MINISTÉRIO DA SAÚDE MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA COAPO. Módulo I Transportes. Brasília DF 2006

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1 MINISTÉRIO DA SAÚDE Brasília DF 2006 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA COAPO Módulo I Transportes

2 ISBN Disque Saúde Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde

3 MINISTÉRIO DA SAÚDE Secretaria-Executiva Subsecretaria de Assuntos Administrativos MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA COAPO Módulo I Transportes Série A. Normas e Manuais Técnicos Brasília DF 2006

4 2006 Ministério da Saúde. Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que não seja para venda ou qualquer fim comercial. A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens desta obra é da área técnica. A coleção institucional do Ministério da Saúde pode ser acessada, na íntegra, na Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde: O conteúdo desta e de outras obras da Editora do Ministério da Saúde pode ser acessado na página: Série A. Normas e Manuais Técnicos Tiragem: 1.ª edição exemplares Elaboração, distribuição e informações: MINISTÉRIO DA SAÚDE Secretaria-Executiva Subsecretaria de Assuntos Administrativos Coordenação-Geral de Recursos Logísticos Coordenação de Apoio Operacional Esplanada dos Ministérios, Edifício Anexo, ala A, sala Brasília/DF. Tel.: (61) / Fax: (61) coapo@saude.gov.br Home page: Colaboradores Técnicos administrativos do Ministério da Saúde de diversas áreas contribuíram para a construção deste documento. Coordenador Célio Antônio Dias Elaboração Márcio Aldrin França Cavalcante Impresso no Brasil / Printed in Brazil Ficha Catalográfica Brasil. Ministério da Saúde. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos. Manual de procedimentos da COAPO: módulo I transportes / Ministério da Saúde, Secretaria-Executiva, Subsecretaria de Assuntos Administrativos. Brasília : Editora do Ministério da Saúde, p. (Série A. Normas e Manuais Técnicos) ISBN Transportes. 2. Organização e administração. 3. Serviços de transportes. I. Título. II. Série. NLM HM 711 Catalogação na fonte Coordenação-Geral de Documentação e Informação Editora MS OS 2006/0919 Títulos para indexação: Em inglês: COAPO Proceedings Manual: module I transport Em espanhol: Manual de Procedimientos de la COAPO: modulo I transportes EDITORA MS Documentação e Informação SIA trecho 4, lotes 540/610 CEP: , Brasília DF Tels.: (61) /2020 Fax: (61) editora.ms@saude.gov.br Home page: Equipe editorial: Normalização: Karla Gentil Revisão: Angela Nogueira e Lilian Assunção Capa, projeto gráfico e diagramação: Leandro Araujo

5 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO 5 1 METODOLOGIA 7 2 EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES (DESCRIÇÃO DAS ROTINAS) Transportes Transporte de material para campanhas do Ministério da Saúde Rotina de procedimentos para entrega via empresa privada contratada Rotina de procedimentos para entrega via correios Transporte de material, cargas e correspondências utilizando a empresa brasileira de correios e telégrafos (monopólio) Rotina de procedimentos para o serviço de correspondências simples Rotina de procedimentos para o serviço de impresso especial Rotina de procedimentos para o serviço de mala direta postal Rotina de procedimentos para o serviço de correspondência agrupada serca (malote) Remessa de malotes Chegada de malotes Rotina de procedimentos para os serviços de postagem de encomendas PAC Rotina de procedimentos para os serviços de postagem registrada Rotina de procedimentos para os serviços de postagem por sedex Sedex normal e sedex Sedex internacional Rotina de procedimentos para o serviço de recebimento e triagem de documentos e encomendas Diário Oficial da União DOU e Diário de Justiça DJ Mala oficial Correspondências agrupadas SERCA Sedex e registrados Correspondências simples Documentação expressa de outros órgãos do governo federal Expedição de documentos via motobói Telegrama via internet Transporte de material, cargas e encomendas pela empresa contratada Rotina de procedimentos para transporte de cargas e encomendas via terrestre Rotina de procedimentos para transporte de cargas e encomendas via aérea Transporte de mudanças dos servidores do ministério da saúde Transporte de pessoas, documentos e pequenas cargas Rotina de procedimentos para o transporte utilizando veículos terceirizados Transporte de servidores e pequenas cargas Transporte de autoridades em veículos à disposição Transporte de autoridades em caráter eventual Transporte de comitivas e servidores em caráter eventual Rotina de procedimentos para o transporte utilizando veículos oficiais 50

6 Transporte de servidores e pequenas cargas Transporte de autoridades em veículos à disposição Rotina de procedimentos para solicitação de combustível para os veículos oficiais do ministério da saúde 55 ANEXOS 57 Anexo A Modelo padrão de formulário para campanhas 57 Anexo B Requisição de transporte (RT) 58 Anexo C Guia de postagem referente à correspondência simples 59 Anexo D Guia de postagem referente a impresso especial 60 Anexo E Guia de postagem referente à mala direta postal 61 Anexo F Guia de remessa de documentos e processos GRDP 62 Anexo G Controle de remessa de malote 63 Anexo H Controle de chegada de malotes 64 Anexo I Lista de postagem de encomendas PAC 65 Anexo J Lista de postagem registrados 66 Anexo K Lista de postagem Sedex 67 Anexo L Controle de entrega de cartão para postagem de Sedex internacional 68 Anexo M Ordem de serviço transporte de mudanças 69 Anexo N Controle diário de veículo terceirizado 70 Anexo O Voucher da empresa contratada 71 Anexo P Planilha de controle de veículo terceirizado 72 Anexo Q Controle diário de veículo oficial 73 Anexo R Planilha de controle de veículo oficial 74 Anexo S Autorização de abastecimento 75 Anexo T Solicitação de transporte de pessoas 76 Anexo U Tabela de preços para encomendas PAC 77 Anexo V Tabelas de preços para encomendas registradas 78 Anexo W Tabela de preços para encomendas Sedex 79

7 APRESENTAÇÃO A Coordenação de Apoio Operacional (Coapo), vinculada à Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (CGRL) do Ministério da Saúde, visando à melhoria contínua e transparência de suas ações, elabora este Manual de Procedimentos Operacionais com o objetivo principal de orientar sobre as rotinas a serem seguidas para execução de suas competências. A proposta de utilização do presente documento é garantir que a estrutura interna organizacional dos técnicos e do apoio administrativo da coordenação esteja capacitada a executar todas as tarefas de preparação, suporte e manutenção dos processos produtivos e administrativos, assegurando a produtividade e a satisfação dos clientes internos e externos do Ministério da Saúde. As orientações constantes neste manual servem de apoio aos técnicos, coordenadores, gestores e ordenadores de despesas do Ministério da Saúde, e poderão sofrer ajustes e adequações na intenção de fortalecer cada vez mais os procedimentos da coordenação, sem perder suas características de agilidade e eficiência na prestação de serviços. 5

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9 1 METODOLOGIA As informações contidas no Manual de Procedimentos Operacionais estão dispostas de forma clara e objetiva, sendo que o seu conteúdo, no que se refere às rotinas de procedimentos, vincula o fluxo das ações do corpo técnico e gerencial da coordenação para o cumprimento de suas demandas. Estas informações objetivam também o esclarecimento de dúvidas ou questionamentos de profissionais, quaisquer sejam suas áreas de atuação dentro do Ministério da Saúde, e que tenham acesso às atividades desenvolvidas dentro da Coapo. A descrição do fluxo administrativo das tarefas está disposta de forma explicativa e por área de execução das atividades, tais como: transporte, telefonia, vigilância, conservação e manutenção. Para cada processo de trabalho referente a uma área específica, é apresentada uma seqüência de rotinas que descrevem, passo a passo, o fluxo de ações a serem seguidas para o desfecho de uma determinada demanda. As informações detalhadas nas rotinas de procedimentos de cada área de execução estarão sujeitas à revisão trimestral por parte do responsável pela respectiva rotina e será baseada no direcionamento do fluxo das ações da coordenação. 7

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11 2 EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES (DESCRIÇÃO DAS ROTINAS) As atividades exercidas pela Coapo são de fundo operacional e exigem planejamento, supervisão, controle e avaliação da execução dos contratos de fornecimento e prestação de serviços para o Ministério da Saúde relativos a sua área de atuação. Esses contratos contemplam as áreas de transporte, telefonia, serviços gerais, reprografia, eventos e serviços de fornecimento de insumos, entre outros. Para cada contrato existe um gestor responsável dentro da coordenação, a qual é subdividida em Divisão de Serviços Gerais (Diseg) e Divisão e Serviços Administrativos (Disad). Para melhor visualização das informações, cada área de atividade descrita contempla as ações referentes à execução de cada um desses contratos. 2.1 TRANSPORTES Esta área de atividade é abordada em quatro formas distintas de segmentos de transporte: transporte de cargas e correspondências, transporte de material para campanhas do Ministério da Saúde, transporte de mudanças de funcionários e transporte de pessoas. Vale ressaltar que cada tipo de transporte é efetuado baseado no objeto de contrato previamente assinado e publicado no Diário Oficial da União (DOU), de acordo com o seu segmento de atuação Transporte de material para campanhas do Ministério da Saúde O Ministério da Saúde conta atualmente com três contratos de transporte de cargas e encomendas para atender às diversas demandas. Um desses contratos foi firmado com a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), na condição de detentor do monopólio na remessa de correspondências, os outros dois foram firmados com uma empresa privada terceirizada e com a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos ECT (serviços caracterizados como não monopólio). Quando a remessa não é caracterizada como monopólio, a administração privilegia o princípio da economicidade para permitir a escolha do contrato a ser utilizado, pois as remessas com baixo peso (inferior a 30kg) oneram significativamente os cofres públicos se realizadas pela empresa privada contratada, em face da taxa mínima cobrada pelo mercado privado e, conseqüentemente, pela empresa. Considerando a diferença significativa de preços entre a ECT e a empresa privada contratada, para cargas de baixo peso, foi firmado contrato com a ECT com o intuito de subdividir a contratação em tantas parcelas quantas necessárias para aproveitar as peculiaridades do mercado, visando à economicidade. A seguir são demonstrados os procedimentos utilizados pelos técnicos da Coapo para viabilizar a execução de cada um dos serviços descritos anteriormente. 9

12 Rotina de procedimentos para entrega via empresa privada contratada Área demandante a) identifica necessidade de elaboração da campanha; b) prepara layout dos materiais; c) identifica a quantidade de material a ser produzido; d) faz a projeção da demanda para cada município; e) preenche formulário baseado no modelo padrão fornecido pela Coapo Anexo A; f) solicita a Coapo, via memorando devidamente registrado no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (Sipar), serviço de logística e distribuição do material. Apoio operacional da Coapo a) recebe solicitação via memorando devidamente registrado no Sistema de Protocolo e Arquivo (Sipar) do Ministério da Saúde; b) encaminha solicitação para despacho do coordenador. Coordenador da Coapo a) recebe solicitação e analisa justificativa para forma de envio; b) autoriza solicitação e encaminha documentação devidamente registrada no Sipar a Diseg para providências. Área técnica da Diseg a) recebe documentação física devidamente tramitada no Sipar e analisa se os dados requeridos para envio estão completos; b) prepara Requisição de Transporte (RT) Anexo B: entra no sistema de registro de transporte de cargas disponível em um dos servidores de rede do DATASUS, com acesso nos equipamentos: Coapo002, Coapojor; SEDEA e SEDEA064057, na Diseg; seleciona a pasta cadastro e clica em cadastrar RT ; preenche dados do requisitante na tela registro de transporte conforme demanda; preenche dados do objeto na tela registro de transporte conforme demanda; seleciona salvar. seleciona calcular valores na tela registro de transporte ; preenche itinerários cadastrados na tela registro de transporte conforme demanda; preenche tipo de transporte na tela registro de transporte conforme demanda; 10

13 preenche local de origem na tela registro de transporte conforme demanda; preenche local de destino na tela registro de transporte conforme demanda; seleciona salvar. c) imprime Requisição de Transporte (RT): seleciona a pasta relatório e clica em emitir relatório ; digita número/ano da RT na janela inserir valor do parâmetro ; seleciona ok ; seleciona arquivo na barra padrão e clica em imprimir. d) coleta assinatura do gestor do contrato com a transportadora na RT; e) faz uma cópia da RT e documentação referente à solicitação para arquivamento setorial; f) efetua o encaminhamento da RT e documentação originais à transportadora para posterior coleta do material; g) monitora junto à transportadora o processo de envio; h) recebe fatura e relatório de confirmação de entrega do material ou carga; i) confere dados da fatura: entra no sistema de registro de transporte de cargas, disponível em um dos servidores de rede do DATASUS, com acesso nos equipamentos: Coapo002, Coapojor; SEDEA e SEDEA064057, na Diseg; confere valor da fatura com o campo calcular valores na tela registro de transporte ; seleciona a pasta cadastro e clica em fatura ; preenche os campos mostrados na tabela cadastro de faturas com os valores informados na fatura; confere o campo valor total com o valor da fatura; insere os dados de serviço descriminados na fatura em preços unitário e total nos campos abaixo da tabela cadastro de faturas ; confere os campos total bruto e total com desconto ; seleciona salvar. j) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura e o relatório de confirmação de entrega do material ou carga ao gestor do contrato para análise e respectivo atesto. 11

14 Empresa contratada a) coleta RT na área técnica da Diseg; b) coleta material ou carga no local estipulado pela Diseg; c) emite fatura e relatório de confirmação de entrega do material ou carga, e envia à Diseg/Coapo. Gestor do contrato a) assina RT para encaminhamento da solicitação de transporte a empresa; b) recebe documentação referente à solicitação juntamente com a fatura e o relatório de confirmação de entrega de material ou carga; c) confere se os valores descritos na fatura estão de acordo com os valores pactuados em contrato; d) verifica se houve repactuação de valores no referido contrato; e) verifica os dados de registro da fatura no que se refere à data limite para sua emissão, forma de pagamento e tipo de transporte; f) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura, devidamente atestada, e o relatório de confirmação de entrega de material ou carga a Copef para pagamento, devidamente tramitada no Sipar Rotina de procedimentos para entrega via correios Área demandante a) identifica necessidade de elaboração da campanha; b) prepara layout dos materiais; c) identifica a quantidade de material a ser produzido; d) faz a projeção da demanda para cada município; e) preenche formulário baseado no modelo padrão fornecido pela Coapo Anexo A, identificando os campos tratamento (Sr., Sra., etc.), responsável (Nome do destinatário), cargo (Cargo do destinatário coordenador, secretário, etc.), entidade (secretaria estadual, municipal, etc.), divisão (coordenação, departamento, etc.), endereço, CEP, cidade e UF (conforme destino) e quantidade de material (material da campanha a ser enviado); f) solicita à Coapo, via memorando devidamente registrado no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (Sipar), serviço de logística e distribuição do material; g) recebe documentação física referente à solicitação devidamente tramitada no Sipar, para correção de erros; h) corrige erro ou adiciona informações pendentes quando solicitado; 12

15 i) envia documentação física e tramitada no Sipar, com as devidas correções à Coapo, para confirmação do transporte do material. Apoio operacional da Coapo a) recebe solicitação via memorando devidamente registrado no Sistema de Protocolo e Arquivo (sipar) do Ministério da Saúde; b) encaminha solicitação para despacho do coordenador. Coordenador da Coapo a) recebe solicitação e analisa justificativa para forma de envio; b) autoriz a solicitação e encaminha documentação devidamente registrada no Sipar à Disad para providências. Área técnica da Disad a) recebe solicitação via memorando devidamente tramitada no Sistema de Protocolo e Arquivo (Sipar) do Ministério da Saúde; b) realiza a triagem do material conforme solicitação de envio: cria uma tabela no programa excel com os dados da campanha conforme o modelo padrão Anexo A; acessa a pasta campanhas no servidor de rede da Coapo por meio do caminho: <\\coaposrv\disad\2006\campanhas>, e cria tabela no programa access com a estrutura do modelo padrão: salva estrutura de tabelas de campanhas anteriores como nova tabela modificando o nome e campo de remetente no formulário constante na estrutura da tabela anterior; cria nova estrutura para a tabela conforme solicitação: - seleciona "tabela" no campo "objetos"; - seleciona "estrutura" (Design) na barra de ferramentas; - acrescenta o nome do item da nova estrutura, conforme solicitação, na última linha da coluna "nome do campo" da tabela mostrada, se for o caso; - prosseguir no passo importa dados da tabela no programa excel para a nova tabela criada no programa access, se não houver modificação na estrutura da nova tabela em relação a anterior; - fecha tabela; - salva modificação. importa dados da tabela no programa excel para a nova tabela criada no programa access: 13

16 seleciona a tabela no programa excel, copia e cola na tabela criada no programa access; abre tabela no programa access; verifica se os dados estão corretos; fecha tabela; salva modificação. configura a triagem do CEP conforme dados da tabela: seleciona consulta no campo objetos ; seleciona o campo triagem_cep_tri ; seleciona estrutura (Design) na barra de ferramentas; clica no botão direito do mouse e seleciona mostrar tabela ; adiciona tabela selecionando a nova tabela criada na pasta tabela da janela mostrar tabela e clica em adicionar; seleciona o campo tabela na primeira coluna da tabela consulta mostrada; modifica o campo para nova tabela; seleciona o campo tabela na segunda coluna da tabela consulta mostrada; modifica o campo para nova tabela; posiciona o cursor sobre a tabela a ser removida, clica no botão esquerdo do mouse e seleciona remover tabela ; seleciona executar na barra de ferramentas; seleciona sim na janela mostrada; fecha tela de consulta triagem_cep_tri; salva modificação. cria relatório para nova tabela: seleciona relatório no campo objetos ; seleciona estrutura (Design) na barra de ferramentas; seleciona propriedades na barra de ferramentas ou clicando com o botão esquerdo do mouse no quadrado negro no canto superior esquerdo do relatório mostrado; seleciona o campo fonte do registro na pasta todas da janela relatório mostrada e seleciona o novo relatório criado; fecha janela; 14

17 seleciona novo relatório criado; salva estrutura de relatórios de campanhas anteriores como novo relatório modificando o nome e o campo remetente, se for o caso; modifica o código do contrato, se for o caso, efetuando duplo click no campo do contrato do formulário; modifica, se for o caso, o campo dos dados do formulário copiando e colando campo já existente no próprio formulário e clica em propriedades para mudar estrutura de captação de dados do novo campo; fecha relatório. salva modificação; seleciona visualizar na barra de ferramentas para mostrar o novo relatório; verifica se os dados estão corretos; fecha relatório. c) confirma os dados para envio; d) prepara arquivo conforme padrão exigido pelos correios; e) grava em meio magnético; f) envia os dados gravados para Centro de Triagem dos Correios (CTC), localizado no SIA Trecho 04, lote 150/250; g) confirma recebimento; h) monitora junto aos correios o processamento para envio; i) devolve arquivo para correção; j) identifica a origem do erro; k) verifica que o erro foi originado na Coapo: corrige o erro ou adiciona informações no arquivo; prepara arquivo conforme padrão exigido pelos correios; grava em meio magnético; envia os dados gravados para os correios; confirma recebimento; monitora junto aos correios o processamento para envio. l) verifica que o erro foi originado na área demandante; m) devolve documentação física, devidamente tramitada no Sipar, requerendo à área demandante a correção do erro; 15

18 n) recebe a documentação física e tramitada no Sipar, com as devidas correções; o) processa alterações dos dados pendentes; p) confirma os dados para envio; q) prepara arquivo conforme padrão exigido pelos correios; r) grava em meio magnético; s) envia os dados gravados para Centro de Triagem dos Correios (CTC), localizado no SIA Trecho 04, lote 150/250; t) confirma recebimento; u) monitora junto aos correios o processamento para envio; v) recebe fatura e relatório de detalhes de faturamento referente ao serviço; w) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura e o relatório de detalhes de faturamento ao gestor do contrato para análise e respectivo atesto; x) preenche planilha de acompanhamento de despesas com campanhas, disponível no servidor de rede da Coapo por meio do caminho <\\coaposvr\disad\2006\con- TRATOS\EBCT>, identificando os campos com os dados correspondentes para cada campanha. Correios a) recebe dados gravados para envio; b) identifica erro ou ausência nos dados; c) devolve material para correção; d) emite e envia fatura, juntamente com o relatório de detalhes de faturamento, à Disad/ Coapo. Chefia da Disad a) recebe documentação referente à solicitação juntamente com a fatura e o relatório de detalhes de faturamento; b) confere valores descritos na fatura se estão e acordo com os valores pactuados em contrato; c) verifica se houve repactuação de valores no referido contrato; d) verifica os dados de registro da fatura no que se refere aos dados da contratada; e) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura, devidamente atestada, e o relatório de detalhes do faturamento à Copef para pagamento, devidamente tramitada no Sipar. 16

19 2.1.2 Transporte de material, cargas e correspondências utilizando a empresa brasileira de correios e telégrafos (monopólio) Esse tipo de transporte contempla a prestação de serviços postais estipulada no contrato administrativo celebrado entre a partes e que está em vigor, onde o mesmo caracteriza os procedimentos operacionais a serem adotados os quais estão baseados nas informações e características de cada tipo de serviço prestado. Para cada tipo de serviço existe um contrato com definições, obrigações, disposições gerais, preço e forma de pagamentos distintos, os quais fazem parte como anexo do contrato administrativo. A rotinas descritas a seguir contemplam os principais serviços postais descritos no respectivo contrato que demandam serviço operacional do apoio técnico da Coapo. Estes serviços são: Serviço de Encomenda Expressa (sedex), correio internacional, Serviço de Correspondência Agrupada (Serca), serviços via internet, mala direta postal, mala oficial, correspondências simples, correspondências registradas, impresso especial, serviços de resposta e serviços telemáticos Rotina de procedimentos para o serviço de correspondências simples Esse serviço engloba a coleta e/ou recebimento, transporte e entrega domiciliária, em âmbito nacional, de correspondências para o Ministério da Saúde. Área Demandante a) identifica demanda de correspondências da área; b) envia a área de apoio de correios Disad as correspondências devidamente endereçadas e identificadas com a chancela padrão: recebe devolução do documento e corrige erro de postagem conforme solicitação; reenvia solicitação corrigida. Área técnica competente da Disad a) recebe solicitação da área demandante; b) verifica condições de peso, identificação de remetente e chancela padrão no anverso do referido documento conforme descrito em contrato: identifica erro de postagem; devolve documento a área demandante para ajuste. c) preenche, em duas vias, guia de postagem referente a correspondência simples Anexo C: preenche cabeçalho com os dados do contrato; preenche os campos: faixa de preço, quantidade, preço unitário e valor, conforme demanda, até 80 itens por faixa de peso; preenche o campo assinatura do cliente com os dados referentes à unidade solicitante e o número do contrato impresso no cartão de postagem da respectiva área; 17

20 preenche o campo observações, se houver; identifica o campo carimbo unidade de postagem com o devido carimbo e assinatura do técnico responsável. d) separa documentos para coleta dos correios; e) coleta assinatura do representante dos correios na guia de postagem; f) faz controle mensal, via excel, das postagens executadas; g) recebe cópia da fatura para conferência de valores; h) confere valores e devolve para chefia do Disad para pagamento, ou para questionamento junto aos correios, se houver divergência. Correios a) recebe guia de postagem com documentação para envio; b) processa o envio; c) emite e envia fatura e relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo. Chefia da Disad a) recebe fatura e o relatório de detalhes de faturamento; b) envia cópia da fatura para área técnica para conferência de valores; c) atesta e envia a fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Copef para pagamento ou questiona valores divergentes junto aos correios Rotina de procedimentos para o serviço de impresso especial Este serviço contempla o recebimento, o tratamento e a distribuição de objetos relativos à propaganda, peças promocionais, tais como: fitas de áudio e vídeo, CD s de áudio e multimídia, chaveiros, bonés, camisetas, amostras, etc. e periódicos, tais como: jornais, revistas, livros, fascículos e outras publicações periódicas. Área Demandante a) identifica demanda de impresso especial da área; b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos devidamente endereçados e identificados com a chancela padrão: recebe devolução do documento e corrige erro de postagem conforme solicitação; reenvia solicitação corrigida. Área técnica competente da Disad a) recebe solicitação da área demandante; 18

21 b) verifica condições de peso, identificação de remetente e chancela padrão no anverso do referido documento conforme descrito em contrato: identifica erro de postagem; devolve documento à área demandante para ajuste. c) preenche, em duas vias, guia de postagem referente a impresso especial Anexo D: preenche cabeçalho com os dados do contrato; preenche os campos: impresso especial local, impresso especial estadual ou impresso especial nacional, conforme demanda, até sete faixas de peso e peso máximo de 20Kg; preenche o campo contratante - assinatura como número do contrato impresso no cartão de postagem da respectiva área e carimbo e assinatura do técnico responsável; preenche o campo observações com os dados referentes à unidade solicitante. d) separa documentos para coleta dos correios; e) coleta assinatura do representante dos correios na guia de postagem; f) faz controle mensal, via excel, das postagens executadas; g) recebe cópia da fatura para conferência de valores; h) confere valores e devolve para chefia do Disad para pagamento, ou para questionamento junto aos correios, se houver divergência. Correios a) recebe guia de postagem com documentação para envio; b) processa o envio; c) emite e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo. Chefia da Disad a) recebe fatura e o relatório de detalhes de faturamento; b) envia cópia da fatura para área técnica para conferência de valores; c) atesta e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento a Copef para pagamento ou questiona valores divergentes junto aos correios Rotina de procedimentos para o serviço de mala direta postal Esse serviço contempla o recebimento, o tratamento e a distribuição de objetos referentes à mala direta, que é a comunicação direta com o cliente potencial ou consumidor, com forte apelo comercial, por meio do envio de peças promocionais, tais como: folhetos, catálogos, fitas de áudio e vídeo, disquetes, etc. tendo ou não associado a si um instrumento de 19

22 resposta a ser utilizado pelo cliente ou destinatário para um estabelecimento de um canal de comunicação que permita uma resposta imediata ao apelo. Área Demandante a) identifica demanda de mala direta da área; b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos devidamente endereçados e identificados com a chancela padrão: recebe devolução do documento e corrige erro de postagem conforme solicitação; reenvia solicitação corrigida. Área técnica competente da Disad a) recebe solicitação da área demandante; b) verifica condições de peso, identificação de remetente e chancela padrão no anverso do referido documento conforme descrito em contrato: identifica erro de postagem; devolve documento a área demandante para ajuste. c) preenche, em duas vias, guia de postagem referente à mala direta postal normal Anexo E: preenche cabeçalho com os dados do contrato; preenche os campos: MDP normal local, MDP normal estadual ou MDP normal nacional, conforme demanda, até sete faixas de peso e peso máximo de 20Kg; preenche o campo contratante - assinatura com o número do contrato impresso no cartão de postagem da respectiva área e carimbo e a assinatura do técnico responsável; preenche o campo observações com os dados referentes à unidade solicitante. d) separa documentos para coleta dos correios; e) coleta assinatura do representante dos correios na guia de postagem; f) faz controle mensal via excel das postagens executadas; g) recebe cópia da fatura para conferência de valores; h) confere valores e devolve para chefia do Disad para pagamento, ou para questionamento junto aos correios, se houver divergência. Correios a) recebe guia de postagem com documentação para envio; b) processa o envio; c) emite e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo. 20

23 Chefia da Disad a) recebe fatura e o relatório de detalhes de faturamento; b) envia cópia da fatura para área técnica para conferência de valores; c) atesta e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Copef para pagamento ou questiona valores divergentes junto aos correios Rotina de procedimentos para o serviço de correspondência agrupada Serca (malote) Esse serviço é prestado exclusivamente a pessoas jurídicas de direito público ou privado, de forma que possam manter, com regularidade e freqüência definidas, a comunicação entre órgãos, agências, filiais ou representantes seus ou de outras instituições, de acordo com os recursos disponíveis e em conformidade com as condições estabelecidas em contrato no que diz respeito aos horários de coleta e entrega. O serviço contempla a remessa e o recebimento de malotes de todos os núcleos estaduais, Departamento de Informática do SUS (DATASUS/RJ), Centro de Microfilmagem de Documentos (CMD/RJ), Instituto Evandro Chagas (IEC/PA), Centro Nacional e Primatas (CENP/PA), Centro de Referência Hélio Fraga/RJ e Centro Nacional de Armazenagem e Distribuição de Insumos (Cenadi) Remessa de malotes Área Demandante a) identifica demanda de remessa de documentos por malote da área; b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos para remessa devidamente endereçados e identificados via Sipar ou outra forma de identificação. Área técnica competente da Disad a) recebe solicitação da área demandante; b) verifica condições de peso, identificação de remetente e os dados do documento, conforme solicitação; c) assina recebimento da solicitação na guia do Sipar ou outra guia de encaminhamento; d) preenche Guia de Remessa de Documentos e Processos (GRDP) Anexo F por estado de destino: preenche o campo número com a numeração seqüencial diária por estado; preenche os campos: órgão remetente, número do doc. ou processo e órgão destinatário, conforme demanda, até no máximo 20kg por malote; preenche o campo data de emissão com a data correspondente; preenche o campo emitido por com a assinatura do técnico responsável. e) insere documentação no malote correspondente por estado até o máximo de 20Kg; 21

24 f) lacra malote e confirma visor com os dados do destinatário; g) preenche o formulário controle de remessa de malote Anexo G: preenche os campos origem, peso(kg) e n.º do malote conforme solicitação; preenche o campo data com a data correspondente; preenche o campo assinatura do servidor com a assinatura do técnico responsável; preenche o campo observação, se houver. h) separa malotes para coleta dos correios; i) assina guia de recolhimento fornecida pelo representante dos correios e retém uma cópia; j) faz controle das remessas executadas através do arquivamento das GRDP s em pastas por estado diariamente; k) arquiva GRDP s por um período de dois anos e posteriormente envia para o arquivo central do Ministério. Correios a) recebe o controle de remessa de malote com documentação para envio; b) processa o envio Chegada de malotes Área demandante a) envia malote com documentação de seu estado; b) confirma recebimento. Área técnica competente da Disad a) recebe malotes enviados; b) confere malotes listados na guia dos correios; c) assina recebimento na guia dos correios; d) preenche o formulário controle de chegada de malotes Anexo H: preenche os campos origem, peso (kg) e n.º do malote conforme listagem na guia dos correios; preenche o campo data com a data correspondente; preenche o campo assinatura do servidor com a assinatura do técnico responsável; preenche o campo observação, se houver. e) abre malote; 22

25 f) prepara documentação para triagem; g) encaminha documentação para expedição; h) prepara malote vazio para nova remessa. Correios a) entrega malotes com a respectiva listagem dos mesmos na guia dos correios; b) coleta assinatura de recebimento do responsável técnico na guia dos correios Rotina de procedimentos para os serviços de postagem de encomendas PAC Esse serviço é fornecido a todas as áreas do Ministério da Saúde e órgãos colegiados os quais possuem permissão para utilização do contrato de serviço por meio de subcontratos administrativos designados nos respectivos cartões de correios de suas unidades. A prestação do serviço consiste no recebimento e/ou na coleta, transporte e entrega em todo o território nacional, de remessas não expressas, em forma de pacotes de até 30Kg, contendo mercadorias com ou sem valor mercantil, de acordo com as características, áreas de postagem e entrega, prazos e preços regidos em contrato. Área demandante a) identifica demanda de remessa de documentos por PAC da área; b) envia a área de apoio de correios Disad os documentos para remessa devidamente endereçados e identificados com a chancela padrão juntamente com o formulário Lista de Postagem de Encomendas (PAC) Anexo I preenchida e assinada em quatro vias. Área técnica competente da Disad a) recebe solicitação da área demandante através de Lista de Postagem PAC devidamente preenchida; b) verifica condições de peso, identificação de remetente, chancela padrão e etiqueta de identificação do serviço no documento conforme descrito em contrato; c) confere lista de postagem de encomendas (PAC): do cabeçalho do formulário PAC com os dados do contrato; confere os campos do destinatário conforme a demanda código do objeto, código do serviço e código da unidade conforme solicitação. d) assina recebimento na 1.ª via do formulário; e) pesa documento conforme demanda (de um a 30Kg); f) verifica valor da pesagem conforme tabela de preços fornecida pelos correios Anexo U conforme demanda; 23

26 g) preenche lista de postagem de encomendas PAC: preenche os campos peso e valor da embalagem conforme faixa de peso identificada na demanda; preenche o campo valor total a pagar conforme demanda; preenche o campo assinatura e carimbo com a assinatura do técnico responsável. h) separa documentos para coleta dos correios; i) entrega documentos para os correios e coleta assinatura de recebimento em uma via do formulário PAC; j) arquiva formulário PAC; k) preenche diariamente planilha de controle de envio de documentos via PAC; l) faz controle mensal do fluxo de remessas de documento via PAC por unidade demandante. Correios a) coleta diariamente documentos postados via PAC; b) assina recebimento de documentos no formulário PAC; c) processa o envio dos documentos; d) emite e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo. Chefia da Disad a) recebe fatura e o relatório de detalhes de faturamento; b) envia cópia da fatura para área técnica para conferência de valores; c) atesta e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Copef para pagamento ou questiona valores divergentes junto aos correios Rotina de procedimentos para os serviços de postagem registrada Esse serviço é fornecido a todas as áreas do Ministério da Saúde e órgãos colegiados os quais possuem permissão para utilização do contrato de serviço através de subcontratos administrativos designados nos respectivos cartões de correios de suas unidades, sendo que existem três opções para entrega: normal, com aviso de recebimento (AR) e internacional. Área demandante a) identifica demanda de remessa de documentos registrados da área; b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos para remessa devidamente endereçados e identificados com a chancela padrão juntamente com o formulário Lista de Postagem - Registrados Anexo J preenchida e assinada em quatro vias. 24

27 Área técnica competente da Disad a) recebe solicitação da área demandante por meio da lista de postagem e registrados devidamente preenchida; b) verifica condições de peso, identificação de remetente, chancela padrão e etiqueta de identificação do serviço no documento conforme descrito em contrato; c) confere a lista de postagem registrados: confere os campos do cabeçalho com os dados do contrato; confere os campos do destinatário conforme a demanda; confere o campo relacionado ao número do contrato da área demandante; confere o campo código do serviço conforme a demanda, se normal: , se COM AR: ou se internacional: ; confere o campo n.º registro conforme demanda; confere assinatura do solicitante no campo responsável/cliente ; d) assina recebimento na 1.ª via da lista de postagem registrados; e) pesa documento conforme demanda (de um a 500g); f) verifica valor da pesagem conforme tabela de preços fornecida pelos correios Anexo V conforme demanda; g) preenche lista de postagem registrados: preenche o campo n.º da lista/ano com numeração seqüencial diária; preenche o campo data de postagem conforme a demanda; preenche os campos preço unitário, quantidade e valor conforme faixa de peso identificada na demanda; preenche o campo responsável/ect com a assinatura do técnico responsável. h) separa documentos para coleta dos correios; i) entrega documentos para os correios e coleta assinatura de recebimento em uma via da lista de postagem registrados; j) arquiva lista de postagem registrados; k) preenche diariamente planilha de controle de envio de documentos via registrados; l) faz controle mensal do fluxo de remessas de documento via registrados por unidade demandante. Correios a) coleta diariamente documentos postados via registrados; 25

28 b) assina recebimento de documentos na lista de postagem registrados; c) processa o envio dos documentos; d) emite e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo. Chefia da Disad a) recebe fatura e o relatório de detalhes de faturamento; b) envia cópia da fatura para área técnica para conferência de valores; c) atesta e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Copef para pagamento ou questiona valores divergentes junto aos correios Rotina de procedimentos para os serviços de postagem por Sedex Esse serviço compreende o recebimento em agências e/ou coleta, transporte e entrega de encomendas, correspondências e documentos urgentes, em âmbito nacional, oferecido em várias modalidades, bem como a venda de produtos postais relativos às embalagens das encomendas. A prestação desse serviço é fornecida a todas as áreas do Ministério da Saúde e órgãos colegiados os quais possuem permissão para utilização do contrato de serviço por meio de subcontratos administrativos designados nos respectivos cartões de correios de suas unidades, sendo que as modalidades de entrega utilizadas para este serviço constantes em contrato são: Sedex normal, Sedex 10 e Sedex internacional Sedex normal e Sedex 10 Área demandante a) identifica demanda de remessa de documentos por sedex da área; b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos para remessa devidamente endereçados e identificados com a chancela padrão juntamente com o formulário lista de postagem sedex Anexo K preenchida e assinada em três vias. Área técnica competente da Disad a) recebe solicitação da área demandante através da lista de postagem Sedex devidamente preenchida; b) verifica condições de peso, identificação de remetente, chancela padrão e etiqueta de identificação do serviço no documento conforme descrito em contrato; c) confere Lista de Postagem Sedex: confere os campos do cabeçalho com os dados do contrato; confere os campos do destinatário conforme a demanda; confere os campos código do serviço e código da unidade conforme solicitação; confere o campo código do objeto conforme solicitação para sedex normal ou sedex 10, de acordo com a etiqueta fixada no documento. 26

29 d) assina recebimento na cópia da 1.ª via da lista de postagem Sedex; e) pesa documento conforme demanda (de 1g a 30Kg); f) verifica valor da pesagem conforme tabela de preços fornecida pelos correios Anexo W conforme demanda; g) preenche a lista de postagem Sedex: preenche o campo peso tarifado e valor da embalagem conforme faixa de peso identificada na demanda; preenche o campo carimbo e assinatura/matrícula com a assinatura do técnico responsável. h) separa documentos para coleta dos correios; i) entrega documentos para os correios e coleta assinatura de recebimento na 1.ª via da Lista de Postagem Sedex e retém a 2.ª via; j) arquiva 2.ª via da lista de postagem sedex; k) preenche diariamente planilha de controle de envio de documentos via Sedex; l) faz controle mensal do fluxo de remessas de documento via sedex por unidade demandante. Correios a) coleta diariamente documentos postados via Sedex; b) assina recebimento de documentos na lista de postagem Sedex; c) processa o envio dos documentos; d) emite e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo. Chefia Disad a) recebe fatura e o relatório de detalhes de faturamento; b) envia cópia da fatura para área técnica para conferência de valores; c) atesta e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Copef para pagamento ou questiona valores divergentes junto aos correios Sedex internacional Área demandante a) identifica demanda de remessa de documentos por sedex da área; b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos para remessa devidamente endereçados e identificados com a chancela padrão juntamente com o formulário lista de postagem sedex Anexo K preenchida e assinada em três vias; 27

30 c) encaminha pessoalmente remessa de documentos à agência central dos correios conforme direcionamento da área de apoio de correios Disad. Área técnica competente da Disad a) recebe solicitação da área demandante por meio da lista de postagem Sedex devidamente preenchida; b) verifica condições de peso, identificação de remetente, chancela padrão e etiqueta de identificação do serviço no documento conforme descrito em contrato; c) confere lista de postagem Sedex: confere os campos do cabeçalho com os dados do contrato; confere os campos do destinatário conforme a demanda; confere os campos código administrativo e código da unidade conforme solicitação; confere o campo código do objeto conforme solicitação para Sedex internacional. d) fornece cartão de postagem com código do contrato administrativo; preenche formulário controle de entrega de cartão para postagem de Sedex internacional Anexo L: preenche o campo unidade administrativa com o código administrativo da unidade e sua sigla conforme demanda; preenche os campos ramal e nome legível do servidor conforme demanda; preenche os campos data, horário de entrega e horário de devolução conforme horário de postagem; coleta assinatura do solicitante. e) preenche diariamente planilha de controle de envio de documentos via sedex internacional; f) faz controle mensal do fluxo de remessas de documento via sedex internacional por unidade demandante. Correios a) recebe documentos postados via sedex internacional; b) assina recebimento de documentos na lista de postagem Sedex; c) processa o envio dos documentos; d) emite e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo. Chefia da Disad a) recebe fatura e o relatório de detalhes de faturamento; b) envia cópia da fatura para área técnica para conferência de valores; c) atesta e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Copef para pagamento ou questiona valores divergentes junto aos correios. 28

31 29

32 Rotina de procedimentos para os serviços de recebimento e triagem de documentos e encomendas Esse serviço é realizado pela área técnica especializada da Coapo e consiste no recebimento e na triagem de toda documentação e encomendas entrantes do Ministério da Saúde, bem como a operacionalização de sua entrega aos respectivos destinatários. Estes procedimentos contemplam a expedição dos principais serviços postais descritos no contrato administrativo Diário Oficial da União DOU e Diário de Justiça DJ Área técnica da Disad a) recebe DOU s e DJ s encaminhados pela Imprensa Nacional na quantidade contratada pelo Ministério da Saúde; b) organiza DOU s nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde; c) organiza DJ s no escaninho da consultoria jurídica do Ministério da Saúde; d) monitora coleta dos DOU s e DJ s pelo representante das áreas requisitantes conforme a demanda Mala oficial Área técnica da Disad a) recebe diariamente pelos correios os documentos encaminhados de outros ministérios, via mala oficial; b) assina recebimento na lista de remessa de documentos fornecida pelos correios; c) organiza documentos recebidos nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde, conforme destino; d) anota número do documento recebido na pasta da respectiva área conforme identificação; e) monitora coleta dos documentos pelo representante das áreas requisitantes conforme a demanda. Correios a) coleta diariamente os malotes com documentação nos ministérios e outros órgãos do Governo Federal que utilizam este serviço; b) faz triagem da documentação; c) entrega documentação destinada ao Ministério da Saúde; d) coleta assinatura do técnico responsável Disad pelo recebimento na lista de remessa de documentos. 30

33 Correspondências agrupadas Serca Área técnica da Disad a) recebe documentos encaminhados pela área de malotes, enviados pelos núcleos estaduais e órgãos colegiados credenciados para utilização deste serviço; b) faz a triagem da documentação; c) organiza as Guias de Remessa de Documentos e Processos (GRDP), anexas à documentação; d) assina e carimba as respectivas guias; e) devolve as GRDP a área de malotes; f) organiza documentos recebidos nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde, conforme destino; g) anota número do documento recebido na pasta da respectiva área conforme identificação; h) monitora coleta dos documentos pelo representante das áreas requisitantes conforme a demanda Sedex e registrados Área técnica da Disad a) recebe diariamente pelos correios documentação encaminhada ao Ministério da Saúde; b) assina em duas vias o recebimento na lista de objetos entregues fornecida pelos correios, e retém uma via (exceto para Sedex 10 e encomendas entregues em caixas, onde não há retenção de nenhuma via); c) faz a triagem da documentação; d) organiza documentos recebidos nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde, conforme destino; e) anota número do documento recebido na pasta da respectiva área conforme identificação; f) monitora coleta dos documentos pelo representante das áreas requisitantes conforme a demanda. Correios a) entrega documentação destinada ao Ministério da Saúde; b) coleta assinatura do técnico responsável Disad pelo recebimento na lista de remessa de documentos. 31

34 Correspondências simples Área técnica da Disad a) recebe diariamente pelos correios documentação encaminhada ao Ministério da Saúde; b) assina recebimento; c) faz a triagem da documentação; d) organiza documentos recebidos nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde, conforme destino; e) anota número do documento recebido na pasta da respectiva área conforme identificação; f) monitora coleta dos documentos pelo representante das áreas requisitantes conforme a demanda. Correios a) entrega documentação destinada ao Ministério da Saúde; b) coleta assinatura do técnico responsável da Disad pelo recebimento na lista de remessa de documentos Documentação expressa de outros órgãos do Governo Federal Área técnica da Disad a) recebe diariamente pelos correios documentação encaminhada ao Ministério da Saúde de outros órgãos do Governo Federal entregue por funcionário devidamente credenciado; b) assina recebimento; c) faz a triagem da documentação; d) organiza documentos recebidos nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde, conforme destino; e) anota número do documento recebido na pasta da respectiva área conforme identificação; f) monitora coleta dos documentos pelo representante das áreas requisitantes conforme a demanda Expedição de documentos via motobói Área Técnica da Disad a) recebe diariamente documentos enviados pelos núcleos estaduais ou órgãos colegiados externos ao Ministério da Saúde e encaminhados para outros ministérios ou outros órgãos do Governo Federal; 32