Organização. Trabalho realizado por: André Palma nº Daniel Jesus nº Fábio Bota nº Stephane Fernandes nº 28591

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1 Organização Trabalho realizado por: André Palma nº Daniel Jesus nº Fábio Bota nº Stephane Fernandes nº 28591

2 Índice Introdução...3 Conceitos.6 Princípios de uma organização. 7 Posição (hierarquia). 7 Recursos.. 9 Actividades. 9 Coordenação e Integração.. 11 Actuação de uma organização num projecto.12 Questionário..13 Conclusão..14 Bibliografia.15 2

3 3 Gestão - Organização 2007/2008

4 Introdução No ano lectivo de 2007/08, no terceiro ano do curso de Engenharia Eléctrica e Electrónica mestrado pela UALG e nesta disciplina Gestão é necessário realizar um trabalho sobre um tema à escolha e apresentação do mesmo como complemento da avaliação na disciplina. Dum modo genérico pode-se dizer que uma organização é representada por um grupo de pessoas que trabalham em conjunto de modo a atingirem uma meta comum. Para que a organização tenha sucesso existem um conjunto de factores que é importante ter em conta, e é sobre estes que este trabalho consiste. Uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos colectivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objectivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Para reduzir o tempo necessário para lançar novos produtos no mercado, as empresas adotam uma nova abordagem de desenvolvimento de produtos baseada, principalmente, na engenharia simultânea e em equipas multifuncionais. Teoricamente, essa nova abordagem resulta em alterações importantes na organização do trabalho, que passa a ser executado em equipas envolvendo pessoas de várias áreas funcionais, actuando em conjunto desde o início ao fim dos projectos. No entanto, poucos estudos analisam a abrangência das mudanças que ocorrem na prática nas empresas. Nesse contexto, o objetivo deste trabalho é analisar a forma como o trabalho de desenvolvimento de produtos é organizado nas empresas e discutir as diferenças entre a prática e os pressupostos teóricos. Para isso são realizados dois estudos de caso em montadoras de veículos comerciais. A pesquisa demonstra que a adoção de equipas e de um processo com actividades em paralelo não garantem a integração efectiva entre as áreas funcionais. Além disso, a pesquisa indica que parte relevante das actividades de projecto de novos produtos ainda é realizada individualmente, apesar das vantagens potenciais de se optar por uma organização mais flexível, autônoma e baseada em trabalho em grupos. 4

5 O desenvolvimento de novos produtos nas grandes empresas é por essência um processo multidisciplinar que envolve competências e responsabilidades que estão geralmente distribuídas em várias áreas funcionais das organizações. Apesar do carácter multidisciplinar, a actuação das áreas funcionais no desenvolvimento de produtos dá-se, tradicionalmente, de forma sequencial e isolada. As actividades de uma área só são iniciadas quando as atividades anteriores forem concluídas (Clausing, 1994). Essa abordagem tradicional de desenvolvimento de produtos resulta em ciclos de desenvolvimento excessivamente longos (Prasad, 1996). Além disso, uma grande quantidade de alterações ocorre muito tardiamente, quando o custo de modificações é mais alto, pois um número maior de decisões já tomadas precisa ser invalidado (Syan, 1994). Para superar as limitações da abordagem tradicional de desenvolvimento de produtos e reduzir o tempo necessário para lançar novos produtos no mercado, as empresas realizam mudanças organizacionais e de processo, como a adopção dos princípios da engenharia simultânea (Prasad, 1996), a formação de equipas multifuncionais de desenvolvimento (Clark e Wheelwright, 1993), a estruturação do processo de desenvolvimento em stage gates (Cooper, 1990) e a implementação de técnicas de projecto como o QFD (Quality Function Deployment) (Clark e Wheelwright, 1993). Os novos processos de desenvolvimento são apoiados por ferramentas computacionais de engenharia e sistemas PLM (Product Lifecycle Management) de gestão de dados de produto ao longo do ciclo de vida (Saaksvuori e Immonen, 2004). Recentemente destaca-se um crescente interesse das empresas pelo conceito de lean product development que procura adequar os princípios de eficiência e de redução de desperdícios da produção enxuta (lean manufacturing) aos processos de inovação (Karlsson e Ahlström, 1996; Sobek II et al., 1999; Schuh, 2004). Na verdade, esse conceito é um grande arcabouço que agrupa já conhecidas abordagens de desenvolvimento de produtos, nomeadamente a engenharia simultânea, a atuação em equipas multifuncionais, uma maior integração entre as disciplinas envolvidas no desenvolvimento de produtos e participação dos fornecedores desde as fases iniciais do projecto (Karlsson e Ahlström, 1996). 5

6 Observa-se assim que, apesar de existir há anos, a engenharia simultânea continua a ser um tema actual e uma questão que ainda não foi completamente resolvida na prática. Várias empresas que adoptam a engenharia simultânea estruturam equipas multifuncionais de projecto e definem cronogramas de desenvolvimento de produtos com alto grau de paralelismo entre as atividades, mas nem sempre atingem a requerida comunicação intensa e o alto grau de compartilhamento de informações entre as pessoas envolvidas na solução dos problemas e na selecção de alternativas de projecto. Ou seja, criar uma equipa com membros de várias áreas funcionais é mais fácil do que atingir realmente um foco multifuncional na empresa (Karlsson e Ahlström, 1996). Fundamentalmente, a engenharia simultânea e as demais mudanças realizadas nos processos de inovação deveriam ter impacto na organização do trabalho e no desenvolvimento de produtos, mas poucas pesquisas avaliaram as mudanças no desenvolvimento de produtos com a perspectiva e utilizando as ferramentas desta área. As pesquisas sobre o desenvolvimento de produtos geralmente enfatizam os aspectos formais da estrutura organizacional, sem discutir mais profundamente as mudanças na essência do trabalho e nas habilidades necessárias para cumprir as tarefas (uma exceção é Clark e Wheelwright, 1993). Para contribuir com o preenchimento dessa lacuna, este trabalho apresenta uma discussão da organização do trabalho no desenvolvimento de produtos, baseada na observação de dois estudos de caso realizados em montadoras de veículos comerciais. O trabalho está estruturado em sete pontos. Os dois próximos pontos apresentam uma síntese da bibliografia sobre organização do trabalho (ponto 2) e sobre desenvolvimento de produtos (ponto 3). O ponto 4 discute a metodologia de pesquisa. O ponto 5 apresenta a análise dos dois casos estudados. Em seguida, o ponto 6 discute as diferenças entre a situação observada nas empresas e os pressupostos teóricos. Por fim, o ponto 7 apresenta as conclusões do trabalho. 6

7 Organização Conceito Uma organização é um conjunto de pessoas que trabalha em conjunto para atingir um fim comum, trabalhando em conjunto ou individualmente. Organização pressupõe que existe um método de trabalho com um conjunto de regras previamente definidas de modo a optimizar os recursos disponíveis respeitando a hierarquia existente. Contexto No âmbito da disciplina de Gestão vamos abordar o tema da organização realçando as organizações com fins lucrativos, como são o exemplo de muitas das empresas. Neste ponto é necessário falar da formação de uma empresa, isto é, a legalização de uma organização/sociedade, o acto de tornar oficial e o reconhecimento perante a lei. Em Portugal o governo criou um projecto que tem em vista simplificar a criação de pequenas e médias empresas (PMEs): o projecto Empresa na Hora. Seguindo as instruções do site é possível obter as informações necessárias para facilmente criar uma empresa, informação esta que vai desde os documentos necessário até sugestões para nomes de empresas, assim como a legislação em vigor e respostas a perguntas frequentes. 7

8 Princípios de uma organização: Posição (hierarquia): Este tópico baseia-se em 2 princípios extremamente relevantes em qualquer organização: hierarquia e comunicação. A hierarquia estabelece como a divisão do trabalho é feita, distribuindo tarefas mediante as qualidades de cada elemento da organização, estas qualidades poderão ser definidas pelo grau académico ou de experiência numa determinada área de conhecimentos. A hierarquia só por si não funciona, é necessário que haja troca de informação, comunicação entre os elementos para que sejam conhecidos os objectivos já alcançados e os objectivos prioritários no momento, de modo a que o projecto convirja de uma forma sólida o seu rumo em direcção à meta final. Quando se tem uma hierarquia bem construída e a comunicação é funcional então uma organização está coordenada funcionando como uma máquina bem oleada. 8

9 Figura 1 Imagem representativa (metaforicamente) de uma organização mal coordenada 9

10 Recursos Os recursos são uma parte importante do planeamento dos objectivos, sejam eles humanos, materiais ou financeiros. Por exemplo, é necessário saber quantas pessoas estão disponíveis para cumprirem uma certa tarefa e se têm os meios necessários para atingirem esse fim. Actividade Talvez umas das parte mais importante da organização, visto a tecnologia de ponta que surge cada vez mais rapidamente e em grande escala nos nosso dias e a procura cada vez maior de qualidade da parte da população em geral. De facto cada tarefa efectuada por um indivíduo apresenta um esforço que combinado a outros, virá a ser uma actividade que será de meio social, de negócio, ou de humanidade. Essa própria tarefa tem de ser efectuada, com as ferramentas necessárias de forma a que seja concluída com exactidão, no tempo exigido, de modo a que a actividade cresça cada vez mais. De tal forma que nenhuma tarefa dessa actividade, entre em choque com outra que poderia criar atraso e dificuldades no crescimento da própria actividade, por exemplo, cada bloco pode não ser independente e precisar do outro para começar a funcionar, daí que se houver um atraso no primeiro irá toda a actividade ser influenciada, tornando a mais lenta. Na figura 2 do laboratório temos vários blocos divididos para que a actividade seja mais precisa eficaz, rápida e sem risco. 10

11 Figura 2 - laboratório De forma geral deve haver uma revisão das tarefas ciclicamente para que a actividade se mantenha actual em termos de tecnologia usada e conhecimento. Devido ao facto que criar ou fazer algo desactualizado, ou criar algo com técnicas antigas em geral não beneficia ninguém. Mas convém depois de analisar as tarefas da sua actividade, encontrar soluções de forma a eliminar processos que não sejam necessários e fortalecer os processos que são o importante da sua actividade. 11

12 Coordenacão e Integração A última etapa é a capacidade da organização dos três blocos, de trabalhar em conjunto. O verdadeiro poder de organização surge da sua capacidade de coordenação e integração das pessoas, da actividade e da sistematização. Quando os vários departamentos e divisões passarem do isolamento a serem coordenados e integrados, o verdadeiro poder da organização será então atingido. São as ferramentas que permitem que se chegue a grandes organizações. Mais precisamente a coordenação é a possibilidade de juntar vários grupos para que eles funcionem para o beneficio da organização, ou seja, um grupo coordenado consegue realizar várias tarefas em muito menos tempo e com muito menos problemas, do que um grupo descoordenado. A integração por sua parte não tem a ver com o tempo acima de tudo mas com o bem-estar entre os vários indivíduos e os blocos da actividade ou organização. O sentido lógico da integração é tentar adaptar várias tarefas entre si para que funcionem o melhor possível, a coordenação é a possibilidade de juntar vários grupos para que estes funcionem para o benefício da organização. 12

13 Actuação de uma organização num projecto Objectivo/Projecto Recursos Humanos Materiais Financeiros OBJECTIVO ALCANÇADO 13

14 Questionário 1. O que é uma organização? Podemos definir qualquer organização como um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma coordenada e controlada, actuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objectivo pré-determinado através da afectação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções de planear, organizar, liderar e controlar. 2. Quais os princípios fundamentais de uma organização? Toda a organização tem objectivos, inseridos num determinado contexto. Para optimizar esses objectivos é necessária coordenação, recursos adequados e uma actuação eficaz. 3. Qual a importância da hierarquia e coordenação num projecto? A hierarquia estabelece como a divisão do trabalho é feita, distribuindo tarefas mediante as qualidades de cada elemento da organização. Porém, a hierarquia por si só não funciona é necessário que exista comunicação entre os elementos para que o trabalho se desenvolva de maneira eficaz e coordenada. 4. Quais os passos para atingir um objectivo? É necessário dividir as tarefas, efectuar o planeamento dos recursos e distribui-los. Para atingir o objectivo de uma maneira mais eficaz é necessário optimizar a distribuição de tarefas e recursos, só assim é que se consegue ser uma organização com sucesso. 14

15 Conclusão A sociedade actual baseia-se em organizações que trabalham e fornecem serviços umas as outras. Os serviços são de uma grande variedade que varia consoante a especialização de cada organização, estes serviços são o que no trabalho chamamos os objectivos, isto é, uma organização cria um projecto com o objectivo de poder fornecer um servico que solucione um determinado problema ou necessidade. O sucesso de uma organização está directamente associado ao nivel da sua organização interna, isto é, a eficácia da sua hierarquia bem como a coordenação e comunicação dos elementos que dela fazem parte e da optimização da distribuição dos recursos. 15

16 Bibliografia 16

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