DOMINE O EXCEL Fascículo 1

Transcrição

1 DOMINE O EXCEL Introdução ao Microsoft Excel 2007 O ambiente de trabalho O Friso e os Tabuladores do Excel 2007

2 O Excel possui várias versões sendo que, para a plataforma Windows, a mais recente é a versão Devido ao seu lançamento recente, existe ainda pouca bibliografia e pouco se tem escrito a seu respeito. Sendo assim, o Núcleo de Estágio de Informática da Escola Secundária de Vilela, vem desta forma disponibilizar aos interessados este manual. A sua edição por fascículos será faseada ao longo das várias semanas do primeiro período lectivo. Apesar de não pretendermos que esta edição seja exaustiva nos seus conteúdos, iremos dar uma maior ênfase às ferramentas mais comummente usadas para dominar os recursos da mais nova versão da folha de cálculo electrónica: O Excel Caso pretenda estes fascículos em formato electrónico, consulte o site da Escola Secundária de Vilela: Introdução O Office 2007 está com um novo formato, uma nova interface que substitui os menus e a maioria das barras de ferramentas das versões anteriores com um único mecanismo simples e fácil de aprender em autonomia. Esta nova interface foi criada para aumentar a produtividade, para facilitar a localização dos recursos certos para diversas tarefas, para descobrir novas funcionalidades e ser mais eficiente. A principal substituição de menus e barras de ferramentas no Office 2007 é o Friso. Criado para uma fácil navegação, o Friso, localizado na parte superior das aplicações Office, consiste em vários Tabuladores contendo agregações lógicas de funcionalidades. O Excel da Microsoft é uma das ferramentas informáticas mais usadas que possui recursos incríveis e fascinantes capazes de facilitar a criação e a manipulação de cálculos, listas e Página 1

3 até mesmo de pequenas bases de dados. Pode também funcionar como uma poderosa calculadora oferecendo uma enorme variedade de funções e fórmulas. O ambiente de trabalho Ao começar a utilizar folha de cálculo do Excel 2007 irá notar que existem várias características comuns a outras versões do Excel mais antigas. Com certeza, que irá também reparar em novas particularidades de que poderá tirar proveito. Destas, há 3 que se destacam: o botão do Office, a barra de ferramentas de acesso rápido e o Friso. As funções destes 3 itens irão ser explicados com algum pormenor mais abaixo. Página 2

4 Folha de cálculo Uma folha de cálculo electrónica é um programa que proporciona uma área de trabalho ou folha de trabalho, dividida em linhas e colunas, onde temos a possibilidade de realizar operações e cálculos matemáticos de forma automática. É um documento electrónico que armazena vários tipos de dados. A intersecção de uma linha com uma coluna (Exemplo G5) é designada por célula. Cada célula pode conter dados e pode ser usada para efectuar cálculos na própria folha de cálculo. Um ficheiro do Excel é designado por livro de trabalho e pode conter várias folhas de trabalho. Botão do Office O botão do Office efectua muitas das funções que anteriormente estavam localizadas no menu Ficheiro das versões mais antigas do Excel. Este botão permite criar um novo documento, abrir um já existente, guardar, guardar como, imprimir, enviar ou fechar um documento. O Friso O painel que se encontra no topo do documento é designado como friso. Tem 7 itens (Tabuladores): Base, Inserir, Esquema de Página, Fórmulas, Dados, Rever e Ver. Cada item é dividido em grupos. Estes grupos são agregações lógicas de funcionalidades desenhadas para um melhor aproveitamento no desenvolvimento de trabalhos na folha de cálculo. Página 3

5 As funcionalidades mais usadas são apresentadas no friso. Para ver as restantes funcionalidades de cada grupo, clique na seta do canto inferior direito de cada grupo. Base: Área de transferência, Tipo de Letra, Alinhamento, Número, Estilos, Células, Edição Inserir: Tabelas, Ilustrações, Gráficos, Ligações, Texto Esquema de Página: Temas, Configurar Página, Ajustar Tamanho, Opções de Folha, Dispor Fórmulas: Biblioteca de Funções, Nomes Definidos, Auditoria de Fórmulas, Cálculo Dados: Obter Dados Externos, Ligações, Ordenar e Filtrar, Ferramentas de Dados, Destaques Rever: Verificação, Comentários, Alterações Ver: Vistas de Livro, Mostrar/Ocultar, Zoom, Janela, Macros A barra de ferramentas de acesso rápido Esta barra, que pode ser personalizada, contém comandos que poderá vir a utilizar. Poderá alterar a sua localização, colocando-a por baixo ou por cima do friso. Para efectuar este procedimento, clique na seta no fim da barra de ferramentas e seleccione a opção Mostrar Abaixo do Friso. Página 4

6 Também poderá adicionar itens à barra de ferramentas de acesso rápido. Com o botão direito do rato, clique sobre qualquer item desejado e seleccione a opção Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Mini barra de ferramentas Outra das novas funcionalidades do Excel 2007 é a mini barra de ferramentas. É uma barra flutuante que é apresentada aquando da selecção de texto numa célula ou quando clicamos com o botão direito. Os Tabuladores do Excel 2007 Antes de uma pessoa se iniciar na condução de um automóvel, precisa primeiramente de aprender a conduzir, saber como travar, como acelerar, o código de estrada, entre outras aprendizagens. Usar o Excel, ou outro software qualquer, não é muito diferente. Para que possa ter sucesso na sua utilização, necessita de conhecer bem as suas ferramentas, atalhos, menus e outros recursos. Seguidamente será apresentada uma descrição detalhada sobre cada tabulador, para que possa ter uma condução agradável e com sucesso. Sem dúvida que, uma das maiores diferenças que o Excel 2007 tem em relação às versões anteriores é a substituição das Barras de Menus e Ferramentas pelo Friso que está organizado em Tabuladores: Base, Inserir, Esquema de Página, Fórmulas, Dados, Rever e Ver. Há rumores de que a razão desta substituição foi o facto de que muitas ferramentas, opções e atalhos presentes nas versões mais antigas do Excel eram totalmente desconhecidos pelos utilizadores. Isso acontecia porque, nessas versões, a Barra de Ferramentas era padronizada de acordo com a frequência de uso destes recursos e o espaço disponível para visualização, deixando assim, várias ferramentas, opções e atalhos ocultos aos utilizadores das versões 97, 2000, XP e Entretanto, com a utilização destes Tabuladores tanto a visualização como a utilização dos recursos acima citados tornaram-se mais fáceis, práticos e intuitivos para os utilizadores do Excel Página 5

7 O Tabulador Base Aumentar e diminuir a Fonte Alinha o texto em cima Centraliza Alinha o texto em baixo Quebra automática de Texto Inserir linha acima Exclui linha Tamanho da Fonte Fonte Orientação do texto Várias opções de formatação de Células Cor da Fonte Unir Células Colar Pincel Copiar Cor do preenchimento Borda Sublinhado Aumenta ou diminui recuo Alinha o texto à esquerda Centraliza Alinha o texto à direita Opções de formatações de números Opções de Formatação de Tabelas, Células e Formatação Condicional Várias Opções para Classificação e Filtragem de dados Recortar Itálico Negrito Página 6

8 O Tabulador Inserir Criar uma tabela dinâmica Criar uma tabela Inserir uma imagem Inserir caixa de texto Opções para inserir Hiperlink Inserir cabeçalho e rodapé Inserir assinatura digital Nome, Cargo, , etc. Inserir Clip-arts Inserir Auto-formas Quadrados, rectângulos, círculos, triângulos, setas, Inserir um SmartArt Vários tipos de diagramas, organogramas e outros elementos gráficos Várias opções para criação de diferentes tipos de gráficos Opções para inserir diversos tipos de WordArts Inserir diversos tipos de símbolos Inserir um objecto Clipes, apresentações do PowerPoint, som Midi e wave, Página 7

9 O Tabulador Esquema de Página Configurar margens Define as margens como normal, estrela, moderada, Fundo Insere ou exclui uma imagem como fundo. Títulos de impressão Define qual a linha ou coluna a ser impressa em cada página da folha de cálculo. Títulos Oferece a possibilidade de exibir ou ocultar os títulos na folha de cálculo, bem como a possibilidade de as imprimir. Opções de Temas Fontes, Cores, Efeitos aplicáveis principalmente aos objectos. Quebras de página Insere ou remove Quebras de página. Linhas de grelha Permite visualizar/ocultar as linhas de grelha, bem como a possibilidade de as imprimir. Orientação da Página Define a página horizontal ou vertical. Área de impressão Define a área de impressão da folha de cálculo. Ajustar Tamanho Oferece diversas opções de impressão. Tamanho da página Define o tamanho da página: A4, Carta, Ofício, etc. Página 8

10 O Tabulador Fórmulas Opções de funções mais usadas no Excel Diversas opções menos usadas no Excel Biblioteca de Funções Oferece uma infinidade de opções de funções organizadas por Categorias. Várias outras funções do Excel Remove as setas usadas para mostrar a interligação de células através de funções ou fórmulas, tal como apresentado na figura abaixo. Assinala as células que estão ligadas entre si através de funções ou fórmulas. Usa setas para assinalar essas células, tal como apresentado na figura abaixo. Página 9

11 O Tabulador Dados Actualiza todos os dados obtidos de fontes externas Diversas outras opções. Obter dados Externos Várias opções para a obtenção de dados externos a partir de diversas fontes, tais como: Access, Web, Texto, etc. Organiza os dados de forma Crescente (A-Z) ou Decrescente (Z-A) Insere ou exclui filtros Oferece opções avançadas para classificação de dados. Página 10

12 O Tabulador Rever Verifica a ortografia. Ferramentas de pesquisa, tais como: sinónimos e traduções. Algumas destas ferramentas necessitam de estar ligadas à Internet. Diversas opções para proteger a folha de cálculo e o livro de trabalho. Comentários Oferece várias opções de comentários, tais como: Novo comentário, Exibir o comentário anterior ou o próximo, mostrar todos os comentários, etc. Diversas opções para partilhar o livro de trabalho com outros utilizadores através da rede. Página 11

13 O Tabulador Ver Apresenta a folha de cálculo em modo normal ou esquema de página. Exibe as quebras de página da folha de cálculo. Abre uma nova janela. Organiza todos os livros abertos Exibe a folha de cálculo no ecrã inteiro. Exibe ou cria um modo de visualização personalizado. Oferece várias opções inclusive a de aplicar o zoom a uma selecção. Fixa os painéis para poder visualizar sempre os títulos das folhas de cálculo. Opção para gravar ou exibir macros. Mostra/oculta a régua, linhas de grelha, barra de fórmulas, mensagens e cabeçalhos, como tal como apresentado na figura. Página 12