GUIA DE GESTÃO FINANCEIRA PARA CONSULTÓRIOS: COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA?

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1 GUIA DE GESTÃO FINANCEIRA PARA CONSULTÓRIOS: COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA?

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 3 O QUE É O FLUXO DE CAIXA?... 6 SEJA MINUCIOSO AO TOMAR NOTA SOBRE CADA GASTO... 9 CRIE CATEGORIAS REALIZE PROJEÇÕES FINANCEIRAS FIQUE ATENTO À DATA DOS RECEBIMENTOS DOS PACIENTES CONCLUSÃO SOBRE O AUTOR SOBRE O IMEDICINA... 27

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO Prezar pela qualidade do atendimento, oferecer boas condições aos pacientes e contar com uma equipe de profissionais qualificados são fatores essenciais para qualquer consultório médico ou clínica de sucesso. A boa prestação dos serviços em um consultório também depende de várias outras características, como o trabalho de diferentes funcionários, o ambiente, o cuidado com o paciente, a qualidade dos materiais utilizados, o investimento em equipamentos e tecnologia, entre outros aspectos. No entanto, existe um setor que, apesar de ser vital para a sobrevivência de qualquer empresa, costuma passar despercebido por muitos profissionais do ramo da saúde. Estamos falando da área financeira mais especificamente em relação à gestão de fluxo de caixa. Se esse é o seu caso, cuidado: o seu consultório pode estar em risco se você tem dificuldades para realizar corretamente sua gestão financeira. Deixar esse ponto de lado ou não dar a devida importância para a gestão do seu fluxo de caixa é um erro que pode comprometer o crescimento e até mesmo a sobrevivência do seu negócio. Por isso, é preciso assumir as rédeas das finanças da sua empresa. Só assim você conseguirá manter as contas sempre no azul e garantir que seu consultório está realmente dando lucro. 4

5 INTRODUÇÃO Neste ebook vou te mostrar como realizar a gestão financeira do seu caixa da melhor forma com dicas que vão desde o planejamento financeiro até a análise da saúde das finanças da empresa, passando pela importância de adotar um software de gestão para otimizar o gerenciamento do dinheiro. Você também conhecerá os erros mais comuns cometidos na gestão financeira e aprenderá como evitá-los. Boa leitura! 5

6 O QUE É O FLUXO DE CAIXA?

7 O QUE É O FLUXO DE CAIXA? O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para a gestão financeira de qualquer negócio. É por meio dele que todas as movimentações financeiras de uma empresa em determinado período de tempo são registradas. Ou seja, aplicando para o seu caso, o fluxo de caixa conterá todas as entradas e saídas de dinheiro do seu consultório em um intervalo de tempo despesas, receitas, contas a pagar, contas a receber, rendimentos, investimentos, entre outros. Na parte de entrada de recursos, por exemplo, o fluxo de caixa registrará o pagamento de seus pacientes seja em dinheiro, cartão de crédito, débito, cheque ou por meio dos repasses dos planos de saúde. 7

8 O QUE É O FLUXO DE CAIXA? Já na parte de saída de recursos, o fluxo de caixa deverá conter todas as despesas do seu consultório desde as contas de água, luz, telefone, aluguel, até custos com café e produtos de limpeza, passando pelos gastos com materiais médicos, equipamentos, investimentos, pagamento de secretárias, funcionários e outros custos. Assim, ao comparar a movimentação de entradas e saídas subtraindo o saldo do dinheiro que entrou pelos valores que saíram será obtido o fluxo de caixa, que representa efetivamente o resultado que seu consultório teve durante o período. Com isso, utilizando o fluxo de caixa no cotidiano do seu consultório, você terá o controle de tudo o que acontece financeiramente em seu consultório. É por meio desse controle que você vai conseguir manter suas contas em dia, planejar investimentos e contratações e, ainda, não ser pego desprevenido por conta de atrasos no pagamento. 8

9 SEJA MINUCIOSO AO TOMAR NOTA SOBRE CADA GASTO

10 SEJA MINUCIOSO AO TOMAR NOTA SOBRE CADA GASTO Registrar toda e qualquer movimentação no caixa de seu consultório é essencial para manter a eficácia da gestão financeira. Por isso, nem mesmo despesas pequenas podem ser ignoradas. Manter o registro e o controle de tudo o que entra e o que sai evita uma série de imprevistos como descobrir que não há dinheiro suficiente para arcar com a folha de pagamento de seus funcionários, ou ficar sem capital de giro porque vários clientes ainda não pagaram. 10

11 SEJA MINUCIOSO AO TOMAR NOTA SOBRE CADA GASTO Saber quais são as entradas e saídas da sua empresa também é fundamental para reduzir gastos. Os empreendedores precisam ter noção exata de quanto ganham e de quanto podem realmente gastar e investir somente por meio de um bom controle de fluxo de caixa isso será possível. No entanto, não basta apenas registrar todas as movimentações financeiras: é importante escolher um período para que as movimentações sejam controladas. Por isso, estipule um período para o fechamento do caixa você pode controlar seu fluxo de caixa diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. O indicado é não escolher um período muito longo, pois a chance de errar é proporcional ao intervalo. O interessante é que ao final de cada período você revise todos os lançamentos de receita e de despesa, compare com o extrato bancário e verifique se o saldo de cada conta está batendo com os seus lançamentos. 11

12 CRIE CATEGORIAS

13 CRIE CATEGORIAS Para fazer a correta gestão do fluxo de caixa do seu consultório, é necessário que você possa identificar a procedência de todas as transações registradas. Cada movimentação seja de entrada ou saída de recursos deve constar no seu fluxo de caixa com uma indicação que a represente como parte de uma categoria. Por isso, crie uma classificação para todos os tipos de receitas e despesas que seu consultório possa ter:»» Para as saídas de dinheiro, crie agrupamentos de custos, identificando e classificando despesas em comum em um mesmo tópico. Assim, você saberá de uma forma mais estruturada onde está gastando seu dinheiro.»» Da mesma forma, crie agrupamentos de receitas para as entradas de recursos que o consultório tiver. Classifique suas receitas de acordo com tipo de serviço que você vender assim, você saberá de onde e como você está recebendo mais dinheiro. 13

14 CRIE CATEGORIAS SEPARE ENTRADAS E SAÍDAS DE DINHEIRO É importante registrar separadamente as entradas e saídas do seu consultório, discriminando a origem das receitas e o destino das despesas. Quando você consegue ter esse tipo de controle sobre a movimentação financeira do seu consultório, você se torna capaz de planejar estrategicamente os rumos do seu negócio. Ao fazer essa análise, você consegue perceber quais procedimentos, tipos de pacientes e convênios são mais rentáveis para o consultório podendo, assim, focar sua estratégia de marketing neles e aumentar seus rendimentos. Da mesma forma, ao destacar como acontecem saídas de dinheiro, você passa a entender melhor onde está gastando o que possibilita a redução de custos desnecessários e o investimento em outras áreas. 14

15 CRIE CATEGORIAS O recomendável é classificar as entradas e saídas do fluxo de caixa em:»» Faturamento: dinheiro que entrou no caixa da empresa dentro de um período determinado;»» Despesas: todos os gastos e pagamentos efetuados;»» Resultados: o saldo positivo (lucros) ou negativo (prejuízos) do período, após o pagamento das despesas;»» Investimentos: todo o montante que será aplicado para ampliar a capacidade da empresa compra de novos equipamentos, treinamentos, ações de marketing, entre outros. 15

16 CRIE CATEGORIAS Faça também a distinção das formas de pagamento nas entradas de caixa, como cartão de crédito, dinheiro e cheque pré-datado. Nas saídas, considere pontos como impostos, pagamentos a fornecedores e folha de pagamento. SEPARE AS CONTAS PESSOAIS (PF) DAS CONTAS DO CONSULTÓRIO (PJ) Apesar de ser uma dica óbvia, este ainda é um dos erros mais cometidos dentro dos pequenos e médios negócios. Misturar as contas pessoais com as finanças da pessoa jurídica é uma falha clássica, que pode comprometer bastante os seus resultados no final do mês. Por esse motivo, ao classificar as despesas do seu consultório, não se esqueça de eliminar qualquer gasto ou recebimento que esteja relacionado à sua vida pessoal. Outra medida necessária para não deixar suas contas pessoais interferirem no andamento financeiro do consultório é determinar, desde o início, quanto será o seu salário pró-labore. Ao fixar o quanto você poderá retirar por mês, você incorpora seu próprio pagamento ao planejamento de gastos do consultório. Assim, você não afeta o patrimônio do negócio com suas próprias despesas, mantendo o fluxo de caixa mais organizado e previsível. 16

17 CRIE CATEGORIAS DÊ ATENÇÃO AOS EXTRATOS BANCÁRIOS, NOTAS FISCAIS E COMPROVANTES DE PAGAMENTO O acompanhamento detalhado do seu fluxo bancário e do registro de suas notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento é importantíssimo para sua gestão financeira. Tais documentos são uma ótima fonte de informação sobre a situação do seu negócio. Ao analisá-los, será possível conhecer diversos detalhes do seu fluxo de caixa. É importante sempre conferir os extratos bancários, por exemplo, para não correr o risco de contabilizar cheques que foram devolvidos ou pagamentos ainda não realizados. Por isso, não deixe de realizar sua conciliação bancária revisando e comparando os extratos bancários com seus controles internos. O mais recomendado é realizar a conciliação no começo do dia, analisando as movimentações do dia anterior, de modo que o saldo do extrato do banco seja o mesmo do controle do consultório. 17

18 CRIE CATEGORIAS A tecnologia pode ajudar nessa questão: por meio de um software de gestão para clínicas e consultórios, é possível facilitar a forma como você conduz questões burocráticas do seu consultório. Se voltado especificamente para os profissionais da área de saúde, as análises ficam bem mais práticas com a integração de todos os dados por meio de relatórios práticos e intuitivos. 18

19 REALIZE PROJEÇÕES FINANCEIRAS

20 REALIZE PROJEÇÕES FINANCEIRAS Também é possível usar o fluxo de caixa como uma ferramenta de previsão financeira, ao utilizar as estimativas de receitas e despesas para planejar financeiramente como serão os próximos meses do consultório. Se o consultório trabalha com pagamentos em um sistema a prazo (como cartão de crédito e parcelamento), por exemplo, você pode considerar os valores de entrada em um fluxo de caixa futuro obviamente levando sempre em conta o risco de inadimplência e de atrasos. As despesas fixas, os investimentos e os pagamentos que você parcelou também podem ser contabilizados nas saídas futuras do fluxo de caixa. Assim você trabalhará para evitar surpresas e conseguirá ajustar o que for preciso para manter o caixa positivo. Quanto melhor for a gestão de caixa, maior será seu poder de projetar essas transações no seu fluxo futuro, podendo prever qual será a situação financeira do consultório nos meses seguintes. 20

21 FIQUE ATENTO À DATA DOS RECEBIMENTOS DOS PACIENTES

22 FIQUE ATENTO À DATA DOS RECEBIMENTOS DOS PACIENTES A inadimplência é uma questão sensível para o caixa de qualquer empresa. Ao não controlar o pagamento dos seus clientes, você complica consideravelmente a situação financeira do seu consultório podendo chegar ao extremo de levá-lo à falência; Por isso você precisa ficar atento e administrar os pagamentos parcelados dos pacientes que seu consultório atender, bem como monitorar os repasses dos planos de saúde e convênios. Controle seu capital de giro para não fazer despesas em cima daquilo que ainda não recebeu e cobre quem está devendo. Além disso, para oferecer pagamentos a prazo e manter um bom controle de crédito, você precisa:»» Ter noção de como são os custos fixos e variáveis do seu consultório antes de oferecer pagamentos a prazo;»» Oferecer descontos e bonificações para quem paga à vista;»» Alinhar as condições de prazos de pagamentos com suas necessidades de caixa;»» Controlar os recebimentos e, se possível, cobrar sempre com cartão de crédito; 22

23 FIQUE ATENTO À DATA DOS RECEBIMENTOS DOS PACIENTES»» Em caso de glosa médica (atraso no repasse de pagamentos dos planos de saúde), informe a administradora do plano. Persistindo a inadimplência, procure a ANS (Agência Nacional de Saúde), as autoridades responsáveis ou até mesmo a justiça;»» Lembrar o cliente de sua inadimplência após o vencimento da dívida. Use a tecnologia para automatizar essa tarefa, com disparos por e SMS, por exemplo;»» Persistindo o não pagamento, procure um escritório de cobranças para recuperar a dívida. Em último caso, acione a justiça. 23

24 CONCLUSÃO

25 CONCLUSÃO Você, como profissional da saúde, precisa saber exatamente como atender seus pacientes e oferecer a eles o melhor cuidado possível. No entanto, isso ainda não é o bastante: para garantir o sucesso do seu consultório ou clínica no mercado, é preciso dominar todas as questões de gestão envolvidas. Assumir o controle da gestão financeira do seu consultório é essencial para manter a empresa sempre operando no azul, sem dores de cabeça e com boas perspectivas de crescimento. Conte com a ajuda de um software de gestão nessa empreitada com ele sua rotina se tornará muito mais simples e, além das finanças da companhia, a gestão de outras áreas também será otimizada de forma significativa. Esperamos que este e-book tenha lhe ajudado a dominar esse ramo do conhecimento e a aumentar o sucesso e a rentabilidade de seu consultório. 25

26 SOBRE O AUTOR Luís Eduardo é especialista em planejamento Estratégico com MBA em gestão empresarial e inteligência de mercado. Luís é consultor de negócios e atua no mercado de saúde há quase 10 anos.

27 SOBRE O IMEDICINA O imedicina é um software completo para gerenciamento de clínicas e consultórios. Vamos além: podemos ajudá-lo a conseguir mais pacientes, aumentar o seu faturamento e fidelizar os pacientes que se consultam com você. Com o imedicina, você dá visibilidade para o seu negócio, otimiza sua organização, melhora seus processos e ainda aumenta a fidelização e a satisfação dos seus pacientes.