Escola Secundária de Paços de Ferreira. Curso Profissional Técnicas de Secretariado. Ano Lectivo: 2009/10. Disciplina: Técnicas de Secretariado

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1 Curso Profissional Técnicas de Secretariado Ano Lectivo: 2009/10 Disciplina: Técnicas de Secretariado Professora: Adelina Silva Setembro de 2009 Trabalho realizado por: Diana Coelho n.º3 Sara Gonçalves n.º10 Susana Carneiro n.º11

2 Índice Conteúdo Índice... 2 Introdução... 4 As deslocações na Actividade Profissional... 5 Finalidades das Viagens... 5 Espécies das Viagens... 6 Planificação de Viagens... 8 Calendarização... 8 Contactos a estabelecer... 8 Correspondência... 9 Comunicações Telefónicas e Faxes... 9 Determinação do Itinerário... 9 Documentação e procedimentos burocráticos Passaportes, Vistos e Certificados de Vacinas Carta de Condução, Carta Verde, Autorização Automóvel e Seguros Seguro de viagem Procurações e Credenciais Documentação diversa Organização da Viagem Meios de transporte Para as viagens marítimas Manuais de carácter geral Telemática Reserva de bilhetes e hotéis Recurso às agências de viagem Aspectos Financeiros Moeda e Câmbios Cartões de Crédito Cheques de Viagem Cartas de Crédito P á g i n a

3 Agenda da Viagem Conclusão Bibliografia P á g i n a

4 Introdução A área do trabalho foi a disciplina de Técnicas de Secretariado. Este projecto aborda a planificação e a organização de uma viagem, tais como a sua calendarização, a documentação e procedimentos burocráticos, os passaportes e os seguros. A investigação foi feita com os conteúdos pesquisados em alguns livros fornecidos pela professora desta disciplina. É necessário referir que foi extremamente importante a realização deste projecto, pois a partir dele é possível constatar o quanto o planeamento e a organização de viagens nas empresas, não nos é indiferente perante os vários níveis e situações. 4 P á g i n a

5 As deslocações na Actividade Profissional Para além da necessidade de contactar directamente clientes, fornecedores e mercados, a internacionalização de acordos, protocolos e eventos socioprofissionais tem vindo a vulgarizar as deslocações e viagens. Esta prática, favorecida pelo desenvolvimento das vias e meios de transporte e pela abolição de fronteiras na Comunidade, tornou-se consequentemente parte integrante da moderna actividade empresarial. Finalidades das Viagens Visitar clientes em acções de Marketing e ou Relações Públicas; Apresentar pessoalmente novos vendedores; Negociar in loco com fornecedores; Controlar actividade de filiais, sucursais e dependências; Propor fornecimento de produtos e/ou serviços e eventuais interessados; Fazer prospecção de mercados; Colocar produtos em novas praças ou mercados nacionais ou internacionais; Participar em reuniões de associações socioprofissionais (rotários, por exemplo); Participar em congressos, feiras ou exposições; Tratar de procedimentos administrativos de vulto: registo de patentes, concessão de alvarás, licenciamento, propostas para concursos públicos, etc; Conhecer novas tecnologias e actualizar conhecimentos; Estabelecer bases de actuação, colaboração ou intervenção conjunta; Assinar contratos, acordos ou protocolos. 5 P á g i n a

6 A planificação e a organização das várias espécies de deslocações e viagens, bem como o tratamento da documentação e do material correspondente antes e após o regresso. Espécies das Viagens Quanto aos objectivos: De negócios; De prospecção; De marketing; De relações públicas; De actualização; De inspecção ou controlo; De carácter administrativo; De representação profissional e socioprofissional. Quanto á natureza: De rotina ou periódicas; De iniciativa ocasional. Quanto á duração: De curta duração (ida e vinda no próprio dia); De média duração (de dois dias a uma semana); De longa duração (superior a uma semana). Quanto á periodicidade: Semanais; Quinzenais; Mensais; Semestrais; Anuais. Quanto á deslocação envolvida: Locais; Regionais; Nacionais; Internacionais. 6 P á g i n a

7 Quanto ao meio de transporte utilizado: Aéreas; Ferroviárias; Rodoviárias; Marítimas. 7 P á g i n a

8 Planificação de Viagens A planificação da viagem depende naturalmente das finalidades com que é feita. Mas em qualquer dos casos é necessário atender aos pontos seguintes: Calendarização; Contacto a estabelecer telefonicamente, por fax, correio electrónico ou através da correspondência normal; Determinação do itinerário; Documentação e procedimentos burocráticos: passaportes, vistos, seguros, procurações, credenciais e documentação diversa. Calendarização Na agenda do dirigente e do assessor; No planning especifico que considere: As informações a obter (horários, tarifas); Os contactos a estabelecer (agência de viagens, câmara de comércio); As tarefas a desempenhar (compra de divisas, obtenção de vistos, etc.). Contactos a estabelecer As deslocações exigem toda uma série de contactos e de comunicações preparatórias cujo teor e destinatários diferem de acordo com as finalidades pretendidas: Obtenção de informações de ordem várias (transportes, tarifas, condições de participação, etc.); Marcação de visitas e reuniões; Inscrição em jornadas de trabalho; Participação activa nas mesmas; Reserva de lugares e de quartos; Obtenção de apoios logísticos e financeiros. 8 P á g i n a

9 Os contactos devem ser feitos com antecedência e pela via mais apropriada aos destinatários e aos assuntos a tratar: telefone, fax, correio normal ou electrónico, etc. Muitas vezes é conveniente, depois de estabelecido um primeiro contacto via telefone, confirmar por escrito o que ficou acordado, ou pelo contrário, depois de um primeiro contacto por escrito falar directamente com o interlocutor, para resolver rápida e personalizadamente problemas pontuais ou tomar decisões conjuntas. Correspondência A correspondência dirigida aos diversos destinatários empresas a visitar, organismos promotores de jornadas profissionais, fornecedores de serviço, etc. deve ser enviada atempadamente e devidamente registada. No caso de umas reuniões, visitas ou entrevistas marcadas, é a confirmação por escrito, sendo a cópia da confirmação colocada no dossier da viagem. Comunicações Telefónicas e Faxes As comunicações telefónicas e os faxes iniciam muitas vezes os contactos a estabelecer para a organização de uma viagem, recorrendo-se a eles sobretudo para a obtenção de informações preliminares. Determinação do Itinerário A determinação do itinerário pode obedecer a critérios diversos: economia de tempo ou de dinheiro, sequência lógica de ordem geográfica ou negocial, condicionantes do transporte ou das transportadoras, etc. Assim é necessário estabelecer em primeiro o critério a seguir, para depois fazer o estado do itinerário que melhor serve as finalidades da deslocação. Também é essencial obter informações que permitam fazer a melhor escolha. No caso das viagens de automóvel, é conveniente a obtenção e consulta de mapas de estradas e roteiros. 9 P á g i n a

10 Documentação e procedimentos burocráticos A documentação e os procedimentos burocráticos preparatórios da viagem incidem basicamente sobre os aspectos seguintes: Passaportes, vistos e certificados de vacinas; Carta de condução, carta verde, autorização automóvel e seguros; Procurações e credenciais; Documentação diversa necessária á negociação ou á jornada profissional. Passaportes, Vistos e Certificados de Vacinas Relativamente a este assunto, a primeira coisa a fazer é verificar se o(s) paíse(s) visitado(s) exige passaporte: visto ou certificado de vacinas relativamente aos cidadãos portugueses. Passaportes O passaporte, como documento de viagem, pode ser tratado nas Agências de Viagens, as quais substituem o cliente nessa tarefa. É um documento oficial e único documento de identificação válido na grande maioria dos países. 10 P á g i n a

11 Vistos A entrada nalguns países obriga a obtenção prévia dum visto. Os vistos são solicitados, em impresso próprio de cada país, e acompanhado do passaporte e dos necessários requisitos. Carta de Condução, Carta Verde, Autorização Automóvel e Seguros Quando a deslocação se fizer em automóvel, é necessário verificar a validade da carta de condução e fazer-se o seguro internacional conhecido como Carta Verde, que cobre a responsabilidade civil e/ou outros riscos que sejam acrescentados. Seguro de viagem É conveniente fazer um seguro de viagem, este requer-se através do preenchimento de uma proposta de seguro na qual, mediante o pagamento de um prémio único, dá origem à emissão de uma Apólice de seguros e Recibo de Prémio que garantem, em caso de acidente, a cobertura dos riscos previstos no Contrato. Procurações e Credenciais Sempre que necessário, devem ser emitidas procurações e credenciais que não só identifiquem e apresentem os viajantes credenciais como 11 P á g i n a

12 permitam a sua actuação como legítimos representantes da empresa em negociações, assinatura de contrato procurações. As procurações devem especificar claramente os poderes atribuídos e ser reconhecidas notarialmente, as credenciais são feitas em papel timbrado de empresa e devem, além da assinatura, ser autenticados com o selo branco ou carimbo. Documentação diversa Há ainda documentação diversa que deve ser providenciada: A documentação necessária ás negociações previstas: cópias de correspondência trocada, minutas de contrato, alvarás, certidões, licenças, protocolos, etc; A documentação relativa á participação em jornadas e eventos socioprofissionais: recibos de inscrição, confirmação de reuniões de trabalho, convites, textos de intervenções e discussões, etc; A documentação relativa ao material/produtos/serviços: catálogos, mostruários, listas de preços, maquetes, etc; A documentação contendo informações de ordem prática: dados estatísticos de ordem geral, horários, normas de protocolo, etc. 12 P á g i n a

13 Organização da Viagem Na organização da viagem deve ser considerado basicamente os seguintes aspectos: Meios de transporte; Reservas de bilhetes e hotéis; Aspectos financeiros; Agenda de viagens. Conforme a complexidade da viagem (itinerário escolhido, procedimentos burocráticos a observar, serviços complementares a assegurar, etc.), deve-se ainda determinar a necessidade ou conveniência do recurso a uma agência de viagens. Meios de transporte Os meios de transporte a utilizar decorrem necessariamente do tipo de viagem e das deslocações que durante a mesma será necessário fazer. É assim fundamental estabelecer a programação dos vários transportes envolvidos: Transporte principal avião, comboio, automóvel, navio, etc. Transportes secundários: - De e para os aeroportos ou gares (carro da empresa, táxi, etc.); - Do hotel para os locais de reunião e vice versa (rent a car, serviço proporcionado pela empresa ou organismo visitado, etc.); A organização dos meios de transporte pode ser facilitada por manuais de consulta apropriados, de que destacam: Para as viagens aéreas - O ABC World Airways Guide, que além dos horários das carreiras aéreas regulares, contém informações sobre codificação e descodificação das 13 P á g i n a

14 cidades, aeroportos e companhias aéreas, moedas dos países e respectivas cotações, tipos de aviões, rotas, diferenças horárias, feriados oficiais, etc. - O TRM Tariffs and Regulations Pessenger, que apresenta as regras e tarifas de avião para passageiros da TAP. Para os caminhos-de-ferro - O Thomas Cook European Timetable, manual de publicação mensal com informação de comboios, horários e quilómetros do sistema rodoviário europeu. - O Thomas Cook Overseas Timetable, idêntico ao anterior mas para fora da Europa. - Os horários específicos de cada companhia: CP (Portugal), RENFE (Espanha), SNCF (França), etc. - Os tarifários nacionais e internacionais. A nível da Europa, os preços estão tabelados para as principais cidades, sendo os não tabelados calculados pelo sistema de Kms. Para as viagens rodoviárias - As distâncias entre as principais cidades europeias; - Os mapas de estradas; - As plantas e roteiros das cidades; - Os guias turísticos. Para as viagens marítimas - O ABC Shipping Guide, que contém informações sobre horários, preços e condições para passagens de barco, travessias, ferry-boats, etc. Manuais de carácter geral - Manuais de Eventos (feiras, exposições, congressos, etc.); - Manuais Nacionais de Tarifas e Hotéis; - Manuais de Informações Turísticas; - Mapas de Estradas; - Plantas de Cidades; - Roteiros Turísticos. 14 P á g i n a

15 Telemática Escola Secundária de Paços de Ferreira As telecomunicações RDIS, teletexto, Internet, etc. proporcionam informações que substituem, em grande parte, as consultas dos manuais, e que muitas vezes se encontram mais actualizadas do que estes. Contundo, e a menos que se possua uma razoável pratica neste campo, é preferível recorrer a uma agência sempre que a organização da viagem ofereça alguma complexidade ou prevejam situações problemáticas. Reserva de bilhetes e hotéis A reserva de bilhetes e hotéis pode constituir um sério problema, sobretudo em época alta ou por ocasião de grandes eventos (feiras internacionais, acontecimentos desportivos de grande impacto, etc.). Embora seja possível fazer as reservas e marcações directamente por via informática, é muitas vezes preferível entregar a responsabilidade a uma agência de viagem, que tem maior facilidade em efectuar as marcações, evitando-se assim diligências a que não se está habituado, perdas de tempo, gastos em telecomunicações e contratempos. Recurso às agências de viagem As agências de viagem actuam como intermediárias e prestadoras de serviços, estando habilitadas para executar todo o tipo de operações relativas a deslocações e viagens, substituindo o cliente sem perda de tempo e sem encargos adicionais e proporcionando-lhes opções que ele muitas vezes desconhece. Propõe-lhe uma vasta programação e tenta conseguir sempre a melhor em função dos seus interesses (económico, qualitativo, de tempo, etc.). As agências de viagem dispõem de um sector Firmas que tem por base a prestação de serviços a empresas visando um atendimento especializado e personalizado, o que é hoje um dos sectores mais importantes devido á grande quantidade e qualidade das viagens exigidas pela actividade profissional. Dispõe igualmente de um sector de Feiras, que organiza e proporciona deslocações a esses eventos e de outro de Congressos, especialização em reuniões e jornadas de carácter técnico-profissional e que proporciona um conjunto de serviços package de carácter diversificado. 15 P á g i n a

16 O recurso ás agências é aconselhável para: Deslocações de média duração e para viagens área de outgoing : reservas de passagens, compra de bilhetes, marcação de hotéis, obtenção de passaportes e vistos, seguros, etc; Prestação de serviços a clientes estrangeiros área de incoming : excursões, visitas, reserva de hotéis, transfers, guias, rent-a-car, bilhetes para espectáculos, etc; Para a organização de eventos socioprofissionais: congressos, colóquios, feiras, exposições, etc. Aspectos Financeiros Há igualmente que organizar os aspectos financeiros da viagem, nomeadamente no que se refere a: Moeda e câmbios; Cartões de crédito e cheques de viagem. Contudo, e uma vez que as condições de prestação dos serviços podem variar, é também neste campo aconselhável uma consulta directa ao banco com que a empresa habitualmente trabalha e que pode ajudar a encontrar a melhor solução, com o menor custo e sem perdas de tempo, encarregando-se até de todos os aspectos financeiros da viagem. Moeda e Câmbios As moedas e respectivas cotações são estabelecidas diariamente pelo Banco de Portugal, tendo qualquer dependência ou agência bancária a lista de câmbios (compra ou venda) das moedas oficialmente cotadas. É também possível comprar moedas não incluídas nas cotações oficiais, sendo os preços calculados a partir de cotações estrangeiras. Convém ainda providenciar dinheiro trocado para pequenas despesas (táxis, compras de artigos alimentares ou de higiene nos terminais do aeroporto, etc.). Cartões de Crédito Os cartões de crédito vieram substituir com vantagem os antigos cartões de câmbio, que possibilitavam a conversão e reconversão da moeda. 16 P á g i n a

17 Há inúmeros tipos e espécies de cartões de crédito, alguns dos quais, como o American Express, o Eurocard, o Master Charge, o Visa, etc. são aceites internacionalmente. Podem assim ser utilizados os cartões da empresa (e obviamente, os cartões pessoais, para o custeamento de despesas particulares), sendo contudo necessário verificar se eles são aceites no(s) país(es) a visitar. Cheques de Viagem Os traveller s cheques e os eurocheques são alternativas que apresentam grandes vantagens a sua compra ser feita com a necessária antecedência. 17 P á g i n a

18 Cartas de Crédito Trata-se de créditos documentários, ou seja, de autorizações emitidas por um banco e enviadas aos seus correspondentes no estrangeiro, utilizando os titulares a sacar até um determinado limite. Agenda da Viagem Definidos os trâmites de viagem (duração, itinerário, transporte, etc.) e a sua programação, há que estabelecer a agenda dos dias de trabalho. Esta planificação, que constitui um guia/memória essencial para o(s) viajante(s), é da competência do Secretariado, que deve elaborar a partir do programa estabelecido (ou do plano de viagem fornecido pela agência), dele devendo constar: Os dias, horas, locais e reuniões/eventos; Os interlocutores previstos. A agenda/ planning é feita em principio por dias, devendo conter as informações (ou elementos remissivos) necessárias e/ou convenientes para quem a vai utilizar: diferenças horárias, tempos livres, transportes assegurados e a providenciar, etc. Organizada a viagem, é necessário fazer com a possível antecedência uma verificação final: Da pasta com os documentos pessoais; Da pasta com os documentos referentes ao negócio em causa ou á participação prevista; Da pasta com informações pertinentes ou eventualmente necessárias; Da pasta com papel e sobrescritos timbrados e sem timbre; Da pasta /capa com os bilhetes, bons e vouchers ; Dos mapas e itinerários; Do plano/programa da viagem; Das etiquetas para as pastas/dossiers/capas e para as bagagens. 18 P á g i n a

19 Conclusão O planeamento de uma viagem está presente na actividade de qualquer empresa. Ao longo deste trabalho foram apresentados vários assuntos relativos ao planeamento de uma viagem, tais como a organização da viagem, a calendarização, a documentação e os procedimentos burocráticos e a determinação do itinerário que ajudam bastante a perceber as vantagens e interesse pelo tema em questão. É de fácil compressão suscitando o interesse. Foram apresentados vários aspectos importantes relativamente ao Planeamento de uma viagem, e á importância que esta tem no dia-a-dia da empresa. Todo este trabalho foi realizado com um principal objectivo, isto é, fornecer as informações necessárias para que possamos compreender tudo o que esta relacionado com o tema abordado, neste trabalho. Assim, terminamos este projecto, ficando com noções e conhecimentos até agora desconhecidos. 19 P á g i n a

20 Bibliografia Livro: Técnicas de Secretariado unidades capitalizáveis 4, 5, 6, 7, 8; edição do Departamento Ensino Secundário (Ministério da Educação); 5ª edição Julho de Internet: ABec/Z2eBzfDaOXw/s320/cheques.jpg; 20 P á g i n a

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