Planeamento de uma Viagem. Escola secundária de Paços de Ferreira.

Transcrição

1 Escola secundária de Paços de Ferreira Planeamento de uma Viagem

2 Trabalho realizado por: Cátia Nunes n.º2 Mafalda Neves n.º6 Sandra Costa n.º9 Tânia Leão n.º12 Disciplina: Técnicas de Secretariado

3 Índice Introdução...1 Planeamento de uma viagem...2 Etapas da planificação de uma viagem de negócios...3 Calendarização...3 Contactos a estabelecer...4 Correspondência...5 Determinação do itinerário...5 Comunicações Telefónicas e Faxes...6 Meio de transporte...6 Reserva de bilhete...7 O Passaporte...7 Vistos...8 Seguro de viagem...8 Carta Verde...9 Autorização automóvel...9 Certificado de vacinas Boletim de sanidade Carta de condução Procurações e Credenciais...11 Documentação diversa Aspectos financeiros da viagem A moeda Cheques de Viagem Cartas de Crédito de viagem Cartões de Credito Cartões de Câmbio Dinheiro trocado Alguns contactos a estabelecer Marcação de hotel As firmas a visitar Outros aspectos de ordem prática Horário prático Horário de lojas Clima Alimentação de aparelhos eléctricos Limites da alfândega A verificação final Conclusão... 19

4 Bibliografia...20

5 Introdução Este trabalho foi sugerido no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado para os devidos efeitos do fim do módulo 19 Viagem de Negócios. Neste trabalho vamos abordar as etapas da planificação de uma viagem de negócios que são: calendarização, contactos a estabelecer, correspondência, determinação do itinerário, comunicações telefónicas e faxes, meio de transporte a utilizar, a documentação a tratar para a viagem. E por ultimo, conhecer um pouco melhor o país para o qual destinou viajar, nomeadamente, o clima, cultura, fuso horário. O trabalho do trabalho de profissional de Secretariado consistirá na preparação de todos os documentos que assegurem a realização da viagem. 1/24

6 Planeamento de uma viagem Planificar uma viagem de negócios é tarefa corrente de um Profissional de Secretariado que corresponde a uma análise pormenorizada de todas as hipóteses e possibilidades de acção, quer no campo da actividade profissional quer ainda, se possível proporcionando itinerários que possam garantir uma certa satisfação pessoal. Uma boa planificação permite colmatar a lacunas e as perdas irreparáveis de uma viagem improvisada, garantindo os melhores resultados possíveis. O trabalho do trabalho de Secretariado consistirá na preparação de todos os documentos que assegurem a realização da viagem; passaporte, vistos, documentos de sanidade, reservas e marcações de hotéis, marcação de passagens, etc., e ainda toda a documentação que diz respeito ao crédito documentário. Para alem da preparação de todos estes documentos compete-lhe ainda, muitas vezes, elaborar um pequeno roteiro da viagem que permita ao director aproveita-la do ponto de vista pessoal. O trabalho do profissional de Secretariado consistirá na preparação de todos os documentos que viabilizem a realização da viagem. As viagens têm múltiplas finalidades: - visitar clientes em acções de Marketing; - negociar "in loco" com fornecedores; - fazer prospecção de mercados; - participar feiras, congressos ou exposições; /24

7 O Comércio Externo A maioria das viagens de negócios destinam-se á importação e exportação de mercadorias. Todas essas exportações e importações são regidas por leis do comércio internacional que se baseiam em dois elementos: Ä Documentos Ä Intervenção de Bancos Etapas da planificação de uma viagem de negócios A um profissional de Secretariado compete planificar e organizar o seguinte: Ä Calendarização O planning e o timing devem ser cuidadosamente equacionados para uma correcta planificação seja de que trabalho for, revestindo-se de particular importância a calendarização atempada de qualquer deslocação ou viagem. A calendarização deve ser feita: na agenda do dirigente e do assessor; no planning especifico que considere: - as informações a obter (horários, tarifas) - os contactos a estabelecer (agências de viagem, Câmara de comércio) 3/24

8 - as tarefas a desempenhar (compra de divisas, obtenção de vistos, etc) Ä Contactos a estabelecer As deslocações exigem toda uma serie de contactos e de contactos e de comunicações preparatórias, cujo teor e destinatários diferem de acordo com as finalidades pretendidas. - obtenção de informação de ordem vária; - marcação de visitas e de reuniões; - inscrição em jornadas de trabalho - participação activa nas mesmas - reserva de lugares e de quartos - obtenção de apoios logísticos e financeiros Os contactos devem ser feitos com antecedência e pela via mais apropriada ao destinatário e ao assunto a tratar: telefone, fax, correio normal e electrónico, etc. Muitas vezes é conveniente, depois de estabelecido um primeiro contacto via telefone, confirmar por escrito o que ficou acordado, ou pelo contrário, depois de um primeiro contacto por escrito, falar directamente com o interlocutor, para resolver rápida e personalizadamente problemas pontuais ou tomar decisões conjuntas. Em qualquer dos casos convém que os contactos a estabelecer sejam registados. 4/24

9 Ä Correspondência A correspondência dirigida aos diversos destinatários empresas a visitar, organismos promotores de jornadas profissionais, fornecedores de serviços, etc. deve ser enviada atempadamente e devidamente registada. Um aspecto importante, no caso de reuniões, visitas ou entrevistas marcadas, é a confirmação por escrito, sendo a cópia da confirmação colocada no dossier da viagem. Ä Determinação do itinerário A determinação do itinerário pode obedecer a critérios diversos: economia de tempo ou de dinheiro sequencia lógica de ordem geográfica ou negocial, condicionantes do transporte ou das transportadoras, etc. É assim necessário estabelecer em 1.º lugar o critério a seguir, para depois fazer o estudo do itinerário que melhor serve as finalidades da deslocação. Também aqui é essencial a obtenção de informação que permitam fazer a melhor escolha: uma estrada pode ser mais directa, mas estar em obras ou passar por um centro populacional que se encontra em festa e cujos acessos estão engarrafados, uma viagem aérea pode ser mais barata se tiver mais pontos de escala, etc. No caso das viagens de automóvel, é conveniente a obtenção e consulta de mapas de estradas e roteiros e o recurso ao Automóvel Clube. No caso de viagens aéreas, a solução mais prática e eficaz, o recurso a agencias de viagens, para harmonização do percurso com melhor tarifa. 5/24

10 Ä Comunicações Telefónicas e Faxes As comunicações telefónicas e os faxes iniciam muitas vezes os contactos a estabelecer para a organização de uma viagem, recorrendo-se a eles sobretudo para a obtenção de informações preliminares. São igualmente usados como alternativa á correspondência normal em caso de urgência e para esclarecer duvidas suscitas pela correspondência recebida ou para pedir/fornecer informações complementares. Ä Meio de transporte O profissional de Secretariado tem de recolher documentação junto das Agencias de Viagem, Estações de Caminhos-de-ferro, Automóvel Clube de Portugal. São informações sobre os itinerários, os horários e os custos de transporte e destinam-se a poder responder ás seguintes questões: - Qual o meio de transporte mais cómodo e que proporciona maior disponibilidade para o director poder realizar os contactos necessários com as firmas? - Qual o meio de transporte mais conveniente em relação ao custo e ao tempo disponível? - Qual o meio de transporte que dá uma maior capacidade de acção? Só o estudo, caso a caso, das vantagens e desvantagens de cada um desses meios irá permitir uma escolha acertada, capaz de satisfazer o melhor possível o director em relação aos objectivos que se propôs realizar na viagem. O conhecimento sobre tempos de voo, ligações aéreas, companhias de aviação e navegação, distancias ortodrómicas, que facilita em muito a tarefa do profissional de secretariado. 6/24

11 Ä Reserva de bilhete Depois de ter conhecido o meio de transporte, compete ao profissional de secretariado fazer a respectiva reserva de bilhete sem se esquecer de analisar também as vantagens e inconvenientes de cada uma das modalidades: - Simples; - Ida e volta; - Combinado. O bilhete deve ser antecipadamente marcado nos escritórios da companhia ou numa agência de viagens. É necessário que o profissional de secretariado confirme sempre se as reservas estão feitas. Quando a viagem é feita de avião, a linguagem utilizada é a seguinte: - Viagem requisitada RQ; - Viagem em lista de espera WL; - Viagem confirmada OK. Ainda no caso de a viagem se efectuar de avião compete ao secretario saber qual o peso a que tem direito para bagagem pessoal, qual o preço da tarifa pelo excedente e ainda limites especiais de alfandega. Ä O Passaporte Na altura do embarque ou na passagem de fronteiras é sempre exigida a apresentação de documentos de identificação e de passaporte. Compete ao profissional de secretariado saber com a devida antecedência se o passaporte do director se encontra dentro do prazo de validade. Sempre que esse prazo tenha sido ultrapassado, deve proceder à sua renovação dirigindo-se, para isso, a uma agência. 7/24

12 Figura 1: Passaporte Ä Vistos Muitos países não se limitam a exigir passaporte, sendo necessário ainda a apresentação de um visto. Os vistos são concedidos sem qualquer consolado e, em alguns casos, é ainda possível adquiri-los no aeroporto. Compete ao secretário tratar do preenchimento do respectivo formulário, tendo em atenção que são necessários, pelo menos, dois dias para a sua concessão. O visto permite uma permanência de cerca de 30 dias no pais para qual foi solicitado. Ä Seguro de viagem A vida é dominada pela incerteza, pois apesar de todos os progressos da ciência ainda não é possível prever ou adivinhar com segurança as 8/24

13 ocorrências futuras. Os meios de transporte, quais quer que sejam, estão sujeitos a sofrer acidentes e, por isso, quem viaja corre sempre o risco de sofrer danos. É preciso, pois, assegurar a reparação dos prejuízos sofridos e por isso se fazem os seguros de viagem. É preenchida uma proposta de seguro, e o segurador, mediante o pagamento de um prémio único, entregue ao segurado uma Apólice de Seguro e o Recibo do Prémio, que bom permitir, em caso de acidente, a cobertura de todos os riscos que foram previstos no contrato. Compete ao profissional de secretariado lembrar sempre ao seu director para fazer o Seguro de Viagem. Ä Carta Verde Sempre que a deslocação ao estrangeiro se efectua de automóvel é absolutamente indispensável fazer-se o seguro internacional mais conhecido por Carta Verde que inclui responsabilidade civil e/ou outros riscos que se queiram acrescentar. Este documento é normalmente preenchido na fronteira, mas também pode ser adquirido no Automóvel Clube de Portugal, ou directamente na Companhia de Seguros, o que facilitará a tarefa do director. Ä Autorização automóvel Se o carro em que o director pretende viajar for propriedade da empresa é absolutamente necessário obter-se uma autorização passada pelos proprietários da mesma, sendo a assinatura reconhecida pelo notário. 9/24

14 Ä Certificado de vacinas Boletim de sanidade Muitos países exigem um certificado de vacinação, precavendo contra a possibilidade de serem contraídas doenças ou a possibilidade de o visitante ser seu transmissor. Normalmente o certificado de vacinas exigido compreende a vacina contra a varíola, febre-amarela e cólera; há mesmo um Certificado Internacional de Vacinas chamado cartão amarelo. Compete ao profissional de secretariado obter todas as informações necessárias nas Agencias de Viagens, Companhias de aviação, Embaixadas, etc. Todos os certificados necessitam de ser solicitados com alguns dias de antecedência. Fonte: acinas/dscf1544eeeefff.jpg Figura 2 : Boletim Internacional de Vacinação Ä Carta de condução Muitas vezes, mesmo quando a viagem é feita por outro meio de transporte, dentro das grandes cidades onde se encontra e para poder cumprir os horários estabelecidos, o director aluga um automóvel, sendo, 10/24

15 portanto, absolutamente necessário que se faça acompanhar da Carta de Condução. O alugar de um automóvel pode ser feito ainda em Portugal ou nos aeroportos de destino. Figura 3: Carta de condução Ä Procurações e Credenciais Sempre que necessário, devem ser emitidas procurações e credenciais que não só identifiquem e apresentem o viajante credenciais -, como permitam a sua actuação como legítimos representantes da empresa em negociações, assinatura de contrato, etc. procurações. As procurações devem especificar claramente os poderes atribuídos e ser reconhecidas notarialmente; as credenciais são feitas em papel timbrado da empresa e devem, além da assinatura, ser autenticados com selo branco ou carimbo. 11/24

16 Ä Documentação diversa Há ainda documentação diversa que deve ser providenciada: - a documentação necessária ás negociações previstas: cópias de correspondência trocada, minutas de contrato, certidões, alvarás, licenças, protocolos, etc. - a documentação relativa á participação em jornadas e eventos socioprofissionais: recibos da inscrição, confirmação de reuniões de trabalho, convites, textos de intervenções e discursos, etc. - a documentação relativa ao material/produtos/serviços: catálogos, mostruários, listas de preços, maquetes, etc. - a documentação contendo informações de ordem prática: dados estatísticos de ordem geral, horários, normas de protocolo, etc. Aspectos financeiros da viagem Ä A moeda Todo o movimento bancário deve ser efectuado com uma certa antecedência. As moedas de negociação mais frequentes nos países estão indicadas no Boletim de cotações do Banco de Portugal, que é fornecido diariamente. É possível comprar moeda que não esteja oficialmente cotada. Geralmente, para moedas não incluídas nas tabelas de negociações, os preços são calculados através das cotações estrangeiras. 12/24

17 Figura 4: Moedas Ä Cheques de Viagem Muitas vezes é preferível a utilização dos Eurocheques e Traveller s checks. Ä Cartas de Crédito de viagem A carta de crédito é uma carta emitida por um banco e enviada aos seus correspondentes no estrangeiro, autorizando o titular da carta a sacar a importância de que necessitar ate a um certo limite. As cartas de crédito proporcionam grande segurança contra riscos de roubo ou extravio. Por outro lado, as cartas de crédito tem o inconveniente de obrigar o titular a efectuar o levantamento em dado banco, estando, portanto, sempre sujeito a horários, feriados, etc. Sempre que o director queira obter uma carta de crédito compete ao secretário faze-lo mediante um pedido escrito dirigido ao banco indicando o montante, as praças em que se deseja levantar o dinheiro, a validade, etc. 13/24

18 O director terá depois de fazer a sua assinatura em diversas fichas. Estas assinaturas permitirão aos correspondentes estrangeiros fazer o confronto e confirmação da assinatura presencial. O valor da carta de crédito é transferido para ao banco que procederá ao reembolso do saldo não utilizável, por débito da mesma conta de provisão. A carta de crédito está também, como as outras operações bancárias turísticas, sujeita a alterações cambiais e limitações na saída de divisas. Ä Cartões de Credito Existe uma modalidade de pagamento através dos chamados cartões de crédito. No entanto, nem em todos os países eles são aceites. Os mais conhecidos são: - American Express - Eurocard - Master Charge - Visa - Bank Americard Figura 5: Cartões de Crédito 14/24

19 Ä Cartões de Câmbio Para alem de tratar de todo o aspecto financeiro da viagem do director, deve o profissional de secretariado providenciar para lhe arranjar um cartão de câmbio bastante útil na conversão e reconversão da moeda. Ä Dinheiro trocado O profissional de secretariado deverá sempre lembrar ao director a necessidade de trocar algumas notas, por moedas, à sua chegada a terminais ou a aeroportos. Estas moedas ser-lhe-ão muito úteis em pequenas compras, pagamentos de táxis, etc. Alguns contactos a estabelecer Ä Marcação de hotel O quarto do hotel em que o director se ira instalar passará a ser, durante algum tempo, o seu gabinete de trabalho e chegará até a ganhar para ele as afeições da empresa. É neste sentido que se torna de extrema importância a escolha de instalações confortáveis que permitam o máximo rendimento de trabalho e também um merecido repouso. Para evitar surpresas desagradáveis, é importante exigir a confirmação da reserva por escrito. 15/24

20 Foi criado ultimamente um novo sistema de reserva conhecido por Hotéis Cheque, que permite a compra de bilhetes de reserva através do banco de dados. Ä As firmas a visitar Compete ao profissional de secretariado estabelecer contactos telefónicos e por escrito com todas as empresas a visitar, solicitando as respectivas entrevistas. Esta confirmação constará de um documento imprescindível, que deverá colocar no dossier do director. Outros aspectos de ordem prática Ä Horário prático É de todo o interesse fazer uma consulta à embaixada, que lhe permitirá saber qual é o horário em vigor. Ä Horário de lojas As compras são sempre um importante atractivo mesmo em viagens de negócios. Em muitas cidades do Mundo, o comércio, para além do horário normal de trabalho, funciona também com horário nocturno. Compete ao secretário informar-se junto da embaixada. 16/24

21 Ä Clima O conhecimento do clima é também de grande importância, pois determina a escolha de um guarda-roupa confortável. Para que o director se possa sentir em forma na viagem de negócios o secretário deve aconselhá lo a ter um dia livre após o voo, especialmente se ele viajar de ocidente para leste, pois só este intervalo o poderá ajudar a uma boa alimentação. Ä Alimentação de aparelhos eléctricos Considerando que nem todos os países e meios de transporte têm a mesma tensão nos circuitos eléctricos, deverá o profissional de secretariado lembrar ao director para incluir na sua bagagem um transformador de corrente, para assim poder utilizar os seus utensílios eléctricos nas diversas circunstancias (hotel, avião, comboio, etc.) Ä Limites da alfândega Há sempre em todas as alfândegas limites de importação. Convêm que o profissional de secretariado os conheça a fim de não serem criados problemas ao director. Convêm, também, recomendar o registo de pertences pessoais tais como: maquina fotográfica, maquina de filmar, casaco de pele, etc. Ä A verificação final Após todas estas etapas deve ser feita uma verificação final capaz de garantir que nada falta. Neste sentido deverão constar: - Pasta com todos os documentos pessoais; 17/24

22 - Pasta com todos os documentos relativos ao negócio em estudo ou em concretização; - Itinerários; - Etiquetas; - Bilhetes em Dossier próprio; - Vouchers dos hotéis em dossier próprio; - Mapas; - Papel e subscritos sem timbre; - Pasta com dados considerados de interesse; - Hebdomadário. 18/24

23 Conclusão Este trabalho na globalidade aborda como planear uma viagem de negócios e as etapas a percorrer ate estar tudo pronto para que possa viajar. Planificar uma viagem de negócios é tarefa corrente de um Profissional de Secretariado que corresponde a uma análise pormenorizada de todas as hipóteses e possibilidades de acção, quer no campo da actividade profissional quer ainda, se possível proporcionando itinerários que possam garantir uma certa satisfação pessoal. Dependendo do sitio para o qual precise viajar é preciso um meio de transporte adequado, por isso, é preciso providenciar o passaporte, o visto e a vacinação se necessário porque só alguns países o exigem. 19/24

24 Bibliografia Livros: Meireles Ana, Sousa Ana; Secretariado na Empresa 10.º/11.º e 12.º anos completamente, Profissional e Técnicoprofissional de secretariado; Lisboa Editora; 1988/1.ºEdição Editoral Ministério da Educação; Guia de Aprendizagem para a disciplina de Técnicas de Secretariado unidades n.º 4,5,6,7,8; 5.º edição Julho 2005 Site: 20/24