Gerenciamento de Projetos com ProjectOpen

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1 Gerenciamento de Projetos com ProjectOpen Atualmente o sucesso de uma empresa pode ser determinado por sua eficiência no gerenciamento de projetos que define sua capacidade de entregar projetos dentro de limites aceitáveis de prazo, custo, escopo e qualidade. O ProjectOpen é um grande aliado para que a empresa possa atingir seus objetivos, dando apoio as áreas de gerenciamento de projetos sugeridas pelo PMI (Project Management Institute no PMBOK (Project Management Body of Knowledge) conforme mostrado na figura 1. Arquitetura ProjectOpen é um aplicativo de negócio baseado em web, licenciado em software livre para gestão de empresas com visão de serviços que trabalham por projeto em toda ou parte da empresa. Sua estrutura modular permite atender as necessidades de empresas de diversos portes, indústrias e metodologias. Confiança e Estabilidade O desenvolvimento do sistema é patrocinado pela empresa ProjectOpen (www.projectopen.com) com sede em Barcelona, Espanha. Os membros da diretoria da empresa contam individualmente com 10 a 15 anos de experiência em empresas de grande porte tais como SAP e Oracle e necessidades de gerenciamento de projetos e portfólio de projetos na Europa e Estados Unidos. A Konsultex é parceiro oficial de ProjectOpen desde 2006 em seus escritórios de São Paulo e Buenos Aires. Figura 1 Cobertura funcional de Gerenciamento de Projetos Integração Um sistema de gerenciamento de projetos não tem a mesma eficácia usado isoladamente que quando integrado a outros sistemas próprios ou dos parceiros de negócio. O ProjectOpen apoia a integração com outros sistemas de diferentes tipos, tecnologias e

2 arquiteturas como pode ser observado na figura 2 que mostra as principais integrações normalmente requeridas. Figura 2 Principais Integrações com ProjectOpen Fácil Administração Para atender a necessidades corporativas e de usuários individuais, sejam eles recursos externos ou as pessoas da própria empresa, o ProjectOpen tem um mecanismo de segurança granular que permite ao administrador definir que funções estarão disponíveis ao usuários, quais informações de objetos (projetos, fluxos, recursos, etc.) ele pode visualizar ou modificar e quais regras de negócio podem mostrar ou esconder os objetos. O administrador do sistema pode definir processos diretamente nas telas administrativas do sistema e associar eles a objetos de negócio como também campos novos associados a projetos, recursos, ausências, etc. Isso é feito sem a necessidade de intervenção do administrador do banco de dados. Entre as principais funções de gestão apoiados pelo ProjectOpen podemos destacar: Planejamento de Acompanhamento de Projetos O sistema permite o planejamento e acompanhamento de projetos no aspecto temporal pelo cronograma, no aspecto de esforço de trabalho pela alocação de recursos humanos aos projetos e atividades como também no aspecto de custos pela alocação de custos planejados e realizados no projeto.

3 Para facilitar a manipulação dos cronogramas de forma gráfica na estação de trabalho (GUI), o sistema oferece integração com GanttProject, OpenProj e Microsoft Project. Toda a informação do projeto está centralizada na página de cada projeto em elementos portlet que podem ser acomodados individualmente conforme as preferências visuais de cada usuário. A página de cada projeto tem a facilidade de permitir o registros dos relatórios de avanço e estado do projeto e mostrar eles ordenados por data o que ajuda muito na visão completa do projeto desde o mesmo lugar. Figura 3 Home page do projeto com indicação de status mostrando portlets Figura 4 Visão resumida da apropriação de horas individual

4 Gestão Financeira de Projetos Um destaque do ProjectOpen para gerenciamento de projetos é possuir uma visão de rentabilidade de determinado projeto o que é possível devido ao gerenciamento de receitas que podem ser lançadas no sistema. O gerenciamento de receitas é uma característica corporativa que apresentam normalmente somente sistemas comerciais de grande porte. Adicionalmente a tratar o aspecto da receita de um projeto, o ProjectOpen permite trabalhar os custos e receitas em diferentes moedas que são convertidas a moeda corporativa nas telas e relatórios, permitindo desta forma atender a necessidade de empresas que trabalham em projetos internacionais ou com parceiros de diferentes países. Para facilitar a operação o sistema permite que o administrador atualize as taxas de câmbio automaticamente por acesso a serviços financeiros on-line. O ProjectOpen pode preparar faturas a clientes que podem ser integradas com o sistema ERP da empresa ou fazer o caminho contrário, importando as faturas do sistema ERP para apresentar o resultado do projeto. Figura 5 Resumo de resultado para os projetos do portfólio

5 Figura 6 Resumo financeiro do projeto com Earned Value em portlets A visão de indicadores KPI diretamente na página principal do usuário ajuda a ter uma visão BSC (balanced scorecard) da situação do portfólio de projetos. Os indicadores KPI e os relatórios que podem ser mostrados dentro do ProjectOpen apoiam a tomada eficaz de ações para evitar desvios negativos. Os dados dos projetos estão em banco de dados SQL e também podem ser acessados por outras ferramentas de análise ou business intelligence. Os KPIs mostram o histórico de evolução do indicador. Figura 7 Home page do usuário com indicadores e KPI

6 Colaboração em Projetos Para o sucesso do projeto é essencial a colaboração entre os membros da equipe e os stakeholders. Alguns mecanismos de colaboração apoiados pelo ProjectOpen são listas de discussão, incidentes, gestão de documentos, fluxos de aprovações, alertas por , calendários, wiki colaborativo e gestão de conhecimento. A facilidade de gestão de conhecimento em particular ajuda na busca de informações de projetos anteriores ou de situações de projeto onde é de utilidade ver como elas foram resolvidas no passado. O acesso aos módulos colaborativos sempre respeita as configurações de segurança funcional definidas para determinado usuário. Figura 8 Fluxo de trabalho A tela principal do usuário também mostra a lista de todas as tarefas de fluxos pendentes para sua alçada. Figura 9 Lista de pendências em processos

7 Figura 10 Gestão de documentos anexos no projeto Gestão de Recursos Humanos Figura 11 Listas de discussão O sucesso de todo projeto depende das pessoas que trabalham nele. O ProjectOpen faz com que cada pessoa tenha sua área pessoal onde pode guardar seus documentos, manter seu wiki pessoal, agendar reuniões em seu calendário e administrar suas informações. Cada pessoa tem seu custo por hora

8 registrado e pode cadastrar suas habilidades, anexar o curriculum e certidões de cursos ou provas feitas. O ProjectOpen permite que cada pessoa possa solicitar o cadastramento no sistema diretamente pela tela de login, aliviando assim o procedimento pesado que normalmente acontece no uso de um sistema corporativo onde o administrador deve cadastrar ou importar a todos os usuários. Com a solicitação do registro o sistema mostra na tela do administrador as solicitações que podem ser aprovadas ou não. Desta forma fica também muito simples a manutenção de novos usuários que precisem colaborar em projetos. Para ajudar na ambientação do trabalho, cada usuário pode selecionar o aspecto visual (skin) que o sistema lhe apresentará, o idioma de sua escolha e incluir seus dados de contato e fotografia. Os usuários podem ser importados e exportados também pelo menu de administração. O ProjectOpen conta com um elemento portlet onde podem ser visualizados pelo recurso humano seu balanço de férias. As férias e ausências podem ser configuradas para serem solicitadas por fluxos de trabalho. Figura 12 Dados de recursos humanos Com estas características o ProjectOpen apresenta-se como um sistema modular extremadamente completo que pode atuar em todas as áreas necessárias para gerenciar projetos e portfólio de projetos. Sua arquitetura e mecanismo de segurança fazem dele um sistema de porte corporativo, incluindo a possibilidade de autenciação LDAP/AD (Active Directory). Ele mesmo utiliza componentes de infraestrutura robustos e estáveis como o ambiente OpenACS, AOL Web Server e banco de dados Postgres. O sistema operacional para rodar o sistema pode ser Linux, Unix ou Windows, sendo recomendados Linux ou Unix.

9 Acesso Mobile O trabalho em equipe de projetos acontece cada dia mais entre membros de equipe que estão separados fisicamente, as vezes em países diferentes, mas unidos no projeto. Muitas das pessoas que colaboram no projeto requerem acesso em equipamentos com tecnologia tablet e smartphone de forma comoda, sem necessidade de operar páginas web nestes dispositivos. Por este motivo o ProjectOpen conta com um módulo nativo em ios para Apple iphone que está preparado para consultar projetos e reportar a apropriação de horas trabalhadas no projeto. A equipe desenvolvedora do ProjectOpen faz melhorias continuas no sistema para fazer ele o mais completo e prático possível para ser usado dentro da realidade de gerenciamento de projetos.

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