COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA PERFEITO

Transcrição

1 COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA PERFEITO

2 SUMÁRIO >> Introdução... 3 >> Conceitos básicos... 6 >> Como montar o fluxo de caixa >> Mantendo o seu fluxo de caixa >> Pontos essenciais >> Conclusão >> Sobre a Cenize

3

4 INTRODUÇÃO Você sabe como andam as finanças de sua empresa? Onde estão concentrados mais investimentos, o que gera mais despesas e o que precisa de mais atenção em seu negócio para tomar decisões certeiras que levem ao sucesso dos negócios? Se você não possui resposta para estas perguntas ou as julgou complexas, cuidado: você pode não ter um controle real da saúde financeira do seu negócio! A taxa de mortalidade de empresas que se encontram em seu estágio inicial, com até 5 anos de atuação, é altíssima. Segundo um relatório divulgado em 2014 pelo Sebrae, órgão que se destina a auxiliar micro e pequenos negócios a ter sucesso no mercado, falhas no planejamento e na gestão, enfatizando aspectos financeiros, estão entre as causas mortis mais comuns. 4

5 INTRODUÇÃO Para se ter uma ideia, o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) aponta que este cenário abrange quase metade das empresas abertas no Brasil, que costumam fechar suas portas em até três anos cerca de 25% encerram suas atividades no primeiro ano de vida e em torno de 40% no segundo. O que poucos empreendedores sabem é que uma ferramenta simples, acessível a todos os tipos de negócios, independentemente de segmento ou porte, pode fazer toda a diferença na rotina e no crescimento dos negócios: o fluxo de caixa. E ele vale, inclusive, para microempreendedores. Apesar de ser visto como um processo burocrático, obrigatório ou até mesmo demasiadamente ignorado por parecer ineficiente diante da sua simplicidade, o fluxo de caixa é, sem dúvidas, uma das ferramentas mais úteis não apenas para controlar e gerir as finanças empresariais, mas também para tomar decisões de extrema importância para a organização, como a identificação de necessidade de cortes, investimentos e até mesmo realocação de recursos ou redefinição de processos. 5

6

7 CONCEITOS BÁSICOS O que é fluxo de caixa e qual a sua importância para os negócios? Como intuito principal, o fluxo de caixa objetiva o controle de todas as movimentações financeiras do negócio, tanto de entrada quanto de saída de capital. A sua gestão é feita periodicamente, seja por dia, semana, quinzena ou mês, indicando aos gestores do negócio o momento apropriado ou necessário para aplicar, captar ou até mesmo identificar períodos futuros em que será necessário mais atenção aos recursos financeiros da empresa. 7

8 CONCEITOS BÁSICOS A ferramenta é de extrema importância para os negócios, contribuindo para uma visão clara, pontual ou sistêmica sobre as necessidades de seu negócio no que diz respeito às finanças. Afinal, não há empresa que sobreviva e tampouco cresça sem recursos financeiros. Por isso, sua gestão deve ser constante e contínua, auxiliando até mesmo no balanço anual para identificação de lucratividade e previsões futuras, auxiliando no planejamento estratégico do negócio. A definição do conceito de fluxo de caixa é mesmo simples, assim como sua execução, desde que sejam utilizadas as ferramentas corretas, dados precisos e que os processos sejam cumpridos com êxito. Contudo, é necessário conhecer melhor os conceitos básicos que envolvem a definição do fluxo de caixa, garantindo a interpretação correta para tomar decisões de forma certeira. Projeção de fluxo de caixa A projeção do fluxo de caixa consiste em uma estimativa financeira do seu negócio. Ela é realizada para visualizações sobre o fluxo de entrada e saída de dinheiro em seu negócio de forma mensal, trimestral, semestral e anualmente, com o intuito de auxiliar em diversos aspectos de seu negócio. 8

9 CONCEITOS BÁSICOS Com a projeção do fluxo de caixa é possível prever, por exemplo, quando o volume de recebíveis em determinado período não será suficiente para honrar todos os compromissos financeiros do negócio para a sua manutenção e até mesmo controlar inadimplências, dentre vários outros recursos. Com esta estimativa também é possível identificar onde, quando e como realizar investimentos na empresa e até mesmo o momento adequado para viabilizar mais recursos financeiros para expandir o negócio. Saldo O saldo do fluxo de caixa corresponde ao valor total disponível no caixa de sua empresa. Sua análise é periódica, subtraindo todos os valores de saída dos recebíveis (entrada), independentemente da forma de recebimento. Sua conclusão leva à identificação de lucro ou prejuízo no período determinado para análise, sendo o primeiro quando as receitas superam as despesas, isto é, quando as entradas superam as saídas de dinheiro. Já o segundo se configura ao inverso. 9

10 CONCEITOS BÁSICOS Receita A receita consiste em todos os valores a receber e independe da forma de recebimento delas (forma de pagamento). Ou seja, para identificá-las basta que você organize o quanto tem a receber. A dica é discriminar, inclusive, as formas de recebimento de cada uma destas receitas. Isso facilitará na identificação dos meios mais utilizados e, assim, subsidiará decisões de melhoria na forma de recebimento de valores exemplo: pagamentos via boleto bancário, cartão de crédito, parcelamentos, dentre outros. Despesas As despesas de um negócio consistem em todos os custos, fixos e variáveis, do negócio. São as contas a pagar e devem incluir todos os valores utilizados, seja como gasto ou investimento aqui, inclusive, deve constar parcelas de empréstimos, financiamentos, mão de obra, taxas, impostos e tudo o que exige pagamento por parte de sua empresa. 10

11 CONCEITOS BÁSICOS Nota de entrada As notas fiscais de entrada correspondem às notas recebidas por meio de fornecedores, ou seja, quando a sua empresa adquire bens, produtos ou serviços para a manutenção ou expansão do negócio. Nota de saída Já as notas fiscais de saída dizem respeito às vendas realizadas por sua empresa. Ou seja, todo produto ou serviço comercializado é acompanhado de uma nota que comprova os recebíveis de seu negócio em determinado período. 11

12

13 COMO MONTAR O FLUXO DE CAIXA Há diversas formas de controlar o fluxo de caixa de seu negócio e sua aplicação, realizada há anos por meio destas facilidades. Os livros-caixa são um exemplo disso. Eram bastante utilizados, porém bastante confusos e inseguros, já que o procedimento é totalmente manual. Com a evolução tecnológica, a gestão de fluxo de caixas por meio de planilhas se tornou comum, e também mais eficiente e preciso. Contudo, muitas falhas ainda são identificadas, já que o procedimento por meio desta ferramenta também é manual, com poucas restrições e facilidade de erros, além de requerer um conhecimento avançado de utilização de fórmulas, o que amplia a possibilidade de erros. 13

14 COMO MONTAR O FLUXO DE CAIXA Os softwares de gestão financeira vêm, então, suprir estas e outras lacunas. Intuitivos, fáceis de usar, seguros e precisos, além de automatizar os cálculos e relatórios para análise e tomada de decisões, já que integram as finanças de toda a empresa, estes sistemas informatizados contribuem também para a redução do tempo de execução das tarefas de rotina e avaliação de resultados. Contudo, independentemente da ferramenta escolhida para gerir o fluxo de caixa, é preciso ter conhecimento sobre como montá-lo. Somente assim será possível ter uma visão crítica e sistêmica sobre como agir para o sucesso de seu negócio. Calma, não é nada complicado! Veja abaixo o passo a passo: 1 Organize as contas da empresa Onde estão disponibilizados os recursos financeiros da empresa? Existe mais de uma conta responsável pelos pagamentos ou recebimentos do negócio? Todas elas precisam estar devidamente organizadas, incluindo a caixinha disponibilizada no financeiro para necessidades corriqueiras! 14

15 COMO MONTAR O FLUXO DE CAIXA 2 Discrimine o saldo inicial completo de cada conta O segundo passo é identificar qual o valor inicial disponível nas contas, em cada período. Com o auxílio de planilhas ou de um software, este valor será atualizado a cada lançamento e, por isso, é sempre válido conferir se os valores batem. Determine uma data fixa periódica para conferir! Isso ajudará a identificar falhas processuais e as devidas soluções para elas. 3 Categorize despesas e receitas Apenas números isolados não trarão a análise necessária para suas decisões de gestor. Por isso, é preciso, além de especificar quais correspondem a despesas e receitas, categorizar todos eles. A que cada um dos valores de saída se destinou? De onde vem cada valor de entrada? 15

16

17 MANTENDO O SEU FLUXO DE CAIXA Feita a organização dos dados do fluxo de caixa, o próximo passo para implementar a ferramenta em seu negócio é mantê-lo. Isso significa manter as atualizações constantes, diariamente, de preferência, lançando todas as notas de entrada e saída, todas as despesas e receitas, por menores que sejam. Afinal, é isso que garantirá as análises da situação real, periódica, de sua empresa. Aqui, mais uma vez, vale afirmar a necessidade da conciliação bancária de contas. Ou seja, como 17

18 MANTENDO O SEU FLUXO DE CAIXA falamos, conferir periodicamente se os dados de seu fluxo de caixa coincidem com o extrato bancário real. Isso será essencial para a identificação de falhas, seja de processos ou de operação. Além disso, é sempre válido manter as notas fiscais, tanto de entrada quanto de saída, documentadas por um período mínimo de um ano: tempo necessário para balanço, declaração de Imposto de Renda, dentre outros. Contudo, se possível, crie um arquivo virtual, digitalizando todos estes documentos e arquivado-os online para acessá-los sempre que necessário for. Isso pode evitar grandes dores de cabeça! 18

19

20 PONTOS ESSENCIAIS Como você pôde aprender neste e-book, a gestão do fluxo de caixa é bastante simples, principalmente quando se tem disponível um software financeiro eficientes e intuitivo. Contudo, mesmo com este recurso, é necessário bastante disciplina, preferencialmente em processos bem definidos e claros para quem os operará. Afinal, basta um equívoco ou esquecimento no lançamento dos dados para atrapalhar toda a sua gestão, análise e decisões o que pode sair muito mais caro do que apenas o retrabalho de reorganizar o fluxo de caixa. Por isso, vale a pena investir tempo para organizar a ferramenta, bem como os processos e atividades de rotina que sua empresa seguirá. Dessa forma você se assegurará que os lançamentos foram feitos corretamente no sistema financeiro da empresa. 20

21 PONTOS ESSENCIAIS Além disso, o investimento em recursos tecnológicos, como um software de gestão de finanças, por exemplo, facilitará ainda mais esta gestão, o acompanhamento dos processos e a identificação de possíveis falhas operacionais ou processuais. Isso, por sua vez, também contribuirá para ter os dados financeiros de seu negócio melhor organizados e as análises menos confusas, o que propicia o ganho de agilidade na tomada de decisões e, consequentemente, frente à concorrência. Com todos os dados e análises financeiras em mãos, não se esqueça de atentar-se, em seguida, ao planejamento estratégico de sua empresa. Muitos dos insights gerados por meio desta ferramenta são de grande importância para o futuro da organização e, por isso, precisam ser considerados em ajustes no plano inicial. Isso garantirá um crescimento sustentável ao seu negócio! 21

22

23 CONCLUSÃO Seja em um microempresa ou em uma multinacional de grande porte, a gestão do fluxo de caixa é essencial para se ter mais conhecimento sobre a saúde financeira de seu negócio e, assim, tomar decisões, seja de investimentos ou de corte de despesas, de forma mais eficiente. Por isso, a ferramenta precisa ser utilizada continuamente, sendo mantida constantemente atualizada e com dados reais da situação atual de sua empresa. O mercado oferece hoje uma gama de opções de softwares para gestão 23

24 CONCLUSÃO financeira, que englobam tanto o controle quanto projeção do fluxo de caixa, para atender empresas de todos os portes. Modernas, intuitivas e precisas, estas ferramentas facilitam o dia a dia das organizações e de seus gestores para a tomada de decisão, disponibilizando o acesso às informações em nuvem, o que permite sua visualização e análise, propiciando a continuidade dos negócios de forma mais precisa, independentemente da geolocalização dos decisores de sua empresa. Mais controle sobre as finanças de sua empresa, menores os riscos operacionais para o negócio! Por isso, se você ainda não conta com um software de gestão financeira para auxiliá-lo em sua rotina, não perca tempo. Avalie as necessidades de seu negócio, pesquise as opções e certifique-se de investir em uma ferramenta para controle do fluxo de caixa de sua empresa que contribua com a escalabilidade e segurança dela. 24

25 A Sage começou como um pequeno negócio há 30 anos atrás no Reino Unido e agora apoia a ambição de milhões de empreendedores pelo mundo. Hoje, a Sage é líder no mercado de sistemas de pagamento, contabilidade integrada e folha de pagamento. Como parte da FTSE 100, a Sage reinventa e simplifica a gestão das empresas com o uso de tecnologia brilhante, trabalhando com uma próspera comunidade de empresários, contadores, parceiros e desenvolvedores. No Brasil, a Sage chegou em 2012 através da compra das empresas EBS, Folhamatic, IOB e Cenize. Atualmente, oferecemos uma completa gama de sistemas fáceis de usar, que permitem maior liberdade, segurança e eficiência na administração de empresas e escritórios contábeis. Conheça nossos produtos da linha PME: Sage One emissor de nota fiscal eletrônica Sage Start sistema dividido em módulos para controle financeiro, vendas, estoque, ponto de venda e emissão de notas.

26 Acesse sage.com.br/pequenasempresas