LotusLive. Manual do Utilizador do LotusLive Engage e LotusLive Connections

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4 Nota Antes de utilizar as informações contidas nesta publicação, bem como o produto a que se referem, leia as informações incluídas na secção Aisos na página 199. Aiso Esta edição é referente ao LotusLie Engage e LotusLie Connections e a todas as edições e modificações posteriores deste programa, até indicação em contrário fornecida atraés de noas edições desta publicação. Copyright IBM Corporation 2010, 2011.

5 Capítulo 1. Actiidades LotusLie Organize conteúdo e dê prioridade a tarefas relacionadas com o objectio de um projecto. Noo nas Actiidades? Veja um ídeo para obter mais informações sobre as Actiidades. Actualizações recentes Bem-indo às Actiidades Fique a saber quais os componentes que foram adicionados desde a última actualização. Utilizar actiidades Criar uma actiidade para organizar um projecto de equipa Rastrear e atribuir tarefas Reutilizar uma actiidade que criou para rastrear uma tarefa recorrente Faça clique nos tópicos do índice para obter ajuda na realização de outras tarefas. Inicie sessão nas Actiidades para abrir e criar actiidades e publicar entradas nas mesmas. A página inicial das Actiidades poderá ter poucos elementos quando começar a utilizar as actiidades. À medida que criar actiidades ou for adicionado às actiidades de outras pessoas, esta página ai ficando mais preenchida. Para o ajudar a naegar na página, a tabela seguinte apresenta uma lista das istas disponíeis: Tabela 1. Vistas das Actiidades Vista As minhas actiidades Concluídas Descrição Apresenta uma lista das actiidades criadas pelo utilizador ou às quais foi adicionado como membro, incluindo actiidades de uma comunidade particular. Esta ista não inclui as actiidades da sua organização. Esta é a ista predefinida. Apresenta uma lista das actiidades marcadas como concluídas. Cada actiidade é criada com um objectio em mente. Quando esse objectio for alcançado, a actiidade é marcada como concluída. As actiidades concluídas são remoidas da ista As minhas actiidades. IBM Corporation 2007, 2011 IBM 2010,

6 Tabela 1. Vistas das Actiidades (continuação) Vista Descrição Actiidades desactiadas Apresenta uma lista das actiidades que foram desactiadas pelo utilizador. Se pertencer a uma actiidade na qual não está interessado, pode desactiar a actiidade para a remoer da ista As minhas actiidades. Lixo Apresenta uma lista das actiidades ou entradas que foram eliminadas. É possíel restaurar itens eliminados, desde que o faça antes de o lixo ser esaziado. O administrador especifica com que frequência o lixo é esaziado. Actiidades com prioridade Faculta ligações a actiidades que marcou como tendo prioridade alta ou média. À medida que a lista de actiidades começa a ter mais entradas, ser-lhe-á útil criar prioridades para as mesmas por importância. As definições da criação de prioridades são exclusias para cada utilizador, pelo que nenhum outro membro poderá er estes conjuntos. A marcação das actiidades mais importantes como sendo de Prioridade alta permite ao utilizador aceder rapidamente às mesmas a partir da ista Prioridade alta. Actiidades de <sua organização> Apresenta uma lista das actiidades da sua organização, em que <sua organização> corresponde ao nome da organização à qual tem acesso, mesmo que não esteja incluído na lista como membro. As actiidades da sua organização podem ser isualizadas por qualquer pessoa da organização ou por membros conidados aos quais tenha sido concedido acesso a algumas actiidades. As actiidades actias, concluídas ou eliminadas da sua organização apenas estão disponíeis a partir da secção Actiidades da sua organização. Etiquetas Apresenta uma lista de todas as etiquetas atribuídas às actiidades. Pode seleccionar o modo como as etiquetas são apresentadas num conjunto de etiquetas: numa lista ou numa nuem. Uma lista de etiquetas apresenta as etiquetas numa lista, começando com as etiquetas mais populares. Uma nuem de etiquetas permite isualizar a popularidade das etiquetas no conjunto, agrupando as mesmas e apresentando as etiquetas utilizadas com mais frequência num texto maior e mais escuro e as etiquetas utilizadas com menos frequência num texto mais pequeno e mais claro. Numa actiidade, a ista Etiquetas apresenta todas as etiquetas atribuídas às entradas da actiidade. 2 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

7 Nota: Pode ordenar as istas por data mais recente, por data de conclusão ou por nome. Os seguintes separadores estão disponíeis a partir das istas: Tabela 2. Separadores das Actiidades Separador Actiidades Lista de tarefas Modelos de actiidades Actualizações recentes Descrição Apresenta uma lista das actiidades criadas pelo utilizador ou às quais foi adicionado como membro. Este é o separador predefinido. A partir de uma actiidade, pode fazer clique neste separador para sair da actiidade actual e oltar à ista As minhas actiidades. Apresenta uma lista das tarefas abertas atribuídas ao utilizador a partir de todas as actiidades. Este separador é um local ao qual pode aceder para er que acções necessita de realizar para concluir os seus projectos. Apresenta uma lista dos modelos de actiidades criadas pelo utilizador ou que estão a ser partilhadas por outros membros com o utilizador. Apresenta uma lista de alterações recentes efectuadas às actiidades na ista As minhas actiidades. As alterações recentes apresentadas incluem qualquer uma das seguintes acções: Iniciar uma actiidade Adicionar uma entrada Adicionar uma tarefa Adicionar uma secção Adicionar um comentário Editar, copiar, moer ou eliminar Guardar como modelo de entrada Alterar prioridade Adicionar membros Não inclui actualizações efectuadas a actiidades na sua organização, nem actiidades que desactiou. Numa actiidade, pode fazer clique em Actualizações recentes a partir da barra de naegação para abrir uma ista que apresenta as alterações recentes efectuadas à actiidade actual. Acha que não isualiza muitos elementos quando abre a aplicação Actiidades? Adicione algum conteúdo, iniciando uma actiidade! Para começar, identifique um objectio, tal como criar uma apresentação, resoler um erro ou procurar um tópico. Crie uma actiidade para seguir esse objectio. Em seguida, pode adicionar entradas à actiidade para capturar as tarefas requeridas, armazenar documentos associados e reunir as pessoas das quais necessita para atingir o objectio. Capítulo 1. Actiidades 3

8 Vídeo: Destaques da utilização conjunta de reuniões, ficheiros, actiidades e comunidades Perguntas mais frequentes em Actiidades Este tópico apresenta uma lista das perguntas que os utilizadores das Actiidades fazem com mais frequência e faculta respostas resumidas. O que é uma actiidade e o que é uma actiidade de comunidade? É possíel tornar uma actiidade padrão numa actiidade de comunidade? Como posso saber que tipo de actiidade estou a isualizar? O que são etiquetas e como deerão ser utilizadas? O que é um campo personalizado? O que é um modelo de entrada? O que é um modelo de actiidade? Por que motio não consigo arrastar e largar uma entrada? Como adicionar estrutura à minha actiidade? O que é uma secção? Por que motio a ista As minhas actiidades está azia? De que modo posso impedir que actiidades não desejadas desorganizem as minhas istas? Como determino se deo eliminar, concluir ou desactiar uma actiidade? Como posso eliminar um membro de uma actiidade? O que é uma actiidade? Uma actiidade consiste num local onde as pessoas enolidas num projecto podem partilhar informações, atribuir tarefas e partilhar recursos, tais como ficheiros, ferramentas e sítios da Web. O que é uma actiidade de comunidade? A actiidade de uma comunidade é criada a partir de uma comunidade e está disponíel a partir do mecanismo Actiidades numa comunidade ou da aplicação Actiidades. Uma actiidade de comunidade pode ajudar uma comunidade a trabalhar em conjunto para alcançar um objectio específico. As actiidades de comunidade são apresentadas nas istas das Actiidades. Ao abrir uma actiidade de comunidade, as informações acerca da comunidade à qual esta pertence são apresentadas num cartão de comunidade na área de naegação. O cartão de comunidade inclui ligações nas quais pode fazer clique para mudar para a aplicação Comunidades e trabalhar com a comunidade associada. É possíel tornar uma actiidade padrão numa actiidade de comunidade? Não existe qualquer forma automática de transformar uma actiidade. No entanto, pode executar os seguintes passos para iniciar uma actiidade de comunidade que contém a maioria do conteúdo numa actiidade padrão. 1. A partir das Actiidades, guarde a actiidade padrão como um modelo de actiidade. 2. A partir da comunidade, inicie uma noa actiidade. Faça clique em Seleccionar um modelo de actiidade junto a Modelo no formulário da noa actiidade e, em seguida, seleccione o modelo criado no passo anterior. 3. Para não confundir as ersões padrão e de comunidade da actiidade, elimine a actiidade original, caso já não seja necessária, ou especifique um nome diferente para a ersão de comunidade da actiidade. 4 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

9 Nota: Os membros da actiidade original não podem ser adicionados à ersão de comunidade da actiidade. A lista de filiação da actiidade de comunidade é determinada pela lista de filiação da comunidade. Em alternatia, pode partilhar uma actiidade padrão com uma comunidade. Quando partilha uma actiidade com uma comunidade, essa actiidade é adicionada à lista de actiidades disponíeis da comunidade com a qual foi partilhada. Como posso saber que tipo de actiidade estou a isualizar? Ambas as actiidades padrão e de comunidade são apresentadas a partir da ista As minhas actiidades na aplicação Actiidades. O texto Actiidade de comunidade é apresentado junto ao título de uma actiidade de comunidade. A partir de uma actiidade, poderá saber se está a isualizar uma actiidade de comunidade se for apresentado um cartão de comunidade na parte superior da área de naegação. Caso contrário, está a isualizar uma actiidade padrão. O que é uma etiqueta? Uma etiqueta consiste num termo de uma só palara atribuído a uma actiidade ou entrada. Todas as etiquetas adicionadas são apresentadas num conjunto de etiquetas, que pode ser isualizado como uma lista ou nuem. Pode fazer clique numa etiqueta no conjunto de etiquetas para obter uma lista das entradas ou actiidades que utilizam a mesma etiqueta. Quais são as antagens de utilizar etiquetas? Localizar conteúdo adicionado. Ao categorizar entradas ou actiidades com uma única palara definida pelo utilizador, facilita a localização da entrada ou actiidade posteriormente, uma ez que a etiqueta é adicionada ao conjunto de etiquetas. A partir da ista de uma actiidade indiidual ou de uma ista das actiidades, é possíel fazer clique na etiqueta no conjunto de etiquetas para obter a entrada ou actiidade associada. Localizar conteúdo relacionado. Ao fazer clique numa etiqueta no conjunto de etiquetas, não é apenas deolida a entrada ou actiidade à qual atribuiu a etiqueta. As actiidades ou entradas relacionadas são também deolidas. É deolido qualquer elemento identificado com a mesma etiqueta, seja pelo utilizador ou por qualquer outra pessoa e ao qual tenha acesso. Desta forma, a atribuição de etiquetas ajuda o utilizador a descobrir informações noas e potencialmente úteis. Identificar tendências. A atribuição de etiquetas ajuda ainda o utilizador a determinar em que projectos os seus colegas estão a trabalhar, uma ez que o conjunto de etiquetas permite isualizar as etiquetas mais populares. A nuem de etiquetas apresenta as etiquetas utilizadas com mais frequência num tipo de letra maior e a negrito. A lista de etiquetas apresenta as etiquetas utilizadas com mais frequência no início da lista. Assim, basta isualizar o conjunto de etiquetas para saber em que projectos os membros das suas actiidades estão mais interessados. O que é um campo personalizado? Campos personalizados são campos que podem ser adicionados a uma entrada, de modo a recolher tipos específicos de informações. São suportados os seguintes tipos de campos: Data. Armazena uma alor de data. Pode introduzir uma data no campo ou seleccionar uma data a partir de um controlo da agenda que é apresentado ao colocar o foco no campo. Capítulo 1. Actiidades 5

10 Pessoa. Armazena um nome. Ao começar a introduzir o nome de uma pessoa no campo, é apresentada uma lista de nomes do directório. Pode seleccionar um nome da lista ou pode continuar a introduzir o nome ou o endereço de correio electrónico da pessoa. Texto. Armazena texto não formatado. Pode adicionar o número de campos que pretender e, em seguida, personalizar os mesmos, alterando os rótulos dos campos. Por predefinição, é atribuído a cada entrada o nome do tipo de campo. Por exemplo, o campo de data é denominado Data. Pode alterar posteriormente o rótulo do campo, de modo a reflectir as informações que pretende reunir no campo Data. Por exemplo, poderá mudar o nome do campo para Data de conclusão. Ao adicionar ários noos campos personalizados e ao mudar o nome dos mesmos, pode criar uma entrada personalizada. O que é um modelo de entrada? Um modelo de entrada consiste num protótipo de uma entrada. Uma ez que pode adicionar campos personalizados a uma entrada, pode igualmente guardar uma entrada personalizada como um modelo de entrada, para que seja possíel utilizá-la noamente mais tarde. O que é um modelo de actiidade? Um modelo de actiidade consiste num protótipo de uma actiidade. Pode utilizar um modelo para capturar os passos, contactos, recursos e ferramentas requeridos, utilizados para concluir um processo comum. Após criar o modelo, pode criar árias actiidades a partir do mesmo para cada projecto que inicie, que utilize esse processo. Pode criar um modelo a partir de uma actiidade de comunidade e uma actiidade de comunidade a partir de um modelo. No entanto, não é possíel associar informações de membros a um modelo de actiidade de comunidade. Por que motio não consigo arrastar e largar uma entrada? Poderá não ter a autorização adequada para editar a entrada. Apenas pode moer as entradas que consegue editar. Os proprietários podem arrastar e largar qualquer entrada e os autores podem arrastar e largar apenas as entradas que criaram. Uma forma rápida de determinar se tem autorização para moer uma entrada é colocar o cursor do rato sobre a entrada. Se tier autorização, é apresentado um ícone de arrastar. Se não tier autorização, não é apresentado qualquer ícone. Para ajudar a determinar o local onde pode largar uma entrada, é apresentado um ícone de largar ao arrastar a entrada para uma área onde esta pode ser largada. Como adicionar estrutura à minha actiidade? Utilize a ista Destaque de actiidades. Por predefinição, a ista tem uma estrutura plana. É possíel adicionar estrutura à mesma, agrupando entradas em secções. O que é uma secção? Uma secção funciona como um contentor para um conjunto de entradas de actiidade. Ao adicionar secções a uma actiidade, está a adicionar estrutura à actiidade. Em ez de deixar a estrutura ser definida por uma sessão de entrada ou pela data em que as entradas foram adicionadas, pode utilizar secções para agrupar entradas numa forma que faça sentido ao utilizador e aos outros membros da actiidade. Não pode criar uma hierarquia com árias camadas numa actiidade, uma ez que não é possíel adicionar secções a uma secção. 6 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

11 Por que motio a ista As minhas actiidades está azia? A ista As minhas actiidades apresenta todas as actiidades actias às quais tem acesso. Esta ista está azia nos seguintes casos: É um noo utilizador. Esta ista permanece azia até o utilizador criar uma actiidade ou ser adicionado a uma actiidade por outra pessoa. As suas actiidades foram automaticamente marcadas como concluídas deido à respectia inactiidade. Se não for um noo utilizador e já tier participado em actiidades, mas estas não forem apresentadas na ista As minhas actiidades, procure as mesmas na ista Concluídas. Por predefinição, o seridor marca uma actiidade como concluída, se esta não for actualizada durante 90 dias. Se uma actiidade tier sido marcada como concluída incorrectamente, esta pode ser restaurada para a ista As minhas actiidades pelo proprietário da mesma. Se não for o proprietário da actiidade, solicite ao proprietário que restaure a actiidade. (Pode ficar a saber quem é o proprietário da actiidade, abrindo a mesma a partir da ista Concluídas e expandindo a secção Membros.) Se for o proprietário, para restaurar a actiidade, localize a mesma na ista Concluídas, faça clique em Mais para expandir a descrição da actiidade e, em seguida, faça clique em Restaurar. Nota: O administrador do sistema pode alterar o interalo de tempo após o qual as actiidades são automaticamente marcadas como concluídas. Se existir uma actiidade à qual saiba que já acedeu anteriormente, mas que não seja possíel localizar na ista As minhas actiidades, experimente procurar na ista Actias, em Actiidades de <sua organização>, emque <sua organização> corresponde ao nome da sua organização. As actiidades da sua organização não dispõem de uma lista de filiação, contudo, são acessíeis para qualquer pessoa da organização e que tenha acesso ao seridor das Actiidades. As actiidades da sua organização não são apresentadas na ista As minhas actiidades. De que modo posso impedir que actiidades não desejadas desorganizem as minhas istas? Uma das hipóteses consiste em restringir as actiidades apresentadas na ista As minhas actiidades. Marque sempre as actiidades cujo objectio alcançou como concluídas. Esta acção remoe estas actiidades da ista As minhas actiidades. Pode ainda desactiar uma actiidade. Ao fazê-lo, esta é remoida da ista As minhas actiidades. Outra hipótese consiste na atribuição de níeis de prioridade às actiidades. Por exemplo, pode marcar actiidades importantes como tendo uma prioridade alta. Ao fazê-lo, estas são adicionadas à ista Prioridade alta. Poderá assim aceder directamente a essa ista para descobrir quais as noidades nas actiidades de maior interesse. A maior antagem está no facto de as definições de prioridade que especificar serem particulares. As istas de prioridade resultantes das mesmas são exclusias do seu ambiente. Por outras palaras, o gestor não irá saber se desactiou uma actiidade. Como determino se deo eliminar, concluir ou desactiar uma actiidade? Eliminar. Elimine apenas uma actiidade de que o utilizador e os restantes membros da actiidade já não necessitem. Ao eliminar a actiidade, esta passa para a ista Lixo. Pode restaurar uma actiidade Capítulo 1. Actiidades 7

12 O que é uma actiidade? eliminada da ista Lixo, mas apenas até o lixo ter sido esaziado. A remoção do lixo é efectuada num agendamento especificado pelo administrador. Só pode eliminar uma actiidade da qual seja proprietário. Concluir. Quando terminar de utilizar uma actiidade para rastrear o progresso de um projecto de trabalho, marque-a como concluída. Ao concluir uma actiidade, esta passa para a ista Concluídas. Poderá sempre consultar as actiidades concluídas a partir da ista Concluídas. Esta ista não é esaziada. Só pode concluir uma actiidade da qual seja proprietário. Desactiar. Se não estier interessado numa actiidade, pode desactiar a mesma, de modo a impedir que seja apresentada nas istas principais. A importância que atribuir às actiidades é particular e, como tal, os outros membros não saberão se desactiou uma actiidade. Os membros poderão continuar a eniar notificações sobre entradas específicas. Qualquer função de membro pode desactiar uma actiidade. Como posso eliminar um membro de uma actiidade? Tem de ser o autor ou o proprietário de uma actiidade para que possa remoer um membro. Os Proprietários podem remoer qualquer membro. Um autor pode apenas remoer leitores e outros autores. Pode remoer-se de uma actiidade, mas apenas se não for o último proprietário restante da actiidade ou o proprietário empresarial. Se for esse o caso, altere a função de um membro existente para Proprietário e, em seguida, remoa-se da actiidade. Apenas pode editar a lista de membros de uma actiidade de comunidade se os membros tierem sido adicionados indiidualmente e não como pertencendo à totalidade da filiação da comunidade, podendo apenas remoer autores e leitores. Se tier sido concedido acesso à actiidade a toda a lista de filiação da comunidade, terá de remoer o membro da comunidade associada. Para remoer um membro, expanda Membros, faça clique no ícone Eliminar junto ao nome da pessoa e, em seguida, faça clique em OK. Após remoer um membro, continua a ser possíel a isualização das entradas criadas pelos restantes membros, podendo as mesmas ser editadas ou eliminadas pelos proprietários da actiidade. As Actiidades constituem uma ferramenta de colaboração baseada na Web para recolha, organização, partilha e reutilização de trabalho relacionado com o objectio de um projecto. Utilize as Actiidades para organizar o trabalho da equipa em função das tarefas do projecto, em ez de em função das muitas ferramentas utilizadas para as executar. Os membros de uma actiidade interagem num local online, no qual um conjunto de ideias e recursos é criado, recolhido e partilhado, de modo a suportar o objectio de um projecto. Alguns exemplos de projectos que poderá localizar utilizando uma actiidade incluem: Conduzir um processo de endas até à conclusão Preparar uma reunião importante Redigir um relatório para um cliente Contratar um noo empregado Uma actiidade consiste numa forma de organizar trabalho e colaborar com outras pessoas num espaço da Web partilhado. Pode iniciar uma actiidade a partir de 8 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

13 uma única ideia ou de um fragmento de uma ideia numa mensagem de correio electrónico. Uma ez que é fácil conidar noos membros, é possíel juntar rapidamente as pessoas e os recursos certos necessários para a conclusão de um trabalho. É possíel publicar mensagens, partilhar ficheiros e ligações para sítios da Web, bem como criar e atribuir tarefas. Também pode publicar ligações para outras actiidades relacionadas numa actiidade. Actiidades de comunidade Pode também criar actiidades de comunidade. Uma actiidade de comunidade consiste numa actiidade criada na aplicação Comunidades. As actiidades de comunidade estão incluídas nas istas das Actiidades padrão e é possíel abrir e editar as mesmas a partir da aplicação Actiidades. O único aspecto diferente de uma actiidade de comunidade é a respectia filiação. Pode criar uma actiidade de comunidade com uma lista de filiação que reflecte a lista de filiação da comunidade ou pode optar por criar uma actiidade de comunidade cujos membros correspondem a um subconjunto da comunidade. No entanto, a lista de membros da actiidade não pode conter pessoas que não sejam também membros da comunidade proprietária. As actiidades são uma boa forma de melhorar o conhecimento e a coordenação em equipas. Quando um membro partilha um documento de desenho, uma ordem de trabalhos de reuniões ou uma folha de cálculo numa actiidade, não só esse item é imediatamente disponibilizado para todos os restantes membros da equipa, como também é colocado a par de todos os outros recursos do projecto. Os membros da equipa terão conhecimento de que poderão aceder à actiidade para obter informações sobre os acontecimentos do último projecto e erificar quem foram os últimos contribuintes. Abrir uma actiidade Abra uma actiidade para trabalhar com as entradas e membros respectios. As actiidades actias são apresentadas na ista As minhas actiidades. Para abrir uma actiidade e apresentar as respectias entradas, execute os seguintes passos: 1. Se a ista As minhas actiidades não estier aberta, faça clique em As minhas actiidades na área de naegação. Numa actiidade, não é possíel isualizar As minhas actiidades na área de naegação. Primeiro terá de fazer clique no separador Actiidades. Capítulo 1. Actiidades 9

14 2. Faça clique no título da actiidade. Se a actiidade que está a localizar não for apresentada na página actual, utilize o botão Seguinte que se encontra na parte inferior da lista para percorrer as actiidades. Em alternatia, pode aumentar o número de actiidades apresentadas na página actual para até 100, fazendo clique num número na parte inferior da lista de actiidades. Pode filtrar a lista expandindo Etiquetas e, em seguida, fazendo clique numa etiqueta atribuída à actiidade. Sugestão: Considere designar as actiidades que utiliza mais frequentemente como sendo de prioridade alta, o que facilita a localização das mesmas. Pode abrir a ista Actiidades com prioridade > Prioridade alta para isualizar uma lista que contém apenas as actiidades que considera importantes. Tarefas relacionadas Atribuir prioridade a actiidades na página 49 Atribuir prioridade a actiidades torna mais fácil localizar as actiidades mais importantes. Criar uma actiidade para organizar um projecto de equipa Crie uma actiidade para fornecer um local onde as pessoas enolidas num projecto possam partilhar informações, atribuir tarefas e partilhar recursos, tais como ferramentas, sítios da Web e ficheiros. É fácil criar uma actiidade: basta fazer clique num botão e preencher um formulário. Não existem campos obrigatórios. É possíel editar a actiidade posteriormente para adicionar ou alterar informações. Não é necessário qualquer acesso especial para criar uma actiidade. Se tier acesso ao seridor das Actiidades, pode criar uma actiidade. Não é possíel utilizar este procedimento para criar uma actiidade de comunidade. O utilizador só poderá criar uma actiidade de comunidade a partir do componente Comunidades. Consulte o tópico Criar uma actiidade de comunidade na Ajuda das Comunidades para obter mais informações. 1. Na ista As minhas actiidades, faça clique em Iniciar uma actiidade. 10 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

15 Se tier uma actiidade aberta, não poderá isualizar o botão Iniciar uma actiidade na área de naegação. Faça clique no separador Actiidades para sair primeiro da actiidade aberta. 2. No campo Nome, introduza um nome bree que descrea o objectio da actiidade, por exemplo, o nome de um projecto. O nome da actiidade é apresentado no assunto da notificação eniada às pessoas que adicionou à actiidade como membros. Caso não forneça um nome, é atribuído o nome Sem título à actiidade. Poderá atribuir um nome posteriormente, ao editar a actiidade. 3. Seleccione ou desmarque a opção Permitir que pessoas externas à minha organização se tornem membros desta actiidade para definir as seguintes permissões: Seleccione esta opção para incluir membros da sua organização ou conidados que não façam parte da organização. As actiidades que permitem membros externos podem ser partilhadas com comunidades que permitem membros externos ou internos. Posteriormente, apenas poderá desmarcar esta permissão para não permitir membros externos na actiidade, caso não existam membros externos na actiidade. As actiidades externas são identificadas por um ícone Externa junto ao título da actiidade. Não seleccione esta opção se pretender apenas incluir membros da organização. As actiidades que não permitem membros externos apenas podem ser partilhadas com comunidades que não permitem membros externos. Não será possíel permitir posteriormente uma filiação externa a uma actiidade interna. 4. No campo Etiquetas, introduza um termo de etiqueta. À medida que escree, é apresentada uma lista de etiquetas correspondentes do conjunto de etiquetas. Faça clique numa etiqueta para a adicionar ou prossiga com a adição de uma etiqueta que não se encontra na lista. Separe árias etiquetas com írgulas. Uma etiqueta consiste num rótulo de uma só palara ou palara-chae que se atribui a uma actiidade para categorizar a mesma. Após a actiidade ser guardada, a etiqueta é adicionada ao conjunto de etiquetas. Posteriormente, poderá utilizar a etiqueta para localizar esta actiidade, fazendo clique na etiqueta a partir do conjunto de etiquetas. Não é apenas deolida esta actiidade na lista resultante, como são também incluídas as actiidades com uma etiqueta semelhante, ajudando, deste modo, o utilizador a descobrir conteúdo relacionado. Tenha em conta que o conjunto de etiquetas é composto por etiquetas criadas pelo utilizador e respectios colegas. Se ainda ninguém tier criado etiquetas, não poderá isualizar uma lista de etiquetas correspondentes à medida que for escreendo neste campo. 5. Adicione membros à actiidade, seleccionando Pessoa, Grupo ou Comunidade na lista pendente Membros. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Se pretender adicionar um membro a uma função que não a função predefinida Autor, faça clique na seta para baixo junto ao campo Autor e, em seguida, seleccione Proprietário ou Leitor. As opções de níel de acesso são definidas do seguinte modo: Autor. Pode isualizar conteúdo e adicionar entradas. Proprietário. Pode adicionar conteúdo, bem como isualizar e editar todas as entradas. Como criador da actiidade, é automaticamente adicionado à Capítulo 1. Actiidades 11

16 mesma como proprietário empresarial. Todas as actiidades têm de ter um proprietário empresarial. Pode transferir a propriedade empresarial para outro membro. Leitor. Não pode contribuir para uma actiidade, pelo que o acesso está restrito apenas à isualização de conteúdo. Comece a introduzir o nome, o endereço de correio electrónico, o grupo ou a comunidade de uma pessoa no segundo campo. À medida que escree, é apresentada uma lista de nomes correspondentes existentes na organização. Faça clique num nome na lista para adicionar essa pessoa, grupo ou comunidade. Em alternatia, pode procurar um grupo específico, fazendo clique em Pesquisar grupos e, em seguida, introduzindo uma palara-chae para o grupo e fazendo clique em Localizar grupos. Faça clique no grupo pretendido e, em seguida, faça clique em Adicionar. Caso o grupo contenha grupos imbricados, pode adicionar o grupo ascendente ou seleccionar um grupo imbricado. Utilize o percurso de naegação por cima do selector de grupo para alternar entre níeis de grupos imbricados. Nota: Se introduzir um endereço de correio electrónico de uma pessoa que não tem uma conta do LotusLie ou que tem uma conta mas não pertence à mesma organização, tem de fazer clique no ícone do sinal de adição para adicionar essa pessoa. Se a pessoa não tier uma conta do LotusLie, ser-lhe-á solicitado que enie um conite a essa pessoa após guardar a actiidade. Os membros conidados têm de aceitar o conite para acederem às actiidades às quais foram adicionados como membros. Repita este passo para adicionar mais membros. 6. No campo Objectio da actiidade, adicione uma descrição da actiidade. Faculte uma frase ou duas que resumam o objectio da actiidade, o público da mesma ou o tipo de conteúdo que pretende que os membros adicionem à mesma. Forneça informações suficientes sobre o objectio, de modo a ajudar os membros a distinguirem actiidades com nomes semelhantes. As informações neste campo podem ser procuradas e são apresentadas na mensagem de notificação recebida pelos membros quando são conidados a participar na actiidade. 7. No campo Data de conclusão, adicione uma data na qual esta actiidade tem de estar concluída. Introduza a data ou faça clique no campo para seleccionar uma data a partir do controlo da agenda. 8. Para criar a actiidade a partir de um modelo, execute os seguintes passos. Um modelo inclui as tarefas requeridas para concluir um trabalho específico. Por exemplo, um modelo de patente poderá ligar a ficheiros, bases de dados, ferramentas ou sítios da Web de que um inentor à procura de uma patente poderá necessitar. Poderá capturar igualmente uma lista de tarefas de que um inentor iria necessitar de concluir como parte do processo de aplicação da patente. a. Faça clique em Seleccionar um modelo de actiidade e, em seguida, seleccione um modelo da lista. Pode introduzir o nome de um modelo no campo para limitar a lista.os modelos externos não estão disponíeis para actiidades internas. Ao seleccionar um modelo, é apresentada uma descrição do modelo. Se optar por não utilizar um modelo disponíel, seleccione Nenhum na lista. b. Se pretender incluir os membros definidos no modelo na lista de membros, seleccione Utilizar membros do modelo. 12 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

17 9. Faça clique em Guardar para concluir a criação da actiidade. Após a criação da actiidade, o seridor enia uma mensagem de correio electrónico ou uma notificação para o separador Actualizações do componente A minha ista-resumo, para notificar as pessoas que adicionou como membros acerca da actiidade. Como proceder a seguir É agora possíel adicionar entradas à actiidade. Tarefas relacionadas Criar uma actiidade a partir de um modelo na página 61 Crie uma actiidade a partir de um modelo, quando existir um modelo disponíel concebido para o objectio que pretende alcançar. O modelo certo poderá ajudar o utilizador e a equipa a começar um projecto, de um modo mais rápido e eficaz. Utilizar entradas de tarefas para rastrear tarefas Utilize entradas de tarefas para rastrear as tarefas que têm de ser concluídas, de forma a que a sua equipa cumpra o objectio de um projecto específico. Pode atribuir uma tarefa a uma pessoa da equipa ou deixar a mesma sem atribuição. Também pode definir uma data de conclusão para a mesma. Consulte o tópico Adicionar uma entrada de tarefa para obter mais detalhes. Cada actiidade tem uma ista Tarefas que apresenta as entradas de tarefas criadas nessa actiidade. Esta ista apresenta as respectias atribuições, datas de conclusão e se as mesmas foram concluídas. O separador Lista de tarefas da aplicação Actiidades obtém informações sobre as entradas de tarefas de todas as actiidades das quais é membro. Pode isualizar as tarefas das seguintes formas: As minhas tarefas Apresenta uma lista de todas as tarefas criadas por si ou que lhe foram atribuídas. Tarefas concluídas Apresenta uma lista de todas as tarefas concluídas. Esta lista inclui as tarefas que criou ou que lhe foram atribuídas, bem como as tarefas que foram criadas ou atribuídas a outras pessoas. Capítulo 1. Actiidades 13

18 Tarefas não concluídas Apresenta uma lista de todas as tarefas não concluídas. Esta lista inclui as tarefas que criou ou que lhe foram atribuídas, bem como as tarefas que foram criadas ou atribuídas a outras pessoas. Adicionar uma entrada de tarefa É possíel adicionar uma ou mais entradas de tarefa a uma actiidade e atribuí-las a membros da actiidade. Uma entrada de tarefa representa uma tarefa a ser concluída. É possíel atribuir uma tarefa a qualquer membro indiidual de uma actiidade e seleccionar a respectia data de conclusão. Pode isualizar todas as entradas de tarefa de uma actiidade a partir da ista Tarefas. Nota: À medida que cria ou edita uma entrada de tarefa, o seu trabalho é automaticamente guardado a cada 5 minutos, excepto se o administrador alterar o interalo. Se existir uma entrada de tarefa não guardada ao concluir sessão nas Actiidades, quando oltar a iniciar sessão noamente, será apresentada uma notificação na parte superior de cada página a relembrar que tem uma entrada não guardada. A partir dessa mensagem de notificação, pode fazer clique em Ver para abrir a entrada de tarefa e retomar o trabalho na mesma ou em Rejeitar para eliminar a entrada de tarefa. Para adicionar uma entrada de tarefa, execute os seguintes passos: 1. Abra uma actiidade. 2. Execute uma das seguintes acções: Para adicionar a entrada de tarefa directamente à actiidade, faça clique em Adicionar tarefa. Para adicionar a entrada de tarefa como uma resposta a outra entrada, abra a entrada e, em seguida, faça clique em Adicionar tarefa. 3. Introduza uma bree descrição da tarefa no campo Tarefa. Esta descrição da tarefa torna-se no rótulo de texto que identifica a entrada e é apresentada em todas as istas que incluem a entrada. Se pretender adicionar ligações a ficheiros armazenados nos Ficheiros do LotusLie, anexos, marcadores ou campos personalizados, atribuir a tarefa ou especificar uma data de conclusão, faça clique em Mais opções. 4. Por predefinição, a tarefa é atribuída a Qualquer pessoa (partilhada), o que significa que qualquer membro da actiidade poderá executar a tarefa e, em seguida, marcá-la após ter sido concluída. Para atribuir a tarefa a um membro específico, faça clique em Seleccionar uma pessoa e, em seguida, execute uma das seguintes acções: Actiidade padrão: Para atribuir a entrada de tarefa a uma pessoa específica, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione o nome da pessoa a partir da lista. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Caso a actiidade tenha sido partilhada com uma comunidade, poderá atribuir a tarefa a um membro da comunidade, seleccionando 14 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

19 Comunidade: <nome_comunidade>, emque<nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccionando o nome da pessoa a partir da lista. Actiidade de comunidade à qual foram adicionados todos os membros da comunidade: Seleccione o nome da pessoa a partir da lista. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Actiidade de comunidade à qual foi adicionado apenas um subconjunto de membros da comunidade: Seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione o nome da pessoa a partir da lista. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Para adicionar a entrada de tarefa a uma pessoa que não seja um membro explícito da actiidade da comunidade, faça clique em Atribuir a noo membro. Seleccione uma função para atribuir ao membro que está a adicionar e, em seguida, comece a introduzir o nome ou endereço de correio electrónico da pessoa, no segundo campo. À medida que efectua este procedimento, é apresentada uma lista de nomes correspondentes. Faça clique num nome na lista para adicionar essa pessoa e, em seguida, faça clique em Guardar. Quando a entrada de tarefa for atribuída a alguém que não seja membro da comunidade, essa pessoa é automaticamente adicionada como um membro explícito da comunidade. Para atribuir a entrada de actiidade a um proprietário de comunidade, seleccione <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), em que Capítulo 1. Actiidades 15

20 <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione o nome do proprietário a partir da lista. Para atribuir a entrada de tarefa aos proprietários da comunidade e aos membros indiiduais, seleccione os nomes dos proprietários a partir da lista <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione os nomes indiiduais a partir da lista Membros de actiidades indiiduais. As selecções serão guardadas ao alternar entre listas. 5. No campo Data de conclusão, atribua uma data na qual a entrada de tarefa tem de estar concluída. Introduza uma data ou seleccione uma data a partir do controlo da agenda. 6. Pode adicionar conteúdo à entrada fazendo clique nas seguintes ligações: Adicionar ficheiro > Anexar ficheiro Adiciona um ficheiro à entrada. Faça clique em Pesquisar junto ao campo para localizar o ficheiro. Nota: Por predefinição, o limite de tamanho máximo para os anexos de ficheiros é de 10 MB, contudo, este alor pode ser alterado pelo administrador. Adicionar ficheiro > Ligação para ficheiro Adiciona uma ligação para um ficheiro armazenado na aplicação Ficheiros. a. Seleccione o tipo de ficheiro que pretende partilhar a partir das opções apresentadas à esquerda da janela. Tabela 3. Opções de partilha de ficheiros Opção Ficheiros recentes Ficheiros marcados Os meus ficheiros Partilhados comigo Ficheiros de outras pessoas Pastas marcadas As minhas pastas Pastas partilhadas Descrição Ficheiros transferidos recentemente para a aplicação Ficheiros. Ficheiros que marcou como prioritários na aplicação Ficheiros. Ficheiros que transferiu para a aplicação Ficheiros. Ficheiros partilhados consigo a partir da aplicação Ficheiros. Ficheiros que outras pessoas partilharam consigo a partir da aplicação Ficheiros. Ficheiros de pastas que marcou como prioritárias na aplicação Ficheiros. Ficheiros das suas pastas pessoais na aplicação Ficheiros. Ficheiros de pastas partilhadas na aplicação Ficheiros. b. Seleccione um ficheiro ou ficheiros na lista apresentada e faça clique em OK. Adicionar ficheiro > Ligação para pasta Adiciona uma ligação para uma pasta armazenada na aplicação Ficheiros. 16 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

21 a. Seleccione o tipo de pasta que pretende partilhar a partir das opções apresentadas no lado esquerdo da janela. Tabela 4. Opções de partilha de pastas Opção Pastas recentes As minhas pastas Pastas partilhadas comigo Pastas da <sua organização> Descrição Pastas transferidas recentemente para a aplicação Ficheiros. Pastas das quais é proprietário na aplicação Ficheiros. Pastas partilhadas consigo a partir da aplicação Ficheiros. Pastas na aplicação Ficheiros que são isíeis para todas as pessoas na sua organização. b. Seleccione uma pasta ou pastas na lista apresentada e faça clique em OK. Adicionar marcador Adiciona um endereço da Web à entrada. Introduza o título da página da Web no campo Título do marcador e, em seguida, copie o endereço da Web para o campo que começa por Adicionar campos personalizados > Campo de data Adiciona um campo Data à entrada. Ao fazer clique no campo azio, é apresentado um controlo da agenda. Pode introduzir a data no campo ou seleccionar uma data a partir do controlo da agenda. Adicionar campos personalizados > Campo de pessoa Adiciona um campo Pessoa à entrada. Ao introduzir as primeiras letras de um nome no campo, é apresentada uma lista de nomes do directório. Pode seleccionar um nome da lista ou pode continuar a introduzir o nome completo ou o endereço de correio electrónico da pessoa. Adicionar campos personalizados > Campo de texto Adiciona um campo Texto à entrada. Pode adicionar os tipos de campos que pretender e adicionar campos do mesmo tipo árias ezes. Se pretender remoer um campo adicionado, faça clique em X junto ao campo para eliminar o mesmo. 7. Opcional: Mude o nome de um campo adicionado fazendo clique no rótulo do campo para o editar. Após adicionar um ficheiro, marcador ou campo personalizado à entrada, pode alterar o nome que está associado ao campo por predefinição para um nome que descrea melhor a finalidade do campo. Por exemplo, se estier a utilizar a tarefa para identificar um ficheiro que necessite de reer, é recomendáel anexar um ficheiro à entrada de tarefa e alterar o nome do campo de anexo de ficheiro para Documento para reisão. Pode adicionar igualmente um campo de texto denominado Alterações para localizar alterações que efectue ao ficheiro. 8. No campo Descrição, descrea a entrada ou adicione o conteúdo da entrada. Pode utilizar os botões da barra de ferramentas para formatar o texto adicionado. 9. No campo Etiquetas, introduza um termo de etiqueta. À medida que escree, é apresentada uma lista de etiquetas correspondentes do conjunto de Capítulo 1. Actiidades 17

22 etiquetas. Faça clique numa etiqueta para a adicionar ou prossiga com a adição de uma etiqueta que não se encontra na lista. Separe árias etiquetas com írgulas. Uma etiqueta consiste num rótulo de uma só palara ou palara-chae que se atribui a uma entrada para categorizar a mesma. Após a entrada ser guardada, a etiqueta é adicionada ao conjunto de etiquetas da actiidade. Posteriormente, poderá utilizar a etiqueta para localizar esta entrada, fazendo clique na etiqueta a partir do conjunto de etiquetas. Não é apenas deolida esta entrada na lista resultante, como são também incluídas as entradas com uma etiqueta semelhante, ajudando, deste modo, o utilizador a descobrir conteúdo relacionado. Tenha em conta que o conjunto de etiquetas é composto por etiquetas criadas pelo utilizador e respectios colegas. Se ninguém tier ainda criado etiquetas, não poderá isualizar uma lista de etiquetas correspondentes à medida que for escreendo neste campo. 10. Para adicionar esta entrada a uma secção específica da actiidade, faça clique na seta para baixo junto ao campo Secção e, em seguida, seleccione a secção na lista. 11. Para ocultar a entrada de outros membros, seleccione Marcar esta entrada como particular. 12. Se pretender notificar membros da actiidade sobre esta entrada, execute os seguintes passos: a. Seleccione Notificar pessoas acerca desta entrada. b. Execute uma das seguintes acções: Actiidade padrão: Para notificar todas as pessoas, seleccione a caixa de erificação Todos os membros indiiduais desta actiidade. Esta opção não notifica membros de grupos ou comunidades. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Para notificar pessoas específicas, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Caso a actiidade tenha sido partilhada com uma comunidade, poderá notificar um subconjunto de membros da comunidade. Seleccione Comunidade: <nome_comunidade>, emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros que pretende notificar. Actiidade de comunidade à qual foram adicionados todos os membros da comunidade: Seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. 18 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

23 Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Actiidade de comunidade à qual foi adicionado apenas um subconjunto de membros da comunidade: Para notificar um subconjunto de membros da comunidade, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. O que é uma entrada? Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Para notificar apenas os proprietários da comunidade, seleccione <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade. Para notificar os proprietários da comunidade e os membros indiiduais, seleccione os nomes dos proprietários a partir da lista <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione os nomes indiiduais a partir da lista Membros de actiidades indiiduais. As selecções serão guardadas ao alternar entre listas. c. Se pretender adicionar um comentário que será apresentado na notificação eniada aos membros, adicione-o ao campo Mensagem de notificação. Por predefinição, a notificação indica que pretende informar o membro sobre esta entrada. 13. Faça clique em Guardar. 14. Execute uma das seguintes acções: Se pretender criar outra tarefa, introduza a mesma no campo Tarefa. Se não pretender criar outra tarefa, faça clique em Cancelar. Uma entrada de actiidade consiste numa unidade de conteúdo adicionada a uma actiidade. Os tipos de conteúdo que pode adicionar incluem texto, ficheiros e marcadores. Também pode adicionar entradas de tarefas e tipos de entradas personalizadas que definir. Cada entrada inclui um título e determinado tipo de conteúdo. É também possíel adicionar uma descrição de texto opcional e etiquetas a uma entrada. As etiquetas e o texto de descrição podem ser procurados, de modo a ajudá-lo a encontrar a entrada posteriormente. Capítulo 1. Actiidades 19

24 Por predefinição, as entradas numa actiidade são partilhadas por todos os membros da mesma. É possíel ocultar uma entrada de outros membros ao marcá-la como particular. Pode adicionar os seguintes tipos de entradas a uma actiidade: Tipo de entrada Padrão Tarefa Descrição Pode adicionar uma mensagem de texto formatado, uma ou mais ligações para ficheiros armazenados nos Ficheiros do LotusLie, um ou mais anexos de ficheiro, bem como um ou mais marcadores que fazem referência a páginas da Web. Pode adicionar ainda um ou mais campos personalizados à entrada para criar campos de nome, texto e data. Após ter adicionado ligações, anexos, marcadores e noos campos, poderá alterar os rótulos dos campos, de modo a reflectirem as informações que estão a ser facultadas nos campos, anexos de ficheiro e marcadores. Uma entrada de tarefa que criou numa actiidade. É possíel incluir uma data de conclusão e atribuir a entrada a um membro específico da actiidade. Quando a tarefa estier concluída, pode seleccionar a caixa de erificação da tarefa para a marcar como concluída. Tal como no caso de uma entrada padrão, pode adicionar uma ou mais ligações a ficheiros armazenados nos Ficheiros do LotusLie, um ou mais anexos de ficheiro, bem como um ou mais marcadores que fazem referência a páginas da Web, a uma tarefa. Pode adicionar ainda um ou mais campos personalizados à tarefa para criar campos de nome, texto e data. Após ter adicionado ligações, anexos, marcadores e noos campos, poderá alterar os rótulos dos campos. 20 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

25 Tipo de entrada Personalizada Comentário Actiidade relacionada Descrição Uma entrada criada a partir de um modelo de entrada. Um modelo de entrada consiste num protótipo de uma entrada. Se criar uma entrada que pretende reutilizar, pode guardar a mesma como um modelo de entrada e utilizar o modelo da próxima ez que criar uma entrada. Por exemplo, se estier a utilizar uma actiidade para recolher relatórios de estado de membros da equipa, pode criar uma entrada padrão e adicionar à mesma noos campos, de modo a recolher nomes de membros da equipa, datas de relatórios de estado, bem como outras informações. Em seguida, pode guardar essa entrada padrão como um noo modelo de entrada denominado Relatório de estado. Após ser guardado, quando o utilizador e outros membros da actiidade criarem uma entrada para capturar informações de estado, poderá seleccionar o modelo de entrada denominado Relatório de estado a partir da lista de tipos de entradas a criar. As entradas personalizadas podem ser criadas e reutilizadas apenas dentro de uma actiidade. Para adicionar um comentário rápido a uma actiidade, crie uma entrada padrão e adicione o comentário ao campo Título. Também pode adicionar um comentário como uma resposta a outra entrada. Ao criar um comentário como uma resposta a uma entrada, pode adicionar uma ou mais ligações a ficheiros armazenados nos Ficheiros do LotusLie, um ou mais anexos de ficheiro e um ou mais marcadores, mas não pode adicionar campos personalizados. Uma ligação de referência a uma actiidade existente. A lista de filiação e a data de conclusão da actiidade relacionada podem diferir daquelas da actiidade principal. Terá de ser membro da actiidade relacionada para poder aceder à mesma atraés de uma ligação de actiidade relacionada. Adicionar uma entrada É possíel adicionar uma entrada a uma actiidade para comentar um tópico, fazer um anúncio, colocar uma questão, partilhar um ficheiro ou partilhar um endereço da Web com a equipa. Tem de ser o autor ou o proprietário da actiidade para que possa adicionar entradas. Nota: À medida que cria ou edita uma entrada, o seu trabalho é automaticamente guardado a cada 5 minutos, excepto se o administrador alterar o interalo. Se Capítulo 1. Actiidades 21

26 existir uma entrada não guardada ao concluir sessão nas Actiidades, quando oltar a iniciar sessão noamente, será apresentada uma notificação na parte superior de cada página a relembrar que tem uma entrada não guardada. A partir dessa mensagem de notificação, pode fazer clique em Ver para abrir a entrada e retomar o trabalho na mesma ou em Rejeitar para eliminar a entrada. Para adicionar uma entrada, abra uma actiidade e, em seguida, execute os seguintes passos: 1. Faça clique em Adicionar entrada. 2. No campo Título, introduza o título da entrada. 3. Pode adicionar conteúdo à entrada fazendo clique nas seguintes ligações: Adicionar ficheiro > Anexar ficheiro Adiciona um ficheiro à entrada. Faça clique em Pesquisar junto ao campo para localizar o ficheiro. Nota: Por predefinição, o limite de tamanho máximo para os anexos de ficheiros é de 10 MB, contudo, este alor pode ser alterado pelo administrador. Adicionar ficheiro > Ligação para ficheiro Adiciona uma ligação para um ficheiro armazenado na aplicação Ficheiros. a. Seleccione o tipo de ficheiro que pretende partilhar a partir das opções apresentadas à esquerda da janela. Tabela 5. Opções de partilha de ficheiros Opção Ficheiros recentes Ficheiros marcados Os meus ficheiros Partilhados comigo Ficheiros de outras pessoas Pastas marcadas As minhas pastas Pastas partilhadas Descrição Ficheiros transferidos recentemente para a aplicação Ficheiros. Ficheiros que marcou como prioritários na aplicação Ficheiros. Ficheiros que transferiu para a aplicação Ficheiros. Ficheiros partilhados consigo a partir da aplicação Ficheiros. Ficheiros que outras pessoas partilharam consigo a partir da aplicação Ficheiros. Ficheiros de pastas que marcou como prioritárias na aplicação Ficheiros. Ficheiros das suas pastas pessoais na aplicação Ficheiros. Ficheiros de pastas partilhadas na aplicação Ficheiros. b. Seleccione um ficheiro ou ficheiros na lista apresentada e faça clique em OK. Adicionar ficheiro > Ligação para pasta Adiciona uma ligação para uma pasta armazenada na aplicação Ficheiros. 22 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

27 a. Seleccione o tipo de pasta que pretende partilhar a partir das opções apresentadas no lado esquerdo da janela. Tabela 6. Opções de partilha de pastas Opção Pastas recentes As minhas pastas Pastas partilhadas comigo Pastas da <sua organização> Descrição Pastas transferidas recentemente para a aplicação Ficheiros. Pastas das quais é proprietário na aplicação Ficheiros. Pastas partilhadas consigo a partir da aplicação Ficheiros. Pastas na aplicação Ficheiros que são isíeis para todas as pessoas na sua organização. b. Seleccione uma pasta ou pastas na lista apresentada e faça clique em OK. Adicionar marcador Adiciona um endereço da Web à entrada. Introduza o título da página da Web no campo Título do marcador e, em seguida, copie o endereço da Web para o campo que começa por Adicionar campos personalizados > Campo de data Adiciona um campo Data à entrada. Ao fazer clique no campo azio, é apresentado um controlo da agenda. Pode introduzir a data no campo ou seleccionar uma data a partir do controlo da agenda. Adicionar campos personalizados > Campo de pessoa Adiciona um campo Pessoa à entrada. Ao introduzir as primeiras letras de um nome no campo, é apresentada uma lista de nomes do directório. Pode seleccionar um nome da lista ou pode continuar a introduzir o nome completo ou o endereço de correio electrónico da pessoa. Adicionar campos personalizados > Campo de texto Adiciona um campo Texto à entrada. Pode adicionar os tipos de campos que pretender e adicionar campos do mesmo tipo árias ezes. Se pretender remoer um campo adicionado, faça clique em X junto ao campo para eliminar o mesmo. 4. Opcional: Mude o nome de um campo adicionado fazendo clique no rótulo do campo para o editar. Após adicionar um campo personalizado, marcador, ficheiro ou ligação de ficheiro do LotusLie à entrada, pode alterar o nome que está associado ao campo por predefinição para um nome que descrea melhor a finalidade do campo. Por exemplo, se estier a utilizar uma entrada para facultar comentários de reisão, é recomendáel adicionar dois campos de nome e alterar o nome de um campo para Autor e o outro para Reisor. Pode adicionar igualmente um campo de data identificado como Reisão por data e, em seguida, adicionar um anexo de ficheiro com um rótulo de campo Documento para reisão. 5. No campo Descrição, descrea a entrada ou adicione o conteúdo da entrada. Pode utilizar os botões da barra de ferramentas para formatar o texto adicionado. 6. No campo Etiquetas, introduza um termo de etiqueta. À medida que escree, é apresentada uma lista de etiquetas correspondentes do conjunto de Capítulo 1. Actiidades 23

28 etiquetas. Faça clique numa etiqueta para a adicionar ou prossiga com a adição de uma etiqueta que não se encontra na lista. Separe árias etiquetas com írgulas. Uma etiqueta consiste num rótulo de uma só palara ou palara-chae que se atribui a uma entrada para categorizar a mesma. Após a entrada ser guardada, a etiqueta é adicionada ao conjunto de etiquetas da actiidade. Posteriormente, poderá utilizar a etiqueta para localizar esta entrada, fazendo clique na etiqueta a partir do conjunto de etiquetas. Não é apenas deolida esta entrada na lista resultante, como são também incluídas as entradas com uma etiqueta semelhante, ajudando, deste modo, o utilizador a descobrir conteúdo relacionado. Tenha em conta que o conjunto de etiquetas é composto por etiquetas criadas pelo utilizador e respectios colegas. Se ninguém tier ainda criado etiquetas, não poderá isualizar uma lista de etiquetas correspondentes à medida que for escreendo neste campo. 7. Para adicionar esta entrada a uma secção específica da actiidade, faça clique na seta para baixo junto ao campo Secção e, em seguida, seleccione a secção na lista. 8. Para ocultar a entrada de outros membros, seleccione Marcar esta entrada como particular. 9. Se pretender notificar membros da actiidade sobre esta entrada, execute os seguintes passos: a. Seleccione Notificar pessoas acerca desta entrada. b. Execute uma das seguintes acções: Actiidade padrão: Para notificar todas as pessoas, seleccione a caixa de erificação Todos os membros indiiduais desta actiidade. Esta opção não notifica membros de grupos ou comunidades. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Para notificar pessoas específicas, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Caso a actiidade tenha sido partilhada com uma comunidade, poderá notificar um subconjunto de membros da comunidade. Seleccione Comunidade: <nome_comunidade>, emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros que pretende notificar. Actiidade de comunidade à qual foram adicionados todos os membros da comunidade: Seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. 24 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

29 Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Actiidade de comunidade à qual foi adicionado apenas um subconjunto de membros da comunidade: Para notificar um subconjunto de membros da comunidade, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Para notificar apenas os proprietários da comunidade, seleccione <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade. Para notificar os proprietários da comunidade e os membros indiiduais, seleccione os nomes dos proprietários a partir da lista <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione os nomes indiiduais a partir da lista Membros de actiidades indiiduais. As selecções serão guardadas ao alternar entre listas. c. Se pretender adicionar um comentário que será apresentado na notificação eniada aos membros, adicione-o ao campo Mensagem de notificação. Por predefinição, a notificação indica que pretende informar o membro sobre esta entrada. 10. Faça clique em Guardar para concluir a adição da entrada. Tarefas relacionadas Criar modelos de entradas na página 38 Se criou uma entrada que pretende reutilizar, guarde a mesma como um modelo de entrada. Adicionar um comentário Pode adicionar um comentário bree directamente a uma actiidade ou como resposta a uma entrada existente. Para adicionar um comentário, execute os seguintes passos: 1. Execute uma das seguintes acções: Para adicionar um comentário autónomo, abra a actiidade e, em seguida, faça clique em Adicionar entrada. Se o comentário for curto, introduza o mesmo no campo Título. Caso contrário, introduza-o no campo Descrição. Capítulo 1. Actiidades 25

30 Opcionalmente, pode adicionar ligações para ficheiros armazenados nos Ficheiros do LotusLie, anexos e marcadores ou criar campos personalizados. Consulte o tópico Adicionar uma entrada para obter mais informações. Para comentar uma entrada de outra pessoa, abra a entrada, faça clique em Adicionar comentário e, em seguida, introduza o comentário no campo Comentário. Para comentar a entrada de outra pessoa, abra a entrada, faça clique em Adicionar comentário e, em seguida, introduza o comentário no campo Descrição. Opcionalmente, pode adicionar ligações a ficheiros armazenados nos Ficheiros do LotusLie, anexos ou marcadores. Consulte o tópico Adicionar uma entrada para obter mais informações. 2. Para ocultar a entrada de outros membros, seleccione Marcar esta entrada como particular. 3. Se pretender notificar membros da actiidade sobre esta entrada, execute os seguintes passos: a. Seleccione Notificar pessoas acerca desta entrada. b. Execute uma das seguintes acções: Actiidade padrão: Para notificar todas as pessoas, seleccione a caixa de erificação Todos os membros indiiduais desta actiidade. Esta opção não notifica membros de grupos ou comunidades. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Para notificar pessoas específicas, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Caso a actiidade tenha sido partilhada com uma comunidade, poderá notificar um subconjunto de membros da comunidade. Seleccione Comunidade: <nome_comunidade>, emque<nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros que pretende notificar. Actiidade de comunidade à qual foram adicionados todos os membros da comunidade: Seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Actiidade de comunidade à qual foi adicionado apenas um subconjunto de membros da comunidade: Para notificar um subconjunto de membros da comunidade, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende 26 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

31 notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Para notificar apenas os proprietários da comunidade, seleccione <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade. Para notificar os proprietários da comunidade e os membros indiiduais, seleccione os nomes dos proprietários a partir da lista <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione os nomes indiiduais a partir da lista Membros de actiidades indiiduais. As selecções serão guardadas ao alternar entre listas. c. Se pretender adicionar um comentário que será apresentado na notificação eniada aos membros, adicione-o ao campo Mensagem de notificação. Por predefinição, a notificação indica que pretende informar o membro sobre esta entrada. 4. Faça clique em Guardar. Adicionar uma resposta a uma entrada É possíel adicionar uma resposta a uma entrada numa actiidade para comentar um tópico, fazer um anúncio, colocar uma questão, fornecer comentários sobre uma entrada existente, partilhar um ficheiro ou partilhar um endereço da Web com a equipa. Para adicionar uma entrada, abra uma actiidade e, em seguida, execute as seguintes acções: 1. A partir da entrada na qual pretende criar uma resposta, faça clique em Adicionar comentário. Nota: Se não for possíel isualizar a ligação Adicionar comentário, a ista poderá estar contraída. Faça clique no título da entrada para expandir a entrada. 2. No campo Descrição, adicione a resposta. Pode utilizar os botões da barra de ferramentas para formatar o texto adicionado. 3. Pode adicionar mais conteúdo à entrada fazendo clique nas seguintes ligações: Adicionar uma ligação para um ficheiro nos Ficheiros do LotusLie Adiciona uma ligação para um ficheiro armazenado nos Ficheiros do LotusLie à entrada. Seleccione Os meus ficheiros ou Ficheiros partilhados comigo na lista pendente Vista para localizar o ficheiro, seleccione um ou mais ficheiros da lista e, em seguida, faça clique em Adicionar ficheiros. Capítulo 1. Actiidades 27

32 Nota: Pode também procurar um ficheiro ao qual tem acesso que faça parte de uma pasta. Seleccione uma pasta na lista pendente Pastas para localizar o ficheiro. Anexar ficheiro Adiciona um ficheiro à entrada. Faça clique no botão Pesquisar junto ao campo Nome do ficheiro para localizar o ficheiro. Adicionar marcador Adiciona um endereço da Web à entrada. Introduza o título da página da Web no campo Título do marcador e, em seguida, adicione o endereço da Web ao campo que começa por Pode adicionar os campos de marcador, ficheiro ou ligações de ficheiros do LotusLie que pretender. Pode alterar os rótulos de campo predefinidos para os nomes que considere mais adequados. Faça clique num rótulo de campo para editar o mesmo. Se pretender remoer uma ligação ou um campo que tenha adicionado, faça clique em X junto à ligação ou ao campo para eliminar. 4. Para ocultar a resposta de outros membros, seleccione Marcar esta entrada como particular. 5. Se pretender notificar os membros da actiidade sobre a resposta, execute os seguintes passos: a. Seleccione Notificar pessoas acerca desta entrada. b. Execute uma das seguintes acções: Actiidade padrão: Para notificar todas as pessoas, seleccione a caixa de erificação Todos os membros indiiduais desta actiidade. Esta opção não notifica membros de grupos ou comunidades. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Para notificar pessoas específicas, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Caso a actiidade tenha sido partilhada com uma comunidade, poderá notificar um subconjunto de membros da comunidade. Seleccione Comunidade: <nome_comunidade>, emque<nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros que pretende notificar. Actiidade de comunidade à qual foram adicionados todos os membros da comunidade: Seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com 28 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

33 nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Actiidade de comunidade à qual foi adicionado apenas um subconjunto de membros da comunidade: Para notificar um subconjunto de membros da comunidade, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Trabalhar com entradas Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Para notificar apenas os proprietários da comunidade, seleccione <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade. Para notificar os proprietários da comunidade e os membros indiiduais, seleccione os nomes dos proprietários a partir da lista <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione os nomes indiiduais a partir da lista Membros de actiidades indiiduais. As selecções serão guardadas ao alternar entre listas. c. Se pretender adicionar um comentário que será apresentado na notificação eniada aos membros, adicione-o ao campo Mensagem de notificação. Por predefinição, a notificação indica que pretende informar o membro sobre esta entrada. 6. Faça clique em Guardar para concluir a adição da resposta. É possíel isualizar, responder, editar, atribuir etiquetas e gerir as entradas de uma actiidade. Moer uma entrada É possíel moer uma entrada para um noo local na mesma actiidade ou para uma actiidade diferente. Moa uma entrada caso pretenda adicioná-la a uma secção, agrupá-la com entradas relacionadas ou ordenar entradas numa sequência específica. Antes de começar Os Proprietários podem moer qualquer entrada. Apenas os Autores podem moer as próprias entradas. Para moer uma entrada para uma actiidade diferente, também tem de ser o autor ou o proprietário da actiidade de destino. Se moer uma entrada para outra actiidade e os membros da actiidade original não forem membros da outra actiidade, estes irão perder o acesso à entrada. Capítulo 1. Actiidades 29

34 Ao moer uma entrada na actiidade actual, pode moê-la utilizando o menu ou arrastando e largando a entrada. Se moer uma entrada que contenha uma ou mais respostas, estas também são moidas utilizando qualquer um dos métodos. Não é possíel arrastar e largar respostas de entradas. Ao arrastar e largar uma entrada, só poderá largar a entrada acima ou abaixo de outra entrada; não poderá largá-la abaixo das respostas de uma entrada para transformar a entrada numa resposta. Para moer uma entrada, execute os seguintes passos: 1. A partir da ista As minhas actiidades, abra uma actiidade e, em seguida, desloque o cursor até à entrada que pretende moer. 2. Execute uma das seguintes acções: Para moer a entrada para uma actiidade diferente, faça clique Mais acções > Moer. Nota: Se não for possíel isualizar a ligação Mais acções, a ista poderá estar contraída. Faça clique no título da entrada para expandir a entrada. No separador Moer para a actiidade, seleccione uma actiidade da lista e, em seguida, faça clique em Moer. Nota: Ao moer uma entrada para outra actiidade, não é possíel especificar o local onde pretende que a entrada seja posicionada na outra actiidade. Posteriormente, pode abrir a outra actiidade e moer a entrada nessa actiidade como um passo separado. Para moer a entrada para uma secção na actiidade actual, coloque o cursor do rato sobre a entrada até o ícone de arrastar ser apresentado. Coloque o cursor do rato sobre o ícone de arrastar até a forma do cursor passar de um apontador para uma mira secção. e, em seguida, arraste a entrada para a Para posicionar a entrada após outra entrada na actiidade actual, coloque o cursor do rato sobre a entrada que pretende moer até o ícone de arrastar ser apresentado. Coloque o cursor do rato sobre o ícone de arrastar até a forma do cursor passar de um apontador para uma mira e, em seguida, arraste a entrada para baixo da outra entrada. Nota: O que significa se não for apresentado qualquer ícone de arrastar ao colocar o cursor do rato sobre uma entrada? Se não for apresentado um ícone de arrastar, significa que não tem o níel de acesso apropriado para arrastar a entrada. Não sabe onde pode largar uma entrada? É apresentada uma linha horizontal a negrito ao arrastar a entrada para uma área onde pode largar a mesma. 30 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

35 Tarefas relacionadas Copiar uma entrada Pode adicionar uma cópia de uma entrada à mesma localização numa actiidade, a uma noa localização na mesma actiidade ou a uma actiidade diferente. Copie uma entrada caso pretenda moê-la para uma noa secção, agrupá-la com entradas relacionadas ou ordenar entradas numa sequência específica, mas manter igualmente uma cópia da entrada na respectia posição actual. Copiar uma entrada Pode adicionar uma cópia de uma entrada à mesma localização numa actiidade, a uma noa localização na mesma actiidade ou a uma actiidade diferente. Copie uma entrada caso pretenda moê-la para uma noa secção, agrupá-la com entradas relacionadas ou ordenar entradas numa sequência específica, mas manter igualmente uma cópia da entrada na respectia posição actual. Antes de começar Os autores podem copiar apenas as próprias entradas. Os proprietários podem copiar qualquer entrada. Para copiar uma entrada para uma actiidade diferente, também tem de ser o autor ou o proprietário da actiidade de destino. Se copiar uma entrada que contenha uma ou mais respostas, estas também são copiadas. 1. A partir da ista As minhas actiidades, abra uma actiidade e desloque o cursor até à entrada que pretende copiar. 2. Faça clique em Mais acções > Copiar. Nota: Se não for possíel isualizar a ligação Mais acções, a ista poderá estar contraída. Faça clique no título da entrada para expandir a entrada. 3. Execute uma das seguintes acções: Para adicionar uma cópia da entrada à mesma actiidade ou a uma actiidade diferente, no separador Copiar para a actiidade, seleccione uma actiidade a partir da lista. Ao copiar uma entrada para outra actiidade, não é possíel especificar o local onde colocar a entrada na outra actiidade. Posteriormente, pode abrir a outra actiidade e moer a entrada nessa actiidade como um passo separado. Para adicionar uma cópia da entrada a uma secção, faça clique no separador Copiar para a secção e, em seguida, seleccione uma secção a partir da lista. Para posicionar uma cópia da entrada a seguir à própria entrada ou a outra entrada na actiidade actual, faça clique no separador Copiar para a entrada e, em seguida, seleccione o nome de uma entrada a partir da lista. 4. Faça clique em Copiar. Capítulo 1. Actiidades 31

36 Tarefas relacionadas Moer uma entrada na página 29 É possíel moer uma entrada para um noo local na mesma actiidade ou para uma actiidade diferente. Moa uma entrada caso pretenda adicioná-la a uma secção, agrupá-la com entradas relacionadas ou ordenar entradas numa sequência específica. Notificar membros sobre uma entrada Para chamar a atenção dos membros da actiidade sobre uma entrada, é possíel notificá-los sobre a mesma. Os membros notificados recebem uma mensagem de correio electrónico ou uma notificação no separador Actualizações da aplicação Página inicial que contém a descrição da entrada e uma ligação para a mesma. Antes de começar Qualquer membro de uma actiidade pode notificar outros membros sobre qualquer entrada na actiidade. O seridor pode eniar notificações aos membros actuais da actiidade e a qualquer pessoa que tenha adicionado uma entrada actual à actiidade, mesmo que essa pessoa já não seja um membro. O enio de uma notificação não cria uma entrada na actiidade. Para notificar membros sobre uma entrada, execute os seguintes passos: Não é possíel eniar notificações para grupos. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. 1. Abra uma actiidade e localize a entrada sobre a qual pretende notificar alguém. 2. Faça clique em Mais acções > Notificar outras pessoas. Nota: Se não for possíel isualizar a ligação Mais acções, a ista poderá estar contraída. Faça clique no título da entrada para expandir a entrada. 3. Execute uma das seguintes acções: Actiidade padrão: Para notificar todas as pessoas, seleccione a caixa de erificação Todos os membros indiiduais desta actiidade. Para notificar todas as pessoas, seleccione a caixa de erificação Todos os membros indiiduais desta actiidade. Esta opção não notifica membros das comunidades. Para notificar pessoas específicas, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. 32 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

37 Caso a actiidade tenha sido partilhada com uma comunidade, poderá notificar um subconjunto de membros da comunidade. Seleccione Comunidade: <nome_comunidade>, emque<nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros que pretende notificar. Actiidade de comunidade à qual foram adicionados todos os membros da comunidade: Seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Actiidade de comunidade à qual foi adicionado apenas um subconjunto de membros da comunidade: Para notificar um subconjunto de membros da comunidade, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Para notificar apenas os proprietários da comunidade, seleccione <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade. Para notificar os proprietários da comunidade e os membros indiiduais, seleccione os nomes dos proprietários a partir da lista <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione os nomes indiiduais a partir da lista Membros de actiidades indiiduais. As selecções serão guardadas ao alternar entre listas. 4. Opcional: Se pretender adicionar um comentário para ser apresentado na notificação eniada aos membros, para além da descrição da entrada, adicione-o ao campo Mensagem de notificação. 5. Faça clique em Eniar para eniar a notificação e, em seguida, faça clique em OK. Marcar uma entrada como particular para que os outros membros não possam isualizar a mesma É possíel marcar uma entrada como particular, caso pretenda guardá-la numa actiidade sem a partilhar com outros membros. É possíel marcar uma entrada como particular publicando-a ou editando-a posteriormente. Capítulo 1. Actiidades 33

38 Antes de começar Só o criador da entrada pode marcar a mesma como particular. Por predefinição, ao publicar uma entrada numa actiidade, todos os membros da actiidade podem lê-la. Marcar uma entrada como particular permite manter um espaço de trabalho particular numa actiidade. Por exemplo, é possíel marcar um rascunho de uma entrada como particular até que este esteja em condições de ser partilhado. É igualmente possíel marcar uma entrada como particular se as informações não forem releantes para outros membros. Para marcar uma entrada como particular, execute os seguintes passos: 1. Abra a actiidade, localize a entrada que pretende marcar como particular e, em seguida, faça clique em Editar. Nota: Se não for possíel isualizar a ligação Editar, a ista poderá estar contraída. Faça clique no título da entrada para expandir a entrada. Apenas um proprietário da actiidade ou a pessoa que criou a entrada poderá isualizar a ligação Editar. 2. Seleccione Marcar esta entrada como particular e, em seguida, faça clique em Guardar. Nota: Apenas a pessoa que criou a entrada poderá isualizar a caixa de erificação Marcar esta entrada como particular. Após guardar a entrada, não será possíel aos outros membros isualizá-la ao abrirem a actiidade. Pode determinar que entradas são particulares, uma ez que estas contêm o termo [Particular] como prefixo. Como proceder a seguir Pode partilhar posteriormente a entrada com outros membros, editando a entrada noamente e desmarcando a caixa de erificação Marcar esta entrada como particular. Adicionar um ficheiro a uma entrada de actiidade Pode adicionar um ficheiro a uma entrada de actiidade, quer esta seja uma entrada padrão, uma entrada de tarefa, uma entrada personalizada ou um comentário de entrada. Antes de começar Tem de ser o autor da entrada ou um proprietário da actiidade para adicionar um ficheiro à entrada. Os ficheiros anexados a uma actiidade padrão ou actiidade da comunidade são armazenados na actiidade e não podem ser partilhados fora da filiação da actiidade. Se pretender transferir um ficheiro que pode partilhar com um público mais alargado posteriormente, adicione o ficheiro à aplicação Ficheiros. Pode adicionar uma ligação para um ficheiro ou uma pasta na aplicação Ficheiros a 34 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

39 partir da entrada de actiidade, de forma a partilhar o mesmo com os membros da actiidade. Os ficheiros anexados a uma entrada de actiidade são armazenados apenas na actiidade, pelo que não podem ser acedidos, por exemplo, após a actiidade ser marcada como concluída e remoida do sistema. Para adicionar um ficheiro a uma entrada, abra a entrada e, em seguida, execute os seguintes passos: 1. Faça clique numa das seguintes ligações: Adicionar ficheiro > Anexar ficheiro Adiciona um ficheiro à entrada. Faça clique em Pesquisar junto ao campo para localizar o ficheiro. Nota: Por predefinição, o limite de tamanho máximo para os anexos de ficheiros é de 10 MB, contudo, este alor pode ser alterado pelo administrador. Adicionar ficheiro > Ligação para ficheiro Adiciona uma ligação para um ficheiro armazenado na aplicação Ficheiros. a. Seleccione o tipo de ficheiro que pretende partilhar a partir das opções apresentadas à esquerda da janela. Tabela 7. Opções de partilha de ficheiros Opção Ficheiros recentes Ficheiros marcados Os meus ficheiros Partilhados comigo Ficheiros de outras pessoas Pastas marcadas As minhas pastas Pastas partilhadas Descrição Ficheiros transferidos recentemente para a aplicação Ficheiros. Ficheiros que marcou como prioritários na aplicação Ficheiros. Ficheiros que transferiu para a aplicação Ficheiros. Ficheiros partilhados consigo a partir da aplicação Ficheiros. Ficheiros que outras pessoas partilharam consigo a partir da aplicação Ficheiros. Ficheiros de pastas que marcou como prioritárias na aplicação Ficheiros. Ficheiros das suas pastas pessoais na aplicação Ficheiros. Ficheiros de pastas partilhadas na aplicação Ficheiros. b. Seleccione um ficheiro ou ficheiros na lista apresentada e faça clique em OK. Adicionar ficheiro > Ligação para pasta Adiciona uma ligação para uma pasta armazenada na aplicação Ficheiros. a. Seleccione o tipo de pasta que pretende partilhar a partir das opções apresentadas no lado esquerdo da janela. Capítulo 1. Actiidades 35

40 Tabela 8. Opções de partilha de pastas Opção Pastas recentes As minhas pastas Pastas partilhadas comigo Pastas da <sua organização> Descrição Pastas transferidas recentemente para a aplicação Ficheiros. Pastas das quais é proprietário na aplicação Ficheiros. Pastas partilhadas consigo a partir da aplicação Ficheiros. Pastas na aplicação Ficheiros que são isíeis para todas as pessoas na sua organização. b. Seleccione uma pasta ou pastas na lista apresentada e faça clique em OK. Se pretender remoer um ficheiro adicionado, faça clique em X junto ao campo de anexo de ficheiro para eliminar o mesmo. 2. Opcional: Mude o nome de um campo adicionado fazendo clique no rótulo do campo para o editar. Após adicionar um campo de ficheiro ou uma ligação de ficheiro do LotusLie à entrada, pode alterar o nome que está associado ao campo por predefinição para um nome que descrea melhor a finalidade do campo. Por exemplo, se estier a utilizar a entrada para obter comentários da reisão de um documento que criou, é recomendáel que altere o rótulo do campo de anexo de ficheiro para Documento para reisão. 3. Opcional: Pode adicionar mais do que um ficheiro à entrada repetindo os passos anteriores. 4. Faça clique em Guardar para concluir a adição do ficheiro à entrada. Eliminar uma entrada É possíel eliminar uma entrada para a remoer de uma actiidade. Uma entrada eliminada é moida para a ista Lixo da actiidade. Pode restaurar a entrada, mas terá de o fazer antes de o administrador a eliminar permanentemente ao esaziar o lixo. Antes de começar Os Autores podem apenas eliminar as próprias entradas. Os Proprietários podem eliminar qualquer entrada. Para eliminar uma entrada, execute os seguintes passos: 1. Abra uma actiidade e, em seguida, desloque o cursor até à entrada que pretende eliminar. 2. Faça clique em Mais acções > Eliminar. Nota: Se não for possíel isualizar a ligação Mais acções, a ista poderá estar contraída. Faça clique no título da entrada para expandir a entrada. 3. Faça clique em OK para confirmar a eliminação. 36 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

41 Resultados Para restaurar uma entrada, abra a actiidade da qual remoeu a mesma. Na área de naegação, faça clique em Lixo para abrir a ista Lixo. Localize a entrada, faça clique no respectio título para expandir a mesma e, em seguida, faça clique em Restaurar. Nota: Apenas um proprietário da actiidade ou o autor da entrada pode restaurar uma entrada eliminada. Se não for um proprietário da actiidade ou o autor da entrada, não será apresentada a ligação Restaurar. Obter o endereço da Web de uma entrada indiidual É possíel abrir uma entrada na própria página da Web e, em seguida, guardar a página como marcador, eniar para outro membro numa mensagem de conersação ou publicar como entrada de marcador numa actiidade. Qualquer pessoa que abra subsequentemente a ligação é directamente conduzida para a página da Web da entrada. Antes de começar Para abrir uma entrada de um endereço da Web permanente, tem de ser membro da actiidade que contém a entrada. Não pode utilizar uma ligação a uma entrada para a partilhar com alguém que não é membro da actiidade. Para obter o endereço da Web de uma entrada, execute os seguintes passos: 1. Localize a entrada que pretende marcar ou partilhar e, em seguida, faça clique em Mais acções > Ligação para esta entrada. Nota: Se não for possíel isualizar a ligação Mais acções, a ista poderá estar contraída. Faça clique no título da entrada para expandir a entrada. 2. Pode agora atribuir um marcador à entrada ou partilhar a mesma com outros membros, copiando o endereço da Web da caixa de localização do naegador da Web e colando-o numa conersação ou no campo de marcador de uma entrada de actiidade. Trabalhar com modelos de entradas Reutilize uma entrada personalizada numa actiidade criando um modelo de entrada. O que é um modelo de entrada? Um modelo de entrada consiste num protótipo de uma entrada. Pode utilizar um modelo de entrada para capturar um conjunto de campos que incluem uma entrada personalizada. Após criar o modelo de entrada, pode criar árias entradas a partir do mesmo. Por exemplo, suponha que o gestor pretende que o utilizador e os seus colegas de equipa adicionem semanalmente entradas de relatório de estado à actiidade que está a utilizar para partilhar informações e recursos para um projecto. Isto significa Capítulo 1. Actiidades 37

42 que cada utilizador irá criar uma entrada diferente que inclui as mesmas informações introdutórias, como por exemplo, o nome do utilizador e a semana para a qual está a facultar o estado. Para simplificar os procedimentos, poderá criar um modelo de entrada que contém campos concebidos para a recolha de informações de estado, tal como um campo de nome intitulado Estado de eum campo de data intitulado Semana de. Após criar a entrada personalizada, pode guardar a mesma como um modelo de entrada e atribuir o nome Relatório de estado. A próxima ez que necessite de facultar um relatório de estado, pode fazer clique em Adicionar a partir do modelo de entrada > Adicionar Relatório de estado para abrir um formulário de entrada baseado no modelo criado, que contém campos concebidos especificamente para o armazenamento de informações de relatório de estado. Criar modelos de entradas Se criou uma entrada que pretende reutilizar, guarde a mesma como um modelo de entrada. Um modelo de entrada consiste num protótipo de uma entrada. Pode criar um modelo e, em seguida, utilizá-lo para criar árias entradas personalizadas. Os modelos de entradas estão disponíeis apenas na actiidade na qual foram criados, não sendo partilhados entre actiidades. Para criar um modelo de entrada, execute os seguintes passos: 1. Crie uma entrada para serir como exemplo para o modelo. Adicione todos os campos que pretender e mude o nome dos mesmos conforme apropriado. 2. Guarde a entrada. 3. Localize a entrada criada e, em seguida, faça clique em Mais acções > Guardar como modelo de entrada. Se não isualizar a ligação Mais acções, a entrada poderá estar contraída. Faça clique no título da entrada para expandir a entrada. 4. Introduza um nome no campo Nome. Por exemplo, Relatório de estado. 5. Se pretender associar um ícone ao modelo e a quaisquer entradas criadas a partir do mesmo, faça clique num ícone. 6. Faça clique em Guardar para criar o modelo e, em seguida, faça clique em Fechar para fechar a caixa da mensagem de confirmação apresentada. 7. Para utilizar o noo modelo de entrada, faça clique em Adicionar a partir do modelo de entrada > Adicionar <nome do modelo de entrada>. em que <nome do modelo de entrada> corresponde ao nome do modelo de entrada criado. Por exemplo, Adicionar Relatório de estado. 38 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

43 Tarefas relacionadas Adicionar uma entrada na página 21 É possíel adicionar uma entrada a uma actiidade para comentar um tópico, fazer um anúncio, colocar uma questão, partilhar um ficheiro ou partilhar um endereço da Web com a equipa. Editar modelos de entradas na página 42 O proprietário de uma actiidade pode editar os modelos de entradas criados a partir de entradas personalizadas utilizadas na actiidade. Por exemplo, o proprietário da actiidade poderá pretender alterar o ícone utilizado pelo modelo como identificador. Adicionar uma entrada personalizada Pode adicionar uma entrada personalizada baseada num modelo de entrada criado e armazenado na actiidade actual. Os modelos de entrada personalizados podem ser criados e utilizados para tarefas e entradas da actiidade. Adicionar uma entrada personalizada Pode adicionar uma entrada personalizada baseada num modelo de entrada criado e armazenado na actiidade actual. Os modelos de entrada personalizados podem ser criados e utilizados para tarefas e entradas da actiidade. Antes de começar O utilizador terá de ter criado, pelo menos, um modelo de entrada na actiidade actual para poder criar uma entrada personalizada a partir de um modelo. Tem de ser o autor ou o proprietário da actiidade para que possa adicionar entradas. Para adicionar uma entrada personalizada, abra uma actiidade e, em seguida, execute os seguintes passos: 1. Faça clique em Adicionar a partir do modelo de entrada > Adicionar <nome do modelo de entrada> em que <nome do modelo de entrada> corresponde ao nome do modelo que pretende utilizar como base para a entrada personalizada. 2. No campo Título, introduza um título para a entrada. 3. Pode adicionar mais conteúdo à entrada fazendo clique nas seguintes ligações: Adicionar uma ligação para um ficheiro nos Ficheiros do LotusLie Adiciona uma ligação para um ficheiro armazenado nos Ficheiros do LotusLie à entrada. Seleccione Os meus ficheiros ou Ficheiros partilhados comigo na lista pendente Vista para localizar o ficheiro, seleccione um ou mais ficheiros da lista e, em seguida, faça clique em Adicionar ficheiros. Nota: Pode também procurar um ficheiro ao qual tem acesso que faça parte de uma pasta. Seleccione uma pasta na lista pendente Pastas para localizar o ficheiro. Anexar ficheiro Adiciona um ficheiro à entrada. Faça clique em Pesquisar junto ao campo para localizar o ficheiro. Capítulo 1. Actiidades 39

44 Adicionar marcador Adiciona um endereço da Web à entrada. Introduza o título da página da Web no campo Título do marcador e, em seguida, copie o endereço da Web para o campo que começa por Adicionar campos personalizados > Campo de data Adiciona um campo Data à entrada. Ao fazer clique no campo azio, é apresentado um controlo da agenda. Pode introduzir a data no campo ou seleccionar uma data a partir do controlo da agenda. Adicionar campos personalizados > Campo de pessoa Adiciona um campo Pessoa à entrada. Ao introduzir as primeiras letras de um nome no campo, é apresentada uma lista de nomes do directório. Pode seleccionar um nome da lista ou pode continuar a introduzir o nome completo ou o endereço de correio electrónico da pessoa. Adicionar campos personalizados > Campo de texto Adiciona um campo Texto à entrada. Pode adicionar os tipos de campos que pretender e adicionar campos do mesmo tipo árias ezes. Se pretender remoer um campo adicionado, faça clique em X junto ao campo para eliminar o mesmo. 4. Opcional: Mude o nome de um campo adicionado fazendo clique no rótulo do campo para o editar. Após adicionar um ficheiro, marcador ou campo personalizado à entrada, pode alterar o nome que está associado ao campo por predefinição para um nome que descrea melhor a finalidade do campo. Por exemplo, se estier a utilizar uma entrada para facultar comentários de reisão, é recomendáel adicionar dois campos de nome e alterar o nome de um campo para Autor e o outro para Reisor. Pode adicionar igualmente um campo de data identificado como Reisão por data e, em seguida, adicionar um anexo de ficheiro com um rótulo de campo Documento para reisão. 5. No campo Descrição, descrea a entrada ou adicione o conteúdo da entrada. Pode utilizar os botões da barra de ferramentas para formatar o texto adicionado. 6. No campo Etiquetas, introduza um termo de etiqueta. À medida que escree, é apresentada uma lista de etiquetas correspondentes do conjunto de etiquetas. Faça clique numa etiqueta para a adicionar ou prossiga com a adição de uma etiqueta que não se encontra na lista. Separe árias etiquetas com írgulas. Uma etiqueta consiste num rótulo de uma só palara ou palara-chae que se atribui a uma entrada para categorizar a mesma. Após a entrada ser guardada, a etiqueta é adicionada ao conjunto de etiquetas da actiidade. Posteriormente, poderá utilizar a etiqueta para localizar esta entrada, fazendo clique na etiqueta a partir do conjunto de etiquetas. Não é apenas deolida esta entrada na lista resultante, como são também incluídas as entradas com uma etiqueta semelhante, ajudando, deste modo, o utilizador a descobrir conteúdo relacionado. Tenha em conta que o conjunto de etiquetas é composto por etiquetas criadas pelo utilizador e respectios colegas. Se ninguém tier ainda criado etiquetas, não poderá isualizar uma lista de etiquetas correspondentes à medida que for escreendo neste campo. 7. Para adicionar esta entrada a uma secção específica da actiidade, faça clique na seta para baixo junto ao campo Secção e, em seguida, seleccione a secção na lista. 40 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

45 8. Para ocultar a entrada de outros membros, seleccione Marcar esta entrada como particular. 9. Se pretender notificar membros da actiidade sobre esta entrada, execute os seguintes passos: a. Seleccione Notificar pessoas acerca desta entrada. b. Execute uma das seguintes acções: Actiidade padrão: Para notificar todas as pessoas, seleccione a caixa de erificação Todos os membros indiiduais desta actiidade. Esta opção não notifica membros de grupos ou comunidades. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Para notificar pessoas específicas, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Caso a actiidade tenha sido partilhada com uma comunidade, poderá notificar um subconjunto de membros da comunidade. Seleccione Comunidade: <nome_comunidade>, emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros que pretende notificar. Actiidade de comunidade à qual foram adicionados todos os membros da comunidade: Seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Actiidade de comunidade à qual foi adicionado apenas um subconjunto de membros da comunidade: Para notificar um subconjunto de membros da comunidade, seleccione Membros de actiidades indiiduais e, em seguida, seleccione as caixas junto dos nomes dos membros indiiduais que pretende notificar. Para localizar pessoas, percorra a lista de nomes apresentada por ordem alfabética ou introduza o nome de uma pessoa no campo Introduzir para filtrar esta lista. Se a actiidade incluir mais de 500 membros, faça clique em Seguinte para er mais nomes. Nota: O filtro procura os nomes apenas na página actual. Se existirem árias páginas, faça clique em Seguinte até encontrar uma Capítulo 1. Actiidades 41

46 página com nomes na mesma ordem alfabética do nome que está a procurar e, em seguida, introduza o nome na caixa de filtro. Para notificar apenas os proprietários da comunidade, seleccione <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade. Para notificar os proprietários da comunidade e os membros indiiduais, seleccione os nomes dos proprietários a partir da lista <nome_comunidade> (proprietários da comunidade), emque <nome_comunidade> corresponde ao nome da comunidade e, em seguida, seleccione os nomes indiiduais a partir da lista Membros de actiidades indiiduais. As selecções serão guardadas ao alternar entre listas. c. Se pretender adicionar um comentário que será apresentado na notificação eniada aos membros, adicione-o ao campo Mensagem de notificação. Por predefinição, a notificação indica que pretende informar o membro sobre esta entrada. 10. Faça clique em Guardar para concluir a adição da entrada. Tarefas relacionadas Criar modelos de entradas na página 38 Se criou uma entrada que pretende reutilizar, guarde a mesma como um modelo de entrada. Editar modelos de entradas O proprietário de uma actiidade pode editar os modelos de entradas criados a partir de entradas personalizadas utilizadas na actiidade. Por exemplo, o proprietário da actiidade poderá pretender alterar o ícone utilizado pelo modelo como identificador. Editar modelos de entradas O proprietário de uma actiidade pode editar os modelos de entradas criados a partir de entradas personalizadas utilizadas na actiidade. Por exemplo, o proprietário da actiidade poderá pretender alterar o ícone utilizado pelo modelo como identificador. Antes de começar Não efectue este procedimento se não existirem modelos de entradas na actiidade. Um modelo de entrada consiste num protótipo de uma entrada. Se criar uma entrada personalizada que pretende reutilizar, pode guardar a mesma como um modelo. A próxima ez que adicionar uma entrada, poderá optar por adicionar uma entrada com os campos personalizados especificados no modelo. Para obter mais informações, consulte o tópico Criar modelos de entradas. Para editar um modelo de entrada, execute os seguintes passos: 1. Abra a actiidade que contém os modelos de entradas que pretende editar. 2. Na barra de título, faça clique em Mais acções e, em seguida, seleccione Editar modelos de entradas. 3. Faça clique em Editar junto ao modelo que pretende editar. 42 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

47 4. Efectue as alterações pretendidas. Para associar um ícone ao modelo, seleccione um ícone. Ao associar um ícone a um modelo, o ícone é apresentado nos títulos das entradas criadas utilizando o modelo. 5. Faça clique em Guardar. 6. Edite outra entrada ou faça clique em Fechar. Tarefas relacionadas Criar modelos de entradas na página 38 Se criou uma entrada que pretende reutilizar, guarde a mesma como um modelo de entrada. Adicionar uma entrada personalizada na página 39 Pode adicionar uma entrada personalizada baseada num modelo de entrada criado e armazenado na actiidade actual. Os modelos de entrada personalizados podem ser criados e utilizados para tarefas e entradas da actiidade. Trabalhar com procuras nas Actiidades Pode procurar informações nas Actiidades utilizando uma ariedade de métodos. Procurar uma palara ou expressão nas actiidades Utilize o controlo Procurar na barra de título para procurar itens que contenham uma palara ou expressão em todas as actiidades e entradas. Antes de começar É apenas possíel efectuar procuras nas actiidades das quais é membro. A procura inclui actiidades concluídas. Os resultados da procura não incluem as entradas marcadas como particulares, nem as entradas ou actiidades que se encontram no lixo. Para procurar actiidades ou entradas que contenham uma cadeia de texto específica, execute os seguintes passos: 1. Introduza a palara ou termo que pretende procurar no campo Procurar na barra de título. 2. Especifique os itens que pretende procurar, fazendo clique na seta para baixo junto ao campo Procurar e, em seguida, seleccionando uma das seguintes opções: As minhas actiidades Procura a cadeia de texto nos títulos e descrições de todas as actiidades, o que inclui as actiidades que criou ou que foram partilhadas consigo, bem como nos campos e entradas de todas as actiidades. Todas as actiidades Procura a cadeia de texto nos títulos e descrições de todas as actiidades às quais tem acesso, o que inclui todas as actiidades, e procura a cadeia de texto nos campos e entradas de todas essas actiidades. Capítulo 1. Actiidades 43

48 Lista de tarefas Procura a cadeia de texto nas entradas de tarefas de todas as actiidades das quais o utilizador é membro. Modelos Procura a cadeia de texto nos títulos e descrições de todos os modelos aos quais o utilizador tem acesso. Esta actiidade Procura a cadeia de texto no título e descrição da actiidade actual, bem como nos campos e entradas da actiidade actual. Nota: Se existir um modelo aberto, é apresentada, em alternatia, a opção Este modelo. Pode seleccionar Este modelo para procurar a cadeia de texto no título e descrição do modelo actual. 3. Faça clique no ícone de procura. Os resultados da procura são apresentados na página actual. Se estier a procurar esta actiidade ou modelo, pode editar directamente os resultados da procura. Caso contrário, faça clique no título de um resultado para abrir e editar o mesmo. Filtrar actiidades e entradas por etiqueta Para localizar um grupo de actiidades relacionadas com a mesma ideia, projecto, indústria ou outra categorização, filtre as actiidades por etiqueta. Pode filtrar igualmente as entradas numa única actiidade por etiqueta. A atribuição de etiquetas a entradas e actiidades permite criar pastas irtuais, nas quais poderá naegar posteriormente. Todas as etiquetas existentes nas actiidades, as que foram criadas pelo utilizador e por outras pessoas, são apresentadas num conjunto de etiquetas. Pode optar por apresentar as etiquetas no conjunto como uma nuem ou como uma lista. A nuem de etiquetas apresenta os termos das etiquetas mais frequentemente utilizados a negrito e num tipo de letra maior. A lista de etiquetas apresenta os termos das etiquetas mais frequentemente utilizados no início da lista. A procura de etiquetas não só ajuda a localizar as informações etiquetadas, como também permite descobrir informações com etiquetas semelhantes facultadas por outros membros da actiidade. Após ter conhecimento sobre os membros que contribuíram com informações na área de interesse, poderá pesquisar por pessoa, para descobrir que outras informações foram publicadas por essa pessoa. A nuem de etiquetas e a lista de etiquetas apresentam um conjunto apenas das etiquetas mais populares. A lista de etiquetas apresenta as 10 etiquetas mais populares. A nuem de etiqueta apresenta mais de 10 etiquetas. Execute uma das seguintes acções: Para localizar as actiidades categorizadas com uma etiqueta, nas ista As minhas actiidades, expanda a opção Etiquetas na área de naegação e, em seguida, faça clique na etiqueta. 44 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

49 Para localizar as entradas numa única actiidade que utilizam uma etiqueta, abra a actiidade, expanda a opção Etiquetas e, em seguida, faça clique numa etiqueta. Sugestão: Se não for possíel isualizar o conjunto de etiquetas sem deslocar o cursor para baixo, contraia a secção Membros fazendo clique no alternador. É possíel procurar uma etiqueta específica a partir de uma ista de actiidades e de uma única actiidade. Faça clique em Localizar uma etiqueta, introduza o nome da etiqueta no campo de procura e, em seguida, faça clique no ícone de procura. Poderá pretender efectuar este procedimento se, por exemplo, estier a utilizar uma lista de etiquetas ou se a nuem de etiquetas for demasiado grande, fazendo com que apenas seja apresentado um subconjunto de etiquetas na mesma, e a etiqueta na qual está interessado não for uma das apresentadas. Subscreer um feed das Actiidades para obter actualizações automáticas Utilizando um leitor de feeds, pode subscreer um feed de uma única actiidade que considere interessante ou de um conjunto de actiidades. Após subscreer um feed, o leitor de feeds monitoriza-o e obtém actualizações automaticamente. Um feed consiste numa forma de representar e apresentar automaticamente o conteúdo mais recente de uma página da Web directamente no computador. As Actiidades utilizam um protocolo denominado Atom para publicar feeds. A subscrição de um feed simplifica a tarefa de monitorização de uma actiidade, uma ez que o leitor de feeds erifica automaticamente e obtém actualizações de conteúdo para cada feed. Pode subscreer um feed a partir de qualquer localização na qual o ícone Feed seja apresentado, incluindo a ista As minhas actiidades e em actiidades indiiduais. O processo de subscrição de um feed aria consoante o leitor de feeds utilizado. Os seguintes passos facultam directrizes gerais. 1. Execute uma das seguintes acções: Para subscreer uma única actiidade, abra a actiidade, localize uma ista ou secção que inclua uma lista de entradas das quais pretenda obter actualizações regulares e, em seguida, faça clique em Feed para estas entradas. Para subscreer árias actiidades, abra uma ista que capte os tipos de actiidades das quais pretende receber actualizações regulares, tal como a ista Actiidades com prioridade > Prioridade alta e, em seguida, faça clique em Feed para estas actiidades. Para subscreer a lista de tarefas, faça clique no separador Lista de tarefas e, em seguida, faça clique em Feed para estas tarefas. Para subscreer modelos, faça clique no separador Modelos de actiidades e, em seguida, faça clique em Feed para estes modelos. Capítulo 1. Actiidades 45

50 Trabalhar com actiidades 2. Adicione o feed ao seu leitor de feeds preferido. Os passos que terá de executar para o fazer ariam consoante o naegador da Web e o leitor de feeds utilizado. Consulte a documentação do naegador da Web ou do leitor de feeds para obter mais informações. Esta secção descree as acções que podem ser executadas numa actiidade. Editar uma actiidade Para editar uma actiidade, tem de ser o proprietário da mesma. Antes de começar A edição do título, da descrição, da data de conclusão ou das etiquetas associadas a uma actiidade, não afecta o conteúdo das entradas publicadas na actiidade. Para editar uma actiidade, execute os seguintes passos: 1. Execute uma das seguintes acções: A partir da ista As minhas actiidades, localize a actiidade que pretende editar na lista de actiidades, faça clique em Mais para expandir a descrição da actiidade e, em seguida, faça clique em Editar. Na actiidade que pretende editar, faça clique em Acções da actiidade na barra de título e, em seguida, seleccione Editar actiidade. Nota: Apenas um proprietário de uma actiidade poderá editar a mesma. Se não for um proprietário, não será apresentada a ligação Editar, nem a opção de menu Editar actiidade. 2. Edite os campos que pretende alterar e, em seguida, faça clique em Guardar. Adicionar uma ligação a uma actiidade relacionada Crie uma entrada que consista numa ligação para outra actiidade, caso esta contenha informações que interessem aos membros da actiidade actual. Antes de começar Apenas os membros que tenham acesso à outra actiidade poderão aceder à mesma a partir da entrada. Para adicionar uma actiidade relacionada, execute os seguintes passos: 1. Abra a actiidade à qual pretende adicionar uma ligação a uma actiidade relacionada. 2. Faça clique em Acções da actiidade na barra de título e, em seguida, seleccione Adicionar actiidade relacionada. 46 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

51 3. Seleccione a actiidade à qual pretende criar ligação na lista de opções apresentada e, em seguida, faça clique em Guardar. Como proceder a seguir É criada uma entrada de uma actiidade relacionada. Se um membro que tenha acesso à outra actiidade expandir a entrada da actiidade relacionada e, em seguida, fizer clique na ligação da actiidade relacionada, esta é aberta. Sair de uma actiidade Se estier a procurar uma ista na área de naegação e não for possíel localizar a mesma, poderá ser porque se encontra numa actiidade e está a procurar um item que está disponíel apenas a partir da área de naegação da ista As minhas actiidades. Terá de sair da actiidade actualmente aberta para isualizar a ista As minhas actiidades. A área de naegação é alterada de modo a facultar ligações que sejam releantes ao conteúdo da página actual. Numa actiidade, a área de naegação proporciona acesso rápido aos elementos que se aplicam apenas a essa actiidade, como por exemplo, uma lista das tarefas do utilizador ou uma lista das secções da actiidade. Na ista As minhas actiidades, a área de naegação fornece acesso rápido a outras istas, tais como Actiidades com prioridade. Para sair de uma actiidade, faça clique no separador Actiidades. Esta acção faz com que o utilizador olte à ista As minhas actiidades. Copiar uma actiidade Sabe de alguma actiidade criada por outra pessoa que gostaria de reutilizar? Se os proprietários da actiidade não tierem criado um modelo para a mesma, de modo a permitir a reutilização da actiidade por outras pessoas, poderá fazer uma cópia da mesma. Poderá ainda copiar uma das actiidades da qual é proprietário se pretender reutilizar a mesma, mas não as ezes suficientes que justifiquem a criação de um modelo. Antes de começar Qualquer membro de uma actiidade pode copiar a mesma. Ao copiar a actiidade, será adicionado à noa actiidade como proprietário. As actiidades externas são copiadas como actiidades externas e as actiidades internas são copiadas como actiidades internas. Para copiar uma actiidade, execute os seguintes passos: 1. Abra a actiidade que pretende copiar. 2. Na barra de título, faça clique em Acções da actiidade e, em seguida, seleccione Copiar actiidade. 3. No formulário da noa actiidade, adicione noos alores ou altere os alores dos campos que pretende actualizar. Capítulo 1. Actiidades 47

52 4. Se pretender incluir os membros da actiidade que está a copiar na noa actiidade, faça clique em Utilizar membros da actiidade. 5. Faça clique em Guardar Imprimir a partir de uma actiidade É possíel imprimir o conteúdo de uma actiidade do mesmo modo que imprimiria o conteúdo de uma página da Web. Organizar as actiidades A impressão a partir de uma actiidade imprime apenas a página actual. Para imprimir uma actiidade, execute os seguintes passos: 1. Opcional: Se estier a imprimir uma actiidade, expanda quaisquer secções contraídas, faça clique no ícone Expandir todas junto a Apresentar para expandir quaisquer entradas contraídas e, se uma entrada tier uma descrição longa que não é apresentada, faça clique em mais para apresentar a descrição completa. 2. Imprima a ista ou actiidade, seleccionando Ficheiro > Imprimir no menu do naegador da Web. Organize as suas actiidades, de modo a que seja possíel aceder rapidamente às actiidades pretendidas e localizar informações de uma forma fácil. Adicionar secções para organizar o conteúdo da actiidade Secções são contentores para conjuntos de entradas de actiidades. Adicione secções a uma actiidade para conferir ao respectio destaque uma estrutura hierárquica. Para adicionar uma secção a uma actiidade, execute os seguintes passos: 1. Abra a actiidade à qual pretende adicionar a secção. 2. Faça clique em Adicionar secção. 3. Adicione um título da secção ao campo Secção e, em seguida, faça clique em Guardar. Criou uma noa secção e poderá agora adicionar entradas à mesma. 4. Para adicionar uma entrada, execute uma das seguintes acções: Para adicionar uma entrada padrão a uma secção, faça clique em Entrada. Para adicionar uma tarefa à secção, faça clique em Tarefa. Para adicionar uma entrada baseada num modelo de entrada, faça clique em Mais e, em seguida, seleccione o tipo de entrada que pretende adicionar. Nota: A opção Mais só é apresentada se tierem sido criados modelos de entrada nesta actiidade. Para moer uma entrada existente para a secção, arraste a entrada para a secção. 48 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

53 Moer e mudar o nome de secções Após a criação de uma secção, pode moê-la para cima ou para baixo na ista para organizar a actiidade de forma mais correcta. Pode também mudar o nome da secção. Para moer ou mudar o nome de uma secção, execute os seguintes passos: 1. Na barra de naegação da actiidade, expanda a opção Secções caso esteja contraída e, em seguida, faça clique na secção que pretende moer ou cujo nome pretende mudar. 2. Execute uma das seguintes acções: Para mudar o nome da secção, faça clique em Acções > Editar secção, altere o título da secção no campo Secção e, em seguida, faça clique em Guardar. Para moer a secção, faça clique em Acções > Moer para cima ou Acções > Moer para baixo. Atribuir prioridade a actiidades Atribuir prioridade a actiidades torna mais fácil localizar as actiidades mais importantes. É atribuído, por predefinição, o níel de prioridade normal a todas as actiidades. Pode alterar o níel de prioridade de uma actiidade após o utilizador ter determinado a utilidade da actiidade. O níel de prioridade atribuído a uma actiidade é isíel apenas para o utilizador, não afectando a prioridade que outro membro da actiidade possa ter atribuído. As actiidades às quais atribuiu prioridade Alta ou Média são apresentadas numa lista compacta, à qual pode aceder expandindo a ista Actiidades com prioridade na área de naegação da ista As minhas actiidades. Nota: A ista Actiidades com prioridade não é apresentada na área de naegação a partir de uma actiidade. Terá de sair primeiro da actiidade. Faça clique no separador Actiidades para sair da actiidade actual e oltar à ista As minhas actiidades. Para dar prioridade a uma actiidade, execute um dos seguintes passos: A partir da ista As minhas actiidades, localize a actiidade à qual pretende atribuir prioridade. Faça clique em Mais para expandir a descrição da actiidade, faça clique em Dar prioridade e, em seguida, seleccione um níel de prioridade. Numa actiidade, faça clique em Acções da actiidade a partir da barra de título da actiidade e, em seguida, seleccione um níel de prioridade. Capítulo 1. Actiidades 49

54 Nota: O níel de prioridade não fica isíel na actiidade. Tem de regressar à ista As minhas actiidades ou aceder a Actiidades com prioridade na área de naegação da ista As minhas actiidades, para isualizar os níeis de prioridade das actiidades. Estas são as opções de níeis de prioridade: Prioridade alta Indica que esta actiidade é importante. Prioridade média Indica que esta actiidade tem uma prioridade superior a uma actiidade normal. Prioridade normal (predefinição) Indica que esta actiidade tem uma prioridade normal. Marcar como desactiada Moe a actiidade para a ista Actiidades desactiadas. Tarefas relacionadas Abrir uma actiidade na página 9 Abra uma actiidade para trabalhar com as entradas e membros respectios. Desactiar uma actiidade na qual não está interessado Pode desactiar uma actiidade na qual não está interessado, para a remoer da ista As minhas actiidades. Se, posteriormente, a actiidade se reelar de maior utilidade, pode oltar a actiá-la. Desactie actiidades para restringir as actiidades apresentadas na ista As minhas actiidades a apenas aquelas nas quais tem mais interesse. Após desactiar uma actiidade, o utilizador permanece membro da actiidade e continua a poder aceder ao respectio conteúdo ao mudar para a ista Actiidades desactiadas. Continua a ser possíel aos outros membros da actiidade o enio de notificações ao utilizador sobre entradas na actiidade. Para desactiar uma actiidade, execute um dos seguintes passos: Na ista As minhas actiidades, localize a actiidade que pretende desactiar, faça clique em Mais > Dar prioridade > Marcar como desactiada. Numa actiidade, faça clique em Acções da actiidade na barra de título e, em seguida, seleccione Marcar como desactiada. Como proceder a seguir Para actiar noamente uma actiidade, abra a ista Actiidades desactiadas a partir da área de naegação da ista As minhas actiidades. Faça clique em Mais > Dar prioridade junto à actiidade que pretende oltar a actiar e, em seguida, seleccione o níel de prioridade adequado. Marcar uma actiidade como concluída Marque uma actiidade como concluída depois de o respectio objectio ter sido alcançado. Esta acção não elimina a actiidade; a actiidade concluída continua a 50 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

55 estar disponíel na ista Concluídas. Após marcar uma actiidade como concluída, já não será possíel aos membros isualizá-la na lista de actiidades. Antes de começar Tem de ser o proprietário de uma actiidade para que a possa marcar como concluída. Para marcar uma actiidade como concluída, execute os seguintes passos: Execute uma das seguintes acções: A partir da ista As minhas actiidades, localize a actiidade que pretende marcar como concluída na lista de actiidades, faça clique em Mais para expandir a descrição da actiidade e, em seguida, faça clique em Marcar como concluída. Na actiidade que pretende marcar como concluída, faça clique em Marcar a actiidade como concluída na barra de título. Resultados As actiidades concluídas são apresentadas na ista Concluídas. Como proceder a seguir Para restaurar uma actiidade concluída, execute os seguintes passos: 1. Abra a ista Concluídas. Nota: Existem duas istas Concluídas: uma contém apenas as actiidades particulares concluídas das quais era membro e a outra contém apenas as actiidades da organização concluídas. 2. Execute uma das seguintes acções: Localize a actiidade, faça clique em Mais para expandir a descrição da actiidade e, em seguida, faça clique em Restaurar. Na actiidade que pretende restaurar, faça clique em Restaurar actiidade na barra de título. Por predefinição, as actiidades inactias após 90 dias são automaticamente marcadas como concluídas. Antes da ocorrência deste eento, é eniada uma notificação por correio electrónico aos proprietários da actiidade, informando-os de que a actiidade será marcada como concluída caso não seja utilizada. O período de inactiidade de 90 dias corresponde a um alor que pode ser alterado pelo administrador. Eliminar uma actiidade Pode eliminar uma actiidade para moê-la para a ista Lixo. Capítulo 1. Actiidades 51

56 Antes de começar Elimine uma actiidade apenas se não pretender manter nenhuma das informações na actiidade. Tem de ser o proprietário de uma actiidade para que a possa eliminar. Para eliminar uma actiidade, execute os seguintes passos: 1. Execute uma das seguintes acções: A partir da ista As minhas actiidades, localize a actiidade que pretende eliminar na lista de actiidades, faça clique em Mais para expandir a descrição da actiidade e, em seguida, faça clique em Eliminar. Nota: Apenas um proprietário de uma actiidade poderá eliminar a mesma. Se não for um proprietário, não será apresentada a ligação Eliminar. Na actiidade que pretende eliminar, faça clique em Acções da actiidade na barra de título e, em seguida, seleccione Eliminar actiidade. Nota: Apenas um proprietário de uma actiidade poderá eliminar a mesma. Se não for um proprietário, a opção de menu Eliminar actiidade não está actiada. 2. Faça clique em OK para confirmar que pretende moer a actiidade para a ista Lixo. Como proceder a seguir Pode restaurar actiidades a partir da ista Lixo até o lixo ter sido esaziado, o que corresponde, por predefinição, a 90 dias. Para restaurar uma actiidade eliminada, execute os seguintes passos: 1. A partir da área de naegação da ista As minhas actiidades, faça clique em Lixo para abrir a ista Lixo. Nota: A partir de uma actiidade, faça clique no separador Actiidades para sair da actiidade actual e oltar à ista As minhas actiidades. Nota: Existem duas istas Lixo que armazenam temporariamente actiidades eliminadas: uma contém apenas as actiidades particulares das quais era membro e a outra contém apenas as actiidades da sua organização. 2. Localize a actiidade, faça clique em Mais para expandir a descrição da actiidade e, em seguida, faça clique em Restaurar. Nota: Apenas um proprietário de uma actiidade eliminada pode restaurar a mesma. Se não for um proprietário, não será apresentada a ligação Restaurar. Exportar actiidades Exporte dados de uma actiidade, para criar ários tipos de relatórios baseados em folhas de cálculo. 52 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

57 Um membro de uma actiidade pode exportar dados de uma actiidade para um ficheiro CSV (Valores separados por írgulas). Exportar uma actiidade para um ficheiro CSV permite-lhe moer os respectios dados para o formato de folha de cálculo. Depois de a actiidade ser moida para este tipo de formato, pode começar a criar ários tipos de relatórios baseados nos dados. 1. Abra a actiidade a partir da qual pretende exportar dados. 2. Faça clique em Acções da actiidade > Exportar actiidade. 3. Seleccione Esta actiidade para exportar a totalidade da actiidade, que inclui todas as entradas, comentários, secções e tarefas, ou seleccione uma secção específica a partir da caixa de diálogo Exportar. 4. Execute um dos seguintes passos: a. Seleccione Abrir com para seleccionar um programa no qual abrir a actiidade exportada imediatamente. Geralmente, as aplicações de folha de cálculo são utilizadas para abrir ficheiros CSV. b. Seleccione Guardar ficheiro para guardar a actiidade exportada no sistema local e abrir a mesma posteriormente. Trabalhar com modelos de actiidades Reutilize o estilo ou conteúdo de uma actiidade criando um modelo de actiidade. O que é um modelo de actiidade? Um modelo de actiidade consiste num protótipo de uma actiidade. Pode utilizar um modelo de actiidade para capturar os passos, contactos, recursos e ferramentas requeridos, utilizados para concluir um processo comum. Após criar o modelo, poderá criar árias actiidades a partir do mesmo para cada projecto que inicie, que utilize esse processo. Por exemplo, se estier a trabalhar numa patente, pode criar um modelo para o processo de aplicação da patente. Adicione uma lista de tarefas ao modelo que capture os passos requeridos para concluir o processo. Adicione ficheiros e ligações da Web para ligar às ferramentas e aos recursos utilizados para executar os passos. Atribua etiquetas ao modelo que definam o respectio objectio. Se estier a criar um modelo de actiidade padrão, pode adicionar as pessoas essenciais, que compreendem o processo, como membros para que os possa incluir posteriormente no fluxo de trabalho do projecto. Se estier a criar uma actiidade de comunidade, Capítulo 1. Actiidades 53

58 certifique-se de que as pessoas essenciais são membros da comunidade. Após criar o modelo, poderá criar uma actiidade a partir desse modelo para cada ideia ou produto que pretenda patentear. A utilização de um modelo limita a quantidade de trabalho que terá de executar sempre que iniciar um noo projecto, uma ez que a actiidade inicial já inclui a maioria dos membros adequados, contém ligações para as informações necessárias, destaca os passos requeridos que terá de concluir na ista Tarefas e contém as etiquetas adequadas associadas ao mesmo. Se o utilizador for um gestor de projectos, poderá criar um modelo e partilhá-lo com a equipa para ajudar a organizar o projecto. Pode criar um modelo de uma das seguintes formas: Do início. Um membro da equipa experiente pode recolher os recursos aproados e atribuir itens às tarefas requeridas para concluir um processo e disponibilizá-lo à equipa ou a um conjunto de clientes. Nota: Não é possíel criar um modelo de actiidade de comunidade do início. A partir de uma actiidade existente. Uma equipa pode capturar numa actiidade os recursos que utilizaram e as tarefas que concluíram durante o processo de conclusão de uma tarefa. Após as informações serem organicamente recolhidas numa actiidade, pode formalizar o processo, ao criar um modelo a partir dessa actiidade. Tarefas relacionadas Criar um modelo a partir de uma actiidade para a reutilização de recursos na página 56 Se o utilizador e respectia equipa tierem utilizado uma actiidade para concluir um processo e essa actiidade tier sido útil, na medida em que capturou os passos requeridos para concluir e reunir todos os recursos necessários, poderá utilizar essa actiidade como ponto de partida para um modelo. Criar um modelo de actiidade do início Crie um modelo de actiidade para ajudar o utilizador, bem como outros membros da equipa, a organizar os passos e recursos inerentes à conclusão de uma tarefa comum. Criar um modelo de actiidade do início Crie um modelo de actiidade para ajudar o utilizador, bem como outros membros da equipa, a organizar os passos e recursos inerentes à conclusão de uma tarefa comum. Antes de começar Ao criar um modelo do início, está a identificar as partes essenciais de um processo. Para criar um modelo útil, deerá estar familiarizado com o processo ou consultar alguém que tenha experiência com o processo e que saiba que marcadores, bases de dados do IBM Lotus Notes, ficheiros de documentos, folhas de cálculo e apresentações são necessários a quem está a tentar concluir o processo. O criador do modelo deerá também saber quais as tarefas requeridas e qual a melhor ordem para a execução das mesmas. 54 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

59 Nota: Não é possíel utilizar este procedimento para criar um modelo de actiidade de comunidade. Para criar um modelo do início, execute os seguintes passos: 1. Faça clique no separador Modelos de actiidades. 2. Faça clique em Criar um modelo. 3. Preencha os seguintes campos. Nenhum dos campos é requerido. Nome Introduza um título para o modelo. Caso não forneça um título, será denominado Sem título, por predefinição. Permissões: Permitir que pessoas externas à minha organização se tornem membros desta actiidade Seleccione esta opção para incluir membros da sua organização ou conidados que não façam parte da organização. Os modelos de actiidades que permitem membros externos podem ser partilhados com comunidades que permitem membros externos ou internos. Posteriormente, apenas poderá desmarcar esta permissão para não permitir membros externos no modelo de actiidade, caso não existam membros externos no modelo de actiidade. Os modelos de actiidades externas são identificados por um ícone Externa junto ao título do modelo de actiidade. Não seleccione esta opção se pretender apenas incluir membros da organização. Os modelos de actiidades que não permitem membros externos apenas podem ser partilhados com comunidades que não permitem membros externos. Posteriormente, não será possíel permitir uma filiação externa a um modelo de actiidade interna. Acerca deste modelo Introduza uma descrição do modelo. Descrea o motio pelo qual as pessoas estariam interessadas em o utilizar. Etiquetas Introduza uma ou mais palaras-chae que deerão ser associadas às actiidades criadas a partir deste modelo. Quando alguém criar uma actiidade baseada neste modelo, as etiquetas aqui definidas serão atribuídas à actiidade resultante. Separe árias etiquetas com írgulas. 4. Crie uma lista de membros para o modelo. Os membros têm acesso ao modelo e podem ajudar a incluir entradas no modelo. A adição de entradas ajuda a criar o fluxo de trabalho das actiidades que irão utilizar no modelo. Para criar uma lista de membros, execute os seguintes passos: a. Seleccione Pessoa, Grupo, oucomunidade a partir da lista pendente Membros. b. Comece a introduzir o nome ou o endereço de correio electrónico do grupo, comunidade ou pessoa, no segundo campo. À medida que efectua este procedimento, é apresentada uma lista de nomes correspondentes. Faça clique num nome na lista para adicionar esse grupo, comunidade ou pessoa. Em alternatia, pode procurar um grupo específico, fazendo clique em Pesquisar grupos e, em seguida, introduzindo uma palara-chae para o grupo e fazendo clique em Localizar grupos. Faça clique no grupo pretendido e, em seguida, faça clique em Adicionar. Caso o grupo contenha Capítulo 1. Actiidades 55

60 grupos imbricados, pode adicionar o grupo ascendente ou seleccionar um grupo imbricado. Utilize o percurso de naegação por cima do selector de grupo para alternar entre níeis de grupos imbricados. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. 5. Para adicionar uma pessoa, um grupo ou uma comunidade a uma função que não a função predefinida de autor, faça clique na seta para baixo junto ao campo Autor e, em seguida, seleccione Proprietário ou Leitor. As opções de níel de acesso são definidas do seguinte modo: Autor Pode isualizar conteúdo, adicionar entradas e editar entradas próprias. Proprietário Pode adicionar conteúdo, bem como isualizar e editar todas as entradas. Como criador da actiidade, é automaticamente adicionado à mesma como proprietário. Leitor Não pode contribuir para uma actiidade, o acesso está restrito apenas à isualização de conteúdo. 6. Repita os dois passos anteriores para adicionar mais membros. 7. Faça clique em Guardar para criar o modelo. 8. Inclua entradas no modelo. Adicione entradas para conduzir os utilizadores do modelo ao longo do processo que concebeu para o mesmo. Como proceder a seguir O modelo está pronto para utilização. Seja o primeiro a testá-lo ao criar uma actiidade a partir do modelo. Tarefas relacionadas O que é um modelo de actiidade? na página 53 Um modelo de actiidade consiste num protótipo de uma actiidade. Criar uma actiidade a partir de um modelo na página 61 Crie uma actiidade a partir de um modelo, quando existir um modelo disponíel concebido para o objectio que pretende alcançar. O modelo certo poderá ajudar o utilizador e a equipa a começar um projecto, de um modo mais rápido e eficaz. Criar um modelo a partir de uma actiidade para a reutilização de recursos Se o utilizador e respectia equipa tierem utilizado uma actiidade para concluir um processo e essa actiidade tier sido útil, na medida em que capturou os passos requeridos para concluir e reunir todos os recursos necessários, poderá utilizar essa actiidade como ponto de partida para um modelo. Antes de começar A criação de um modelo a partir de uma actiidade interna cria um modelo de actiidade interna. A criação de um modelo a partir de uma actiidade externa cria um modelo de actiidade externa. Para criar um modelo a partir de uma actiidade, execute os seguintes passos: 1. Abra a actiidade que pretende utilizar como ponto de partida para o modelo. 56 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

61 2. Na barra de título, faça clique em Mais acções e, em seguida, seleccione Copiar como noo modelo. 3. Editar os seguintes campos. Por predefinição, estes contêm informações pertencentes à actiidade que está a utilizar para criar o modelo. Nome O título do modelo. O alor predefinido corresponde ao título da actiidade. Edite o título do modelo. Seleccione um nome que seja suficientemente genérico, de modo a ser utilizado em situações diferentes. Por exemplo, se o título da actiidade for "Compromisso de endas da Acme," altere o título do modelo para "Compromisso de endas." Acerca deste modelo Edite a descrição para incluir as informações acerca do modo como o modelo deerá ser utilizado. Etiquetas Edite as palaras-chae associadas à actiidade. Elimine as etiquetas que são demasiado específicas à actiidade actual de modo a incluí-las no modelo ou adicione noas palaras-chae. Separe árias etiquetas com írgulas. Página inicial Especifique a ista a apresentar por predefinição quando a actiidade é criada. Seleccione uma das seguintes istas: Destaque de actiidades Actualizações recentes Tarefas 4. Crie uma lista de membros para o modelo. Os membros têm acesso ao modelo e podem ajudar a adicionar as entradas que adicionar ao modelo. A adição de entradas ajuda a fornecer o fluxo de trabalho das actiidades que irão utilizar o modelo. Execute uma das seguintes acções: Para reutilizar a lista de membros da actiidade actual no modelo, seleccione Utilizar membros da actiidade. Nota: Esta opção não está disponíel se estier a criar o modelo a partir de uma actiidade de comunidade. Para adicionar membros, execute os seguintes passos: a. Seleccione Pessoa, Grupo, oucomunidade a partir da lista pendente Membros. b. Comece a introduzir o nome ou o endereço de correio electrónico do grupo, comunidade ou pessoa, no segundo campo. À medida que efectua este procedimento, é apresentada uma lista de nomes correspondentes. Faça clique num nome na lista para adicionar esse grupo, comunidade ou pessoa. Em alternatia, pode procurar um grupo específico, fazendo clique em Pesquisar grupos e, em seguida, introduzindo uma palara-chae para o grupo e fazendo clique em Localizar grupos. Faça clique no grupo pretendido e, em seguida, faça clique em Adicionar. Caso o grupo contenha grupos imbricados, pode adicionar o grupo ascendente ou seleccionar um grupo imbricado. Utilize o percurso de naegação por cima do selector de grupo para alternar entre níeis de grupos imbricados. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da empresa para obter informações. Capítulo 1. Actiidades 57

62 c. Para adicionar leitores e proprietários, faça clique na seta para baixo junto a Autor para seleccionar uma função diferente. As opções de níel de acesso são definidas do seguinte modo: Autor Pode isualizar conteúdo, adicionar entradas e editar entradas próprias. Proprietário Pode adicionar conteúdo, bem como isualizar e editar todas as entradas. Como criador da actiidade, é automaticamente adicionado à mesma como proprietário. Leitor Não pode contribuir para uma actiidade, o acesso está restrito apenas à isualização de conteúdo. 5. Faça clique em Guardar. 6. Reeja cada uma das entradas no modelo e remoa quaisquer entradas que não sejam aplicáeis ao processo em geral. Por exemplo, poderá ter criado uma entrada de mensagem com o número de telefone da residência, para que os membros da equipa possam contactar o utilizador em caso de emergência. Trata-se de uma entrada que poderá pretender remoer do modelo para eitar a publicação do número de telefone da residência para toda a organização. 7. Melhore o modelo ao adicionar entradas. Adicione tarefas e entradas padrão para abranger informações pertinentes que poderão não ter sido incluídas na actiidade existente. Como proceder a seguir O modelo está pronto para utilização. Seja o primeiro a testá-lo ao criar uma actiidade a partir do modelo. Tarefas relacionadas O que é um modelo de actiidade? na página 53 Um modelo de actiidade consiste num protótipo de uma actiidade. Criar uma actiidade a partir de um modelo na página 61 Crie uma actiidade a partir de um modelo, quando existir um modelo disponíel concebido para o objectio que pretende alcançar. O modelo certo poderá ajudar o utilizador e a equipa a começar um projecto, de um modo mais rápido e eficaz. Editar modelos de actiidades Edite um modelo de actiidade para efectuar alterações ao mesmo após o ter criado. Antes de começar A edição de um modelo não surte qualquer efeito nas actiidades criadas anteriormente utilizando o modelo. Para editar um modelo, execute os seguintes passos: 1. Faça clique no separador Modelos de actiidades para abrir a lista de modelos. 2. Localize o modelo que pretende editar, faça clique em Mais para expandir o mesmo e, em seguida, faça clique em Editar. 58 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

63 Se o modelo já estier aberto, na barra de título, seleccione Acções de modelos > Editar modelo. Nota: Apenas os proprietários de um modelo poderão editar o mesmo. Se não for um proprietário, não é possíel isualizar a ligação Editar e a opção de menu Editar modelo não está actiada. 3. Efectue as alterações pretendidas e, em seguida, faça clique em Guardar. Marcar modelos de actiidades como faoritos para fácil acesso É possíel classificar os modelos de actiidades disponíeis, marcando aqueles de que gosta mais como faoritos. Ao efectuar este procedimento, adicionará os modelos à ista Modelos faoritos, disponíel a partir da área de naegação do separador Modelos de actiidades, permitindo ao utilizador aceder de forma rápida aos modelos que considera mais úteis. Antes de começar Qualquer pessoa com acesso a um modelo de actiidade pode marcá-lo como faorito. Para marcar um modelo de actiidade como faorito, execute os seguintes passos: 1. Faça clique no separador Modelos de actiidades para abrir a lista de modelos. 2. Localize o modelo, faça clique em Mais para expandir o mesmo e, em seguida, faça clique em Marcar como modelo faorito. Resultados Os modelos marcados como faoritos são identificados na ista Modelos de actiidades e apresentados na ista Modelos faoritos. Capítulo 1. Actiidades 59

64 Como proceder a seguir Para remoer um modelo da ista Modelos faoritos, abra a ista Modelos faoritos, localize o modelo na lista, faça clique em Mais para o expandir e, em seguida, seleccione Marcar como um modelo normal. Eliminar modelos de actiidades Elimine os modelos de actiidades que não pretende que as pessoas utilizem ou que estejam desactualizados. Antes de começar Apenas o proprietário de um modelo de actiidade poderá eliminar o mesmo. A eliminação de um modelo não surte qualquer efeito nas actiidades criadas a partir do modelo. Para eliminar um modelo de actiidade, execute os seguintes passos: 1. Faça clique no separador Modelos de actiidades para abrir a lista de modelos. 2. Localize o modelo que pretende eliminar, faça clique em Mais para expandir o mesmo e, em seguida, faça clique em Eliminar. Se o modelo já estier aberto, na barra de título, seleccione Acções de modelos > Eliminar modelo. Nota: Apenas os proprietários de um modelo poderão eliminar o mesmo. Se não for um proprietário, não será apresentada a ligação Eliminar, nem a opção de menu Eliminar modelo. 3. Faça clique em OK para confirmar a eliminação. 60 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

65 Como proceder a seguir Para restaurar um modelo eliminado, faça clique em Lixo de modelos na área de naegação do separador Modelos de actiidades, localize o modelo, faça clique em Mais para expandir a respectia descrição e, em seguida, faça clique em Restaurar. Nota: Apenas os proprietários de um modelo eliminado podem restaurar o mesmo. Se não for um proprietário, não será apresentada a ligação Restaurar. Criar uma actiidade a partir de um modelo Crie uma actiidade a partir de um modelo, quando existir um modelo disponíel concebido para o objectio que pretende alcançar. O modelo certo poderá ajudar o utilizador e a equipa a começar um projecto, de um modo mais rápido e eficaz. Funções de filiação Antes de começar Não é possíel utilizar este procedimento para criar uma actiidade de comunidade. Para obter informações sobre como criar uma actiidade de comunidade a partir de um modelo, consulte o tópico Criar uma actiidade de comunidade na Ajuda das Comunidades. A criação de uma actiidade a partir de um modelo de actiidade interna cria uma actiidade interna. A criação de uma actiidade a partir de um modelo de actiidade externa cria uma actiidade externa. Para criar uma actiidade a partir de um modelo, execute os seguintes passos: 1. Faça clique no separador Modelos de actiidades para isualizar uma lista dos modelos disponíeis. Faça clique em Mais junto ao título de um modelo para ler a respectia descrição. 2. Após localizar um modelo que pretende utilizar, abra o mesmo, caso este ainda não esteja aberto e, em seguida, faça clique em Iniciar uma actiidade a partir deste modelo. 3. Adicione alores ou altere os alores dos campos da actiidade que pretende modificar. 4. Faça clique em Guardar para criar a actiidade. Tarefas relacionadas Criar uma actiidade para organizar um projecto de equipa na página 10 Crie uma actiidade para fornecer um local onde as pessoas enolidas num projecto possam partilhar informações, atribuir tarefas e partilhar recursos, tais como ferramentas, sítios da Web e ficheiros. A lista de filiação de uma actiidade determina quem pode aceder à actiidade e que tipo de alterações é possíel efectuar. O utilizador gere a filiação de modo diferente, dependendo de se tratar de uma actiidade padrão ou de comunidade. Capítulo 1. Actiidades 61

66 Actiidade padrão Uma actiidade padrão consiste numa actiidade criada a partir da aplicação Actiidades. Particular Tem de ser membro de uma actiidade particular para isualizar a mesma, as respectias entradas earespectia lista de filiação. Por predefinição, as actiidades noas são particulares. Apenas os membros que adicionar à actiidade podem aceder à mesma. Habitualmente, são adicionados membros a uma actiidade padrão quando esta é criada. No entanto, é possíel ao utilizador e aos outros membros da actiidade continuarem a adicionar noos membros depois de a actiidade ser iniciada. Pode adicionar membros indiiduais, membros de grupo e membros da comunidade. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Quando adiciona um membro a uma actiidade padrão, é atribuída uma função específica a esse membro. Os membros podem pertencer a uma destas funções: Proprietário empresarial Criador da actiidade. Pode adicionar, modificar e eliminar qualquer membro ou tipo de conteúdo de uma actiidade, bem como a própria actiidade. Leitor Pode isualizar conteúdo e membros, bem como notificar outros membros acerca de entradas, mas não pode adicionar ou modificar conteúdo ou membros. Autor Pode isualizar e publicar entradas, adicionar, alterar e remoer etiquetas da actiidade e respectias entradas, bem como isualizar, adicionar e remoer membros com funções de autor ou leitor. Proprietário Pode adicionar, modificar e eliminar qualquer membro ou tipo de conteúdo de uma actiidade, bem como a própria actiidade. A pessoa que cria a actiidade torna-se automaticamente no proprietário empresarial. Cada actiidade tem de ter um proprietário empresarial, podendo apenas ter um único proprietário empresarial. O proprietário empresarial pode executar qualquer uma das acções que podem ser executadas por um proprietário. O proprietário empresarial também pode transferir a função de proprietário empresarial para outro membro da actiidade. Uma pessoa adicionada à lista de filiação como indiíduo e como parte de um grupo, recebe sempre os direitos de acesso associados à entrada de filiação indiidual. Por exemplo, se Maria foi adicionada por nome à função de leitor de uma actiidade e foi igualmente adicionada como parte de um grupo à função de autor, é concedido a Maria o acesso de níel de leitor à actiidade. No entanto, se uma pessoa for membro de dois grupos que são adicionados como membros e cada um dos grupos tier uma função de membro diferente, a pessoa recebe os direitos de filiação do grupo com o níel de acesso superior. Por exemplo, se o Grupo A for adicionado à função de autor de uma actiidade, o Grupo B à função de leitor e o utilizador João for membro de ambos os grupos, é concedido a João o acesso de autor à actiidade. Se tier criado uma actiidade que permite que utilizadores externos à organização se tornem membros, pode alterar essa permissão para permitir apenas membros internos da organização, se não existirem membros externos na 62 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

67 actiidade. Se existirem membros externos, tem de remoer os mesmos para poder tornar uma actiidade externa numa actiidade interna. Para tornar uma actiidade externa em actiidade interna, expanda a lista Membros, emacesso faça clique em (Alterar), junto a Externo, desmarque a opção Permitir que pessoas externas à minha organização se tornem membros desta comunidade e, em seguida, faça clique em Guardar. Após tornar uma actiidade externa numa actiidade interna, o ícone Externa é remoido do título da actiidade. <sua organização> As actiidades da sua organização podem ser acedidas por qualquer pessoa da organização e que tenha acesso ao seridor das Actiidades. Nota: As actiidades da sua organização são apresentadas apenas na ista Actiidades de <sua organização>, emque <sua organização> corresponde ao nome da sua organização. Estas não são apresentadas em qualquer outra ista, incluindo as istas de prioridade. Para tornar uma actiidade disponíel para a organização, crie a actiidade e expanda a lista Membros. EmAcesso da <sua organização>, faça clique em (Alterar) junto ao níel de acesso actualmente seleccionado para seleccionar um níel diferente. O níel de acesso predefinido é particular. Nota: Esta opção não está disponíel a partir de uma actiidade de comunidade. Actiidade de comunidade Uma actiidade de comunidade consiste numa actiidade criada a partir da aplicação Comunidades. Particular Se a comunidade for particular, todas as actiidades associadas à mesma são particulares. Adicionalmente, a lista de filiação de uma actiidade de comunidade particular é definida pela lista de filiação da comunidade à qual pertence. Não é possíel alterar a lista de membros de uma actiidade de comunidade a partir da aplicação Actiidades. Adicionar membros a uma actiidade padrão Para permitir o acesso de uma pessoa a uma actiidade padrão, poderá adicionar essa pessoa como membro. Tem de ser o autor ou o proprietário de uma actiidade para que possa adicionar membros. Um autor pode adicionar leitores e outros autores. Um proprietário pode adicionar membros a qualquer função. Capítulo 1. Actiidades 63

68 Se adicionar uma pessoa que já é membro da actiidade, a noa entrada de filiação substitui a entrada original. Para adicionar um membro a uma actiidade, execute os seguintes passos: 1. A partir da ista As minhas actiidades, abra uma actiidade. 2. Faça clique em Membros na área de naegação para abrir a ista Membros. 3. Faça clique em Adicionar membros. 4. Execute um dos seguintes passos: Para adicionar pessoas indiiduais, execute os seguintes passos: a. Seleccione Pessoa na lista pendente Membros. b. Para atribuir uma função que não a função predefinida de Autor ao membro que está a adicionar, faça clique na seta para baixo junto ao campo Autor e, em seguida, seleccione Proprietário ou Leitor. Se não for proprietário da actiidade, não poderá adicionar uma pessoa como proprietário. c. Comece a introduzir o nome ou o endereço de correio electrónico da pessoa no segundo campo. À medida que efectua este procedimento, é apresentada uma lista de nomes correspondentes. Faça clique num nome 64 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

69 na lista para adicionar essa pessoa. Pode adicionar mais pessoas na mesma função, introduzindo o nome ou o endereço de correio electrónico da pessoa. Importante: Não faça clique em Cancelar a não ser que pretenda remoer todas as pessoas adicionadas até ao momento. Para remoer uma pessoa que tenha adicionado, faça clique no botão X junto ao nome dessa pessoa. d. Repita estes passos para adicionar outras pessoas à actiidade. Para adicionar todos os membros de uma comunidade a uma actiidade padrão, execute os seguintes passos: a. Seleccione Comunidade na lista pendente Membros. b. Para atribuir uma função que não a função predefinida de autor aos membros da comunidade que está a adicionar, faça clique na seta para baixo junto ao campo Autor e, em seguida, seleccione Proprietário ou Leitor. Se não for proprietário da actiidade, não poderá adicionar membros da comunidade como proprietários. c. Comece a introduzir o nome da comunidade do segundo campo. À medida que escree, é apresentada uma lista das comunidades às quais pertence. Seleccione uma comunidade na lista. Importante: Não faça clique em Cancelar, excepto se pretender remoer as comunidades adicionadas até ao momento. Para remoer uma comunidade que tenha adicionado, faça clique no botão X junto ao nome da comunidade. d. Repita estes passos para adicionar outras comunidades à actiidade. Para adicionar todos os membros de um grupo a uma actiidade padrão, execute os seguintes passos: Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. a. Seleccione Grupo na lista pendente Membros. b. Para atribuir uma função que não a função predefinida de autor aos membros do grupo que está a adicionar, faça clique na seta para baixo junto ao campo Autor e, em seguida, seleccione Leitor Tem de ser o proprietário da actiidade para adicionar grupos como proprietários a actiidades. c. Comece a introduzir o nome do grupo no segundo campo. À medida que efectua este procedimento, é apresentada uma lista de nomes correspondentes. Seleccione um grupo na lista. Em alternatia, pode procurar um grupo específico, fazendo clique em Pesquisar grupos e, em seguida, introduzindo uma palara-chae para o grupo e fazendo clique em Localizar grupos. Faça clique no grupo pretendido e, em seguida, faça clique em Adicionar. Caso o grupo contenha grupos imbricados, pode adicionar o grupo ascendente ou seleccionar um grupo imbricado. Utilize o percurso de naegação por cima do selector de grupo para alternar entre níeis de grupos imbricados. Importante: Não faça clique em Cancelar, excepto se pretender remoer os grupos adicionados até ao momento. Para remoer um grupo que tenha adicionado, faça clique no botão X junto ao nome desse grupo. 5. Repita este passo para adicionar mais membros. Capítulo 1. Actiidades 65

70 6. Quando concluir a adição de membros à actiidade, faça clique em Guardar. Resultados O seridor enia uma mensagem de correio electrónico ou uma notificação para o separador Actualizações da aplicação Página inicial de cada noo membro, notificando-os acerca da actiidade. Adicionar membros a uma actiidade de comunidade É possíel adicionar todos os membros de uma comunidade a uma actiidade de comunidade ou seleccionar um subconjunto de membros da comunidade para adicionar como membros. Tem de ser o autor ou o proprietário de uma actiidade de comunidade para que possa adicionar membros. Um autor pode adicionar leitores e outros autores. Um proprietário pode adicionar membros a qualquer função. Se adicionar uma pessoa que já é membro da actiidade, a noa entrada de filiação substitui a entrada original. Para adicionar um membro a uma actiidade de comunidade, execute os seguintes passos: 1. A partir da ista As minhas actiidades, abra uma actiidade de comunidade. 2. Faça clique em Adicionar membros. Não poderá isualizar a ligação Adicionar membros se for leitor da actiidade de comunidade ou se tier sido adicionado aquando da adição da totalidade de uma comunidade à actiidade de comunidade, e não indiidualmente. 3. Execute um dos seguintes passos: Para adicionar todos os membros da comunidade como autores, seleccione Permitir a todos os membros desta comunidade acesso na actiidade como Autor. Esta opção apenas está disponíel se for proprietário de uma actiidade de comunidade. Para adicionar todos os membros numa função que não a de Autor ou para restringir o acesso à actiidade de comunidade a um subconjunto de membros da comunidade, execute os seguintes passos: a. Seleccione Permitir apenas aos seguintes membros da comunidade acesso na actiidade como Autor. Esta opção apenas está disponíel se for proprietário de uma actiidade de comunidade. b. Para atribuir uma função que não a função predefinida de Autor aos membros que está a adicionar, faça clique na seta para baixo junto ao campo Autor e, em seguida, seleccione Proprietário ou Leitor. Se não for proprietário da actiidade, não poderá adicionar uma pessoa como proprietário. c. Seleccione a caixa de erificação junto a cada pessoa ou grupo que pretende adicionar à actiidade de comunidade. 66 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

71 Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. 4. Quando concluir a adição de membros à actiidade, faça clique em Guardar. Resultados Caso tenha seleccionado membros indiiduais para adicionar à actiidade de comunidade, será eniada uma notificação a informar os mesmos sobre a actiidade. Não são eniadas quaisquer notificações aos membros adicionados como pertencendo à totalidade de uma comunidade ou grupo. Alterar o proprietário empresarial de uma actiidade Tem de ser o proprietário empresarial actual para transferir a propriedade empresarial de uma actiidade para outro membro. A pessoa que cria uma actiidade é o proprietário empresarial da actiidade. Cada actiidade tem de ter um proprietário empresarial, podendo apenas ter um único proprietário empresarial. O proprietário empresarial pode executar qualquer uma das acções que podem ser executadas por um proprietário da actiidade. O proprietário empresarial também pode transferir a função de proprietário empresarial para outro membro da actiidade com uma conta do LotusLie actia. Nota: Não pode transferir a propriedade empresarial para um membro conidado da actiidade e um conidado que é um proprietário empresarial não pode transferir a propriedade empresarial. Execute estes passos para alterar o proprietário empresarial de uma actiidade. 1. Na ista As minhas actiidades, faça clique numa actiidade para abrir a mesma. 2. Faça clique em Membros na área de naegação. 3. Faça clique em Editar junto ao membro cuja função pretende alterar para proprietário empresarial. 4. Faça clique em Proprietário empresarial e, em seguida, faça clique em Guardar. 5. Faça clique em OK para confirmar a alteração. Resultados Já não é o proprietário empresarial. Capítulo 1. Actiidades 67

72 Editar etiquetas de actiidades É possíel editar as etiquetas de uma actiidade ou de uma entrada de actiidade para modificar as mesmas. É igualmente possíel adicionar e remoer etiquetas. Antes de começar Os proprietários podem editar todas as etiquetas, etiquetas de actiidade e etiquetas de entradas; os autores só podem editar etiquetas de entradas e apenas aquelas associadas a entradas das quais são autores. Pode pretender editar uma etiqueta, de modo a torná-la mais coerente em relação a outras etiquetas. Por exemplo, se utilizar a etiqueta relatório para algumas entradas numa actiidade, mas utilizar a forma de plural relatórios noutras entradas na actiidade, é recomendáel remoer o s da segunda ariação, de modo a que todas as etiquetas estejam coerentes. 1. Execute uma das seguintes acções: Para editar as etiquetas associadas a uma actiidade, no separador Actiidades, faça clique em Mais junto ao título da actiidade e, em seguida, faça clique em Editar. Para editar as etiquetas associadas a uma entrada, abra a actiidade que contém a entrada, faça clique no título da entrada para expandir a mesma e, em seguida, faça clique em Editar. Apenas um proprietário da actiidade poderá editar a mesma. Apenas um proprietário da actiidade ou a pessoa que criou a entrada poderá editar uma entrada. 2. Edite as etiquetas apresentadas no campo Etiquetas. Introduza uma írgula entre as árias etiquetas. Para eliminar uma etiqueta, remoa-a do campo. 3. Faça clique em Guardar para guardar as alterações. O que é uma etiqueta? Uma etiqueta consiste num termo descritio atribuído a uma actiidade ou a uma entrada de actiidade. É possíel atribuir etiquetas a actiidades e a entradas de actiidade, de modo a organizá-las por assunto, tornando mais fácil a localização e partilha de conteúdos com outros membros. O utilizador e outros membros de uma actiidade podem procurar por etiqueta para localizar actiidades relacionadas ou para atribuir uma etiqueta a pessoas com interesses semelhantes ou com competências específicas. Pode atribuir etiquetas a uma actiidade ou entrada ao criar a mesma ou pode editar as etiquetas posteriormente, editando a actiidade ou entrada. Os proprietários podem atribuir etiquetas a uma actiidade e a qualquer uma das respectias entradas, bem como editar e eliminar todas as etiquetas. Os autores podem atribuir etiquetas apenas às suas entradas, podendo editá-las mais tarde. Não podem editar ou eliminar etiquetas ao níel das actiidades. Uma etiqueta apenas pode consistir numa única palara e não pode conter espaços. Pode conter caracteres como um sublinhado (_) ou uma arroba Por exemplo, é possíel utilizar dar_seguimento, dar-seguimento, e darseguimento como etiquetas, mas não dar seguimento. As letras incluídas numa etiqueta são 68 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

73 guardadas como minúsculas. Se adicionar uma etiqueta que contém maiúsculas, estas são conertidas para minúsculas quando a etiqueta for adicionada à entrada ou à actiidade. Por exemplo, se especificar darseguimento, a etiqueta é guardada como darseguimento. Uma etiqueta atribuída a uma actiidade está disponíel apenas para os membros dessa actiidade e é apresentada no conjunto de etiquetas, na ista As minhas actiidades de cada membro. As etiquetas atribuídas a entradas de actiidade são apresentadas no conjunto de etiquetas na actiidade. As etiquetas atribuídas a entradas particulares não são apresentadas no conjunto. Pode seleccionar o modo como as etiquetas são apresentadas num conjunto de etiquetas, ou seja, numa lista ou numa nuem. Uma lista de etiquetas apresenta as etiquetas numa lista, começando com as etiquetas mais populares na parte superior. Uma nuem de etiquetas permite isualizar a popularidade das etiquetas no conjunto, agrupando as mesmas e apresentando as etiquetas utilizadas com mais frequência num texto maior e mais escuro e as etiquetas utilizadas com menos frequência num texto mais pequeno e mais claro. A lista de etiquetas apresenta apenas as dez etiquetas mais populares. A nuem de etiquetas apresenta um conjunto maior das etiquetas mais populares, contudo, tem um limite de número de etiquetas que pode apresentar. Se estier a procurar uma etiqueta que não é apresentada no conjunto, procure a mesma fazendo clique em Localizar uma etiqueta, introduzindo o nome da etiqueta no campo de procura e, em seguida, fazendo clique no ícone de procura. Para localizar uma actiidade ou entrada por etiqueta, faça clique numa etiqueta do conjunto de etiquetas. Este procedimento limita o número de actiidades ou entradas apresentadas, de modo a incluir apenas as que contêm a etiqueta seleccionada associada às mesmas. Para limitar ainda mais a lista, faça clique noutra etiqueta. Esta acção filtra a lista de actiidades ou entradas apresentadas, de modo a incluir apenas as que contêm ambas as etiquetas associadas às mesmas. Capítulo 1. Actiidades 69

74 70 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

75 Capítulo 2. Contém conteúdo da ajuda das Actiidades reutilizado Este tópico nunca dee ser incluído num ditamap. Contém texto que é referenciado noutros tópicos. Adicione membros à actiidade. Pode adicionar uma pessoa de cada ez ou todos os membros de uma comunidade em simultâneo, seleccionando Pessoa ou Comunidade no primeiro campo. Se pretender adicionar um membro a uma função que não a função predefinida Autor, faça clique na seta para baixo junto ao campo Autor e, em seguida, seleccione Proprietário ou Leitor. As opções de níel de acesso são definidas do seguinte modo: Autor Pode isualizar conteúdo e adicionar entradas. Proprietário Pode adicionar conteúdo, er e editar todas as entradas, bem como gerir a filiação da actiidade. Como criador da actiidade, é automaticamente adicionado como proprietário. Leitor Não pode contribuir para uma actiidade, pelo que o acesso está restrito apenas à isualização de conteúdo. Comece por introduzir o nome da comunidade ou o nome ou endereço de correio electrónico da pessoa que pretende adicionar ao campo de texto. Nota: Se o produto estier configurado para ocultar endereços de correio electrónico, não serão deolidas quaisquer correspondências ao introduzir um endereço de correio electrónico no campo, pelo que deerá introduzir o nome da comunidade ou da pessoa, em alternatia. À medida que efectua este procedimento, é apresentada uma lista de nomes correspondentes. Faça clique num nome na lista para adicionar essa pessoa ou comunidade. Se a pessoa que pretende adicionar não for apresentada na lista, procure a mesma no directório. Repita este passo para adicionar mais membros. IBM Corporation 2007, 2011 IBM 2010,

76 72 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

77 Capítulo 3. Comunidades LotusLie Aproxime-se de pessoas com interesses semelhantes aos seus. Noo nas Comunidades? Assista a este ídeo para saber mais sobre as Comunidades. Actualizações recentes O que é uma comunidade? Fique a saber quais os componentes que foram adicionados desde a última actualização. Utilizar as Comunidades Participar numa comunidade e começar a contribuir Partilhar ficheiros com a sua comunidade Aproximar um grupo de pessoas com interesses comuns atraés da criação da sua própria comunidade Faça clique nos tópicos do índice para obter ajuda na realização de outras tarefas. Uma comunidade permite a interacção entre pessoas que partilham um interesse comum. O que é uma comunidade? As comunidades são grupos de pessoas com um interesse comum. Uma comunidade com acesso aberto está disponíel para a participação de todos os utilizadores da sua organização, enquanto que a filiação numa comunidade restrita está limitada a um grupo específico. Pode também iniciar uma comunidade na sua organização com acesso moderado, permitindo controlar a filiação e proporcionando a gestão do acesso aos recursos da comunidade. Uma comunidade fornece um ponto de contacto para os utilizadores, permitindo partilhar informações e trocar ideias. As Comunidades fornecem uma óptima forma para ligar membros de uma equipa de projecto, organizar grupos de trabalho para inestigação de uma tecnologia emergente ou reunir um grupo de pessoas que partilham um qualquer interesse. Utilize as ferramentas fornecidas com o componente Comunidades para se organizar, interagir, efectuar ligações e começar a partilhar informações. Como proprietário de uma comunidade, poderá conidar outros utilizadores para participarem e gerirem o conteúdo e a filiação da comunidade. Destaques das Comunidades Quer tenha sido adicionado para participar numa comunidade ou tenha criado a sua própria comunidade, pode utilizar estas funcionalidades para tirar o máximo partido da sua experiência. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

78 Participar no fórum de debate de uma comunidade para explorar tópicos de interesse comum e debater soluções para problemas partilhados. Aceder à página Membros para adicionar ou remoer membros da comunidade. Todos os membros da comunidade podem isualizar a lista de pessoas que pertencem à mesma. Utilizar etiquetas para atribuir palaras-chae descritias à comunidade. As etiquetas são úteis para procurar um determinado tipo de comunidade ou filtrar os resultados da procura. Adicionar mecanismos adicionais à sua comunidade para disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros. Perguntas mais frequentes em Comunidades Aqui pode encontrar as respostas para as perguntas que os utilizadores das Comunidades colocam com mais frequência. Tornei-me membro de uma comunidade e estou a encontrar muitas informações úteis. Como faço para expandir a filiação aos meus colegas, que também poderão beneficiar da minha filiação nesta comunidade? O que é um marcador? É possíel editar tópicos do fórum que tenham sido adicionados por outra pessoa? Como faço para arquiar tópicos de um fórum da comunidade? De que modo posso colaborar com outros membros da minha comunidade? Como faço para criar diferentes listas de distribuição dentro de uma comunidade? O que é um mecanismo? Porquê adicionar mecanismos à minha comunidade? Como faço para impedir os membros de uma comunidade de adicionar conteúdo à mesma? Como faço para anular a subscrição de correio electrónico nas comunidades? Como faço para me manter a par com as actiidades mais recentes na minha comunidade? Como faço para saber que filiações de comunidade uma determinada pessoa tem em comum comigo? Fiz acidentalmente clique no botão Abandonar comunidade para uma comunidade de que sou proprietário. Como faço para me tornar noamente proprietário da comunidade? Como faço para substituir a imagem utilizada como logótipo para a minha comunidade? Como posso isualizar os últimos eentos e acções de actualização de comunidade e filiação? Tornei-me membro de uma comunidade e estou a encontrar muitas informações úteis. Como faço para expandir a filiação aos meus colegas, que também poderão beneficiar da minha filiação nesta comunidade? É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para adicionar noos membros à mesma. No entanto, pode eniar uma ligação de acesso à comunidade às pessoas que pensa poderem estar interessadas em participar, ou solicitar ao proprietário de uma comunidade para as adicionar como membros. 74 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

79 O que é um marcador? Um marcador consiste num apontador para um sítio da Web que facilita a obtenção do URL ou da página da Web posteriormente. É possíel editar tópicos do fórum que tenham sido adicionados por outra pessoa? Sim, mas apenas se for o proprietário da comunidade. Como faço para arquiar tópicos de um fórum da comunidade? Actualmente, não é possíel arquiar tópicos do fórum de uma comunidade. De que modo posso colaborar com outros membros da minha comunidade? Pode partilhar ideias e informações com outros membros da comunidade atraés da publicação de tópicos no fórum de debate, do enio de notificações por correio electrónico e da adição de marcadores à comunidade. Como faço para criar diferentes listas de distribuição dentro de uma comunidade? Se for o proprietário de uma comunidade, pode criar subcomunidades dentro dessa comunidade para um subconjunto de membros da comunidade. Esta funcionalidade é particularmente útil caso pretenda definir listas de distribuição que não incluam todos os membros da comunidade, ou caso pretenda criar grupos específicos dentro de uma comunidade. O que é um mecanismo? Um mecanismo consiste numa representação autónoma baseada em HTML de uma aplicação de software. Pode adicionar mecanismos às comunidades a partir da selecção disponíel na paleta de conteúdo. Porquê adicionar mecanismos à minha comunidade? A adição de mecanismos à comunidade permite disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. Por exemplo, utilize o mecanismo Ficheiros, de modo a transferir ficheiros para partilhar com outros membros. Como faço para impedir os membros de uma comunidade de adicionar conteúdo à mesma? Se for proprietário de uma comunidade, pode remoer qualquer um dos mecanismos de uma comunidade. Por exemplo, se pretender impedir que os membros adicionem marcadores a uma comunidade, pode remoer o mecanismo Marcadores da comunidade, acedendo ao menu de acções do mecanismo e seleccionando Ocultar ou Remoer. A ocultação do mecanismo consiste numa remoção temporária, mas remoê-lo elimina a totalidade do conteúdo associado ao mesmo. Pode oltar a adicionar os mecanismos à comunidade em qualquer altura, fazendo clique no botão Acções da comunidade > Personalizar na parte superior da página da comunidade e seleccionando o mecanismo. Como faço para anular a subscrição de correio electrónico nas comunidades? Não existe actualmente qualquer opção disponíel para anular a subscrição de correio electrónico de comunidades nas Comunidades. Como solução alternatia, considere definir um filtro no cliente de correio electrónico. Tenha em atenção que pode desactiar as notificações por correio electrónico para o IBM Connections a partir do separador Preferências de correio electrónico. Para obter mais informações, consulte Definir preferências de notificações por correio electrónico. Capítulo 3. Comunidades 75

80 Como faço para me manter a par com as actiidades mais recentes na minha comunidade? Pode manter-se a par com as actiidades da sua comunidade atraés da subscrição de diferentes páginas na comunidade. Para subscreer uma página de comunidade, abra a página e faça clique na ligação junto ao ícone de feed na parte inferior da página. Por exemplo, poderá ser notificado sempre que noos membros participarem na comunidade, atraés da subscrição da página Membros. Como faço para saber que filiações de comunidade uma determinada pessoa tem em comum comigo? Se estier a isualizar o perfil de outro utilizador, a lista de comunidades às quais ambos pertencem será apresentada à direita do perfil, abaixo do título Comunidades. Fiz acidentalmente clique no botão Abandonar comunidade para uma comunidade de que sou proprietário. Como faço para me tornar noamente proprietário da comunidade? Se for o único proprietário de uma comunidade, não pode abandonar essa comunidade. Se foi possíel abandonar a comunidade, significa que existe, pelo menos, outro proprietário que o poderá tornar noamente proprietário dessa comunidade. Como faço para substituir a imagem utilizada como o logótipo para a minha comunidade? É necessário ser o proprietário de uma comunidade para editar o logótipo dessa comunidade. Para substituir o logótipo da comunidade, seleccione Acções da comunidade > Editar comunidade e faça clique em Transferir uma imagem de comunidade. Como posso isualizar os últimos eentos e acções de actualização de comunidade e filiação? As actualizações recentes a eentos e acções que ocorrem nas comunidades às quais tem acesso são apresentadas na ista-resumo. Pesquisar ou procurar comunidades Pode pesquisar ou procurar por comunidades na sua organização que sejam do seu interesse. Pode utilizar árias formas para localizar comunidades com interesse e estabelecer ligação às mesmas. Por exemplo, pode efectuar uma pesquisa para erificar as comunidades que se encontram disponíeis ou pode efectuar uma procura por determinadas palaras-chae. As etiquetas são uma forma útil e prática de procurar ou pesquisar uma comunidade na sua organização. Por exemplo, se estier interessado em fotografia, procure uma etiqueta fotografia para localizar todas as comunidades que utilizam essa etiqueta. Ao criar uma comunidade, inclua etiquetas releantes para indicar a finalidade da comunidade e para que seja mais fácil para outras pessoas localizar a comunidade. Pode pesquisar ou procurar uma comunidade atraés de árias formas: 76 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

81 Nota: O separador Comunidades da <sua organização> ou as opções de procura não estão disponíeis para membros conidados. Para pesquisar uma comunidade: 1. Faça clique no separador Comunidades da <sua organização> para apresentar todas as comunidades na sua organização com acesso aberto ou moderado, ou faça clique no separador As minhas comunidades para apresentar apenas as comunidades às quais pertence. A lista apresenta uma descrição da comunidade, o número de membros que contém, a data da última actualização, o nome da pessoa que efectuou a última actualização e as etiquetas associadas à mesma. 2. Pesquise uma comunidade ordenando a lista alfabeticamente, por comunidades mais populares ou por actualizadas mais recentemente. Para procurar uma palara-chae apresentada no nome, descrição ou etiquetas de uma comunidade: 1. Introduza uma palara que pretenda procurar no campo Procurar, na parte superior da página. 2. Especifique se pretende procurar todas as comunidades ou apenas as comunidades de que é proprietário, fazendo clique na seta para baixo e efectuando a selecção. 3. Faça clique no ícone de procura. Procurar uma comunidade por etiquetas: Faça clique num etiqueta na nuem de etiquetas por baixo do painel de naegação para localizar as comunidades que utilizam essa etiqueta. Localize uma comunidade na ista que seja do seu interesse. Em seguida, para localizar outras comunidades que utilizam essa etiqueta, faça clique numa das etiquetas associadas à comunidade na lista de etiquetas, apresentada abaixo da descrição da comunidade. Para qualquer comunidade: Coloque o cursor sobre o nome da pessoa e faça clique na ligação para isualizar o respectio cartão de isita. Faça clique no nome da comunidade para abrir a respectia página Descrição geral. Participar em comunidades que lhe interessam Pode participar numa comunidade de árias formas diferentes. Sempre que uma comunidade na sua organização tier acesso aberto, qualquer pessoa pode participar, abrindo a comunidade e fazendo clique em Participar nesta comunidade. Se a comunidade tier acesso moderado, é necessário solicitar filiação na mesma. Pode também ser conidado para participar numa comunidade, caso o proprietário de uma comunidade o conide para se tornar membro. Participar em comunidades Participe numa comunidade dedicada a um assunto pelo qual se interessa e comece a colaborar. Capítulo 3. Comunidades 77

82 Antes de começar Para localizar uma comunidade na qual pretenda participar, pode pesquisar todas as comunidades na sua organização com acesso aberto ou moderado a partir do separador Comunidades da <sua organização> ou procurar uma comunidade dedicada a um assunto específico. Nota: Pode participar em comunidades na sua organização com acesso aberto fazendo clique num botão, mas é necessário solicitar a participação em comunidades da sua organização que sejam moderadas. As comunidades restritas são particulares e não são apresentadas no separador Comunidades da <sua organização>. A única forma de participar neste tipo de comunidade é na eentualidade do proprietário de uma comunidade o adicionar como membro ou eniar um conite para participar. Para participar numa comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir do separador Comunidades da <sua organização>, seleccione a comunidade na qual pretende participar. 2. Dependendo do níel de acesso que a comunidade tem, execute uma das seguintes acções: Se a comunidade tier acesso aberto, seleccione Participar nesta comunidade. Se a comunidade tier acesso moderado, seleccione Pedir para participar nesta comunidade. Introduza o motio que o lea a querer participar na comunidade e faça clique em Eniar. O pedido é eniado ao proprietário da comunidade, que pode decidir se o irá adicionar ou não à comunidade. Se este o adicionar como membro, receberá uma notificação por correio electrónico com a conformação de que foi adicionado à comunidade. Resultados Quando participa numa comunidade com acesso aberto, a comunidade é imediatamente adicionada à lista das suas comunidades no separador As minhas comunidades. Sempre que solicitar a participação numa comunidade moderada, a comunidade não é apresentada no separador As minhas comunidades até que a sua filiação seja aproada pelo proprietário da comunidade. Tarefas relacionadas Pesquisar ou procurar comunidades na página 76 Pode pesquisar ou procurar por comunidades na sua organização que sejam do seu interesse. Abandonar as comunidades na página 86 Poderá cancelar a filiação numa comunidade, caso já não pretenda participar na mesma. Aceitar conites para comunidades Sempre que receber um conite para participar numa comunidade, pode aceitar ou rejeitar esse conite. Quando o proprietário de uma comunidade o conida para participar na comunidade, recebe uma notificação por correio electrónico que contém o conite e 78 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

83 alguns detalhes básicos sobre a comunidade, como o respectio nome e a descrição. Pode aceitar ou rejeitar o conite utilizando as ligações facultadas na mensagem de correio electrónico Pode processar um conite para uma comunidade de árias formas: Para aceitar o conite, e participar na comunidade, faça clique em Participar nesta comunidade. A comunidade será então adicionada à lista de comunidade no separador As minhas comunidades. Para rejeitar o conite, faça clique em Recusar este conite. O proprietário da comunidade não receberá qualquer notificação de que o conite foi rejeitado. Pode ignorar o conite, não executando qualquer acção. Sempre que ignorar um conite para participar numa comunidade, o conite pode ser deixado aberto indefinidamente, a menos que o proprietário da comunidade opte por anulá-lo. O proprietário da comunidade tem também a opção de eniar noamente o conite, como lembrete. Criar comunidades de colegas com interesses em comum Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. As Comunidades podem ser lires, moderadas ou restritas. As Comunidades lires e moderadas estão isíeis para todos os utilizadores na organização. As comunidades restritas não estão isíeis para pessoas sem filiação na comunidade. Apenas as comunidades restritas permitem que conidados externos à organização se possam tornar membros. Para iniciar uma comunidade, execute os seguintes passos: 1. A partir do separador Comunidades da <sua organização> ou do separador As minhas comunidades, faça clique em Iniciar uma comunidade. 2. Necessário: No campo Nome, introduza um nome para a comunidade. Seleccione um nome que identifique a finalidade da comunidade. Nota: Não é possíel ter árias comunidades de organização ou moderadas com o mesmo nome. No entanto, pode ter árias comunidades restritas com o mesmo nome. Este sistema de atribuição de nomes permite que tenha uma comunidade de organização e outra restrita com o mesmo nome, ou uma comunidade moderada e outra restrita, ambas com o mesmo nome. 3. Introduza uma ou mais etiquetas no campo Etiquetas. As etiquetas são palaras-chae definidas pelo utilizador para proporcionar aos restantes utilizadores mais formas de identificação da essência de uma comunidade. As etiquetas têm de corresponder a uma única palara ou a árias palaras ligadas por um sublinhado ou hífen. Por exemplo, uma comunidade que lide com assuntos de acessibilidade poderá ter as etiquetas acessibilidade e isão-limitada. As etiquetas proporcionam aos utilizadores mais de uma forma de localização de uma comunidade de interesse. As etiquetas que definir aqui serão apresentadas junto à comunidade no separador Comunidades da <sua organização>. Capítulo 3. Comunidades 79

84 4. Necessário: Especifique o níel de acesso pretendido para a comunidade: Tabela 9. Níeis de acesso da comunidade Opção Restrita (as pessoas têm de ser conidadas para participar) Permitir que pessoas que não pertencem à minha organização se tornem membros desta comunidade Moderada (as pessoas na minha organização podem isualizar o conteúdo, mas têm de solicitar a participação) Lire (qualquer pessoa na minha organização pode participar) Descrição Seleccione esta opção se pretender que a comunidade seja restrita, com filiação apenas por conite. Esta opção apenas está disponíel para comunidades restritas. Seleccione esta opção para incluir os membros da sua organização bem como os conidados externos à mesma. Posteriormente, pode desmarcar esta opção caso nenhum membro externo tenha sido adicionado, conidado ou tenha participado na comunidade. As comunidades externas são identificadas por um ícone Externa da comunidade. junto ao título Não seleccione esta opção se pretender incluir apenas membros na sua organização. Não será possíel permitir posteriormente uma filiação externa numa comunidade interna. Seleccione esta opção se pretender que a comunidade seja aberta à sua organização e se pretender que os utilizadores solicitem a filiação. Seleccione esta opção se pretender que a comunidade seja lire e que qualquer pessoa na sua organização possa participar. 5. Introduza os nomes das pessoas que pretende adicionar como membros da comunidade. Poderá procurar nomes no directório da organização. A memorização de teclas preê o nome que está a introduzir atraés da comparação do mesmo com os nomes presentes no directório especificado pelo administrador. Caso seja proposto o nome que pretende, faça clique para adicionar o mesmo. Nota: Se introduzir um endereço de correio electrónico de uma pessoa não pertencente à organização, será solicitado que enie a essa pessoa um conite após ter guardado a comunidade. Os membros conidados têm de começar por aceitar o conite para participarem no LotusLie como utilizadores conidados, para que possam aceder às comunidades às quais tenham sido adicionados como membros. Caso neste momento não pretenda adicionar membros à comunidade, pode editar a comunidade posteriormente e adicionar os membros nessa altura. Nota: Para adicionar proprietários da comunidade, faça clique na seta para baixo junto a Membros e seleccione Proprietários e, em seguida, repita o processo descrito neste passo para adicionar membros da comunidade. Como o criador, o utilizador é automaticamente adicionado à comunidade como o proprietário empresarial. Pode transferir a propriedade empresarial da comunidade para outro membro da comunidade. 80 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

85 6. Introduza uma descrição do objectio da comunidade no campo Descrição. Seja tão específico quanto possíel. Identifique os objectios da comunidade. O limite corresponde a 2048 bytes, incluindo marcação HTML. Os caracteres podem corresponder a um, dois ou quatro bytes. 7. Faça clique em Transferir uma imagem de comunidade para pesquisar uma imagem a associar com a comunidade na página de descrição geral. A imagem pode estar no formato.jpeg,.gif ou.png. 8. Faça clique em Guardar. Como proceder a seguir Pode agora adicionar conteúdo à comunidade. Capítulo 3. Comunidades 81

86 Trabalhar com comunidades Conceitos relacionados Personalizar a sua comunidade para a diferenciar das restantes na página 108 A personalização da sua comunidade é uma forma de a diferenciar das restantes comunidades. As opções de personalização possíeis incluem a associação de uma imagem distinta à comunidade e a adição de componentes que conferem funcionalidades adicionais à comunidade. É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para personalizar a mesma. Como faço para adicionar membros a uma comunidade? na página 86 Como proprietário de uma comunidade, pode adicionar membros à sua comunidade em qualquer altura. Pode conidar pessoas para a comunidade e, se a comunidade for moderada, pode decidir aceitar ou rejeitar os pedidos de filiação recebidos. Pode adicionar ários membros ao mesmo tempo, utilizando a ferramenta de importação na página Membros. Gerir as comunidades na página 100 Como proprietário de uma comunidade, pode editá-la de forma a permitir a actualização das informações básicas da comunidade ou das aplicações associadas à mesma. Se a comunidade já não for necessária, ou caso tenha sido criada por engano, pode eliminá-la. Tarefas relacionadas Editar comunidades na página 101 Se for proprietário de uma comunidade, pode editar informações acerca da comunidade. Eliminar comunidades das quais é proprietário na página 103 Se uma comunidade já não tier um objectio ou caso se tenha tornado inactia, poderá considerar a eliminação da mesma. Criar subcomunidades na página 104 Crie uma subcomunidade sempre que pretender conidar um subconjunto de membros de uma comunidade existente. Adicionar mecanismos à sua comunidade para disponibilizar funcionalidades adicionais na página 97 Adicione mecanismos à sua comunidade, de modo a disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. É necessário que seja o proprietário da comunidade para adicionar ou remoer mecanismos de uma comunidade. Referências relacionadas Trabalhar com marcadores da comunidade na página 109 Adicione marcadores para disponibilizar recursos da Web úteis, directamente a partir da comunidade. Trabalhar com fóruns de comunidades na página 111 Utilize o fórum da comunidade para publicar tópicos para debate e partilhar ideias. Trabalhar com ficheiros da comunidade na página 126 Transferir, partilhar e trabalhar com ficheiros de comunidade utilizando o mecanismo dos Ficheiros. Trabalhar com actiidades de comunidades na página 134 Utilize as actiidades para organizar informações e tarefas relacionadas com a comunidade. Se for membro de uma comunidade, pode eniar mensagens de correio electrónico para os outros membros. 82 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

87 Caso já não pretenda ser membro de uma comunidade, pode abandoná-la em qualquer altura. Visualizar membros de uma comunidade Descubra que outras pessoas existem na sua comunidade. Todas as pessoas que podem aceder a uma comunidade podem também isualizar os membros dessa comunidade. Para isualizar os membros de uma comunidade, efectue um dos seguintes procedimentos: Utilize a área Membros na página Descrição geral da comunidade para isualizar uma selecção aleatória de membros da comunidade. Faça clique no ícone de cartão de isita junto do nome da pessoa para apresentar o cartão de isita desse membro. Faça clique em Ver tudo para apresentar a lista completa dos membros na página Membros. Faça clique em Membros na área de naegação para abrir a página Membros e apresentar uma lista completa da filiação da comunidade. Utilize o menu Filtrar por para apresentar a lista completa de membros ou para ordenar a lista de filiação por função. Utilize as opções de Ordenar por para ordenar a apresentação do Nome, que apresenta os membros por ordem alfabética, ou Data de adição, que apresenta os membros mais recentes em primeiro lugar. Para localizar um grupo ou membro da comunidade específico, faça clique em Localizar um membro na página Membros e introduza o nome de uma pessoa ou o nome do grupo no campo fornecido. Quando começar a escreer, são-lhe sugeridos nomes da lista de filiação na comunidade. Manter a comunidade actualizada atraés de notificações Utilize o correio electrónico para contactar os membros da sua comunidade e facultar-lhes as notícias mais recentes da comunidade. É necessário que seja membro de uma comunidade para eniar mensagens de correio electrónico aos membros dessa comunidade. Pode eniar correio electrónico para outros membros da comunidade directamente a partir da comunidade. Não existe um limite relatiamente ao número de pessoas às quais pode eniar uma mensagem de correio electrónico. No entanto, não é possíel especificar membros indiiduais da comunidade como destinatários. É necessário eniar a notificação para todos os membros da comunidade ou apenas para os proprietários da comunidade. Optar por eniar a notificação para todos os membros da comunidade significa que a mensagem de correio electrónico será também eniada para os proprietários da comunidade. Não é possíel eniar mensagens de correio electrónico a grupos. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Capítulo 3. Comunidades 83

88 1. A partir da página Descrição geral da comunidade, seleccione Acções da comunidade > Correio da comunidade. 2. Execute uma das seguintes acções. Para utilizar o formulário de correio electrónico fornecido: a. Especifique os destinatários da mensagem de correio electrónico. Para eniar a mensagem a todas as pessoas existentes na comunidade, seleccione Membros. Para eniar a mensagem apenas aos proprietários da comunidade, seleccione Proprietários. b. Introduza um título para a mensagem no campo Assunto. Por predefinição, o nome da comunidade é utilizado como prefixo do título. c. Introduza o conteúdo da mensagem no campo Mensagem e faça clique em Eniar. Subscreer um feed de Comunidades para obter actualizações automáticas Subscrea um feed de dados do IBM LotusLie para receber actualizações atraés do leitor de feeds. O leitor de feeds enia-lhe automaticamente as actualizações sempre que a página de subscrição de Feeds for alterada. Antes de começar É necessário ter instalado um leitor de feeds que suporte feeds Atom. O feed Atom consiste num formato de ficheiro baseado em XML, utilizado para agenciar conteúdo da Web, tal como títulos de notícias, blogues ou sítios da Web. Os feeds Atom executam a mesma função que os feeds RSS (Rich Site Summary), contudo, utilizam um método alternatio. A subscrição de um feed simplifica a tarefa de monitorização da actiidade que está a ocorrer no LotusLie, uma ez que o leitor de feeds erifica automaticamente e obtém actualizações de conteúdo para cada feed. Consulte o tópico Trabalhar com feeds para obter mais informações. 1. Aceda à página que contém o conteúdo que pretende subscreer. Por exemplo, filtre a lista de marcadores para apresentar um conjunto de marcadores associado a uma pessoa, a uma etiqueta ou a outros critérios de selecção. 2. Faça clique em Feed para estes ficheiros, junto ao ícone de feed, para subscreer o conteúdo actualmente apresentado. 3. Adicione o feed ao seu leitor de feeds preferido. Os passos necessários para efectuar este procedimento ariam de acordo com o naegador da Web e o leitor de feeds utilizado. Consulte a documentação do naegador da Web ou do leitor de feeds para obter detalhes. Apenas comunidades: Ao especificar o endereço da Web do feed, pode introduzir um parâmetro para especificar um tamanho de página diferente para o feed. Por predefinição, os feeds nas Comunidades apresentam 10 entradas por página. Especifique um tamanho de página diferente utilizando o parâmetro ps. A primeira página de 10 entradas é obtida, por predefinição. No 84 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

89 entanto, pode utilizar o parâmetro page para obter páginas subsequentes. Por exemplo, poderá utilizar o seguinte endereço da Web para obter a segunda página do feed As minhas comunidades, no qual o tamanho da página está definido como 20 entradas: serice/atom/communities/my?page=2&ps=20 Categorizar comunidades com etiquetas Uma etiqueta consiste numa palara-chae atribuída a uma comunidade para efectuar a respectia categorização e facilitar a respectia localização. Os conjuntos de etiquetas nas Comunidades apresentam as etiquetas de acordo com a ista actualmente seleccionada. Pode seleccionar como pretende apresentar as etiquetas num conjunto: numa lista ou numa nuem. Uma lista de etiquetas apresenta as etiquetas numa lista, começando com as etiquetas mais populares na parte superior. Uma nuem de etiquetas permite isualizar a popularidade das etiquetas no conjunto, agrupando as mesmas e apresentando as etiquetas utilizadas com mais frequência num texto maior e mais escuro e as etiquetas utilizadas com menos frequência num texto mais pequeno e mais claro. Uma etiqueta apenas pode consistir numa única palara e não pode conter espaços. Pode conter caracteres como um sublinhado (_) ou uma arroba Por exemplo, é possíel utilizar dar_seguimento, dar-seguimento, e darseguimento como etiquetas, mas não dar seguimento. A tabela seguinte descree as etiquetas associadas a cada ista nas Comunidades: Tabela 10. Vistas de etiquetas Página Comunidades da Sua organização As minhas comunidades Descrição geral Marcadores Apresenta as etiquetas para Todas as comunidades organizacionais, até um limite máximo, alor a partir do qual a nuem de etiquetas apresenta as etiquetas mais populares até atingir o limite definido. A nuem não inclui etiquetas no conteúdo existente nestas comunidades. Nota: Existe uma cache associada a etiquetas nesta ista, pelo que as etiquetas podem não ser imediatamente apresentadas quando são adicionadas a uma comunidade. A cache está predefinida para 60 segundos. Todas as comunidades às quais o utilizador pertence, incluindo as que não são apresentadas na página actual. A nuem não inclui as etiquetas dos marcadores existentes nestas comunidades. As actiidades, os marcadores e os ficheiros associados à comunidade actual. A nuem não inclui as etiquetas atribuídas à comunidade actual. Todos os marcadores associados à comunidade actual. Capítulo 3. Comunidades 85

90 Abandonar as comunidades Poderá cancelar a filiação numa comunidade, caso já não pretenda participar na mesma. Antes de começar É necessário dispor de filiação explícita numa comunidade para a abandonar. Se for membro de uma comunidade atraés de um grupo, não poderá abandonar essa comunidade. Se for membro de uma comunidade de forma explícita e, simultaneamente, atraés de um grupo, poderá abandonar a comunidade como membro explícito, mas continuará a dispor de filiação na comunidade atraés do grupo. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Para abandonar uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir da página Descrição geral da comunidade, seleccione Acções da comunidade > Abandonar comunidade. Nota: O proprietário empresarial de uma comunidade não poderá abandonar a mesma. 2. Faça clique em OK para confirmar que pretende ser remoido da filiação da comunidade. Resultados A comunidade já não será apresentada no separador As minhas comunidades. Tarefas relacionadas Participar em comunidades na página 77 Participe numa comunidade dedicada a um assunto pelo qual se interessa e comece a colaborar. Como faço para adicionar membros a uma comunidade? Como proprietário de uma comunidade, pode adicionar membros à sua comunidade em qualquer altura. Pode conidar pessoas para a comunidade e, se a comunidade for moderada, pode decidir aceitar ou rejeitar os pedidos de filiação recebidos. Pode adicionar ários membros ao mesmo tempo, utilizando a ferramenta de importação na página Membros. 86 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

91 Tarefas relacionadas Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Gerir filiação em comunidades na página 106 Como proprietário de uma comunidade, é da sua responsabilidade gerir a filiação da mesma. Por exemplo, poderá necessitar ocasionalmente de alterar a função de um membro da comunidade, caso pretenda aumentar ou restringir as alterações que estes podem efectuar ao conteúdo da comunidade. Da mesma forma, se um membro da comunidade não for um contribuinte actio e já não necessitar de ser membro, poderá pretender considerar a hipótese de remoer o mesmo da lista de filiação. Referências relacionadas Que acções posso realizar como proprietário de uma comunidade? na página 94 Descubra quais as acções que pode realizar numa comunidade caso seja proprietário dessa comunidade. Adicionar membros com interesses comuns à sua comunidade Como proprietário da comunidade, pode expandir a comunidade ao adicionar noos membros. Adicionar pessoas a uma comunidade automaticamente torna-os membros da comunidade. Se pretender dar às pessoas a opção de se tornarem membros da comunidade, poderá considerar conidá-los para participarem na comunidade. É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para adicionar noos membros à mesma. Não existe qualquer limite de tamanho para uma comunidade e, por conseguinte, pode adicionar o número de membros que pretender. Para adicionar noos membros a uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. No separador As minhas comunidades, seleccione a comunidade à qual pretende adicionar membros. 2. Faça clique em Membros na área de naegação. 3. Faça clique em Adicionar membros. Para adicionar membros regulares à comunidade, seleccione Pessoa na lista pendente Membros e, em seguida, introduza os nomes das pessoas que pretende adicionar no campo Membros. A memorização de teclas preê o nome que está a introduzir atraés da comparação com os nomes presentes no directório ou lista de contactos da sua organização. Caso seja proposto o nome que pretende, faça clique para adicionar o mesmo. Caso contrário, introduza o endereço de correio electrónico da pessoa e faça clique no ícone do sinal de adição. Se a comunidade for externa e introduzir um endereço de correio electrónico de uma pessoa não pertencente à organização, será solicitado que enie a essa pessoa um conite após ter guardado a lista de filiação. Os membros conidados têm de começar por aceitar o conite para participarem no LotusLie como utilizadores conidados, para que possam aceder às comunidades às quais tenham sido adicionados como membros. Capítulo 3. Comunidades 87

92 Para adicionar proprietários da comunidade, faça clique na seta para baixo no segundo campo junto a Membros e seleccione Proprietários. Em seguida, introduza os nomes das pessoas que pretende adicionar no campo Proprietários. Nota: Os proprietários da comunidade têm a capacidade de editar a comunidade. Para adicionar grupos a uma comunidade, seleccione Grupos na lista pendente Membros e, em seguida, introduza os nomes dos grupos que pretende adicionar no campo Membros. A memorização de teclas preê o nome que está a introduzir atraés da comparação com os nomes presentes no directório ou lista de contactos da sua organização. Caso seja proposto o nome que pretende, faça clique para adicionar o mesmo. Em alternatia, pode procurar um grupo específico, fazendo clique em Pesquisar grupos e, em seguida, introduzindo uma palara-chae para o grupo e fazendo clique em Localizar grupos. Faça clique no grupo pretendido e, em seguida, faça clique em Adicionar. Caso o grupo contenha grupos imbricados, pode adicionar o grupo ascendente ou seleccionar um grupo imbricado. Utilize o percurso de naegação por cima do selector de grupo para alternar entre níeis de grupos imbricados. Não é possíel adicionar grupos como proprietários de comunidades. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. 4. Faça clique em Guardar. Resultados Os noos membros recebem uma notificação por correio electrónico com a informação de que foram adicionados à comunidade. As notificações de correio electrónico não são eniadas a grupos. Tarefas relacionadas Conidar pessoas para participar na comunidade Expanda a sua comunidade, conidando pessoas para se tornarem membros. Importar ários membros para uma comunidade em simultâneo para maior economia de tempo na página 92 Pode adicionar ários membros à comunidade em simultâneo, utilizando a ferramenta de importação na página Membros. É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para importar membros para a mesma. Conidar pessoas para participar na comunidade Expanda a sua comunidade, conidando pessoas para se tornarem membros. Como proprietário de uma comunidade, pode contactar pessoas que considere estarem interessados em participar na sua comunidade, conidando-os para se tornarem membros. Os conidados recebem uma notificação por correio electrónico com o conite para participarem na comunidade, o qual poderá ser aceite ou rejeitado. Apenas pode conidar pessoas para participarem como membros regulares de uma comunidade, não sendo possíel conidá-los para participarem como proprietários da comunidade. 88 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

93 Se a comunidade não permitir membros externos à organização, não poderá conidar pessoas externas para participarem na comunidade. Para ser membro de uma subcomunidade, uma pessoa ou grupo tem de ser membro da comunidade ascendente. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Para conidar pessoas para participarem numa comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir do separador As minhas comunidades, seleccione a comunidade para a qual pretende conidar noos membros. 2. Faça clique em Membros na área de naegação. 3. Faça clique em Conidar membros. 4. Introduza os nomes das pessoas que pretende conidar no campo Membros. A memorização de teclas preê o nome que está a introduzir atraés da comparação do mesmo com os nomes existentes no directório da sua organização. Caso seja proposto o nome que pretende, faça clique para adicionar o mesmo. Se a comunidade for externa e introduzir um endereço de correio electrónico de uma pessoa não pertencente à organização, será solicitado que enie a essa pessoa um conite. 5. Faça clique em Eniar conites. Como proceder a seguir Pode isualizar todos os conites pendentes para uma comunidade a partir do separador Conites na página Membros de uma comunidade. O separador apresenta informações acerca da data em que cada conite foi eniado e quem foi a pessoa responsáel pelo enio. Tarefas relacionadas Adicionar membros com interesses comuns à sua comunidade na página 87 Como proprietário da comunidade, pode expandir a comunidade ao adicionar noos membros. Adicionar pessoas a uma comunidade automaticamente torna-os membros da comunidade. Se pretender dar às pessoas a opção de se tornarem membros da comunidade, poderá considerar conidá-los para participarem na comunidade. Eniar conites em lote para disponibilizar a filiação a árias pessoas Enie uma mensagem de correio electrónico de lote para conidar árias pessoas para participarem na comunidade, utilizando a ferramenta de importação na página Membros. Apenas pode conidar pessoas para participarem como membros regulares de uma comunidade, não sendo possíel conidá-los para participarem como proprietários da comunidade. Antes de começar Para eniar uma mensagem de correio electrónico em lote para conidar árias pessoas para participar numa comunidade, o utilizador tem de ser o proprietário de uma comunidade. Capítulo 3. Comunidades 89

94 Não existe limite definido para o número de membros que pode conidar para participar numa comunidade. No entanto, este poderá estar limitado pela quantidade de memória disponíel no seridor. Não é possíel reeniar ou anular conites de lote para uma comunidade utilizando as opções disponíeis no separador Conites na página Membros. Para conidar ários utilizadores para participarem numa comunidade, execute os passos que se seguem. 1. Abra a página Membros da comunidade para a qual pretende conidar outros utilizadores. 2. Faça clique em Importar membros. 3. Seleccione Conidar pessoas para esta comunidade. 4. Execute uma das seguintes acções: Para conidar pessoas utilizando os respectios endereços de correio electrónico: a. Seleccione Introduzir endereços de correio electrónico separados por írgulas. b. Introduza os endereços de correio electrónico das pessoas que pretende conidar e faça clique em Importar. Importante: O formato do endereço de correio electrónico tem de corresponder ao formato dos registos do perfil no directório de LDAP ou na base de dados de Perfis. Se utilizar um endereço de correio electrónico não álido, ou seja, que não corresponda ao formato utilizado nos registos do perfil, é apresentado um erro na interface do utilizador. Para conidar pessoas utilizando detalhes de correio electrónico num ficheiro (CSV): a. Faça clique em Seleccionar um ficheiro CSV de endereços de correio electrónico. b. Faça clique em Pesquisar para localizar o ficheiro CSV que contém os endereços de correio electrónico das pessoas que pretende conidar e, em seguida, faça clique em Importar. Eniar noamente conites para comunidades como lembretes para participar Pode relembrar os outros utilizadores relatiamente a conites pendentes para participarem na comunidade atraés do reenio da notificação do conite. Antes de começar É necessário que seja o proprietário da comunidade para reeniar conites para comunidades. Pode isualizar todos os conites pendentes para uma comunidade a partir do separador Conites na página Membros de uma comunidade. O separador apresenta informações acerca da data em que cada conite foi eniado e quem foi a pessoa responsáel pelo enio. 90 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

95 Se notar que alguns conites permanecem pendentes ao fim de algum tempo, pode relembrar os conidados acerca dos mesmos, reeniando a notificação original. Para reeniar um conite para uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir da página Descrição geral, faça clique em Membros. 2. Faça clique no separador Conites. 3. Seleccione a pessoa à qual pretende eniar outro conite e, em seguida, faça clique em Reeniar. Anular conites pendentes para comunidades Se conidar alguém para participar numa comunidade e mais tarde mudar de ideias, pode cancelar o conite enquanto este ainda permanecer pendente. Antes de começar É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para anular conites para essa comunidade. Se estier a conidar pessoas para participar numa comunidade e eniar um conite para a pessoa errada por acidente, pode anular o conite, desde que a pessoa ainda não o tenha aceite. Pode isualizar todos os conites pendentes para uma comunidade a partir do separador Conites na página Membros de uma comunidade. O separador apresenta informações acerca da data em que cada conite foi eniado e quem foi a pessoa responsáel pelo enio. Para anular um conite para uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir da página Descrição geral, faça clique em Membros. 2. Faça clique no separador Conites. 3. Seleccione o conite que pretende cancelar e faça clique em Anular. 4. Faça clique em OK para confirmar que pretende anular o conite. Resultados O conite anulado é remoido do separador Conites. Se a pessoa conidada abrir a notificação original do conite e fizer clique em Participar nesta comunidade, será apresentada uma mensagem com a informação de que o conite foi anulado. Capítulo 3. Comunidades 91

96 Tarefas relacionadas Gerir filiação em comunidades na página 106 Como proprietário de uma comunidade, é da sua responsabilidade gerir a filiação da mesma. Por exemplo, poderá necessitar ocasionalmente de alterar a função de um membro da comunidade, caso pretenda aumentar ou restringir as alterações que estes podem efectuar ao conteúdo da comunidade. Da mesma forma, se um membro da comunidade não for um contribuinte actio e já não necessitar de ser membro, poderá pretender considerar a hipótese de remoer o mesmo da lista de filiação. Aceitar pedidos de filiação Se for o proprietário de uma comunidade moderada, receberá uma notificação por correio electrónico sempre que alguém solicitar participar na comunidade. Caso não pretenda aceitar um pedido de filiação, pode ignorar ou eliminar a notificação do pedido. Para aceitar um pedido de filiação, adicione o remetente da mensagem de correio electrónico à comunidade na qual este pretende participar, executando os passos que se seguem. 1. Abra o pedido de correio electrónico e faça clique em Adicionar esta pessoa como membro. É apresentado o formulário Adicionar membros, e o nome da pessoa que solicitou a filiação é automaticamente adicionado ao campo Membros. 2. Faça clique em Guardar para adicionar a pessoa à comunidade. Resultados O noo membro recebe uma notificação por correio electrónico com a informação de que foi adicionado à comunidade. Importar ários membros para uma comunidade em simultâneo para maior economia de tempo Pode adicionar ários membros à comunidade em simultâneo, utilizando a ferramenta de importação na página Membros. É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para importar membros para a mesma. Antes de começar Não existe limite predefinido para o número de membros que pode importar para uma comunidade. No entanto, este poderá estar limitado pela quantidade de memória disponíel no seridor. Não é possíel importar um membro externo à organização para uma comunidade com acesso aberto ou moderado. No entanto, é possíel importar um membro externo à organização para uma comunidade restrita. Para importar membros para uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. Abra a página Membros da comunidade para a qual pretende importar os membros. 92 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

97 2. Faça clique em Importar membros. 3. Certifique-se de que a opção Adicionar pessoas à comunidade se encontra seleccionada. 4. Seleccione uma função de filiação para os noos membros, a partir da lista Adicionar pessoas à comunidade como. É atribuída a mesma função a todos os membros. 5. Execute uma das seguintes acções: Para importar pessoas utilizando os endereços de correio electrónico: a. Seleccione Introduzir endereços de correio electrónico separados por írgulas. b. Introduza os endereços de correio electrónico das pessoas que pretende importar e faça clique em Importar. Importante: O formato do endereço de correio electrónico tem de corresponder ao formato dos registos do perfil no directório de LDAP ou na base de dados de Perfis. Se utilizar um endereço de correio electrónico não álido, ou seja, que não corresponda ao formato utilizado nos registos do perfil, é apresentado um erro na interface do utilizador. Para importar membros a partir de um ficheiro com alores separados por írgulas (CSV, Comma-Separated Value): a. Faça clique em Seleccionar um ficheiro CSV de endereços de correio electrónico. b. Faça clique em Pesquisar para localizar o ficheiro CSV que contém as informações que pretende importar e, em seguida, faça clique em Importar. Nota: Caso a comunidade seja externa e introduzir um endereço de correio electrónico de uma pessoa externa à sua organização, ou caso o ficheiro contenha um endereço de correio electrónico para uma pessoa externa à organização, ser-lhe-á solicitado que enie a essa pessoa um conite de conidado após fazer clique em Importar. Os membros conidados têm, em primeiro lugar, de aceitar o conite para participarem no LotusLie como um utilizador conidado, antes de poderem aceder às comunidades para as quais foram importados como membros. Tarefas relacionadas Adicionar membros com interesses comuns à sua comunidade na página 87 Como proprietário da comunidade, pode expandir a comunidade ao adicionar noos membros. Adicionar pessoas a uma comunidade automaticamente torna-os membros da comunidade. Se pretender dar às pessoas a opção de se tornarem membros da comunidade, poderá considerar conidá-los para participarem na comunidade. Funções de filiação da comunidade As acções que podem se realizadas nas Comunidades dependem da função que for atribuída ao utilizador. Descubra o que pode fazer como proprietário ou membro de uma comunidade. Sugestão: As Comunidades fornecem uma forma fácil para ordenar as suas comunidades por função de filiação. Abra o separador As minhas comunidades e seleccione uma das seguintes opções: Sou um membro. Apresenta as comunidades das quais o utilizador é membro. Capítulo 3. Comunidades 93

98 Sou um proprietário. Apresenta as comunidades que criou ou das quais é proprietário. Sempre que cria uma comunidade, é automaticamente designado como o proprietário empresarial. Um proprietário empresarial pode executar qualquer acção que um proprietário de comunidade pode executar, mas pode também transferir a propriedade empresarial para outra pessoa. Que acções posso realizar como proprietário de uma comunidade? Descubra quais as acções que pode realizar numa comunidade caso seja proprietário dessa comunidade. Sugestão: Se tier dúidas quanto à sua função numa comunidade, abra a página Membros e procure o seu nome ou o nome do grupo a que pertence. A sua função é apresentada por baixo do seu nome ou do nome do grupo. Para além das tarefas que um membro regular da comunidade pode realizar, os proprietários da comunidade podem executar as seguintes acções de gestão: Tabela 11. Tarefas de gestão Tipo de tarefa O proprietário da comunidade pode Gestão da comunidade Eliminar a comunidade Actualizar o nome da comunidade Actualizar a descrição da comunidade Alterar o níel de acesso da comunidade Transferir uma imagem para associar à comunidade Adicionar e remoer etiquetas da comunidade Editar e eliminar conteúdo da comunidade Criar, editar e eliminar subcomunidades Gestão da filiação Adicionar e remoer membros. Conidar noos membros Alterar a função dos membros Importar membros da comunidade Gestão de mecanismos Adicionar mecanismos Editar definições dos mecanismos Moer mecanismos Ocultar mecanismos Eliminar mecanismos Os proprietários das Comunidades também podem executar as seguintes tarefas quando trabalharem com recursos da comunidade. 94 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

99 Tabela 12. Tarefas de mecanismos de comunidades Recurso O proprietário da comunidade pode Actiidades Editar e eliminar actiidades das comunidades Assinalar actiidades como concluídas Adicionar e remoer membros (atraés da actualização da filiação da comunidade) Marcadores Editar e eliminar marcadores das comunidades Ficheiros Actualizar e remoer quaisquer ficheiros de comunidade da comunidade Fóruns Criar, editar e eliminar fóruns da comunidade Editar, moer, bloquear, marcar e eliminar tópicos de fórum O proprietário empresarial da comunidade Sempre que cria uma comunidade, é automaticamente designado como o proprietário empresarial. Uma comunidade tem apenas um proprietário empresarial. Como proprietário empresarial, pode executar qualquer acção que um proprietário de comunidade pode executar, mas pode também transferir a propriedade empresarial para outra pessoa. Capítulo 3. Comunidades 95

100 Conceitos relacionados Gerir as comunidades na página 100 Como proprietário de uma comunidade, pode editá-la de forma a permitir a actualização das informações básicas da comunidade ou das aplicações associadas à mesma. Se a comunidade já não for necessária, ou caso tenha sido criada por engano, pode eliminá-la. Como faço para adicionar membros a uma comunidade? na página 86 Como proprietário de uma comunidade, pode adicionar membros à sua comunidade em qualquer altura. Pode conidar pessoas para a comunidade e, se a comunidade for moderada, pode decidir aceitar ou rejeitar os pedidos de filiação recebidos. Pode adicionar ários membros ao mesmo tempo, utilizando a ferramenta de importação na página Membros. Tarefas relacionadas Adicionar mecanismos à sua comunidade para disponibilizar funcionalidades adicionais na página 97 Adicione mecanismos à sua comunidade, de modo a disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. É necessário que seja o proprietário da comunidade para adicionar ou remoer mecanismos de uma comunidade. Referências relacionadas Que acções posso realizar como membro de uma comunidade? Descubra quais as acções que pode realizar numa comunidade caso seja membro dessa comunidade. Trabalhar com actiidades de comunidades na página 134 Utilize as actiidades para organizar informações e tarefas relacionadas com a comunidade. Trabalhar com marcadores da comunidade na página 109 Adicione marcadores para disponibilizar recursos da Web úteis, directamente a partir da comunidade. Trabalhar com ficheiros da comunidade na página 126 Transferir, partilhar e trabalhar com ficheiros de comunidade utilizando o mecanismo dos Ficheiros. Trabalhar com fóruns de comunidades na página 111 Utilize o fórum da comunidade para publicar tópicos para debate e partilhar ideias. Que acções posso realizar como membro de uma comunidade? Descubra quais as acções que pode realizar numa comunidade caso seja membro dessa comunidade. Sugestão: Se tier dúidas quanto à sua função numa comunidade, abra a página Membros e procure o seu nome ou o nome do grupo a que pertence. A sua função é apresentada por baixo do seu nome ou do nome do grupo. Como membro de uma comunidade, pode executar as seguintes tarefas gerais: Visualizar conteúdo da comunidade Visualizar detalhes da filiação na comunidade Eniar mensagens de correio electrónico à comunidade Abandonar a comunidade Os membros da comunidade também podem executar as acções que se seguem quando utilizarem recursos pertencentes à comunidade. 96 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

101 Tabela 13. Acções de membros de comunidades Recurso Os membros da comunidade podem Actiidades Iniciar actiidades da comunidade Contribuir para as actiidades da comunidade dos quais sejam membros Marcadores Adicionar marcadores Editar e eliminar marcadores que tenham adicionado Ficheiros Descarregar ficheiros Partilhar ficheiros Transferir noas ersões de ficheiros Fóruns Criar tópicos de fórum. Editar e eliminar tópicos de fórum que tenham adicionado Responder aos tópicos de fórum de outras pessoas Editar e eliminar respostas que tenham efectuado a tópicos de fórum Moer os tópicos de fórum que tenham criado para outro fórum. Referências relacionadas Que acções posso realizar como proprietário de uma comunidade? na página 94 Descubra quais as acções que pode realizar numa comunidade caso seja proprietário dessa comunidade. Trabalhar com actiidades de comunidades na página 134 Utilize as actiidades para organizar informações e tarefas relacionadas com a comunidade. Trabalhar com marcadores da comunidade na página 109 Adicione marcadores para disponibilizar recursos da Web úteis, directamente a partir da comunidade. Trabalhar com ficheiros da comunidade na página 126 Transferir, partilhar e trabalhar com ficheiros de comunidade utilizando o mecanismo dos Ficheiros. Trabalhar com fóruns de comunidades na página 111 Utilize o fórum da comunidade para publicar tópicos para debate e partilhar ideias. Adicionar mecanismos à sua comunidade para disponibilizar funcionalidades adicionais Adicione mecanismos à sua comunidade, de modo a disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. É necessário que seja o proprietário da comunidade para adicionar ou remoer mecanismos de uma comunidade. Capítulo 3. Comunidades 97

102 Os mecanismos são representações autónomas de software baseadas em HTML. Ao adicionar um mecanismo a uma comunidade, é criada uma associação entre essa comunidade e a aplicação do mecanismo. A filiação entre a comunidade e a aplicação do mecanismo é sincronizada e as ligações à totalidade da aplicação do mecanismo são criadas na interface do utilizador da comunidade, de modo a que possa localizar facilmente e trabalhar com a totalidade da aplicação. É publicado um resumo da actiidade mais recente na página Descrição geral da comunidade, e poderá aceder à aplicação completa em qualquer altura, fazendo clique na ligação correspondente na barra de naegação. Ao criar uma comunidade, esta apresenta o mecanismo Ficheiros por predefinição. Pode personalizar a sua comunidade adicionando mecanismos adicionais. Por exemplo, a adição do mecanismo Fóruns faculta aos membros um local para publicar tópicos de debate e para partilhar ideias. A paleta de conteúdo apresenta a selecção completa de mecanismos disponibilizados pelo administrador para utilização nas Comunidades. Para adicionar um mecanismo à comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir da página Descrição geral de uma comunidade, seleccione Acções da comunidade > Personalizar para a abrir a paleta de conteúdo. 2. Faça clique num mecanismo para adicionar o mesmo à comunidade. 3. Opcional: Faça clique em Fechar paleta no canto superior direito, para fechar a paleta. Resultados É adicionada uma secção que contém o mecanismo à área principal da janela da página Descrição geral e é apresentada uma ligação à totalidade da aplicação do mecanismo na barra lateral da naegação. 98 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

103 Tarefas relacionadas Adicionar fóruns a uma comunidade na página 112 Pode ter um ou mais fóruns na comunidade para organizar debates de comunidade em torno de diferentes áreas de interesse. Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Referências relacionadas Que acções posso realizar como proprietário de uma comunidade? na página 94 Descubra quais as acções que pode realizar numa comunidade caso seja proprietário dessa comunidade. Moer mecanismos de comunidades Após adicionar mecanismos a uma comunidade, pode moê-los para encontrar um esquema mais adequado às necessidades da comunidade. Antes de começar É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para moer um mecanismo dessa comunidade. Pode personalizar o esquema da página Descrição geral para satisfazer as necessidades da comunidade. Nota: Não é possíel moer o conteúdo de um mecanismo, apenas o mecanismo em si. Para moer um mecanismo, execute os passos que se seguem. 1. Faça clique na barra de título do mecanismo e arraste o mecanismo para uma noa localização na página. 2. Solte o botão do rato para acoplar o mecanismo na localização pretendida. Trabalhar com mecanismos de comunidades Utilize as opções disponíeis no menu de acção do mecanismo para interagir com os mecanismos na comunidade. As acções que pode efectuar dependem da sua função dentro da comunidade. Antes de começar É necessário que seja o proprietário da comunidade para editar, ocultar, moer ou remoer mecanismos de uma comunidade. A partir da página Descrição geral da comunidade, faça clique no ícone Acções na barra de título do mecanismo com que pretende trabalhar e, em seguida, execute um dos seguintes procedimentos: Para expandir ou contrair o conteúdo do mecanismo, seleccione Maximizar ou Minimizar. Capítulo 3. Comunidades 99

104 Para actualizar a apresentação do mecanismo, seleccione Actualizar. Para remoer temporariamente o mecanismo da comunidade, seleccione Ocultar. O mecanismo poderá ser reactiado em qualquer altura, seleccionando Acções da comunidade > Personalizar e, em seguida, escolha o mecanismo a partir da secção Oculto da paleta de conteúdo. Ao ocultar um mecanismo, as informações que já tenha adicionado não serão eliminadas. Caso adicione de noo o mecanismo à comunidade, quaisquer informações anteriormente adicionadas serão restauradas na comunidade. Nota: Ao ocultar o mecanismo Marcadores, o mecanismo Marcadores importantes também será oculto. Para remoer permanentemente o mecanismo da comunidade, seleccione Remoer. Ao seleccionar esta opção, quaisquer informações anteriormente adicionadas serão permanentemente eliminadas. Gerir as comunidades Nota: Se remoer o mecanismo Marcadores, o mecanismo Marcadores importantes é igualmente remoido. Como proprietário de uma comunidade, pode editá-la de forma a permitir a actualização das informações básicas da comunidade ou das aplicações associadas à mesma. Se a comunidade já não for necessária, ou caso tenha sido criada por engano, pode eliminá-la. 100 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

105 Tarefas relacionadas Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Referências relacionadas Que acções posso realizar como proprietário de uma comunidade? na página 94 Descubra quais as acções que pode realizar numa comunidade caso seja proprietário dessa comunidade. Editar comunidades Se for proprietário de uma comunidade, pode editar informações acerca da comunidade. Edite uma comunidade para alterar o respectio nome, descrição e etiquetas associadas. Pode também alterar a imagem associada à comunidade. Para editar uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir do separador As minhas comunidades, seleccione a comunidade que pretende editar. Se ainda não tier iniciado sessão, é solicitado que o faça. 2. Seleccione Acções de comunidade > Editar comunidade e execute os passos que se seguem, conforme necessário: a. Para alterar o nome da comunidade, introduza um noo nome no campo Nome. b. Para adicionar ou remoer etiquetas da comunidade, edite o conteúdo do campo Etiquetas. c. Para alterar o níel de acesso pretendido para a sua comunidade, especifique uma destas opções: Tabela 14. Níeis de acesso da comunidade Opção Restrita (as pessoas têm de ser conidadas para participar) Descrição Seleccione esta opção se pretender que a comunidade seja restrita, com filiação apenas por conite. Capítulo 3. Comunidades 101

106 Tabela 14. Níeis de acesso da comunidade (continuação) Opção Descrição Permitir que pessoas que não pertencem à minha organização se tornem membros desta comunidade Moderada (as pessoas na minha organização podem isualizar o conteúdo, mas têm de solicitar a participação) Lire (qualquer pessoa na minha organização pode participar) Se, inicialmente, tier optado por permitir membros externos na comunidade e pretender alterar a comunidade de modo a incluir apenas membros da organização, desmarque a opção Permitir que pessoas que não pertencem à minha organização se tornem membros desta comunidade. Se existirem membros externos que tenham sido adicionados, conidados ou que participem na comunidade, não poderá alterar esta opção. Tem de remoer membros externos e anular os conites de filiação externa para poder alterar uma comunidade externa para que seja interna. Após tornar uma comunidade externa numa comunidade interna, o ícone Externa é remoido do título da comunidade. Nota: Se tier criado uma comunidade que permita apenas membros internos, não terá a opção de alterar esta permissão. Seleccione esta opção se pretender que a comunidade seja aberta à sua organização e se pretender que os utilizadores solicitem a filiação. Seleccione esta opção se pretender que a comunidade seja lire e que qualquer pessoa na sua organização possa participar. d. Para alterar a descrição da comunidade, edite o conteúdo do campo Descrição. e. Para alterar a imagem associada à comunidade, faça clique em Transferir uma imagem de comunidade e pesquise a imagem que pretende transferir. 3. Quando tier concluído as alterações, faça clique em Guardar. 102 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

107 Conceitos relacionados Personalizar a sua comunidade para a diferenciar das restantes na página 108 A personalização da sua comunidade é uma forma de a diferenciar das restantes comunidades. As opções de personalização possíeis incluem a associação de uma imagem distinta à comunidade e a adição de componentes que conferem funcionalidades adicionais à comunidade. É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para personalizar a mesma. Tarefas relacionadas Gerir actiidades da comunidade na página 138 Depois de adicionar o mecanismo Actiidades à comunidade, pode editar os detalhes das actiidades, moer e ocultar o mecanismo ou, se o mesmo já não for necessário, remoer o mecanismo da comunidade. Gerir o mecanismo Ficheiros na página 133 Após adicionar o mecanismo Ficheiros a uma comunidade, pode actualizar o mecanismo para apresentar as actualizações a ficheiros mais recentes, ocultar o mecanismo ou remoer o mesmo da comunidade, caso este já não seja necessário. Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Eliminar comunidades das quais é proprietário Se uma comunidade já não tier um objectio ou caso se tenha tornado inactia, poderá considerar a eliminação da mesma. Antes de começar Tem de ser proprietário de uma comunidade ou um proprietário empresarial para poder eliminar uma comunidade. Antes de eliminar uma comunidade, deerá certificar-se de que esta não está a ser utilizada de forma actia por qualquer membro. Além disso, é necessário erificar se existem quaisquer actiidades associadas à comunidade. A eliminação de actiidades da comunidade é efectuada automaticamente ao eliminar a comunidade associada. Para eliminar uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. No separador As minhas comunidades, abra a comunidade que pretende eliminar. Se ainda não tier iniciado sessão, é solicitado que o faça. 2. Seleccione Acções da comunidade > Eliminar comunidade. 3. Faça clique em OK para confirmar que pretende eliminar a comunidade. Resultados A comunidade é remoida do separador As minhas comunidades. Capítulo 3. Comunidades 103

108 Tarefas relacionadas Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Criar subcomunidades Crie uma subcomunidade sempre que pretender conidar um subconjunto de membros de uma comunidade existente. Antes de começar Tem de ser proprietário de uma comunidade ou um proprietário empresarial para criar uma subcomunidade. Ao criar uma subcomunidade, todos os proprietários da comunidade tornam-se automaticamente proprietários da subcomunidade. O proprietário empresarial da comunidade ascendente torna-se igualmente no proprietário empresarial da noa subcomunidade. A subcomunidade tem exactamente as mesmas funcionalidades da comunidade ascendente, é apresentada na página As minhas comunidades, e pode editá-la, adicionar mecanismos e realizar as mesmas acções que poderia realizar na comunidade ascendente. A criação de subcomunidades é uma forma particularmente útil de organizar os membros da comunidade em grupos mais pequenos com diferentes áreas de interesse. Ao criar subcomunidades, pode partilhar informações e colaborar com um conjunto mais específico de utilizadores, mantendo os mesmos objectios da comunidade ascendente. Pode adicionar tantas subcomunidades a uma comunidade quantas pretender. Nota: Não é possíel criar subcomunidades imbricadas dentro de uma comunidade, e não é possíel adicionar uma comunidade existente como subcomunidade de outra comunidade. Para criar uma subcomunidade, execute os passos que se seguem. 1. Abra a comunidade à qual pretende adicionar uma subcomunidade. 2. A partir da página Descrição geral, seleccione Acções da comunidade > Criar subcomunidade. 3. Necessário: Introduza um nome para a subcomunidade no campo Nome. 4. Introduza uma ou mais etiquetas no campo Etiquetas. 5. Necessário: Especifique o níel de acesso que pretende para esta comunidade. As opções de acesso disponíeis dependem do níel de acesso da comunidade ascendente. Se a comunidade ascendente for lire, a subcomunidade poderá ter acesso aberto, moderado ou restrito. Se a comunidade ascendente for moderada, a subcomunidade pode ter acesso moderado ou restrito. Se a comunidade ascendente for restrita, a subcomunidade terá de ter acesso igualmente restrito. 6. Adicione membros à subcomunidade atraés de um dos seguintes passos: 104 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

109 Para adicionar um subconjunto da filiação da comunidade ascendente à subcomunidade, introduza os nomes das pessoas ou grupos que pretende adicionar no campo Membros fornecido. Para adicionar todos os membros da comunidade ascendente à subcomunidade, faça clique em Adicionar todos os membros desta comunidade à noa subcomunidade. Nota: Para ser membro de uma subcomunidade, uma pessoa tem de ser membro da comunidade ascendente. 7. Introduza uma descrição para a subcomunidade no campo Descrição. 8. Para transferir uma imagem para a subcomunidade, faça clique em Transferir uma imagem de comunidade e pesquise uma imagem. 9. Faça clique em Guardar para guardar a subcomunidade. Resultados A subcomunidade será criada como descendente da comunidade ascendente. É fornecida uma ligação para a comunidade ascendente, acima do cartão da comunidade, no canto superior esquerdo da página Descrição geral da comunidade. É adicionada uma ligação Subcomunidades na barra lateral de naegação da comunidade ascendente, de modo a permitir abrir a subcomunidade a partir da comunidade ascendente. Pode também aceder às subcomunidades a partir do separador As minhas comunidades. Como proceder a seguir Pode adicionar conteúdo, editar, personalizar e eliminar e trabalhar com subcomunidades exactamente da mesma forma como faria com uma comunidade normal. Se estier a criar árias subcomunidades dentro de uma comunidade, considere adicionar o mecanismo Subcomunidades à comunidade ascendente. Este mecanismo permite isualizar todas as subcomunidades de uma só ez, bem como naegar facilmente até elas a partir da comunidade ascendente. Capítulo 3. Comunidades 105

110 Conceitos relacionados Personalizar a sua comunidade para a diferenciar das restantes na página 108 A personalização da sua comunidade é uma forma de a diferenciar das restantes comunidades. As opções de personalização possíeis incluem a associação de uma imagem distinta à comunidade e a adição de componentes que conferem funcionalidades adicionais à comunidade. É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para personalizar a mesma. Tarefas relacionadas Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Editar comunidades na página 101 Se for proprietário de uma comunidade, pode editar informações acerca da comunidade. Eliminar comunidades das quais é proprietário na página 103 Se uma comunidade já não tier um objectio ou caso se tenha tornado inactia, poderá considerar a eliminação da mesma. Adicionar mecanismos à sua comunidade para disponibilizar funcionalidades adicionais na página 97 Adicione mecanismos à sua comunidade, de modo a disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. É necessário que seja o proprietário da comunidade para adicionar ou remoer mecanismos de uma comunidade. Gerir filiação em comunidades Como proprietário de uma comunidade, é da sua responsabilidade gerir a filiação da mesma. Por exemplo, poderá necessitar ocasionalmente de alterar a função de um membro da comunidade, caso pretenda aumentar ou restringir as alterações que estes podem efectuar ao conteúdo da comunidade. Da mesma forma, se um membro da comunidade não for um contribuinte actio e já não necessitar de ser membro, poderá pretender considerar a hipótese de remoer o mesmo da lista de filiação. Antes de começar Tem de ser proprietário de uma comunidade para editar as funções de filiação. Para remoer alguém da filiação de uma comunidade, tem de ser proprietário de uma comunidade ou o membro que se pretende remoer. Os membros de comunidades podem auto-remoer-se da filiação de uma comunidade, seleccionando Acções da comunidade > Abandonar comunidade. No entanto, os utilizadores que sejam membros de uma comunidade atraés de um grupo não podem abandonar essa comunidade. Nota: A função de grupo está disponíel a pedido. Contacte o administrador da sua organização para obter informações. Para gerir a filiação numa comunidade, execute os passos que se seguem. 1. No separador As minhas comunidades, faça clique numa comunidade para abrir a respectia página Descrição geral. Se ainda não tier iniciado sessão, é solicitado que o faça. 106 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

111 2. Faça clique em Membros na área de naegação e efectue um dos seguintes procedimentos. Para alterar uma função de filiação: Faça clique em Editar junto ao membro cuja função pretende alterar. Seleccione uma função e faça clique em Guardar. Nota: Não é possíel alterar a função de um grupo. Para eliminar um membro: Faça clique em Remoer junto ao membro que pretende remoer. Faça clique em OK para confirmar a alteração. Resultados Os membros recebem uma notificação por correio electrónico, que os informa acerca de eentuais alterações no estado da sua filiação. As notificações de correio electrónico não são eniadas a grupos. Conceitos relacionados Como faço para adicionar membros a uma comunidade? na página 86 Como proprietário de uma comunidade, pode adicionar membros à sua comunidade em qualquer altura. Pode conidar pessoas para a comunidade e, se a comunidade for moderada, pode decidir aceitar ou rejeitar os pedidos de filiação recebidos. Pode adicionar ários membros ao mesmo tempo, utilizando a ferramenta de importação na página Membros. Alterar o proprietário empresarial de uma comunidade O utilizador tem de ser o proprietário empresarial actual para poder transferir a propriedade empresarial de uma comunidade para outro membro. A pessoa que cria uma comunidade torna-se no proprietário empresarial dessa comunidade. Cada comunidade tem de ter um proprietário empresarial e apenas pode existir um proprietário empresarial em cada comunidade. O proprietário empresarial pode executar qualquer uma das acções que o proprietário de uma comunidade pode executar. O proprietário empresarial pode também transferir a função de propriedade empresarial para outro membro da comunidade com uma conta actia do LotusLie. O membro tem de ser um membro da mesma organização. Capítulo 3. Comunidades 107

112 Nota: Não é possíel transferir a propriedade empresarial para um membro conidado da comunidade, e um conidado que seja proprietário empresarial não pode transferir a propriedade empresarial. Siga estes passos para alterar o proprietário empresarial de uma comunidade. 1. A partir do separador As minhas comunidades, faça clique numa comunidade para abrir a respectia página de Descrição geral. 2. Faça clique em Membros na área de naegação. 3. Opcional: Se a sua comunidade for de grandes dimensões e conhecer o nome do membro, faça clique em Localizar um membro e comece a introduzir o nome do membro. A memorização de teclas filtra os nomes no directório da organização. 4. Faça clique em Editar junto ao membro cuja função pretende alterar para proprietário empresarial. 5. Faça clique em Proprietário empresarial e, em seguida, faça clique em Guardar. 6. Faça clique em OK para confirmar a alteração. Resultados A sua função foi alterada para proprietário e o membro que seleccionou é agora o proprietário empresarial. Personalizar a sua comunidade para a diferenciar das restantes A personalização da sua comunidade é uma forma de a diferenciar das restantes comunidades. As opções de personalização possíeis incluem a associação de uma imagem distinta à comunidade e a adição de componentes que conferem funcionalidades adicionais à comunidade. É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para personalizar a mesma. Existem árias formas atraés das quais é possíel personalizar a comunidade: Adicionar uma imagem. Uma imagem apelatia pode ser uma forma poderosa de atrair as atenções para a sua comunidade, bem como potenciais membros. A imagem que adicionar à comunidade é apresentada no cartão de isita da comunidade, o qual reflecte a identidade e os interesses da comunidade quando apresentado fora da aplicação Comunidades. Ao associar uma imagem com significado à comunidade, pode fornecer uma marca de personalização à mesma, que será exclusia para os membros da comunidade. Pode adicionar uma imagem quando criar a comunidade ou pode editar a comunidade para adicionar uma noa imagem. Adicionar funcionalidade melhorada. Pode personalizar a funcionalidade da comunidade ao adicionar conteúdo que reflecte os ários aspectos e as áreas de maior interesse da comunidade. Por exemplo, se a organização do olume de trabalho dos projectos for uma prioridade, a adição do mecanismo Actiidades permite criar um espaço onde os membros podem trabalhar em documentos do projecto com uma duração fixa, atribuir e concluir tarefas, bem como partilhar recursos. Se a colaboração for um objectio importante para a sua comunidade, poderá pretender utilizar o mecanismo Ficheiros para permitir aos membros partilhar ficheiros e trabalhar em conjunto em documentos de projectos. 108 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

113 Alterar o esquema. Pode dispor a página Descrição geral da comunidade, de modo a dar prioridade a funcionalidades específicas. Por exemplo, se o fórum de debate constituir a parte mais actia da comunidade, poderá colocá-lo na parte superior da página, de modo a dar prioridade ao mesmo e a assegurar que os membros isualizam as publicações mais recentes. Tarefas relacionadas Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Criar subcomunidades na página 104 Crie uma subcomunidade sempre que pretender conidar um subconjunto de membros de uma comunidade existente. Editar comunidades na página 101 Se for proprietário de uma comunidade, pode editar informações acerca da comunidade. Adicionar mecanismos à sua comunidade para disponibilizar funcionalidades adicionais na página 97 Adicione mecanismos à sua comunidade, de modo a disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. É necessário que seja o proprietário da comunidade para adicionar ou remoer mecanismos de uma comunidade. Trabalhar com marcadores da comunidade Adicione marcadores para disponibilizar recursos da Web úteis, directamente a partir da comunidade. Tarefas relacionadas Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Referências relacionadas Capítulo 3, Comunidades LotusLie, na página 73 Aproxime-se de pessoas com interesses semelhantes aos seus. Adicionar o mecanismo Marcadores para partilhar recursos da Web Adicione o mecanismo Marcadores, de modo a que o utilizador e os restantes membros da comunidade possam disponibilizar recursos da Web úteis directamente a partir da comunidade. Antes de começar Tem de ser proprietário de uma comunidade para adicionar o mecanismo Marcadores a uma comunidade. Quando o mecanismo Marcadores é adicionado a uma comunidade, o utilizador e os restantes membros da comunidade podem adicionar noos marcadores directamente à comunidade. Para adicionar o mecanismo Marcadores a uma comunidade, execute os seguintes passos: Capítulo 3. Comunidades 109

114 1. A partir da página Descrição geral da comunidade, seleccione Acções da comunidade > Personalizar para abrir a paleta de conteúdos. 2. Faça clique em Marcadores na paleta de conteúdo. 3. Opcional: Faça clique em Fechar paleta para fechar a paleta. Resultados A secção Marcadores é criada e apresentada na página Descrição geral da comunidade. É igualmente adicionada uma ligação Marcadores à barra lateral de naegação. Pode utilizar esta ligação para apresentar todos os marcadores associados à comunidade. Adicionar marcadores de sítios da Web releantes à sua comunidade Adicione marcadores a sítios da Web releantes para a sua comunidade, a partir da área de marcadores. Execute os seguintes passos para adicionar um marcador a partir da comunidade. 1. Faça clique em Marcadores na barra lateral da naegação e, em seguida, faça clique em Adicionar marcador. 2. Necessário: Introduza o endereço da Web do recurso que pretende marcar no campo URL. 3. Necessário: Introduza um nome para a ligação do marcador no campo Nome. 4. Adicione uma descrição para a ligação do marcador no campo Descrição. 5. Adicione uma ou mais etiquetas que descream o conteúdo da ligação do marcador. 6. Seleccione Adicionar aos Marcadores importantes para adicionar a ligação à lista de marcadores importantes na página Descrição geral da comunidade. 7. Faça clique em Guardar. Editar marcadores de uma comunidade Mantenha os marcadores da comunidade actualizados para assegurar a respectia utilidade e exactidão. Antes de começar Para editar um marcador de uma comunidade, é necessário que seja o proprietário de uma comunidade ou a pessoa que adicionou o marcador. Se uma página da Web à qual atribuiu um marcador tier sido transferida ou alterada, utilize o formulário Editar marcador para actualizar os detalhes do marcador. 1. Na comunidade que contém o marcador que pretende utilizar, faça clique em Marcadores na barra lateral da naegação. 2. Faça clique em Mais, junto ao marcador que pretende editar. 110 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

115 3. Faça clique em Editar para abrir o formulário Editar marcador. 4. Efectue as alterações necessárias e, em seguida, faça clique em Guardar. Eliminar marcadores de uma comunidade Se um marcador for inadequado ou já não estier funcional, pode remoê-lo da área de marcadores da comunidade. Antes de começar Para remoer um marcador de uma comunidade, é necessário que seja o proprietário dessa comunidade ou a pessoa que adicionou o marcador. Execute os passos que se seguem para remoer um marcador da comunidade. 1. Na página Descrição geral da comunidade, faça clique em Marcadores para obter a lista de marcadores da comunidade. 2. Faça clique em Mais, junto ao marcador que pretende remoer. 3. Faça clique em Eliminar. 4. Faça clique em OK para confirmar que pretende eliminar o marcador. Procurar marcadores numa comunidade Efectue procuras numa comunidade para localizar marcadores para recursos que tenham interesse. Pode procurar marcadores numa comunidade atraés de árias formas. A partir do separador Comunidades da <sua organização> ou do separador As minhas comunidades, seleccione uma comunidade para apresentar a respectia página de Descrição geral. Consulte os marcadores identificados por outros como úteis na área Marcadores importantes. Consulte os marcadores mais recentes na área Marcadores para localizar recursos que possa desconhecer. Para procurar um marcador dedicado a um tópico específico, faça clique na etiqueta que melhor representa o tópico na nuem de etiquetas da comunidade. Esta procura deole todos os marcadores na comunidade actual que utilizam essa etiqueta para identificar os respectios tópicos de interesse. Faça clique em Marcadores na área de naegação para isualizar uma lista de todos os marcadores associados à comunidade. Trabalhar com fóruns de comunidades Utilize o fórum da comunidade para publicar tópicos para debate e partilhar ideias. Capítulo 3. Comunidades 111

116 Tarefas relacionadas Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Trabalhar com mecanismos de comunidades na página 99 Utilize as opções disponíeis no menu de acção do mecanismo para interagir com os mecanismos na comunidade. As acções que pode efectuar dependem da sua função dentro da comunidade. Referências relacionadas Capítulo 3, Comunidades LotusLie, na página 73 Aproxime-se de pessoas com interesses semelhantes aos seus. Adicionar o mecanismo de Fóruns para que os membros da comunidade possam publicar tópicos de debate Adicione o mecanismo Fóruns, de modo a que o utilizador e os restantes proprietários da comunidade possam publicar tópicos para debate e partilhar ideias. Antes de começar Tem de ser proprietário de uma comunidade para adicionar o mecanismo Fóruns a uma comunidade. Para adicionar o mecanismo Fóruns a uma comunidade, execute os seguintes passos: 1. Na página Descrição geral da comunidade, seleccione Acções da comunidade > Personalizar para abrir a paleta de conteúdo. 2. Faça clique em Fóruns na paleta de conteúdo. 3. Opcional: Faça clique em Fechar paleta para fechar a paleta. Resultados O fórum é criado e apresentado na página Descrição geral da comunidade. É também adicionada uma ligação Fóruns à barra lateral de naegação. Pode utilizar esta ligação para apresentar todos os fóruns associados à comunidade. Adicionar fóruns a uma comunidade Pode ter um ou mais fóruns na comunidade para organizar debates de comunidade em torno de diferentes áreas de interesse. Antes de começar O utilizador tem de ser o proprietário de uma comunidade para adicionar um fórum à comunidade. A sua comunidade tem de conter o mecanismo Fóruns para que seja possíel adicionar fóruns. O mecanismo apresenta os cinco tópicos do fórum que foram actualizados mais recentemente. Caso o mecanismo tenha sido remoido e pretenda adicioná-lo noamente, poderá fazê-lo em qualquer altura. 112 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

117 A adição de ários fóruns a uma comunidade fornece aos membros áreas de debate dedicadas, onde poderão fazer perguntas e debater tópicos releantes à comunidade. Por exemplo, se a sua equipa se deparar com um problema que esteja a bloquear o progresso de um projecto, poderá criar um fórum de resolução de problemas para descobrir se outra pessoa na comunidade se deparou com um problema semelhante e qual a solução que sugerem para a resolução do mesmo. Para adicionar um fórum à comunidade, execute os passos que se seguem. 1. Faça clique em Fóruns na barra lateral de naegação e, em seguida, faça clique no separador Fóruns. 2. Faça clique em Iniciar um fórum. 3. Necessário: Introduza um nome para o fórum no campo Nome. 4. Introduza uma ou mais etiquetas no campo Etiquetas. 5. Introduza uma descrição para o fórum no campo Descrição e, em seguida, faça clique em Guardar. Resultados Depois de guardar o fórum, este é aberto na interface do utilizador dos Fóruns, na qual poderá, tal como os outros membros, começar a publicar tópicos e perguntas. Para aceder ao fórum a partir da comunidade, seleccione Fóruns na página Descrição geral da comunidade, faça clique no separador Fóruns e, em seguida, no título do fórum para o abrir. Também pode utilizar o mecanismo Fóruns na página Descrição geral da comunidade, para acompanhar as actualizações mais recentes dos tópicos dos fóruns. O mecanismo apresenta os cinco tópicos de fórum actualizados mais recentemente. Para aceder a uma lista completa dos tópicos dos fóruns de comunidades, faça clique em Ver tudo no mecanismo. Para obter mais informações sobre como trabalhar com fóruns de comunidades, faça clique na ligação Ajuda na barra de naegação na parte superior da página. Pode regressar à comunidade em qualquer altura, utilizando as ligações de naegação apresentadas na parte lateral da página. Também pode executar acções relacionadas com a comunidade ascendente, fazendo clique em Acções da comunidade e seleccionando uma opção a partir da lista apresentada. Como proceder a seguir Pode executar as seguintes acções directamente a partir da comunidade: Iniciar um tópico de fórum, fazendo clique em Iniciar um tópico e preenchendo o formulário apresentado. Faça clique num título de tópico, no mecanismo Fóruns para o abrir. Este mecanismo apresenta as cinco actualizações mais recentes. Para aceder a uma lista completa de tópicos de fórum relacionados com a comunidade, faça clique em Ver tudo. Capítulo 3. Comunidades 113

118 Tarefas relacionadas Adicionar mecanismos à sua comunidade para disponibilizar funcionalidades adicionais na página 97 Adicione mecanismos à sua comunidade, de modo a disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. É necessário que seja o proprietário da comunidade para adicionar ou remoer mecanismos de uma comunidade. Adicionar tópicos a um fórum de comunidade para iniciar debates na página 116 Inicie um debate com membros da comunidade, adicionando um tópico a um dos fóruns da comunidade. Qualquer pessoa que tenha acesso ao fórum poderá er o tópico. Remoer fóruns de comunidades Como proprietário de uma comunidade, pode eliminar fóruns indiiduais, ocultar temporariamente os fóruns da comunidade ou remoer por completo o componente de fóruns da sua comunidade. Remoer fóruns de comunidades Como proprietário de uma comunidade, pode eliminar fóruns indiiduais, ocultar temporariamente os fóruns da comunidade ou remoer por completo o componente de fóruns da sua comunidade. Antes de começar É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para remoer, ocultar ou eliminar fóruns da comunidade. Se decidir que a comunidade não necessita de um local de debate, pode remoer o componente de fóruns da comunidade. Ao remoer permanentemente este componente, todo o conteúdo dos fóruns será eliminado. Pode também remoer o componente de fóruns temporariamente, o que permite ocultar o conteúdo do fórum sem o eliminar. Se restaurar o componente numa comunidade, num momento posterior, qualquer conteúdo adicionado aos fóruns é recuperado e apresentado. Pode também remoer fóruns indiiduais que já não sejam utilizados pela comunidade. A remoção do fórum de uma comunidade elimina permanentemente todo o conteúdo desse fórum. Para remoer fóruns de comunidades, execute um dos seguintes passos. 1. Para ocultar temporariamente os fóruns da comunidade: a. A partir da página Descrição geral da comunidade, faça clique no ícone Acções na barra de título do mecanismo Fóruns e, em seguida, seleccione Ocultar. Quando pretender apresentar noamente o mecanismo, seleccione Acções da comunidade > Personalizar, na página Descrição geral e, em seguida, seleccione Oculto e Fóruns. O mecanismo Fóruns é restaurado na comunidade com o todo o conteúdo existente. 2. Para remoer permanentemente os fóruns da comunidade: 114 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

119 a. A partir da página Descrição geral da comunidade, faça clique no ícone Acções na barra de título do mecanismo e, em seguida, seleccione Remoer. A selecção desta opção elimina de forma permanente todo o conteúdo dos fóruns. 3. Para remoer um único fórum da comunidade: a. Seleccione Fóruns na barra lateral de naegação e faça clique no separador Fóruns. b. Abra o fórum que pretende eliminar. c. Seleccione Mais acções > Eliminar fórum. d. Faça clique em Eliminar para confirmar que pretende eliminar o fórum. Tarefas relacionadas Adicionar fóruns a uma comunidade na página 112 Pode ter um ou mais fóruns na comunidade para organizar debates de comunidade em torno de diferentes áreas de interesse. Pesquisar fóruns de comunidades Os fóruns de comunidades são um local particularmente útil para trocar ideias e obter comentários sobre tópicos releantes para a comunidade. Utilize os fóruns da comunidade para partilhar ideias com os membros e debater tópicos de interesse comum. Antes de começar Qualquer pessoa que possa aceder a uma comunidade pode aceder aos fóruns associados a essa comunidade. Para publicar um tópico ou uma resposta a um tópico, é necessário que seja um membro da comunidade. Caso o proprietário da comunidade tenha criado fóruns para utilização por parte da comunidade, os membros poderão publicar tópicos de debate e responder a tópicos existentes nesses fóruns. As cinco actualizações mais recentes dos fóruns são apresentadas na área Fóruns da página Descrição geral da comunidade, na qual poderá isualizar as estatísticas de utilização para cada tópico. Estas estatísticas constituem um bom indicador dos tópicos com interesse para a comunidade e podem também dar uma noção de quem são os participantes mais actios. Para pesquisar nos fóruns da comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir de qualquer página na comunidade, faça clique em Fóruns na barra lateral de naegação. 2. Execute uma das seguintes acções. a. Para pesquisar por fórum, faça clique no separador Fóruns para apresentar todos os fóruns da comunidade. Se encontrar um fórum de interesse, faça clique no título do fórum para o abrir e começar a pesquisar os respectios tópicos. b. Para pesquisar por tópico, faça clique no separador Tópicos. Este separador apresenta uma lista de todos os tópicos do fórum da comunidade. Os tópicos são apresentados por data, com os tópicos actualizados mais recentemente apresentados na parte superior da página. Caso o proprietário Capítulo 3. Comunidades 115

120 da comunidade tenha criado alguns dos tópicos do fórum, estes são sempre apresentados na parte superior da página, independentemente da data em que foram criados ou actualizados. 3. Para abrir um tópico, faça clique no título do tópico. É apresentada uma ista em cadeia do tópico, apresentado o tópico original e quaisquer respostas adicionadas ao mesmo. Ao naegar em linhas de debate longas, faça clique no nome por baixo do título de resposta para apresentar o elemento ascendente desse tópico na parte superior da página. Esta ista permite isualizar facilmente a correspondência entre as respostas e as entradas do fórum. Como proceder a seguir Se pretender receber uma notificação acerca das actualizações ao fórum de uma comunidade releante, abra o fórum e seleccione Acompanhar > Acompanhar este fórum. O utilizador tem de ser membro de uma comunidade para acompanhar um fórum dessa comunidade. Tarefas relacionadas Adicionar tópicos a um fórum de comunidade para iniciar debates Inicie um debate com membros da comunidade, adicionando um tópico a um dos fóruns da comunidade. Qualquer pessoa que tenha acesso ao fórum poderá er o tópico. Adicionar tópicos a um fórum de comunidade para iniciar debates Inicie um debate com membros da comunidade, adicionando um tópico a um dos fóruns da comunidade. Qualquer pessoa que tenha acesso ao fórum poderá er o tópico. Antes de começar A aplicação Fóruns tem de estar disponíel na comunidade para que seja possíel adicionar um tópico de debate. Sempre que é apresentada uma área de Fóruns na página Descrição geral da comunidade, significa que a aplicação está actiada para a comunidade. É necessário que seja membro da comunidade para publicar tópicos nos fóruns de uma comunidade. Para adicionar um tópico ao fórum de uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. Na página Descrição geral da comunidade, faça clique em Iniciar um tópico na área Fóruns da página. Se for o primeiro membro a adicionar um tópico ao fórum, a ligação é apresentada como Iniciar o primeiro tópico. 2. Necessário: Introduza o título do tópico de debate no campo Título. 3. Para assinalar o tópico como uma pergunta, seleccione Marcar este tópico como uma pergunta. 4. Introduza uma ou mais etiquetas no campo Etiquetas. 5. Introduza o conteúdo do tópico no campo de rich text facultado. Seja o mais descritio possíel. Tenha em atenção que pretende iniciar um debate, por isso inclua informações releantes de modo a suscitar interesse noutros membros da comunidade e a enolê-los no debate. 6. Necessário: Seleccione o fórum da comunidade ao qual pretende adicionar o tópico, a partir da lista Fórum. 116 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

121 7. Para anexar um ficheiro ao tópico, faça clique em Anexar um ficheiro e pesquise um ficheiro. 8. Faça clique em Guardar. Tarefas relacionadas Adicionar fóruns a uma comunidade na página 112 Pode ter um ou mais fóruns na comunidade para organizar debates de comunidade em torno de diferentes áreas de interesse. Pesquisar fóruns de comunidades na página 115 Os fóruns de comunidades são um local particularmente útil para trocar ideias e obter comentários sobre tópicos releantes para a comunidade. Utilize os fóruns da comunidade para partilhar ideias com os membros e debater tópicos de interesse comum. Trabalhar com tópicos de fórum Pode editar, moer e eliminar tópicos de fórum e sinalizar conteúdo de tópicos como inapropriado. Editar tópicos de fórum Edite um tópico para efectuar alterações após tê-lo adicionado a um fórum. Por exemplo, poderá actualizar o título do tópico ou anexar um ficheiro ao tópico. Antes de começar Para editar um tópico de fórum de comunidade, é necessário criar o tópico ou ser proprietário de uma comunidade. A edição de um tópico de debate não afecta o conteúdo das respostas publicadas em resposta ao tópico. Para editar um tópico de fórum, execute os passos que se seguem. 1. Faça clique em Fóruns na barra lateral de naegação e, em seguida, faça clique no separador Fóruns. 2. Abra o fórum que contém o tópico que pretende editar e, em seguida, abra o tópico releante. 3. Clique em Editar sob a entrada do tópico. 4. Edite o tópico conforme necessário e faça clique em Guardar para guardar as alterações. Eliminar tópicos de fórum Certifique-se de que o conteúdo do fórum é útil e importante, eliminando tópicos irreleantes ou que incluam conteúdo inadequado. A eliminação de um tópico de debate remoe totalmente o tópico do fórum. Os proprietários da comunidade podem eliminar qualquer tópico no fórum. Os membros da comunidade podem eliminar apenas tópicos que tenham criado e apenas se esses tópicos não incluírem respostas de outros membros. Capítulo 3. Comunidades 117

122 Para eliminar um tópico de fórum, execute os seguintes passos. 1. Faça clique em Fóruns na barra lateral de naegação e, em seguida, faça clique no separador Fóruns. 2. Abra o tópico que pretende eliminar. 3. Faça clique em Eliminar no tópico. 4. Faça clique em Eliminar noamente para confirmar que pretende eliminar o tópico. Responder a tópicos de fórum Participe num debate, respondendo a tópicos de fórum que sejam do seu interesse. Antes de começar Tem de ser membro de uma comunidade para responder a um tópico num fórum de um comunidade. Para responder a um tópico de debate, execute os passos que se seguem. 1. Faça clique em Fóruns na barra lateral de naegação e, em seguida, faça clique no separador Fóruns. 2. Abra o fórum que contém o tópico ao qual pretende responder e, em seguida, abra o tópico releante. 3. Faça clique em Responder na secção do tópico ao qual pretende responder. 4. Opcional: Para alterar o título da resposta, faça clique em Editar título e introduza um título no campo fornecido. 5. Introduza a resposta no campo de rich text facultado. 6. Para anexar um ficheiro à resposta, faça clique em Anexar um ficheiro e pesquise o ficheiro que pretende anexar. 7. Faça clique em Guardar para guardar a resposta. Eliminar resposta a tópicos de fórum Se mudar de opinião acerca de uma resposta que tenha publicado num tópico de fórum, pode eliminar a mesma da linha de debate. Qualquer pessoa que tenha publicado uma resposta a um tópico de debate pode eliminar a resposta. Esta acção elimina apenas o conteúdo da mensagem. O marcador de posição da entrada continuará isíel no fórum, contudo, a entrada estará marcada como eliminada. Ao eliminar uma resposta a um tópico, tem a opção de introduzir um motio para a eliminação do tópico. Este motio é apresentado no marcador de posição da entrada quando a resposta é eliminada. Para eliminar uma resposta a um tópico de debate, execute os passos que se seguem. 1. Faça clique em Fóruns na barra lateral de naegação e, em seguida, faça clique no separador Fóruns. 2. Abra a linha de tópico que contém a resposta que pretende eliminar. 118 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

123 3. Faça clique em Eliminar sob a resposta. 4. Opcional: Introduza um motio para a eliminação da resposta. 5. Faça clique em Eliminar. Marcar tópicos de fórum para que sejam apresentados na parte superior da página Realce ou dê prioridade a tópicos importantes, marcando-os. Ao marcar um tópico, este é apresentado na parte superior da lista de tópicos desse fórum, de modo a assegurar que recebe atenção por parte dos restantes participantes no fórum. Antes de começar É necessário ser proprietário de uma comunidade para marcar um tópico no fórum de uma comunidade. Ao marcar um tópico, assegura que não se torna difícil localizar o mesmo num fórum que contenha muitos tópicos. Por exemplo, se estier a publicar detalhes de um eento importante da comunidade, poderá marcar o tópico, de modo a que os membros da comunidade possam localizar o mesmo facilmente. Os tópicos marcados são assinalados com um ícone de pionés. Para marcar o tópico de um fórum, execute os passos que se seguem. 1. Abra o tópico que pretende marcar. 2. Seleccione Marcar este tópico sob o tópico. Resultados Se, em determinada altura, já não for necessário dar prioridade ao tópico, pode restaurar o mesmo para o respectio local habitual na sequência, ao seleccionar Desmarcar este tópico. Trabalhar com anexos Pode substituir ou eliminar os anexos de ficheiros que adicionar a tópicos de um fórum. Antes de começar Num fórum de comunidade, apenas o proprietário da comunidade ou a pessoa que transferiu o anexo podem editá-lo. Ao criar ou responder a um tópico de debate, pode partilhar anexos com outras pessoas nesse debate. A adição de anexos pode ser uma forma particularmente útil de incluir informações adicionais que sejam demasiado extensas para incluir no corpo da mensagem. Se, posteriormente, pretender eliminar ou substituir o anexo, pode fazê-lo mediante a edição da mensagem. Pode também transferir anexos adicionais, conforme necessário. Capítulo 3. Comunidades 119

124 Para trabalhar com anexos de ficheiros, execute os passos que se seguem. 1. Abra o tópico que contém o anexo com que pretende trabalhar. 2. Faça clique em Editar, na entrada que pretende editar, e execute um dos seguintes passos: Para substituir um ficheiro por uma ersão actualizada do mesmo, faça clique em Substituir junto ao ficheiro, faça clique em Pesquisar para localizar o ficheiro que pretende adicionar em alternatia ao existente e, em seguida, faça clique em OK. Para remoer um ficheiro da entrada, faça clique em Remoer junto ao ficheiro. Para adicionar outro anexo, faça clique em Anexar um ficheiro, faça clique em Pesquisar para seleccionar a localização do ficheiro e, em seguida, faça clique em OK. 3. Faça clique em Guardar para guardar as alterações. Descarregar anexos para que seja possíel isualizá-los localmente Pode descarregar para o computador local os anexos que o utilizador ou outras pessoas adicionem a publicações de fóruns. Antes de começar Qualquer pessoa com acesso a um fórum pode descarregar anexos publicados no fórum. A adição de um anexo pode ser uma forma útil de partilhar informações com outras pessoas num debate ou de incluir dados complementares que sejam demasiado longos para incluir no corpo de uma publicação. Se tier acesso a um fórum, pode descarregar qualquer um dos anexos transferidos para o fórum por si ou por outros utilizadores. Para descarregar um anexo de ficheiro, execute os passos que se seguem. 1. Abra o tópico do fórum que contém o anexo que pretende descarregar. 2. Faça clique no nome do ficheiro e, em seguida, seleccione se pretende guardar ou abrir o ficheiro. Gerir fóruns Quando é o proprietário de um fórum, pode editar, eliminar e bloquear ou desbloquear um fórum. Além disso, pode marcar tópicos do fórum na parte superior de um fórum. Moer tópicos de um fórum Após adicionar um tópico de debate, pode moê-lo para um fórum diferente, caso considere que o respectio conteúdo é mais adequado para esse fórum. Ao moer um tópico de debate de um fórum para outro, quaisquer respostas a esse tópico são também moidas para o noo fórum. 120 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

125 Antes de começar Para moer um tópico num fórum de comunidade é necessário ser o proprietário da comunidade. Apenas pode moer o tópico para um fórum que se encontre na mesma comunidade. Para moer o tópico de um fórum, execute os passos que se seguem. 1. Abra o tópico do fórum que pretende moer e faça clique em Moer. 2. Seleccione o fórum para onde pretende moer o tópico e faça noamente clique em Moer. Resultados O percurso de naegação acima do título do tópico é actualizado para apresentar o fórum que seleccionou no passo 2. Editar fóruns Proceda à edição de um fórum para efectuar alterações ao nome ou à descrição do fórum, ou para adicionar ou remoer etiquetas do fórum. Antes de começar Para editar um fórum de comunidade, é necessário ser o proprietário do fórum. Para editar um fórum, execute os passos que se seguem. 1. Abra o fórum que pretende editar. 2. Seleccione Mais acções > Editar fórum. 3. Proceda à edição do fórum, conforme necessário e, em seguida, faça clique em Guardar. Bloquear fóruns para impedir que os utilizadores adicionem tópicos ou respostas Pode bloquear fóruns para impedir que os utilizadores adicionem noos tópicos ou publiquem respostas a tópicos existentes. Antes de começar Os proprietários da comunidade podem bloquear e desbloquear um fórum e respectios tópicos. Qualquer utilizador que tenha permissão para bloquear um fórum poderá criar tópicos e respostas no fórum, mesmo que este se encontre bloqueado. Esta funcionalidade permite que os proprietários de fóruns possam efectuar alterações ao fórum sem ter de o desbloquear e, desta forma, sem o disponibilizar à totalidade da comunidade. O fórum e os respectios tópicos permanecem bloqueados para todos os outros utilizadores. Poderá pretender bloquear um fórum sempre que considerar que o conteúdo do fórum está concluído. Por exemplo, se um utilizador iniciou o fórum para ajudar Capítulo 3. Comunidades 121

126 na resolução de um problema específico e esse problema já foi entretanto solucionado, poderá considerar bloquear o fórum para que não sejam efectuadas mais alterações ao mesmo. Sempre que bloqueia um fórum, os utilizadores continuarão a poder isualizar o conteúdo do fórum, mas não poderão adicionar quaisquer noos tópicos ou efectuar alterações ao conteúdo existente. Para bloquear um fórum, execute os passos que se seguem. 1. Abra o fórum que pretende bloquear. 2. Seleccione Mais acções > Bloquear fórum. Resultados O fórum é assinalado como bloqueado na interface do utilizador, de modo a informar os utilizadores de que já não poderão contribuir para o mesmo. Como proceder a seguir Poderá desbloquear o fórum quando pretender permitir noamente que os utilizadores adicionem tópicos e publiquem respostas a tópicos existentes. Para desbloquear um fórum, abra o fórum e seleccione Mais acções > Desbloquear fórum. Bloquear tópicos de fóruns para impedir que os utilizadores possam editar tópicos ou adicionar respostas Bloqueie um tópico no fórum sempre que pretender impedir que os membros desse fórum procedam à edição do tópico ou publiquem respostas ao mesmo. Antes de começar É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para bloquear ou desbloquear um tópico no fórum de uma comunidade. Se não pretender bloquear um fórum na sua totalidade, pode bloquear o conteúdo do fórum no níel superior do tópico para impedir que outras pessoas editem um tópico ou publiquem respostas ao mesmo. Por exemplo, poderá pretender bloquear 122 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

127 um tópico de um fórum quando considerar que esse tópico está concluído. Sempre que bloquear um tópico de um fórum, os membros do fórum ainda poderão er o tópico, mas não poderão publicar respostas ao mesmo ou efectuar alterações ao conteúdo existente. Como proprietário do fórum, ainda poderá editar um tópico bloqueado e publicar respostas ao mesmo, mesmo que o tópico permaneça bloqueado para todos os restantes membros. Esta funcionalidade confere-lhe maior controlo sobre o conteúdo do fórum. Por exemplo, se o tópico contier conteúdo inapropriado, pode bloqueá-lo e, em seguida, actualizá-lo, eliminando ou editando algumas respostas sem ter de reabrir o tópico. Para bloquear um tópico de um fórum, execute os passos que se seguem. 1. Abra o tópico que pretende bloquear. 2. Faça clique em Bloquear tópico. Resultados O tópico é assinalado como bloqueado na interface do utilizador, de modo a informar os utilizadores de que já não poderão contribuir para esse tópico de debate. Como proceder a seguir Se necessitar de desbloquear o tópico numa altura posterior, poderá fazê-lo, abrindo o tópico e fazendo clique em Desbloquear tópico na parte superior da página. Publicar perguntas num fórum Publicar uma pergunta num fórum é uma boa maneira de obter uma resposta por parte dos especialistas. Antes de começar Para publicar uma pergunta no fórum de uma comunidade, é necessário ser membro dessa comunidade. Se pretender obter a resposta a uma pergunta específica, porque não publicar essa pergunta num fórum releante? Como criador do tópico, pode moderar as respostas dadas pelos outros utilizadores e optar por aceitar ou rejeitar estas respostas. Utilizar um formato de pergunta/resposta é também uma forma particularmente útil de disponibilizar informação aos membros do fórum com um esquema de fácil compreensão. Ao criar tópicos de pergunta/resposta, os membros do fórum podem ajudar a construir um útil repositório de informações para os noos utilizadores que tenham as mesmas dúidas e partilhem as mesmas questões. Ao publicar uma pergunta num fórum, tudo aquilo que necessita de fazer é criar um tópico regular mas certificar-se de que assinala o tópico como uma pergunta. Ao assinalar um tópico como uma pergunta, o tópico é assinalado com o ícone de Capítulo 3. Comunidades 123

128 ponto de interrogação na interface do utilizador, tornando mais fácil para os membros da comunidade a identificação dos tópicos do fórum que são perguntas. Para publicar uma pergunta num fórum, execute os passos que se seguem. 1. Abra o fórum em que pretende publicar a sua pergunta. 2. Faça clique em Iniciar um tópico. 3. Introduza o título para o tópico no campo Título. 4. Necessário: Seleccione Marcar este tópico como uma pergunta. 5. Para criar uma etiqueta para o tópico, introduza uma ou mais etiquetas no campo Etiquetas. 6. Introduza a pergunta no campo de rich text fornecido. 7. Para anexar um ficheiro à pergunta, faça clique em Anexar um ficheiro e pesquise um ficheiro para anexar. 8. Faça clique em Guardar. Como proceder a seguir Pode publicar uma resposta à sua própria pergunta, fazendo clique em Adicionar uma resposta e executando os passos descritos em Responder a perguntas num fórum. Quando publicar uma resposta a uma pergunta que tenha sido criada por si, a resposta é imediatamente assinalada como uma resposta aceite. Para aceitar uma resposta publicada por outro utilizador, faça clique em Aceitar esta resposta, abaixo da resposta. A resposta é assinalada como uma resposta aceite e o ícone junto à pergunta original muda para um isto erde.as respostas aceites são também realçadas com um segundo plano erde, tornando mais fácil a sua identificação, especialmente se uma determinada pergunta tier árias respostas. Pode assinalar árias respostas como correctas. Sempre que uma resposta é assinalada como resposta correcta, todo o tópico é assinalado como respondido. Para rejeitar uma resposta que tenha anteriormente sido assinalada como correcta, faça clique em Recusar esta resposta, abaixo da resposta. Se a pergunta estier assinalada como respondida, mas posteriormente descobrir de que necessita de mais informações, pode fazer clique em Reabrir pergunta, na pergunta original, para reabrir a pergunta. A pergunta é assinalada noamente como aberta, e os utilizadores poderão publicar as suas respostas à mesma. Responder a perguntas num fórum Partilhe os seus conhecimentos, respondendo a perguntas publicadas nos fóruns do seu interesse. Pode também publicar respostas a perguntas adicionadas por si, caso pretenda partilhar informações com outros utilizadores num formato pergunta/resposta. Antes de começar Para responder a uma pergunta publicada no fórum de uma comunidade, tem de ser membro da comunidade. 124 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

129 As perguntas sem resposta num fórum são sinalizadas com um ícone de ponto de interrogação, o que facilita a respectia identificação por parte dos membros do fórum. Sempre que responder a uma pergunta num fórum, o membro que publicou essa pergunta recebe uma notificação com a resposta. Ele pode então optar por aceitar ou rejeitar a resposta. Caso aceite a resposta, a pergunta é assinalada na interface do utilizador e a pergunta é assinalada com um isto a erde, de modo a indicar que a pergunta foi correctamente respondida. Uma pergunta pode ter árias respostas correctas. Para responder a uma pergunta num fórum, execute os passos que se seguem. 1. Abra o fórum que contém a pergunta à qual pretende responder e seleccione a pergunta releante. 2. Faça clique em Responder. 3. Introduza a resposta no campo de rich text facultado. 4. Opcional: Para anexar um ficheiro à resposta, faça clique em Anexar um ficheiro, faça clique em Pesquisar para seleccionar a localização do ficheiro e, em seguida, faça clique em OK. 5. Faça clique em Guardar para publicar a resposta. Acompanhar fóruns e tópicos de fóruns Acompanhe um fórum sempre que pretender receber notificações acerca das actualizações mais recentes desse fórum. Se estier interessado num tópico de debate específico, pode também acompanhar conteúdo do fórum ao níel desse tópico. Sempre que acompanha um fórum, receberá notificações acerca das actualizações mais recentes ao fórum. Acompanhar um tópico de um fórum é também particularmente útil sempre que estier interessado num tópico de debate específico e pretender manter-se actualizado com o progresso desse tópico. É necessário ser membro de uma comunidade para acompanhar um fórum de uma comunidade. Sempre que cria um fórum, começa desde logo a acompanhar esse fórum; não é necessário executar quaisquer passos adicionais para acompanhar o fórum. Para acompanhar conteúdo de um fórum, execute um dos seguintes passos: Para acompanhar um fórum: 1. Abra o fórum que pretende acompanhar. 2. Seleccione Acompanhar > Acompanhar este fórum. Para acompanhar o tópico de um fórum: 1. Abra o tópico que pretende acompanhar. 2. Seleccione Acompanhar > Acompanhar este tópico. Capítulo 3. Comunidades 125

130 Como proceder a seguir Se já não pretender receber notificações acerca das actualizações a um fórum ou tópico de um fórum, pode parar de o acompanhar. Para parar de acompanhar um fórum, abra o fórum e seleccione Acompanhar > Parar de acompanhar este fórum. Para parar de acompanhar o tópico de um fórum, abra o tópico e faça clique em Acompanhar > Parar de acompanhar este tópico. Trabalhar com ficheiros da comunidade Transferir, partilhar e trabalhar com ficheiros de comunidade utilizando o mecanismo dos Ficheiros. Tarefas relacionadas Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Trabalhar com mecanismos de comunidades na página 99 Utilize as opções disponíeis no menu de acção do mecanismo para interagir com os mecanismos na comunidade. As acções que pode efectuar dependem da sua função dentro da comunidade. Referências relacionadas Capítulo 3, Comunidades LotusLie, na página 73 Aproxime-se de pessoas com interesses semelhantes aos seus. Adicionar o mecanismo Ficheiros para que seja possíel partilhar ficheiros e pastas com a comunidade Adicione o mecanismo Ficheiros à comunidade, de modo a permitir a partilha de ficheiros e pastas com os restantes membros da comunidade. Antes de começar O mecanismo Ficheiros é automaticamente adicionado a uma comunidade no momento da criação. Pode remoer o mecanismo e adicioná-lo noamente à comunidade num momento posterior. É necessário que seja proprietário de uma comunidade para adicionar o mecanismo Ficheiros à mesma. Ao adicionar o mecanismo Ficheiros a uma comunidade, os membros podem partilhar ficheiros e pastas da aplicação Ficheiros com os restantes membros da comunidade. A partilha de ficheiros consiste numa boa forma de incentiar a colaboração na comunidade. Ao incentiar os membros a partilhar conhecimentos em tópicos de interesse para a comunidade, pode construir uma importante repositório de informação acessíel a partir da comunidade. Para adicionar o mecanismo Ficheiros a uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir da página Descrição geral da comunidade, seleccione Acções da comunidade > Personalizar para abrir a paleta de conteúdos. 2. Faça clique em Ficheiros para adicionar a funcionalidade de partilha de ficheiros à comunidade. 126 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

131 3. Opcional: Faça clique em Fechar paleta para fechar a paleta. Resultados Será apresentada uma noa área denominada Ficheiros na página Descrição geral. Embora esta área esteja inicialmente azia, quando os membros da comunidade ficarem actios e iniciarem a transferência de ficheiros, esta apresentará os cinco ficheiros que tenham sido transferidos mais recentemente ou que tenham sido transferidos para a área de partilha de ficheiros da comunidade. É também fornecida uma ligação Ficheiros para a área de partilha de ficheiros da comunidade na barra lateral de naegação. Por predefinição, todos os membros podem agora partilhar ficheiros e pastas com o resto da comunidade. Tarefas relacionadas Gerir o mecanismo Ficheiros na página 133 Após adicionar o mecanismo Ficheiros a uma comunidade, pode actualizar o mecanismo para apresentar as actualizações a ficheiros mais recentes, ocultar o mecanismo ou remoer o mesmo da comunidade, caso este já não seja necessário. Partilhar ficheiros com a comunidade Partilhe ficheiros a partir da aplicação Ficheiros com membros da sua comunidade. Antes de começar Qualquer membro de uma comunidade pode partilhar ficheiros e pastas com uma comunidade a partir da aplicação Ficheiros. Uma pasta é um local para agrupar ficheiros que tenham conteúdo relacionado ou semelhante. A sua comunidade tem de conter o mecanismo Ficheiros, para que possa partilhar ficheiros com a comunidade. O mecanismo é automaticamente adicionado a uma comunidade no momento da criação, mas caso seja remoido, poderá adicioná-lo noamente à comunidade. Os proprietários dos ficheiros também podem partilhar ficheiros com uma comunidade ou facultar uma cópia de um ficheiro a uma comunidade, directamente a partir da aplicação Ficheiros. Qualquer utilizador pode partilhar ficheiros com uma comunidade à qual tenha acesso mas apenas o proprietário da comunidade e o proprietário dos ficheiros poderão remoer a referência do ficheiro da comunidade. O mecanismo Ficheiros permite aos membros da comunidade partilhar ficheiros locais e ficheiros da aplicação Ficheiros com os restantes membros da comunidade. Partilhar ficheiros é uma óptima forma de fomentar a colaboração numa comunidade. Ao encorajar os membros a transferir ficheiros para a comunidade, poderá trabalhar em conjunto com documentos partilhados e construir um importante repositório de informação acessíel a partir da comunidade. Para partilhar ficheiros com a comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir do mecanismo Ficheiros na página Descrição geral, faça clique em Partilhar ficheiros. Capítulo 3. Comunidades 127

132 Nota: Se for a primeira pessoa a partilhar ficheiros com a comunidade, faça clique em Partilhar o primeiro ficheiro. 2. Execute uma das seguintes acções: a. Para transferir um ficheiro a partir do sistema de ficheiros local: 1) Faça clique em Pesquisar ficheiros no meu computador. 2) Faça clique em Pesquisar para localizar o ficheiro que pretende partilhar. 3) Proceda à edição do nome de ficheiro, se necessário, introduza algumas etiquetas no campo Etiquetas e, em seguida, faça clique em Transferir. O ficheiro é agora propriedade da comunidade. Não poderá isualizá-lo na sua lista Os meus ficheiros da aplicação Ficheiros. b. Para partilhar um ficheiro a partir da aplicação Ficheiros: 1) Seleccione o tipo de ficheiro que pretende partilhar a partir das opções apresentadas à esquerda da janela. Tabela 15. Opções de partilha de ficheiros Opção Ficheiros recentes Ficheiros marcados Os meus ficheiros Partilhados comigo Ficheiros de outras pessoas Pastas marcadas As minhas pastas Pastas partilhadas Descrição Ficheiros transferidos recentemente para a aplicação Ficheiros. Ficheiros que marcou como prioritários na aplicação Ficheiros. Ficheiros que transferiu para a aplicação Ficheiros. Ficheiros partilhados consigo a partir da aplicação Ficheiros. Ficheiros públicos de outras pessoas ou ficheiros partilhados com o utilizador pelas mesmas a partir da aplicação Ficheiros. Pastas às quais deu prioridade na aplicação Ficheiros. Ficheiros das suas pastas pessoais na aplicação Ficheiros. Ficheiros de pastas partilhadas na aplicação Ficheiros. 2) Seleccione um ou mais ficheiros na lista apresentada. 3) Especifique se pretende permitir que os membros da comunidade procedam à edição do(s) ficheiro(s) e, em seguida, faça clique em Partilhar ficheiros. c. Se não for apresentado o ficheiro que pretende, introduza o nome do ficheiro no campo de procura, na parte superior da caixa de diálogo, e faça clique no ícone de procura. 128 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

133 Tarefas relacionadas Adicionar mecanismos à sua comunidade para disponibilizar funcionalidades adicionais na página 97 Adicione mecanismos à sua comunidade, de modo a disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. É necessário que seja o proprietário da comunidade para adicionar ou remoer mecanismos de uma comunidade. Gerir o acesso aos ficheiros da comunidade na página 132 Gira o acesso aos ficheiros adicionados à comunidade. Partilhar pastas com a sua comunidade Partilhe pastas a partir da aplicação Ficheiros com os membros da sua comunidade. Descarregar ficheiros partilhados com uma comunidade para que seja possíel isualizá-los localmente na página 130 Descarregue ficheiros que tenha transferido para uma comunidade, de modo a que possa continuar a utilizar os mesmos. Gerir ficheiros de comunidades na página 131 Utilize o mecanismo Ficheiros para trabalhar com os ficheiros que os membros transferiram e partilharam com a sua comunidade. Partilhar pastas com a sua comunidade Partilhe pastas a partir da aplicação Ficheiros com os membros da sua comunidade. Antes de começar A sua comunidade tem de conter o mecanismo Ficheiros para que seja possíel partilhar pastas com a comunidade. O mecanismo é automaticamente adicionado a uma comunidade quando é criado, mas caso tenha sido entretanto remoido, pode adicioná-lo noamente à comunidade caso seja o proprietário da comunidade. Para obter informações acerca da adição de mecanismos a uma comunidade, consulte Adicionar mecanismos à comunidade. Qualquer pessoa pode partilhar pastas com uma comunidade à qual tenha acesso, mas apenas o proprietário da comunidade e o proprietário da pasta podem remoer uma pasta da comunidade. Qualquer membro da comunidade pode partilhar pastas a partir da aplicação Ficheiros com a respectia comunidade, utilizando o mecanismo Ficheiros. O tipo de pasta que pode partilhar depende do tipo de comunidade com quem pretende partilhar a pasta. Uma comunidade de organização pode conter apenas pastas da organização, enquanto que uma comunidade restrita pode conter pastas da organização e pastas particulares. Para partilhar pastas com a sua comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir do mecanismo Ficheiros na página Descrição geral, faça clique no separador Pastas. 2. Faça clique em Partilhar pastas. Nota: Se for a primeira pessoa a partilhar uma pasta com a comunidade, faça clique em Partilhar a primeira pasta. Capítulo 3. Comunidades 129

134 3. Seleccione uma categoria de pasta a partir das opções que se seguem: Tabela 16. Categorias de pasta Opção Pastas recentes As minhas pastas Pastas partilhadas comigo Pastas da <sua organização> Descrição Pastas criadas recentemente na aplicação Ficheiros. Pastas das quais é proprietário na aplicação Ficheiros. Pastas partilhadas consigo a partir da aplicação Ficheiros. Pastas isíeis para todos os membros da sua organização na aplicação Ficheiros. 4. Seleccione a pasta ou pastas que pretende partilhar. 5. Especifique o níel de acesso que pretende atribuir aos membros da comunidade para que acedam à(s) sua(s) pasta(s) a partir da lista Os membros da comunidade podem aceder às pastas seleccionadas: Tabela 17. Níeis de acesso a pastas Níel de acesso Leitor Contribuinte Proprietário Descrição Os leitores podem isualizar o conteúdo de quaisquer ficheiros na pasta. Os contribuintes podem adicionar ficheiros a essa pasta, eliminar ficheiros adicionados pelos próprios e isualizar informações sobre os ficheiros na pasta. Os proprietários têm a propriedade da pasta, juntamente com o proprietário original. Podem partilhar a pasta com outras pessoas e eliminar qualquer ficheiro. O proprietário de um ficheiro pode eliminá-lo ou remoê-lo de uma pasta. 6. Faça clique em Partilhar pastas. Tarefas relacionadas Partilhar ficheiros com a comunidade na página 127 Partilhe ficheiros a partir da aplicação Ficheiros com membros da sua comunidade. Descarregar ficheiros partilhados com uma comunidade para que seja possíel isualizá-los localmente Descarregue ficheiros que tenha transferido para uma comunidade, de modo a que possa continuar a utilizar os mesmos. Antes de começar Qualquer pessoa com acesso a uma comunidade pode descarregar ficheiros que tenham sido partilhados com uma comunidade. Para descarregar um ficheiro a partir de uma comunidade, execute os passos que se seguem. 130 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

135 1. A partir da área Ficheiros, faça clique num nome de ficheiro para seleccionar o ficheiro. Se não conseguir er o ficheiro que pretende, faça clique em Ver tudo para apresentar a lista completa dos ficheiros de comunidades disponíeis para transferência. 2. Faça clique em Descarregar este ficheiro, seleccione se pretende abrir ou guardar o ficheiro, e faça clique em OK. Tarefas relacionadas Partilhar ficheiros com a comunidade na página 127 Partilhe ficheiros a partir da aplicação Ficheiros com membros da sua comunidade. Gerir ficheiros de comunidades Utilize o mecanismo Ficheiros para trabalhar com os ficheiros que os membros transferiram e partilharam com a sua comunidade. Ao trabalhar com ficheiros de comunidades, os membros podem transferir noas ersões de ficheiros e editar o nome e a descrição de um ficheiro. Os membros podem também configurar notificações, de modo a receberem uma mensagem de correio electrónico sempre que um ficheiro seja modificado. Apenas os proprietários de uma comunidade podem eliminar ficheiros de uma comunidade. Para obter mais informações sobre a utilização dos Ficheiros do LotusLie, consulte a ajuda dos Ficheiros do LotusLie. Pode executar as tarefas que se seguem ao trabalhar com ficheiros da comunidade. Para transferir uma noa ersão de um ficheiro: 1. Faça clique no ficheiro e, em seguida, faça clique em Transferir noa ersão. 2. Faça clique em Pesquisar para localizar o ficheiro que pretende transferir. 3. Introduza uma descrição concisa das alterações no campo Nota e faça clique em Transferir noa ersão. Para actualizar o nome ou a descrição de um ficheiro: 1. Faça clique no ficheiro cujo nome irá mudar, faça clique em Mudar o nome junto ao nome do ficheiro, efectue as alterações requeridas e faça clique em Guardar. 2. Faça clique no ficheiro que necessita de uma descrição actualizada, faça clique em Adicionar descrição, efectue as alterações requeridas e faça clique em Guardar. Para receber notificações por correio electrónico quando forem efectuadas alterações a um ficheiro: 1. Faça clique no ficheiro para o qual pretende definir notificações e faça clique em Actiar notificações. Para eliminar um ficheiro: Nota: É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para eliminar ficheiros de uma comunidade. 1. Faça clique em Ver tudo. 2. Faça clique em Mais e, em seguida, faça clique em Remoer da comunidade no ficheiro que pretende eliminar. 3. Faça clique em OK para confirmar que pretende eliminar o ficheiro. Capítulo 3. Comunidades 131

136 Notas: Para eliminar um ficheiro de comunidade, é necessário ser proprietário da comunidade ou a pessoa que transferiu o ficheiro. Apenas pode eliminar ficheiros que sejam propriedade da comunidade, ou seja, ficheiros que tenham sido transferidos para uma comunidade. Não é possíel eliminar ficheiros que foram partilhados com uma comunidade. Tarefas relacionadas Partilhar ficheiros com a comunidade na página 127 Partilhe ficheiros a partir da aplicação Ficheiros com membros da sua comunidade. Gerir o acesso aos ficheiros da comunidade Gira o acesso aos ficheiros adicionados à comunidade. Gerir o acesso aos ficheiros da comunidade Gira o acesso aos ficheiros adicionados à comunidade. Antes de começar É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para alterar os níeis de acesso aos ficheiros da comunidade. Ao criar uma comunidade, a função de Editor é concedida por predefinição a todos os membros da comunidade, de modo a que estes possam partilhar e transferir ficheiros. Dependendo dos requisitos de priacidade da sua comunidade, poderá pretender alterar o níel de acesso aos ficheiros para os membros. O acesso aos ficheiros da comunidade abrange sempre a totalidade da comunidade. Os proprietários das comunidades são sempre os proprietários dos ficheiros e têm acesso total para transferir, editar e eliminar ficheiros, bem como para gerir permissões de ficheiros. Os membros da comunidade podem ter um dos seguintes níeis de acesso, para transferir ficheiros: Tabela 18. Níeis de acesso para transferir e partilhar ficheiros Função Editor Leitor Os membros com esta função podem Transferir ficheiros propriedade da comunidade e descarregar ficheiros. Partilhar ficheiros atraés da aplicação Ficheiros e descarregar ficheiros. As funções de Editor e leitor permitem aos proprietários da comunidade controlar se os membros podem transferir um noo ficheiro propriedade da comunidade. Os membros podem sempre partilhar ficheiros a partir da aplicação Ficheiros com a comunidade. A capacidade de isualizar ficheiros da comunidade depende do tipo de comunidade. Todos os utilizadores podem er e descarregar ficheiros de comunidades da organização com acesso aberto. No entanto, apenas os membros da comunidade podem isualizar e descarregar ficheiros a partir de uma comunidade restrita. 132 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

137 Para editar os níeis de acesso a ficheiros para membros da comunidade, execute os passos que se seguem. 1. Seleccione Acções da comunidade > Editar comunidade na parte superior da página Descrição geral da comunidade e, em seguida, seleccione o separador Ficheiros. Pode também aceder a opções de edição seleccionando Editar a partir do menu de acções do mecanismo Ficheiros. 2. Efectue as alterações necessárias e faça clique em Guardar. É concedido o mesmo níel de acesso a Todos os membros da comunidade. Tarefas relacionadas Partilhar ficheiros com a comunidade na página 127 Partilhe ficheiros a partir da aplicação Ficheiros com membros da sua comunidade. Gerir ficheiros de comunidades na página 131 Utilize o mecanismo Ficheiros para trabalhar com os ficheiros que os membros transferiram e partilharam com a sua comunidade. Gerir o mecanismo Ficheiros Após adicionar o mecanismo Ficheiros a uma comunidade, pode actualizar o mecanismo para apresentar as actualizações a ficheiros mais recentes, ocultar o mecanismo ou remoer o mesmo da comunidade, caso este já não seja necessário. Antes de começar É necessário que seja o proprietário de uma comunidade para ocultar, moer ou remoer o mecanismo Ficheiros da comunidade. Para gerir o mecanismo Ficheiros, execute um dos seguintes passos. A partir da página Descrição geral da comunidade, faça clique no ícone Acções na barra de título do mecanismo Ficheiros e, em seguida, seleccione a partir do menu apresentado. Para expandir ou contrair o conteúdo do mecanismo, seleccione Maximizar ou Minimizar, conforme adequado. Para actualizar o mecanismo e isualizar todos ficheiros que foram transferidos mais recentemente para a comunidade ou que foram actualizados na mesma, seleccione Actualizar. Para moer o mecanismo dos Ficheiros para cima ou para baixo na página Descrição geral, seleccione Moer para cima ou Moer para baixo, conforme aplicáel. Para ocultar o mecanismo Ficheiros, seleccione Ocultar e confirme que pretende ocultar temporariamente ficheiros da comunidade. Quando pretender retomar a partilha de ficheiros, seleccione Acções da comunidade > Personalizar para abrir a paleta de conteúdo e seleccione Ficheiros na secção Oculto da paleta. Todo o conteúdo será restaurado. Para remoer permanentemente o mecanismo Ficheiros, seleccione Remoer e confirme que pretende remoer permanentemente o mecanismo. Notas: Capítulo 3. Comunidades 133

138 Ao seleccionar esta opção, todos os ficheiros anteriormente adicionados à comunidade serão eliminados permanentemente. Se a comunidade tier uma galeria multimédia, não será possíel remoer o mecanismo dos Ficheiros da comunidade porque este mecanismo é utilizado para armazenar os ficheiros da galeria multimédia. No entanto, pode ocultar o mecanismo dos Ficheiros se não pretender que os membros o possam utilizar. Consulte o ponto anterior para obter detalhes. Para aceder à documentação da Ajuda para o mecanismo, seleccione Ajuda. Tarefas relacionadas Editar comunidades na página 101 Se for proprietário de uma comunidade, pode editar informações acerca da comunidade. Trabalhar com actiidades de comunidades Utilize as actiidades para organizar informações e tarefas relacionadas com a comunidade. Tarefas relacionadas Criar comunidades de colegas com interesses em comum na página 79 Inicie uma comunidade para incentiar as pessoas na organização com interesses ou objectios semelhantes a colaborarem. Trabalhar com mecanismos de comunidades na página 99 Utilize as opções disponíeis no menu de acção do mecanismo para interagir com os mecanismos na comunidade. As acções que pode efectuar dependem da sua função dentro da comunidade. Referências relacionadas Capítulo 3, Comunidades LotusLie, na página 73 Aproxime-se de pessoas com interesses semelhantes aos seus. Que acções posso realizar como proprietário de uma comunidade? na página 94 Descubra quais as acções que pode realizar numa comunidade caso seja proprietário dessa comunidade. Que acções posso realizar como membro de uma comunidade? na página 96 Descubra quais as acções que pode realizar numa comunidade caso seja membro dessa comunidade. Adicionar um mecanismo de actiidade para que seja possíel monitorizar objectios e atribuir tarefas Adicione mecanismos à sua comunidade, de modo a disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. É necessário que seja o proprietário da comunidade para adicionar ou remoer mecanismos de uma comunidade. Os mecanismos são representações autónomas de software baseadas em HTML. Ao adicionar um mecanismo a uma comunidade, estará a criar uma associação entre essa comunidade e a aplicação do mecanismo. A filiação entre a comunidade e a aplicação do mecanismo é sincronizada e as ligações à totalidade da aplicação do mecanismo são criadas na interface do utilizador da comunidade, de modo a que possa localizar facilmente e trabalhar com a totalidade da aplicação. É publicado um resumo da actiidade mais recente na página Descrição geral da comunidade, e poderá aceder à aplicação completa em qualquer altura, fazendo clique na ligação correspondente na barra de naegação. 134 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

139 Ao criar uma comunidade, é apresentado o mecanismo Ficheiros por predefinição. Pode personalizar a sua comunidade adicionando mecanismos adicionais. Por exemplo, a adição do mecanismo Fóruns oferece aos membros um local onde podem publicar tópicos de debate e partilhar ideias. A paleta de conteúdo apresenta a selecção completa de mecanismos disponibilizados pelo administrador para utilização nas Comunidades. Para adicionar um mecanismo à comunidade, execute os passos que se seguem. 1. A partir da página Descrição geral de uma comunidade, seleccione Acções da comunidade > Personalizar para a abrir a paleta de conteúdo. 2. Faça clique num mecanismo para adicionar o mesmo à comunidade. 3. Opcional: Faça clique em Fechar paleta no canto superior direito, para fechar a paleta. Resultados É adicionada uma secção que contém o mecanismo à área principal da janela da página Descrição geral e é apresentada uma ligação à totalidade da aplicação do mecanismo na barra lateral da naegação. Criar uma actiidade de comunidade Adicione actiidades à sua comunidade, de modo a fornecer aos membros da comunidade um local para atribuir tarefas e partilhar informações e recursos. Ao iniciar uma actiidade de uma comunidade, pode conceder acesso à actiidade a todos os membros da comunidade ou pode restringir o acesso a um subconjunto de membros. Antes de começar Para os membros de uma comunidade poderem criar actiidades, em primeiro lugar o proprietário da comunidade tem de adicionar o mecanismo Actiidades à comunidade. A criação de uma actiidade consiste numa forma útil de partilhar tarefas, publicar informações de eentos e organizar reuniões numa comunidade. É fácil criar uma actiidade: basta fazer clique num botão e preencher um formulário. Não existem campos obrigatórios. É possíel editar a actiidade posteriormente para adicionar ou alterar informações. Se pretender, pode criar uma actiidade a partir de um modelo. Um modelo inclui as tarefas requeridas para concluir um trabalho específico. Por exemplo, um modelo de patente poderá ligar a ficheiros, bases de dados, ferramentas ou sítios Capítulo 3. Comunidades 135

140 da Web de que um inentor à procura de uma patente poderá necessitar. Poderá capturar igualmente uma lista de tarefas de que um inentor iria necessitar de concluir como parte do processo de aplicação da patente. Os proprietários da actiidade podem também partilhar actiidades com uma comunidade a partir da aplicação Actiidades. Quando o proprietário de uma actiidade partilha a mesma com uma comunidade, é apresentada uma ligação para a actiidade na comunidade. É apresentado um ícone com ligação junto ao título da actiidade para indicar que se trata de uma actiidade partilhada. Para criar uma actiidade de comunidade, execute os seguintes passos. 1. Na página Descrição geral da comunidade, faça clique em Iniciar uma Actiidade, naáreaactiidades. Ao criar a primeira actiidade de comunidade, a ligação é apresentada como Criar a primeira actiidade. 2. No campo Nome, introduza um nome curto que descrea o objectio da actiidade. 3. No campo Etiquetas, introduza um termo de etiqueta. À medida que escree, é apresentada uma lista de etiquetas correspondentes do conjunto de etiquetas. Faça clique numa etiqueta para a adicionar ou prossiga com a adição de uma etiqueta que não se encontra na lista. Separe árias etiquetas com írgulas. 4. Adicione membros à actiidade procedendo do seguinte modo: Para adicionar todos os membros da comunidade à actiidade como autores, aceite a opção predefinida, Permitir a todos os membros desta comunidade o acesso à actiidade como Autor. Para adicionar um subconjunto de membros da comunidade à actiidade como autores: a. Seleccione Permitir apenas aos seguintes membros da comunidade acesso na actiidade como e certifique-se de que a opção Autor está seleccionada na lista pendente. Para adicionar todos os membros da comunidade ou um subconjunto de membros à actiidade numa função que não a de autor: a. Seleccione Permitir apenas aos seguintes membros da comunidade acesso na actiidade como. b. Faça clique na seta para baixo junto ao campo Autor e, em seguida, seleccione Proprietário ou Leitor. c. Seleccione a caixa de erificação junto a cada membro que pretende adicionar à actiidade. Nota: Os proprietários da comunidade não são apresentados, uma ez que são automaticamente adicionados às actiidades da comunidade, por predefinição. 136 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

141 5. No campo Objectio da actiidade, introduza uma descrição da actiidade. Faculte uma frase ou duas que resumam o objectio da actiidade, o público da mesma ou o tipo de conteúdo que pretende que os membros adicionem à mesma. 6. No campo Data de conclusão, adicione a data na qual esta actiidade tem de estar concluída. Introduza a data ou seleccione a mesma a partir do controlo de agenda fornecido. 7. Para criar a actiidade a partir de um modelo: a. Expanda a secção Opções de modelo. b. Faça clique em Seleccionar um modelo de actiidade para isualizar uma lista de modelos disponíeis. Ao seleccionar um modelo, é apresentada uma descrição do modelo. Se optar por não utilizar um modelo, seleccione Nenhum na lista. 8. Faça clique em Guardar para concluir a criação da actiidade. Resultados Após guardar a actiidade, esta é aberta na interface do utilizador das Actiidades, na qual pode começar a adicionar entradas e tarefas. Como proceder a seguir A partir da comunidade, pode efectuar os seguintes procedimentos: Faça clique em Iniciar uma actiidade para criar outra actiidade. Faça clique em Actiidades para apresentar a lista completa das actiidades associadas à comunidade. Capítulo 3. Comunidades 137

142 Tarefas relacionadas Adicionar mecanismos à sua comunidade para disponibilizar funcionalidades adicionais na página 97 Adicione mecanismos à sua comunidade, de modo a disponibilizar funcionalidades adicionais aos membros da comunidade. É necessário que seja o proprietário da comunidade para adicionar ou remoer mecanismos de uma comunidade. Gerir actiidades da comunidade Depois de adicionar o mecanismo Actiidades à comunidade, pode editar os detalhes das actiidades, moer e ocultar o mecanismo ou, se o mesmo já não for necessário, remoer o mecanismo da comunidade. Gerir actiidades da comunidade Depois de adicionar o mecanismo Actiidades à comunidade, pode editar os detalhes das actiidades, moer e ocultar o mecanismo ou, se o mesmo já não for necessário, remoer o mecanismo da comunidade. Antes de começar Tem de ser o proprietário de uma comunidade para proceder à edição das actiidades da comunidade ou para ocultar, moer ou remoer o mecanismo Actiidades. Para editar informações acerca das actiidades de uma comunidade, como o título da actiidade, o objectio, as etiquetas, e assim sucessiamente, é necessário editar a actiidade na aplicação Actiidades. Os proprietários de comunidades não podem efectuar tarefas de gestão para quaisquer actiidades que tenham sido partilhadas com uma comunidade. Apenas o proprietário da actiidade que partilhou a actiidade com a comunidade pode gerir essa actiidade. Se a comunidade já não utilizar actiidades, pode remoer o mecanismo Actiidades da comunidade, ou pode ocultá-lo temporariamente até que seja noamente necessário, utilizando as opções disponíeis a partir do menu de acções do mecanismo. Para gerir actiidades da comunidade, abra a comunidade e execute as tarefas que se seguem, conforme necessário. Para proceder à edição de informações básicas acerca de uma actiidade, como o título, o objectio e as etiquetas, faça clique no título da actiidade para a abrir, na aplicação das Actiidades. Aqui, seleccione Mais acções > Editar actiidade para editar a actiidade. Pode também executar as tarefas de gestão de mecanismos que se seguem, fazendo clique no ícone Acções na barra de título do mecanismo e seleccionando uma opção do menu apresentado: Para moer o mecanismo para cima ou para baixo na página Descrição geral, seleccione Moer para cima ou Moer para baixo, conforme aplicáel. Para ocultar o mecanismo, seleccione Ocultar e confirme que pretende remoer temporariamente o mecanismo da comunidade. 138 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

143 Ao ocultar o mecanismo Actiidades, não será eliminado qualquer conteúdo das actiidades. Quando estier pronto para continuar a utilizar as actiidades, seleccione Acções da comunidade > Personalizar para abrir a paleta de conteúdo, faça clique em Ocultar e seleccione Actiidades para restaurar o mecanismo na comunidade. Qualquer conteúdo anteriormente adicionado ao mecanismo será restaurado. Para remoer permanentemente o mecanismo, seleccione Remoer e confirme que pretende remoer o mecanismo. Importante: Seleccionar esta opção elimina permanentemente quaisquer actiidades da comunidade. Este conteúdo não poderá ser recuperado após a eliminação. Para actiidades que tenham sido partilhadas com a comunidade, a remoção do mecanismo Actiidades apenas remoe o acesso à comunidade. As actiidades continuarão a existir na aplicação Actiidades, mas já não serão partilhadas com a comunidade. Tarefas relacionadas Editar comunidades na página 101 Se for proprietário de uma comunidade, pode editar informações acerca da comunidade. Criar uma actiidade de comunidade na página 135 Adicione actiidades à sua comunidade, de modo a fornecer aos membros da comunidade um local para atribuir tarefas e partilhar informações e recursos. Ao iniciar uma actiidade de uma comunidade, pode conceder acesso à actiidade a todos os membros da comunidade ou pode restringir o acesso a um subconjunto de membros. Efectuar procuras numa comunidade Efectue procuras de uma determinada palara-chae numa comunidade para deoler a totalidade do conteúdo da comunidade que contém essa palara-chae. Isto inclui conteúdo proeniente de quaisquer funcionalidades que tenham sido adicionadas à comunidade, por exemplo, actiidades, mas não inclui conteúdo dos ficheiros ou pastas da comunidade. Antes de começar É necessário abrir uma comunidade para que seja possíel efectuar procuras no conteúdo dessa comunidade. O conteúdo é indexado pelo LotusLie periodicamente, pelo que o noo conteúdo que seja adicionado a uma comunidade poderá não ser apresentado de imediato em resultados da procura. Para procurar o conteúdo de uma comunidade, execute os passos que se seguem. 1. Faça clique na seta para baixo junto ao controlo de procura e certifique-se de que a opção Esta comunidade se encontra seleccionada. Esta opção está seleccionada por predefinição. 2. Introduza no campo de texto uma ou mais palaras-chae que pretende procurar. 3. Faça clique no ícone de procura. Capítulo 3. Comunidades 139

144 Tarefas relacionadas Reer os resultados da procura Utilize as opções disponíeis para filtrar os resultados da procura, de modo a localizar as informações de maior interesse. Reer os resultados da procura Utilize as opções disponíeis para filtrar os resultados da procura, de modo a localizar as informações de maior interesse. Sempre que efectuar procuras de conteúdo numa comunidade, os resultados são deolidos numa ista de separadores, em que cada separador corresponde a uma aplicação na comunidade. A ordem dos separadores corresponde à ordem pela qual as aplicações são apresentadas na comunidade. Isto significa que, se der prioridade a uma determinada aplicação, colocando a mesma na parte superior da página da comunidade, os resultados da procura para essa aplicação serão também prioritizados na ista de separadores dos resultados da procura. Reeja os resultados da procura executando os passos que se seguem. Faça clique no título de um dos resultados para o abrir e reer mais pormenorizadamente. Faça clique num separador para apresentar os resultados a partir de uma aplicação específica. Utilize o controlo de procura Etiquetas para procurar os resultados de etiquetas ou palaras-chae específicas. Faça clique numa etiqueta na nuem de etiquetas para apresentar apenas o conteúdo ao qual foi atribuída a etiqueta seleccionada. Como proceder a seguir Se existirem demasiados resultados, poderá efectuar a procura noamente. Para procurar uma única palara-chae, introduza um termo de procura no campo Procurou e faça clique em Procurar noamente. Tarefas relacionadas Efectuar procuras numa comunidade na página 139 Efectue procuras de uma determinada palara-chae numa comunidade para deoler a totalidade do conteúdo da comunidade que contém essa palara-chae. Isto inclui conteúdo proeniente de quaisquer funcionalidades que tenham sido adicionadas à comunidade, por exemplo, actiidades, mas não inclui conteúdo dos ficheiros ou pastas da comunidade. 140 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

145 Capítulo 4. Ficheiros LotusLie Partilhe e colabore em ficheiros. Noo nos Ficheiros? Assista a um ídeo para saber mais sobre os Ficheiros. Actualizações recentes Fique a saber quais os componentes que foram adicionados desde a última actualização. Utilizar os Ficheiros Adicionar os seus próprios ficheiros Localizar ficheiros Bem-indo aos Ficheiros Editar, comentar e recomendar ficheiros Faça clique nos tópicos do índice para obter ajuda na realização de outras tarefas. Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. O componente Ficheiros disponibiliza uma forma simples de partilhar ficheiros, informação, comunicações e ideias com outros membros da equipa, sem ser necessário eniar os ficheiros por correio electrónico. Apenas é necessário compreender alguns conceitos para utilizar os Ficheiros: Transferir ficheiros Transfira ficheiros a partir do computador iniciando sessão e fazendo clique em Transferir ficheiros a partir de qualquer ponto dos Ficheiros. Consulte Como adicionar os meus próprios ficheiros?. Partilhar ficheiros Mantenha os ficheiros particulares, para que mais ninguém possa aceder ou trabalhar com os mesmos. Partilhe ficheiros com utilizadores ou comunidades específicos e permita que estes, por sua ez, partilhem os ficheiros com terceiros. Em alternatia, pode tonar os ficheiros isíeis para todos os utilizadores na sua organização. Consulte Como partilhar ficheiros?. Localizar ficheiros Localize ficheiros efectuando procuras em listas de ficheiros, em diferentes istas. Ordene as istas por colunas. Filtre as istas para limitar as listas por data, pela forma como os ficheiros são partilhados ou por níel de acesso. Procure ficheiros ou localize-os utilizando etiquetas. Marque ficheiros com os quais trabalha para os localizar mais rapidamente, sempre Copyright IBM Corp. 2010,

146 que necessitar deles. Finalmente, organize ficheiros em pastas, para os localizar com maior comodidade. Consulte Como localizar ficheiros?. Acompanhar ficheiros Abra um ficheiro e faça clique em Acompanhar para receber notificações quando o ficheiro for editado ou comentado. Consulte Como acompanhar as alterações efectuadas aos ficheiros e pastas?. Níeis de acesso Sempre que partilha os seus ficheiros com pessoas ou comunidades, pode conceder a estas o acesso de Leitor ou Editor ao ficheiro. Quando partilha as suas pastas com pessoas ou comunidades, pode conceder a estas o acesso de Leitor, Contribuinte ou Proprietário à pasta. Sempre que partilha os seus ficheiros com qualquer utilizador da sua organização, está a atribuir-lhes o acesso de Leitor. Consulte Como partilhar ficheiros?. Recomendar e comentar Recomende e comente ficheiros. Consulte Que acções posso realizar com os ficheiros de outras pessoas?. Etiquetas As etiquetas são palaras-chae atribuídas aos ficheiros, de modo a tornar mais fácil localizar os mesmos posteriormente. Consulte Que acções posso realizar com as etiquetas nos Ficheiros?. Organizar ficheiros em pastas Organize os seus ficheiros em pastas. Tal como os ficheiros, pode acompanhar pastas para receber notificações quando estas forem actualizadas. As pastas podem ser priadas, partilhadas ou disponíeis para todos os utilizadores da sua organização. Mantenha as pastas particulares para que apenas o utilizador possa trabalhar com as mesmas. Partilhe pastas com utilizadores específicos ou grupos e seleccione o acesso que lhes pretende atribuir. Em alternatia, pode disponibilizar pastas para que todos os utilizadores da sua organização consigam aceder às mesmas. Consulte Como criar pastas?. Versões Ao adicionar um ficheiro, este torna-se na primeira ersão do ficheiro. Quando o ficheiro é editado e guardado, essa torna-se a respectia segunda ersão, e assim sucessiamente. Se tier acesso suficiente para isualizar um ficheiro, poderá isualizar também as respectias ersões. Se for o proprietário de um ficheiro, poderá eliminar as ersões. Consulte O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos?. Lixo Moa ficheiros para o lixo ou remoa-os da aplicação Ficheiros. Os ficheiros no lixo não são eliminados permanentemente. Para localizar um ficheiro que tenha sido moido para o lixo, faça clique em Lixo na caixa de naegação. Outros utilizadores não poderão er ou ligar ficheiros que se encontrem no lixo. Consulte Como funciona o lixo?. 142 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

147 Conceitos relacionados Quem pode trabalhar com os ficheiros? na página 144 Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? na página 159 Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. Tarefas relacionadas Como adicionar os meus próprios ficheiros? na página 153 Para adicionar ficheiros, transfira os mesmos a partir do computador. Como partilhar ficheiros? na página 155 Partilhe os seus ficheiros com pessoas e comunidades ou torne-os isíeis para todos os utilizadores na sua organização. Que acções posso realizar com os ficheiros de outras pessoas? na página 150 As acções que pode realizar com os ficheiros de outras pessoas dependem do acesso que estas lhe concederem a esses mesmos ficheiros. Para trabalhar com o ficheiro de outra pessoa, esta terá de o partilhar consigo ou disponibilizá-lo para as pessoas da organização. Como criar pastas? na página 160 As pastas permitem agrupar os ficheiros em conjunto, de forma útil e prática. As pastas podem ser concebidas como priadas, partilhadas ou disponibilizadas para todos os utilizadores na organização. Quais as acções que posso realizar com etiquetas? na página 170 A atribuição de etiquetas permite atribuir palaras-chae passíeis de procura a ficheiros, as quais poderão ser posteriormente utilizadas por si e outros para localizar ou agrupar ficheiros. Pode procurar ficheiros por etiqueta seleccionando um ou mais nomes de etiquetas a partir de uma lista ou introduzindo um nome de etiqueta. Como localizar ficheiros? na página 146 Existem árias formas diferentes para isualizar listas de ficheiros. Pode ordenar, filtrar, alternar entre diferentes apresentações e procurar palaras-chae específicas. Como acompanhar as alterações efectuadas aos ficheiros e pastas? na página 169 Pode solicitar a recepção de notificações sempre que forem efectuadas alterações a um ficheiro, pasta ou ista. Como funciona o lixo? na página 171 Moa os ficheiros para o lixo para os remoer dos Ficheiros. Pode restaurar os ficheiros ou eliminá-los permanentemente do lixo. O que é possíel fazer com a partilha de ficheiros? A aplicação Ficheiros permite ao utilizador e a outros utilizadores que transfiram ficheiros para um armazenamento central e que partilhem os ficheiros com quem pretenderem. A partilha de ficheiros permite a colaboração com outros utilizadores. O controlo do acesso aos ficheiros permite especificar quem pode isualizar e editar os ficheiros que partilha e os ficheiros que são partilhados consigo. A partilha de ficheiros permite colaborar com outros utilizadores em ficheiros específicos e em grupos de ficheiros.os tipos de ficheiros que podem ser partilhados incluem: Capítulo 4. Ficheiros 143

148 Documentos e folhas de cálculo Apresentações Vídeos, ficheiros de oz, imagens Ficheiros de código e ficheiros de origem programáticos Especificações funcionais e de concepção, documentos técnicos Esquemas e concepções A partilha de ficheiros é particularmente útil durante a etapa de planeamento da concepção ou do projecto, quando é essencial que ários membros da equipa consigam isualizar e agir com base em ideias, e de forma a que todos os membros da equipa possam isualizar e responder a essas acções. Os elementos de controlo incluem definições de acesso ao níel de pessoas e comunidades, como o acesso de leitura e edição ou só de leitura. Os ficheiros podem opcionalmente ser agrupados em pastas, e as pastas podem também ser designadas com definições de acesso específicas, incluindo um níel de acesso de contribuinte. Caso tenha acesso de proprietário ou editor a um ficheiro, poderá descarregá-lo e efectuar alterações ao mesmo, bem como transferir noas ersões do ficheiro. Se, por outro lado, tem acesso de leitor a um ficheiro, pode descarregar o ficheiro mas não poderá transferir noas ersões do mesmo para essa página de ficheiro. As funcionalidades de rastreio de ficheiros incluem o seguinte: Arquio de ersões Sempre que uma noa ersão de um ficheiro é transferida, o número da ersão aumenta. Comentários A criação de comentários está disponíel para todas as pessoas que têm acesso ao ficheiro. Subscrição de leitor de feeds e notificação de actualizações Os utilizadores recebem notificações sempre que forem efectuadas alterações a um ficheiro que seja sua propriedade ou que tenha sido partilhado com eles. Os utilizadores podem, opcionalmente, criar um feed para receber notificações de actualizações, no leitor de feeds da sua preferência. Tarefas relacionadas Como partilhar ficheiros? na página 155 Partilhe os seus ficheiros com pessoas e comunidades ou torne-os isíeis para todos os utilizadores na sua organização. Como partilhar pastas? na página 164 Partilhe as suas pastas com pessoas ou comunidades ou torne-as públicas. Quem pode trabalhar com os ficheiros? Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. A pessoa que efectua a transferência de um ficheiro pela primeira ez é o respectio proprietário. Se o proprietário não partilhar ou disponibilizar o ficheiro para todos os utilizadores na organização, o ficheiro permanece priado, e apenas o respectio proprietário pode lê-lo e editá-lo. 144 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

149 Os proprietários podem partilhar os respectios ficheiros com pessoas ou comunidades e atribuir acesso de Leitor ou Editor ao ficheiro. Acesso de Leitor: os Leitores podem ler, comentar, descarregar e recomendar um ficheiro, receber notificações acerca das alterações efectuadas a esse ficheiro e partilhar o ficheiro. Podem adicionar um ficheiro a uma ou mais pastas ou a uma pasta à qual tenham acesso de Contribuinte. Acesso de Editor: os Editores podem ler, editar, comentar, descarregar, recomendar, transferir uma noa ersão e definir as propriedades do ficheiro. Podem também ser notificados acerca de alterações ao ficheiro, e podem partilhá-lo. Os Editores podem também adicionar um ficheiro a uma pasta sua ou a uma pasta à qual tenham acesso de Contribuinte. Os proprietários podem também disponibilizar um ficheiro a todos os utilizadores na organização, o que significa que qualquer pessoa na organização que possa aceder aos Ficheiros pode ler o ficheiro. Ao transferir um ficheiro, o proprietário pode opcionalmente permitir que outros partilhem o ficheiro. Se um ficheiro estier disponíel para todos na organização e, simultaneamente, partilhado, estará assinalado com um ícone público. Capítulo 4. Ficheiros 145

150 Como localizar ficheiros? Conceitos relacionados Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Tarefas relacionadas Como adicionar os meus próprios ficheiros? na página 153 Para adicionar ficheiros, transfira os mesmos a partir do computador. Como partilhar ficheiros? na página 155 Partilhe os seus ficheiros com pessoas e comunidades ou torne-os isíeis para todos os utilizadores na sua organização. Que acções posso realizar com os ficheiros de outras pessoas? na página 150 As acções que pode realizar com os ficheiros de outras pessoas dependem do acesso que estas lhe concederem a esses mesmos ficheiros. Para trabalhar com o ficheiro de outra pessoa, esta terá de o partilhar consigo ou disponibilizá-lo para as pessoas da organização. Como criar pastas? na página 160 As pastas permitem agrupar os ficheiros em conjunto, de forma útil e prática. As pastas podem ser concebidas como priadas, partilhadas ou disponibilizadas para todos os utilizadores na organização. Quais as acções que posso realizar com etiquetas? na página 170 A atribuição de etiquetas permite atribuir palaras-chae passíeis de procura a ficheiros, as quais poderão ser posteriormente utilizadas por si e outros para localizar ou agrupar ficheiros. Pode procurar ficheiros por etiqueta seleccionando um ou mais nomes de etiquetas a partir de uma lista ou introduzindo um nome de etiqueta. Como localizar ficheiros? Existem árias formas diferentes para isualizar listas de ficheiros. Pode ordenar, filtrar, alternar entre diferentes apresentações e procurar palaras-chae específicas. Como acompanhar as alterações efectuadas aos ficheiros e pastas? na página 169 Pode solicitar a recepção de notificações sempre que forem efectuadas alterações a um ficheiro, pasta ou ista. Como funciona o lixo? na página 171 Moa os ficheiros para o lixo para os remoer dos Ficheiros. Pode restaurar os ficheiros ou eliminá-los permanentemente do lixo. Existem árias formas diferentes para isualizar listas de ficheiros. Pode ordenar, filtrar, alternar entre diferentes apresentações e procurar palaras-chae específicas. Pode criar uma lista com os ficheiros que marcou, os seus próprios ficheiros, os ficheiros partilhados consigo, os ficheiros partilhados por si, os ficheiros de comunidade aos quais tem acesso, os ficheiros disponíeis para todos os utilizadores da sua organização e os ficheiros na pasta do lixo. Alterne entre ersões detalhadas e compactas de listas, fazendo clique nos ícones Apresentar acima da lista. 146 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

151 1. Execute um dos seguintes procedimentos para localizar ficheiros: Opção Para localizar ficheiros marcados por si Descrição Faça clique em Ficheiros marcados na caixa de naegação. Para marcar um ficheiro, faça clique no ícone de pionés junto ao ficheiro, numa lista, ou abra o ficheiro e faça clique no ícone de pionés. Para localizar ficheiros transferidos por si Para localizar ficheiros que outras pessoas partilharam consigo Faça clique em Os meus ficheiros na caixa de naegação. Faça clique em Partilhados comigo na caixa de naegação. Estes são ficheiros partilhados por outras pessoas, especificamente consigo. Os ficheiros partilhados consigo poderão ser também públicos. Para localizar ficheiros que partilhou com outras pessoas Faça clique em Partilhados por mim na caixa de naegação. Estes são ficheiros que partilhou com pessoas específicas. Os ficheiros partilhados por si poderão ser também públicos. Para encontrar ficheiros de comunidade aos quais tem acesso de isualização Faça clique em Ficheiros da comunidade na caixa de naegação. Para encontrar ficheiros disponíeis para todos os utilizadores na sua organização Faça clique em Ficheiros de nome da empresa na caixa de naegação. Para procurar ficheiros Seleccione um item no menu de procura, como Todos os ficheiros ou Pessoas, introduza caracteres no campo de procura, como o nome do ficheiro ou o nome de uma pessoa e, em seguida, faça clique no ícone de procura. 2. Execute qualquer um dos procedimentos que se seguem para filtrar ainda mais ou aceder a ficheiros: Opção Para mostrar ficheiros por etiqueta Descrição Expanda a secção Etiquetas ou Etiquetas públicas e faça clique numa etiqueta na nuem de etiquetas. Em alternatia, introduza uma etiqueta no campo e faça clique no ícone de procura para deoler ficheiros com essa etiqueta. Pode também abrir um ficheiro ao qual tenha acesso e isualizar as etiquetas atribuídas. Capítulo 4. Ficheiros 147

152 Opção Para mostrar o modo de partilha de um ficheiro Para mostrar ficheiros por data Para mostrar ficheiros de outras pessoas que pode editar Para mostrar os ficheiros que outras pessoas podem editar Para adicionar colunas a uma ista Descrição Abra um ficheiro numa das secções de pastas que se seguem e seleccione Partilhar para isualizar as respectias características de partilha: Ficheiros marcados Os meus ficheiros Ficheiros partilhados comigo Ficheiros de nome da empresa Expanda a secção Data da actualização e faça clique em qualquer uma das seguintes ligações: Hoje Nos últimos 7 dias Nos últimos 30 dias Nos últimos 365 dias As datas dos ficheiros são também apresentadas nas diersas istas de lista de ficheiros. Na ista Partilhados comigo, expanda a secção Função e, em seguida, faça clique em editor. Na ista Partilhados por mim, expanda a secção Função e, em seguida, faça clique em editor. Em qualquer ista de pastas, faça clique em Personalizar. Seleccione os dados para apresentar em colunas na ista e, em seguida, faça clique em Mostrar. 148 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

153 Opção Para descarregar todos os ficheiros numa ista Para receber notificações de feed sempre que forem efectuadas alterações à ista Descrição Na parte final da ista faça clique em Descarregar todos os ficheiros para descarregar um ficheiro.zip contendo todos os ficheiros na ista, incluindo os ficheiros não apresentados na página actual. O ficheiro.zip pode ter um tamanho máximo de 4 GB. Nota: Se realizar árias transferências de ficheiros.zip, o primeiro ficheiro.zip descarregado recebe o nome ficheiros.zip. As transferências subsequentes receberão o mesmo nome, mas com ários números acrescentados, como ficheiros(1).zip, ficheiros(2).zip e assim sucessiamente. Pode alterar o nome dos ficheiros.zip posteriormente. Se algum dos nomes dos ficheiros que está a transferir para o ficheiro.zip contier caracteres não ingleses, pode utilizar a definição Global (predefinição). A definição Global (predefinição) informa o programa de descompactação que dee utilizar caracteres UTF-8, de modo a que os caracteres do nome de ficheiro possam ser correctamente processados durante a operação de descompactação. Se os nomes de ficheiro incluídos no ficheiro.zip não forem apresentados correctamente depois de seleccionar a definição Global (predefinição), faça clique em Global (predefinição), especifique um alor de idioma quando lhe for solicitado e processe noamente a transferência. Na parte final da ista, faça clique em Feed para estes ficheiros e crie uma subscrição do leitor de feeds, tal como indicado. Capítulo 4. Ficheiros 149

154 Conceitos relacionados Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Quem pode trabalhar com os ficheiros? na página 144 Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? na página 159 Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. Que acções posso realizar com os ficheiros de outras pessoas? As acções que pode realizar com os ficheiros de outras pessoas dependem do acesso que estas lhe concederem a esses mesmos ficheiros. Para trabalhar com o ficheiro de outra pessoa, esta terá de o partilhar consigo ou disponibilizá-lo para as pessoas da organização. Sempre que um ficheiro é disponibilizado para todos os utilizadores da organização, estes podem abrir e descarregar o ficheiro. Estes podem partilhar o ficheiro, adicioná-lo a uma pasta, comentá-lo e receber notificações sempre que alguém editar ou comentar o ficheiro. Sempre que alguém partilha um ficheiro consigo, poderá conceder-lhe acesso de Leitor ou Editor: Acesso de Leitor: os Leitores podem ler, comentar, descarregar e recomendar um ficheiro, receber notificações acerca das alterações efectuadas a esse ficheiro e partilhar o ficheiro. Podem adicionar um ficheiro a uma ou mais pastas ou a uma pasta à qual tenham acesso de Contribuinte. Acesso de Editor: os Editores podem ler, editar, comentar, descarregar, recomendar, transferir uma noa ersão e definir as propriedades do ficheiro. Podem também ser notificados acerca de alterações ao ficheiro, e podem partilhá-lo. Os Editores podem também adicionar um ficheiro a uma pasta sua ou a uma pasta à qual tenham acesso de Contribuinte. Os proprietários do ficheiro podem optar por não permitir que outras pessoas partilhem ficheiros. Se o ficheiro não puder ser partilhado, não poderá partilhá-lo com pessoas ou comunidades, nem adicioná-lo a pastas. Para isualizar qual o acesso que tem a um determinado ficheiro, abra a página do ficheiro e faça clique no separador Partilhar. Procure o seu nome na lista Leitor ou Editor. Se o nome da sua empresa se encontrar na lista de Leitores, o ficheiro estará disponíel para todos os utilizadores da organização. Abra a página do ficheiro e execute uma ou mais das acções de ficheiro que se seguem. 150 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

155 Opção Para recomendar ficheiros Para comentar ficheiros Descrição Em qualquer lista de ficheiros, localize um ficheiro e faça clique no ícone de recomendação (uma estrela) na respectia linha, para recomendar o ficheiro. Faça noamente clique na estrela e faça clique em Recomendou para remoer a recomendação. Pode também fazer clique no ícone de estrela, na página do ficheiro, abaixo do título do mesmo. Abra a página do ficheiro, faça clique no separador Comentários e, em seguida, faça clique em Adicionar um comentário. Introduza o comentário e, em seguida, faça clique em Guardar. Capítulo 4. Ficheiros 151

156 Opção Descrição Para descarregar ficheiros Para descarregar um único ficheiro, abra a página do ficheiro e faça clique em Descarregar este ficheiro. Para descarregar um ou mais ficheiros, abra uma ista de ficheiros ou pastas, seleccione a caixa junto ao ficheiro ou ficheiros que pretende descarregar e faça clique em Descarregar. Para descarregar todos os ficheiros numa ista, na parte inferior da lista faça clique em Descarregar todos os ficheiros, para descarregar um ficheiro.zip contendo todos os ficheiros, incluindo os ficheiros não apresentados na página actual. O ficheiro.zip pode ter um tamanho máximo de 4 GB. Nota: Se realizar árias transferências de ficheiros.zip, o primeiro ficheiro.zip descarregado recebe o nome ficheiros.zip. As transferências subsequentes receberão o mesmo nome, mas com ários números acrescentados, como ficheiros(1).zip, ficheiros(2).zip e assim sucessiamente. Pode alterar o nome dos ficheiros.zip posteriormente. Para editar as propriedades dos ficheiros Para adicionar ficheiros a pastas Se algum dos nomes dos ficheiros que está a transferir para o ficheiro.zip contier caracteres não ingleses, pode utilizar a definição Global (predefinição). A definição Global (predefinição) informa o programa de descompactação que dee utilizar caracteres UTF-8, de modo a que os caracteres do nome de ficheiro possam ser correctamente processados durante a operação de descompactação. Se os nomes de ficheiro incluídos no ficheiro.zip não forem apresentados correctamente depois de seleccionar a definição Global (predefinição), faça clique em Global (predefinição), especifique um alor de idioma quando lhe for solicitado e processe noamente a transferência. Abra a página do ficheiro e, em seguida, faça clique em Mais acções > Editar propriedades. Altere o nome, a descrição ou a extensão do ficheiro e, em seguida, faça clique em Guardar. É necessário que seja um proprietário ou que tenha acesso de Editor para editar as propriedades do ficheiro de outra pessoa. Abra a página do ficheiro e faça clique em Adicionar às pastas. Seleccione uma pasta e, em seguida, faça clique em Adicionar às pastas. Consulte Como adicionar ficheiros a pastas? 152 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

157 Conceitos relacionados Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Quem pode trabalhar com os ficheiros? na página 144 Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? na página 159 Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. Tarefas relacionadas Como adicionar ficheiros a pastas? na página 162 As pastas contêm e organizam ficheiros. Adicione ficheiros a pastas às quais tenha acesso de Contribuinte ou Proprietário. Como adicionar os meus próprios ficheiros? Para adicionar ficheiros, transfira os mesmos a partir do computador. O administrador determina quem pode transferir ficheiros e, por conseguinte, poderá não ser possíel efectuar este procedimento. O administrador limita a quantidade de espaço de que o utilizador dispõe para armazenar os ficheiros. Quando atingir esse limite, não poderá adicionar qualquer item noo aos Ficheiros. Os ficheiros armazenados incluem todas as ersões dos ficheiros transferidos. O espaço que utilizou é apresentado na ista Os meus ficheiros, na parte inferior da lista de ficheiros. Pode eliminar as ersões mais antigas dos ficheiros para criar espaço. O seu administrador limita igualmente o tamanho de ficheiro indiidual. Pode transferir qualquer tipo de ficheiro permitido pelo administrador. 1. Faça clique em Transferir ficheiros. 2. Faça clique em Pesquisar, seleccione um ou mais ficheiros e faça clique em Abrir. 3. Opcional: Na lista de ficheiros a transferir, faça clique no ficheiro para editar o respectio nome ou faça clique em x para eliminar o ficheiro da lista. 4. Opcional: Introduza etiquetas, separadas por um espaço. 5. Seleccione uma das seguintes opções: Opção Ninguém Descrição Torna os ficheiros priados. Apenas o proprietário poderá er e editar os ficheiros. Capítulo 4. Ficheiros 153

158 Opção Pessoas ou comunidades Todas as pessoas na nome da empresa Permitir que outras pessoas partilhem este ficheiro Permitir que os ficheiros sejam partilhados com pessoas que não pertencem à minha organização Segurança: Encriptar o conteúdo destes ficheiros Descrição Partilhe os ficheiros com pessoas específicas ou comunidades. Execute os seguintes passos: 1. Seleccione uma Pessoa ou uma Comunidade. 2. Seleccione o níel de acesso como Leitor ou como Editor: Os Leitores podem ler, comentar, descarregar e recomendar um ficheiro. Podem adicionar ficheiros a pastas às quais tenham acesso de Contribuinte, ser notificados de alterações efectuadas ao ficheiro e partilhar o ficheiro com outras pessoas. Os Editores pode ler, editar, comentar, descarregar, recomendar, transferir uma noa ersão e definir propriedades do ficheiro. Podem adicionar ficheiros a pastas às quais tenham acesso de Contribuinte, ser notificados de alterações efectuadas ao ficheiro e partilhá-lo com outras pessoas. 3. Execute uma das tarefas que se seguem: Para partilhar com uma Pessoa, comece a introduzir o nome da pessoa e, em seguida, seleccione o nome da pessoa quando este for apresentado. Para partilhar com uma Comunidade, comece por introduzir o nome da comunidade e, em seguida, seleccione o nome da comunidade quando este for apresentado. Nota: Sempre que partilhar um ficheiro com uma comunidade pública, este ficheiro torna-se público. 4. Adicione uma mensagem opcional para as pessoas com as quais partilhou o ficheiro. Torne o ficheiro disponíel para todas as pessoas da sua organização. Esta definição atribui o acesso de Leitor. Permita que pessoas ou comunidades com quem partilha o ficheiro possam, por sua ez, partilhá-lo com outros. Permita que o ficheiro seja partilhado com o exterior. Esta opção apenas está disponíel quando transfere o ficheiro e não pode ser alterada após a respectia transferência. Caso o seu administrador tenha actiado esta opção, poderá especificar que os ficheiros que adicionar sejam encriptados. 6. Faça clique em Transferir. 154 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

159 Como partilhar ficheiros? Conceitos relacionados Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Quem pode trabalhar com os ficheiros? na página 144 Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? na página 159 Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. Partilhe os seus ficheiros com pessoas e comunidades ou torne-os isíeis para todos os utilizadores na sua organização. Pode conceder a pessoas e comunidades o acesso de Leitor ou Editor. Pode conceder acesso de leitura a todos os utilizadores da sua organização. Acesso de Leitor: os Leitores podem ler, comentar, descarregar e recomendar um ficheiro. Os Leitores podem também adicionar ficheiros a pastas às quais tenham acesso de Contribuinte, ser notificados em caso de alterações a ficheiros e partilhar ficheiros com outras pessoas. Acesso de editor: Os Editores podem ler, editar, comentar, descarregar, recomendar, transferir uma noa ersão e definir propriedades do ficheiro. Os Editores podem também adicionar ficheiros a pastas às quais tenham acesso de Contribuinte, ser notificados de alterações efectuadas ao ficheiro e partilhá-lo com outras pessoas. Os utilizadores são notificadas sempre que um ficheiro é partilhado com eles e quando são efectuadas actualizações à respectia página do ficheiro. Para parar de acompanhar a actualizações, abra a página do ficheiro e faça clique em Mais acções > Parar o acompanhamento. Pode também partilhar ficheiros que tenham sido partilhados consigo, desde que o proprietário o permita. Apenas os proprietários podem disponibilizar um ficheiro para todos os utilizadores na empresa. Para er os utilizadores com quem um determinado ficheiro foi partilhado, abra a página do ficheiro e faça clique no separador Partilhar. Nota: Pode partilhar um ficheiro com um utilizador não LotusLie. O conidado tem de aceitar o conite para participar no LotusLie, de forma a poder aceder ao ficheiro partilhado. Se incluir o endereço de correio electrónico de um utilizador não LotusLie na lista de partilha, ser-lhe-á solicitado que especifique o nome da pessoa. A pessoa recebe uma mensagem de correio electrónico para participar no LotusLie e, após iniciar a respectia participação, pode aceder ao ficheiro partilhado. Capítulo 4. Ficheiros 155

160 Partilhe um ficheiro seguindo as instruções. Opção Para partilhar um ficheiro ao transferir o mesmo Descrição 1. Faça clique em Transferir ficheiros. 2. Introduza o caminho do ficheiro ou pesquise o ficheiro. 3. Introduza um nome do ficheiro. 4. Opcional: Introduza etiquetas, separadas por um espaço. 5. Seleccione Pessoas ou comunidades. 6. Seleccione uma Pessoa ou uma Comunidade. 7. Seleccione como Leitor ou como Editor para atribuir acesso. 8. Execute uma das tarefas que se seguem: Para partilhar com uma pessoa, comece a introduzir o nome da pessoa e, em seguida, seleccione o nome da pessoa quando este for apresentado. Para partilhar com uma comunidade, comece a introduzir o nome da comunidade e, em seguida, seleccione o nome da comunidade quando este for apresentado. 9. Opcional: Desmarque Permitir que outras pessoas partilhem este ficheiro para impedir que as pessoas com quem partilha o ficheiro o partilhem, por sua ez, com outras pessoas. 10. Opcional: Desmarque Permitir a partilha de ficheiros com pessoas externas à minha organização para impedir que os utilizadores partilhem um ficheiro com o exterior. 11. Adicione uma mensagem opcional para as pessoas com as quais partilhou o ficheiro. 12. Faça clique em Transferir. 156 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

161 Opção Para disponibilizar um ficheiro para todos os utilizadores na sua organização ao transferi-lo Para partilhar um ficheiro que já tenha sido transferido Descrição 1. Faça clique em Transferir ficheiros. 2. Introduza o caminho do ficheiro ou pesquise o ficheiro. 3. Introduza um nome do ficheiro. 4. Opcional: Introduza etiquetas, separadas por um espaço. 5. Seleccione Todas as pessoas na nome da empresa. 6. Opcional: Desmarque Permitir que outras pessoas partilhem este ficheiro para impedir que as pessoas com quem partilha o ficheiro o partilhem, por sua ez, com outras pessoas. 7. Opcional: Desmarque Permitir a partilha de ficheiros com pessoas externas à minha organização para impedir que os utilizadores partilhem um ficheiro com o exterior. 8. Faça clique em Transferir. 1. Abra a página do ficheiro. 2. Faça clique em Partilhar. 3. Seleccione uma Pessoa ou uma Comunidade. 4. Seleccione como Leitor ou como Editor para atribuir acesso. 5. Execute uma das tarefas que se seguem: Para partilhar com pessoas, faça clique no campo para apresentar os nomes das pessoas com quem partilhou ficheiros recentemente. Se a pessoa pela qual está a procurar for apresentada, seleccione-a. Caso contrário, introduza um nome ou endereço de correio electrónico e, em seguida, seleccione a pessoa. Se o nome que pretende não for apresentado, faça clique em Pessoa não apresentada? Utilizar procura completa... para procurar o mesmo. Para partilhar com uma comunidade, introduza o nome da comunidade e, em seguida, seleccione a comunidade quando esta for apresentada. Nota: Sempre que partilhar um ficheiro com uma comunidade pública, este ficheiro torna-se público. 6. Opcional: Adicione uma mensagem opcional para as pessoas com quem partilhou o ficheiro. 7. Faça clique em Partilhar. Capítulo 4. Ficheiros 157

162 Opção Para disponibilizar um ficheiro para todos os utilizadores na sua organização após a respectia transferência Para copiar um ficheiro para uma comunidade Para tornar um ficheiro disponíel para todos os utilizadores na sua organização não disponíel para todos os utilizadores Descrição 1. Abra a página do ficheiro. 2. Faça clique em Partilhar. 3. Seleccione Todas as pessoas na nome da empresa. 4. Faça clique em Partilhar. Em ez de partilhar, pode copiar a ersão mais recente de um ficheiro para uma comunidade. Apenas um proprietário pode copiar um ficheiro para uma comunidade e a comunidade tem de conter um mecanismo Ficheiros. 1. Abra a página do ficheiro. 2. Faça clique em Mais acções > Fornecer cópia à comunidade. 3. Introduza o nome da comunidade e, em seguida, seleccione a comunidade, quando esta for apresentada. 4. Opcionalmente, altere o nome do ficheiro. 5. Opcionalmente, associe uma etiqueta ao ficheiro. 6. Faça clique em Copiar. 1. Abra a página do ficheiro. 2. Faça clique no separador Partilhar na parte inferior do ecrã. 3. Faça clique no x junto a Todas as pessoas e faça clique em OK. Para tornar um ficheiro partilhado particular Para despromoer o acesso de um utilizador a um ficheiro partilhado As pessoas e as comunidades com quem partilhou especificamente o ficheiro continuarão a poder isualizá-lo e a trabalhar com o mesmo. 1. Abra a página do ficheiro. 2. Faça clique no separador Partilhar na parte inferior do ecrã. 3. Faça clique na ligação Parar a partilha. 4. Faça clique em OK. Este procedimento faz com que o utilizador seja a única pessoa que pode isualizar ou trabalhar com o ficheiro. 1. Abra a página do ficheiro. 2. Faça clique no separador Partilhar na parte inferior do ecrã. 3. Faça clique em x junto a uma pessoa ou comunidade. 4. Seleccione um noo níel de acesso e, em seguida, faça clique em OK. 158 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

163 Opção Para parar de partilhar ficheiros que foram partilhados consigo Descrição 1. Abra a página do ficheiro. 2. Faça clique no separador Partilhar na parte inferior do ecrã. 3. Execute uma das seguintes tarefas: Para parar de partilhar com todos os utilizadores, faça clique em Parar as minhas partilhas e, em seguida, faça clique em OK. Para parar de partilhar com uma pessoa ou comunidade, faça clique no x junto ao respectio nome e, em seguida, faça clique em OK. Conceitos relacionados O que é possíel fazer com a partilha de ficheiros? na página 143 A aplicação Ficheiros permite ao utilizador e a outros utilizadores que transfiram ficheiros para um armazenamento central e que partilhem os ficheiros com quem pretenderem. A partilha de ficheiros permite a colaboração com outros utilizadores. O controlo do acesso aos ficheiros permite especificar quem pode isualizar e editar os ficheiros que partilha e os ficheiros que são partilhados consigo. Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Quem pode trabalhar com os ficheiros? na página 144 Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. Para aceder às ersões de um ficheiro, abra a página do ficheiro e faça clique no separador Versões. Pode isualizar árias informações, incluindo o número da ersão, a respectia data de edição e o nome da pessoa que efectuou as edições. Pode descarregar ersões do ficheiro e, caso seja o proprietário do ficheiro ou tenha acesso de Editor, pode restaurar uma ersão anterior para a tornar na ersão mais recente. Apenas um proprietário ou administrador pode eliminar uma ersão do ficheiro. Nota: Ao restaurar uma ersão mais antiga do ficheiro, apenas o conteúdo do ficheiro é restaurado. O título, etiquetas e outras propriedades numa página do ficheiro não são alterados. Capítulo 4. Ficheiros 159

164 Como criar pastas? Conceitos relacionados Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Tarefas relacionadas Como adicionar os meus próprios ficheiros? na página 153 Para adicionar ficheiros, transfira os mesmos a partir do computador. Como partilhar ficheiros? na página 155 Partilhe os seus ficheiros com pessoas e comunidades ou torne-os isíeis para todos os utilizadores na sua organização. Que acções posso realizar com os ficheiros de outras pessoas? na página 150 As acções que pode realizar com os ficheiros de outras pessoas dependem do acesso que estas lhe concederem a esses mesmos ficheiros. Para trabalhar com o ficheiro de outra pessoa, esta terá de o partilhar consigo ou disponibilizá-lo para as pessoas da organização. Como criar pastas? As pastas permitem agrupar os ficheiros em conjunto, de forma útil e prática. As pastas podem ser concebidas como priadas, partilhadas ou disponibilizadas para todos os utilizadores na organização. Quais as acções que posso realizar com etiquetas? na página 170 A atribuição de etiquetas permite atribuir palaras-chae passíeis de procura a ficheiros, as quais poderão ser posteriormente utilizadas por si e outros para localizar ou agrupar ficheiros. Pode procurar ficheiros por etiqueta seleccionando um ou mais nomes de etiquetas a partir de uma lista ou introduzindo um nome de etiqueta. Como localizar ficheiros? na página 146 Existem árias formas diferentes para isualizar listas de ficheiros. Pode ordenar, filtrar, alternar entre diferentes apresentações e procurar palaras-chae específicas. Como acompanhar as alterações efectuadas aos ficheiros e pastas? na página 169 Pode solicitar a recepção de notificações sempre que forem efectuadas alterações a um ficheiro, pasta ou ista. Como funciona o lixo? na página 171 Moa os ficheiros para o lixo para os remoer dos Ficheiros. Pode restaurar os ficheiros ou eliminá-los permanentemente do lixo. As pastas permitem agrupar os ficheiros em conjunto, de forma útil e prática. As pastas podem ser concebidas como priadas, partilhadas ou disponibilizadas para todos os utilizadores na organização. Os ficheiros em pastas particulares apenas podem ser lidos e alterados pelo respectio proprietário. Se tornar uma pasta priada numa pasta disponíel para todos os utilizadores da sua empresa, os ficheiros que não tenham sido concebidos como disponíeis para todos os utilizadores serão remoidos dessa pasta. Os ficheiros em pastas partilhadas podem ser lidos e editados em colaboração pelas pessoas e comunidades com quem a pasta foi partilhada. As pessoas e comunidades podem ter acesso de Leitor, Contribuinte ou Proprietário a uma pasta. Os Leitores podem ler ficheiros na pasta. Os Contribuintes podem adicionar ficheiros à pasta, eliminar ficheiros que tenham sido adicionados por si 160 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

165 e isualizar informações acerca de ficheiros na pasta. Os proprietários têm a propriedade da pasta, juntamente com o proprietário original. Podem partilhar a pasta com outras pessoas e eliminar qualquer ficheiro. Sempre que partilha uma pasta com outras pessoas e comunidades, estes poderão er os ficheiros nessa pasta. Contudo, estas pessoas não podem isualizar esses ficheiros em qualquer outra localização, excepto se partilhar explicitamente os ficheiros com as mesmas. Por exemplo, caso tenha adicionado um ficheiro a uma pasta e partilhado essa pasta com a Cátia, mas não tenha partilhado o ficheiro com a Cátia, ela poderá isualizar e abrir o ficheiro nessa pasta, mas não poderá ê-lo em qualquer outra lista. Sempre que partilha uma pasta com pessoas ou altera a respectia função, essas pessoas são notificadas. Um proprietário de uma pasta pode actiar a opção Todas as pessoas podem contribuir para esta pasta, de modo a permitir também a adição de ficheiros à pasta. 1. Faça clique em Noa pasta. 2. Introduza um nome para a pasta. 3. Opcional: Opcional: Introduza uma descrição. 4. Seleccione uma das opções que se seguem: Seleccione Ninguém para tornar a pasta priada. Apenas o proprietário pode isualizar e editar a mesma. Seleccione Pessoas ou comunidades para partilhar o ficheiro com pessoas específicas. Execute os seguintes passos: a. Seleccione uma Pessoa ou uma Comunidade. b. Atribua um níel de acesso de Proprietário, Contribuinte ou Leitor. c. Introduza um nome ou endereço de correio electrónico e, em seguida, seleccione esse nome ou endereço, quando for apresentado. Seleccione Todas as pessoas na nome da empresa para tornar a pasta isíel para todas as pessoas na sua organização. O acesso de Leitor é disponibilizado. 5. Faça clique em Permitir a partilha da pasta com pessoas externas à minha empresa para tornar a pasta pública e permitir que qualquer pessoa isualize e descarregue os ficheiros na pasta. 6. Caso tenha especificado que a pasta é pública, pode fazer clique em Todas as pessoas podem contribuir para esta pasta para permitir que todos os utilizadores adicionem ficheiros à mesma. 7. Faça clique em Guardar para criar a pasta. Capítulo 4. Ficheiros 161

166 Conceitos relacionados Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Quem pode trabalhar com os ficheiros? na página 144 Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? na página 159 Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. Como adicionar ficheiros a pastas? As pastas contêm e organizam ficheiros. Adicione ficheiros a pastas às quais tenha acesso de Contribuinte ou Proprietário. Pode abrir uma pasta e adicionar ficheiros, abrir um ficheiro e adicioná-lo a pastas ou arrastar e largar ficheiros em pastas. 1. Execute os passos que se seguem para abrir uma pasta e adicionar ficheiros: a. Abra a pasta. b. Faça clique em Adicionar ficheiros. c. Localize ficheiros atraés de um dos seguintes procedimentos: Opção Pesquisar ficheiros no meu computador Ficheiros recentes Descrição Transfira ficheiros a partir do seu computador para a pasta. Transferir um ficheiro para uma pasta pública torna esse ficheiro público. Transferir um ficheiro para uma pasta partilhada significa que o ficheiro é partilhado com a pessoa com quem esta pasta está a ser partilhada. Seleccione os ficheiros recentemente transferidos ou partilhados consigo. Para procurar em todos os ficheiros, introduza caracteres no campo de procura e faça clique no ícone de procura. Todos os ficheiros incluem os seus ficheiros, ficheiros públicos e ficheiros partilhados consigo. Ficheiros marcados Seleccione a partir de uma lista dos ficheiros marcados. 162 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

167 Opção Os meus ficheiros Descrição Seleccione os ficheiros que transferiu. Para procurar nos ficheiros, introduza caracteres no campo de procura e faça clique no ícone de procura. Partilhados comigo Seleccione os ficheiros que outras pessoas partilharam consigo. Para procurar nos ficheiros partilhados consigo, introduza caracteres no campo de procura e faça clique no ícone de procura. Ficheiros de outras pessoas Seleccione os ficheiros indiiduais de outras pessoas que são públicos ou estão a ser partilhados consigo. Introduza o nome ou endereço de correio electrónico no campo de procura e, em seguida, seleccione-o, quando for apresentado. Se o nome ou endereço não for apresentado, faça clique no ícone de procura. As minhas pastas Seleccione os ficheiros das suas pastas. Expanda As minhas pastas, faça clique numa pasta e, em seguida, seleccione ficheiros proenientes dessa pasta. Para procurar em todos os ficheiros, introduza caracteres no campo de procura e faça clique no ícone de procura. Todos os ficheiros incluem os seus ficheiros, ficheiros públicos e ficheiros partilhados consigo. Pastas partilhadas Seleccione os ficheiros proenientes de pastas partilhadas consigo. Expanda Pastas partilhadas, faça clique numa pasta e, em seguida, seleccione ficheiros dessa pasta. Para procurar em todos os ficheiros, introduza caracteres no campo de procura e faça clique no ícone de procura. Todos os ficheiros incluem os seus ficheiros, ficheiros públicos e ficheiros partilhados consigo. d. Faça clique em Adicionar ficheiros. e. Opcionalmente, seleccione a caixa para permitir que os membros da pasta editem quaisquer ficheiros que sejam propriedade sua. 2. Execute os passos que se seguem para abrir um ficheiro e adicioná-lo a pastas: a. Abra o ficheiro. b. Faça clique em Adicionar às pastas. c. Localize pastas atraés de um dos seguintes procedimentos: Capítulo 4. Ficheiros 163

168 Opção Pastas recentes Descrição Abaixo da opção Pastas às quais adicionei ficheiros recentemente, seleccione as pastas às quais adicionou ficheiros recentemente. Abaixo da opção Pastas recentemente actualizadas, seleccione as pastas que criou, que outras pessoas partilharam consigo e às quais outras pessoas adicionaram ficheiros recentemente. Para procurar em todas as pastas, introduza caracteres no campo de procura e faça clique no ícone de procura. As minhas pastas Seleccione as pastas que criou. Para procurar em todas as pastas, introduza caracteres no campo de procura e faça clique no ícone de procura. Pastas partilhadas comigo Seleccione as pastas que outras pessoas partilharam consigo. Para procurar em todas as pastas, introduza caracteres no campo de procura e faça clique no ícone de procura. Pastas de nome da empresa Seleccione as pastas isíeis para as pessoas na sua organização. Para procurar em todas as pastas, introduza caracteres no campo de procura e faça clique no ícone de procura. Como partilhar pastas? d. Faça clique em Adicionar às pastas. Como proceder a seguir Para remoer ficheiros de pastas, abra o ficheiro, faça clique no separador Pastas, faça clique no x junto à pasta da qual pretende remoer o ficheiro e, em seguida, faça clique em OK. Tarefas relacionadas Que acções posso realizar com os ficheiros de outras pessoas? na página 150 As acções que pode realizar com os ficheiros de outras pessoas dependem do acesso que estas lhe concederem a esses mesmos ficheiros. Para trabalhar com o ficheiro de outra pessoa, esta terá de o partilhar consigo ou disponibilizá-lo para as pessoas da organização. Partilhe as suas pastas com pessoas ou comunidades ou torne-as públicas. Pode conceder a pessoas, grupos e comunidades o acesso de Leitor, Contribuinte ou Proprietário. Acesso de Leitor: os Leitores podem ler ficheiros na pasta. 164 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

169 Acesso de Contribuinte: os Contribuintes podem adicionar ficheiros à pasta, eliminar ficheiros adicionados e isualizar informações acerca dos ficheiros na pasta. Acesso de Proprietário: os Proprietários têm a propriedade da pasta juntamente com o proprietário original. Podem partilhar a pasta com outras pessoas e eliminar qualquer ficheiro. O proprietário de um ficheiro pode eliminá-lo ou remoê-lo de uma pasta. As pessoas e comunidades com as quais partilha pastas são notificadas na respectia secção Actualizações. Para isualizar quem tem acesso às suas pastas, abra a página da pasta e faça clique no separador Partilhar. Opção Para partilhar uma pasta na altura da sua criação Descrição 1. Faça clique em Noa pasta. 2. Introduza um nome. 3. Introduza uma descrição. 4. Execute uma das seguintes acções: Seleccione Pessoas ou comunidades para partilhar com pessoas e comunidades específicas. Seleccione uma Pessoa ou uma Comunidade e, em seguida, seleccione um níel de acesso (descrito neste tópico). Introduza um nome ou endereço de correio electrónico e seleccione esse nome ou endereço, quando for apresentado. Apenas poderá isualizar as pessoas e as comunidades disponíeis no seu directório empresarial. Seleccione Todas as pessoas na nome da empresa para conceder acesso de Leitor a todos os utilizadores. Seleccione Todas as pessoas podem contribuir para esta pasta para conceder acesso de Contribuinte a todas as pessoas. Sempre que disponibiliza uma pasta para todos os utilizadores na organização, os ficheiros que não foram disponibilizados com todos os utilizadores da organização são remoidos da pasta. 5. Faça clique em Guardar. Nota: Não é possíel partilhar uma pasta priada com uma comunidade pública. Capítulo 4. Ficheiros 165

170 Opção Para partilhar uma pasta após a sua criação Para tornar uma pasta disponíel para todos os utilizadores na sua organização não disponíel para todos os utilizadores Para tornar uma pasta partilhada particular Descrição 1. Abra a pasta. 2. Faça clique em Partilhar. 3. Execute uma das seguintes acções: Seleccione Pessoas ou comunidades para partilhar com pessoas e comunidades específicas. Seleccione uma Pessoa ou uma Comunidade e, em seguida, seleccione um níel de acesso (descrito neste tópico). Introduza um nome ou endereço de correio electrónico e seleccione esse nome ou endereço, quando for apresentado. Apenas poderá isualizar as pessoas e as comunidades disponíeis no seu directório empresarial. Seleccione Todas as pessoas na nome da empresa para conceder acesso de Leitor a todos os utilizadores da sua organização. Seleccione Todas as pessoas podem contribuir para esta pasta para conceder acesso de Contribuinte a todos os utilizadores da sua organização. Sempre que disponibiliza uma pasta para todos os utilizadores na organização, os ficheiros que não foram disponibilizados com todos os utilizadores da organização são remoidos da pasta. 4. Faça clique em Partilhar. Nota: Não é possíel partilhar uma pasta priada com uma comunidade pública. 1. Abra a página da pasta. 2. Faça clique no separador Partilhar na parte inferior do ecrã. 3. Faça clique em x junto a Todos. As pessoas e comunidades com quem partilhou especificamente o ficheiro continuarão a isualizar e a trabalhar com o mesmo. 1. Abra a página da pasta. 2. Faça clique no separador Partilhar na parte inferior do ecrã. 3. Faça clique na ligação Parar a partilha. 4. Faça clique em OK. Este procedimento faz com que o utilizador seja a única pessoa que pode er ou trabalhar com a pasta. 166 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

171 Opção Para despromoer o acesso de uma pessoa a uma pasta partilhada Descrição 1. Abra a página da pasta. 2. Faça clique no separador Partilhar na parte inferior do ecrã. 3. Faça clique no x junto a uma pessoa, grupo ou comunidade. 4. Seleccione um noo níel de acesso e, em seguida, faça clique em OK. Como localizar pastas? Conceitos relacionados O que é possíel fazer com a partilha de ficheiros? na página 143 A aplicação Ficheiros permite ao utilizador e a outros utilizadores que transfiram ficheiros para um armazenamento central e que partilhem os ficheiros com quem pretenderem. A partilha de ficheiros permite a colaboração com outros utilizadores. O controlo do acesso aos ficheiros permite especificar quem pode isualizar e editar os ficheiros que partilha e os ficheiros que são partilhados consigo. Existem árias formas diferentes de isualizar listas de pastas. Pode ordenar, filtrar, alternar entre diferentes apresentações e procurar palaras-chae específicas. Pode encontrar pastas marcadas, as suas próprias pastas, pastas partilhadas consigo e pastas isíeis para toda a organização. 1. Execute um dos procedimentos que se seguem para localizar pastas: Opção Para localizar pastas marcadas por si Descrição Faça clique em Pastas marcadas na caixa de naegação. Para marcar uma pasta, faça clique no ícone de pionés junto à pasta. Para localizar pastas criadas por si Para localizar pastas que outras pessoas partilharam consigo Faça clique em As minhas pastas na caixa de naegação. Faça clique em Pastas partilhadas comigo na caixa de naegação. Estas são pastas partilhadas por outras pessoas, especificamente consigo. Para encontrar pastas disponíeis para a sua empresa Faça clique em Pastas de nome da empresa na caixa de naegação. 2. Execute qualquer um dos procedimentos que se seguem para filtrar ainda mais ou aceder a pastas: Opção Descrição Capítulo 4. Ficheiros 167

172 Opção Para procurar pastas Descrição Seleccione um item no menu de procura, como Todas as pastas ou Pessoas, introduza caracteres no campo de procura, como o nome da pasta ou o nome de uma pessoa e, em seguida, faça clique no ícone de procura. Para mostrar o modo de partilha de uma pasta Abra uma pasta numa das secções de pastas que se seguem e seleccione Partilhar para isualizar as respectias características de partilha: Pastas marcadas As minhas pastas Pastas partilhadas comigo Pastas de nome da empresa Para descarregar os ficheiros numa pasta Para receber notificações sempre que forem efectuadas alterações à ista Na parte final da ista, faça clique em Descarregar todos os ficheiros para descarregar um ficheiro.zip contendo todos os ficheiros na pasta, incluindo os ficheiros não apresentados na página actual. O ficheiro.zip pode ter um tamanho máximo de 4 GB. Nota: Se realizar árias transferências de ficheiros.zip, o primeiro ficheiro.zip descarregado recebe o nome ficheiros.zip. As transferências subsequentes receberão o mesmo nome, mas com ários números acrescentados, como ficheiros(1).zip, ficheiros(2).zip e assim sucessiamente. Pode alterar o nome dos ficheiros.zip posteriormente. Se algum dos nomes dos ficheiros que está a transferir para o ficheiro.zip contier caracteres não ingleses, pode utilizar a definição Global (predefinição). A definição Global (predefinição) informa o programa de descompactação que dee utilizar caracteres UTF-8, de modo a que os caracteres do nome de ficheiro possam ser correctamente processados durante a operação de descompactação. Se os nomes de ficheiro incluídos no ficheiro.zip não forem apresentados correctamente depois de seleccionar a definição Global (predefinição), faça clique em Global (predefinição), especifique um alor de idioma quando lhe for solicitado e processe noamente a transferência. Na parte final da ista, faça clique em Feed para estes ficheiros e crie uma subscrição do leitor de feeds, tal como indicado. 168 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

173 Como acompanhar as alterações efectuadas aos ficheiros e pastas? Pode solicitar a recepção de notificações sempre que forem efectuadas alterações a um ficheiro, pasta ou ista. Sempre que acompanha um ficheiro ou pasta, são eniadas notificações para a página inicial quando um ficheiro ou pasta é actualizado. As pastas, ficheiros e as listas de ficheiros fornecem ligações a feeds. Pode subscreer estes feeds para receber notificações de actualizações no seu leitor de feeds. Consulte Subscreer um feed. Nota: Ao subscreer um feed, recebe um feed Atom e, por conseguinte, tem de dispor no computador de um leitor de feeds que suporte feeds Atom. Quando a lista é alterada, o feed é actualizado. Execute uma das tarefas que se seguem para acompanhar alterações a ficheiros e pastas: Opção Para ser notificado sempre que um ficheiro for adicionado a uma pasta Para ser notificado sempre que um ficheiro for alterado ou comentado Para subscreer um feed de lista Para subscreer um feed de ficheiro único (comentários ou ersões) Descrição Abra uma pasta e faça clique em Acompanhar. Por predefinição, esta opção é seleccionada para pastas das quais é proprietário e desmarcada para pastas públicas e pastas das quais é membro. Abra a página do ficheiro e faça clique em Mais acções > Acompanhar. Por predefinição, esta opção é seleccionada para ficheiros dos quais é proprietário e desmarcada para ficheiros públicos e ficheiros dos quais é membro. Pode subscreer uma lista de ficheiros ou uma pasta. Abra a lista e, na parte inferior da página, faça clique na ligação do feed, por exemplo, Feed para ficheiros públicos ou Feed para estas pastas. Abra a página do ficheiro. Para subscreer actualizações de comentários, faça clique na etiqueta Comentários e, em seguida, faça clique em Feed para estes comentários. Para subscreer actualizações de ersão, faça clique na etiqueta Versões e, em seguida, faça clique em Feed para estas ersões. Capítulo 4. Ficheiros 169

174 Opção Para isualizar informações acerca de um ficheiro Descrição Abra a página do ficheiro e faça clique no separador Acerca deste ficheiro na parte inferior da página. Pode isualizar a data de adição e última actualização dos ficheiros, o seu tamanho e o número de ezes que um ficheiro foi recomendado e descarregado, bem como a frequência com que essas transferências foram efectuadas por utilizadores anónimos. Pode também isualizar qual dos utilizadores descarregou o ficheiro. Para obter mais informações sobre as ersões que foram transferidas, faça clique no separador Versões. Para obter mais informações sobre os comentários que foram publicados, faça clique no separador Comentários. Para obter mais informações sobre a forma como o ficheiro é partilhado, faça clique no separador Partilhar. Para obter mais informações sobre quais as pastas que contêm ligações ao ficheiro, faça clique no separador Pastas. Conceitos relacionados Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Quem pode trabalhar com os ficheiros? na página 144 Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? na página 159 Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. Tarefas relacionadas Subscreer feeds na página 173 Subscrea um feed de dados do IBM LotusLie para receber actualizações atraés do leitor de feeds. O leitor de feeds enia-lhe automaticamente as actualizações sempre que a página de subscrição de Feeds for alterada. Quais as acções que posso realizar com etiquetas? A atribuição de etiquetas permite atribuir palaras-chae passíeis de procura a ficheiros, as quais poderão ser posteriormente utilizadas por si e outros para localizar ou agrupar ficheiros. Pode procurar ficheiros por etiqueta seleccionando um ou mais nomes de etiquetas a partir de uma lista ou introduzindo um nome de etiqueta. 170 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

175 Como funciona o lixo? Pode atribuir etiquetas a ficheiros dos quais é proprietário ou aos quais tenha acesso de Editor. Pode também procurar ficheiros por nome de etiqueta. Atribuir uma etiqueta a um ficheiro único Execute os seguintes passos para adicionar uma etiqueta a um ficheiro: 1. Abra a página do ficheiro. 2. Faça clique em Adicionar etiquetas. 3. Introduza etiquetas, separadas por um único espaço. 4. Faça clique em Guardar. Atribuir uma etiqueta a ários ficheiros Execute os passos que se seguem para atribuir uma etiqueta a ários ficheiros de uma só ez: 1. Abra a ista Os meus ficheiros ou Partilhados por mim. 2. Seleccione as caixas junto aos ficheiros. 3. Faça clique em Adicionar etiquetas. 4. Introduza etiquetas, separadas por um único espaço. 5. Faça clique em OK. Procurar ficheiros pelo nome da etiqueta Execute os seguintes passos para localizar ficheiros utilizando etiquetas: 1. Abra qualquer pasta ou lista de ficheiros. 2. No filtro Etiquetas, à esquerda, faça clique numa etiqueta na nuem de etiquetas ou faça clique em Localizar uma etiqueta, introduza o nome da etiqueta e faça clique no ícone de procura. Conceitos relacionados Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Quem pode trabalhar com os ficheiros? na página 144 Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? na página 159 Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. Moa os ficheiros para o lixo para os remoer dos Ficheiros. Pode restaurar os ficheiros ou eliminá-los permanentemente do lixo. Antes de começar Moer um ficheiro para o lixo oculta-o de todas as pastas e faz com que ele já não seja apresentado nas procuras efectuadas. Sempre que moe um ficheiro para o Capítulo 4. Ficheiros 171

176 lixo, todas as respectias ersões, bem como as suas recomendações e comentários, são também moidos para o lixo, e o ficheiro é ocultado de todas as pessoas com as quais foi partilhado. Se um ficheiro for restaurado a partir do lixo, é noamente adicionado às pastas em que estaa anteriormente, e todos os respectios dados são também restaurados. Sempre que restaura um ficheiro do lixo, todas as ersões, recomendações e comentários são também restaurados, e as pessoas com as quais o ficheiro foi partilhado poderão isualizá-lo noamente. Para além disso, os marcadores adicionados a um ficheiro deixam de funcionar quando este se encontra no lixo, mas oltam a funcionar após o ficheiro ser restaurado. Os ficheiros no lixo são contabilizados para efeitos de cálculo da quota de espaço utilizado. Quando atinge o limite da quota, pode eliminar ficheiros no lixo, para conseguir mais espaço. Pode moer um ou mais ficheiros para o Lixo e, em seguida, restaurá-los ou eliminá-los. 1. Abra a página de um ficheiro. 2. Faça clique em Mais acções > Moer para o lixo e, em seguida, faça clique em OK. Nota: Para moer ários ficheiros para o lixo, abra uma ista (como, por exemplo, Os meus ficheiros), seleccione as caixas junto aos ficheiros que pretende moer e, em seguida, faça clique em Moer para o lixo fazendo em seguida clique em OK. Apenas pode moer os seus ficheiros para o lixo. 3. Opcional: Para restaurar ou eliminar ficheiros do lixo, faça clique em Lixo na caixa de naegação e, em seguida, execute uma das acções que se seguem: Para restaurar o ficheiro, faça clique no ícone de seta junto ao respectio nome e seleccione Restaurar. Para eliminar o ficheiro permanentemente, faça clique no ícone de seta junto ao respectio nome e seleccione Eliminar. 4. Opcional: Para eliminar permanentemente todos os ficheiros no lixo, faça clique em Esaziar lixo. 172 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

177 Conceitos relacionados Bem-indo aos Ficheiros na página 141 Os Ficheiros consistem numa ferramenta de colaboração na qual pode transferir ficheiros e permitir que outros utilizadores acedam e trabalhem com os mesmos. Permite igualmente que isualize e trabalhe com os ficheiros de outras pessoas. Quem pode trabalhar com os ficheiros? na página 144 Os proprietários de ficheiros podem manter os seus ficheiros priados, partilhá-los com pessoas e comunidades ou torná-los públicos para utilizadores na organização. O que acontece aos meus ficheiros quando alguém edita os mesmos? na página 159 Ao transferir um ficheiro, é criada uma ersão inicial do ficheiro. O trabalho original é guardado nessa primeira ersão até que elimine o mesmo. Quando o utilizador ou qualquer outra pessoa com acesso de Editor edita o ficheiro e transfere o mesmo noamente, é criada uma noa ersão. Como faço para bloquear ficheiros? Subscreer feeds Bloqueie ficheiros para impedir que outros utilizadores os possam editar. Os Proprietários e Editores de ficheiros podem bloquear e desbloquear esses ficheiros. Por exemplo, se transferir um ficheiro é automaticamente o respectio proprietário e poderá bloquear e desbloquear o ficheiro. Se conceder a um utilizador o acesso de Editor ao ficheiro, este poderá igualmente bloquear e desbloquear o mesmo. Sempre que bloqueia um ficheiro, os outros utilizadores continuarão a poder descarregar e isualizá-lo, mas apenas o utilizador pode transferir noas ersões do mesmo. Sempre que um ficheiro é bloqueado, não poderá ser editado, mas pode ser moido para o lixo e eliminado, tal como pode ser comentado e recomendado. 1. Abra a página do ficheiro. 2. Faça clique em Mais acções > Bloquear ficheiro. 3. Para desbloquear o ficheiro, faça clique em Mais acções > Desbloquear ficheiro Subscrea um feed de dados do IBM LotusLie para receber actualizações atraés do leitor de feeds. O leitor de feeds enia-lhe automaticamente as actualizações sempre que a página de subscrição de Feeds for alterada. Antes de começar É necessário ter instalado um leitor de feeds que suporte feeds Atom. O feed Atom consiste num formato de ficheiro baseado em XML, utilizado para agenciar conteúdo da Web, tal como títulos de notícias, blogues ou sítios da Web. Os feeds Atom executam a mesma função que os feeds RSS (Rich Site Summary), contudo, utilizam um método alternatio. Capítulo 4. Ficheiros 173

178 A subscrição de um feed simplifica a tarefa de monitorização da actiidade que está a ocorrer no LotusLie, uma ez que o leitor de feeds erifica automaticamente e obtém actualizações de conteúdo para cada feed. Consulte o tópico Trabalhar com feeds para obter mais informações. 1. Aceda à página que contém o conteúdo que pretende subscreer. Por exemplo, filtre a lista de marcadores para apresentar um conjunto de marcadores associado a uma pessoa, a uma etiqueta ou a outros critérios de selecção. 2. Faça clique em Feed para estes ficheiros, junto ao ícone de feed, para subscreer o conteúdo actualmente apresentado. 3. Adicione o feed ao seu leitor de feeds preferido. Os passos necessários para efectuar este procedimento ariam de acordo com o naegador da Web e o leitor de feeds utilizado. Consulte a documentação do naegador da Web ou do leitor de feeds para obter detalhes. Apenas comunidades: Ao especificar o endereço da Web do feed, pode introduzir um parâmetro para especificar um tamanho de página diferente para o feed. Por predefinição, os feeds nas Comunidades apresentam 10 entradas por página. Especifique um tamanho de página diferente utilizando o parâmetro ps. A primeira página de 10 entradas é obtida, por predefinição. No entanto, pode utilizar o parâmetro page para obter páginas subsequentes. Por exemplo, poderá utilizar o seguinte endereço da Web para obter a segunda página do feed As minhas comunidades, no qual o tamanho da página está definido como 20 entradas: serice/atom/communities/my?page=2&ps=20 Tarefas relacionadas Como acompanhar as alterações efectuadas aos ficheiros e pastas? na página 169 Pode solicitar a recepção de notificações sempre que forem efectuadas alterações a um ficheiro, pasta ou ista. Como faço para alterar o idioma de apresentação? Altere o idioma utilizado na interface do utilizador de modo a permitir que as suas aplicações sejam apresentadas no seu idioma faorito. Antes de começar Alterar o idioma de apresentação dos Ficheiros não afecta o idioma dos títulos apresentados nas listas de conteúdo dos próprios ficheiros. Por exemplo, se o título de um ficheiro estier em inglês e alterar o idioma de apresentação para francês, o título continua a ser apresentado em inglês nas listas. Apenas a interface do utilizador é apresentada em francês. 1. Faça clique em A minha ista-resumo > As minhas definições de conta. 2. Na secção Localização, faça clique em Alterar. 3. Na secção Idioma, seleccione o idioma que pretende e, em seguida, faça clique em Guardar alterações. 174 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

179 Acessibilidade Resultados A página é actualizada e a interface do utilizador é apresentada no idioma seleccionado. As aplicações de acessibilidade ajudam os utilizadores com deficiência física, tal como mobilidade reduzida ou isão limitada, a utilizar produtos de tecnologias de informação com êxito. Ao utilizar os Ficheiros com um leitor de ecrãs JAWS, é necessário desactiar o modo de cursor de PC Virtual JAWS. A arquitectura dos Ficheiros utiliza componentes Dojo para realizar a composição incremental. Isto é implementado atraés do modo AJAX completo com a função ARIA, a qual desactia automaticamente o modo de cursor de PC Virtual JAWS em naegadores Firefox. Noutros naegadores, os utilizadores deem desactiar manualmente o modo de cursor de PC Virtual, premindo Insert+Z. Capítulo 4. Ficheiros 175

180 176 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

181 Capítulo 5. Trabalhar com pessoas no LotusLie Gerir as suas informações Efectue a gestão dos seus contactos do LotusLie, actualize o seu perfil ou modifique as suas definições de conta. Seja sociáel actualizando o seu perfil e isualizando a página da sua organização. Actualize igualmente as suas definições de conta. Ao especificar definições para o seu perfil e conta, as informações que são apresentadas aos outros utilizadores do LotusLie mantêm-se precisas e actuais. A função Definições de conta armazena as informações específicas da sua conta, incluindo o endereço de correio electrónico, a palara-passe e a preferência de idioma. A partir desta função, pode editar o nome com que é apresentado no LotusLie. A função O meu perfil contém as suas informações pessoais que pretende apresentar aos outros utilizadores, incluindo a sua fotografia e informações de contacto. Modificar as suas definições de conta A actualização das definições de conta permite manter as suas informações pessoais actualizadas. Actualize o seu nome, palara-passe, idioma preferido e fuso horário. O nome que especificar aqui é apresentado na totalidade do LotusLie, incluindo no seu perfil. O endereço de correio electrónico é utilizado sempre que são eniadas mensagens de correio electrónico do sistema ou quando outros utilizadores do LotusLie lhe eniam correio. 1. Na barra de naegação, faça clique no seu nome e, em seguida, seleccione As minhas definições de conta. 2. Faça clique em Alterar no item que pretende actualizar. 3. Edite os campos que contêm as informações que pretende alterar. 4. Faça clique em Guardar alterações quando terminar. Resultados Modificou as suas definições pessoais. Se pretender modificar o endereço de correio electrónico, a função ou actiar aplicações integradas, tem de contactar o administrador da conta, utilizando a ligação Contactar o administrador de conta na parte inferior da página. Acerca dos perfis Pode modificar o seu perfil, de forma a incluir as suas informações. O perfil da organização apresenta informações sobre a organização e apenas pode ser modificado pelo administrador da conta da organização. Copyright IBM Corp. 2010,

182 O seu perfil Um perfil contém as suas informações que podem ser isualizadas pelas outras pessoas. Apenas o utilizador pode editar o respectio perfil. O perfil corresponde à sua identidade profissional no sítio e inclui o seu nome, as suas informações e uma fotografia. Se tier optado por ser publicamente passíel de procura no LotusLie, os colegas que o procurarem irão apenas isualizar o seu nome, cargo, nome da organização e fotografia, excepto se estier incluído nas redes desses colegas. Perfil da organização O Perfil da organização pode ser localizado por qualquer utilizador registado do LotusLie. Uma ez que as informações incluídas no Perfil da organização destinam-se a ser apresentadas publicamente, apenas um administrador de conta pode editar a página de perfil da organização. O administrador da conta pode permitir que o Directório da organização seja apresentado no Perfil da organização. Contactos de rede comuns Ao isualizar o perfil de outro utilizador, quaisquer contactos partilhados entre si e essa pessoa serão apresentados à direita do perfil da mesma, abaixo do cabeçalho Contactos de rede comuns. Trata-se de uma lista de pessoas conhecidas por ambos e que ambos conidaram para participar nas respectias redes. Comunidades comuns Se estier a isualizar o perfil de outro utilizador, a lista de comunidades às quais ambos pertencem será apresentada à direita do perfil, abaixo do título Comunidades. Editar o seu perfil Personalize o perfil para editar as suas informações pessoais que são apresentadas aos outros utilizadores do LotusLie. 1. Na barra de naegação, faça clique em Pessoas > O meu perfil. 2. Faça clique em Editar o meu perfil 3. Seleccione se pretende ser incluído no directório público. Se for apresentado no directório público, os outros utilizadores podem localizar o seu perfil. 178 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

183 4. Seleccione se os outros utilizadores podem atribuir etiquetas ao seu perfil. Pode remoer as etiquetas não pretendidas em qualquer altura. 5. Forneça as suas informações de contacto, tais como cargo, país, correio electrónico e números de telefone. 6. Edite a secção Sobre mim, para que as outras pessoas o possam conhecer. As informações que poderá pretender partilhar no campo Sobre mim incluem experiências profissionais, projectos e enolimento com organizações. Adicionalmente, pode partilhar as suas habilitações literárias e interesses, tais como hobbies ou clubes. 7. Transfira a sua fotografia. Procure a ligação Alterar por baixo do marcador de posição da fotografia. Pesquise uma imagem no computador. A imagem pode estar no formato.jpeg ou.gif. Não existem quaisquer restrições quanto ao tamanho do ficheiro. Nota: Quanto maior for o ficheiro a transferir, mais tempo o seridor demora a processar a imagem. 8. Faça clique em Guardar alterações. Remoer etiquetas do perfil Pode remoer etiquetas criadas por outras pessoas no seu perfil. Se tier permitido que outras pessoas atribuam etiquetas ao seu perfil, pode remoer estas etiquetas a partir do separador O meu perfil na secção Pessoas. 1. Aceda a Pessoas > O meu perfil. 2. AáreaEtiquetas encontra-se abaixo da imagem do perfil. 3. Faça clique em X junto à etiqueta que pretende remoer. Editar as suas informações de conta Pode modificar o nome do perfil, a palara-passe e a localização. Execute os seguintes passos para editar as informações da conta: 1. Na barra de naegação superior, faça clique no seu nome. 2. Faça clique em As minhas definições de conta no menu pendente. A página As minhas definições de conta é apresentada. Capítulo 5. Trabalhar com pessoas no LotusLie 179

184 Gerir contactos 3. Faça clique em Alterar na linha junto à definição que pretende modificar. 4. Indique os itens que pretende alterar e faça clique em Guardar alterações. Visualizar as informações da sua organização Todas as informações básicas de contacto da sua organização encontram-se na página da empresa. Pode aceder à página da empresa fazendo clique no logótipo da mesma após iniciar sessão no LotusLie. Esta página corresponde à ista interna da Página da empresa. O administrador da conta determina as informações adicionais que estão isíeis na Página da empresa. O perfil da empresa corresponde à ista pública da página da empresa. Qualquer utilizador do LotusLie que procure a empresa pode localizar o perfil da mesma. Apenas o administrador da conta pode editar o perfil da empresa e determina se o perfil da empresa está isíel. Organize os seus contactos, tornando a localização dos mesmos mais fácil. 180 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

185 Acerca dos contactos Um contacto é como uma entrada do liro de endereços. Pode criar, editar e ser proprietário de informações de contacto sobre outras pessoas. Apenas o utilizador pode isualizar os respectios contactos. A lista seguinte descree as acções principais que pode executar para um contacto: Manter um registo de informações cruciais para clientes, colegas, parceiros de negócios, amigos e família. Manter os contactos sincronizados com os contactos do Lotus Notes ou do Microsoft Outlook. Importar contactos existentes de outras aplicações. Conidar uma pessoa para participar na rede directamente a partir de um registo de contacto. Reencaminhar um registo de contacto para partilhar o mesmo com colegas. Partilhar um ficheiro com uma pessoa directamente a partir de um registo de contacto. Iniciar uma actiidade e incluir uma pessoa como membro de uma actiidade directamente a partir de um registo de contacto. Directório da empresa O directório da empresa consiste numa lista das pessoas que fazem parte da conta, estando apenas isíel para a organização. Pode aceder aos perfis de cada pessoa da empresa a partir do directório. A gestão dos utilizadores apresentados na página do directório da empresa é efectuada por um administrador de conta. O administrador pode permitir que o directório da empresa seja apresentado na página de perfil da empresa. Atribuir etiquetas a contactos Pode adicionar etiquetas aos seus contactos para ajudar a localizar os mesmos numa procura. Estas etiquetas estarão isíeis apenas para si. Execute os seguintes passos para adicionar etiquetas a um contacto: 1. Aceda a Pessoas > Contactos 2. Abra o contacto ao qual pretende atribuir uma etiqueta. 3. Faça clique em Editar por baixo do nome do contacto e junto ao rótulo Etiquetas. Capítulo 5. Trabalhar com pessoas no LotusLie 181

186 4. Introduza etiquetas com uma palara, separando as mesmas com uma írgula. 5. Faça clique em Guardar quando terminar. Resultados As etiquetas introduzidas serão apresentadas abaixo do nome do contacto. Atribuir etiquetas a perfis Pode adicionar etiquetas a perfis, de forma a fornecer mais informações sobre um perfil e a facilitar a localização do mesmo numa procura. Se um utilizador tier permitido que outras pessoas atribuam etiquetas ao respectio perfil, pode adicionar uma etiqueta ao mesmo. Qualquer utilizador pode isualizar a etiqueta que adicionar. O proprietário do perfil pode editar as etiquetas que foram adicionadas ao respectio perfil. 1. Aceda a Pessoas > Contactos. 2. Abra um contacto a cujo perfil pretende atribuir uma etiqueta. 3. Se o proprietário do perfil permitir a atribuição de etiquetas, a opção Etiquetas é apresentada por baixo da respectia imagem. 4. Introduza uma etiqueta e faça clique em +. Uma etiqueta não pode conter espaços. Adicionar pessoas à sua rede Ao conidar uma pessoa para a sua rede, irá obter uma isualização melhorada do respectio perfil e receber uma notificação quando essa pessoa actualizar as respectias informações de contacto. Posteriormente, terá acesso a mais funções de colaboração com outros utilizadores na rede, facilitando ainda mais o trabalho com as pessoas e empresas com maior releância para o seu negócio. Ficará a saber que uma pessoa já faz parte da sua rede, caso seja apresentado o rótulo contacto de rede junto ao respectio nome na sua lista de contactos. 182 LotusLie: Manual do Utilizador do LotusLie Engage e LotusLie Connections

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