Formulario de Parametrização NewStock Software

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1 Formulario de Parametrização NewStock Software Versão: 4 Marzo 2007 Rev. 5 Marzo 2007 Av. Almirante Gago Coutinho, Lisboa PORTUGAL Tel , x mael.com helpdesk@newhotel.com

2 Índice Identificação do hotel... 3 ADVERTÊNCIA IMPORTANTE... 4 QUESTIONÁRIO GERAL... 5 Introdução... 6 Parametros gerais... 7 Dados Gerais... 7 Configuração... 8 Modos de calculo... 8 Comprovante Modos de operação Contabilidade Interface Relatórios NOMENCLADORES NECESSÁRIOS INICIAIS Grupos/ Familias/ Sub-familias Grupos Familias Sub-Familias Unidades de medida Produtos Armazéns e Secções Entidades Utilizadores Movimentos Av. Almirante Gago Coutinho, Lisboa PORTUGAL Tel , x mael.com helpdesk@newhotel.com

3 Identificação do hotel NOME do HOTEL: LOCAL: GERENTE GERAL: Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 3/27

4 ADVERTÊNCIA IMPORTANTE O PREENCHIMENTO DESTE DOCUMENTO É UMA TAREFA DE SUMA IMPORTÂNCIA PARA GARANTIR QUE O NEWHOTEL SATISFAÇA AS NECESSIDADES DO HOTEL E OBEDEÇA À ADMINISTRAÇÃO E EXIGÊNCIAS FISCAIS. DESTA FORMA, LEVE QUANTO TEMPO ACHAR NECESSÁRIO PARA DISCUTIR E COMPREENDER COMPLETAMENTE OS CONTEÚDOS DESTE FORMULÁRIO DE PRÉ-INSTALAÇÃO. O GERENTE GERAL DO HOTEL DEVE SER O RESPONSÁVEL PELA INFORMAÇÃO E DECISÕES REQUISITADAS. OS TÉCNICOS DO NEWHOTEL QUE ESTÃO ENVOLVIDOS COM A INSTALAÇÃO TÊM A RESPONSABILIDADE DE ASSISTIR E EXPLICAR AO GERENTE DO HOTEL OS CONCEITOS E AS RAZÕES PARA AS ESCOLHAS TOMADAS, MAS EM NENHUM CASO DEVEM ELES SUBSTITUIR AS OPÇÕES DO GERENTE DO HOTEL. Gerente do Hotel Especialista de NewHotel Local e Data Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 4/27

5 QUESTIONÁRIO GERAL 1. Nome do hotel? 2. Morada? 3. Quantos postos tem? 4. Que tipo de equipamentos? 5. Que impressoras são? 6. Quantos operadores do posto de venda? NOTA 1: Caso seja necessário faça uma folha em formato.xls (Excel), para introduzir os campos que não caibam neste questionario. NOTA 2: No caso deste programa, todas as decisões que serão tomadas por parte do cliente têm que ser bem ponderadas porque após a parametrização do software, já não é possivel alterar. Qualquer duvida que persista, não se pode hesitar em perguntar. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 5/27

6 Introdução Neste manual vamos mostrar os requerimentos basicos para configurar e começar a trabalhar com o NewStock Software, dedicado á gestão de armazéns. Vamos seguir através de tópicos gerais a usar numa instalação, a explicação mais detalhada encontra-se no manual de utilizador, que se encontra na pasta Reports. Tem-se que inicialmente configurar: os parametros através do caminho mostrado: Dados/ Parametros criar os dados base necessários: Dados definir os tipos de movimentos com que irá trabalhar: Operações/ Movimentos/ Tipos ejecutar o inventario inicial: Operações/ Inventarios/ Inicial Barra de rápida de menu 1. Produtos 2. Composição 3. Abatimento de produtos de venda ou consumo 4. Entidades 5. Encomendas ao fornecedor 6. Criar movimentos 7. Consultar movimentos 8. Facturas pendentes 9. Pedidos ao armazém 10. Criar inventarios 11. Consulta de inventarios 12. Actualizar hora 13. Parametros 14. Calendario 15. Sair Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 6/27

7 Parametros gerais Pode-se aceder de dois modos ou pelo menu principal Dados\Parametros\Gerais ou pelo icon. Começaremos pelos Parametros Gerais para tratar dos principais para começar a trabalhar e, na pagina 17 seguiremos com os restantes. Dados Gerais Insere-se (nos quadros anteriores) os dados do Hotel tanto para instalação como facturação. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 7/27

8 Configuração Aqui na janela anterior, configura-se o tipo de moeda com que trabalhará o sistema. Existem alguns países que têm dupla moeda e, por isso se torna necessário a definição de moeda base e suplementar. Casas Decimais (indica quantas casas decimais terão os saldos calculados, define também dos relatorios de saida, por defeito programa põe 2) Pedidos de armazém (intervalo de tempo em que o sistema efectua uma procura de stock s em falta) Pedidos ao fornecedor (intervalo de tempo em que o sistema efectua uma procura de stock s em falta). O programa mostra, na barra de tarefas os seguintes icon s: Pendentes de Pedidos a Armazém Pendentes de Pedidos a Fornecedor Modos de calculo Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 8/27

9 Preços Medios de Custo Unico para toda a instalação (independentemente de quantos armazens existam, frequenta-se um unico preço, cada movimento que se faça afectará todo o complexo armazém ) Por armazem/ secção (mais utilizado e mais versátil, preços diferentes por bloco, neste caso armazém) Preço a utilizar Ultimo preço de compra (como se pode verificar, o ultimo preço a que se comprou o produto é que irá contar) Media ponderada movel (a mais utilizada, sempre que chegar produto definirá a MPM de modo a que ache novo valor de venda {[(prod.anterior x preço ant.) + (prod.novo + preço novo)]/total produtos}) Elementos a considerar no preço - Custos inerentes aos produtos,caso existam, ter-se-ão que considerá-los de dois modos: *Conta de gastos (definir uma conta contabilistica, para se inserir os gastos relativos ao custo atribuido; por norma trata-se de Base (moeda) a secundaria (utilizada por ex. Cuba)) *Conta de vendas (definir uma conta contabilistica, para se inserir os gastos relativos ao valor de vanda atribuido, mais usado para vendas internas com lucro, preço de custo ou até a preço inferior ao custo; por norma trata-se de Base (moeda) a secundaria (utilizada por ex. Cuba)) Embalagem (invólucro de protecção do artigo) Frete (tipo de taxa empregue nos transportes maritimos ou aéreos) Manipulação (manuseamento) (existem certos artigos que por se manusearem sofrem desgaste) Transporte (encargos referentes a deslocação por veiculos de transporte de mercadorias) Taxas de Importação (quando se importa algum produto ao passar as barreiras alfandegárias sofrem um agravamento/ impostos do pais de onde estão a entrar Descontos (abatimentos dados pelo fornecedor, por norma são descontos comerciais) - Tratamento de gastos (indica incluir gastos adicionais quando se faz um movimento de eleboração de por ex. comida, esta opção só se disponibiliza quando se tem o parametro seleccionado Modos de operação/o sistema usa-se para processo de produção. Os gastos definem-se por dados/gastos agrupando-se por directos, indirectos, distribuição e administração A ficha de gastos adicionais faz-se para cada producto na opção Dados/ Produtos/Ficha de custo) Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 9/27

10 - Reconciliação de custos (define-se o que o preço assumirá para os consumos internos: preço de venda preço de custo preço de custo multiplicado por um indice defindo pelo utilizador) - Impostos ( define se o programa deve ter em conta os impostos ou não) Por ex. em Portugal os preços são definidos pelo preço de venda sem os impostos e nas guias de remessa também se descrimina os impostos. Tratamento Incluidos nos preços Guias de Remessa Comprovante Impressão automática Unidade de medida usada na impressão de documentos da factura (por defeito) Unidade de medida usada na impressão de documentos do produto Rodapé do documento ( o que se quiser escrever no final do documento) Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 10/27

11 Modos de operação Validação do desvio admissivel (trata-se de uma ajuda aquando a inserção de preços das compras. Se o novo preço inserido esta acima da % de desvio amissivel declarado, o sistema envia uma mensagem) Criação de codigos de produto (define o modo de criar os codigos dos produtos) 1. Numerador geral (gera um código consecutivo único independente do grupo ou familia) 2. Consecutivo dentro do grupo (gera um código consecutivo de produto por cada grupo definido no sistema, este nº começa a gerar-se a partir do valor definido para este grupo) 3. Consecutivo dentro da familia (gera um código consecutivo de produto por cada familia definido no sistema, este nº começa a gerar-se a partir do valor definido para esta familia) O código do produto pode ser inserido manualmente mas o mais habitual é ser pelo numerador geral, nunca podendo existir códigos iguais. Utilizar os possiveis saltos na numeração (significa que ao gerar um código de produto, o sistema verificará se existe saltos na numeração de modo a que utilize o nº em falta e não crie outro) Armazém Central (definição do armazem central para indicar se as compras se fazem unicamente desde este local, caso esteja identificado, caso contrario poderão-se fazer desde outro qualquer armazém) As compras e devoluções podem ser levadas a cabo das secções (se não estiver seleccionado só se podem efectuar compras desde os armazéns) Mostrar existencias nos movimentos (se seleccionado permite que ao se efectuar um movimento mostrará as existencias) Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 11/27

12 Imprimir existencia final nos comprovantes (permite que ao se efectuar um comprovante será disponibilizado a quantidade de existencias desse produto no momento de imprimir o comprovante) Referenciar movimento de compra nas devoluções (ao se efectuar um movimento de devolução só se poderá inserir o nº do documento de compra que sobre o qual se deseja devolver os produtos, obrigando a que só se possam devolver artigos referente a esse documento de compra) Permitir a anulação de movimentos (permite anular movimentos, não recomendável. É preferível que seleccione em Operações /Movimentos/Consultar e aqui após se ter seleccionado o documento premir ) Permitir mover um produto a uma secção a que ele não está associado (os produtos podem ser movimentados para qualquer secção, não se validando a associação desse produto a uma secção) Os produtos consumiveis têm contas de existências em departamentos (ao se fazer um movimento de um produto: do tipo consumivel na secção, este gera uma existência no destino se seleccionado caso contrario não gera essa existência) Sistema utilizado para processos de produção (esta opção extra deste programa, serve para elaborar produtos incluindo gastos adicionais como salario, electricidade, agua, etc., actualmente existe numa fabrica em Cuba) Contabilidade Esta secção, existe para que caso se estabeleça alguma ligação com algum sistema de contabilidade. Aqui define-se o caminho para onde se gerará o arquivo para a contabilidade, a estrutura do arquivo e seleccionando qual o programa para se exportar os nossos dados. - Baixa em uso % desgaste (é a percentagem de desgaste que vai sofrer um artigo de uso, tipo por ex. uma panela, ao sair do armazem para a secção) Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 12/27

13 Estes dois parametros a seguir são para definir onde se vai colocar as perdas de, por ex. uma jarra de porcelana que se partiu no caminho. - Contabilizar as quebras de Facturas na conta de Consumo interno - Contabilizar as quebras de Facturas na conta de Pendente a investigação Os movimentos de consumos em secção só são contados pelo NewStock (todos os movimentos de consumo interno só se contabiliza no newstock) Fixar obrigação de pagamento de taxas de import nas guias de remessa (com este parametro os impostos sobre os produtos tem que ser inseridos aquando a inserção das guias de remessas e não das facturas) Decompor as contas de existencias em compras e devoluções (separar as compras das devoluções) Interface Aqui define-se as ligações com os softwares apresentados. Pode-se tambem alterar a imagem de fundo de apresentação na janela do programa. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 13/27

14 Relatórios Definir os caminhos dos relatorios. Impressão automatica (deste modo sempre que se efectuar um movimento sairá um comprovativo impresso Rodapé do documento: Definir os caminhos da impressoras e quais as que vão servir para comprovativo e documentos. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 14/27

15 NOMENCLADORES NECESSÁRIOS INICIAIS Acedemos aos nomencladores do sistema através de Dados do menu: Aqui explicaremos os nomencladores imprescindiveis para começar a trabalhar 1. Grupos/ Familias/ Sub-familias Para facilitar a compreenção deste tema, criou-se tipos de produtos co diversos conceitos. São os grupos, familias e sub-familias. Antes de se criar um produto tem-se que ter a noção de que produto é, a nível de: a que grupo, familia e, ocasionalmente, sub-familia pertence ou está associado. Um grupo pode ter mais do que uma familia. Uma familia contém zero ou mais sub-familias. Uma Sub-familia contém x produtos. A ordem é a seguinte: 1º Grupo 2º Familia 3º Sub-familia Estes conceitos são importantes para que possa existir a maior coerência possível, podendo-se abdicar de sub-familia. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 15/27

16 Grupos Seleccionando em Dados/ Produtos/ Grupos pode-se começar a inserir os grupos, como se pode ver na seguinte janela. NOTA: caso exista ligação com o NewStock Central ou NewTrans, a definição dos três tipos são executadas nestes dois programas,bloqueando a incerção no NewStock. Descrição Tipo Existe outro conceito associado com o nome de Tipo, que são: Bebidas, Comidas, Activos Fixos, Tabacos, Consignação, etc. E são utilizados para consolidar os relatorios. Familias Seleccionando em Dados/ Produtos/ Familias pode-se começar a inserir os grupos, como se pode ver na seguinte janela. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 16/27

17 Descrição Tipo Sub-Familias Seleccionando em Dados/ Produtos/ Sub- Familias pode-se começar a inserir os grupos, como se pode ver na seguinte janela. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 17/27

18 Descrição Familia Grupo 2. Unidades de medida Seleccionando em Dados/ Unidades de Medida pode-se começar a inserir as unidades. Para inserir a unidade de medida e abreviatura: Abreviatura Descrição Após a inserção temos que definir o factor da unid. de medida Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 18/27

19 Unidade de Medida Factor 3. Produtos Seleccionando em Dados/ Produtos/ Artigos pode-se começar a inserir os produtos. Nesta janela pode-se realizar diferentes operações como:inserir produtos, modificar, eliminar, procurar com diferentes critérios, etc. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 19/27

20 a) Introduzir produto novo Dados Principais Codigo Grupo Familia Sub-Familia Tipo Descrição Unidade Medida Embalagem Taxa 1, 2, 3 Código de barras Doses Consumiveis Não inventariavel Preço Custo Inicial Tipo de porção Inserido automaticamente pelo sistema para identificar o produto. Com máximo de 7 digitos. Por defeito o sistema insere consecutivamente Onde estará englobado o produto Onde estará englobado o produto Onde estará englobado o produto Primário,Composto ou Porção: Composto- produtos formados por um ou mais produtos primarios ou compostos por ex. Pizza Porção- que se pode porcionar e como fresultado gerar outros produtos primarios, por ex. perna de porco Descrição alfanumerica do produto Unidade de medida do produto Tipo de embalagem do produto Sãocampos que se utiliza para os impostos que o produto pode ter. são permitidos 3 tipos por produto, definindo anteriormente no seu nomenclador Codigo definido para o produto pelo fornecedor Um produto pode ser consumido mediante uma unid. de medida ou dose, dentro da mesma unid. de medida. Por ex. uma garrafa de 0.70 l pode ser consumida em doses de equivalendo a 14 doses. Por isso pode-se especificar 14 como a quantidade de doses que é equivalente a unidade de medida do produto. O produto não gera inventario nas secções, sai para gastos automáticamente. São produtos que se criam só para fazer pedidos ao fornecedores, não se considerando nos inventários Preço de custo inicial do produto Se um produto pode ser separado por porções, então o resultado define-se por: Liquido;Residuo aproveitavel;subproduto;desperdicio Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 20/27

21 Outros Dados (aqui define-se á que secções é que os produtos estarão associados. Mostra também outros dados referentes aos productos como existencias nas secções e armazéns, últimas compras, fichas técnicas e equivalentes) Se se criar um artigo do tipo COMPOSTO prime-se em abrindo a seguinte janela onde se seleccionará os produtos que irão fazer parte do composto. Produto- este bloco serve como fonte de produtos para configuração do prduto composto Através das setas passamos para o quadro do lado direito, para a configuração do produto final. Ao premir o botão de selecção, aparecerá a seguinte janela, onde devemos indicar a unidade de medida e a quantidade em que fará parte do produto composto. Caso sejam doses, não se define a quantidade. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 21/27

22 Imprescindivel- se seleccionarmos estamos a indicar que ao programa que este produto não se tem em conta aquando a elaboração, ou se podemos prescindir dele. Se se criar um produto do tipo PORCIONÁVEL com o mesmo botão, teremos a seguinte janela efeectuando o mesmo processo dos artigos compostos. Ao se seleccionar o botão de selecção, aparecerá a seguinte janela. o botão categoria tem um valor entre 0-9 que serve para fazer a distribuição da quantidade e preço deste produto em relação aos outros. A ordem de importancia é de maior para menor. Ao seleccionar-mos categoria =0, estamos a indicar que o produto não tem preço. as secções. com este botão pode-se consultar as existencias de um produto em todas Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 22/27

23 Pode-se também fazer alterações no preço e quantidade dos produtos. Sempre que se efectuar uma alteração aqui, o sistema, através de um movimento ajustará os preços e as quantidades 4. Armazéns e Secções O sistema interpreta os armazéns e as secções. O armazém é o centro que pode realizar compras de mercadorias, fornece as secções, faz os pedidos aos fornecedores e ocasionalmente pode vender a terceiros. As secções são onde se efectuam as vendas, os consumos internos, a elaboração de produtos e de porções. É permitido ter mais do que um armazém, desde que um deles seja o armazem central. Através de Dados- Armazens/ Secções- Armazens/ Secções temos a seguinte janela. Quando se faz um inventario em uma secção ou armazém, o sistema executa uma marca de bloqueio que aparece nesta janela e é necessário de desbloqueár-la no armazem ou secção, entrando por aqui e desmarcando. Uma vez criados os armazens, temos que voltar aos parametros gerais/ modos de operação e definir qual é o armazem central. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 23/27

24 5. Entidades Aqui define-se os fornecedores, clientes e organismos onde se preechem todos os dados necessários á criação de ficha cliente/ fornecedor.como se mostra nos seguintes quadros. Há que se definir também: -Embalagens -Impostos -Moedas -Paises -Códigos Postais Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 24/27

25 6. Utilizadores Perfil de utilizador Definição dos utilizadores assim como dos perfis. Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 25/27

26 Empregados Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 26/27

27 7. Movimentos O newstock tem pré-definidos os movimentos que pode fazer, estes podem ser tomados como base para criar outros iguais bastando para issso de mudar-lhes o nome. Em: Tipos em Operações/Movimentos/Tipos Janela principal de movimentos Janela de inserção de movimentos Codigo Descrição Interno Copyright NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 27/27