Ementa. Curso Microsoft EPM Autor: Carlos Eduardo Freire Gurgel

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1 Ementa Curso Microsoft EPM 2013 Autor: Carlos Eduardo Freire Gurgel

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO CONTEÚDO RECURSOS NECESSÁRIOS

3 1. OBJETIVO Treinar o corpo de profissionais de gestão de projetos e portfólios com uso da ferramenta Microsoft EPM 2013 implantada. 2. CONTEÚDO Iniciando com o Microsoft EPM Diferença entre Project x Project Server para atividades abaixo: a) Criando uma lista de tarefas; b) Atribuindo recursos; c) Associando recursos à tarefas; Acompanhando o progresso das tarefas; Plano de projetos através de escopo e gerenciamento do cronograma. Plano de projetos através de custo, risco e outros documentos de planejamento. Projetos de execução por meio de processos, recursos e resultados. Projetos de execução, gerindo tempos e configurações pessoais. Monitorar e projetos de controle de tarefas e acompanhando o andamento do projeto. Fechar projetos Carga-horária: 16h Participantes: 8 pessoas 3

4 3. RECURSOS NECESSÁRIOS - Data-show ou Tv de 60"! - Quadro branco ou flip-chart - Maquinas com Project Pro 2013 instalado! - Usuários com acesso ao ambiente EPM Sem mais para o momento, agradeço a atenção. De acordo, Fortaleza, 10 de dezembro de 2014 Carlos Eduardo Freire Gurgel Consultor em Gestão de Projetos 4

5 Workshop Gestão de Projetos e Portfólios com Microsoft EPM 2013 Adm. Eduardo Freire EPM/PM Specialist About.me/eduardofreire

6 Ementa 1. Configurações iniciais 2. Iniciar com o Microsoft Project Online mudanças, arquitetura.. 3. Iniciando Projeto. 4. Compreender os processos de planejamento do projeto. 5. Plano de projetos através de planos de gerenciamento de pessoal. 6. Plano de atribuições de recursos para projetos. 7. Plano de projetos através de custo, risco e outros documentos de planejamento. 8. Projetos de execução, gerindo tempos e configurações pessoais. 9. Monitorar e projetos de controle de tarefas e acompanhando o andamento do projeto 10. Fechar projetos

7 Metodologia Conteudo Fazendo

8 O que é o Microsoft Project Principal ferramenta de gerenciamento de projetos do mercado; Existem mais de 20 milhões de usuários no mundo; Fácil utilização e custo acessível; Reúne num só lugar uma forma eficaz de controlar tarefas, recursos, custos; Mecanismo de agendamento mais eficaz que um planilha eletrônica;

9 O Project no ciclo de vida do projeto Iniciação Enceramento Planejamento Monitoramento Execução

10 Novidades integradas Interface do Usuário Visualização, Tabelas, Filtros e Grupos Planejamento do Projeto Planejamento da Tarefa Planejamento de Atribuição e Recursos Execução do Projeto Reportando

11 Barra de Acesso Rápidos Menu Riboon Linha do Tempo Modo de Seleção de Tarefas

12 Usando Menu Tarefa

13 Usando Menu Recurso Detalhes da Tarefa

14 Usando Menu Projeto Lembre-se: No caso da comparação de projetos sempre é projeto que está aberto mais outro que você escolher.

15 Usando Menu Visão Linha do tempo(timeline): Foi uma das principais novidades do Project No exemplo acima, fica claro as Fase e marcos do projeto de maneira visual e intuitiva

16 Usando Menu Formato No Geral esse menu é usado para formatação do projeto. Lembre-se que o Menu Formato irá exibir a opção de formatação apropriada para sua visualização. Pois os botões e comandos variam para ajudá-lo na formatação, como veremos a seguir.

17 Uso da Tarefa Visualização da Planilha de Recursos Visualização do Planejador de Equipe Visualização do Calendário

18 Ocultar Menu Clique Aqui!

19 O modelo de dados do Microsoft Project Duração Dias %Completo Tarefas Projeto Recursos Horas Trabalhadas % Trabalho completo Visualizações de Tarefas Tabela da tarefa Filtros da tarefa Grupos da Tarefa Visualizações de Recursos Tabela de Recursos Filtros de Recursos Grupos de Recurso

20 Rever o modelo de dados do Microsoft Project Tenha em mente que o Modelo de Dados do Microsoft Project, o software mantém e reconhece dois tipos distintos e separados dos dados: Dados da Tarefa e Dados dos Recursos. Cada tipo de dados tem seu próprio conjunto de visualizações, tabelas, filtros e grupos. No Microsoft Project 2013 foi incluído novas visualizações, tabelas, filtros, grupos com outras novas funcionalidade da ferramenta como os Relatorios

21 Entendendo Novas Visualizações Basicamente no Microsoft Project 2010/2013 inclui 4 novas visualizações: 1. Linha do Tempo (timeline) 2. Planejador de Equipes 3. Gráfico de Gantt com Linha do Tempo 4. Relatorios

22 Linha de Tempo Marque Atenção: Você pode mudar os tipos de visualizações como: Gantt, Planilha de Recursos, Uso de Tarefas, Planejador de Equipe. No último módulo vamos aprender a customizar uma Linha do Tempo.

23 Planejador de Equipes Tarefas Atribuídas, mas Agendadas Superior: Tarefas Atribuídas Inferior: Tarefas Não Atribuídas

24 Gráfico de Gantt com Linha do Tempo Atenção: Caso aplique qualquer outra Visualização após a aplicação do Gantt com Linha do Tempo, Project 2010 continua mostrando a Linha do Tempo no topo do Painel. Para fechar dê umclique-duplo na borda inferior dopainel

25 Evolução do Gerenciamento de Projetos Mantendo-se atualizando nos tempos 1910 s (1950s) The Critical path method (CPM) invented (1960s) Earned Value Management (EVM) (1969) Project Management Institute (PMI) established 1950s 1960s 1970s 1980s 1990 s (1989) PRINCE method derived from PROMPTII is published by the U.K. Government (1986) Six Sigma Methodology (2000) Portfolio Management Techniques 2000s ( ) The Gantt Chart developed by Henry Laurence Gantt (1958) The Program Evaluation and Review Technique (PERT) method invented (1975) PROMPTII methodology created by Simpact Systems (1987) First PMBOK Guide published (1995) Agile Project Management

26 Componentes elementares de SIG Unidades que exercem diferentes funções, tais como: PMO. Alimentamo SI com novos dados que geram informações. Organizaçao Pessoas Tecnologia Meio pelo qual os dados são transformados em informação

27 Interessante você lembrar que... Saiba vender seu projeto para os Stakeholders (envolvidos/impactados). Quem faz a diferenças são as pessoas e não os processos. Confome o PMBOK v.4 Sistemas de Informação são fatores ambientais que podem ter influência positiva ou negativa. Qualquer SIGP é binário, portanto sua inteligência é limitada.

28 Tecnologicamente Produção Projetos Analisar Portfolio Derivar Scores de Avaliação Application Lifecycle Management (ALM) Construir / Atulizar Inventário Finalizar Decisões de Transformaçã o Otimização Portfolio Planejamento Capacidade Análise de Portfólio Priorização Portfolio Seleção Portfolio Derivar Scores de Avaliação Analisar Portfolio Product Lifecycle Management (PLM) Finalizar Decisões de Transformaçã o Desenvolver Caso de Negócios Gestão de Projetos e Programa Execução / Entrega Planejamento Detalhado Construir / Atulizar Inventário Atualizar Inventário de Portfólio

29 Escolha a solução correta que pode evoluir com você Project Online Nível de Maturidade

30 Versões do produto Project 2010/13 Audiência alvo Uso individual e para gerentes de projeto (part-time ) Interface intuitiva Agendamento controlado pelo usuário Visão de linha de tempo (Timeline View) Gerentes de projeto Project On-line Project Standard PLUS Agendamento aprimorado Planejador de equipe Sincronismo do Project para SharePoint CIO, PMO, Operations, R&D, Desenvolvimento de produto Office 365+ Project PPM PPM+Project Gerente de Projeto e Gerente de Mudanças chave Recursos Todos os envolvidos Agendamento baseado na Web Gerenciamento unificado do Project e Portfolio Aprimoramento de BI e Relatórios Gerente de Projeto e Gerente de Recursos US$ 25,00 34,00/mês US$ 33,00-45,00/mês US$ 58,00/mês CAL CAL não requerida Incluída CAL Project Server CAL requerida Dependências chave Windows XP, Vista, ou Windows 7 Windows XP, Vista, ou Windows 7 SharePoint Server 2010 SharePoint Enterprise CAL 64-bit Windows Server

31 Fortaleça a colaboração diária Melhore a comunicação A sincronização avançada entre o Project e o SharePoint ajuda as equipes a compartilharem os detalhes. Compartilhe documentos, acompanhe pessoas e sites ou mantenha o controle do que as pessoas estão trabalhando. Você pode conectar as experiências sociais do SharePoint Online e do Project Online para facilitar a discussão e informação compartilhada para ajudar as pessoas a fazer seu trabalho.

32 Como o SharePoint pode ajudar na Gestão de Projetos. Colaboração utilizando o SharePoint 2010/2013

33 Requisitos no arquivo do Project 2010/2013 Não pode utilizar caracteres especiais nas tarefas. Utilizar Agendamento Manual em todas as tarefas. Usar somente o inicio-fim (padrão do Project), e deve utilizar latência. A restrição padrão é Mais Cedo Possivel. O Nome dos recurso tem que ser exatamente como estão no SharePoint 2010

34 Passo 01-Sincronizar

35 Tarefas na visão Gantt no SharePoint 2010/2013

36 #MsProjectDica03 Project Project Server 2013/Online

37 Desafios corporativos Nossos funcionários querem trabalhar juntos em praticamente qualquer lugar. Eu preciso de flexibilidade para gerenciar, sem os custos iniciais de infraestrutura. Nossa empresa somente pode ser competitiva se alinharmos o investimento com as prioridades corporativas. Queremos mais visibilidade e controle sobre aquilo em que as pessoas estão trabalhando.

38 Tome uma atitude Comece rapidamente Passos importantes para começar são identificados Construído no SharePoint Online e projetado para funcionar com o Office 365, o Project Online oferece uma experiência familiar que melhora a colaboração e ajuda na produtividade. Uma interface intuitiva, juntamente com indicações visuais para começar (ou aprimorar) as suas capacidades de PPM.

39 Encontre aplicativos na Office Store ou SharePoint Store. Aumente a agilidade e o controle Inove rapidamente Aja rapidamente em novos desafios, ou responda a grandes oportunidades.. Com Project on-line, você pode escolher os apps da loja do SharePoint para atender as necessidades específicas de seu negócio

40 Tome uma atitude Tenha acesso a partir de praticamente qualquer lugar. Inicie ações através de dispositivos Windows Phone, iphone e Android. Mantenha-se atualizado em mais locais e mais dispositivos. Você pode facilmente reiniciar de onde tenha parado no Project Online. Acesse seu site do projeto para trabalhar a partir de praticamente qualquer lugar.

41 Microsoft s project portfolio management Demand Mgmt Portfolio Mgmt Work Planning Resource Mgmt Collaboration & Reporting Time Mgmt

42 Exemplo de Fluxo do Microsoft EPM 2010/2013/Project Online

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44 Gerenciamento do Workflow Adequando a tecnologia ao processo

45 Iniciando um projeto!

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49 Gestão de Portfólio Um portfólio existe de uma organização e consiste em um conjunto de componentes ativos e iniciativas planejas e futuras. Portanto, portfólios não são temporários como projeto e/ou programas. Padrão de Gerenciamento de Portfólio 2 Ed. PMI

50 Alguns métodos e técnicas de Gerenciamento de Portfólio Métodos de Seleção de Portfólio Ferramentas e modelos de suporte de decisão, como por exemplo(retorno sobre o investimento(roi), taxa interna de retorno(irr), etc. Algoritmos de priorização.

51 AHP O Analytic Hierarchy Process (AHP) é um método para auxiliar as pessoas na tomada de decisões complexas. Mais do que determinar qual a decisão correta, o AHP ajuda as pessoas a escolher e a justificar a sua escolha. Baseado em matemática e psicologia, ele foi desenvolvido na década de 1970 pelo Prof. Thomas Saaty,então, na Escola Wharton da Universidade da Pensilvânia

52 Analise de Portfolio

53 Simulação de cenários

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56 Dando acesso a novos usuários do EPM

57 Requisitos O usuário deve estar cadastrado no ambiente com acesso a licença ao Microsoft EPM e/ou Microsoft Project/Project Online. Caso tenha que baixar o Microsoft Project 2013.

58 Tipos de Usuários. Administradores Gerenciadores de recursos Gerentes de portfólio Gerentes de projeto Líderes de equipe Membros da equipe Visualizadores de portfólio Grupo de administradores do Project Web App padrão Grupo de gerenciadores de recursos do servidor padrão do Project Grupo de gerentes de portfólio do servidor padrão do Project Grupo de gerentes de projeto do servidor padrão do Project Grupo de líderes de equipe do servidor padrão do Project Grupo de membros da equipe do servidor padrão do Project Grupo do Project Web App padrão visualizadores de portfólio

59 + + Grupos e Visao Categorias Categorias Categoria Meus Funcionários Subordinados Minha Organização Meus Projetos Meus Recursos Minhas Tarefas Descrição Concede aos usuários permissão para aprovarem os quadros de horários de seus descendentes diretos na EDR. Esta categoria se destina a gerentes que necessitam da capacidade de aprovar tais quadros. Contém todos projetos e recursos e concede vários níveis de permissões de categoria, dependendo da gestão de grupo associada. Ademais, concede acesso completo a todos os modos de exibição. Esta categoria se destina a permitir que os usuários tenham visibilidade em tudo na instância do Project Web App. Filtrados de modo a conceder permissões de categoria a usuários proprietários de projetos ou gerentes de status que estejam atribuídos como recurso a um projeto, ou àqueles cujos descendentes na EDR estão atribuídos ao projeto. Esta categoria se destina a permitir que os usuários tenham visibilidade em todos os projetos aos quais eles ou seus descendentes na EDR estejam associados. Concede a maioria das permissões de categoria no nível recurso, filtradas nos recursos descendentes do usuário na EDR. Essa categoria se destina a permitir que os usuários gerenciem seus recursos como estão delineados na estrutura EDR. Permite que os usuários exibam os projetos aos quais estão atribuídos. Esta categoria está associada ao grupo Membros da Equipe e se destina a todos que necessitam de visibilidade nos projetos aos quais estão designados.

60 Revendo categoria padrão Categoria Meus Funcionários Subordinados Minha Organização Meus Projetos Meus Recursos Minhas Tarefas Administradores Executives Gerente de Portfolio Gerente de Projetos Revisor de Proposta Gerente de Rescursos Executives Gerente de Portfolio Gerente de Projetos Gerente de Rescursos Lideres de Time Membros do time Executives Gerente de Portfolio Gerente de Projetos Gerente de Rescursos Lideres de Time Gerentes de Recursos Membros do Time Membros do Grupo + Views + Usuário & Visão Grupos

61 1 Clicar 2 Clicar

62 1 Clicar

63 OBS: Caso o usuário também ser recurso, ou seja poderá ter atividades do cronograma associadas a ele, marcar aqui! 1 Digitar o nome/login do usuário.

64 1 Selecionar grupo que ele pertencerá com base no padrão.

65 1 Selecionar grupo que ele pertencerá com base no padrão e APLICAR 2 Salvar.

66 Salvar e publicar um projetos simples Como publicar um projeto

67 Requisitos Possuir perfil de acesso ao Project Online/EPM como gerente de projetos e/ou administrador; Possuir o Microsoft Project Professional 2013 instalado na sua máquina; Possuir conta de Project Online/EPM configurada no Microsoft Project Professional 2013;

68 Prática: Autenticar com vários Usuários Agora é prática, você vai: Autenticar-se no Project Web App Navegar Office Project Web Access Autenticar-se com diferentes usuários

69 Lição 04: Trabalhando com Office Project 2010 e Office Project Server 2010 Adicionando uma conexão para Microsoft EPM Configurando um Novo Projeto Demonstração: Como adicionar uma conta do Project Online e Estalecendo um novo Projeto Salvar, Publicar e Abrirndo Projetos no Microsoft EPM Demonstração: Como salvar, publicar e abrir um Projeto. Prática: Criando, Salvando, Publicando um Projeto

70 Demonstração: Como Savar, Publicar e Abrir um Projeto Iremos demonstrar como : Salvar um projeto no Project Online Abrir um projeto direto de ambiente de trabalho armazenado Publicando o projeto no Project Online Abrindo um projeto publicado. Versões e check-in e check-out de documentos Este recurso permite ao usuário retirar o documento de circulação (check-out), bloqueando enquanto faz a edição para alteração do mesmo, impedindo que outros usuários reescrevam suas alterações inadvertidamente

71 Prática: Criando, Salvando, publicando e Abrindo um Projeto Nesta prática, você: Criará um novo projeto Salvará o projeto no ambiente de trabalho. Fechar e dar check no projeto para o ambiente de trabalho Abriar e check out no projeto no ambiente de trabalho Publicar o projeto no Project Online

72 Cadastrar conta no Microsoft Project 2013 Abrir no computador o Project Server 2013 Contas Adicionar uma conta: Nome: sua conta url:

73 1. Escolher a conta

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75 2. Salvar 1-clica 2-clica 3 -clica 4 Colocar nome 5 - salvar

76 3. Publicar 1 -clica 2-clica

77 1 - Nome 2 - Clica

78 4. Fazer check-out 1 Aguardar publicação 2 Fechar e fazer check-in

79 Lab: Criando e Salvando um Novo Projeto no Project Online Exercicio 1: Conectando no Project Online Exercicio 2: Criando um Novo Project no Project Online Exercicio 3: Salvando o Novo Projeto Project Online

80 Iniciando um projeto pelo PWA

81 PDP Cronograma

82 Criando uma equipe

83 Cronograma pela web Salvar: salva o cronograma, mas não disponibiliza a atualização Publicar: Salva o cronograma e disponibiliza informação a todos.

84 Site de Projetos

85 Biblioteca de Documentos

86 Lista de Tarefas

87 Entregas, riscos e problemas

88 Quadro de Horários

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