GuiacompletodeFluxodecaixa

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1 GuiacompletodeFluxodecaixa

2 Introdução 03 Que benefícios o fluxo de caixa gera para sua empresa? 04 Passo a passo de como organizar seu fluxo de caixa 08 8 erros de fluxo de caixa que você deve evitar 12 Conclusão 16 Sobre a empresa 17

3 3 INTRODUÇÃO Com o mercado cada vez mais competitivo, ter uma boa gestão financeira pode ser a solução para deixar seu negócio mais viável e rentável. Ao assumir uma postura rigorosa com a condução financeira da empresa, o empreendedor está trazendo para mais perto de si o cuidado com despesas e rendimentos, que farão parte do dia a dia empresarial. No entanto, controlar todas essas informações pode ser uma tarefa complicada, principalmente quando não há uma ferramenta para isso. Nesse cenário, o fluxo de caixa surge como um grande aliado, permitindo uma organização tal que auxilie no planejamento futuro do negócio. De maneira geral, o fluxo de caixa mostra os saldos inicial e final de um período, as entradas e saídas e o saldo operacional, aquele usado no dia a dia. Neste e-book, vamos mostrar como você pode adotá-lo em sua empresa de forma simples para melhorar a sua gestão financeira.

4 4 QUE BENEFÍCIOS O FLUXO DE CAIXA GERA PARA SUA EMPRESA? O fluxo de caixa é uma ferramenta simples, mas poderosa para qualquer empresa. Como vimos na introdução deste e-book, ele permite que você organize todas as suas receitas e despesas, de modo a planejar melhor a vida financeira da sua empresa. Por isso, independentemente do tamanho da sua empresa e da quantidade de dinheiro movimentada no seu dia a dia, é importante ter formas de controlar esses valores para otimizar investimentos e diminuir custos com o funcionamento da organização. Neste capítulo, vamos mostrar quais são os principais benefícios do fluxo de caixa para a sua empresa e explicar porque você deve implantá-lo.

5 5 QUE BENEFÍCIOS O FLUXO DE CAIXA GERA PARA SUA EMPRESA? ORGANIZAÇÃO O primeiro ponto de destaque na utilização de um fluxo de caixa bem feito é a organização que ele permite. Dessa forma, você consegue reunir em um único lugar as principais informações sobre entradas e saídas da empresa, de maneira acessível e simplificada. E como são muitos números e muitas informações que precisam ser cuidadas diariamente, é preciso ter um controle eficaz. Assim, deixar de lado o Excel pode ser o mais indicado, principalmente quando as planilhas são muitas e se acumulam, dificultando a localização de dados específicos. Ao planificar seus gastos e rendimentos, você pode considerá-los entre fixos e variáveis. Veja alguns exemplos: Gastos fixos: salários, contas de água, luz e aluguel; Gastos variáveis: comissões, benefícios, obras eventuais; Rendimentos fixos: parcelas de recebíveis de clientes por serviços prestados; Rendimentos variáveis: pagamentos eventuais por serviços extras. Ao organizar essas informações de forma clara, é possível visualizar como o dinheiro da empresa está sendo gasto ao longo do mês. Ainda nesse

6 6 QUE BENEFÍCIOS O FLUXO DE CAIXA GERA PARA SUA EMPRESA? sentido, podem-se obter relatórios com os maiores gastos e verificar se eles são realmente necessários ou se pode haver algum tipo de racionalização na utilização dos recursos. Também é possível observar de onde está vindo mais dinheiro e direcionar ações nesse sentido. CONTROLE Quando a empresa é pequena e o próprio gestor faz os lançamentos no fluxo de caixa, o controle do que é inserido acontece automaticamente. No entanto, quando existe um funcionário específico para esse serviço, é recomendado que o gestor acompanhe de perto o que está sendo feito. Esse controle sobre todos os lançamentos realizados permite minimizar a ocorrência de fraudes na empresa. O acompanhamento pode ser semanal ou mensal o importante é que os valores do fechamento de caixa de um mês sejam os mesmos da abertura do mês seguinte. PLANEJAMENTO Por fim, chegamos ao planejamento, momento tão importante para qualquer empresa. Com o fluxo de caixa organizado, você consegue estabelecer mudanças em processos realizados e ter base sólida para a tomada de decisões em qualquer setor da organização. Considere, por

7 7 QUE BENEFÍCIOS O FLUXO DE CAIXA GERA PARA SUA EMPRESA? exemplo, que o número de funcionários está apertado para todo o serviço que precisa ser realizado. Sabendo de rendimentos futuros, você pode planejar a contratação de um novo membro para a equipe sem que essa nova despesa impacte nos lucros do negócio. Além disso, se a sua empresa tem o hábito de comprar sempre dos mesmos fornecedores, saber na ponta do lápis o valor gasto nos últimos meses pode ajudar a conseguir bons descontos, melhorando a relação custo-benefício dos produtos. Com a previsão de lançamentos, você também pode antecipar uma possível quebra de caixa e se planejar para evitar ou ao menos reduzir o impacto. Essas são situações hipotéticas, mas que podem acontecer em qualquer empresa, podendo ser contornadas facilmente com a utilização de um fluxo de caixa organizado e que, de fato, exponha a realidade financeira da organização. No próximo item desse e-book, você vai aprender a fazer um fluxo de caixa e aproveitar esses benefícios.

8 8 PASSO A PASSO DE COMO ORGANIZAR SEU FLUXO DE CAIXA Depois de entender todos os benefícios que o fluxo de caixa pode trazer para sua empresa, é chegada a hora de entender como ele pode ser feito. Antes de partir para lançamentos, é preciso que você se planeje, afinal é isso que vai determinar a confiabilidade do fluxo de caixa. Mas como fazer esse planejamento de modo que ele se torne efetivamente importante na sua empresa? É isso o que vamos explicar agora. DESCUBRA QUAL É O SALDO DA SUA EMPRESA O primeiro passo com que você deve se preocupar diz respeito ao valor que a organização tem nas contas corporativas e no caixa diário. Ao tomar essa iniciativa, você descobre com quais recursos pode contar efetivamente no momento de realizar a montagem do fluxo de caixa. Esse controle também permite uma gestão financeira mais sólida e pode se tornar um diferencial

9 9 PASSO A PASSO DE COMO ORGANIZAR SEU FLUXO DE CAIXA no mercado, por permitir maior otimização de recursos e, possivelmente, queda no preço final dos serviços. CATEGORIZE AS DESPESAS E AS RECEITAS Antes de partir para os lançamentos, é fundamental separar as receitas e despesas em grupos ou categorias. Dessa forma, ao preparar uma análise mais detalhada, você pode entender de onde é possível reduzir custos ou em que área apostar para conquistar mais receitas. Na hora de categorizar as despesas e receitas, você pode agrupá-las em categorias maiores, para facilitar sua localização em relatórios e análises. Veja alguns exemplos: Saídas: gastos com produtos, gastos com RH, gastos com marketing, gastos operacionais, impostos, investimentos; Entradas: receitas com produtos e serviços, receitas não operacionais. É importante destacar que você pode adaptar esses grupos de despesa de acordo com as necessidades de sua empresa. Dessa forma, você deixa o seu fluxo de caixa mais personalizado e de acordo com a realidade de seu negócio.

10 10 PASSO A PASSO DE COMO ORGANIZAR SEU FLUXO DE CAIXA LANCE AS DESPESAS E RECEITAS NO FLUXO DE CAIXA Definidos os grupos de despesas e receitas, você começa a fazer o lançamento das informações no seu fluxo de caixa. Determine um período de atuação (geralmente 12 meses) e comece a inserir os dados. Ao fazer esse planejamento, é importante que você tenha em mente todos os valores que serão pagos e recebidos no período, mesmo que alguns deles sejam apenas estimados. Nas entradas, você deve lançar as vendas feitas à vista (ação que acontece sempre que houver venda) ou o valor das parcelas de uma transação (informe o valor das parcelas em cada mês de uma única vez). Para as saídas, o processo é parecido, mas os valores podem ser menos precisos, devido a variações. Insira salários, aluguéis, contas de água e afins. Não se esqueça de que também é preciso lançar despesas menores e que não estavam previstas nesse planejamento anual. ATUALIZE E CORRIJA O QUE FOR PRECISO O fluxo de caixa é a principal fonte de informação financeira da sua empresa e só vai funcionar se estiver preenchido corretamente; por isso, é fundamental que seja atualizado constantemente. Como vimos no item

11 11 PASSO A PASSO DE COMO ORGANIZAR SEU FLUXO DE CAIXA anterior, algumas despesas inesperadas vão acontecer com o passar dos meses e todas elas devem ser lançadas. O mesmo vale para as receitas. Com a convivência com o fluxo de caixa, você também vai poder avaliar se as categorias de despesa e receitas foram devidamente cadastradas e partir para novas organizações sempre que preciso. ANALISE COM FREQUÊNCIA Analisar os dados informados no fluxo de caixa também é uma tarefa importante para o gestor da empresa. É nesse momento de inteligência que se podem perceber áreas com custo elevado e traçar metas para reduzir essas despesas até níveis mais aceitáveis. Criar relatórios mensais com gráficos ajuda a comparar períodos e a perceber se as metas definidas estão sendo alcançadas. Outro ponto fundamental nessa análise diz respeito ao rigor das informações prestadas, principalmente quando não é o gestor que faz o controle dos lançamentos. Isso pode evitar problemas futuros com a receita federal, credores e fornecedores.

12 12 8 ERROS DE FLUXO DE CAIXA QUE VOCÊ DEVE EVITAR Como vimos, o planejamento para a criação de um fluxo de caixa é bastante simples, mas ainda assim alguns erros são comuns. Nesse item do e-book, vamos mostrar quais são os problemas mais corriqueiros na hora de criar o seu fluxo e explicar por que você deve fugir deles. CONFUNDIR AS CONTAS PESSOAIS E DA EMPRESA O primeiro item da nossa lista é muito comum para quem está começando o primeiro negócio ou tem uma empresa ainda pequena. Nenhum empreendimento sobreviverá se o dono fizer saques na hora que bem entender. Dessa forma, é preciso que os seus rendimentos mensais (o pro labore) estejam claros no planejamento e que você não faça outras retiradas ao longo mês.

13 13 8 ERROS DE FLUXO DE CAIXA QUE VOCÊ DEVE EVITAR NÃO DEFINIR CATEGORIAS O principal objetivo de um fluxo de caixa é tornar mais fácil a gestão financeira da sua empresa. Mas, se você não categorizar as entradas e saídas, não vai conseguir ter um fluxo que auxilie na gestão. Criar categorias que reúnam informações similares permite planejar melhor o que fazer nos próximos meses ou seja, se os custos com água e luz estão elevados, pode-se criar uma campanha de economia; ou se sua empresa tem lucrado muito com a prestação de determinado serviço em relação a outros, ele pode ser foco de maior atenção e investimentos. NÃO PLANEJAR OS INVESTIMENTOS Todo negócio precisa de investimentos, isso é fato; mas comprometer grande parte do caixa com essas despesas pode ser um erro crucial. Assim, antes de determinar um investimento, analise se as contas da empresa aguentam a retirada e se o negócio não vai sofrer com a perda de liquidez. LANÇAR VENDAS NO LUGAR DE RENDIMENTOS Contar com um dinheiro que de fato ainda não está nos cofres da empresa pode ser um grande erro, mas ele é mais comum do que se imagina. E aqui não estamos falando de má fé, mas de uma confusão de dados mesmo. Quando se fecha uma venda, ela terá um valor determinado, mas no fluxo de caixa você não deve lançá-la integralmente se o pagamento foi

14 14 8 ERROS DE FLUXO DE CAIXA QUE VOCÊ DEVE EVITAR parcelado. Lembre-se de incluir cada valor em seu devido mês para que os valores do caixa sejam fiéis. NÃO FAZER UM ACOMPANHAMENTO DIÁRIO Acompanhar o seu fluxo de caixa diariamente é a melhor forma de garantir que ele estará devidamente atualizado. No entanto, muitas empresas fazem esse controle apenas uma vez a mês, para fechar as contas. Desta forma, você está perdendo uma das principais funcionalidades do fluxo de caixa, que é a de analisar o perfil financeiro da sua empresa e entender como funciona a dinâmica de entradas e saídas na organização. Agindo assim, você perde a capacidade de planejamento no médio e longo prazos. DEIXAR A PRECISÃO DE LADO Deixar de atualizar o fluxo de caixa é um problema, mas atualizá-lo de qualquer forma é tão ruim quanto. Por isso, não esqueça de lançar até mesmo aquele pequeno gasto com a compra de uma nova lâmpada para sua sala. No fim das contas, pequenas despesas podem resultar em gastos elevados. Outro ponto importante é a falta de precisão no momento das anotações. Evite siglas e abreviaturas, pois elas podem confundir no momento de executar as ações.

15 15 8 ERROS DE FLUXO DE CAIXA QUE VOCÊ DEVE EVITAR DESCONTROLE COM OS CUSTOS DE PRODUÇÃO O que você gasta com a produção dos seus produtos ou realização dos seus serviços é o que vai determinar o preço cobrado e a viabilidade do seu negócio. Portanto, observe de perto esses gastos para entender o que pode ser feito para reduzi-los, como negociações especiais com fornecedores. NÃO SER REALISTA Quando você faz uma previsão a partir do seu fluxo de caixa, é importante que você seja realista. Não adianta ter um rompante de otimismo se as projeções reais do negócio indicam uma queda no seu faturamento. Analise bem os seus dados e seja realista quanto ao que pode acontecer nos próximos meses. Isso, inclusive, pode ajudá-lo a ter um planejamento mais pé no chão com menos riscos.

16 16 CONCLUSÃO A utilização de um fluxo de caixa é fundamental para qualquer empresário ou profissional liberal que queira ser mais organizado com as finanças de seu negócio. Esse controle vai permitir que decisões mais estruturadas sejam tomadas com base em informações reais sobre o negócio, e pode ajudar a empresa a encontrar um diferencial competitivo no mercado, conquistado a partir de uma gestão financeira mais eficiente e equilibrada. Ao deixar de lado esse controle rigoroso com as finanças, o administrador corre sérios riscos de perder as rédeas da empresa, e pode pôr em risco o futuro do empreendimento como um todo. No entanto, utilizar as antigas planilhas de Excel pode ser um tiro no pé, principalmente pela grande necessidade de formatações exigidas para um fluxo de caixa completamente integrado. Dessa forma, contar com o apoio de um software de gestão financeira é a melhor saída para o seu negócio.

17 A Intuit cria soluções que simplificam a gestão das finanças de indivíduos e pequenas empresas. Um dos produtos da empresa é o QuickBooks ZeroPaper, um sistema de controle financeiro fácil de usar e eficiente com fluxo de caixa, relatórios detalhados e todos os recursos necessários para a gestão financeira de pequenas empresas. Outro produto da Intuit é o QuickBooks, um sistema de gestão empresarial avançado para pequenas empresas. O QuickBooks tem recursos como fluxo de caixa, controle de vendas, relatórios financeiros aprofundados, conciliação bancária automática, gestão de estoque e ferramentas de orçamentos e faturas, entre outros recursos. Saiba mais sobre os produtos da Intuit em