Telefone com fios Manual de configuração Office

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1 Telefone com fios Manual de configuração Office

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3 Índice Configurar o Office com fios 5 Aceder à página de configuração 5 Alterar a password e outros dados do administrador 5 Editar a extensão telefónica 6 Definir o número principal 7 O que cada utilizador pode alterar na sua extensão 8 Grupos de toque simultâneo 9 Grupos de toque sequencial 12 Remover utilizadores do grupo de toque 15 Eliminar grupo de toque 15 Definir o modo Horário de trabalho 15 Definir o modo Férias 16 Eliminar definições de reencaminhamento 17 Ligar pen USB ou leitor de multimédia ao router 18 com fios 20 Fazer uma chamada 20 Atender uma chamada 20 Transferir uma chamada 20 Agenda telefónica 20 Do not disturb (não incomodar) 21 Voice mail 21 Capturar uma chamada 21 Puxar uma chamada 21 Chamada em espera 22 Reencaminhar uma chamada 22 Reencaminhamento incondicional 22 Reencaminhamento quando a extensão está ocupada 24 Reencaminhamento quando a chamada não é atendida 26 Procura-me 28 Desativar Procura-me 31 Atendimento automático (sem carregar numa tecla) 31 Marcação automática 31 Bloqueio de chamadas 32 Bloqueio global de chamadas (em todas as extensões) 32 Bloqueio individual de chamadas (extensão a extensão) 34 Conferência a 3 38 Atendedor automático 38 Atendedor automático principal 39 Atendedor automático no modo Horário de trabalho 40 Atendedor automático secundário 43 Música em espera 44

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5 Configurar o Office Configurar o Office Aceder à página de configuração Confirme que o PC está ligado por cabo ao router. No seu browser de internet, entre em Use estes dados para entrar: username home_admin password nosnetadmin. Depois deste primeiro acesso, cada utilizador poderá aceder à sua própria página de configuração. Alterar a password e outros dados do administrador Na página de configuração, siga os separadores Sistema > Utilizadores e altere os seus dados. Pode alterar o nome completo do administrador e o nome de utilizador do administrador. O nome de utilizador não pode ter espaços. A password não é case-sensitive. 5

6 Configurar o Office Editar a extensão telefónica Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e clique na Extensão que quer editar (ou no símbolo correspondente) Pode alterar estas configurações da sua extensão: password se quiser, pode proteger a sua extensão com uma password. A password a definir não é case-sensitive. nome a mostrar o nome que aparece nos telefones quando é feita uma chamada interna corresponde ao username de acesso à página de configuração. ativada o administrador pode ativar ou desativar uma extensão, para a impedir de fazer ou receber chamadas. permitir acesso do utilizador às configurações da sua extensão serve para dar ao utilizador permissão para configurar a sua própria extensão. 6

7 Configurar o Office Depois de fazer as alterações pretendidas, carregue em Aplicar. Definir o número principal O número principal é o número de telefone que aparece nas chamadas para o exterior. Se não o mudar, é o número da extensão de onde se faz a chamada. Na página de configuração, seguindo os separadores Serviços > Office, cada utilizador pode escolher o número que quer que seja mostrado nas chamadas da sua extensão para o exterior. Depois de escolher esse número, carregue em Aplicar. 7

8 Configurar o Office O que cada utilizador pode alterar na sua extensão Cada extensão tem uma página de configuração, onde cada utilizador pode alterar as definições da sua extensão. Na página de configuração, pode alterar a Password ou o Nome a mostrar (o nome que aparece nos telefones quando é feita uma chamada interna). Depois de fazer alterações, carregue em Aplicar. O número da extensão não pode ser alterado. 8

9 Configurar o Office Grupos de toque simultâneo Pode criar um grupo de utilizadores cujos telefones tocam ao mesmo tempo quando um deles recebe uma chamada. Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Grupo de linhas clique em Novo grupo de linhas (ou no símbolo +). Dê um nome ao grupo de toque simultâneo (por exemplo, Comercial, Marketing, Vendas ). Depois, escolha Grupo de toque simultâneo e clique em OK. 9

10 Configurar o Office No quadro Linhas, escolha a extensão que quer juntar ao grupo de toque (ou carregue no símbolo correspondente). Escolha o grupo onde quer incluir a extensão e carregue em Aplicar. Siga os mesmos passos para cada uma das extensões que quer incluir no grupo de toque. Na coluna Funções de chamada do quadro Linhas, verá a ação atribuída a cada extensão. Na coluna Membros do grupo do quadro Grupo de linhas, verá a que grupo de toque pertence a extensão. 10

11 Configurar o Office Nota: Cada extensão só pode pertencer a um grupo de toque. Esta função não se aplica ao reencaminhamento de chamadas (página 22), ao modo Férias (página 16) nem ao modo Horário de trabalho (página 15). Se quiser desativar os grupos de toque simultâneo para as chamadas internas, clique em Desativar grupos de linhas para chamadas internas. 11

12 Configurar o Office Grupos de toque sequencial Defina um grupo de utilizadores cujos telefones tocam, um de cada vez, se o anterior não atender a chamada. Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e, no quadro Grupo de linhas, clique em Novo grupo de linhas (ou no símbolo +). Dê um nome ao grupo de toque (por exemplo, Comercial, Marketing, Vendas ). Depois, escolha Grupo de toque sequencial e clique em OK. 12

13 Configurar o Office No quadro Linhas, escolha a extensão que quer juntar ao grupo de toque (ou clique no símbolo Editar). Escolha o grupo onde quer incluir a extensão e clique em OK. Faça o mesmo para cada uma das extensões que quer incluir no grupo de toque. Defina por quantos segundos quer que o telefone toque antes de passar para o seguinte e clique em OK. Faça o mesmo para cada telefone. 13

14 Configurar o Office Para alterar a ordem por que os telefones tocam, no quadro Grupo de linhas, clique no grupo em que definiu o toque sequencial (ou no símbolo Editar) e use as setas. Nota: Cada extensão só pode pertencer a um grupo de toque. Esta função não se aplica ao reencaminhamento de chamadas (página 22), ao modo Férias (página 16) nem ao modo Horário de trabalho (página 15). Se quiser desativar os grupos de toque sequencial para as chamadas internas, clique em Desativar grupos de linhas para chamadas internas. 14

15 Configurar o Office Remover utilizadores do grupo de toque Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e, no quadro Linhas, clique na extensão que quer remover do grupo de toque (ou no símbolo Editar correspondente). No Grupo de Linhas, escolha a opção Nenhum e clique em Aplicar. Faça o mesmo para cada uma das extensões que quer remover do grupo de toque. Eliminar grupo de toque Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e, no quadro Grupo de linhas, clique no símbolo X correspondente ao grupo que quer eliminar. Definir o modo Horário de trabalho Defina as funções do telefone de acordo com o horário de trabalho do seu utilizador (por exemplo, o encaminhamento das chamadas para o telemóvel fora do horário de trabalho). Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo Editar correspondente). 15

16 Configurar o Office No quadro Gestão de chamadas de entrada, escolha a opção Ativar modo horário de trabalho/fora de horário de trabalho. Defina o primeiro e o último dia útil da semana de trabalho, bem como as horas de início e fim da jornada de trabalho (0h00-24h00). Depois escolha as funções do telefone que quer ativar de acordo com o horário de trabalho do seu utilizador. No fim, clique em Aplicar. Nota: Esta função não pode ser combinada com os grupos de toque e sobrepõe-se às regras do modo Horário de trabalho (página 15). Definir o modo Férias Defina as funções do telefone de acordo com o período de férias do seu utilizador (por exemplo, o encaminhamento das chamadas para outro telefone da empresa durante as férias). 16 Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo Editar correspondente). No quadro Gestão de chamadas de entrada, escolha a opção Ativar modo férias. Defina o início e o fim do período de férias (apenas um). Depois clique nas funções do telefone que quer ativar durante as férias do seu utilizador. No fim, clique em Aplicar.

17 Configurar o Office Nota: Esta função não pode ser combinada com os grupos de toque e sobrepõe-se às regras do modo Horário de trabalho (página 15). Eliminar definições de reencaminhamento Para eliminar as funções do telefone nos modos Horário de trabalho (página 15) e Férias (página 16), bem como todas as regras de reencaminhamento de chamadas (página 22), siga estes passos: Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo Editar correspondente). No quadro Gestão de chamadas de entrada, clique em Apagar Configurações. No fim, clique em OK. 17

18 Configurar o Office Ligar pen USB ou leitor de multimédia ao router Para ativar o atendedor automático (página 38) e a música nas chamadas em espera (página 44), tem de ligar primeiro uma pen USB ou um leitor de multimédia o seu router. Na página de configuração, seguindo os separadores Serviços > Office, encontra a seguinte mensagem: «Não foi possível encontrar um dispositivo de armazenamento emparelhado. Seguintes funcionalidades inactivas: Música em espera e atendimento automático.» Ligue a pen USB ou o leitor de multimédia ao router e faça refresh da página de configuração (carregando na tecla F5 no seu computador). 18

19 Configurar o Office Na coluna Ação do quadro Armazenamento Dedicado Office, clique no triângulo verde. Deverá ver no mesmo quadro a pen USB ou o leitor de multimédia que ligou ao router. Na coluna Estado, deverá aparecer Pronto. Se aparecer Não está ligado, volte a tentar. 19

20 Fazer uma chamada Para fazer uma chamada externa: Marque 0 antes do número de telefone. Para esconder o seu número, marque *31* antes do número de telefone (por exemplo, 0 *31* ). Para voltar a fazer a última chamada, marque RD. Aparecerá no ecrã do telefone a última chamada feita. Para fazer uma chamada interna: Marque 9 antes do número da extensão. Atender uma chamada Para atender uma chamada, levante o auscultador ou marque OK. Para rejeitar uma chamada, marque X. Transferir uma chamada Durante uma chamada, marque TRAN. A chamada ficará em espera. Marque o número para o qual quer transferir a chamada e marque OK. Atendida a chamada, desligue o telefone para completar a transferência. Agenda telefónica Para adicionar um contacto: Marque MENU, escolha Contactos no ecrã do telefone e marque OK. Procurar a opção Novo item e marque OK. Escreva o número de telefone e o nome do contacto. Marque OK para confirmar e MENU para cancelar. 20

21 Para editar, eliminar ou ligar para um contacto: Marque MENU, escolha Contactos no ecrã do telefone e marque OK. Procure com as setas (para baixo) o contacto. Depois procure com as setas (para a direita) a ação Editar, Apagar ou Marcar. Marque OK para confirmar e MENU para cancelar. Do not disturb (não incomodar) Marque DND quando não quiser receber chamadas. Quem lhe liga vai ouvir um sinal de ocupado. Voice mail Para entrar no voice mail no seu telefone, marque MESSAGE. Cada utilizador tem uma caixa de voice mail individual, acessível apenas no seu próprio telefone. Capturar uma chamada Para capturar uma chamada (ou seja, atender uma chamada de outra extensão quando esta está a tocar), marque 5 seguido do número da sua extensão e da tecla OK (por exemplo, OK para capturar uma chamada a tocar na extensão 091). Puxar uma chamada Esta função põe a chamada em espera numa extensão, continuando-a noutra extensão. Atendida a chamada, marque #6 nessa extensão. Para atender a chamada noutra extensão, marque, nessa outra extensão, 6 e OK (num telefone com fios) ou 6 e (num telefone sem fios). 21

22 Chamada em espera Para ativar as chamadas em espera, marque MENU e, no ecrã do telefone, escolha Funções, Chamada em Espera e Habilitar. Para atender uma chamada em espera, marque OK. Para mudar entre chamadas em espera, procure com as setas a chamada que quer continuar e marque HOLD. Reencaminhar uma chamada Reencaminhamento incondicional Ative esta função para reencaminhar sempre as chamadas de uma extensão. Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo correspondente). Escolha Ativar reencaminhamento de chamadas incondicional. Escolha se quer reencaminhar a chamada para outra extensão, uma linha externa ou um atendedor automático principal: 1. Se quiser reencaminhar a chamada para outra extensão, escolha uma das extensões: 22

23 2. Se quiser reencaminhar a chamada para uma linha externa, escreva no campo respetivo o número de telefone (não precisa de marcar 0 antes do número). No fim, clique em Aplicar. Se quiser desativar reencaminhamentos para chamadas internas, escolha Desativar Reencaminhamentos para Chamadas Internas. 23

24 Reencaminhamento quando a extensão está ocupada Ative esta função para reencaminhar as chamadas de uma extensão ocupada. Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo correspondente). Escolha Ativar reencaminhamento de chamadas se ocupado. Escolha se quer reencaminhar a chamada para outra extensão, uma linha externa ou um atendedor automático principal. 1. Se quiser reencaminhar a chamada para outra extensão, escolha uma das extensões: 24

25 2. Se quiser reencaminhar a chamada para uma linha externa, escreva no campo respetivo o número de telefone (não precisa de marcar 0 antes do número). No fim, clique em Aplicar. Nota: O reencaminhamento da chamada quando a extensão está ocupada não pode funcionar ao mesmo tempo que a função de chamada em espera. 25

26 Se quiser desativar reencaminhamentos para chamadas internas, escolha Desativar Reencaminhamentos para Chamadas Internas. Reencaminhamento quando a chamada não é atendida Ative esta função para reencaminhar uma chamada não atendida numa extensão. Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo correspondente). Escolha Ativar reencaminhamento de chamadas se não atender. Escolha se quer reencaminhar a chamada para outra extensão, uma linha externa ou um atendedor automático principal. 26

27 1. Se quiser reencaminhar a chamada para outra extensão, escolha uma das extensões: 2. Se quiser reencaminhar a chamada para uma linha externa, escreva no campo respetivo o número de telefone (não precisa de marcar 0 antes do número). 27

28 Depois, defina por quantos segundos quer que o telefone toque até reencaminhar a chamada. No fim, clique em Aplicar. Se quiser desativar reencaminhamentos para chamadas internas, escolha Desativar Reencaminhamentos para Chamadas Internas. Procura-me Com esta função, cada utilizador cria uma lista de números (internos ou externos) por onde a chamada passa, um de cada vez, até ser atendida. Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo correspondente). 28

29 Escolha Ativar procura-me. Defina por quantos segundos quer que o telefone toque até reencaminhar a chamada (o tempo é o mesmo para todas as extensões em que ativar esta função). Clique em + para adicionar uma extensão a esta função. Escolha se quer reencaminhar a chamada para outra extensão ou uma linha externa: 29

30 1. Se quiser reencaminhar a chamada para outra extensão, escolha uma das extensões: 2. Se quiser reencaminhar a chamada para uma linha externa, escreva no campo respetivo o número de telefone (não precisa de marcar 0 antes do número). Clique em OK. Repita os passos para todas as extensões em que quer ativar esta função. No fim, clique em Aplicar. Nota: Não pode ativar esta função em mais do que 5 números. Se num dos números a chamada for para voice mail, a sequência de reencaminhamento é interrompida. 30

31 Desativar Procura-me Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo correspondente). Para desativar esta função em todos os números da lista, desative a caixa Ativar procura-me e clique em Aplicar. Para retirar um número da lista, clique em X. Atendimento automático (sem levantar o auscultador) Para ativar o atendimento automático (de todas as chamadas que recebe, sem ter de levantar o auscultador nem carregar em nenhuma tecla), marque MENU e, no ecrã do telefone, escolha as opções Funções, Atender Auto e Habilitar. O símbolo AA aparece no ecrã do telefone. Para desativar o atendimento automático, marque MENU e, no ecrã do telefone, escolha as opções Funções, Atender Auto e Desabilitar. O símbolo AA desaparece do ecrã do telefone. Marcação automática Para ativar a marcação automática (ou seja, para que o telefone ligue sempre para o mesmo número quando levanta o auscultador), marque MENU e, no ecrã do telefone, escolha as opções Funções, Número Auto e Habilitar. Marque o número para onde quer ligar automaticamente de cada vez que levanta o auscultador (com o prefixo 0 ou 9). Depois marque OK. Para desativar a marcação automática, marque MENU e, no ecrã do telefone, escolha as opções Funções, Número Auto e Desabilitar. 31

32 Bloqueio de chamadas Bloqueio global de chamadas (em todas as extensões) Para deixar de receber uma chamada (em todas as extensões): Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Bloqueio de chamadas e no quadro Bloqueio de chamadas de entrada escolha Ativado. Para introduzir o número que quer bloquear, marque +. Escolha o tipo de bloqueio Igual a para bloquear um determinado número ou o tipo de bloqueio Começado por para bloquear um conjunto de números. Depois escreva o número que quer bloquear e clique em OK. No fim, clique em Aplicar. 32

33 Não precisa de escrever 0 antes do número externo que quer bloquear, nem 9 antes da extensão interna que quer bloquear. Pode bloquear vários números. Repita os passos para todos os número que quer bloquear. Quem ligar do número bloqueado ouvirá o sinal de impedido se lhe tentar ligar. Para deixar de poder fazer uma chamada (em todas as extensões): Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Bloqueio de chamadas e no quadro Bloqueio de chamadas de saída escolha Ativado. Para introduzir o número que quer bloquear, marque +. ı ı Escolha o tipo de bloqueio Igual a para bloquear um determinado número ou o tipo de bloqueio Começado por para bloquear um conjunto de números. Depois escreva o número que quer bloquear e clique em OK. No fim, clique em Aplicar. 33

34 Não precisa de escrever 0 antes do número externo que quer bloquear, nem 9 antes da extensão interna que quer bloquear. Pode bloquear vários números. Repita os passos para todos os número que quer bloquear. Os utilizadores ouvirão o sinal de impedido e verão uma mensagem no seu telefone se tentarem ligar para o número bloqueado. Para deixar de receber chamadas anónimas (em todas as extensões): Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Bloqueio de chamadas e no quadro Bloqueio de chamadas de entrada escolha Ativado. No mesmo quadro, escolha Bloqueio de chamadas anónimas. No fim, clique em Aplicar. Bloqueio individual de chamadas (extensão a extensão) Para deixar de receber uma chamada (numa só extensão): Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo correspondente). 34

35 No quadro Bloqueio de chamadas de entrada, escolha Ativado. Para introduzir o número que quer bloquear, marque +. Escolha o tipo de bloqueio Igual a para bloquear um determinado número ou o tipo de bloqueio Começado por para bloquear um conjunto de números. Depois escreva o número que quer bloquear e clique em OK No fim, clique em Aplicar. Não precisa de escrever 0 antes do número externo que quer bloquear, nem 9 antes da extensão interna que quer bloquear. Quem ligar do número bloqueado ouvirá o sinal de impedido se tentar ligar para a extensão. 35

36 Para deixar de poder fazer uma chamada (numa só extensão): Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo correspondente). No quadro Bloqueio de chamadas de entrada, escolha Ativado. Para introduzir o número que quer bloquear, marque +. Escolha o tipo de bloqueio Igual a para bloquear um determinado número ou o tipo de bloqueio Começado por para bloquear um conjunto de números. Depois escreva o número que quer bloquear e clique em OK. No fim, clique em Aplicar. 36

37 Esta operação só pode ser feita pelo administrador. Para bloquear uma chamada numa só extensão, o bloqueio global deve estar Ativado. Não precisa de escrever 0 antes do número externo que quer bloquear, nem 9 antes da extensão interna que quer bloquear. O utilizador da extensão ouvirá o sinal de impedido e verá uma mensagem no seu telefone se tentar ligar para o número bloqueado. Para deixar de receber chamadas anónimas (numa só extensão): Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office > Linhas e no quadro Linhas clique na extensão que quer editar (ou no símbolo correspondente). 37

38 No quadro Bloqueio de chamadas de entrada escolha Ativado. No mesmo quadro, escolha Bloqueio de chamadas anónimas. No fim, clique em Editar. Conferência a 3 Durante uma chamada, marque CONF. A chamada ficará em espera. Depois marque o número que quer juntar à chamada e faça a nova chamada. Atendida a nova chamada, os 3 telefones ficarão em conferência. Para desligar a conferência, desligue o telefone. Atendedor automático Para ativar o atendedor automático, precisa de ligar uma pen USB ou um leitor de multimédia ao seu router (página 18). Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office e em Atendedor automático edite as suas funções. 38

39 Atendedor automático principal No quadro Atendedor automático principal, escolha Ativado para ativar a função. Escolha a linha externa que quer que seja utilizada para o atendedor automático. 39

40 Se quiser gravar uma mensagem para o atendedor automático, em Configuração da mensagem de linha ocupada escolha Gravar e siga os passos. No fim, clique em X. Atendedor automático no modo Horário de trabalho No modo Horário de trabalho, funcionam as definições do atendedor automático principal. Para fora do horário de trabalho, pode definir um atendedor automático secundário (veja na página 43 como criá-lo) ou manter o atendedor automático principal. Para ativar o modo Horário de trabalho, escolha Ativar modo de horário de trabalho/fora horário de trabalho e defina o primeiro e o último dia útil da semana de trabalho, bem como as horas de início e fim da jornada de trabalho. 40

41 Clique em Editar atendedor automático principal. Depois crie um nome para o atendedor automático e edite a sua saudação. 1. Carregar um ficheiro para a saudação Clique em Carregar um ficheiro para escolher no computador um ficheiro de som (.mp3 ou.wav) com a sua saudação. No fim, clique em OK. Quanto o ficheiro estiver a ser carregado, verá a mensagem Em processamento. Quando estiver carregado, verá a mensagem Ficheiro já existe. 41

42 2. Gravar uma saudação Clique em Editar saudação para gravar uma saudação e siga os passos. No fim, clique em X. No quadro Opções do menu, defina a que ação cada tecla corresponde no atendedor automático. No quadro Definições, indique o tempo que o atendedor pode esperar até ser escolhida uma opção. No fim, clique em OK. 42

43 Atendedor automático secundário Com um atendedor automático principal e um secundário, tem diferentes saudações para diferentes situações. No quadro Atendedor(es) Automático(s) Secundário(s), clique em Novo atendedor automático. Crie um nome para o atendedor automático secundário (por exemplo, férias ) e edite a saudação e as ações de cada tecla (os passos são idênticos aos do Atendedor Automático Principal). 43

44 No quadro Atendedor(es) Automático(s) Secundário(s), verá o atendedor automático secundário que criou. Música em espera Para ativar a música nas chamadas em espera, precisa de ligar uma pen USB ou um leitor de multimédia ao seu router (página 18). Na página de configuração, siga os separadores Serviços > Office e em Música em espera edite as suas funções. 44

45 No quadro Música em espera, escolha Ativado para ativar a função. Clique no botão Carregar um ficheiro de música, escolha o ficheiro de música e siga os passos. Quando o ficheiro estiver a ser carregado, verá a mensagem Em processamento. Quando estiver carregado, verá o nome do ficheiro em Música em espera. No fim, clique em OK. 45

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48 Apoio empresas nosempresas.pt

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