UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A importância do 5S e da Gestão de Documentos no Arquivo Renata Carneiro Velloso Orientador Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço Rio de Janeiro 2012

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A importância do 5S e da Gestão de Documentos Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Administração da Qualidade. Por: Renata Carneiro Velloso

3 3 DEDICATÓRIA...dedico aos meus pais, Edna e Paulo, que, por muitas vezes, deixaram de realizar os seus sonhos para que eu pudesse realizar os meus.

4 4 AGRADECIMENTOS...a Deus, meus familiares, e todas as pessoas que torcem pelo meu sucesso e felicidade.

5 5 RESUMO Buscou-se apresentar os principais conceitos envolvidos na gestão de documentos e da ferramenta 5S, e, por conseguinte, fazer uma ligação entre esses dois conjuntos de procedimentos essenciais para alcançar a eficiência e excelência dentro das organizações. Cada vez mais, vemos a necessidade que as instituições têm de controlar o fluxo de informações, sendo essas peças principais para tomadas de decisões. A partir dessa premissa, este trabalho foi elaborado com o intuito de analisar como essas duas ferramentas, Gestão de documentos e o 5S, podem caminhar unidas em busca da qualidade organizacional.

6 6 METODOLOGIA Na elaboração deste trabalho, a metodologia usada foi baseada em pesquisa bibliográfica em livros, periódicos, revistas, sites da internet etc. Através de tais fontes levantadas para esta pesquisa, pude aprofundar mais o meu conhecimento na Gestão de documentos, e aprender um pouco mais sobre a ferramenta 5S, e seus benefícios quando bem implantada nas instituições. Sendo esta uma ferramenta de qualidade, e a gestão de documentos uma otimização contínua, pode ser estudado neste trabalho esta possibilidade de união, em busca da qualidade total nos arquivos e setores de documentação.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - Gestão de documentos 10 CAPÍTULO II - O 5S 19 CAPÍTULO III Qualidade no arquivo: A Gestão de documentos e o 5S 27 CONCLUSÃO 36 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 38 INDICE 41 FOLHA DE AVALIAÇÃO 43

8 8 INTRODUÇÃO A presente pesquisa estudará a Gestão de documentos e o 5S, uma importante ferramenta de qualidade. Trata-se, portanto de um tema muito significante, a Gestão de documentos, que possui papel muito importante nas instituições. Desta forma, a ferramenta 5S é de tão grande importância no que diz respeito à organização e qualidade. Devido à explosão documental pós-guerra (II Guerra mundial) e o avanço acelerado da tecnologia, tornaram-se essencial o controle, a racionalização do uso e da temporalidade dos documentos. Desta forma, a gestão de documental nas instituições, torna-se fundamental para que a informação circule de forma coerente, uma vez que esta é peça fundamental na tomada de decisões. Atualmente, podemos observar a busca incessante pela qualidade, e a necessidade do aprofundamento de temas nela envolvidos. Assim, iremos falar sobre a ferramenta 5S, que são os 5 sensos da qualidade, criado no Japão, na década de Nesse sentido, o objetivo que norteou a execução do trabalho foi a tentativa de reconhecer e analisar a ferramenta 5S ligada a gestão de documentos em busca de um maior efeito qualitativo dentro dos arquivos. É um tema interessante, pouco discutido, e vai além da teoria, sua aplicabilidade consiste na persistência e continuação no dia a dia em busca da excelência dos serviços. A pesquisa está dividida em três capítulos. No primeiro capítulo é abordada a Gestão de documentos e seus processos envolvidos, que tem em seu maior objetivo o controle e a organização da documentação produzida nas instituições, o tratamento das informações e uma breve conceituação da Arquivologia e documentação. No segundo capítulo, buscou-se estudar a respeito da ferramenta 5S, seus conceitos e principais vantagens. Surgido no Japão, estes cinco sensos são métodos educacionais, que inseridos nos hábitos diários das pessoas,

9 9 geram efeitos significantes no ambiente profissional (no pessoal também, porém o foco desta pesquisa voltou-se para o âmbito profissional). Por fim, no terceiro e último capítulo buscou-se fazer uma interlocução entra a ferramenta de qualidade 5S com a gestão de documentos, explicitando como esses dois programas podem auxiliar no alcance da qualidade nos arquivos e setores de documentação.

10 10 CAPÍTULO I A GESTÃO DE DOCUMENTOS É, pois, importante a razão pela qual os documentos vieram a existir. Se foram produzidos no curso de uma atividade organizada, com uma determinada finalidade, se foram criados durante o processo de consecução de um certo fim administrativo, legal, de negócio ou qualquer outro fim social, são então considerados como tendo qualidade de material de arquivo em potencial. (SHELLENBERG, 2006) Neste primeiro capítulo iremos abordar sobre a gestão de documentos, que tem em seu maior objetivo o controle e a organização da documentação produzida nas instituições, e uma breve conceituação da Arquivologia. A Gestão de documentos é a atividade fundamental da arquivologia, ciência esta que estuda as funções de arquivos, seus princípios e técnicas, no decorrer do tratamento das informações A ARQUIVOLOGIA DEFINIÇÃO A Arquivologia ou arquivística é a ciência que estuda a informação e os arquivos, bem como suas funções e princípios. A arquivística é um ramo da Ciência da informação, que se preocupa com a disseminação e a recuperação das informações, seu marco inicial é a partir da publicação do Manual dos Arquivistas Holandeses, e vem sendo bastante estudada por muitos. Os documentos têm um papel muito importante, pois trazem consigo a essência do saber e exteriorizam um aspecto informacional. Assim, pode-se dizer que os documentos são fontes de informação, possuem valor relevante para o desenvolvimento de qualquer atividade, não só um valor institucional, mas valor probatório que serve de prova para atos e ações. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, publicado pelo Arquivo Nacional, documento é unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. (2005, p.73). Ou seja,

11 11 um documento é constituído por dois elementos essenciais: a informação e o suporte. Os documentos têm como criação momentos distintos, em geral ocorrem no decorrer da vida de uma pessoa, nas atividades dentro ou fora de instituições, ou onde quer que necessite de se registrar de informações, sempre de acordo com a razão de sua origem. Os documentos surgiram naturalmente, com a evolução humana, e o seu aperfeiçoamento com o surgimento de códigos de linguagem como a escrita, com o aprimoramento dos suportes que passaram da superfície das cavernas para a criação do papel (China, A.C.) e o desejo de produzir conhecimento. E, nos últimos anos com o avanço da tecnologia, houve uma grande revolução nos tipos e nas especificidades dos novos documentos. O documento em seu contexto original de produção é pleno de significado, pois integra um conjunto de documentos que possibilita compreender as funções e atividades executadas pelo órgão produtor. Os documentos não têm importância em si mesmos, isolados, ainda que contenham informações aparentemente valiosas. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, P.15) Para tratar de toda essa documentação, e assegurar que as informações possam ser controladas, acessadas e recuperadas facilmente, precisaremos da implantação da Gestão de documentos. E a seguir, estudaremos um pouco mais sobre este importante processo de trabalho GESTÃO DE DOCUMENTOS Traduzida do inglês Records Management, a Gestão de documentos é caracterizada por sua responsabilidade de assegurar o tratamento correto da documentação. A Lei Nacional de Arquivos nº dispõe a Gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

12 12 intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Na legislação norte-americana, encontra-se um conceito jurídico para a Gestão de Documentos: [gestão de documentos é] o planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e transações do governo federal e efetivo e econômica gestão das operações das agências. (44 U.S.C Chapter 29 apud FONSECA, 2005, p.44) 1 Esse processo de Gestão de Documentos teve seu surgimento nos Estados Unidos e no Canadá, no final da década de 1940, com a explosão documental do período pós-guerra, havia uma ampla necessidade de estabelecer a racionalização da grande massa documental acumulada. O período que se segue ao fim da II Guerra Mundial aparece como o quarto momento significativo na trajetória dos arquivos e da arquivologia. O grande aumento do volume de documentos produzidos pelas instituições públicas levou à necessidade de se racionalizar a produção e o tratamento desses documentos, sob pena de as organizações inviabilizarem sua capacidade gerencial e decisória. (RONDINELLI, 2004, p. 41) Diante da falta de normas e procedimentos de trabalho, o acúmulo desordenado de documentos se torna inevitável, causando um verdadeiro caos nos arquivos ou setores de documentação. A recuperação e o acesso dessas informações se tornam quase impossíveis, impactando diretamente e indiretamente nas tomadas de decisões, dentro das instituições. Assim, surge a gestão de documentos com o objetivo de definir os procedimentos técnicos de controle da massa documental, e garantir o pleno acesso das informações. De acordo com Bernardes e Delatorre (2008), são atividades da gestão de documentos: 1 Tradução da autora.

13 13 Produção de documentos elaboração padronizada de tipos/séries documentais, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias. Utilização de documentos inclui todas as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados. Destinação de documentos inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos que é a avaliação. A avaliação se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo. Tramitação estudo das instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo documental (Workflow). Organização e arquivamento de acordo com os critérios no plano de classificação. Reprodução duas razões para a reprodução: 1. Reprodução visando a preservação do documento original de guarda permanente e, 2. Reprodução visando a substituição do documento em papel pelo digitalizado. Classificação recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais. Avaliação trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente). Os arquivos assumem um papel importante dentro da empresa e ainda o papel de uma unidade de informação, que luta sempre pelo seu reconhecimento no sucesso da sobrevivência e prosperidade dos negócios.

14 14 Assim, a gestão dos arquivos permite o acesso às informações arquivísticas (contidas nos documentos), pois as mesmas só poderão ser úteis se fizerem parte de um programa integrado de gestão, centrado na missão e nos objetivos da organização. E, uma política de gestão integrada da informação só terá sentido se considerar as funções de gestão dos arquivos. (ROUSSEAU E COUTURE, 1998). Os programas de gestão documental são de extrema importância para os arquivos, pois permitem que seja realizado o tratamento do acervo durante todo o ciclo vital da informação. Nesse sentido, garante-se a unidade e a continuidade das intervenções nos arquivos, colocando em perspectiva as três idades dos mesmos, com a articulação e estruturação das atividades arquivísticas em uma política de gestão da informação (ROUSSEAU E COUTURE, 1998), ou seja: o arquivista consegue agregar a teoria à prática. Gestão de documentos: é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle da coordenação de recursos humanos no espaço físico e dos equipamentos, com objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. (JARDIM, 1987) O ciclo de vida dos documentos, ou teoria das três idades, é um dos princípios que norteiam a Gestão Arquivística dos documentos. Nele, são atribuídas fases aos documentos de arquivo. 2 São elas: corrente, intermediário e permanente. 2 Os documentos considerados documentos de arquivo, são aqueles que foram produzidos a partir das atividades de uma organização ou pessoa no decorrer de sua vida. Independente de seu suporte.

15 15 1ª FASE FASE CORRENTE 2ª FASE FASE INTERMEDIÁRIA 3ª FASE FASE PERMANENTE Documentos vigentes e frequentemente consultados. Final da vigência. Aguardam prazos de prescrição e precaução, raramente são consultados e aguardam destinação final: eliminação ou guarda permanente. Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou históricocultural. Arquivo Corrente Arquivo intermediário Arquivo Permanente Tabela 1 Ciclo de vida documental (extraída de BERNARDES; DELATORRE, 2008, p.10.) Durante a fase corrente, são alocados os documentos em tramitação que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela organização que os produziu, ou seja, a quem compete a sua administração. São mantidos próximos aos locais onde são produzidos. Na fase intermediária, são arquivados os documentos com uso pouco frequente, originários da fase corrente e que aguardam destinação final. Esses documentos ainda não podem ser eliminados, visto que ainda podem ser solicitados por usuários. Nessas duas primeiras fases, os documentos têm um valor primário, ou seja, possuem valor somente dentro da instituição geradora. Eles servem de instrumento para a eficácia da administração e servem de fundamentação para a pesquisa. Assim, tomam o valor primário como o estabelecido em função do interesse que o documento possa ter para a entidade que o produziu e/ou acumulou (SHELLENBERG 3 apud BELLOTO, 2006, p. 102) 3 SHELLENBER, T. R. Interesses do arquivo na administração dos documentos. In: Manual de arquivos. Trad. Manoel A. Wanderley. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1959a.

16 16 Na fase permanente, os documentos deixam de ter o valor primário e passam a possuir um valor secundário, ou seja, perderam o seu valor administrativo e possuem agora um valor histórico, legal ou científico. São aqueles que são preservados em caráter definitivo em função e seu valor. Os documentos que não possuírem nenhum desses valores serão descartados INSTRUMENTOS DA GESTÃO DOCUMENTAL O Plano de classificação e a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) são os instrumentos essenciais da Gestão de documentos. O primeiro torna mais ágil e eficaz a recuperação desses documentos, disponibilizando as informações de maneira precisa e fidedignamente, permite a compreensão do conteúdo e das características do documento. O Plano de classificação de documentos de arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. (BERNARDES, 2008, p.14) Ainda segundo Bernardes, são objetivos e benefícios da classificação: Organização lógica e correto arquivamento de documentos. Recuperação da informação ou do documento. Recuperação do contexto original de produção dos documentos. Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor. Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais. Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da tabela de temporalidade.

17 17 Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem às necessidades das operações correntes. [...] Na avaliação de documentos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. [...] Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. [...] E se, além disso, são classificados pela função [...] então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. (SCHELLENBERG, 1974, p.61-62) A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) permite a eliminação criteriosa dos documentos, não retendo documentos inúteis, sem valor algum. A elaboração da Tabela de temporalidade documental (TTD) resulta da avaliação documental, que avalia os valores dos documentos e autoriza a eliminação dos documentos. A avaliação dos documentos é uma função que perpassa as fases corrente e intermediária do ciclo documental. Deve ser realizada desde a produção do documento para se evitar o acumulo desnecessário, ou seja, os documentos devem ser reduzidos para que fiquem aqueles que são realmente necessários. Porém, a eliminação dos documentos deve ser feita com muita cautela. Uma vez que os padrões de avaliação não podem ser absolutos ou finais, devem ser aplicados com moderação e bom-senso. O arquivista não deve conservar demais, nem de menos. (SHELLENBERG, 2006, p.227) Este processo de avaliação analisa o motivo pelo qual o documento foi criado, identificando os valores a ele atribuídos, primário ou secundário, segundo o seu uso. O valor primário equivale ao uso administrativo, para o cumprimento dos fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundário refere-se ao valor histórico, os documentos passam a ser fontes de pesquisa. A avaliação documental tem o claro objetivo de manter o controle sobre os acervos, impedir que eles cresçam demais, ordená-los de modo que se possa acessar as informações com maior segurança e rapidez (LOPES, 1996).

18 18 Desta forma, podemos perceber o quanto todos os processos que estão envolvidos na gestão de documentos beneficiam as instituições, com seu grande poder de racionalização, excelência, organização e economia. A Gestão de Documentos proporciona economia para empresa: ao diminuir espaço físico em áreas de alto custo; ao evitar multas, taxas e obrigações financeiras decorrentes da perda de documentação; ao diminuir o tempo gerencial para tomada de decisão e ao permitir uma melhor gestão do negócio. O papel da informação (contidas nos documentos) no contexto administrativo é considerado um recurso estratégico tão fundamental quanto os recursos financeiros e materiais. E cada vez mais, com o avanço acelerado das tecnologias, as organizações necessitam dessas informações o mais rápido possível. CAPÍTULO II O 5S Só fazemos melhor aquilo que, repetidamente, insistimos em melhorar. (ARISTOTELES) 2.1 DEFINIÇÃO O 5S é um método específico de gestão da qualidade total. Um instrumento poderoso, esses cinco sensos promovem mudanças profundas

19 19 nas organizações, impactando de forma positiva nas pessoas e, consequentemente no ambiente institucional. O termo 5S é derivado de cinco palavras em japonês, todas iniciadas com a letra S. Na tradução destes termos do japonês para o inglês, consegue-se encontrar palavras que iniciassem com S e que tinham o significado aproximado da palavra original. Porém o mesmo não ocorreu com a tradução para o português. A melhor forma encontrada para expressar a abrangência e profundidade do significado destes termos foi acrescentar o termo Senso de antes de cada palavra em português que mais se aproximasse do termo original. (LAPA, 1998, p.1) Figura 1 O significado dos 5S (extraída de FERRAREZI, 2012) Desenvolvido no Japão na década de 1950, pelo Engenheiro e professor Kaoru Ishikawa, o 5S foi colocado em prática, em pleno caos instaurado após a Segunda Guerra Mundial, com o objetivo de reerguer o crescimento econômico do país. Em busca da melhor utilização de recursos, aumento da produtividade, evitando desperdícios e a favor de ambientes de trabalho agradáveis para os funcionários. O 5S é profundo, pois pode mudar a percepção das pessoas em relação ao significado do trabalho e do que seja qualidade de vida. É fácil de começar, difícil de

20 20 manter, mas, sobretudo, é altamente mobilizador do potencial humano nas organizações. (SILVA, 2000) Sendo considerado como uma filosofia, o 5S visa transformar os ambientes institucionais, através da conscientização das pessoas. São as pessoas, a parte essencial dentro de uma organização, logo, as mudanças de comportamento e de atitudes resultam em ambientes melhores organizados, prazerosos de trabalhar, que consequentemente estimulam a criatividade e a formação de boas ideias. [...] Em sua essência uma mudança de conduta, hábitos, comportamento e que tem de mobilizar toda empresa, do presidente aos operários, áreas administrativas, serviços e manutenção. Necessita ser liderado pela alta administração que deve servir de modelo, de exemplo e com isso levar à mobilização de toda organização em um trabalho de equipe assimilado por todos. (CAMPOS, 1992) A melhor pedagogia que existe é a do exemplo, uma vez que desde o mais alto nível da empresa cumpre todos os procedimentos do programa 5S, todo o resto da organização irá fazê-lo. Nunca se implanta um senso, mas se planta e se cultiva, num processo educacional que exige lideranças competentes, pacientes e persistentes, que realmente gostem de pessoas. (SILVA, João Martins) Aqui no Brasil, o 5S foi iniciado pela Fundação Cristiano Ottoni, em 1991, desenvolvido e adaptado ao longo dos anos. Os principais benefícios do 5S são: Melhor aproveitamento do tempo, tanto para pegar objetos, ou para consulta de documentos. Regra dos 30 segundos quando se quer alguma coisa. Diminuição de custos e economia de materiais.

21 21 Redução do acúmulo excessivo de materiais. Controle de tudo o que se tem na empresa, para na fazer estoque de material pouco utilizado. Aumento da produtividade e qualidade dos produtos e serviços. Redução dos acidentes de trabalho. Maior qualidade de vida no ambiente de trabalho. 2.2 CONCEITO DOS 5 SENSOS De origem japonesa, as palavras que representam as cinco etapas desta ferramenta, iniciam-se com a letra S. O termo senso utilizado no intuito de evitar as palavras japonesas. São elas: SEIRI (Senso de Utilização) SEITON (Senso de Organização) SEISOU (Senso de Limpeza) SEIKETSU (Senso de Higiene e Saúde) SHITSUKE (Senso de Autodisciplina)

22 22 Figura 2 Método 5S (extraída de ALVARENGA, 2010) SEIRI SENSO DE UTILIZAÇÃO Separar o necessário do desnecessário. O senso de utilização propõe ter somente o necessário, ou seja, separar os materiais úteis dos inúteis. Geralmente, guardamos coisas desnecessárias que acabam ocupando espaço, que poderia ser aproveitado de outra maneira. A dificuldade da filosofia deste senso é a resistência que as pessoas têm de jogar os objetos no lixo. Ao aplicar este primeiro senso, aprende-se a definir prioridades. O que é mais utilizado, o que não se usa mais. Principais vantagens do Senso de utilização:

23 23 Aumento de espaço físico; Facilidade de limpeza e manutenção; Maior controle de material, sem desperdício Melhor controle dos estoques; Economia; Preparação do ambiente para desenvolvimento dos demais sensos SEITON SENSO DE ORGANIZAÇÃO (ORDENAÇÃO) Um lugar para cada coisa, cada coisa com seu lugar. Como o próprio nome já diz, o Senso de organização consiste na padronização e disposição ideal de móveis, objetos, ferramentas, etc. Colocando os materiais de acordo com a frequência do uso, a localização é mais rápida quando necessário, é a famosa regra dos 30 segundos quando querem achar ou pegar algo. Com o ambiente bem organizado, tem-se uma melhor visualização do que se tem, isto é, a organização é a fase que mais colabora para o "gerenciamento visual, uma das coisas mais importantes na vida pessoal e profissional. Principais vantagens do Senso de Organização: Redução de tempo; Fácil localização de utensílios e materiais de trabalho; Eliminação de sinistros relacionados à má arrumação de móveis e materiais; Disposição padronizada de objetos e ferramentas de trabalho SEISO SENSO DE LIMPEZA

24 24 Quem limpa, não suja. É trabalho de alguns realizarem a limpeza, mas é dever de todos conservá-la. Desta maneira, o Senso de Limpeza remete o respeito ao espaço do próximo, neste caso, como estamos falando de limpeza, devemos ter em mente que não estamos sozinhos, isto é, outras pessoas compartilham do mesmo espaço conosco. Pensar no próximo é também garantir o próprio bem estar. Não só garantir a limpeza do ambiente, como também de objetos e equipamentos, mobiliários, etc. Principais vantagens do Senso de Limpeza: Ambiente saudável e agradável; Redução e prevenção de acidentes; Manutenção de ferramentas e equipamentos; Bem estar da equipe de trabalho SEIKETSU SENSO DE HIGIENE E SAÚDE Higiene é saúde. Está relacionado também com saúde física, mental e emocional. O bem estar completo do ser humano. Assim, o Senso de Higiene e Saúde, tem o objetivo de contribuir para a qualidade de vida de todas as pessoas. Os sensos de organização, padronização e limpeza também se incluem aqui. Principais vantagens do Senso de Higiene e Saúde: Disposição otimizada de objetos e ferramentas de trabalho; Equilíbrio físico e mental; Ambiente limpo e saudável (banheiros, refeitórios, etc.); Maior segurança.

25 SHITSUKE SENSO DE AUTODISCIPLINA A disciplina é sinal de respeito ao próximo. Este é o mais amplo de todos os sensos. O Senso de Autodisciplina é a confirmação dos sensos apresentados anteriormente. Significa a prática diária de toda teoria dos quatro sensos explicitados até agora. Seria este um momento de consolidação, no qual as pessoas vão se conscientizando da importância do comprometimento em cumprir as regras propostas. A prática do Senso da Autodisciplina assume um papel alavancador da melhoria contínua e contribui para consolidar os conceitos aprendidos e praticados até então, relativos aos quatro outros sensos. A conquista do Senso da Autodisciplina se reflete ainda no comportamento e atitudes aprendidas e incorporadas na prática dos outros quatro sensos. (LAPA, 1998, p.68) Principais vantagens da aplicação do Senso da Autodisciplina: Aumento da produtividade e qualidade do trabalho; Segurança no trabalho; Ambiente de trabalho agradável; Convivência harmoniosa com os demais; Valorização e respeito ao profissional como ser humano; Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos. Deste modo, percebemos que para o sucesso da implantação da ferramenta 5S, a disciplina é fundamental, para que se dê o progresso das atividades de melhorias, e que as pessoas tenham sempre em mente que não basta somente iniciar e sim, torná-lo um hábito diário a filosofia dos sensos. Ter

26 26 novas atitudes que atendam aos requisitos propostos visando sempre a melhoria contínua. 2.3 IMPLANTAÇÃO DO 5S O programa 5S pode ser implantado em todos os tipos de instituições, desde que seja aplicado com seriedade e comprometimento. O sucesso dessa implantação é garantido com treinamentos contínuos, que conscientizam as pessoas e influenciam na busca de melhorar sempre. O mais difícil da implantação do 5S, não é começar. O mais difícil é manter o que foi conseguido, fomentar a melhoria contínua até que os hábitos atitudes novas sejam incorporados à rotina. (LAPA, 1998, p.24). Uma das maiores dificuldades encontradas na implantação do 5S é a cultura organizacional e a resistência à mudança. Hábitos e manias que as pessoas possuem, que nem sempre são benéficas para um bom ambiente de trabalho. O 5S é uma ferramenta que visa justamente isso, a mudança de comportamento em prol da qualidade do ambiente de trabalho. Como já citado anteriormente, é indispensável o apoio da alta direção das empresas, para que todos os funcionários participem e colaborem para o funcionamento do programa. É válido ressaltar, que a continuidade dos hábitos 5S é o mais importante. As fases de implantação do 5S seguem exatamente a ordem da apresentação dos sensos feita acima: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Primeiramente, uma equipe é selecionada para ficar responsável pela coordenação deste programa. Posteriormente, o 5S é apresentado na instituição, através de materiais informativos, palestras, etc. Familiarizados com os sensos, os colaboradores têm de ser treinados, educados e conscientizados com o novo padrão de conduta. Esta fase é muito importante. É questão de hábito e treinamento se adequar a novas regras, e é necessário dedicação e disciplina adquirir uma rotina diferente.

27 27 CAPÍTULO III QUALIDADE NO ARQUIVO: GESTÃO DE DOCUMENTOS ALIADA AO 5S A disciplina Gestão da Qualidade trata-se, na verdade, de qualidade na gestão. (MARSHALL et al. 2008)

28 28 Vimos nos capítulos anteriores as definições e principais conceitos do 5S e da Gestão de Documentos. Tendo o 5S como uma ferramenta de qualidade, vejamos no início deste capítulo, alguns conceitos sobre a qualidade, e sua introdução no Brasil. Não perdendo de vista, o foco principal deste trabalho, que é a importância da aplicação do 5S aliada a da Gestão de documentos, no Arquivo ou setor de documentação, e os benefícios que a união destes procedimentos e etapas de trabalho pode oferecer. Abaixo, alguns conceitos sobre Qualidade: Qualidade quer dizer conformidade com as exigências. (CROSBY, 1979) Qualidade é adequação ao uso. (JURAN, 1974) Qualidade consiste na capacidade de satisfazer desejos. (EDWARDS, 1968) Qualidade é o grau em que o produto específico está de acordo com o projeto ou especificação. (GILMORE, 1974) Qualidade quer dizer o melhor para certas condições do cliente. Essas condições são: o verdadeiro uso e o preço de venda do produto. (Feigenbaum, 1961) A Qualidade possui inúmeros conceitos e significados, de diversos pensadores, porém o ponto em comum que todos os conceitos estabelecem é: o cliente ou usuário. A qualidade total no Brasil foi impulsionada pela Fundação Christiano Ottoni (FDG) Escola de Engenharia da UFMG, pelo professor Vicente Falconi, na década de 80, com o objetivo de auxiliar o crescimento da economia do país e dar mais competitividade no cenário internacional. No Brasil, a partir do início da década de 90, vem sendo observado um grande movimento em prol da melhoria da qualidade de produtos e serviços. A criação pelo Governo Federal do Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade, a abertura econômica, que expôs as

29 29 empresas brasileiras a um ambiente de grande competição, a evolução do cidadão brasileiro enquanto consumidor, que passou a exercer mais plenamente seus direitos e deveres, e a estabilização da moeda foram fatores indutores e decisivos para esse movimento. (LOBO, 2002, p.2) Segundo Falconi, um produto ou serviço de qualidade é aquele que atende perfeitamente, de forma confiável, de forma acessível, de forma segura e no tempo certo às necessidades do cliente. Ainda, no pensamento do Vicente Falconi (1992), ele explica que a qualidade é, por natureza, um alvo móvel. Somente empresas em processo contínuo de evolução conseguem ser campeãs em excelência, assegurando sobrevivência, sucesso e perpetuação. A qualidade, de acordo com a ISO 9000, é conformidade com os requisitos do cliente. O cliente pode ser interno ou externo. Visando sempre a satisfação do cliente, é que vamos prosseguir nesta linha de raciocínio. A seguir, vamos falar sobre a implantação da ferramenta de qualidade 5S e da Gestão de documentos. 3.1 O 5S E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Um sucesso espetacular é sempre precedido de uma preparação espetacular. (Leonardo Boff) Atualmente, o mercado de trabalho dos profissionais da área de informação vem crescendo exponencialmente. As grandes demandas documentais nas empresas levam estas a solicitarem os préstimos de Arquivistas e/ou bibliotecários, para organizar e tornar disponível as informações. Desta forma, no primeiro capítulo estudamos a Gestão de Documentos, que o principal processo dentro de um Arquivo. Todo o procedimento da Gestão de Documentos dispõe automaticamente a rotina fundamental e básica de um Arquivo dentro das instituições, que é:

30 30 Recebimento da documentação; Identificação; Inspeção e estudo; Classificação; Codificação; Ordenação; Controle de consulta e empréstimo; Destinação. Os arquivos servem, em uma primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional. [...] Sem arquivos, nem as ações e transações que formam os processos e nem os processos de trabalho, eles mesmos, poderiam ser vinculados uns aos outros. [...] Arquivos devem não só assegurar que o trabalho seja feito de modo eficiente e efetivo, mas também possibilitar que terceiros chequem se, e como, foi executado. Arquivos também servem para garantir responsabilidade e evidência. Arquivos confiáveis contêm evidência confiável a respeito de decisões tomadas, direitos adquiridos e compromissos assumidos. [...] Arquivos confiáveis tornam pessoas e organizações responsáveis umas com as outras, com fornecedores e clientes, e com a sociedade em geral. (THOMASSEM, 2006, p.7) O arquivo é um setor que fornece e lida com a informação, muito mais do que uma localização geográfica na empresa, ou como muitos imaginam que quando se fala em arquivo estamos falando de um mobiliário. É uma unidade informacional, que deve procurar manter a ordem e a organização sempre, e a cada dia buscar a excelência, para que a falta de informação não comprometa a instituição. Com a valorização da informação como recurso para tomada de decisão e como ativo das instituições, o papel unidade de arquivo pode passar a ser fonte de informações administrativas e técnicas e, em consequência, o arquivista que atua na gestão de documentos deve tornar-se um provedor de informações para tomada de decisões. (SOUSA; SANTOS, 2007)

31 31 O profissional da informação fica responsável por tratar da documentação, e tornar as informações disponíveis para os usuários. Faremos agora, uma comparação das etapas/ procedimentos da gestão de documentos com a ferramenta 5S. O objetivo desses dois processos é a máxima organização. O professor Vicente Falconi (1992) diz que o programa 5S, tende a mudar a maneira de pensar das pessoas, os hábitos, em todos os aspectos, gerando uma nova conduta com ganhos efetivos de produtividade para a empresa. Ninguém gosta de lugar sujo e bagunçado, principalmente, ambiente de trabalho, onde os funcionários passam quase oito horas por dia. É importante para o bem estar geral, que se mantenha a limpeza e organização. No setor de arquivo, manter a documentação organizada é a garantia da eficiência e eficácia do mesmo. Logo, neste raciocínio, vamos traçar um paralelo entre a Gestão de Documentos, que racionaliza a documentação, e a ferramenta 5S que estabelece hábitos e rotinas de ordem e disciplina, seguindo a sequência dos sensos. Em São Paio (1996), podemos ver as possíveis interlocuções entre a ferramenta 5S e a gestão de documentos, no ambiente de arquivo. Veremos cada ligação, no decorrer da explicação dos sensos, a seguir SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO Este é o senso de utilização, onde se preconiza a eliminação de tudo o que for inútil e não utilizado, ficando somente com o necessário e de uso freqüente. Num arquivo, isso é fundamental, não só para o aumento do espaço físico (quando os documentos são retirados) mas também pela disposição de documentos, objetos e materiais de acordo com o a freqüência de utilização.

32 32 Lembrando que a eliminação de documentos feita de forma responsável, se dá pela Tabela de Temporalidade Documental (TTD), após passarem pela Avaliação de documentos. Seiri = senso de utilização = seleção de documentos. Selecionar documentos passíveis de consulta eventual, promovendo a respectiva transferência ao arquivo intermediário, para manter no arquivo corrente apenas documentos de uso freqüente. Separar documentos com informação relevante daqueles destituídos de valor (valor eventual) efetuando a eliminação criteriosa de papéis, com base nos instrumentos de temporalidade e destinação. (SÃO PAIO, 1996) Trabalhando este senso, dificilmente o arquivo se tornará um amontoado de papel inútil e sem identificação. As informações não se perderão e a rotina documental se tornará mais exata, aproveitando-se mais o tempo de trabalho, o espaço físico e a relação com os clientes internos. Identificação, classificação e remanejamento dos recursos que não são úteis ao fim desejado sem sentido amplo, refere-se à eliminação de tarefas desnecessárias, excesso de burocracia e desperdícios de recursos em geral. (SILVA, 1994) SEITON SENSO DE ORGANIZAÇÃO O senso da organização estabelece um lugar para cada coisa, e cada coisa em seu devido lugar. Logo, visualizando essa idéia no Arquivo, temos a importância do correto arquivamento dos documentos, o controle do empréstimo e devolução dos mesmos, e por uma questão de estética visual, a melhor disposição dos mobiliários no local. Deixando o fácil acesso aos

33 33 materiais de trabalho, evitando perdas. A mobilidade dos funcionários dentro do arquivo também melhora, e o risco de acidentes torna-se menor. Seiton = senso de ordenação = arranjo documental. Dispor documentos segundo o método de arquivamento e critérios de ordenação adotados. Classificar, associar, esquema de cores, ordenar e identificar com notação colorida, visando facilitar a localização dos documentos. (SÃO PAIO, 1996) Cada arquivo, ou seja, cada instituição requer o seu modo de classificação e arquivamento. O tipo do acervo também influencia na escolha do método classificatório. O esquema de cores é um dos mais interessantes, pois estabelece instantaneamente uma identificação visual. Um ambiente bem organizado faz toda diferença, e tem grande parcela no aumento de produtividade, pois facilita no dia a dia arquivístico a recuperação das informações e reduz a perda de documentos SEISO SENSO DE LIMPEZA É impossível trabalhar em um ambiente sujo, ou ainda pior, conviver com pessoas que não respeitam a limpeza realizada por outros profissionais. Assim, este senso mostra o quanto é importante manter a limpeza no ambiente de trabalho e de tudo o que está em volta, para garantir o bem estar de todos num lugar saudável. Seiso = senso de limpeza = conservação de documentos. Visando a conservação de documentos. Visando a conservação do estado físico dos documentos, alguns cuidados precisam ser adotados no manuseio e acondicionamento da documentação: retirada de grampos, clipes e elásticos; impedir que o usuário manuseie os documentos com a mão suja; cuidar para que as mídias eletrônicas não entrem em contato direto com o metal; rejeitar o mobiliário de madeira, pelo risco de incêndio, etc. (SÃO PAIO, 1996)

34 34 Para conservar/preservar a documentação é necessário que ela esteja armazenada em locais apropriados, não comer nas estações de trabalho, principalmente na hora em que estiver manuseando o documento. Os profissionais do arquivo (Arquivistas) devem sempre orientar os usuários e aos próprios funcionários do arquivo quanto a essas precauções. A documentação acumula poeira naturalmente, devido a circulação de ar, logo, a higienização e acondicionamento dos documentos, sempre se faz necessária SEIKETSU SENSO DE HIGIENE E SAÚDE Assim como o senso da limpeza, a higiene também é fundamental para o bem estar de toda a equipe. Este senso provê a manutenção do estado de arrumação. Higiene é saúde, então desde o momento em que agimos de maneira limpa, estamos garantindo a saúde e o bem estar do próximo. Cuidar da nossa saúde (física, mental e emocional) é fundamental para sermos saudáveis. Manter o ambiente bem arrumado e limpo, também faz parte deste senso. O incorreto armazenamento de documentos, em lugares expostos a poeira, mobiliário inadequado e material inapropriado (grampos metálicos) tornam a documentação suja. E é claro, devemos ter cuidado no manuseamento dessa documentação, usando luvas e máscaras. Seiketsu = senso de saúde = padronização. Padronizar os benefícios dos três sensos anteriores. Criar normas, manuais, vocabulários controlados, plano de destinação, criar hábitos que impeçam o acúmulo desordenado de papéis, como por exemplo: evitar a emissão e documentos para assuntos possíveis de serem tratados por correio eletrônico ou telefone. Evitar a impressão do correio eletrônico e minimizar o uso de reprografia. (SÃO PAIO, 1996) Desta forma, devemos sempre lembra que não basta somente uma semana seguir essas instruções, mas toda equipe deve sempre colaborar para o benefício de toda instituição.

35 SHITSUKE: SENSO DE AUTODISCIPLINA É melhor que cada pessoa seja responsável pela Qualidade do seu próprio trabalho, do que uma pessoa ser responsável pelo trabalho de todos. (Provérbio japonês). Sem dúvida, este é o senso mais difícil, por ser o mais amplo de todos os outros, que engloba todas as filosofias. O senso da autodisciplina é a prática de tudo o que vimos até agora. É o respeito aos padrões e procedimentos estabelecidos. A implantação da gestão de documentos, e a própria ferramenta 5S requer dedicação de alguns, para elaborarem o projeto, e a paciência e disciplina de todos para compreender e pôr em prática os ideais instituídos. Shitsuke = senso de autodisciplina. Seguir e aperfeiçoar os instrumentos de padronização. No arquivo, vocabulário controlado, tabela de temporalidade e mapa de analise e avaliação de documentos MAAD. Promover um envolvimento dos usuários com os instrumentos de tal forma, que se sintam comprometidos em apresentar propostas de alterações, ao invés de rejeitar o uso por não atender suas especificidades. (SÃO PAIO, 1996) Infelizmente, ainda existe a resistência de alguns, quando se propõe algo novo nas empresas. A mudança positiva é sempre bem vinda, renova o ambiente e os métodos de trabalho. A resistência aos instrumentos da gestão de documentos quando implementados numa empresa, geralmente ocorre quando esta, nunca teve um profissional da informação, o Arquivista. Para que isto não aconteça, é necessária a apresentação e treinamento contínuo dessas novas atividades. É indispensável que o Arquivista interaja com toda a organização, para que possa

36 36 atender eficaz e eficientemente dos usuários, mostrando desta maneira os benefícios e qualidades de um bom trabalho arquivístico. O Método 5S implantado de maneira eficiente passa a fazer parte da rotina de trabalho, influenciando diretamente na conquista da Qualidade Total. A mudança de comportamento é fator principal que levará as pessoas a criarem novos hábitos e uma nova cultura organizacional. Ao longo de todo o trabalho, pudemos perceber que é possível fazer uma união da Gestão de documentos com a ferramenta 5S, e fazer a padronização de acordo com o contexto de cada empreendimento. Enfim, mantendo tudo no lugar correto, torna-se possível proporcionar a qualidade no ambiente de trabalho, e qualidade no trabalho executado. A Qualidade nos serviços e no ambiente de trabalho é uma busca contínua, dependente do trabalho em equipe e da dedicação dos os envolvidos. CONCLUSÃO O profissional de Arquivologia tem como função principal tornar acessível às informações, para os usuários externos e internos, dentro de uma instituição. Logo, este tipo de atividade não se dá de maneira fácil, requer trabalho e muita dedicação para com a nossa área. Os arquivos assumem um papel importante dentro da empresa e, ainda o papel de uma unidade de informação, que luta sempre pelo seu reconhecimento no sucesso da sobrevivência e prosperidade dos negócios.

37 37 Nos dias atuais, é cada vez mais visível a valorização dos arquivistas em instituições sérias, que priorizam o bom trato das informações. Administradores de grandes empresas visando a contenção de custos, relacionado a multas por perdas de documentação, buscam e investem com maior frequência no trabalho desses profissionais, para que possam ter toda a documentação de suas empresas, devidamente, tratadas, organizadas e acessíveis. A presente pesquisa apresentou as principais idéias e conceitos referentes à gestão de documentos e a ferramenta 5S. São dois temas importantes relacionados à questão da organização e, consequentemente, a busca pela qualidade e eficácia das instituições. Viu-se inicialmente uma conceituação sobre a Arquivística e o documento em si e, posteriormente, a fim de contextualizar a gestão de documentos explicada aqui. Apresentou-se também, algumas idéias e opiniões de diferentes autores, à cerca de como a gestão documental e como seus processos são trabalhados. Notou-se que os objetivos fundamentais da gestão de documentos são o controle e a organização de todo o fluxo informacional e da documentação produzida e recebida pelas organizações. No decorrer desta pesquisa, abordou-se também, uma ferramenta essencial para a eficiência como um todo de uma empresa. A ferramenta 5S. Destacaram-se alguns conceitos, e as principais vantagens da sua aplicabilidade numa instituição. Viu-se a relevância que esses cinco sensos proporcionam às pessoas tanto no âmbito empresarial quanto no pessoal. Eles são, sobretudo, métodos que, trabalhados corretamente, proporcionam efeitos significantes para o profissional e, logicamente, para o empregador e a empresa. Por fim, buscou-se um paralelo da gestão documental com os 5S. A pesquisa mostrou através de conceitos e explicações, que a junção desses dois programas são primordiais, para que um Arquivista possa realizar as suas atividades em um nível qualitativo de excelência, contribuindo assim, com o resultado final estabelecido pela organização.

38 38 Sendo assim, é válido ressaltar que somente com uma relação harmônica e cooperação mútua entre os empregados (leia-se Arquivistas) e os empregadores, será possível uma aplicação correta da ferramenta 5S dentro da empresa. E como vimos, ela proporcionará uma eficiente gestão dos documentos e um tratamento diferenciado das informações, proporcionando assim, ganhos internos, ou seja, para a organização em si e externos, com uma melhor visibilidade frente ao mercado e, principalmente, aos clientes. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ALVARENGA, Rodolfo Luiz. Os 5S na empresa. Disponível em:< Acesso em 10 de julho de ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

39 39 ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES. Manual de arranjo e descrição de arquivos. 2. ed. Trad. Manoel A. Wanderley. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, [1ª. ed. original: 1898]. BELLOTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: d. FGV, BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em: < Acesso: 27/03/2009 DICIONÁRIO de terminologia arquivística. Disponível em : Acessado em: 3 mar CAMPOS, Vicente Falconi. Controle da Qualidade Total: um estilo japonês. Belo horizonte: QFCO, COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Lisboa: Dom Quixote, p. FALCONI, Vicente. TQC: Controle da Qualidade Total. 8ª Ed. Belo Horizonte: ISBN, p. FERRAREZI, Diogo H.. O significado dos 5S. Disponível em: < Acesso em 10 de julho de FONSECA, Maria Odila; JARDIM, José Maria. Arquivos. In: CAMPELLO, Bernadete Santos, Caldeira, Paulo da Terra, Macedo, Vera Amália Amarante (Orgs). Formas e expressões do conhecimento: introdução às fontes de informação. Belo Horizonte: Autêntica, INDOLFO, Ana Celeste. Gestão de documentos: Uma renovação epistemológica no universo da arquivologia. Rio de Janeiro. Arquivistica.net, v.3, n.2, p.28-60, JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos. Acervo (Rio de Janeiro), Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p , LAPA, R. Praticando os cinco sensos. Rio de Janeiro: Qualitymark, LONGO, Rose Mary Juliano. Gestão da qualidade: Evolução histórica, conceitos básicos e aplicação na educação. Texto para discussão. Brasília, 1996.

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