas na Adoção Inicial Diferenças a Serem Excluídas Ativo e Passivo Aquisição de Participação Societária em Estágios Ajuste a Valor Presente e Avaliação a Valor Justo Participações em Coligadas e Controladas - Do Desdobramento do Custo de Aquisição com Base em Laudo Registro I550: Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro I555: Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável MOEDA FUNCIONAL SOCIEDADES EM CONTA DE PARTICIPAÇÃO Livro Auxiliar da Investida no Exterior LIVRO AUXILIAR DA INVESTIDA NO EXTERIOR PLANO DE CONTAS REFERENCIAL PARA O SPED CONTÁBIL

7 8. DADOS TÉCNICOS PARA GERAÇÃO DO ARQUIVO DA ECD Introdução Características do Arquivo Regras Gerais de Preenchimento Formato dos Campos Regras de Preenchimento dos Campos com Conteúdo Alfanumérico (C) Regras de Preenchimento dos Campos Numéricos (N) com Casas Decimais Regras de Preenchimento de Campos Numéricos (N) que Representam Data Regras de Preenchimento de Campos Numéricos (N) que Representam Período Códigos de Identificação Tabelas Externas Tabelas Internas Tabelas Intrínsecas ao Campo Tabelas Elaboradas pela Pessoa Jurídica BLOCOS DO ARQUIVO TABELA DE REGISTROS CAMPOS DOS REGISTROS TABELAS EXTERNAS COMPOSIÇÃO DOS LIVROS BLOCO Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária Registro 0001: Abertura do Bloco Registro 0007: Outras Inscrições Cadastrais da Pessoa Jurídica Registro 0020: Escrituração Contábil Descentralizada Registro 0150: Tabela de Cadastro do Participante Registro 0180: Identificação do Relacionamento com o Participante Registro 0990: Encerramento do Bloco BLOCO I - LANÇAMENTOS CONTÁBEIS Considerações Bloco I: Lançamentos Contábeis

8 Registro I001: Abertura do Bloco I Registro I010: Identificação da Escrituração Contábil Registro I012: Livros Auxiliares ao Diário ou Livro Principal Registro I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se Refere a Escrituração Auxiliar Registro I020: Campos Adicionais Registro I030: Termo de Abertura do Livro Registro I050: Plano de Contas Registro I051: Plano de Contas Referencial Registro I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação Registro I075: Tabela de Histórico Padronizado Registro I100: Centro de Custos Registro I150: Saldos Periódicos - Identificação do Período Registro I151: Assinatura Digital dos Arquivos que Contêm as Fichas de Lançamento Utilizadas no Período Registro I155: Detalhe dos Saldos Periódicos Registro I157: Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior Registro I200: Lançamento Contábil Registro I250: Partidas do Lançamento Registro I300: Balancetes Diários - Identificação da Data Registro I310: Detalhes do Balancete Diário Registro I350: Saldo das Contas de Resultado antes do Encerramento - Identificação da Data Registro I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado antes do Encerramento Registro I500: Parâmetros de Impressão e Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro I510: Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro I550: Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro I555: Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro I990: Encerramento do Bloco I BLOCO J - DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS Registro J001 - Abertura do Bloco J Registro J005 - Demonstrações Contábeis Registro J100 - Balanço Patrimonial Registro J150 - Demonstração do Resultado do Exercício

9 16.5. Registro J200 - Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido Registro J210 - DLPA (Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados)/DMPL (Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido) Registro J215 - Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido Registro J800 - Outras Informações Registro J900 - Termo de Encerramento Registro J930 - Identificação dos Signatários da Escrituração Registro J935 - Identificação dos Auditores Independentes Registro J990 - Encerramento do Bloco J BLOCO 9 CONTROLE E ENCERRAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL Registro 9001 Abertura do Bloco Registro 9900 Registros do Arquivo Registro 9990 Encerramento do Bloco Registro 9999 Encerramento do Arquivo Digital REGRAS DE VALIDAÇÃO Regras de Validação Nível Regras de Validação de Estrutura Regras de Validação de Estrutura Regras de Validação Nível Regras de Validação Nível

10 1. introdução O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, com alterações pelo Decreto nº 7.979/2013, é definido como instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. O projeto SPED tem como objetivos principais: a) promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais de acesso; b) racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores; e c) tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica. Além desses objetivos, o Sped oferece vários benefícios, entre eles: a) diminuição do consumo de papel, com redução de custos e preservação do meio ambiente; b) redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias; c) uniformização das informações que o contribuinte presta aos diversos entes governamentais; d) redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas; e) redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte; f) simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária; g) fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias; 13

11 h) rapidez no acesso às informações; i) aumento da produtividade do auditor mediante a eliminação dos passos para coleta dos arquivos; j) possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão; k) redução de custos administrativos; l) melhoria da qualidade da informação; m) possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais; n) disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes; o) redução do Custo Brasil ; e p) aperfeiçoamento do combate à sonegação. Boa parte dos contribuintes, senão sua totalidade, já se utiliza dos recursos de informática para efetuar tanto a escrituração fiscal como a contábil, ou seja, as imagens em papel simplesmente reproduzem as informações oriundas do meio eletrônico. Diante da facilidade de acesso à escrituração, ainda que não disponível em tempo real, foram ampliadas as possibilidades de seleção de contribuintes e, quando da realização de auditorias, gerará expressiva redução no tempo de sua execução. Portanto, o Projeto Sped já é uma realidade consolidada em nosso universo, e tem atuado por meio dos seguintes programas: - Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e); - Escrituração Contábil Digital (ECD); - ECF Escrituração Contábil Fiscal (ECF): substitui a Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014; - EFD ICMS IPI - EFD-Contribuições - Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf); - e-financeira; - esocial; - Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); - Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e); - Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e); - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). Como vimos, a Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto Sped e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros: a) Diário Geral - G; b) Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar) - R; c) Diário Auxiliar - A; 14

12 d) Razão Auxiliar - Z; e) Livro de Balancetes Diários e Balanços - B. Observe-se que os livros contábeis e os documentos devem ser assinados digitalmente, mediante a utilização de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital. Encontramos várias denominações acerca ECD, ou seja, ela pode ser identificada de diversas formas: o Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei) adota a terminologia Livro Digital ; a Receita Federal do Brasil (RFB) utiliza Escrituração Contábil Digital e o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) usa Escrituração Contábil em Forma Eletrônica. 15

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14 2. considerações gerais 2.1. PESSOAS JURÍDICAS OBRIGADAS Conforme disposição contida no art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014: a) as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) com base no lucro real; b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; c) as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012 (somente em relação aos fatos contábeis ocorridos até ); d) as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo (somente em relação aos fatos contábeis ocorridos até ). Ficará desobrigada da entrega da ECD, a pessoa jurídica tributada com base no lucro presumido, que mantiver a escrituração contábil regular, creditando o saldo de lucro a distribuir em uma conta do Passivo, se for observado, para fins de distribuição de lucros, o limite da base de cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) devido com base nesse regime, diminuída de todos os impostos e contribuições. Segundo o art. 3º-A da Instrução Normativa RFB nº1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016: a) as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea c do 2º do art. 12 e do 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532/1997, que, no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere: 17

15 a.1) apurarem contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, contribuição previdenciária incidente sobre a receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº /2011, e contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ ,00; ou a.2) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ ,00; b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que mantiverem escrituração contábil regular, em detrimento da manutenção de Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a movimentação financeira, inclusive bancária; c) as Sociedades em Conta de Participação (SCP) enquadradas nas hipóteses previstas nas letras a e b, assim como aquelas tributadas pelo Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) com base no lucro real e as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do IRPJ, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita, as quais devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo. Para as demais sociedades empresárias, a ECD é facultativa. As regras de obrigatoriedade não levam em consideração se a pessoa jurídica teve ou não movimento no período. Assim, o fato de não terem movimento não significa que não houve fato contábil. Normalmente, ocorrem eventos como depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento do contador, pagamento de luz, custo com o cumprimento de obrigações acessórias, entre outras ME e EPP optantes pelo Simples Nacional Conforme Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, art. 3º, 3º, I, e Instrução Normativa RFB nº 1.594/2015, art. 1º, as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da adoção da ECD PRAZO PARA APRESENTAÇÃO DOS LIVROS DIGITAIS O prazo para apresentação dos livros digitais foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa nº 1.420/2013. A ECD deve ser transmitida anualmente ao Sped até as 23h59min59s, horário de Brasília, do último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, até o último dia útil do mês subsequente ao do evento, observando-se que: a) a obrigatoriedade de entrega da ECD, na hipótese de incorporação, não se aplica à incorporadora no caso de as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estarem sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento; b) em relação aos eventos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano-calendário da entrega da ECD para situações normais, o prazo de entrega da ECD encerra-se no último dia útil do mês de maio do referido ano-calendário. 18

16 Situação normal Período da Escrituração Situação especial ocorrida de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) Situação especial de maio a dezembro do ano da entrega da ECD para situações normais (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) Situação especial ocorrida de janeiro a dezembro de 2014 (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) Prazo de Entrega Último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração Último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração Último dia útil do mês seguinte ao do evento Último dia útil do mês de junho de PENALIDADES De acordo com o art. 57 da Medida Provisória nº /2001, com a nova redação dada pela Lei nº /2012, o sujeito passivo que deixar de apresentar, nos prazos fixados, declaração, demonstrativo ou escrituração digital exigidos nos termos do art. 16 da Lei nº 9.779/1999, ou que os apresentar com incorreções ou omissões, será intimado para apresentá-los ou para prestar esclarecimentos pela RFB. Desse modo, a não apresentação da ECD no prazo fixado ou a apresentação com incorreções ou omissões acarretará aplicação, ao infrator, das seguintes multas: a) por apresentação extemporânea: a.1) R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional; a.2) R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas; b) por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) para cumprir obrigação acessória ou prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 por mês-calendário; c) por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas: c.1) 3%, não inferior a R$ 100,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta; c.2) 1,5%, não inferior a R$ 50,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta. Exemplo: se o prazo de entrega termina no dia 31/05 e o livro for entregue no dia 01/06, a multa será de R$ 1.500,00 (empresas tributadas pelo lucro real). O valor é mantido até o último dia do junho. Iniciado o mês de julho, a multa passa para R$ 3.000,00. E, assim, sucessivamente. Ainda há possibilidade de redução de 50% no valor da multa a ser paga, caso a escrituração digital seja entregue depois da data-limite e antes de qualquer procedimento de ofício. O código de receita da multa por atraso na entrega da ECD é

17 2.4. LIVROS ABRANGIDOS Todos os livros da escrituração contábil podem ser incluídos no Sped Contábil, em suas diversas formas. São previstas as seguintes formas de escrituração: G - Diário Geral; R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); A - Diário Auxiliar; Z - Razão Auxiliar; B - Livro de Balancetes Diários e Balanços REGRAS DE CONVIVÊNCIA ENTRE OS OS LIVROS A escrituração G (Diário Geral) não pode conviver com nenhuma outra escrituração principal no mesmo período, ou seja, as escriturações principais (G, R ou B) não podem coexistir. A escrituração G não possui livros auxiliares A ou Z, e, consequentemente, não pode conviver com esses tipos de escrituração. A escrituração resumida R pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z). O livro de balancetes e balanços diários B pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z) HASH DO LIVRO Ao ler o arquivo para a validação, o PVA do Sped Contábil calcula o hash do arquivo. O hash não tem letra O [é sempre o número ZERO (0)], pois é formado por um código hexadecimal (números de 0 a 9 e letras de A a F). Se o livro digital estiver validado, o hash do arquivo pode ser obtido utilizando o menu Escrituração> Dados da Escrituração. Despreze os separadores e o dígito verificador para transcrever o hash em quaisquer campos do arquivo. Uma função hash é um algoritmo que mapeia dados de comprimento variável para dados de comprimento fixo. Os valores retornados por uma função hash são chamados valores hash, códigos hash, somashash (hash sums), checksums ou simplesmente hashes IMPRESSÃO DOS LIVROS A escrituração dos livros pode ser feita em papel, em fichas ou digital. Assim, elas não podem coexistir em relação ao mesmo período, ou seja, não podem existir, ao mesmo tempo, dois livros diários em relação ao mesmo período, sendo um digital e outro impresso. De acordo com a Resolução CFC nº 1.330/2011, que aprovou o ITG 2000 Escrituração Contábil, em caso de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro, porém, o arquivo magnético autenticado pelo registro público competente deve ser mantido pela entidade DISPENSA DE IMPRESSÃO Por ocasião da transmissão da escrituração via Sped Contábil, há uma dispensa implícita, qual seja: a impressão dos livros, conforme dispõe o art. 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013: 20

18 Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre: I - Em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de II - A obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, prevista no art. 14 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de III - A obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto, de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995, disciplinada na alínea b do 5º do art. 12 da Instrução Normativa SRF nº 93, de 24 de dezembro de Parágrafo único. A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos do Ajuste Sinief no 02, de 3 de abril de 2009, supre: I - A elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período. (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, caput e 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71 e Lei nº 8.383, de 1991, art. 48), desde que informados na Escrituração Fiscal Digital, nos termos do arts. 261 e 292 a 298 do Regulamento do Imposto de Renda, Decreto nº 3.000, de 26 de março de II - Em relação às mesmas informações, da exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de Quantidade de livros por arquivo e quantidade de arquivos por ano-calendário O arquivo da ECD sempre corresponde a um livro, ou seja, não é possível que um arquivo contenha mais de um livro. Além disso, regra geral, a ECD será entregue em apenas um arquivo correspondente a todo o ano-calendário. Contudo, há algumas exceções, como a escrituração resumida com livros auxiliares. Nessa situação, a escrituração poderá conter mais de um livro por ano-calendário e, consequentemente, mais de um arquivo, tendo em vista que haverá o livro principal (escrituração resumida) e um ou mais livros auxiliares. Há também o caso de o arquivo de um mês ultrapassar 1 GB (gigabyte), situação em que a escrituração pode ser entregue em arquivos mensais (12 arquivos por ano) LIMITE DE TAMANHO E PERÍODO DOS LIVROS Como regra geral, o livro é mensal, mas pode conter mais de um mês, desde que não ultrapasse 1 GB (gigabyte). Os períodos de escrituração do livro principal e dos livros auxiliares devem coincidir. Portanto, se a escrituração possuir um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal for fracionado em 12 livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em 12 livros mensais, seguindo os períodos adotados no livro principal. Outros limites: 1) todos os meses devem estar contidos no mesmo ano; 2) não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade, cisão parcial ou total, fusão, incorporação ou extinção). Para situações especiais de cisão parcial ou incorporação (se incorporadora) serão geradas duas escriturações: 21

19 escrituração 1: do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário) até a data da situação especial; escrituração 2: da data da situação especial até o final do ano-calendário. Exemplo: Uma empresa iniciou atividades em Ocorreu um evento de cisão em e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial). Nessa situação, duas escriturações devem ser entregues. escrituração 1: de até (a data-limite para a entrega será o último dia útil do mês de julho de 2015); escrituração 2: de a (a data-limite para a entrega será o último dia útil do mês de maio de 2016). A exceção, para esses casos (cisão parcial ou incorporação, quando é incorporadora), ocorre se a data da situação especial ocorrer no último dia do ano. Nesse caso, será gerada apenas uma escrituração. Exemplo: uma empresa iniciou atividades em Ocorreu um evento de cisão em e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial). Uma escrituração deve ser entregue: de até (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de janeiro de 2016). Caso a situação especial ocasione a extinção da pessoa jurídica (incorporação, no caso de incorporada, ou cisão total ou fusão), só haverá escrituração do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário) até a data da situação especial. Exemplo: uma empresa iniciou atividades em Ocorreu um evento de fusão em Uma escrituração deve ser entregue: de até (a data-limite para a entrega será o último dia útil do mês de julho de 2011). 3) havendo mais de um mês, não pode haver descontinuidade na sequência de meses. Exemplo: uma escrituração de janeiro a maio não pode deixar de informar o mês de fevereiro. Apuração Trimestral do IRPJ: respeitados os limites acima descritos, ainda que a apuração do IRPJ seja trimestral, o livro pode ser anual. A legislação do IRPJ obriga a elaboração e transcrição das demonstrações na data do fato gerador do tributo. Nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações trimestrais e a anual. Mudança de contador no meio do período: respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico. Mudança de plano de contas da empresa no meio do período: respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada plano contas corresponda a um período. Mudança da sede da empresa para outra unidade federação: nessa situação, a escrituração contábil do período que ainda não foi transmitido deve ser enviada considerando o Nire da nova sede da empresa SUBSTITUIÇÃO DO LIVRO DIGITAL TRANSMITIDO Conforme Decreto nº 8.683/2016, todas as ECD de empresas estarão automaticamente autenticadas no momento da transmissão e o recibo de transmissão servirá como comprovante de autenticação. Ainda serão definidos quais serão os novos procedimentos de substituição. As regras que não sofreram alteração estão descritas abaixo. Não confunda substituição do livro com recomposição da escrituração. A Instrução Normativa Drei nº 11/2013 disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração: 22

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