GUIA COMPLETO DE GESTÃO FINANCEIRA PARA CONSULTÓRIOS MÉDICOS

Transcrição

1 GUIA COMPLETO DE GESTÃO FINANCEIRA PARA CONSULTÓRIOS MÉDICOS

2 Índice: INTRODUÇÃO O QUE É GESTÃO FINANCEIRA E POR QUE ELA É TÃO IMPORTANTE PARA MINHA CLÍNICA? FLUXO DE CAIXA: COMO FAZÊ-LO DE MANEIRA OTIMIZADA? POR QUE A TECNOLOGIA É UMA GRANDE ALIADA PARA O PLANEJAMENTO FINANCEIRO? PLANEJAR E ORGANIZAR MOVIMENTAÇÕES FINANCEIRAS: O QUE É ISSO E COMO FAZER? CINCO ERROS FINANCEIROS COMUNS QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER EM SUA CLÍNICA CONCLUSÃO SOBRE A ANAMINESE

3 Introdução

4 T odo profissional da saúde, principalmente os médicos que possuem sua própria clínica ou consultório, precisam saber como lidar com a gestão do negócio. Por ser mais uma tarefa tão importante quanto as questões do dia a dia clínico, é importante estar munido de informações e alguns domínios de gestão financeira para conseguir o sucesso necessário na carreira. Por isso, muitos profissionais estão contando com a ajuda de aliados tecnológicos nesse processo de organização. É o caso, por exemplo, da informatização de clínicas médicas, que vem se mostrando, cada vez mais, uma tendência que veio para ficar e mais, é extremamente necessária para ajuda e suporte no trabalho do médico. Se você atua na área da saúde e precisa entender melhor como colocar em prática uma gestão financeira para seu consultório médico, este e-book foi feito com o objetivo principal de se tornar um verdadeiro guia completo para o seu dia a dia. Continue a leitura! 4

5 O que é gestão financeira e por que ela é tão importante para minha clínica?

6 C hegou o fim do mês. Hora do balanço para saber quanto entrou e saiu do caixa do consultório. Essa tarefa é familiar para você? É porque é comum e, ao mesmo tempo, uma das mais importantes da gestão financeira de uma clínica. Mas o fluxo de caixa é só uma parte do que é preciso para uma gestão completa e segura. Além da ação de movimentação dos gastos da sua clínica, você faz a análise dos custos internos, que também entram na atividade de gestão financeira. Realizando uma boa gestão, você conseguirá ainda desenvolver um planejamento seguro e organizado para qualquer ação que quiser tomar no futuro, como o aumento do consultório, por exemplo. Tendo resultados positivos como esses, você pode dar mais um passo à frente e usar a tecnologia a seu favor. Hoje em dia, existem ferramentas, como softwares e aplicativos, que são focados em atender as necessidades de quem trabalha na área médica. O sistema desse tipo de ferramenta ajuda a gerenciar atendimentos e finanças ao mesmo tempo. Com isso, a informatização de clínicas médicas se torna essencial na rotina de profissionais como você, que precisam estar sempre atentos para todos os detalhes da clínica. Lembre-se ainda de que a gestão financeira potencializa o desenvolvimento da sua carreira médica, cria oportunidades para muito mais experiências e, o principal, mantém a clínica ativa e saudável. 6

7 O s pacientes também serão impactados positivamente, pois poderão contar com uma clínica que atenda a todas as suas necessidades. Isso, até mesmo, faz com que o consultório seja indicado para outras pessoas, melhorando consideravelmente a sua lista de pacientes frequentes e, quem sabe, fidelizados e cativos ao seu trabalho. 7

8 Fluxo de caixa: como fazê-lo de maneira otimizada?

9 C ontrolar a movimentação diária de um consultório deve fazer parte do seu dia a dia. Quem trabalha na medicina, em clínicas, precisa saber quanto está entrando a cada jornada de trabalho, bem como os gastos com materiais e funcionários para a manutenção do local. Isso se faz muito importante para que nada saia do controle financeiro. Portanto, seguir algumas recomendações vai ajudar você nessa tarefa de dominar o fluxo de caixa da sua clínica. Confira! REGISTRE DIARIAMENTE A MOVIMENTAÇÃO Mesmo que o seu consultório não tenha grande frequência de pacientes, mantenha um controle do que acontece diariamente na clínica. Jamais cometa o erro de fazer essa contagem mentalmente, ou apenas fazendo uma estimativa em pequenas anotações. Por isso, tenha registrados as transações que foram realizadas no dia, o extrato e as aplicações realizadas, mesmo as de curto prazo. Lembre-se de que práticas como essas são as mais abertas a possíveis erros de gestão. 9

10 CRIE CATEGORIAS DE RECEITAS E DESPESAS Essa recomendação vai auxiliar bastante o seu trabalho. Criando categorias de receitas, por exemplo, você sempre saberá, ao final do dia de trabalho, quantos pacientes pagaram pelo seu atendimento e acompanhamento, além de também ter em mãos quanto foi gasto em qualquer ação que foi necessária na clínica. 10

11 UTILIZE SOFTWARES DE GESTÃO Se você quiser melhorar ainda mais a organização de todos os processos do consultório, o momento de usar softwares de gestão é agora. Não se engane acreditando que esse tipo de tecnologia é de difícil manuseio, pois é exatamente ao contrário. A ferramenta é simples, de fácil entendimento e rica em utilidades que farão toda a diferença na sua gestão financeira. É válido não esquecer de usar um software que ofereça integração com todas as áreas da clínica, pois a tecnologia ainda dará um suporte maior para a agilidade com que as informações inseridas são direcionadas para um quadro geral, no qual você acompanhará em tempo real a situação do consultório. ACOMPANHE SEMPRE AS SUAS CONTAS Mantenha sempre atualizadas as contas a pagar, para não ficar negativado de nenhuma forma. Alguns itens, como débitos de energia, água, fornecedores etc., devem ser acompanhados de perto por você. Assim como os cheques pré datados, todos esses pagamentos precisam ser conferidos para que você não passe pela situação de ficar sem dinheiro em seu caixa. Tenha atenção. 11

12 Por que a tecnologia é uma grande aliada para o planejamento financeiro?

13 C om o mundo interligado cada vez mais, é de se imaginar que a área da saúde também já faça parte de soluções tecnológicas e inteligentes que visam a melhorias no trabalho de seus profissionais. Indo além, que tenham impacto positivo no dia a dia dos pacientes. E esse cenário é ainda potencializado com a ajuda de softwares de gestão, que, hoje, existem e são capazes de realizar diversas funções que tornarão a rotina do médico muito mais rica de informações quanto aos seus pacientes e à toda a parte financeira de clínicas e consultórios. Para começar a entender como a tecnologia é uma aliada excelente na gestão financeira, por exemplo, vale recordar que já citamos, neste material, o quanto essa ferramenta ajuda no controle do fluxo de caixa, nas receitas e nas despesas de tudo o que é movimentado na clínica. Mas não se pode deixar de comentar que essa mesma tecnologia auxilia na agilidade dos atendimentos, pois, com um sistema em nuvem, você poderá acessar as informações necessárias dos pacientes, diminuir o número de faltas de consultas, e manter a organização da agenda como um todo, incluindo os fornecedores. 13

14 O que é importante ressaltar, de fato, é o quanto o planejamento financeiro será realmente acompanhado com os softwares e aplicativos de gestão. O que, automaticamente, facilita qualquer tomada de decisão, já que você terá sempre em mãos os dados e informações necessários para realizar mudanças e melhorias no consultório. 14

15 Planejar e organizar movimentações financeiras: O que é isso e como fazer?

16 A informatização de clínicas médicas é um passo essencial para que você mantenha sempre seu consultório saudável, em dia com as finanças, organizado com o atendimento dos pacientes e possibilitando o planejamento de investimentos futuros, entre outros. Porém, muitas vezes, profissionais como você ficam com algumas dúvidas nesse momento. Afinal, o que é planejar e organizar movimentações financeiras? Como aplicar isso no consultório médico? Para começar, a primeira pergunta é respondida com o seguinte: planejar e organizar-se financeiramente na clínica é poder ter sempre controlados todos os gastos e recebimentos dos atendimentos que você faz. Já a aplicação dessa atividade no seu consultório consiste em colocar em prática todas as ações necessárias para que a gestão financeira seja ativada e sempre trabalhada no dia a dia dos seus atendimentos. Se isso parecer um pouco complicado, mais uma vez, é importante lembrar da tecnologia como aliada na execução dessa tarefa. Portanto, registrar e analisar contas a pagar e receber fica muito mais fácil e descomplicado contando com a ajuda de softwares e aplicativos que são voltados para as rotinas da área da saúde. As ferramentas são ideais para essa tarefa e dão a dimensão certa do fluxo de caixa. 16

17 Cinco erros financeiros comuns que você não pode cometer em sua clínica

18 M uitos médicos têm suas agendas cheias de pacientes, divididos entre atendimentos pelo Sistema Único de Saúde (SUS), convênios e clínicas particulares. Isso, em alguns casos, prejudica os profissionais que desejam também estar presentes na gestão financeira de sua rotina de trabalho. Às vezes, é a falta de tempo que leva alguns médicos a cometerem erros, principalmente quando se trata de movimentação do fluxo de caixa da clínica. Então a melhor forma de evitar esses deslizes é ter sempre em mente com o que se deve ter muito cuidado e atenção durante a gestão financeira. Confira os exemplos! 18

19 NÃO PRECIFICAR ESTRATEGICAMENTE Isso significa cobrar abaixo do que você precisa para manter as contas da clínica equilibradas, ou exagerar no preço do atendimento e não conseguir atrair pacientes para movimentar o seu consultório. Uma dica muito importante para evitar isso é fazer uma boa pesquisa entre consultórios da concorrência e também analisar bem a região onde a clínica está localizada. NÃO TER VALOR FIXO DE PRÓ-LABORE Eis aqui mais um grave erro que muitos médicos donos de consultórios comentem e, pior, muitas vezes sem perceber as consequências que isso pode causar. Se você não fixar os valores de pró-labore, ou seja, o seu salário como dono da clínica, corre o sério risco de perder o controle financeiro e retirar mais dinheiro do caixa do que realmente poderia fazer. Não se engane. Mesmo quando perceber que o mês X está dando mais lucro do que o anterior, é importante analisar antes de gastar. Então a dica é fixar seu pró-labore e só mudar isso depois de, no mínimo, 6 meses 19

20 NÃO PLANEJAR FINANCEIRO E ANALISAR O FLUXO ANUAL É nessa ação que você poderá desenvolver melhor as suas metas e objetivos quanto ao que deseja para o ano na sua clínica. Ou seja, é aqui que será possível identificar o que poder ser feito em termos de melhorias no local, como reformas e compras de materiais mais modernos, e também de investimento para atrair e fidelizar mais pacientes, gerando mais fluxo para você. MISTURAR CONTAS PESSOAIS COM CONTAS DA CLÍNICA Outro erro muito comum entre donos de clínicas é misturar as contas pessoais com as contas do consultório. Dessa forma, é quase inevitável que você não só perca o controle financeiro do seu trabalho, como também a saúde financeira da clínica médica. Portanto, evite misturar essas duas contas. Lembre-se do seu pró-labore! 20

21 NÃO VER O ATENDIMENTO ESTRATÉGICA DO NEGÓCIO COMO PARTE Talvez esse seja o pior erro cometido por alguns profissionais de saúde: tratar mal seus pacientes ou não dar o devido valor à qualidade de seus atendimentos. Não se pode esquecer de que o atendimento é fator primordial para que o paciente se sinta seguro com você, além de saber que está sendo bem acompanhado no que precisar. O atendimento ao paciente é tão estratégico que ele é, muitas vezes, o que pode aumentar o seu fluxo de caixa e, ao mesmo tempo, dar ainda mais credibilidade a você, como médico. Jamais se descuide de desempenhar uma ótima prática no contato com as pessoas. 21

22 Conclusão

23 C omo você pôde notar ao longo deste material, cuidar da gestão financeira do consultório em que você atua é extremamente importante e necessário para oferecer o melhor serviço e garantir um retorno monetário sempre positivo. Hoje, a informatização de clínicas médicas é uma das principais aliadas na busca e no alcance desse objetivo. Ter a ajuda de um bom software de gestão é ter em mãos um grande diferencial na rotina do consultório e, muito mais, poder pensar e planejar os próximos passos para o negócio, em curto ou longo prazo. Se for preciso, não dispense a ajuda de profissionais especializados em tecnologia que possam, em um primeiro momento, orientá-lo melhor sobre como usar a ferramenta. Coloque, como uma de suas metas principais, começar o quanto antes a tendência que, definitivamente, veio para se instalar de vez na área da saúde: a informatização de clínicas médicas. Aposte e veja os benefícios acontecerem em pouco tempo de gestão, além de ganhar mais espaço entre médicos concorrentes e ter pacientes mais satisfeitos. 23