FLUXO DE CAIXA. Guia definitivo para sua empresa

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1 FLUXO DE CAIXA Guia definitivo para sua empresa

2 Sumário Introdução O que é e qual a importância do Fluxo de Caixa? De que forma se realiza um Fluxo de Caixa? Pontos cruciais para um bom Fluxo de Caixa Os principais erros no Fluxo de Caixa Montando um Fluxo de Caixa Porque automatizar um Fluxo de Caixa? Descomplique o dia a dia da sua Empresa 22 Créditos 25

3 Introdução O Fluxo de Caixa é uma das principais ferramentas de auxílio para a sobrevivência e gestão das empresas, em especial das pequenas empresas que tem grande dificuldade em se manter firme no mercado. Mesmo sendo uma das principais ferramentas de acompanhamento e análise da vida financeira dos negócios, muitos empresários não dão a ele a importância devida, muito menos se preocupam em realizar um fluxo eficiente para o acompanhamento de gestão de sua empresa. Um estudo realizado pelo Sebrae em Outubro de 2016 apontou que um dos principais fatores que contribuem para a mortalidade das empresas com menos de 5 anos é o não acompanhamento de receitas e despesas. Muitas vezes a falta de conhecimento e a não preocupação em realizar um acompanhamento rigoroso das finanças leva os empreendedores a se endividarem, ou em casos mais extremos ter que fechar as portas. Neste Guia vamos trabalhar a partir das principais dúvidas acerca do Fluxo de Caixa e desenvolver um material que sane todas as indagações sobre ele e que também auxilie os gestores no acompanhamento de suas receitas e despesas de forma que possa caminhar para o crescimento. 1

4 O QUE É E QUAL A IMPORTÂNCIA DO FLUXO DE CAIXA? 2

5 1 O que é e qual a importância do Fluxo de Caixa? O Fluxo de caixa é o conhecimento de todos os valores Para compreendermos melhor o que é o Fluxo de Caixa vamos referentes usar uma estória para ilustrar o papel do fluxo na gestão do as receitas e despesas da empresa num determinado período de tempo, ou seja, é o conhecimento de todo negócio. o dinheiro que entra e sai de sua empresa. Sr João abriu um mercadinho no seu bairro, e no fim do mês ele Tal processo se faz necessário para que os responsáveis tenham gostaria de descobrir quanto foi o seu lucro, no entanto, somente bem claro o andamento de seu negócio e possibilita uma maior ir até o Caixa e contar o dinheiro não lhe garantirá que este foi o segurança na tomada de decisões e gestão da empresa. lucro real de sua empresa. Sua importância se dá também à medida que o acompanhamento Pode ser que ficou alguma despesa para trás ou que já tenha sido das despesas possibilita uma análise cuidadosa da vida financeira realizado alguma retirada, contudo, não tem como ele saber pois de seu negócio e para a realização de possíveis cortes e/ou não houve um acompanhamento das entradas e saídas e por conta investimentos. disso pode ser que muito em breve Sr João tenha problemas financeiros em sua empresa. É muito comum que se confunda Fluxo de Caixa com orçamento, contudo, por mais que os termos estejam interligados eles se diferenciam pela sua finalidade de ação. O Fluxo de Caixa é um acompanhamento financeiro que possibilita a partir de análises do dinheiro que entra e sai da empresa a criação de orçamentos para as tomadas de decisões e ações de sua empresa. 3

6 DE QUE FORMA SE REALIZA UM FLUXO DE CAIXA? 4

7 2 De que forma se realiza um Fluxo de Caixa? 1 - A primeira fórmula é o chamado Livro Caixa, no qual você Lembra do Sr João? Então, ele procurou uma forma de precisa fazer o preenchimento manual dos dados financeiros de acompanhar os rendimentos do seu mercadinho pegou um modelo entradas e saídas, contudo, esta não é uma ferramenta muita de Planilha de Fluxo de Caixa do site da Soften Sistemas e decidiu segura e passível de muitas falhas, além é claro de demandar acompanhar rigorosamente a vida financeira da sua empresa. muito tempo para realização. 2 - Com o advento da informática e o surgimento da automatização de processos administrativos, surgiram as Planilhas de Fluxo de Caixa que são de preenchimento também manual e demanda um conhecimento de fórmulas. As planilhas garantem uma melhor análise dos dados, contudo demanda um Obs. Não existe um padrão para a formulação e montagem de um bom fluxo de caixa. certo tempo para a realização. 3 - Por último e mais recente surgiram os softwares de gestão administrativa conhecidos como ERP (Planejamento de Recursos da Empresa) que permitem uma integração de dados da empresa e um acompanhamento mais rigoroso da movimentação financeira. Os sistemas de gestão também garantem agilidade e precisão na realização do Fluxo de Caixa o que facilita no dia a dia da empresa e na tomada de decisões da mesma. 5

8 PONTOS CRUCIAIS PARA UM BOM FLUXO DE CAIXA Alguns pontos são essenciais para que o seu Fluxo de Caixa seja o mais completo possível e possa oferecer informações fidedignas da vida financeira de sua empresa. 6

9 3 Pontos cruciais para um bom Fluxo de Caixa 1 - Mantenha o Fluxo de Caixa atualizado Um bom Fluxo de Caixa deve ser atualizado diariamente ou semanalmente que é o que garantirá que ele possa exercer seu papel de criar cenários econômicos favoráveis para que se determine o orçamento para as operações futuras da empresa. A atualização constante garantirá dados em tempo real do setor financeiro da sua empresa e facilitará o papel dos gestores e responsáveis da empresa uma vez que eles tem em suas mãos dados certeiros dos caminhos que o negócio vêm tomando. 2 - Projete os seus rendimentos e garanta segurança financeira É de extrema importância que o Fluxo de Caixa consiga manter uma diferença razoável de valor entre as entradas e as saídas da empresa isto mostrará que as ações comerciais estão lhe rendendo lucro. A empresa pode criar também um fundo de segurança, ou seja uma reserva de dinheiro que possa manter a empresa no mínimo por dois anos o que lhe dará segurança nas tomadas de decisões uma vez que se caso haver alguma baixa nas vendas e no faturamento a empresa conseguirá se manter de pé. 7

10 3 3 - Tenha Pontos cruciais para um bom Fluxo de Caixa bem claro na sua mente os gastos e possibilidades da empresa 4 - Esteja atento à gastos variáveis Para gastos variáveis como conta de luz, telefone, internet, Três pontos são essenciais para que fique claro as despesas no impostos entre outros que apresentam variações nos valores é fluxo de caixa e as possibilidades de crescimento da sua empresa, necessário que se faça uma projeção e dessa forma lançá-los nos além de garantir um conhecimento cada vez maior sobre tomadas seu fluxo de caixa como contas a pagar. de decisões estratégicas e financeiras, investimentos e um possível Conhecer uma possível variação de valores e aumentos dessas corte de gastos, são eles: despesas é de extrema importância para que o seu fluxo de caixa Organização das contas da empresa para que esteja bem tenha informações mais precisas possíveis. claro o que deve ser pago e os seus valores, coloque em pauta até mesmo os gastos considerados pequenos e inofensivos. Ter claro o saldo inicial da sua empresa para que numa possível análise comparativa fique visível os números de crescimento da empresa através do seu lucro. Divida as suas entradas e saídas em categorias, esta pode parecer para muitos uma tarefa desnecessária, contudo, é de extrema importância para quem quer ter um panorama completo e específico de onde vêm o seu dinheiro e para onde ele vai. Especifique se é um pagamento à vista, a prazo, no cartão, deixe claro prazos e condições de pagamento, divida por grupos de gastos como fixos ou variáveis entre outras categorias. 8

11 OS PRINCIPAIS ERROS NO FLUXO DE CAIXA Para um fluxo de caixa eficiente é necessário que o empreendedor tenha em mente que algumas informações e hábitos devem ser excluídas do processo. 9

12 4 Os principais erros no Fluxo de Caixa 1 - Não atualizar o Fluxo de Caixa Primeiro, a não atualização frequente do fluxo de caixa pode trazer uma série de complicações contábeis e esse é um dos principais erros das PME s (Pequenas e Médias Empresas). Essa não atualização resulta na inconsistência das informações do seu fluxo. 2 - Não categorizar as entradas e saídas Realizar lançamentos não categorizados é um erro frequente, este pode até nem ser classificado como erro mas como uma falha, uma vez que não categorizando os lançamentos de entradas e saídas não será possível uma análise precisa do que traz lucro e o que causa muitos gastos, por exemplo. 10

13 4 Os principais erros no Fluxo de Caixa 3 - Fazer contas com dinheiro que ainda não entrou Nunca conte com dinheiro que ainda não entrou, lançamentos futuros não devem ser contados nas entradas da empresa para realização de qualquer operação, seja ela pagamento de contas ou investimentos pois caso ocorra algum problema e esse dinheiro não entre isso lhe trará problemas sérios. 4 - Previsão de lucros exageradas Na previsão de faturamento nunca exagere nos dados, pois esse também é um problema frequente, seja realista nesta previsão para que você não corra o risco de gastar além da conta e não ter dinheiro para cobrir as despesas da empresa. Na linguagem popular: Tenha os pés no chão! 11

14 4 Os principais erros no Fluxo de Caixa O mercadinho de João não está lhe dando o lucro esperado e ele não consegue identificar os erros na gestão do seu negócio. Contudo, ele não deu a devida atenção ao Fluxo de Caixa atualizava-o sem uma certa frequência o que causou diversos erros nos lançamentos das entradas, perdeu uma série de documentos que tinha valores de saídas e inseriu valores errados, além de criar uma previsão de lucros acima da média. A desatenção do proprietário do mercadinho fez com que ele perdesse o controle do seu negócio o que o obrigou a parar e repensar a gestão financeira e administrativa do seu negócio. 12

15 MONTANDO UM FLUXO DE CAIXA Vamos aqui mostrar como é a Planilha de Fluxo de Caixa que o Sr João utiliza e como ela é simplificada, contudo, demanda uma certa atenção principalmente no início para que o seu Fluxo de Caixa seja feito com qualidade e precisão de dados. 13

16 5 Montando um Fluxo de Caixa Basicamente, perceba que a planilha vem organizada com as entradas e saídas sendo inseridas mensalmente. Uma dica é que seja realizada uma planilha de fluxo de caixa semestral, pois no final do período é interessante que seja realizado um balanço para que se tenha uma visão de lucros, se houve algum mês de baixa e/ou de alta de vendas e faturamento entre tantos outros dados comerciais. Faça o download do nosso modelo de planilha de Fluxo de Caixa AQUI 14

17 5 Montando um Fluxo de Caixa Projeções e realizados Outro ponto para se ter atenção é que na categoria dos meses apresentamos duas categorias: Projeção e Realizados, ou seja, você pode criar projeções e quando realizar a venda ou o pagamento da despesa atualizar o valor em Realizados. Isso lhe permitirá acompanhar com rigorosidade como anda o processo de faturamento e de quitação das despesas de sua empresa. Por exemplo, se você projetar um valor X de vendas e ele vier muito abaixo do esperado isso te chamará a atenção para analisar os processos comerciais. No caso das despesas é interessante acompanhar se não houve aumento no pagamento de despesas muito além do previsto anteriormente. Entradas Temos categorizado três tipos de entradas, o valor de vendas e o contas a receber e outras despesas, mas se caso a sua empresa tiver mais alguma entrada além destas crie uma nova categoria e deixe especificado na planilha para que você possa ter uma noção do quanto essa entrada é rentável para sua empresa. 15

18 5 Montando um Fluxo de Caixa Saídas Na parte de despesas/saídas deixe bem categorizado o que você precisará pagar, a projeção de valores e o que pagou, como dito anteriormente isso lhe ajuda numa análise posterior do andamento da empresa. Nesse caso das despesas é interessante acompanhar se não houve aumento no pagamento de despesas muito além do previsto anteriormente. Nessa planilha que nós disponibilizamos gratuitamente, assim que você inserir um valor de entrada ele será somado no valor final do caixa, assim como as despesas que já diminuirá o valor do seu caixa final. Totais e empréstimos A planilha também já insere nos campo dos meses seguintes o valor em caixa a partir do saldo final do mês anterior. Qualquer tipo de empréstimo não é contado como caixa para os próximos meses por que ele é um valor que depois sairá do seu caixa nos meses seguintes. Por essas imagens é possível perceber que Fluxo de Caixa lhe dá um panorama total de como está o andamento financeiro de sua empresa, o que lhe tem causado gasto e o que tem lhe trazido lucro. 16

19 5 Montando um Fluxo de Caixa Conclusão Todo esse processo tende a facilitar o dia a dia e as análises de andamento da empresa como faturamento, despesas e outras questões acessórias da vida financeira. Contudo, perceba que a planilha as vezes pode lhe tomar um certo tempo para inserir os dados por mais que os dados sejam mensais, é de extrema importância que a atualização seja no mínimo semanal. João o dono do mercadinho percebeu que a Planilha lhe tomaria muito mais tempo do que ele podia dispor para a realização do Fluxo de Caixa, portanto, ele precisava de uma ferramenta que lhe ajudasse na análise financeira da sua empresa. Foi aí que João voltou ao site da Soften e encontrou a ferramenta de software de Gestão Fiscal e Gerencial ERP e decidiu automatizar o processo de Fluxo de Caixa. 17

20 PORQUE AUTOMATIZAR O MEU FLUXO DE CAIXA? 18

21 6 Por que automatizar o meu Fluxo de Caixa? Como mostramos anteriormente o uso de planilha pode tornar o Um software de gestão alimentará o seu fluxo de caixa a partir da dia a dia de sua empresa um pouco complicado e tomar um certo emissão de notas, dos pedidos de venda e baixa de estoque já tempo que os empresários não podem perder nos dias de hoje. realizando todo o processo de preenchimento, o único trabalho Atualmente têm-se tornado cada vez mais necessário soluções que que terá é de alimentar as despesas de sua empresa. facilitem e agilizem o processo comercial e o controle financeiro das empresas. Despesas fixas podem ser colocadas como padrões, por exemplo, Como dito anteriormente a ferramenta mais recente no mercado e aluguéis, com maior eficiência em auxílio na gestão dos negócios são os mensalmente. Já as despesas variáveis como luz, água entre softwares de gestão fiscal e gerencial ERP que trabalham outras podem ser colocadas com um valor médio e ser atualizado integrando no momento do lançamento. dados das áreas fiscais, comercial e financeiro salários e outros valores que não são variáveis auxiliando na gestão empresarial. 19

22 6 Por que automatizar o meu Fluxo de Caixa? Além de todas essas facilidades técnicas no processo de Fluxo de Tudo isso também possibilita um controle e conhecimento Caixa que um sistema de gestão empresarial pode trazer, temos apurado de onde dinheiro vem e para onde está indo; alguns pontos positivos do âmbito econômico e de organização: A automatização do Fluxo de Caixa lhe trará uma economia É possível realizar um acompanhamento rigoroso das de tempo e de recursos humanos, uma vez que o processo despesas identificando possíveis cortes e/ou substituições, se torna mais rápido por que a maioria deles segue um padrão controle de estoque apurado para criação de políticas de e não se faz necessário que um de seus colaboradores fique compras, trocas de fornecedores e redução de produtos com focado somente no Fluxo de Caixa; menor saída; É realizado um alinhamento dos processos de pagamentos e recebimentos, uma vez que o sistema de gestão traz um Você consegue identificar os seus clientes mais fiéis e cruzamento de dados entre as diversas áreas da empresa, rentáveis, produtos com maior e menor giro, entre outras reduzindo os riscos de erros nos processos de entradas e de informações comerciais que lhe possibilita pensar na criação de saídas, não ficando nada para trás; estratégias de investimentos, promoções, cortes de gastos, políticas de preços diferenciados entre outras; Com o sistema fica mais fácil identificar os inadimplentes e realizar processos de cobranças, assim como identificar as maiores despesas e controlá-las no dia a dia da empresa; Com um sistema é mais fácil identificar tempos de sazonalidade, onde há baixas de vendas e também meses de alta em que se pode investir e crescer. 20

23 6 Por que automatizar o meu Fluxo de Caixa? Todos esses dados são possíveis por meio de relatórios que os sistemas disponibilizam para o empresário de forma que ele consegue acompanhar cada particularidade de sua empresa. Além de tudo esses dados lhe auxiliarão no processo de tomada de decisões dos gestores que conhecendo o andamento financeiro de seus negócios saberão os momentos certos de investir e o de colocar o pé no freio. Depois de adquirir um software de gestão ERP o João do mercadinho viu o seu negócio ter um salto de crescimento. Com a atualização constante a partir da emissão de notas fiscais ele pode constatar o produto que lhe gerava mais lucro, o mês de maior rentabilidade e também o de baixa de vendas. João criou um fundo de segurança para o mercado, conseguiu projetar um investimento para ampliação do mercadinho e do quadro de funcionários e também identificou o que vinha lhe causando despesas exacerbadas, além de conhecer melhor os inadimplentes. Todas essas facilidades fez com que o empresário retomasse o controle financeiro e gerencial de sua empresa, tudo isso sem lhe tomar muito tempo e com segurança e qualidade. 21

24 DESCOMPLIQUE O DIA A DIA DA SUA EMPRESA 22

25 7 Descomplique o dia a dia de sua empresa Faça como Sr João e conheça a Soften Sistemas, empresa que há anos no mercado têm trabalhado para oferecer ao empresariado brasileiro serviço de qualidade com softwares de gestão fiscal e gerencial ERP com o intuito de facilitar a vida dos empresários. Com produtos para todas as particularidades da gestão empresarial, desde o sistema mais clássico, o desktop que é instalado diretamente na máquina; até o sistema em nuvem, considerado por muitos como um sistema mais simples de ser operado e que pode ser acessado de qualquer local e por qualquer plataforma seja ela PC, Tablet ou Smartphone. 23

26 7 Descomplique o dia a dia de sua empresa As vantagens oferecidas são únicas no mercado nacional, tais como certificado digital no plano anual, suporte VIP e consultoria grátis, ajudando assim o pequeno empreendedor no momento que ele mais precisa. Outro destaque da empresa é o eficiente suporte técnico promovido pelos colaboradores, reconhecido nacionalmente como um dos melhores no segmento por proporcionar tempo de espera extremamente reduzido (menos de um minuto) com atendimento pessoal, descontraído, preciso e dinâmico, que deixa a Soften Sistemas à frente da realidade praticada pelos demais concorrentes. Procure ainda hoje a Soften saiba mais sobre os nosso valores e serviços e tenha em suas mãos uma ferramenta segura e ágil para o bom desempenho de sua empresa no mercado. 24

27 Créditos Redação: Diogo Oliveira Revisão: Daniela Taino e Ronnie Birolim Diagramação: Khoammy Gabriel Personagens: Dooder/ Freepik Direção de Marketing: Ronnie Birolim 25

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