RECEPÇÃO. Manual de Procedimentos FECHAMENTO DE CAIXA

Transcrição

1 Manual de Procedimentos RECEPÇÃO FECHAMENTO DE CAIXA

2 RECEPÇÃO FECHAMENTO DE CAIXA SUMÁRIO Fluxo de Processos Fechamento de Caixa Relatório de Recebimentos e Pagamentos Relatório Estornos e Descontos Relatório Checkout Efetivo Conferência de Caixa Acerto nas Contas Limpeza de file Caixa no Cofre

3 FLUXO DE PROCESSOS INICIO Fechamento do caixa de cada recepcionista Emitir relatórios Recebtos e Pagtos Estornos/Desctos Checkouts Efetivos Conferência do caixa Caixa OK? Não Acerto nas contas Sim Limpeza da pasta de apartamentos (file) Fechar envelope com o caixa para cada recepcionista Recibos paid-outs Dinheiro/Cheque Recebto/Pagto Deposita no cofre boca de lobo FIM

4 Fechamento de Caixa Ao final de cada turno, cada recepcionista deve efetuar o fechamento do seu caixa. Esse fechamento é a conferência, com base em relatório do sistema, com dinheiro, cheque, cartões, a faturar, etc. recebidos dos hóspedes na recepção. Portanto, todas as formas de pagamento recebidos pela recepção, terá que bater com o relatório do sistema, para que as informações sejam integradas de forma correta. Relatório Recebimentos e Pagamentos As informações contidas nesse relatório permitem ao usuário conferir o seu caixa, pois ele traz todos os recebimentos do hóspede, permitindo assim uma conciliação do caixa físico com o sistema, de acordo com as formas de pagamento recebidas (dinheiro, cheque, cartão, a faturar, etc.) Para emitir esse relatório, acesse Consultas - Relatórios - FrontOffice - Caixa no módulo VHF. O fechamento do caixa deve ser feito por usuário, caso cada um tenha o seu caixa, ou por turno, ou seja, um único caixa para o turno da manhã, por exemplo. Sendo um caixa por usuário, na tela de filtro desse relatório, selecione a data de fechar o caixa e o usuário. Sendo um único caixa, selecione apenas a data e o horário do turno, assim o relatório mostrará todos os recebimentos e pagamento de todo o período.

5 Relatório Estornos e Descontos Esse relatório deverá estar acompanhado por todos os documentos assinados pelos hóspedes solicitando o estorno ou por justificativas dadas pela gerência descrevendo o motivo dos mesmos. Para emitir esse relatório, acesse Consultas - Relatórios - FrontOffice - Caixa no módulo VHF. Relatório Check-outs Efetivos Antes do final de cada turno, o setor deverá emitir esse relatório para que seja feita a limpeza da pasta dos apartamentos que efetuaram check-out no dia, evitando que comandas de reservas antigas sejam lançadas em novos check-ins. Para emitir esse relatório, acesse Consultas - Relatórios - FrontOffice - Recepção no módulo VHF. Na tela de filtro, informe a data e clique em Efetivos. Conferência de Caixa A conferência do caixa se dá com o resumo do relatório Recebimentos e Pagamentos com os valores recebidos fisicamente de dinheiro, cheque, todos os comprovantes de cartões de crédito, a faturar, etc. Os valores apresentados no resumo desse relatório serão conferidos com os valores recebidos fisicamente, assim permitindo o OK do caixa do usuário/turno. No caso de o caixa não "bater" com o relatório, analise todos os fechamentos de contas e suas formas de pagamento nesse mesmo relatório, permitindo assim o usuário a identificar o erro e efetuar a correção no sistema, realizando lançamentos a crédito ou a débito, estornos, etc. até que o caixa fique correto.

6 Atenção! Essa conferência é de fundamental importância para que o setor de faturamento, em caso de notas a faturar, não seja prejudicado na emissão da fatura e atrasando pagamento de clientes. Fique de Olho O hotel é uma equipe, e cada um fazendo o seu trabalho corretamente, a operação se dará naturalmente e sem erros, favorecendo os procedimentos de cada setor e sem que haja retrabalho. Acerto nas Contas Qualquer divergência encontrada na conferência do caixa, deve-se efetuar a correção. Geralmente, essas divergências estão nas formas de pagamento, ou seja, encerrar uma conta em dinheiro mas o correto era em cheque, ou encerrar em Visa e o correto seria Mastercard, etc. Esses lançamentos de formas de pagamento não necessariamente são feitos somente no encerramento da conta. Por isso, em acertos em formas de pagamento em contas ainda check-in, basta estornar o crédito e efetuar o novo lançamento corretamente. Para estornar o lançamento do crédito incorreto em contas ainda abertas, acesse a Operação de Caixa em Caixa - Operação de Caixa. Se preferir, utilize a tecla de atalho. Na tela de Operação de Caixa, digite o número da UH ou da reserva e tecle <ENTER> para acessar os lançamentos e efetuar a correção. Selecione o lançamento a crédito incorreto e efetue o estorno clicando no botão Estornar no lado direito da tela. Selecione o motivo do estorno e clique em Confirmar. Efetue o lançamento na forma de pagamento correta ou lança com o valor correto.

7 Para estornar o lançamento do crédito incorreto em contas já encerradas, acesse a Operação de Caixa em Caixa - Operação de Caixa. Se preferir, utilize a tecla de atalho. Na tela de Operação de Caixa, clique no ícone ao lado do campo Reserva. Na tela de busca, digite o número da reserva e tecle <ENTER> para acessar os lançamentos e efetuar a correção. Para efetuar o estorno da forma de pagamento em contas encerradas, primeiramente devemos reabrir a conta. Para isso, clique no botão Reabrir Conta na parte inferior da tela. Atenção! Caso a conta exceda o número de dias de encerramento para a reabertura, não será possível reabrí-la, por isso, se torna importante que as conferências sejam feitas diariamente. Após a reabertura da conta, deve-se cancelar a nota para que possa ser efetuado o lançamento de forma correta. Para isso, clique em Cancelar Nota na parte inferior da tela. Selecione o lançamento a crédito incorreto e efetue o estorno clicando no botão Estornar no lado direito da tela. Selecione o motivo do estorno e clique em Confirmar. Efetue o lançamento na forma de pagamento correta ou lança com o valor correto.

8 Limpeza da pasta de comandas Com o relatório de Check-outs efetivos, efetue a limpeza da pasta da UH para que comandas antigas não sejam cobradas em novas reservas. Fechamento do Envelope do Caixa Cada recepcionista deverá fechar o envelope do caixa contendo os recibos de paid-out, dinheiro, cheque e o relatório de recebimentos e pagamentos utilizado anteriormente para a conferência do caixa. Caixa no cofre Após o fechamento dos caixas, lacre o envelope, coloque o nome do usuário ou turno por fora e guarde no cofre da recepção ou auditoria de receita.