Planificação de uma viagem de negócios

Transcrição

1 Planificação de uma viagem de negócios

2 Página de Rosto Grupo: Joana Fernandes, Nuno Silva, Paulo Martins e Tânia Marlene Silva Ano/Turma: 12º ano do curso profissional de Secretariado Escola: Secundaria/3 De Paços de Ferreira Disciplina: Técnicas de Secretariado Prof: Adelina Silva Modulo: 19 (Viagens de Negócios) Data: Setembro de 2009 Assunto: Planificação de uma viagem 2

3 Conteúdo Introdução... 4 As viagens... 5 Deveres de um secretário:... 6 Calendarização... 7 Contactos a estabelecer... 8 Correspondência... 9 Comunicações telefónicas e faxes... 9 Determinação do itinerário Meios de transportes Documentação e procedimentos burocráticos Reserva de bilhetes de hotéis O recurso às agências de viagem Aspectos financeiros Moeda e câmbio Cartões de crédito e cheques de viagem Verificação final Conclusão Bibliografia

4 Introdução Frequentamos a Escola Secundária de Paços de Ferreira, no 12º ano do curso profissional de Secretariado. Na disciplina de Técnicas de Secretariado fomos solicitados para a realização de um trabalho em grupo sobre Planificação de uma Viagem, que corresponde ao módulo 19, Viagens de Negócios, a pedido da professora Adelina Silva. Esta pesquisa foi bastante importante para o futuro das nossas vidas profissionais, pois poderemos vir a precisar de planificar uma viagem na empresa onde iremos exercer o nosso trabalho de secretários. Neste projecto, toda a informação que abordamos foram com bases nos livros fornecidos pela nossa Professora. 4

5 As viagens Sob a designação de viagens, tem por bases saídas para locais mais distantes; mais prolongadas (normalmente excede um dia); substancialmente mais trabalhosas e exigente e, frequentemente, para o estrangeiro. Alias, as primeiras duas características que atribuímos a estas deslocações, o seu prolongamento no tempo e no espaço, são normalmente confirmadas por qualquer dicionário, já que o termo da viagem exprime a ideia de uma deslocação dum determinado local para outro distante. As viagens deve de ser correctamente marcadas precisando convenientemente os dias, as horas e os locais dos contactos a estabelecer. Evidentemente que também a sua coordenação e preparação devem de ser rigorosas. No entanto, dadas as particularidades já enunciadas, o seu estudo carece de maior rigor, ponderando cuidadosamente todos os pormenores, tendo em relação a sua duração. 5

6 Deveres de um secretário: Assegurar a preparação da viagem ou de visitas; Reunir dossiers, estatísticas, relatórios; Situar a pessoa que vem em relação à pessoa que o recebe; Situar o dia, a hora e o lugar; Disponibilidade de todos os intervenientes (não só uma pessoa mas todas) só depois se marca a reunião; Confirmar a data da reunião, por telefone ou por escrito; Agenda do chefe (marcar as visitas); Destino (dentro ou fora do país); Meio de transporte; Dia e hora e que convêm ir; Tipo de hotel que prefere; Se gostam de ficar perto do aeroporto, centro de cidade, etc.; Pedir informações sobre os meios de transporte; Cuidar dos bilhetes e reserva do lugar; Reservar o hotel obtendo a respectiva confirmação Pode haver necessidade de alugar um automóvel; Preparar calendário da viagem, com datas para as entrevistas e visitas e reuniões, Reunir um dossier ou pasta tudo que por necessário (correspondência, fax, s, relatórios, etc.) pode ser só uma pasta ou pastas separadas; Não esquecer papel para apontamentos. Providenciar etiquetas para a identificação das bagagens; Aspecto financeiro; Pedir directivas para quando estiver ausente especialmente para quem o vai substituir. 6

7 Calendarização O planning e o timing devem ser cuidadosamente equacionados para uma correcta planificação seja de que trabalho for, revestindo-se de particular importância a calendarização atempada de qualquer deslocação ou viagem. 1. A calendarização deve de ser feita; 2. Na agenda do dirigente e do assessor; 3. No planning especifico que consiste: As informações a obter; Os contactos a estabelecer; As tarefas a desempenhar. 7

8 Contactos a estabelecer As deslocações exigem toda uma serie de contactos e de comunicações preparatórias, cujo teor e destinatários diferem de acordo com as finalidades pretendidas. Obter as informações de ordem vária; Marcação de visitas e de reuniões; Inscrições em jornadas de trabalho; Participação activa nas mesmas; Reserva de lugares e de quartos; Obtenção de apoio logístico e financeiros. Os contactos devem de ser feitos com antecedência e pela via mais apropriada ao destinatário e ao assunto a tratar: telefone, fax, correio normal ou electrónico, etc. 8

9 Correspondência A correspondência dirigida aos diversos destinatários empresas a visitar, organismos promotores de jornadas profissionais, fornecedores de serviços, etc. deve de ser enviada atempadamente e devidamente registada. Comunicações telefónicas e faxes As comunicações telefónicas e os faxes iniciam muitas vezes os contactos a estabelecer para a organização de uma viagem, recorrendo-se a eles sobretudo par a obtenção de informações premiares. São igualmente usados como alternativa á correspondência normal em caso de urgência e para esclarecer dúvidas suscitadas pela correspondência recebida ou para pedir informações complementares. 9

10 Determinação do itinerário A determinação do itinerário pode obedecer a critérios diversos: economia de tempo ou de dinheiro, sequência lógica de ordem geográfica ou negocial, condicionantes do transporte ou das transportações, etc. É assim necessário estabelecer em 1º lugar um critério a seguir, para depois fazer o estudo do itinerário que melhor serve as finalidades de deslocação. Também aqui é essência a obtenção de informações que permitam fazer a melhor escolha: uma estrada pode ser mais directa, mas estar em obras ou passar por um centro populacional que se encontra em festa em cujos acessos estão engarrafadas, uma viagem aérea pode ser mais baratas se tiver mais pontos de escala. 10

11 Meios de transportes 1. Comboio: Dispor de um guia dos caminhos-de-ferro actualizado; Depois de escolher o comboio fazer a reserva dos lugares e comprar os bilhetes. 2. Automóvel: Mapas actualizados do país, GPS, ou guias turísticos; Revisão geral do carro; Se o carro for da empresa tem de levar uma autorização da tal se não, não nos deixam passar na fronteira. 3. Avião: Contactar uma agência de viagens; O bilhete tem de estar: ok (bilhete garantido), W.L. (lista de espera). 11

12 Documentação e procedimentos burocráticos A documentação e os procedimentos burocráticos preparatórios da viagem incidem basicamente sobre os aspectos seguintes: Passaportes, vistos, certificados de vacinas; Carta de condução, carta verde, autorização automóvel e seguros; Procurações e credenciais; Documentação diversa necessária á negociação ou á jornada profissional. 12

13 Reserva de bilhetes de hotéis A reserva de bilhetes e hotéis podem constituir um sério problema, sobretudo em época alta ou por ocasião de grandes eventos. Com efeito não só há por vezes reservas marcadas superiores ao número de lugares existentes, como a marcação sem conhecimento directo dá frequentemente origens a surpresas desagradáveis. Por essas razoes, e embora seja possível fazer reservas e marcações directamente por via informática, é muitas vezes preferível entregar a responsabilidade a uma agencia de viagem, que tem maior facilidade em efectuar as marcações, evitando-se assim diligencias a que não se esta habituado, perdas de tempo, gastos em telecomunicações e contratempos. 13

14 O recurso às agências de viagem As agências de viagem actuam como intermediárias e prestadores de serviços, estando habituadas para executar todo o tipo de operações relativas a deslocações e viagens, substituindo o cliente sem perda de tempo e sem encargos adicionais e proporcionando-lhe opções que ele muitas vezes desconhece. O recurso as agencias é assim aconselhável: Para deslocações de média duração e para viagens; Para prestações de serviços a clientes estrangeiros; Para a organização de eventos socioprofissionais. 14

15 Aspectos financeiros Há igualmente que organizar os aspectos financeiros da viagem, nomeadamente no que se refere a: Moeda e câmbio; Cartões de crédito e viagens. Contudo uma vez que as condições de prestação de serviços podem variar, é também neste campo aconselhável uma consulta directa ao banco com que a empresa habitualmente trabalha e que pode ajudar a encontrar a melhor solução, com o menor custo e sem perdas de tempo, encarregando-se ate de todos os aspectos financeiros da viagem. 15

16 Moeda e câmbio As moedas e respectivas cotações são estabelecidas diariamente pelo banco de Portugal, tendo qualquer dependência ou agencia bancária á lista de câmbios das moedas oficialmente cotadas. É também possível comprar moedas não incluídas nas cotações oficiais, sendo os preços calculados a partir de cotações estrangeiras. Neste caso, é frequente comprar o mínimo dessas divisas para assegurar as despesas menores, utilizando outra moeda de negociação para os gastos mais elevados, uma vez que é prática habitual a sua aceitação. Convém ainda providenciar dinheiro trocado para pequenas despesas. 16

17 Cartões de crédito e cheques de viagem Os recursos, os cartões de crédito e cheques de viagem são frequentemente preferível á compra directa da moeda, pelo que constitui a forma mais usada de assegurar os pagamentos durante a deslocação no estrangeiro. 17

18 Verificação final Organizada a viagem, é necessário fazer com a possível antecedência uma verificação final: Da pasta com os documentos pessoais; Da pasta com os documentos referentes ao negócio em causa ou á participação previa; Da pasta com informação pertinentes ou eventualmente necessárias; Da pasta com os bilhetes; Da capa com o papel timbrado e sem timbre; Dos mapas e itinerários; Do programa de viagem; Das etiquetas para as pastas e para as bagagens. 18

19 Conclusão A elaboração deste trabalho, sobre planificação de uma Viagem, fez com que fiquemos com bases para futuramente exercermos correctamente o nosso posto de trabalho. Neste projecto apresentamos vários tópicos, de como o secretário deve exercer uma planificação de uma viagem. A pesquisa do trabalho, como já referimos na introdução, foi feita com bases nos livros fornecidos pela professora de técnicas de Secretariado. Com este trabalho, retiramos conhecimentos sobre o tema e achamos que nos irá ser útil para o nosso futuro profissional. 19

20 Bibliografia Ilustrações: Fonte: Ilustração 1: Textos: Fonte: Livros fornecidos pela professora Adelina Silva Manuel de Jesus Alves Vilão Curso prático de Secretariado II volume, Plátano Editora; Ministro da educação guia de aprendizagem para a disciplina de técnicas de secretariado unidades 4,5,6,7,8, editorial do ministro da educação. 20