Gestão financeira para consultórios
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- Sofia de Sequeira Coradelli
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1 Gestão financeira para consultórios 1
2 Neste e-book você encontrará as informações mais importantes que precisa saber para administrar a vida financeira de um consultório ou clínica de forma segura e independente.
3 Introdução 04 Fluxo de caixa 07 Metas e orçamento 10 Contas pessoais X Contas do consultório 12 Compare os dados 15 Utilize um software de gestão 17 Conclusão 22
4 Introdução
5 INTRODUÇÃO Introdução Administrar finanças nunca é uma tarefa fácil. Não importa se você está trabalhando em um hospital, clínica de terceiros ou no seu próprio consultório, gerenciar os seus ganhos e organizar as contas é um verdadeiro desafio, e uma pequena falta de atenção pode comprometer todo o seu sucesso profissional. Ao trabalhar para hospitais ou clínicas, a única preocupação financeira é a administração dos próprios ganhos quanto recebe por plantão, quanto cada convênio repassa e pagamentos de pacientes particulares e das despesas que eventualmente existam, como o aluguel do espaço e os gastos pessoais. Esses locais costumam ter um gestor financeiro que se ocupa das questões mais complicadas que envolvem o dinheiro que circula por ali. Porém, vivemos em uma realidade em que o desejo de ter consultórios próprios é cada vez maior, baseado em um sonho de independência profissional. E aí, ao abrir um consultório ou uma pequena clínica, os profissionais passam a precisar atuar como gestores, e os setores que parecem mais simples, como a escolha dos materiais e equipamentos adequados, entrevistas e contratação de equipe, a decoração e a mobília acabam recebendo mais atenção. 5
6 Introdução INTRODUÇÃO INTRODUÇÃO Assim, ficam de lado as gestões mais complexas, que necessitam de estudos e pesquisas mais aprofundadas. Uma delas, e talvez a mais fundamental, é a gestão financeira. Por fugir totalmente das habilidades básicas de um profissional de saúde, a vida financeira do consultório acaba ficando nas mãos de terceiros, arriscando a liberdade e a independência que motivaram a abertura do consultório. Sabemos que esse problema existe e decidimos agir para te ajudar! Não importa se você tem seu consultório ou se trabalha em outros estabelecimentos, neste e-book você encontrará as informações mais importantes que você precisa saber para administrar a sua vida financeira. Boa leitura! 6
7 Fluxo de Caixa
8 Fluxo INTRODUÇÃO de Caixa FLUXO DE CAIXA O ponto de partida de qualquer gestão financeira é ter controle do que acontece no seu negócio. Para isso, você precisa conhecer suas finanças, saber exatamente quanto dinheiro o seu consultório movimenta durante um período de tempo. Vamos tomar um mês como referência. A partir daí, levante a sua receita, ou seja, quanto você recebe por mês de pacientes particulares e convênios. Toda quantia entra, independentemente do valor. Liste os custos do seu consultório, fixos e variáveis: salários de funcionários, equipamentos, materiais, fornecedores. Estabeleça suas despesas: despesas fixas, cujos valores se repetem todo mês (como pagamentos de salário, aluguel, mensalidade de softwares) e despesas variáveis (manutenções esporádicas e compras de suprimentos, por exemplo). Por fim, o dinheiro que sobrar descontando tudo isso será o seu lucro. Esse registro regular das entradas e saídas de dinheiro de um negócio é recebe o nome de fluxo de caixa. Parece simples, mas não se engane: esse é o ponto mais importante da sua gestão financeira. O fluxo de caixa te permite saber de onde o dinheiro vem, para onde ele vai, e se isso ocorre de forma coerente com os seus desejos para o consultório. 8
9 Fluxo de Caixa INTRODUÇÃO FLUXO DE CAIXA Sem ter esses números bem esclarecidos, é muito provável que sua vida financeira seja desastrosa. Por isso, dê atenção especial para conhecer essa parte do seu negócio, dedique tempo e estude tudo o que acontece para compreender bem a sua real situação e evitar deslizes que podem te custar seu sucesso e até mesmo o seu consultório. O fluxo de caixa também te ajuda a fazer um planejamento financeiro mais bem orientado. Se um determinado convênio demora mais para repassar os valores de consulta, você precisa programar seus gastos para não depender desse dinheiro antes da hora e comprometer sua operação. Assim, o fluxo de caixa é a ferramenta que vai permitir que o seu consultório esteja pronto caso faltem recursos. Atualize seu fluxo de caixa diariamente: ao final de cada dia de trabalho, faça o lançamento dos pagamentos recebidos de pacientes particulares e a expectativa de retorno de cada convênio. 9
10 Metas e Orçamentos
11 Metas e Orçamentos INTRODUÇÃO METAS E ORÇAMENTOS Listados os ganhos e despesas, é preciso que você estabeleça metas e um orçamento para o seu dinheiro. Isso significa definir quanto dinheiro vai para cada setor do seu negócio mensalmente, semestralmente, anualmente. Liste os setores que necessitam de dinheiro constantemente e quanto, em média, esses setores precisam para gerar retorno. São exemplos: investimento em ações de marketing e relacionamento com pacientes (anúncios em mídia paga, serviços de automação de s e produção de materiais auxiliares como folhetos informativos e cartões de visita), estrutura física do consultório (compra de suprimentos, manutenção ou troca de mobília), materiais de consulta e procedimentos. Um orçamento bem definido é fundamental para que um setor não receba mais recursos do que realmente precisa, deixando outras áreas em déficit e prejudicando seus resultados finais. 11
12 Contas pessoais x contas do consultório
13 Contas pessoais x contas do consultório INTRODUÇÃO CONTAS PESSOAIS X CONTAS DO CONSULTÓRIO Um dos erros mais comuns na gestão financeira dos consultórios é não separar o pessoal do profissional. Por mais que você seja dono do seu consultório, isso não significa que toda a receita que foi gerada no mês deve ir para o seu bolso. Abra uma conta bancária exclusiva para receber as receitas do consultório e efetuar os pagamentos das despesas e os investimentos, separada da sua conta bancária pessoal. Converse com o seu gerente no banco, para entender quais condições são mais adequadas para as necessidades do seu consultório. Aproveite para definir se existirá um cartão de crédito corporativo, para as compras relativas ao consultório, ou talões de cheque para despesas maiores. Atente-se para não envolver sua secretária ou outros funcionários nas suas tarefas pessoais, como pagamento de contas de casa ou compras, por mais que seja algo esporádico. Sua equipe deve se ocupar com o que o consultório precisa, as necessidades da sua casa, dos seus filhos, do seu carro, são suas. Organização é palavra-chave quando se quer sucesso financeiro. Defina a quantia que você pagaria caso contratasse alguém para exercer sua função de gestor, e verifique a possibilidade de retirar essa quantia todo mês, como um salário para você, assim como qualquer outro funcionário. 13
14 Contas pessoais x contas do consultório INTRODUÇÃO CONTAS PESSOAIS X CONTAS DO CONSULTÓRIO Além desse salário, uma outra fatia que pode ir para a sua conta pessoal é o que restar como lucro, quando restar, e somente se não houver necessidade de aumentar os investimentos em alguma área. Lembre-se: o dinheiro deve sempre retornar para o consultório, para manter a operação funcionando e permitir melhorias na qualidade da estrutura e dos serviços. Da mesma forma, as despesas do consultório devem ser pagas com o dinheiro do consultório sempre que possível. O objetivo é que o seu consultório se mantenha sozinho, por isso resista à tentação de salvar as contas no fim do mês com uma ajudinha aqui e outra ali. São os gastos que se adequam ao dinheiro disponível, e não o contrário. Se o retorno gerado não é suficiente para manter a operação, é hora de rever as estratégias de atuação. Caso seu consultório esteja endividado e você precise de ajuda, geralmente os bancos oferecem condições melhores em empréstimos para pessoas jurídicas, então usar a conta do consultório pode ser mais vantajoso. Evite ao máximo usar recursos próprios para salvar seu negócio. 14
15 Compare os dados
16 Compare INTRODUÇÃO os dados COMPARE OS DADOS É importantíssimo cruzar o fluxo de caixa do consultório com a movimentação na conta bancária constantemente. Verifique se o saldo restante na conta corresponde a sua previsão no fluxo de caixa e confira os valores das transações. Esse cruzamento de dados é fundamental para profissionais de saúde, pois imprevistos de pagamento são quase rotineiros. Profissionais que lidam com planos de saúde estão sempre sujeitos aos prazos longos para os repasses, além da possibilidade de glosas, e até mesmo pacientes particulares podem tentar passar cheques sem fundo ou sustá-los, por exemplo. 16
17 Utilize um Software de gestão
18 Utilize um software INTRODUÇÃO de gestão UTILIZE UM SOFTWARE DE GESTÃO Agora que você já percebeu todo o esforço envolvido em uma gestão financeira responsável e bem feita, te damos uma boa notícia: a tecnologia está a seu favor! Existem inúmeros softwares de gestão financeira no mercado que podem te auxiliar a estruturar o seu controle financeiro! Utilizando um sistema de qualidade as suas chances de erro serão muito menores, e a organização das contas se tornará muito mais fácil. Dê preferência a um sistema que tenha ferramentas que te ajudem a montar e monitorar um fluxo de caixa, organizar as despesas e controlar as entradas e saídas em conjunto com sua conta bancária. 18
19 Utilize um software INTRODUÇÃO de gestão UTILIZE UM SOFTWARE DE GESTÃO Existem sistema próprios para gestão financeira e modelos de gestão de consultório que oferecem uma opção de controle financeiro. Qualquer que seja a sua escolha, tenha sempre em mente que o software deve te fornecer informações úteis e organizadas. Priorize as opções que possibilitam a construção de tabelas e planilhas próprias, sem a necessidade de utilizar outro programa para isso. Gráficos de rendimento, faturamento e gastos também são muito úteis para medir a saúde financeira do seu consultório. Softwares médicos mais modernos permitem integração direta do módulo financeiro com a sua agenda, ou seja, assim que os pacientes agendam uma consulta, exame ou procedimento, é possível ter uma previsão de quanto você vai receber, e ao final do atendimento essa entrada já é automaticamente registrada no sistema. Algumas funcionalidades são fundamentais para um controle financeiro efetivo. Lembre-se sempre que uma gestão financeira organizada é o que te permitirá antecipar necessidades e dificuldades que seu negócio pode enfrentar, e estar preparado para quando esses momentos chegarem. 19
20 Utilize um software INTRODUÇÃO de gestão UTILIZE UM SOFTWARE DE GESTÃO Busque por um sistema que te ofereça: Controle de entradas e saídas: sua opção de software precisa te oferecer uma interface completa para controle de entradas e saídas, receitas e despesas. O saldo no banco precisa corresponder ao que você tem descrito no fluxo de caixa, para que seus compromissos com fornecedores e funcionários sejam honrados, suas contas sejam pagas em dia e seus investimentos permaneçam efetivos. Existem opções que permitem que você conecte diretamente sua conta bancária, facilitando a conferência dos lançamentos. Integração com a agenda: se você vai contratar um sistema, está procurando por um que facilite o seu trabalho, não é mesmo? Uma das tarefas mais trabalhosas e com maior índice de erros é a transposição dos valores recebidos pelas consultas e procedimentos da sua agenda para o controle financeiro. Por isso, escolha um sistema que ofereça a integração entre as duas ferramentas. Alguns softwares médicos mais modernos fazem essa integração direta, assim que os pacientes agendam uma consulta, exame ou procedimento, é possível ter uma previsão de quanto você vai receber, e ao final do atendimento essa entrada já é automaticamente registrada no sistema. 20
21 Utilize um software INTRODUÇÃO de gestão UTILIZE UM SOFTWARE DE GESTÃO Plano de contas: é importante que você possa categorizar suas finanças, em planos de conta diferentes. Você pode separar as despesas de manutenção das compras de suprimentos, os pagamentos de fornecedores de material dos pagamentos de salários. Assim, a gestão se torna mais organizada e compreensível. Gestão de múltiplas contas: um software ideal permite que você gerencie mais de uma conta na mesma plataforma, para você gerenciar a conta do consultório e a sua conta pessoal, por exemplo, por uma questão de praticidade. É uma funcionalidade importante para aqueles profissionais que atuam em mais de uma clínica ou consultório, para controlar 21
22 Conclusão
23 INTRODUÇÃO Conclusão CONCLUSÃO Como você viu neste e-book, gestão financeira não é tarefa fácil. É preciso muita dedicação para manter as contas do consultório organizadas, os investimentos constantes e bem colocados, as despesas controladas e ainda ter lucro ao final do mês. Sabemos que profissionais de saúde têm rotinas atribuladas e adicionar mais uma tarefa tão complexa parece impossível, mas não se engane: não existe ninguém mais interessado em gerenciar as finanças do seu consultório do que você. Estude, se aprofunde, busque um software de gestão de qualidade e mãos à obra! A saúde financeira é o fator mais importante para garantir o sucesso do seu negócio. Por isso, não descuide! Procure estar sempre atento ao que está acontecendo dentro do seu consultório, verifique os resultados dos seus investimentos, pergunte aos funcionários, faça pesquisas com os pacientes. Descubra onde está acertando e investigue o que pode estar errado! Boa sorte e sucesso! 23
24 O imedicina é um software 100% web focado em gerar resultados para o consultórios e clínicas. Criado por médicos e programadores com a ajuda de uma comunidade de profissionais que se juntaram pela vontade de criar um sistema para saúde mais efetivo, com melhores resultados para consultórios e seus pacientes. Conheça o imedicina
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