Trabalho de Conclusão de Estágio-TCE

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1 GENECI B. MENEGHELLI Trabalho de Conclusão de Estágio-TCE ANÁLISE DA RUPTURA DE ESTOQUE DA LINHA DE BISCOITO DO SUPERMERCADO ANGELONI NA FILIAL DE ITAJAÍ Trabalho de conclusão de Estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade do Vale do Itajaí ITAJAÍ SC, 2007

2 ii O degrau de uma escada não serve simplesmente para que alguém permaneça em cima dele, destina-se a sustentar o pé do homem pelo tempo suficiente para que ele coloque o outro um pouco mais alto. Thomas Huxley

3 iii Agradeço em primeiro lugar a Deus, razão maior de existência humana; a meu esposo José O. Meneghelli pelo apoio, paciência e colaboração que foi fundamental para que chegasse até aqui e meu filho Matheus pela paciência e horas de ausência em seu dia-a dia; aos meus pais Luis e Mabile Bianchi pelos ensinamentos. A meus companheiros de trabalho, em especial ao Sr. Gelson pelo incentivo e ajuda para que este trabalho fosse concretizado; e ao Sr. Eliézer pelo incentivo e apoio. Aos professores da Univali pela cooperação e apoio nesta importante vitória e em especial ao professor Romeu Zarske de Mello pela preciosa orientação neste trabalho e disposição para este grande desafio, sem o qual não seria possível realização.

4 iv EQUIPE TÉCNICA a) Nome do estagiário Geneci Bianchi Meneghelli b) Área de estágio Administração de materiais c) Supervisor de campo Gelson de Aguiar d) Orientador de estágio Prof. Romeu Zarske de Mello, MSc e) Responsável pelo estágio em Administração Prof. Eduardo Krieger da Silva, MSc

5 v DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA a) Razão Social A. Angeloni & Cia. Ltda. b) Endereço Rua: Brusque, 358. Bairro: Centro, Itajaí SC c) Setor de desenvolvimento do estágio Área de logística d) Duração do estágio 340 horas e) Nome e cargo do supervisor de campo Gelson de Aguiar Gerente Auxiliar f) Carimbo e visto da empresa

6 vi AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA ITAJAÍ, 01 DE NOVEMBRO DE 2007 A Empresa A. ANGELONI & CIA LTDA, pelo presente instrumento, autoriza a Universidade do Vale do Itajaí UNIVALI, a publicar, em sua biblioteca, o Trabalho de Conclusão de Estágio Supervisionado, pelo (a) acadêmico (a) Geneci B. Meneghelli JOSÉ FERNANDES

7 vii RESUMO O setor supermercadista brasileiro encontra-se em um cenário de muitas mudanças, concorrentes internacionais, concentração e muita competição. Estes fatores têm levado as organizações a adotarem diversas estratégias como, por exemplo: marca própria, novas tecnologias, enfoque logístico, comércio eletrônico, ECR (resposta eficiente ao consumidor) e muitas outras que têm como objetivo aumentar a competitividade da organização. O ambiente organizacional tem passado por profundas transformações nestes últimos anos, e dentro deste cenário, as empresas têm buscado ferramentas que lhes proporcionem vantagens dentro de um ambiente globalizado e competitivo Um dos principais problemas enfrentados pelas empresas do setor supermercadista é o desabastecimento das gôndolas, os chamados pontos de ruptura. Está pesquisa teve como finalidade levantar o nível de ruptura do Setor de biscoitos do supermercado Angeloni da filial de Itajaí. Teve como objetivos principais verificar a composição do estoque do Setor de biscoitos da empresa; identificar os fornecedores dos produtos; avaliar o processo de reabastecimento; verificar as causas da ruptura e definir o nível de ruptura (%) do setor. Esse estudo foi realizado no setor operacional e no departamento de Materiais da empresa, utilizando fontes primárias e secundárias. Para o tratamento e análise de dados apresentados foi utilizada a técnica da análise estatística descritiva e os dados foram na forma de planilhas, gráficos, figuras e textos. O modelo teórico referencial da pesquisa foi constituído a partir das obras de Ballou (1995), Bowersox (2001), Dias (1995) e Martins (2000). Os resultados obtidos foram satisfatórios, tendo sido definido o nível de ruptura bem como e os principais motivadores deste problema que a empresa enfrenta. Concluído, mostra que a empresa tem um nível de ruptura 8% acima da média brasileira que é de 12%. Através desta pesquisa foi possível levantar as principais dificuldades e a pesquisa é pertinente, constando nela propostas de melhorias e direcionamento dos percentuais que podem ser trabalhados. PALAVRAS-CHAVE: Logística, estoques, ruptura.

8 viii LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 Estoque Mínimo...14 Figura 2 Tempo de Reposição...15 Figura 3 Ruptura de Estoque...29 Figura 4 Logotipo da Empresa...32 Figura 5 Logotipo Responsabilidade Social...36 Figura 6 Logotipo Clube Angeloni...38 Figura 7 Logotipo tempo...41 Figura 8 Biscoito Recheado...52 Figura 9 Biscoito Waffer...54 Figura 10 Biscoito Salgado...55 Figura 11 Biscoito Doce...56 Figura 12 Biscoito Torradas...58 Figura 13 Biscoito Diversos...59 Foto 1 Cantinho das Estrelas...39 Foto 2 Cozinha Dona Helena...40 Foto 3 Espaço Cultural...41 Quadro 01 Produtos departamento seção e linha do Setor de Biscoito...47 Quadro 02 Relação de Fornecedores...50 Quadro 03 Motivos de Rupturas do Setor de Biscoito...51 Gráfico 01 Quantidade de Produtos por Linha...48 Gráfico 02 Percentual de Produto por Linha...49 Gráfico 03 Biscoito Recheado...53 Gráfico 04 Biscoito Waffer...54 Gráfico 05 Biscoito Salgado...56 Gráfico 06 Biscoito Doce...57 Gráfico 07 Biscoito Torradas...58 Gráfico 08 - Biscoitos Diversos...60 Gráfico 09 - Causas da Ruptura...61 Gráfico 10 - Índice Médio de Ruptura...62

9 ix SUMÁRIO EPÍGRAFE... ii AGRADECIMENTOS... iii EQUIPE TECNICA... iv DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA... v AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA... vi RESUMO...vii LISTA DE ILUSTRAÇÕES...viii SUMÁRIO... x 1 INTRODUÇÃO Problema de pesquisa Objetivo geral e específico Aspectos metodológicos Caracterização da pesquisa Participantes da pesquisa Instrumentos de coleta de dados Tratamento e análise de dados FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Organizações Administração Logística Administração de Materiais Gestão de Estoques Armazenagem Objetivos da Armazenagem Funções da Armazenagem Layout Gestão de Compras Tecnologia da Informação ECR (efficient consumer response Rupturas APRESENTAÇÃO DA PESQUISA Caracterização da Empresa Mercado de Atuação Histórico Organograma Princípios da Empresa Produtos e Fornecedores Serviços...38

10 x Concorrentes Resultado da pesquisa Composição do Estoque do setor de Biscoito Fornecedores Processo de Reabastecimento Causas da Ruptura de Estoque Biscoito Recheado Biscoito Waffer Biscoito Salgado Biscoito Doce Torradas Diversos Causas da Ruptura Índice Médio de Ruptura Sugestões para Empresa CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...66 ANEXO...69 APÊNDICE...71 DECLARAÇÃO...77 AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA...78 ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS...83

11 11 1 INTRODUÇÃO Atualmente, de acordo com as tendências de mercado, as empresas buscam ser cada vez mais competitivas, incluindo o setor supermercadista que passa por transformações nas áreas que estão ligadas ao processo de compras e venda das mercadorias, onde a tecnologia e as informações vêm sendo usadas como importantes ferramentas para o setor. Essas ferramentas deverão ser bem trabalhadas através de colaboradores preparados e treinados para prestar o melhor atendimento e propiciar ganhos operacionais para a empresa. Dentro de um panorama extremamente exigente, o setor supermercadista tem buscado diferencial de competitividade, que não só lhe garanta vantagens em relação a seus concorrentes, bem como, a sua própria sobrevivência. Dentre estes diferenciais, destaca-se o processo de controle de rupturas que o setor vem implantando, realizando, e atualizando com sucesso. Para Bowersox e Closs (2001), é interessante como certas empresas utilizam sua competência logística para obterem vantagem competitiva, proporcionando aos clientes um serviço superior, passando a ser vistas como fornecedores preferenciais e parceiros ideais. Dentro desta ótica, diversas ações estratégicas estão sendo adotadas pelas empresas do setor de supermercado, como: lançamentos de marca própria, novos processos organizacionais, segmentação de mercado e enfoque logístico. A Administração é um conjunto de conhecimentos o qual permite que o administrador planeje e organize de forma a que tudo o que foi planejado ocorra da melhor forma possível. Segundo Stoner e Freeman (1995), a Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos. As organizações estão em constantes mudanças e o acompanhamento destas mudanças requer certo cuidado o qual está presente no cotidiano do administrador. Para que a empresa possa acompanhar as mudanças, e assim se impor diante da pressão do mercado, a mesma precisa criar vantagens competitivas.

12 12 Este novo contexto do mundo administrativo exige cada vez mais dos administradores, ações que possibilitem o melhor aproveitamento de todas as funções, processos e técnicas administrativas, fazendo com que as organizações tenham um diferencial de mercado, podendo assim oferecer produtos e serviços de melhor qualidade, menor custo e que satisfaça todas as necessidades dos consumidores. 1.1 Problema de Pesquisa O problema de pesquisa sintetiza o tema central do trabalho e dá suporte ao acadêmico para a seqüência lógica do mesmo. Para este trabalho o acadêmico buscou possíveis alternativas que venham a responder a seguinte pergunta de pesquisa, que foi o foco de todo o trabalho: qual o nível de ruptura de estoque do Setor de Biscoitos do Supermercado Angeloni em sua filial de Itajaí? O presente trabalho justifica-se ao procurar encontrar maneiras de minimizar a ruptura no Setor de Biscoito do Supermercado Angeloni, filial de Itajaí, já que rupturas de estoques significam vendas não realizadas, ocasionando assim, perdas de receitas e clientes. O ativo circulante da empresa na loja de Itajaí é representado por uma boa parte do estoque, sendo que, sob o ponto de vista financeiro já se traduz em um argumento importante. A importância deste trabalho se deu por pesquisar um tema pouco estudado e um tema que não depende somente da empresa, pois a ruptura pode acontecer por diversos fatores, ou seja, por conta do centro de distribuição, da loja, da gôndola, desde a falta na entrega dos produtos por parte do fornecedor, bem como, pela falta de abastecimento por parte de promotores / funcionários do Supermercado Angeloni dentre outros motivos. O fato de ser um tema inédito para a organização neste setor de biscoitos, é de imprescindível relevância, pois oportuniza a tomada de decisão futura baseada em informações advindas da pesquisa. Com o objetivo de estudar a mensuração do processo de ruptura sob uma

13 13 perspectiva diferente e inovadora, este trabalho visou detectar os pontos de ruptura ou, falta de produtos nas gôndolas, o que é percebido como um dos grandes problemas que os supermercados enfrentam atualmente. O problema de pesquisa foi realizado, uma vez que todas as informações foram disponibilizadas pela empresa, que também forneceu todas as condições para a realização desde problema, tais como acesso à pesquisa, informações e relatórios. 1.2 Objetivo geral e específico O objetivo geral deste trabalho é identificar o nível de ruptura nos estoques do Setor de Biscoito do supermercado Angeloni - filial de Itajaí. Para atender ao objetivo geral acima se define os seguintes objetivos específicos: - Verificar a composição do estoque da empresa; - Identificar os principais fornecedores dos produtos do setor de Biscoito - Avaliar o processo de reabastecimento - verificar as causas da ruptura - Definir o nível de ruptura (%) do setor; 1.3 Aspectos Metodológicos Este item estudou a metodologia que foi utilizada para a realização do trabalho. Mostra também como a pesquisa foi caracterizada, qual a população e amostra pesquisada, como foi feita à coleta de dados e por último, como se deu o tratamento e análise dos dados. Para Roesch (2005), metodologia é a definição a partir dos objetivos dos quais será desenvolvido o projeto, e a definição do tipo de projeto a ser realizado visando o mais apropriado para obtenção do sucesso quanto à viabilização do mesmo Caracterização da pesquisa

14 14 A presente pesquisa utiliza a abordagem quantitativa. Para Roesch (2005), é o mais recomendável para a medida de relações entre variáveis ou em avaliar o resultado de algum sistema ou projeto. Conforme Richardson (1999), o método quantitativo representa, em princípio, a intenção de garantir a precisão dos resultados, evitar distorções de análise e interpretação, possibilitando, conseqüentemente, uma margem de segurança quanto as inferências. Esta escolha justifica-se uma vez que a pesquisa propõe-se a quantificar os resultados alcançados pelo processo do sistema logístico adotado pelo supermercado Angeloni em sua filial de Itajaí. A tipologia utilizada é pesquisa-diagnóstico, que para Roesch (2005, p.77) implica em um diagnóstico do sistema atual onde se procura explorar o ambiente, levantar e definir problemas, bem como dar sugestões para sua reformulação; isso requer certa familiaridade com o sistema e, possivelmente, a possibilidade de implementar as mudanças sugeridas e observar seus efeitos. Esta tipologia foi utilizada levando-se em conta que algumas mudanças poderão ser sugeridas e serem implementadas após se conhecer o sistema de logística aplicado na empresa Angeloni Participantes da pesquisa Esta pesquisa foi realizada junto aos colaboradores das áreas especificas como área de materiais, logística e área de compras do Supermercado Angeloni, filial de Itajaí SC. Referente a amostra esta vai ser do tipo intencional, e envolverá todos os colaboradores que trabalham nas áreas de logística armazenagem e materiais. O setor é formado pelo chefe e quatro auxiliares; e o setor de materiais, este sendo formado pelo chefe do setor e três auxiliares. Na visão de Richardson (1999) a amostra intencional é caracterizada como

15 15 aquela que utiliza elementos que vão formar a amostra, possuindo certas características criadas no plano e nas hipóteses estabelecidas pelo pesquisador Instrumentos de coleta de dados Este trabalho foi realizado no departamento de materiais, departamento de compras e departamento de logística da empresa apoiando-se nas informações fornecidas pelos departamentos e documentos da organização, que inicialmente foi através do uso de fontes primárias e secundárias, utilizando-se predominantemente fontes de dados secundárias. Para Roesch (2005), são informações já existentes na empresa, ou seja, são dados disponíveis para consultas, sejam eles na forma de relatórios, banco de dados, documentos, arquivos ou outras informações provenientes de determinada área. Estes dados foram coletados através de relatórios de estoques da empresa. Considerando-se que na maior parte da pesquisa foram usadas as fontes secundárias, também foram utilizadas fontes de natureza primária que segundo Roesch (2005), são dados colhidos diretamente pelo pesquisador, onde, neste trabalho, será através da observação dos processos e métodos utilizados na organização, já que a acadêmica trabalha na empresa e participa do processo pesquisado. Para Mattar (1996, p.48), dados primários são aqueles que já foram coletados, estando ainda em posse dos pesquisados, e que são coletados com o propósito de atender as necessidades especificas da pesquisa em andamento Tratamento e análise dos dados Para o tratamento e análise dos dados foi usada a técnica da análise descritiva. Os dados foram apresentados na forma de planilhas, gráficos, figuras e textos.

16 16 Em resumo, os dados coletados foram apresentados e tratados de forma a fornecerem informações sobre os processos do sistema logístico envolvido no setor da pesquisa, de forma a facilitar a identificação dos problemas e se possível a sua correção.

17 17 2 FUNDAMENTAÇAO TEORICA Por se tratar de um trabalho cientifico, na fundamentação teórica foi abordado os conceitos sobre administração, logística, materiais e também gestão de estoques, objetivando assim, aprofundar os conhecimentos e a importância que essas áreas têm para as organizações. 2.1 As Organizações Nas organizações, a realização dos objetivos é um fator primordial, desta forma, torna-se claro que estas e as pessoas que as administram, desempenham esta função essencial, coordenando os esforços de diferentes indivíduos, as organizações buscando assim alcançar metas que de outra forma seria muito difícil ou até mesmo impossível conseguir. Segundo Stoner e Freeman (1995), as organizações não devem ser entendidas apenas como empresas, uma vez que, ao refletirem os valores e necessidades culturalmente aceitas, servem a sociedade, organizando a vida e transformando o mundo num lugar mais seguro e mais agradável de se viver. As organizações são formas de instituições formais, com regras e procedimentos internos que devem ser regidos por lei. Elas permeiam todos os aspectos da vida moderna e envolvem a atenção, tempo e energia de numerosas pessoas. Possuem uma estrutura interna e interagem com outras organizações. Para Maximiano (2000), organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa.

18 Administração A Administração é bastante antiga, pois em 1300 a.c. os egípcios sentiam necessidade de organização e da administração. Desde então se vem aprimorando esta necessidade, porém a Administração só passou a ser reconhecida como ciência recentemente no século XX. Em sua origem, a palavra administração se refere a uma função que se desenvolve sob o comando de outro, de um serviço que se presta a outro, (CHIAVENATO,1994, p.3 ). O mesmo autor, afirma que no ambiente organizacional a Administração possui o conceito de interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformálos em ação empresarial através do planejamento, da organização, da direção e do controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. No decorrer dos anos muitos autores têm buscado conceituar e definir Administração e sua importância para as organizações. A Administração é, em sua essência, um conjunto de conhecimentos de várias ciências que baseado na realidade observada, oferece a base para que o administrador planeje, ou seja, projete um estado futuro desejado e meios para atingi-lo, organize a forma de estruturar o planejado, dirija as tarefas sem que haja dispersão de recursos e por último, controle para que saia como foi inicialmente planejado. A aplicação da chamada ciência da Administração nas organizações exige uma compreensão do processo de administrar. Stoner e Freeman (1995) ensinam que a administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos. Ainda segundo Stoner e Freeman (1995), a administração é um processo e que por ser de natureza interativa, fica mais fácil sua compreensão descrevendo as quatro atividades que o compõe: Planejar significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos são baseados em algum método, plano ou lógica, e não em palpites;

19 19 Organizar é o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização, do modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos da mesma; Dirigir significa liderar, influenciar e motivar empregados a realizar tarefas essenciais. Enquanto planejar e organizar lidam com os aspectos mais abstratos do processo administrativo, a atividade de liderar é muito concreta: ela envolve o trabalho com as pessoas; Controlar O administrador deve se certificar de que os atos dos membros da organização levam-na de fato em direção aos objetivos estabelecidos. Esta é a função de controlar, exercida pela administração, e que envolve três elementos principais: Estabelecer padrões de desempenho; Medir o desempenho atual; Comparar esse desempenho com os padrões estabelecidos. O administrador exerce um papel fundamental na vida das organizações e cabe a ele o planejamento que direcione o caminho a ser seguido para atingir os objetivos e metas, organizar e buscar os recursos necessários para o atendimento do mesmo, dirigir as pessoas para que estas cumpram com a parte que lhes cabe na organização e por último, controlar continuamente o processo para garantir que se chegue aonde foi planejado. A Administração se preocupa não só com a eficiência do processo, mas também com a sua eficácia. Para Robbins (2001), a eficiência diz respeito à relação entre insumos e produtos, fazer a coisa direito. Segundo o autor, ser eficiente não basta. Os gerentes também precisam estar concentrados em fazer com que suas atividades sejam concluídas, ou seja, precisam alcançar eficácia. Desta forma, conclui-se que eficiência significa fazer as coisas direito, e eficácia fazer a coisa certa. Já para Maximiano (1991), a Administração consiste em tomar decisões sobre os objetivos a serem alcançados pela organização e sobre a utilização de seus recursos. Essas decisões classificam-se em quatro tipos principais: planejamento, organização, direção e controle. Tomar decisões e fazer planejamento faz parte de um bom administrador.

20 Logística A origem da Logística é militar. Foi desenvolvida visando colocar os recursos certos, no local certo, na hora certa, com um só objetivo: vencer batalhas. Até alguns anos atrás, o termo logística continuava associado a transporte, depósitos regionais e atividades ligadas a vendas. Logística é responsável pelo planejamento, operação e controle de todo o fluxo de mercadorias e informação, desde a fonte fornecedora até o consumidor. (MARTINS e ALT, 2000,p.251). Dentro de um cenário cada vez mais competitivo e em pleno crescimento, os supermercados também procuram se adaptar a Logística e implantá-la de maneira rápida e eficaz para que não venham a sofrer conseqüências irreparáveis no futuro. Dentre destas conseqüências pode-se citar: o comprometimento da imagem da empresa pela não realização de seus compromissos assumidos junto aos clientes, o descrédito na praça que atua e, o desgaste de sua imagem junto à sociedade e seus funcionários. As empresas operam dentro de um ambiente em mutação constante, devido aos avanços tecnológicos, às alterações na economia e na legislação e à disponibilidade de recursos, sendo necessário se adaptarem o tempo todo às novas exigências de desempenho, sendo assim [...] a logística representa uma nova visão empresarial, uma nova ordem nas coisas. (BALLOU, 1995, p.17). Desta forma, a Logística é o gerenciamento do fluxo das mercadorias e serviços do produtor ao consumidor e visa, através de instrumentos de análise e decisão, proporcionarem às empresas as melhores práticas no manuseio, transporte e armazenagem das mercadorias com o único objetivo de atingir um nível de serviço cada vez melhor ao cliente, sendo parte importante na criação de valor para o mesmo. A logística é um assunto vital. É um fato econômico que tanto os recursos quanto os seus consumidores estão espalhados numa ampla área geográfica. Além disso, os consumidores não residem, se é que alguma vez o fizeram, próximos donde os bens ou produtos estão localizados. Este é o problema enfrentado pela logística: diminuir o hiato entre a produção e a demanda, de modo que os consumidores tenham bens e serviços quando e onde quiserem, e na condição física que desejarem (BALLOU, 1995, p. 17). Para Bowersox (2001), a Logística é singular, nunca pára! Está ocorrendo em todo o mundo 24 horas por dia, sete dias por semana, durante 52 semanas por ano.

21 21 Poucas áreas de operações envolvem a complexidade ou abrangem os escopos geográficos característicos da Logística. O objetivo da Logística é tornar disponíveis produtos e serviços no local onde são necessários, no momento em que são desejados. Segundo Markhan (2003), a logística é o processo pelo qual materiais e informações agregam valor aos clientes, a partir de fontes de matéria prima que atravessam vários estágios de fabricação e distribuição. Este processo continua até o produto final chegar as mãos do consumidor. A Logística é muito mais que uma estratégia, é a integração de várias áreas (financeira, materiais, transporte, produção) em busca da velocidade e agilidade, que são dois fatores essenciais para o sucesso da organização. Conforme Markham (2003), gerenciar a Logística como um processo é a chave para as empresas que esperam utilizar a satisfação do cliente como o elemento principal de suas estratégias competitivas. A principal preocupação das empresas na atualidade é buscar uma forma eficaz e rápida de integração e controle dos processos em todos os níveis e áreas da organização, buscando saber e identificar suas causas e efeitos. Uma abordagem integrada para a logística, minimiza falhas e se adequadamente executada pode ser capaz de eliminar todas. Com esta abordagem o processo logístico é visto como um canal de atividades relacionadas. A questão da abordagem de canal é fazer com que todo o zelo não seja visto, como uma peça isolada, mas como um elo crítico para o sucesso da cadeira. O desempenho individual ainda é importante tanto como o trabalho em equipe e a integração. Cada elo deve estar disposto e trabalhar com os outros e ocasionalmente fazer sacrifícios no seu próprio desempenho final para o bem comum (MOURA, 2003,p.16). Para Martins (2000), as empresas industriais e comerciais brasileiras viram-se diante da necessidade de abandonar o empirismo, para abastecer mercados emergentes em um país de dimensões continentais e com uma malha de transporte incipiente. A Logística de forma integrada pode proporcionar o equilíbrio necessário ao ambiente onde a integração dos setores passa a ter suas funções interligadas buscando reagir com maior rapidez às mudanças, onde é imprescindível que o resultado seja de acordo com as estratégias. A importância da Logística fica evidenciada quando assume um papel de integrar todas as etapas, da produção à venda de determinado bem ou produto, e trazer para as empresas que a adotam uma vantagem competitiva, ao oferecerem

22 22 aos consumidores/clientes o diferencial e a percepção de valor agregado ao que estão adquirindo. Dentro do que foi apresentado acima, pode-se concluir que a Logística tem uma visão sistêmica e holística dos processos que vem sendo implantados nas organizações direcionando seu foco na redução de custos e ampliação dos níveis de atendimento às necessidades dos clientes, sejam eles, internos ou externos. A nova realidade está exigindo uma nova postura de gerenciamento que se enquadre a esta nova realidade, onde o uso do planejamento, seja ele de curto, médio ou longo prazo abranja estratégias que possam confrontar o momento vivido pela organização. Em resumo: Logística é a arte de comprar, receber, armazenar, separar, expedir, transportar e entregar o produto/serviço certo, na hora certa, no lugar certo, ao menor custo possível. 2.4 Administração de Materiais Pode-se dizer que Administração de Materiais é um conjunto de atividades que permite o planejamento e a operação de sistemas que envolvem as diversas etapas, da matéria-prima, os produtos acabados até chegar ao consumidor final. De acordo com Viana (2000, p.41), a Administração de Materiais pode ser definida como sendo, planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas a aquisição de materiais para a formação de estoques desde o momento de sua concepção até o consumo final. Sem dúvida, o objetivo principal de uma empresa é maximizar o lucro sobre o capital que nela foi investido, para isso, a empresa precisa e deve ter o controle tanto físico como financeiro de seus estoques e matérias-primas a fim de alcançar e atender suas expectativas frente ao planejado e realizado pela empresa. É necessário também na Administração de Materiais fazer um planejamento do seu estoque, trabalhar sempre com estoque necessário para a empresa sem que deixe de atender ou comprometer seu desempenho frente aos clientes e assim, manter-se no nível do lucro.

23 23 De acordo com Dias (1995), o importante é aperfeiçoar o investimento em estoque aumentando o uso eficiente dos meios de planejamento e controle. A Administração de Materiais visa minimizar as necessidades de capital para o estoque, sendo que, estes estoques de produtos acabados dependem da matériaprima e material em processo para a produção do produto final Gestão de estoques O conceito de gestão de estoque originou-se na função de compras em empresas que compreenderam a importância da integração com o fluxo de materiais e sua função de suporte. Segundo Ching (1999), a gestão de estoque era vista como um meio de reduzir os custos totais associados a aquisição e a gestão de materiais. Dentro do processo logístico, o estoque é um dos mais importantes, pois, pode absorver, segundo Ballou (1995), de 25% a 40 % dos custos totais, representando uma porção substancial do capital da empresa. A gestão de estoque constitui uma série de ações que podem permitir ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, e localizados em relação aos setores que deles se utilizam. A gestão de estoques no varejo brasileiro foi, durante muito tempo, vista em um segundo plano nas preocupações dos administradores das empresas varejistas. Antes, em virtude da quase inexistência de grandes redes varejistas e, portanto, pouquíssima competição, a maioria das lojas era gerenciada por seus proprietários e estes executavam a gestão de seus negócios utilizando sua experiência prática. Faziam reposição de mercadorias ou compras dos itens "da moda" quando visitados por representantes dos fornecedores, definindo quantidades a comprar de maneira empírica. Segundo Martins e Alt (2003), a gestão de estoque compreende inúmeras idéias para fazer com que o administrador analise os estoques para saber se estes estão sendo bem usados com relação a outras áreas, consequentemente se estes estão sendo controlados.

24 24 Neste sentido, a gestão de estoques tem uma função no sistema de administração de materiais, onde o gerenciamento de estoque reflete os resultados obtidos pela empresa ao longo do exercício financeiro. Assim, ao manter os estoques em níveis economicamente satisfatórios, o atendimento as necessidades de materiais de qualquer empresa constitui seu mais amplo objetivo. Para Dias (1995), o capital de giro, tão difícil e caro para as empresas, muitas vezes, fica parado em materiais que serão usados no futuro; áreas nobres da empresa são ocupadas por estoques, esperando o momento certo de serem utilizados; estoques geram gastos com manutenção, materiais tornam-se absoletos, quebram, enfim há custos variados para a manutenção dos estoques. Mesmo assim e apesar disto as empresas ainda precisam comprar e manter estoques. A grande questão esta relacionada à quantidade a ser mantida em estoque e por item. Assim, as empresas buscam ferramentas que possibilitem o controle de estoque mínimo para que atenda a demanda de consumo dos clientes e ao mesmo tempo não provoque a falta de produtos ocasionando rupturas. Q (qtide) ESTOQUE MÍNIMO - EMin E.Min 0 T (tempo) Figura 01: Estoque Mínimo Fonte:Apostila Prof º Romeu Z. De Mello A definição de estoque mínimo depende da exatidão das informações e previsões de venda dentro de um planejamento eficaz. A responsabilidade pela definição do estoque mínimo é feito pela equipe responsável pelo planograma de cada loja em conjunto com a área comercial, a qual efetua as compras conforme as vendas informadas no sistema. O planograma é um programa interno da empresa que visa auxiliar no controle de estoque e eficiência no abastecimento. Cada área (bazar, eletro, bebida, higiene, limpeza mercearia ) tem uma equipe de analistas que promovem o abastecimento das lojas conforme a necessidade das mesmas. Os

25 25 analistas fazem alteração nas quantidades dos produtos quando solicitados pela loja ou pelo comprador, tem-se como exemplo as datas sazonais e itens promocionais, que requerem uma atenção especial e, na maioria das vezes a duplicação do estoque de determinado produto para atender aquela demanda. De acordo com Dias (2005), o estoque mínimo, também chamado de estoque de segurança, por definição, é a quantidade mínima que deve existir em estoque. Uma das informações básicas de que se necessita para calcular o estoque mínimo é o tempo de reposição apresentado na Figura a baixo. TR = Tempo de Reposição PONTO DE PEDIDO PP TR 1. Emissão do pedido 2. Preparação do pedido 3. Transporte TR E.Min T (tempo) PP = C x TR + E.Mn Onde: PP = Ponto de Pedido C = Consumo médio E.Mn = Estoque mínimo Figura 02: Tempo de Reposição Fonte: Apostila Prof º Romeu Z. De Mello Este tempo pode ser dividido em três partes: a) Emissão de pedido: tempo que leva desde a emissão do pedido de compra até ele chegar ao fornecedor. b) Preparação de pedido: tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar os produtos, emitir faturamento e deixa-los em

26 26 condições de serem transportados. c) Transporte: tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos produtos comprados. Altas taxas de juros e competição global cada vez maior forçam as empresas a reavaliar as formas existentes de controle de estoque. O PP, ou seja, ponto de pedido (pode ser visto na figura 2) é a quantidade de determinado produto que se tem em estoque e que, deve garantir o atendimento as necessidades da empresa sem comprometer a demanda de consumo pelos clientes enquanto se aguarda a chegada da entrega do novo lote de compra de demanda da empresa. O ponto de pedido pode ser uma ferramenta no auxilio ao controle de estoque vindo a complementar o processo de acompanhamento de estoque mínimo. O giro de estoque proporciona o acompanhamento e a medida de quantas vezes houve o giro ou a renovação do estoque, a cobertura de estoque tem por finalidade informar em dias se o estoque disponível é suficiente para atender a demanda média planejada., ou em outras palavras, para quantos dias de operação o estoque é suficiente Armazenagem A armazenagem tem por objetivo reduzir custos, facilitar o transporte e diminuir o tempo de entrega agregando valor ao produto. O espaço físico para armazenagem deve ser conhecido a ponto de saber se este atenderá a demanda criada pela empresa e seus produtos, sendo que, teoricamente não haverá necessidade de espaço físico se o transporte, a venda e a entrega estiverem totalmente alinhados e em sincronia com a oferta e demanda. De acordo com Martins (2003), é fundamental no ambiente corporativo, independente do setor de atuação uma estratégia de armazenamento, buscando um planejamento que permita a concretização das informações com foco na disponibilidade, segurança e integridade dos dados, porém com menor custo, já que o armazenamento é um recurso limitado e com altos custos.

27 27 Ainda segundo Martins (2000, p.23), o armazenamento de materiais é uma atividade especializada e consiste em armazenar adequadamente os materiais para que seja possível sua rápida recuperação e a manutenção dos níveis de qualidade e para que a entrega seja facilitada. A Logística de Distribuição visa a entrega dos materiais no ponto certo, ao menor prazo mantendo suas condições de qualidade. Desta forma, a logística é o gerenciamento do fluxo das mercadorias e serviços do produtor ao consumidor e visa, através de instrumentos de analise e decisão, proporcionar às empresas as melhores praticas no manuseio, transporte e armazenagem das mercadorias com o único objetivo de atingir um nível de serviço cada vez melhor ao cliente, sendo parte importante na criação de valor para o mesmo. Na essência, a principal função da armazenagem é a administração do espaço e do tempo. O espaço é sempre limitado e, portanto, os bons operadores usam o espaço disponível efetivamente. O tempo e a mão-deobra são significativamente mais difíceis de gerenciar que o espaço (BANZATO, 2003, p.9). A armazenagem também tem a importância como fator de garantia contra custo especulativo dos produtos. Este aspecto deve ser analisado cuidadosamente e a decisão de investir em estoques contra possíveis especulações, acontece principalmente quando as mercadorias encontram-se sujeitas as oscilações no mercado mundial e quando a aquisição de maiores quantidades se torne mais interessante em função de ganhos em escalas pelo volume negociado. Para Ballou (2001), os armazéns podem ser classificados em um número limitado de grupos, conforme segue: Armazéns de commodities: este tipo de armazém limita seus serviços à estocagem e ao manuseio de determinadas commodities, como exemplo o algodão e outros produtos que se danificam facilmente; Armazéns de estoques a granél: oferecem estocagem e manuseio de produtos a granél, tais como líquidos químicos. Também misturam produtos e fracionam volumes como parte de seu serviço; Armazéns com temperatura controlada: são armazéns que controlam o ambiente da estocagem, com temperatura e umidade que podem ser reguladas. Estocam alimentos perecíveis, como frutas, legumes e congelados, e alguns produtos químicos e medicamentos que requerem este tipo de estocagem; por

28 28 Armazéns de utensílios domésticos: a estocagem e o manuseio de utensílios domésticos e de móveis são as especialidades destes armazéns, sendo mais utilizados por empresas de mudanças; Armazéns de mercadorias gerais: estes armazéns, que são o tipo mais comum, manuseiam uma larga faixa de mercadoria; visto que a mercadoria não requer instalações especiais nem manuseio especial; Miniarmazéns: são armazéns pequenos em que são agrupadas as mercadorias freqüentemente em conglomerados. São vistos como um espaço extra e poucos serviços são fornecidos Objetivos da armazenagem O objetivo primordial do armazenamento é utilizar o espaço de maneira segura e adequada aos materiais e da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar movimentações, rápida e fácil de suprimento desde o recebimento até a expedição. Estes objetivos segundo Moura (1998) são: Máximo aproveitamento do espaço Poucos reconhecem que qualquer espaço no armazém tem seus custos, sendo usado ou não, e por isso não têm consciência da necessidade de aproveitar os espaços nas três dimensões possíveis (altura, largura e comprimento); preocupam-se em utilizar bem os metros quadrados ao invés de utilizar o espaço cúbico, isto é, metros cúbicos. Utilização efetiva de mão-de-obra e equipamento - É óbvio que o uso econômico desses fatores é tão importante na armazenagem como em qualquer outra atividade. Neste caso deverá ser dada uma importância maior, pois estes recursos não estarão envolvidos numa função produtiva. Acesso fácil a todos os itens A armazenagem tem como função adicionar valor de tempo às mercadorias pela sua proximidade aos consumidores, logo, a facilidade de acesso aos itens torna-se um meio pelo qual o armazém seja realmente um agregador de valor de tempo para

29 29 seus clientes. Movimentação eficiente dos itens A movimentação representa um volume muito grande de custos e mão-de-obra dentro da maioria dos armazéns, por este motivo á avaliação sobre equipamento de movimentação deve ser feita a fim de se verificar a viabilidade de melhoria das operações relativas às reduções de custos e aumento de produtividade. Máxima proteção dos itens Sem dúvida a armazenagem tem na guarda dos produtos a atividade que compreende um de seus propósitos principais, ela tem de assegurar que os mesmos permaneçam em perfeitas condições de uso desde o momento em que entram no armazém até a hora em que forem solicitados. Ballou (1995) define que a armazenagem adequada de materiais, permite diminuir os custos de operações e acelerar o ritmo dos trabalhos, diminuindo também o risco de acidente de trabalho e os problemas de administração Funções da armazenagem O projeto das facilidades geralmente reflete a natureza dos serviços que esta desempenha. Para Ballou (1995), esses serviços são: abrigo, consolidação, transferência ou transbordo e agrupamento ou composição. Abrigo de produtos este serviço de armazenagem e a guarda de estoques, gerados pela oferta e demanda. Os armazéns providenciam proteção para as mercadorias cuja demanda e muito grande. Consolidação - especialmente quando contém reduções substanciais para grandes lotes. Se a mercadoria é originária de muitas fontes diferentes, a empresa pode economizar no transporte se as entregas forem feitas num armazém, onde as cargas são agregadas ou consolidadas e então transportadas num único carregamento até seu destino final. O armazém de consolidação é mais freqüente no suprimento de materiais. Transferência - uma das formas mais populares do uso de depósitos é

30 30 desagregar ou fracionar grandes volumes para as quantidades menores demandadas pelos clientes. É aplicação do importante princípio logístico de despachar tão longe quanto possível com o maior volume viável. Agrupamento é utilizado para depósitos, é o agrupamento de itens de produto. Algumas empresas com linha extensa de produtos podem fabricá-la integralmente em cada uma das plantas industriais. Para Messias (1983), armazenagem é um conjunto de atividades relacionadas com as funções de abastecimento, que requer meios e métodos mais adequados bem como instalações apropriadas e que tenha como propósito o recebimento, estocagem e a distribuição de materiais Layout O layout busca a atender as necessidades de armazenagem de determinado produto para que se processe dentro do padrão de máxima economia e rentabilidade. De acordo com Viana (2000, p.309), o significado de Layout pode ser explicado por meio das palavras desenho, plano, esquema, ou seja, é o modo pelo qual ao se imaginarem figuras e gravuras surge uma planta, podendo-se por conseguinte afirmar que layout é uma maquete no papel. Ainda para Dias (1993), é uma proposição global inseparável de seus diversos elementos, já que a melhoria das condições de operação, em determinado setor pode ser completamente neutralizada se outro setor dependente, não é beneficiado por esta ação. Para Cury (2005, p.396), o layout corresponde ao arranjo de diversos pontos de trabalho nos espaços existentes na organização, envolvendo além da preocupação de melhor adaptar as pessoas ao ambiente de trabalho, segundo a natureza das atividades desempenhadas, a arrumação dos móveis, máquinas, equipamentos e matérias-primas. Os objetivos de um projeto de layout são: - otimizar as condições de trabalho do pessoal nas diversas unidades organizacionais;

31 31 - racionalizar os fluxos de fabricação ou de tramitação de processos; - racionalizar a disposição física dos postos de trabalho, aproveitando todo o espaço útil disponível; - minimizar a movimentação de pessoas, produtos, materiais e documentos dentro da ambiência organizacional. Já Moreira (1998), conceitua o arranjo físico como centro de trabalho, qualquer coisa que ocupe espaço como: um departamento, uma sala, uma pessoa, uma máquina, equipamento, bancadas e estações de trabalho. Foram criados a partir de um conceito essencial: promover uma boa experiência de compra para o consumidor. Não é à toa que, de gigantes internacionais a empresas locais, todos se preocupam em aprofundar o conhecimento sobre seus clientes: hábitos e desejos. O que caracteriza um layout eficiente é o seu poder de provocar boas experiências para o consumidor, conforto, rapidez, prazer em comprar, diversão, sensação de bem-estar, sofisticação, e prestígio. O que não se pode ignorar, contudo, é o fato de ser mais fácil criar um layout a partir do zero do que adaptar outro já em vigor. Segundo Adilson Borges, professor de marketing da Reims Management School, da França, quando uma empresa decide mudar o layout da loja ou de uma seção deve se preocupar com o impacto que isso terá para o negócio como um todo. Com a mudança de layout, lembra ele, talvez se tenha que alterar o sistema de compra e redimensionar repositores, entre outros fatores. Considerados esses pontos, simples: é só pensar no futuro e nas vendas Gestão de compras Antes da primeira Guerra Mundial, as compras possuíam um papel essencialmente burocrático, sendo que, a função aquisição passou por grandes transformações após a década de 1970, principalmente devido à crise do petróleo, resultando negativamente na redução de matérias-primas e conseqüentemente no aumento de preços.

32 32 Para Baily et al. (2000) a função compras significa um acordo comercial entre o comprador e o vendedor, com o intuito de encontrar um fornecedor disposto a trocar bens ou serviços por uma determinada quantia em dinheiro. As organizações que ainda estão considerando compras e suprimentos como uma função na qual não e necessário ter profissionais qualificados ou, que não vê como estratégia de ganho de competitividade, com certeza esta fadada a ser suprimida pela concorrência. A partir do momento que uma empresa reconhece compras e suprimentos como um elo de grande relevância na cadeia de suprimento, a função é focada em atividades de negociação de relacionamento a prazo mais longo, desenvolvimento de fornecedores a redução do custo total, em vez de fazê-lo em rotinas de pedido e de reposição de estoque. Para Martins e Alt (2000), hoje a função de compras é vista como parte do processo logístico das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (Supply Chain), sendo analisado o processo de compras como um todo, e não como a tradicional transação em si, onde havia a função de compras, que nada mais era do que uma negociação baseada em preço, prazo e qualidade. O objetivo do departamento de compras atualmente é o de manter e organizar a entrada e saída contínua de suprimentos e materiais com um custo mínimo de investimento; adquirir materiais com qualidade e quantidade solicitadas, visto que o primordial é procurar sempre melhores condições de preços. Para Viana (2000), comprar e uma arte talvez das mais antigas, motivo pelo qual o padrão atual exige que o comprador possua qualificações, demonstrando conhecimento dos procedimentos a serem citados, das características dos materiais bem como da arte de negociar, essencial na prática das transações. O mesmo autor complementa que o ato de comprar inclui as seguintes etapas: Determinação do quê, de quanto e de quando comprar; Estudos dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica, relacionando-os para consulta; Promoção de concorrência, para a seleção do fornecedor vencedor; Fechamento do pedido, mediante autorização de fornecimento ou contrato;

33 33 Acompanhamento ativo durante o período que decorre entre o pedido e a entrega; Encerramento do processo, após recebimento do material, controle da qualidade e da quantidade. As compras necessitam estar interligadas entre todos os departamentos da empresa, e para isto deve haver programas que facilitem a transação de informações entre os setores, de modo que agilize o atendimento ao cliente. 2.5 Tecnologia da informação Atualmente, com o mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, exigindo comunicações complexas devido a multiplicidade de parceiros, bem como ao grande volume de transações mercantis, a tecnologia vem beneficiar os relacionamentos de negócios através da agilização das trocas de informações. Na visão de Martins (2001), a tecnologia e um recurso que ganha importância a cada dia. Assim, as tecnologias mais avançadas produzem um diferencial em relação às anteriores, normalmente traduzido em menores custos, ou em outro diferencial que possa ser transformado em algum tipo de vantagem econômica, como maior lucro. No atual mercado onde as coisas acontecem de forma rápida, é necessária incorporar a tecnologia como fonte de apoio em todas as areas da cadeia de suprimentos para ganhar tempo e eficiência nas operações, passando assim a atuar de forma estratégica. Segundo Martins (2001), os recursos tecnológicos são um fator importante para gerir o conhecimento dentro das empresas, criando uma cultura voltada a fazer da tecnologia um facilitador para o desenvolvimento do negócio essencial da empresa. Um cadeia de suprimento liga todas as atividades de produção e distribuição de matérias-primas, até à entrega final ao cliente. A freqüência e velocidade de comunicação por meio da cadeia têm um efeito significativo nos níveis de estoque,

34 34 eficiência, custo e lead time. Muitas iniciativas, programas e sistemas têm sido desenvolvidos recentemente para acelerar esse fluxo de informação. Esse sistema de comunicações eletrônicas entre fabricante e distribuidor tem uma série de nomes: intercâmbio eletrônico de dados (electronic data interchange EDI ), e resposta eficiente ao consumidor (efficient consumer response ECR ). Em qualquer atividade é essencial a presença da tecnologia como ferramenta de apoio para uma boa gestão eficiente Efficient Consumer Response (ECR) ou Resposta Eficiente ao Consumidor A Resposta Eficiente ao Consumidor (ECR) foi um movimento que provocou uma mudança radical no setor alimentício dos Estados Unidos, o qual se espalhou para outros setores e outros países. No ano de 1992, duas associações comerciais do setor de alimentos encomendaram um estudo sobre os métodos aplicados pelas mercearias. O relatório criticou duramente os canais existentes e propôs uma série de mudanças radicais e complexas para esses canais. Esse programa de mudança foi nomeado de acordo com seu objetivo: atingir resposta (só fornecendo o que é desejado) eficiente (em oposição ao desperdício) ao consumidor (o comprador final). O objetivo geral do ECR é o de construir um processo dirigido para o consumidor, no qual os fornecedores e distribuidores trabalhem em conjunto, como aliados, no sentido de maximizar a satisfação do consumidor e minimizar custos. Conforme Pires (2004) a prática do ECR é relativamente recente. A primeira iniciativa para se garantir a integração em uma cadeia de suprimentos ocorreu em 1992, quando 14 associações de negócios na Europa e nos Estados Unidos criaram um grupo chamado Movimento ECR com o propósito de liderar uma transformação sem precedentes nas práticas de negócios. Um documento inicial desse grupo pregava que muitos benefícios na gestão da cadeia de suprimentos poderiam ser