UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE PROJETO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA INTEGRADO ERP Estudo para empresa Varejo Tintas Ltda. Por: William Brandão de Oliveira Orientador Prof. Dr. Mario Luis Rio de Janeiro 2008

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE PROJETO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP Estudo para empresa Candido Tintas Ltda. Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão de Varejos Por:. William Brandão de Oliveira.

3 3 AGRADECIMENTOS Gostaria de agradecer a todos que contribuíram na elaboração deste trabalho, e em especial ao Professor Mario Luis que demonstrou muita paciência e dedicação na orientação de todo o projeto.

4 4 DEDICATÓRIA Este trabalho é dedicado aos meus familiares e amigos, que me apoiaram em todos os momentos, inclusive nos mais difíceis que passe na elaboração do projeto e minha esposa que tanto contribui para meu crescimento profissional.

5 5 RESUMO Esta monografia expõe sobre os sistemas integrados de gestão, ou ERP ( Enterprise Resource Planning). Passaram a ser largamente utilizados pelas grandes empresas, em sua maioria, já adotaram uma solução de gestão empresarial integrada, ainda existe um grande numero de pequenas e médias empresa que está em processo de implantação, ou que irão adquirir um destes sistemas nos próximos anos. Eles são apresentados como solução para a maioria dos problemas empresariais. São sistemas genéricos capazes de integrar todas as informações que fluem pela empresa por intermédio de uma base de dados única apresenta uma série de resultados positivos e benefícios a serem obtidos com a adoção desses sistemas, que visa a atender ás necessidades das empresas, auxiliando no processo de tomada de decisão estratégicas. Ao longo desta monografia serão apresentados: aspectos essenciais envolvidos na escolha, identificar os fatores críticos de sucesso (FCS) nas implementações de ERP, as principais funcionalidades de sistemas ERP. O objetivo final desta pesquisa é a implementação de um sistema integrado desenvolvido no conceito ERP, unificando todo negócio em único sistema de gestão é estabelecer uma síntese de conhecimentos que possam auxiliar profissionais e gestores de processos de informatização baseados em Sistemas Integrados ERP.

6 6 METODOLOGIA A metodologia utilizada para realização desta monografia foi uma pesquisa exploratória, procurando mapear todo o processo para implantação do sistema integrado na Varejo Tintas Ltda. As bases para realização desta monografia, será realizada uma ampla pesquisa bibliográfica, além de diversas consultas em sites especializados no assunto, a fim de dar subsídios á implementação de tecnologia em estudo.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - Estrutura Típica dos Sistemas Integrados 10 CAPÍTULO II - Fatores Críticos de Sucesso nas Implantações de Sistema Integrados ERP 19 CAPÍTULO III - Características Funcionais dos Sistemas Integrados 28 CAPÍTULO IV - Situação Atual da Varejo Tintas Ltda 31 CONCLUSÃO 38 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 39 ÍNDICE 42 FOLHA DE AVALIAÇÃO 44

8 8 INTRODUÇÃO Os sistemas ERP surgiram explorando a necessidade de rápido desenvolvimento de sistemas integrados, ao mesmo tempo em que as empresas eram (e ainda são) pressionadas para terceirizarem todas as atividades que não pertençam ao seu foco principal de negócios. Contribuíram também para a expansão dos sistemas ERP o amadurecimento das opções disponíveis no mercado. A evolução da tecnologia utilizada por esses pacotes( bancos de dados relacionais, processamento Cliente/Servidor) e algumas histórias de sucesso de empresas no inicio da década. Desta forma, percebe-se que o investimento em tecnologia tem aumentado significativamente, e o ponto alvo destes investimentos é um sistema que coloque em sincronia todos os processos de uma empresa. Um pacote de software é suficiente para melhorar os processos internos de uma empresa, desde que durante a implementação do sistema sejam revistos os processos atuais e eliminadas as ineficiências alojadas por anos ou décadas na cultura interna, bem como nos sistemas atuais, na forma de pensar dos executivos e em premissas que nunca foram contestadas. Os sistemas ERP abrangem uma grande gama de funcionalidades e processos empresariais. Logicamente, de acordo com o fornecedor do software ERP, existe variação em amplitude (número de atividades e processos contemplados pelo sistema) e em profundidade (grau de especificidade e flexibilidade com que trata um processo determinado). De forma geral, os sistemas ERP dão suporte às atividades administrativas (finanças, recursos humanos, contabilidade e tributário), comerciais (pedidos, faturamento, logística e distribuição) e produtivas (projeto, estoque, manufatura e custos).

9 9 O Trabalho será dividido em quatro capítulos, onde o estudo tem como finalidade geral, contribuir para uma análise, destacando a importância do sistema integrado (ERP) para as organizações. No primeiro capítulo farei uma introdução sobre a estrutura típica dos sistemas integrados que possuem base de dados centralizada e integra todos os setores da empresa. Já no segundo capitulo, será analisado o passo a passo dos fatores críticos de sucesso em implantação de sistemas integrados ERP e as melhores praticas e recomendações para o sucesso em implantação de sistemas ERP. O capitulo 3 será sobre as características funcionais dos sistema integrados que controlam e fornecem suporte a todos os processo operacionais, produtivos, administrativos e comerciais das empresa. No capitulo 4, será feito levantamento da situação atual da varejo tintas ltda. Pois a mesma não possuem sistema integrados havendo falta de controle e informações não coerente, sendo proposto um sistema integrado. Não existe integração entre os departamentos como solução do problema apresentado á instalação de um sistema integrado ERP.

10 10 CAPÍTULO I ESTRUTURA TÍPICA DOS SISTEMAS INTEGRADOS Os sistemas Integrados ERP são compostos por uma base de dados única e por módulos que suportam diversas atividades das empresas. Os dados utilizados por um módulo são armazenados na base de dados centrais para serem manipulados por outros módulos. Figura 1: Estrutura Típica de Funcionamento de um Sistema Integrado. Fonte: Davenport (1998,pág 124.) Além deles, alguns sistemas de ERP possuem módulos adicionais, tais como: Gerenciamento da Qualidade, Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Manutenção entre outros. Essa abordagem integradora pode dar um grande retorno financeiro se as companhias instalarem o software adequadamente. Pegue o pedido de um cliente como exemplo tipicamente,

11 11 quando um cliente faz um pedido, aquele pedido começa uma jornada papel, de um lugar para outro na empresa, sendo digitado e redigitado em vários computadores ao longo do caminho. Toda essa jornada causa atrasos e perdas de pedidos, a cada digitação, em um diferente sistema, é convidativo a erros. Ao mesmo tempo, nenhuma companhia sabe realmente em que estágio um pedido se encontra em um determinado momento porque não há como o departamento financeiro, por exemplo, entrar no computador do deposito para ver se o item foi embarcado. "Terá que ligar para o depósito" é a resposta familiar dada aos frustrados consumidores você terá que liga. 1.1 O que se espera do ERP. As empresas em geral, possuem alta expectativa em relação a um sistema ERP. Antecipa-se que o sistema impulsionara o desempenho das atividades do sistema da noite para o dia. As companhias querem um pacote de software entrelaçado que cubra todos os aspectos do negócio, o que é uma percepção distorcida do ERP. 1.2 O que realmente o ERP faz. O ERP é a espinha dorsal do empreendimento. Permite que a padronize seu sistema de informações. Dependendo das aplicações, o ERP pode gerenciar um conjunto de atividades que permitam o acompanhamento dos

12 12 níveis de fabricação em balanceamento com a carteira de pedidos ou previsão de vendas. O resultado é uma organização com um fluxo de dados consistente que flui entre as diferentes interfaces do negócio. Na essência, o ERP propicia a informação correta, passa para a pessoa correta e no momento correto. 1.3 A importância do ERP. A introdução de um ERP em uma empresa tem um impacto enorme em todas as operações que são realizadas diariamente em suas instalações. Os sistemas ERP são atraentes porque unificam a informação, pois surgiram com a promessa de resolver problemas de integração, disponibilidade e confiabilidade de informações ao incorporar em um único sistema as funcionalidades que suportam diversos processos de negócios em uma empresa (Oliveira & RAMOS,2002). O paraíso da gestão corporativa, com a melhoria dos processos administrativos e de apoio á produção, começou a se materializar. É certo que há um grande número de projetos de ERP que não evoluem por uma série de problemas, muitos de ordem organizacional interna, mas outros acabam se mostrando eficientes e determinantes para a evolução dos negócios. Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de gestão empresarial propicia a uma corporação, sem dúvida, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, é a diminuição do retrabalho.

13 13 Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricação com envio da informação para múltiplas bases, do estoque de insumos á logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes. Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo de produção, venda e faturamento, a empresa tem mais subsídios para se planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de produção. Um bom exemplo de como o ERP revoluciona uma companhia é que com uma melhor administração da produção, um investimento como nova infra-estrutura logística, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a companhia pode chegar a ponto de produzir de forma mais inteligente, rápida e melhor, o que, em outras palavras, reduz o tempo que o produto fica parado no estoque. A tomada de decisões também ganha uma outra dinâmica. Imagine uma empresa que por alguma razão, talvez uma mudança nas normas de segurança, precisa modificar aspectos da fabricação de um de seus produtos. Com o sistema de gestão empresarial, todas as áreas corporativas são informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras á produção, passando pelo almoxarifado e chegando até mesmo á área de marketing, que pode assim ter informações para mudar algo nas campanhas publicitárias de seus produtos. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possível sem a presença do sistema.

14 14 É possível direcionar ou adaptar o ERP para outros objetivos, estabelecendo prioridades que podem tanto estar na cadeia de produção quanto no apoio ao departamento de vendas como na distribuição, entre outras. Com a capacidade de integração dos módulos, é possível diagnosticar as áreas mais o menos eficientes e focar em processo que possam ter o desempenho melhorado com a ajuda do pacote de sistemas. Outras vantagens do ERP: maior produtividade, melhoria do atendimento ao cliente, com menor tempo de resposta e maior assistência, adequação a processos, melhora de comunicação, transparência nas informações, rastreamento das informações, ganho financeiro, melhor gerenciamento de pedidos, aumento da receita/lucro, melhoria do planejamento operacional, manipulação de relatórios, integração, flexibilidade, rastreabilidade, posicionamento mais competitivo, melhor controle dos impostos, fechamento financeiro, acesso a informações tratadas mais rapidamente, cobrança de dívidas mais eficiente e maior controle de custos. Mas os sistemas também não são perfeitos, lendo apenas as vantagens têm-se esta impressão, porém, existam algumas desvantagens, a começar pela resistência dos usuários envolvidos, onde alguns interpretam como um trabalho maior à tarefa de manter o sistema sempre atualizado, a falta disto ocasiona perdas à empresa e não justificaria um investimento em um sistema ERP, são necessários também investimentos para treinamento do pessoal ao sistema. O ERP quando não utilizado corretamente, e sem informações corretas não funciona.

15 15 Ainda há a dependência do fornecedor e a preocupação quanto a um módulo não estar disponível, por qualquer motivo, comprometendo o funcionamento dos demais, ou até mesmo da empresa paralisar atividades. 1.4 Benefícios do sistema ERP. Sistemas ERP funcionam com a utilização de uma base de dados comum. Assim, decisões que envolvem análise de custos, por exemplo, podem ser calculadas com o rateio de todos os custos na empresa com melhor performance do que levantamento parcial em cada unidade. Além de evitar a conciliação manual das informações obtidas entre as interfaces dos diferentes aplicativos. Um sistema integrado oferece a possibilidade melhoria de relatórios, fidelidade dados, consistência e comparação de dados devido á utilização de um critério único em todas as atividades da empresa. Impulsionado pelo processo de reengenharia do negócio, a implementação do ERP reduz redundância de atividades na organização. Com departamentos utilizando aplicativos integrados e compartilhando a mesma base de dados, não existe a necessidade de repetição de atividades tais como reentrada de dados de um aplicativo para outro. Estatisticamente, em sistemas não integrado, uma informação em até 6 diferentes lugares ( SHERIDAN,1999). O sistema ERP Identifica o tempo como uma variável critica de restrição, e a informação que norteia a tecnologia dos negócios e a tecnologia da informação. A redução do tempo de ciclo é obtida via minimização na

16 16 obtenção e disseminação das informações. Decisões ao longo dos processos da empresa também são possíveis graças ao ERP. Isto resulta em economia de tempo, domínio sobre as operações e também a eliminação daquelas supérfluas, as quais o cliente não paga. Segundo Elaine L..Appliton em seu livro How to suvervive ERP cita o caso das indústrias PAR na cidade de Moline (IIIionois) em um ano de implementação de ERP conseguiram reduzir o lead Time com o cliente de 6 para 2 semanas, as entregas na data da programação aumentaram 60% para 95%, os níveis de reserva de materiais e inventários caiu em quase 60% e a tramitação de documentos de uma ordem de produção ao chão de fábrica caiu de semanas para horas. Reconhecendo as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e serviços, os sistemas ERP são desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades não previstas. As operações podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Daí, o tempo para desdobra reotimizar os processos é severamente reduzido. As empresas estão sempre buscando novos nichos de mercado. Um negócio não envolvera necessariamente, sempre o mesmo produto. Internamente teremos novas necessidades de processos, então devemos estar preparados para tanto. 1.5 Natureza dos Sistemas Integrados. Os sistemas ERP podem ser definidos como sistemas de informação integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais de software, com a

17 17 finalidade de dar suporte á maioria das operações de uma empresa (suprimentos, administração financeira, contabilidade, recursos humanos etc.) Exemplos de sistemas ERP existentes no mercado são o R/3 da empresa alemã SAP, o Oracle Financials da americana Oracle, o magnus da brasileira Datasul e o Microsiga da empresa brasileira do mesmo nome. Uma pesquisa da DELOITTE (1998) os define como um pacote de software de negócios que permite a uma companhia automatizar e integrar a maioria de seus processos de negócio, compartilhar práticas e dados comuns através de toda a empresa e produzir e acessar informações em tempo real. Embora as empresas com estas características, o termo ERP está normalmente associado a pacotes comerciais. Embora existam diversas características e funcionalidades comuns aos diferentes pacotes a escolha do software adequado é fundamental para uma boa implementação. Explica que existem sistemas que trabalham melhor para certos tipos de organizações com foco em diferentes processos industriais, enquanto outros focalizam o relacionamento com pessoas e parceiros, sendo que a organização deve se conhecer inicialmente para depois conhecer o sistema. Outra preocupação é o escopo da implantação, ela pode ser feita rapidamente em diversas áreas ou gradualmente, dependendo da necessidade e cultura da organização. (FOTI,2003,p.15). Souza e Zwicker (2000) destacam as seguintes características de um ERP: Os ERPs são pacotes de software comerciais que visam resolver 2 problemas: o não cumprimento de prazos e de custos. Os ERPs incorporam modelos padrão de processos de negócio através de tarefas e procedimentos independentes que visam atingir determinado resultado empresarial.

18 18 Como os ERPs não são desenvolvidos especificamente para um cliente, são criados modelos de processos de negócios através de experiência em processos de implementação e benchmarking visando alavancar o negócio das organizações. Entretanto, a busca das melhores práticas nem sempre são válidas para o cliente. Os ERPs integram as diversas áreas da empresa. Informações comuns são trocadas entre diversos módulos permitindo que o sistema seja alimentado somente uma vez e fornecendo informações instantâneas aos outros módulos. Os ERPs utilizam um banco de dados corporativo a utilização de um único banco de dados por todos os sistemas é um desafio, mas as vantagens são compensadoras. Os ERPs possuem grande abrangência funcional devido a uma ampla gama de funções empresariais abrangendo diferentes operações divididas em módulos aproximadamente correspondentes a uma divisão departamental. Os ERPs requerem procedimentos de ajuste. Destacados os conceitos iniciais e a importância deste tipo de sistema serão expostos os participantes típicos de um projeto de implantação de um ERP e seus papéis no processo.

19 19 CAPÍTULO II FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO EM IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA INTEGRADOS. O processo de implantação de um sistema de gestão ERP é árduo. Durante a nossa pesquisa, encontramos diversos casos de empresas que enfrentaram sérios problemas com o sistema ERP. Casos de projetos interrompidos durante o processo de implantação, benefícios nunca alcançados, prazos superiores aos previstos, custos que excederam em muito o orçamento e até, processos judiciais contra o fornecedor do software. Neste último caso, por exemplo, o problema envolveu as empresas Baan Brasil e ADP Systems, processadas judicialmente pelas empresas Otto Baumgart e Minolta, respectivamente. (FURTADO, 2001,p.11). O gerenciamento de um projeto de implantação de um sistema ERP precisa constituir uma estável rede de relacionamento cliente-fornecedor. Ele tem de reconhecer e avaliar alguns elementos importantes que condicionam a adequada condução das atividades e etapas. Diante disso, LAUDON e LAUDON (2001) sugerem que o principal objetivo dos FCS na estratégia organizacional é proporcionar um direcionamento específico aos aspectos que condicionam a implantação de sistemas de informação. Em outras palavras, os FCS estimulam a especificação de prioridades estratégicas a serem delineadas nos projetos de sistemas e na definição dos propósitos empresariais. 2.1 Pesquisa. As pesquisas, denominadas Chaos e Unfinished Voyages, em 1995, com executivos de informática realizada pelo Standish Group, apresentam uma

20 20 lista com os dez principais fatores de sucesso em projetos de implantação de sistemas de informação. Apesar desta pesquisa não se tratar especificamente dos sistemas ERP, os seus resultados são bem sugestivos. Os fatores identificados pela pesquisa são os apresentados na Tabela 1, a seguir, com destaque para os cincos principais. Os pontos referem-se à importância dada ao fator e a soma dos pontos de todos os fatores é 100. Tabela 1 Principais fatores de sucesso na implantação de sistemas de informação. Fator Pontos Desdobramento Envolvimento do usuário 19 Os usuários participam? Os usuários estão envolvidos desde o início? O relacionamento com os usuários é bom? A participação dos usuários é encorajada? Busca-se definir as necessidades dos usuários? Os executivos-chave estão Apoio da direção 16 envolvidos? O executivo-chave tem interesse nos resultados? O fracasso é tolerável? Há um plano de bem definido? O time do projeto tem interesse nos resultados? A visão é concisa? Há uma análise de funcionalidades? Há uma Definição clara da necessidade 15 avaliação de riscos? Há um estudo de viabilidade (business case)? O projeto pode ser medido? O escopo está bem definido? Há uma definição de problema? Há uma definição da solução? A equipe Planejamento Adequado 11 é adequada? Há especificação claras? Há marcos intermediários

21 21 Expectativas realistas 10 alcançáveis? Há especificações claras? As necessidades estão priorizadas? Há marcos intermediários? Pode-se gerenciar as mudanças? Pode-se prototipar? Marcos intermediários 9 Equipe competente 8 Comprometimento 6 Visão e objetivos claros 3 Equipe dedicada 3 Fonte: Adaptado de Colangelo Filho, 2001, p Verificando a tabela 1, podemos notar os três fatores com as maiores pontuações, referem-se aos pressupostos de um bom projeto, com objetivos claros e bem definidos e o com o envolvimento das pessoas da organização, desde a alta direção até os funcionários operacionais. Uma segunda pesquisa, denominada de Second Wave e realizada pela Deloitte Consulting (2001), foi orientada especificamente para implantações de sistemas ERP. Através dos seus resultados, foram identificadas correlações existentes entre práticas de implantação e sucesso em resultados com projetos dessa natureza. As considerações da pesquisa em relação às melhores práticas são descritas a seguir, através da tabela 2 : Tabela 2 Recomendações para o sucesso em implantação de Sistemas ERP: melhores práticas. Seqüência Recomendações para o sucesso: melhores práticas

22 22 01 Concentrar-se em habilidades e benefícios, não apenas no uso so sistema. 02 Alinhar a organização ao destino, ou seja, aos objetivos da implantação 03 Promover mudanças equilibradas em pessoas, processo e tecnologia. 04 Aplicar técnicas de planejamento e gestão de projetos. 05 Usar o estudo de viabilidade como ferramenta gerencial. 06 Definir métricas e gerenciar com base nelas. 07 Estender as habilidades além do âmbito do sistema ERP. 08 Ensinar a organização a usar as novas capacitações. 09 Atribuir responsabilidades pelos benefícios. 10 Promover a transição da equipe de projeto da implantação para a pós implantação, ou seja, não desmanchar a equipe logo após o sistema entrar em produção. 11 Alavancar o conhecimento de processos obtido com o projeto. 12 Promover homogeneização ( commonality) de processos pósinstalação. Fonte: Adaptado de Colangelo Filho, 2001, p.42. Analisando a tabela 2, podemos perceber que a maioria das recomendações (da seqüência 01 a 09) referem-se às fases de préimplantação e implantação, enquanto que as três últimas 14 recomendações (da seqüência 10 a 12) referem-se aos procedimentos a serem adotados na pós-implantação. Ao verificarmos os resultados das pesquisas apresentados, podemos notar a importância dada aos aspectos humanos e comportamentais no processo de implantação e a sua relação com os diversos elementos inerentes ao projeto, como as estratégias e os processos de negócios.

23 23 Podemos notar, ainda, a pequena relevância atribuída aos aspectos tecnológicos, quando nos referimos à importância do relacionamento entre os diversos agentes da organização, tanto operacionais e organizacionais, quanto estratégicos e ligados aos negócios. 2.2 Plano de Contingência. Apesar de todos esforços e os cuidados com os fatores que norteiam um adequado gerenciamento da implantação de um sistema ERP, freqüentemente ocorrem problemas não previstos que acarretam prejuízos e, como conseqüência, um aumento significativo dos custos e prazos. Em alguns casos, os problemas são tão graves que podem paralisar todo o processo de implantação e até retrocedê-lo. Em um sistema ERP, é importante dispor de um plano de contingência estratégica. Ele se caracteriza por apresentar, por exemplo, o registro das principais atividades no papel, disponibilizando-o para reativar os sistemas antigos. Uma outra solução refere-se a desenvolver, durante um certo período de tempo, um controle paralelo para atividades não manuais ou aquelas consideradas de difícil recuperação. (COLANGELO FILHO, 2001). Assim, podemos inferir que o sucesso ou fracasso em uma implantação e utilização de sistema de gestão integrada e a sua conseqüentemente percepção de satisfação ou insatisfação na empresa, irá depender fundamentalmente da maneira como ela conseguirá atingir estes objetivos, com os custos relativos, o gerenciamento das mudanças e o conjunto de ferramentas tecnológicas utilizadas no processo. 2.3 Resultados obtidos com a implantação do ERP. O trabalho de campo revelou que houve melhorias obtidas com a adoção de ERP. Essas melhorias podem ser agrupadas em:

24 24 Evolução da base tecnológica que permite: Redução no tempo de processamento das informações; Obtenção das informações em tempo real; Agilidade nas tarefas da empresa, através da otimização e uniformização dos procedimentos internos. Integração entre as diversas áreas da empresa: Auxiliada pela adoção de um único sistema em toda empresa; Auxilia o controle e integridade das informações, pois elimina redundância dos dados; Permite a redução no fluxo de papéis. Impacto no controle e gestão da empresa que pode ser percebido por: Diminuição no retrabalho de tarefas administrativas; Melhoria no desempenho da empresa; Crescimento da empresa, possibilitado pelo controle em suas tarefas; Centralização das atividades administrativas; Otimização da comunicação; Tomada de decisões com informações obtidas em tempo real; Maior comprometimento e responsabilidade do funcionário no apontamento. Impacto na administração de recursos humanos da empresa percebida por: Redução de custos através da redução de mão-de-obra e de horas extras; Racionalização de recursos; Melhoria do nível técnico dos funcionários em informática. Fonte: Adaptado de Colangelo Filho, 2001, p Com relação à evolução da base tecnológica, muitas empresas estavam desatualizadas e a opção pelo ERP elevou o patamar tecnológico da empresa. O sistema facilitou a integração entre as várias áreas da empresa. Os usuários

25 25 operam a mesma base de dados e utilizam a mesma informação. Após a implantação, aumentou o controle sobre as informações da empresa e melhorou a administração do negócio, pois há mais confiabilidade nas informações armazenadas. A adoção do sistema refletiu sobre os recursos humanos da empresa. O uso do sistema melhorou a capacitação técnica dos funcionários, pois sua operação exige treinamento. Após a implantação a empresa se tornou mais exigente na contratação de mão de obra. Alguns resultados encontrados na literatura, não foram citados pelos entrevistados, referem à documentação dos processos realizados pela empresa, regras de negócio definidas através do sistema, empresa orientada a processos, criação de base tecnológica para instalação de novos sistemas, redução dos custos na área de informática. 2.4 Barreiras e dificuldades. Confrontando o referencial teórico com a prática empresarial percebeuse que a dificuldade mais citada pelas empresas é a resistência por parte dos funcionários, passa praticamente despercebida pelos os autores analisados Planejamento do projeto inadequado. Insegurança dos funcionários em relação ao manuseio e utilização do sistema; Participação do fornecedor na seleção do hardware mais adequado para o sistema; Alto custo para customizar e desenvolver relatórios; Perda de foco resultando em estouro no custo e prazo de implantação Contratação de uma equipe inexperiente.

26 26 Dificuldade no atendimento pelo fornecedor: tempo de resposta do fornecedor é lento, o suporte técnico não é adequado, o consultor é despreparado. A consultoria externa é cara e o projeto tem que ser bem acompanhado, envolvendo pessoas com conhecimento técnico e de negócio; Resistências por parte dos funcionários. Adaptação às mudanças na rotina do trabalho, decorrente da introdução do sistema; Resistência da alta administração e dos funcionários mais antigos por não terem conhecimentos básicos em informática; Funcionários sem a qualificação técnica para dar suporte e utilizar o sistema; Falta de confiabilidade nas informações extraídas do sistema. Encarar a implantação de um ERP como um projeto de mudança organizacional é uma grande dificuldade que as empresas têm; nenhuma das entrevistadas mencionou ter esta visão. A seleção e implantação foram realizadas pela área de sistemas e encaradas como um projeto de informática. Contratar uma equipe experiente é uma dificuldade citada tanto pelos autores quanto pelas empresas entrevistadas. Ambos alertam sobre lentidão no suporte técnico, profissionais com baixa qualificação e o custo muito alto. A dificuldade para se realizar a análise dos processos não foi mencionada por nenhuma empresa. Pode-se supor que as empresas de médio porte não fazem a análise e adequação de seus processos para a adoção do sistema e se o fazem, trabalha de forma superficial, não dando a devida importância a essa etapa, considerada por muitos autores como uma etapa crítica do processo de adoção de ERP. Segundo os autores o planejamento inadequado é um dos problemas mais enfrentados. No segmento das médias empresas percebe-se grande cautela no que se refere ao investimento necessário para um projeto dessa natureza. Muitas empresas são bem criteriosas na contratação de mão de obra

27 27 para implantação, procurando envolver seus funcionários, reduzindo as modificações no sistema e buscando se adequar a ele. Essa adequação traz impactos ainda maiores para os usuários, além de terem de aprender a operar o sistema, precisam reaprender como irão realizar suas tarefas com o sistema. O custo da adequação do sistema à empresa é alto.

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