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1. Introdução Utilizando o Microsoft Office em seu dia a dia O Microsfot Office 2007 é uma família de produtos criada para atender às necessidades atuais de gerenciamento de recursos e de trabalho nas organizações. Os produtos da família Microsoft Project 2007 incluem as versões: Standard, Professional, Server e Web Access. O Project Professional é uma ferramenta de gerenciamento de projetos corporativos de desktop que é usado com o Project Server e o Project Web Access para formar a Solução da Microsoft para Gerenciamento de Projetos Corporativos (EPM - Enterprise Project Management). Nesta solução, os gerentes de projetos e suas equipes podem publicar informações do Project Professional para o Project Server, para compartilhar e acompanhar planos de projetos de forma centralizada. Neste treinamento, abordamos especificamente os recursos existentes no MS Project, trabalhando standalone, ou seja, sem a integração com um Project Server. Apresentamos também conceitos relacionados a Gerenciamento de Projetos, conceitos que são importantes para possibilitar um melhor aproveitamento dos recursos do MS Project. Reveja a história de Evandro. Evandro é o gerente de projetos de uma grande empresa. No seu dia a dia, ele é encarregado de fazer planos de projetos completos, prevendo tarefas e recursos necessários, além de controlar e corrigir os rumos do trabalho. Com, ele consegue estimar corretamente os prazos para o cumprimento dos projetos, controlando as agendas e as finanças e mantendo as equipes do projeto alinhadas e produtivas. Assim que você localizar e abrir o Project 2007, é possível visualizar um documento em branco composto por itens desconhecidos. Aprenda mais sobre as principais funções para utilizar o Project 2007. Veja: MS Projetc 2007 2
Barra de Menu todos os comandos do MS Project são encontrados aqui. Os mais utilizados aparecem também nas Barras de Ferramentas e na Barra de Modos, na forma de ícones. Barra de Ferramentas fornece acesso rápido às tarefas mais comuns. A maioria dos botões corresponde a um comando da barra de menu. As dicas de tela pop-up descrevem os botões da barra de ferramenta para os quais você aponta. O MS Project personaliza sua barra de ferramentas com base na frequência com que botões específicos são utilizados: os mais usados permanecem visíveis; os menos utilizados ficam temporariamente ocultos. 3
Janela do plano de projeto contém um modo de exibição de plano de projeto ativo. Na borda esquerda temos o nome da visão que está sendo exibida no momento nesse caso, o modo de exibição é o Gráfico de Gantt. Ajuda Ferramenta de Busca esta funcionalidade permite que você pesquise rapidamente instruções sobre como executar atividades no MS Project. Simplesmente digite uma pergunta e pressione Enter. Se seu computador estiver conectado à internet, sua pesquisa irá para o conteúdo da ajuda do Office Online. MS Projetc 2007 4
Planilhas - representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada cluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. As colunas no MS Project são, em geral, chamadas de campos. Por trabalhar com tabelas e gráficos em diversas combinações, o Project tem diversos Modos de Exibição. Vamos conhecê-los! 1º Clique no menu Arquivo; 2º Clique no item Novo; 3º O Painel de Tarefas Novo Projeto é exibido; 4º Clique no item Projeto Vazio; 5º O Project cria um plano de projeto novo e vazio. Em seguida, você vai definir a data de início do projeto; 6º Clique no Menu Projeto; 7º Agora, clique no item Informações sobre o Projeto; 8º A caixa de diálogo Informações sobre o Projeto Projeto2 é aberta; 9º Informe a data de início do projeto; 10º Clique no botão OK; 11º Na Barra de Ferramentas padrão, clique em Salvar; 12º O Project salvará o plano de projeto. Você também pode configurar o Project para salvar automaticamente o plano de projeto ativo em intervalos predefinidos; 13º Para salvar automaticamente o plano de projeto ativo, selecione o menu Ferramentas; 14º Clique em Opções; 15º A caixa de diálogo Opções é aberta. Agora, você irá definir as propriedade de autossalvamento; 16º Clique na guia Salvar; 17º Marque a caixa de seleção Salvar a cada; 18º Especifique o intervalo de tempo desejado; 19º Clique no botão OK. 5
2. Calendários Controlando o agendamento do trabalho Controlar as datas corretamente é fundamental para o sucesso de qualquer projeto! O principal meio usado para controlar o agendamento de trabalho para cada tarefa e recurso no Project são os calendários. O MS Project trabalha com três calendários: calendário de projetos, calendário de tarefas e calendário de recursos. O calendário de projetos define o período de trabalho útil e não útil para as tarefas. Veja, agora, como trabalhar com o calendário de projetos do Project: 1º O Calendário do projeto define as horas úteis e não úteis para as tarefas. Por exemplo, pode ser de segunda a sexta-feira, das 8 às 17 horas, com uma hora de intervalo para o almoço. 2º Para acessar o calendário do projeto, clique no menu Ferramenta; 3º Clique em Alterar Período Útil; 4º Na caixa Para Calendário, clique na seta que aponta para baixo; 5º A Lista que aparece contém os três calendários básicos incluídos no Project: 24 horas (não tem período útil), Turno da noite (vai da noite de segunda-feira à manhã de sábado, das 23 às 8 horas, com uma hora de intervalo) e Padrão (segunda a sexta-feira, das 8 às 17 horas) ; 6º Por default, o calendário padrão vem fixado com o calendário do projeto. Deixe-o selecionado. No campo, nome da Guia Exceções, digite, por exemplo Equipe em reunião; 7º Em seguida, clique no campo Início e digite a data; 8º Observe que a data está agendada como perído não útil para o projeto. Na caixa de diálogo, a data aparece sublinhada e está em destaque para indicar um dia de exceção; 9º Clique no botão OK para fechar a caixa de diálogo Alterar Período Útil; 10º Para verificar a alteração feita no calendário do projeto, role a parte do gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt, para a direita, até que a data fiquei visível. Estruturando o calendário de recursos Outro tipo de calendário do Project é o calendário de recursos. Veja o passo a passo de como utilizá-lo. 1º Com a planilha de recursos de projeto aberta, clique no Menu Ferramentas; 2º Clique no item Alterar Período Útil; 3º Na caixa Para Calendário, selecione Garret R. Vargas; 4ª O Calendário de Garret R. Vargas é exibido. Garret avisou que não será disponível trabalhar nos dias 10 e 11 de janeiro. Veja como inserir essa informação; MS Projetc 2007 6
5º Na guia Exceções, na primeira linha da coluna Nome, deve ser digitado o nome. Exemplo: Garret participando do fetival de cinema; 6º No campo Início deve ser digitada ou selecionado a data; 7º No campo Concluir, digite a data de término e pressione Enter; 8º Observe que o Project não agendará trabalho para Garret nesta data. Agora, você vai atribuir uma agenda para um outro recurso; 9º Na caixa Para Calendário, selecione John Rodman; 10º Em seguida, clique na guia Semanas de Trabalho; 11º Clique em [Padrão]; 12º Em seguida, clique em Detalhes; 13º Abaixo de Selecionar Dias, selecione de Segunda-feira até Quinta-feira. Clique no campo em destaque para Continuar; 14º Depois, clique em Definir Dias para os períodos de trabalho específicos; 15º Na caixa Até clique em 17:00. Esse valor deve ser substuído por 19:00; 16º Em seguida, clique em Sexta-feira; 17º Clique em Definir Dias para o período de folga; 18º Agora, clique em OK para fechar a caixa de diálogo. Estruturando o calendário de tarefas O Project ainda oferece a possibilidade de trabalhar com um calendário mais específico, o calendário de tarefas. Você pode, por exemplo, aplicar um calendário a tarefas que ocorram em datas fora do período útil do calendário do projeto. Veja como utilizar este recurso. 1º Imagine que este é o calendário do projeto de um filme. Uma das cenas deve ser filmada à noite, mas o calendário do projeto não inclui um período útil tarde o bastante para esta tarefa. Agora, você verá como criar um novo calendário base e aplicá-lo a esta tarefa específica; 2º Clique no menu Ferramentas; 3º Clique no item Alterar Período Útil; 4º Na caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique no botão Criar Novo Calendário; 5º Observe que a caixa de diálogo Criar novo calendário base é exibida. Agora, na caixa deve ser inserida a tarefa desejada; 6º Clique em Criar uma opção de calendário; 7º Selecione Padrão; 8º Clique em OK; 9º Agora, clique na guia Semanas de Trabalho; 10º Verifique se o valor Nome [Padrão] está selecionado. Clique nesta Linha 1; 11º Clique no botão Detalhes; 12º Na caixa de diálogo Detalhes, selecione de segunda à sexta-feira. 13º Se você deseja definir o período útil desse calendário como 17:00 e 23:00, de segunda a sexta-feira, clique em Definir dia(s) para o período de trabalho específico. 7
14º Depois de inserir os valores desejados, clique em OK; 15º Clique novamente em OK para aplicar valores à tarefa especificada; 16º Agora que você criou um caledário Filmagem Noturna, já pode aplicá-lo em uma tarefa que precisa ser filmada à noite. Clique na barra de rolagem para selecionar uma tarefa, por exemplo, a tarefa 34, Gravação da Cena 2; 17º Para acessar as informações sobre esta tarefa, clique no menu Projeto; 18º Clique no item Informações sobre a tarefa; 19º Na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa, clique na guia Avançado; 20º Clique na caixa Calendário para selecionar Filmagem noturna na lista; 21º Clique na caixa de seleção O agendamento ignora calendário do recurso; 22º Clique no botão OK; 23º O Project aplica o calendário Filmagem noturna à tarefa 34. Um ícone na coluna é exibido na coluna indicadores, lembrando que esta tarefa tem um calendário de tarefa aplicado a ela. Ajuda para o calendário Como os calendários são ferramentas muito importantes, o Project tem um recurso para você tirar mais dúvidas sobre este item. Clique no destaque e veja como! 1º Para aprender mais sobre os calendários, deve ser digitado Uso de calendários na caixa de Digite uma pergunta, na parte superior à direita; 2º A janela de Ajuda é aberta, com tópicos sobre o uso de Calendários no Project. MS Projetc 2007 8
3. As tarefas de um projeto Como inserir tarefas As tarefas são a parte mais básica de qualquer projeto. Elas representam o trabalho a ser feito para completar os objetivos do projeto. As tarefas descrevem o projeto em termos de sequência, duração e necessidades de recursos. Para inserir Tarefas em um projeto, você utilizará a Tabela de Entrada. Outra maneira de inserir Tarefas é desenvolver listas de tarefas em outros aplicativos e importá-las para o Project. Você também pode importar sua lista de tarefas do Outlook para um plano de projeto. Basta clicar no item Importar tarefas do Outlook. Como inserir tarefas no projeto Dentro de um projeto, cada tarefa tem uma quantidade de tempo prevista para a sua realização. Esta medida é a duração da tarefa. O MS Project trabalha com durações de tarefa que variam de minutos a meses. Mas você também pode trabalhar com durações em horas, dias e semanas. O MS Project utiliza valores-padrão para a duração das tarefas: 1 minuto é igual a 60 segundos e uma hora é igual a 60 minutos. Mas você pode definir durações não padrão para dias, semanas e meses do projeto. Para isso, clique no menu Ferramentas e selecione o item Opções. Na guia Calendário, observe que uma configuração de 8 horas, inserir uma duração de tarefa de dois dias é o mesmo que inserir 16 horas. Inserir durações Você viu também como inserir durações para as tarefas criadas. Quando se cria uma tarefa, o Project automaticamente determina 1 dia de duração para cada uma delas. A duração estimada é uma duração da qual você ainda não tem informações suficientes para determiná-la. Uma duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade de duração. Por exemplo: 1 dia? 9
No campo Duração, você deve inserir o número de dias e pressionar Enter para inserir o valor. Você irá observar que a seleção vai automaticamente para a linha seguinte. Quando os novos valores foram inseridos nas tarefas, o comprimento das barras no Gráfico de Gantt muda: elas acompanham os valores informados para cada uma das tarefas, nas datas correspondentes. Inserir durações Além de controlar as tarefas a serem concluídas, talvez você queira controlar um evento importante para o seu projeto, como o término da fase de pré-produção. Para fazer isso, você criará uma etapa. Uma etapa é um evento significativo a ser alcançado no projeto ou imposto sobre o projeto. Uma etapa também poderá ser chamada de marco. Como geralmente uma etapa não inclui qualquer trabalho, elas são representadas como tarefas com duração zero. Para criar uma etapa, selecione a tarefa e selecione o menu Inserir. Clique no item Nova Tarefa e, após, na nova célula que irá aparecer. Digite o nome da tarefa e pressione a tecla Tab para ir até o campo Duração. Nesse campo, digite o número de dias e pressione Enter. Assim, a etapa será adicionada ao seu plano e a nova tarefa aparecerá marcada com um losango preto. Estruturando as tarefas Além de controlar as tarefas a serem concluídas, talvez você queira controlar um evento importante para seu projeto, como o término da fase de produção. No MS Project, as fases são criadas recuando as tarefas para a esquerda e para a direita. Você também pode recolher uma lista de tarefas em fases, exatamente como na estrutura de tópicos do Word. No MS Project, as fases são representadas por tarefas de resumo, que não podem ter sua duração diretamente editadas, pois suas informações resultam ou dependem das subtarefas. Para criar tarefas de resumo, recuando as tarefas, a tecla Ctrl deve ser mantida pressionada enquanto são selecionados os nomes das tarefas. Depois, clique no menu Projeto e em Estrutura de Tópicos e, em seguida, em Recuo. Se a sua empresa usa o processo de Estrutura de Divisão de Trabalho EDT (WBS, work breakdown structure), na fase de planejamento de projeto, talvez seja útil visualizar os códigos de EDT no Project. Para isso, clique na caixa Digite uma pergunta e digite: criar códigos de EDT. Utilize os tópicos de Ajuda para saber mais sobre EDT. MS Projetc 2007 10
Vinculando tarefas Os projetos requerem que as tarefas sejam executadas numa ordem específica. Essa ordem entre as tarefas estabelece relações entre sí, chamadas de vínculos. A primeira tarefa é chamada de predecessora. A seguinte é denominada sucessora. Os vínculos entre as tarefas podem ser de quatro tipos. Num primeiro momento, as tarefas estarão agendadas para iniciar no mesmo dia. Você pode criar relações entre as tarefas por meio de vínculos entre elas. 11
Para criar dependências ou vínculos entre as tarefas, pressione a tecla Ctrl enquanto seleciona as tarefas. Clique no menu Editar. Selecione o item Vincular tarefas. Para vincular várias tarefas tomando uma como predecessora, clique no menu Projeto. Selecione o item Informações sobre a tarefa e clique no guia Predecessoras. Clique na coluna Nome da Tarefa e, em seguida, clique na seta que aponta para baixo, no canto direito do campo. Na lista exibida, clique em Ensaiar e em Enter. Clique em OK para finalizar. Para vincular as tarefas de produção restantes e vincular as duas tarefas de resumo, selecione as tarefas e pressione Ctrl. Clique no Menu Editar e no item Vincular Tarefas. Se você deseja vincular duas tarefas de resumo entre si, clique no nome da tarefa 1. Em seguida, deve ser mantida pressionada a tecla Ctrl e selecione o nome da outra tarefa. Após, clique no menu Editar e no Vincular tarefas, para vincular duas tarefas de resumo. Latência Depois de estabelecer as dependências entre as tarefas, você pode inserir um atraso, denominado de latência, entre as datas de término ou de início das tarefas predecessoras e sucessoras. A latência faz com que a tarefa sucessora comece algum tempo depois da conclusão da tarefa sucessora. Toda latência provoca um atraso no início da tarefa sucessora. Para inserir um tempo de atraso e alterar as dependências entre as tarefas predecessoras e sucessoras, clique no menu Projeto e selecione Drivers de Tarefa. Selecione o nome da tarefa e clique no menu Projeto e, em seguida, em Informações sobre a tarefa. Selecione a guia Predecessoras e clique no campo de Latência da tarefa, digitando um valor. Clique em Ok. A Latência de um valor negativo produz um tempo de avanço. Para obter o efeito do ajuste da Latência nas barras de Gantt, clique no botão Rolar até a tarefa selecionada, na barra de ferramentas Padrão. Para alterar a relação ou dependência entre duas tarefas, clique duas vezes no nome da tarefa. A caixa de diálogo Informações sobre a tarefa é aberta e, também, o painel Drivers de Tarefa é atualizado para exibir os detalhes de agendamento para a tarefa selecionada. Clique na guia Predecessoras e na coluna Tipo. Na coluna exibida, selecione Início-a-Início [II] e clique no botão OK. Restrição Toda tarefa que você insere no Project tem algum tipo de restrição. A restrição controla a data de início e de término de uma tarefa e o grau no qual essa tarefa pode ser reagendada. Existem três categorias de restrições no Project. MS Projetc 2007 12
semiflexíveis Cada uma destas categorias de Restrição gera determinados tipos de Restrição. No total, existem oito tipos de Restrição. 13
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Para aplicar uma restrição Não Iniciar Antes De (NIAD) a uma tarefa, selecione o nome da tarefa. Clique no menu Projeto e no item Informações sobre a tarefa e no guia Avançado. Selecione a caixa Tipo de Restrição e, na caixa Data de Restrição, selecione ou digite a data e clique no botão OK. Clique no botão Fechar, do painel Drivers de Tarefa. Tarefas Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas que possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho. O agendamento controlado pelo desempenho indica que, à medida que você adicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos os recursos para manter de um modo geral a quantidade de trabalho para a tarefa. Por padrão, no MS Project as tarefas e Unidades Fixas são controladas pelo empenho. Isso significa que, quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar. Como se trata de uma tarefa de Unidade Fixa, isso terá o efeito adicional de reduzir a duração. O MS Project usa a fórmula para calcular o valor de trabalho de uma tarefa. Na fórmula, Unidades refere-se às unidades de atribuição do recurso. Existem três tipos de Tarefas: Unidades fixas, Duração fixa e Trabalho fixo. Se você altera a Duração de uma tarefa, o MS Project recalcula o Trabalho. Da mesma maneira, se você alterar o Trabalho de uma Tarefa, o Project recalcula a sua Duração. Em ambos os casos, o valor das Unidades não é alterado. Para uma Tarefa de Duração fixa, você pode alterar o valor das unidades ou do trabalho e o Project recalculará o outro valor. O mesmo vale para uma Tarefa de Trabalho fixo, quando tiver alterado o valor das Unidades ou da Duração. O tipo de Tarefa a ser aplicado a cada uma de suas tarefas depende de como você deseja que o MS Project agende essa Tarefa. Clique no destaque e veja uma tabela que explica a relação entre essas variáveis. 15
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Para alterar os valores da fórmula de agendamento (Trabalho, Duração e Unidades) e os tipos de Tarefas, clique no menu Exibir e selecione o item Uso da tarefa. Clique no menu Editar e selecione o item Ir para. Na caixa de Indentificação, digite um nome e clique em OK. O modo de exibição Uso da tarefa agrupa os recursos atribuídos abaixo de cada tarefa e mostra, entre outras coisas, a duração e o trabalho de cada atribuição e tarefa - duas variáveis de agendamento. Arraste a barra divisora vertical para a direita, de forma que a coluna Início fique visível. Agora, clique no cabeçalho da coluna Início. Com a coluna Início selecionada, clique no menu Inserir. Clique no item Coluna. A caixa de diálogo Definição de coluna é exibida. Clique na caixa Nome do Campo e, na lista exibida, clique no item Unidades de Atribuição e clique no botão OK. Observe que o Project inseriu uma nova coluna, Unidades de Atribuição. Digite uma quantidade de dias no campo Duração. Observe que o Project altera a duração da tarefa e aumenta o trabalho por recurso. Observe o realce de alterações aplicado aos valores de Trabalho e Duração. Você queria que a Duração dobrasse e o trabalho continuasse o mesmo. Portanto, use agora o botão Ações de Marca inteligente para ajustar os resultados da nova duração da tarefa. Na lista exibida, clique em Os recursos trabalharão menos horas/dia, portanto a tarefa levará mais tempo. Observe na área assinalada que o valor das unidades de atribuição de cada recurso diminuiu para 50% e o trabalho total da tarefa permanece em x horas. Agora, você verá como alterar um tipo de tarefa usando a caixa de diálogos Informações sobre a tarefa. Clique no menu Editar e no item Ir para. Na caixa de identificação, digite um valor ou número de uma tarefa. Agora, na barra de ferramentas Padrão, clique em Informações sobre a tarefa. Clique na guia Avançada e na caixa Tipo de tarefa. Na lista exibida, selecione Duração fixa. Clique na guia Recursos, e, na coluna Unidades, defina uma porcentagem. Clique no botão OK. Observe o realce de alterações que mostra os valores de trabalho atualizados dos dois recursos na tarefa no modo de exibição Uso da tarefa. Note que o valor permanece o mesmo. 17
4. Recursos A planilha de Recursos do No MS Project, os recursos incluem pessoas e equipamentos necessários para completar as tarefas em um projeto. O MS Project enfoca os recursos em dois aspectos: disponibilidade e custos. A disponibilidade determina quando os recursos poderão trabalhar; os custos se referem à quantidade de dinheiro necessária para pagar os recursos. O MS Project trabalha com três tipos de recursos: recursos de trabalho, material e de custos. Os recursos de trabalho são pessoas e equipamentos que executam o trabalho do projeto. O Project lhe ajudará a tomar as decisões mais inteligentes sobre o gerenciamento de recursos de trabalho e monitoramento dos custos financeiros. A Planilha de Recursos exibe informações sobre os recursos, o que permite analisar, adicionar ou editar informações sobre cada recurso, incluindo custos, taxas de pagamento por tempo trabalhado, número de horas de trabalho e o custo planejado para a execução de cada tarefa em que o recurso está envolvido. Conheça melhor as colunas da Planilha de Recursos do Project! Nome do recurso Denomina o recurso a ser utilizado. Pode ser uma pessoa, um equipamento ou um custo. Pode denominar uma pessoa individual ou um cargo. MS Projetc 2007 18
Unidade do material quando se trata de material, exibe a quantidade necessária para executar o projeto. Tipo determina que tipo de recurso está sendo exibido: trabalho, equipamento ou custo. Unidades Máximas representa a capacidade de um recurso para realizar alguma tarefa. Iniciais e Grupo em listas longas, facilita a localização de um determinado recurso, que pode ser encontrado pela inicial, ou de acordo com o grupo a que pertence. 19
Taxa de Horas Extras exibe o valor das horas extras para um determinado recurso, quando existente. Taxa Padrão representa o valor padrão atribuído a um recurso, para que ele realize determinado trabalho. Custo por uso quando se trata de equipamentos, este campo informa o custo de sua utilização. Acumular exibe de que forma o custo de determinado recurso será compartilhado pelas diversas áreas que compõem o projeto. Calendário base exibe o tipo de calendário adotado para o recurso. MS Projetc 2007 20
Configurar recursos Agora que você já conhece os tipos de recursos do Project, você verá como configurar as informações de recursos para vários recursos de pessoas. Para isso, clique no menu Exibir e no item Planilha de recursos - você irá utilizá-lo para configurar a lista inicial de recursos, como por exemplo, o projeto de um comercial de televisão. Abaixo da coluna Nome do recurso, digite nome de um recurso e pressione a tecla Enter para que o Project registre. Na próxima linha podem ser criados mais recursos para o projeto. Além dos nomes de pessoas, você também pode ter um recurso que represente várias pessoas - por exemplo, uma determinada função. No campo Tipo, certifique-se de que o tipo de Trabalho está selecionado. Deve ser pressionado o Tab até mover para o campo Unidades Máximas. Agora, você vai utilizar este campo para indicar que um recurso trabalha em meio expediente. Como valor de 50% atribuído no campo Unidades máximas, significa que você poderá dispor deste recurso em meio expediente para trabalhar no projeto. Agora, você irá configurar um recurso de equipamento, utilizando a caixa de diálogo Informações sobre recursos. Com a célula selecionada, clique no botão Informações sobre o recurso. Clique na guia Geral e no campo Nome de recurso, digite um nome. Agora, clique no campo Tipo. Na lista exibida, selecione Trabalho. Clique no botão OK. No campo de Unidades Máximas do novo recurso, deve ser digitado 300% e pressionada a tecla Enter. Atribuir 300% como Unidade máxima significa dizer que você planeja ter três câmeras de vídeo disponíveis para cada dia útil de trabalho. Existem mais dois tipos de recursos que o Project utiliza no gerenciamento de projetos: recursos materiais e de custo. Os recursos materiais são artigos de consumo que você usa durante o andamento do projeto. Por exemplo, na filmagem de um comercial, são fitas de vídeo, lâmpadas para iluminação etc. Os recursos de custo incluem categorias de despesas que você deseja controlar em um projeto para fins de contabilidade, como viagens, hospedagem ou treinamento. Veja como configurar recursos materiais e de custo no Project. 21
Na planilha de recursos, na proxima célula vazia da coluna Nome de recurso, digite um nome. Em seguida pressione a tecla Enter. Pressione Tab e selecione o campo Tipo. Clique na seta que aponta para baixo e, depois, selecione Material e pressione Enter. Digite um nome no campo Unidade do Material e pressione Enter. O terceiro tipo de recurso que pode ser utilizado no Project é o recurso de custo. Ele é utilizado para representar um curso financeiro associado a uma tarefa em um projeto. Como exemplo, será utilizado o recurso Viagem. A tecla Tab deve ser pressionada. Em seguida, o cursor deve ser movido para o campo Tipo. Clique na seta que aponta para baixo e na lista exibida, clique em Custo. Depois, pressione a tecla Enter. O recurso Viagem agora está dentro do plano do projeto. Atribuindo recursos Agora que você já sabe o que são recursos, poderá atribuir recursos às tarefas para o seu projeto. Uma atribuição é a correspondência de um recurso a uma tarefa para realizar o trabalho. É possível realizar um projeto apenas levando em conta as tarefas. Mas há muitas vantagens de se trabalhar com a atribuição de recursos. Veja que vantagens o Project vai lhe trazer! MS Projetc 2007 22
Veja o passo a passo da atribuição de recursos às tarefas no Project! 1º Clique no menu Ferramentas; 2º Selecione o item Atribuir recursos - nele você verá o nome dos recursos atribuídos ao projeto, na coluna Nome de recursos; 3º Na coluna Nome de Tarefa, clique na tarefa 2, Desenvolver Script; 4º Agora, vá até a caixa de diálogo Atribuir recursos. Localize um recurso e clique na barra de rolagem para selecionar; 5º Clique no recurso, em seguida, clique no botão Atribuir; 6º Observe que na área em destaque que um valor de custo e uma marca de seleção aparecem próximos ao nome do recurso, indicando que você atribuiu a tarefa de desenvolver o script. Como o recurso tem uma taxa padrão de custo registrada, o Project calcula o custo da atribuição e exibe esse valor no campo Custo da caixa de diálogo; 7º Agora, você vai examinar os valores de agendamento que afetam a tarefa 2. Você usará o modo de exibição prático, denominado Formulário de Tarefas. Clique no menu Janelas; 8º Selecione o item Dividir; 9º O Project divide a janela em dois painéis. Em um está o Gráfico de Gantt e, no outro, o Formulário de Tarefas; 10º Para desenvolver quadros de produção, abra a caixa de diálogo Atribuir Recursos e localize um recurso; 11º Clique no recurso com a tecla Ctrl selecionada enquanto você localiza o próximo recurso; 12º Em seguida, clique no botão Atribuir; 13º Notas de seleção são adicionadas ao lado dos recursos, além de seus custos de atribuição. Observe que todas as informações resultantes e a duração das tarefas aparecem no Formulário de Tarefas. Para remover ou desatribuir um recurso, clique na caixa de diálogo Atribuir Recurso, clique no nome do recurso e, sem seguida, clique no botão Remover. Você viu agora como atribuir recursos de trabalho às tarefas. Mas você também pode atribuir recursos materiais e de custo. Os recursos materiais são usados ou consumidos de acordo com o andamento do projeto. Já os recursos de custo não executam trabalho e não têm efeito sobre o agendamento de uma tarefa, mas afetam o controle de contabilidade do projeto. Na coluna Nome da tarefa, clique no nome de uma tarefa, como por exemplo, Escolher locações. Suponha que você pretende usar até quatro fitas de vídeo durante a seleção das locações. Agora, na caixa de diálogo Atribuir recursos, selecione o campo unidades, referente ao recurso fita de vídeo. Digite o valor, no caso 4, e pressione Enter. 23
Para atribuir um recurso de custo a uma tarefa, na coluna Nome da Tarefa clique na célula. Localize o recursona caixa de diálogo Atribuir recursos. Clique no campo Custo do recurso e depois pressione Enter. Observe que o Project atribuiu o recurso de custo à tarefa. Agora, você pode ver na caixa de diálogo Atribuir recursos todos os recursos atribuídos à tarefa e seus custos associados. Observe que a tarefa selecionada tem os três tipos de atribuições de recursos associados a ela: trabalho, material e custo. Alocação de recursos Agora que você viu detalhes sobre a atribuição de recursos, pode se aprofundar na alocação dos recursos. É importante perceber que as atribuições de tarefas afetam as cargas de trabalho dos recursos de trabalho (pessoas e equipamentos) de um projeto. A relação entre a capacidade de um recurso e suas atribuições de tarefas é denominada alocação. Cada recurso está em um dos três estados de alocação. Agora, você vai examinar alocações de recursos. 1º Clique no menu Exibir; 2º Selecione o item Mais modos de exibição; 3º Clique em Alocação de serviços; MS Projetc 2007 24